Point2Share Meetings handleiding eindgebruikers ios ios app versie 3.7 Wat is Point2Share Meetings? Met Point2Share Meetings kunt u eenvoudig deelnemen aan vergaderingen die zijn georganiseerd binnen uw bedrijf. U maakt daarbij gebruik van uw ipad voor de actuele informatie van de vergadering. U beschikt altijd over de juiste informatie als tijdstip, locatie, agenda en de juiste versie van de documenten die horen bij de vergadering. Point2Share Meetings geeft u deze informatie ongeacht tijdstip of locatie. Dit document geeft een functionele beschrijving van Point2Share Meetings gericht op Point2Share Meetings eindgebruikers. Wat hebt u nodig? Om Point2Share Meetings in uw eigen organisatie te gebruiken heeft u een aantal zaken nodig. Op de eerste plaats dient u te beschikken over een ipad. Afhankelijk van het beleid van uw organisatie kan dat een aan u in bruikleen gegeven ipad zijn of het kan uw privé ipad zijn. Overige zaken waarover u moet beschikken voor gebruik van Point2Share Meetings zijn: Een ipad 2 of nieuwer; Een internetverbinding; Apple ios versie 6.0 of hoger op uw device (indien u niet over ios 7 beschikt, zