Kringloopplanner 1.0 Door Merijn Schering Reitscheweg 37 5232 BX s-hertogenbosch +31619864268 info@intermesh.nl http://www.intermesh.nl KvK: 17156675
1 Introductie De kringloopplanner is een puur webgebaseerde oplossing voor kringloopbedrijven. Het programma bevat de functies die u nodig heeft en verder geen overbodige toeters en bellen. Hierdoor is het programma voor iedereen eenvoudig te bedienen en snel te begrijpen. De kringloopplanner is ontwikkeld door Intermesh en is gebaseerd op het populaire groupware pakket Group-Office. 1.1 Voorgeschiedenis De eerste versie van de kringloopplanner werd eind 2004 ontwikkeld voor kringloopbedrijf De Lokatie in Amsterdam. Later werd het programma opgemerkt door Het GOED. Intermesh heeft het programma daarna verder uitgebreid naar de wensen van Het GOED. Inmiddels werken de volgende kringloopbedrijven naar tevredenheid met de Kringloopplanner: 1. De Lokatie Amsterdam 2. Het GOED Lelystad 3. Het GOED Deventer 4. Stichting Kringloop Zwolle 1.2 Continuïteit & Veiligheid Om de continuïteit te waarborgen heeft Intermesh met Het GOED de afspraak dat de broncode van het programma wordt vrijgegeven wanneer Intermesh om welke reden dan ook haar werkzaamheden zou staken. Dit garandeert de klant dat het programma ondersteund zal blijven. De server waar de kringloopplanner op draait is een hoogwaardige machine die geplaatst is in het datacenter van Interconnect te 's-hertogenbosch. Het datacenter is met de internet backbones verbonden door twee 1 Gb glasverbindingen van twee onafhankelijke telecomproviders (Essent en Priority Telecom). Beide verbindingen zijn redundant uitgevoerd. Hiermee is het netwerk door 4 geografisch gescheiden glasvezelverbindingen ontsloten en heeft het een historische uptime van 100%. Er wordt dagelijks een backup gemaakt naar een fysiek andere lokatie. Deze backups worden een week bewaard zodat u altijd verloren data van een week kan terughalen. 2
2 Vestigingen aanmaken Dit hoofdstuk is bedoeld voor de beheerder van de applicatie. Hierin wordt beschreven hoe u de applicatie juist kan inrichten zodat deze goed in gebruik kan worden genomen. Allereerst moet er een vestiging worden aangemaakt. Dit kunnen alleen beheerders doen bij het scherm 'Vestigingen'. U komt hier door op de knop vestigingen te klikken vanuit het keuzemenu. Illustratie 1: Kringloopplanner keuzemenu Klik op de knop 'Toevoegen' om een nieuwe vestiging toe te voegen. Kies een naam en selecteer een adresboek wat wordt gekoppeld aan deze vestiging. Alle relaties worden automatisch opgeslagen in dit adresboek. Tip: als u meerdere vestigingen heeft is het handig om een apart adresboek voor elke vestiging te hebben. Maak deze aan voordat u een vestiging gaat toevoegen bij de adresboek module. Klik op 'Toepassen' om de vestiging op te slaan. Er verschijnt nu een scherm met de volgende onderdelen. 2.1 Bestuurders Hier kunt u een aantal bestuurders aanmaken. Deze kunt u gebruiken bij de kilometerregistratie. Dit kan handig zijn voor het achterhalen van boetes. 3
2.2 Voertuigen Hier kunt u voertuigen aanmaken. Het maken van planningen wordt gedaan op basis van deze voertuigen. U kunt bij iedere klant een keuze maken uit deze voertuigen. 2.3 Wijken Hier kunt u wijken aanmaken. Dit is zeer belangrijk. Alle postcodes die hier niet worden gedefinieerd worden niet geaccepteerd door het systeem. U moet dus alle postcodegebieden invoeren waar uw kringloopbedrijf werkzaam is. De gebieden voert u in door een naam, een viercijferige start postcode en een viercijferige eind postcode invoeren. De gebieden mogen overlappen. Bij het maken van een boeking met een postcode die twee wijken valt wordt een keuzemogelijkheid geboden. U kunt eventueel de weekdagen aanvinken wanneer u werkzaam bent in deze wijk. Het systeem geeft dan een melding als iemand op dat tijdstip een rit probeert te plannen. Laat u alles leeg dan geeft het systeem geen meldingen. 2.4 Lees en schrijfrechten Hier kunt u bepaalde gebruikers rechten geven voor deze vestiging. Op deze manier kunt u bepalen welke medewerker welke vestiging mag zien en/of bewerken. Illustratie 2: Wijken invoeren bij vestingen 4
3 Een nieuwe boeking maken Klik op de knop 'Nieuwe boeking' om een nieuwe boeking te maken. Vervolgens wordt een keuzemenu geboden. 3.1 Ophalen/bezorgen bij klant Kies deze optie om goederen te gaan bezorgen of ophalen bij de klant. Stap 1 Voer postcode en huisnummer van de klant in. Als de klant bestaand is gaat het systeem direct door naar het invoeren van goederen. Is de klant onbekend dan wordt er een scherm getoond waar u de klant kunt toevoegen. Het adres en de woonplaats worden automatisch herkend. Illustratie 3: Nieuwe klant toevoegen Vul de klant gegevens in en klik op 'Ok' en u gaat door naar het invoeren van goederen. De klant wordt opgeslagen in het adresboek en de volgende keer wordt de klant automatisch herkend. 5
Stap 2 U komt nu in het scherm waar u goederen kunt invoeren. In het zoekveld kunt u de goederen intypen. Het systeem zoekt automatisch in de cremlijst naar producten. Door met de pijltjes toetsen te selecteren en op 'Enter' te drukken kunt u snel producten toevoegen. Illustratie 4: Goederen invoeren Als u klaar bent met het toevoegen van goederen kunt u een schatting maken van de bezetting van het voertuig. Als een voertuig dan op honderd procent gevuld staat wordt deze rood. Dit is enkel een geheugensteun, u kunt gewoon door blijven boeken. Klik op 'Doorgaan' om naar de eigenschappen te gaan. 6
Stap 3 U komt nu in het eigenschappen scherm. Hier kunt u eventueel een opmerking plaatsen en aangeven of het om goederen ophalen of bezorgen gaat. Illustratie 5: Eigenschappen van een boeking Klik op 'Doorgaan' om de rit te plannen. 7
Stap 4 U komt nu in het planning scherm. Selecteer de datum en klik op het voertuig die de goederen moet gaan ophalen. Illustratie 6: Rit plannen U bent nu klaar met het boeken van een rit. 8
3.2 Afvoer van goederen Het komt ook voor dat goederen zoals bijvoorbeeld metaal of glas afgevoerd wordt. De afvoer kunt u ook invoeren en later een rapport van maken. Illustratie 7: Afvoeren van goederen 9
3.3 Voertuig inplannen Het kan zijn dat een voertuig op een bepaalde tijd niet beschikbaar is. Het voertuig kan bijvoorbeeld gehuurd worden voor een verhuizing of het moet naar de garage. U kunt dit invoeren zodat op dat tijdstip geen ritten kunnen worden geboekt. Illustratie 8: Voertuig inplannen 10
4 Ritten opzoeken Als u later een boeking wilt wijzigen of verwijderen kan dit eenvoudig gedaan worden door middel van het zoek scherm. Klik op 'Boeking opzoeken' in het keuzemenu om het zoekscherm te openen. U kunt op allerlei velden zoeken zoals datum, postcode, straatnaam, klantnaam etc. Dubbelklik vervolgens op een zoekresultaat om de boeking aan te passen. U kunt zoeken op invoer, afvoer en ingeplande voetuigen. Illustratie 9: Boeking opzoeken 11
5 Ritten afdrukken Klik op 'Ritten afdrukken' in het keuzemenu om rittenlijsten af te drukken. Kies een datum en dagdeel en klik vervolgens op een voertuig. De rittenlijsten worden nu weergegeven en het dialoog 'Afdrukken' wordt automatisch getoond. Illustratie 10: Ritten afdrukken 12
Illustratie 11: Rittenlijst 13
6 Ritten overzicht In het rittenoverzicht kunt u snel zien welke ritten er allemaal gereden moeten worden op een bepaalde datum. Ook kunt u hier ritten verplaatsen. Illustratie 12: Ritten overzicht 14
7 Rapportage Bij de rapportage kunt u van de invoer en afvoer een rapport maken. Het rapport toont de gewichten per wijk per productcategorie voor een bepaalde periode. Dit voor elke vestiging en onderaan de tabel wordt het totaal getoond. 8 Kilometerstanden Hier kunt u de kilometer registratie bijhouden en welke chauffeur en terugvinden welke chauffeur er op welk tijdstip reed. 9 Contact opnemen Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met Intermesh. U kunt meer informatie en een werkende demo van het systeem vinden op: http://www.kringloopplanner.nl Intermesh Reitscheweg 37 5232 MN 's-hertogenbosch tel. 06-19864268 email: info@intermesh.nl 15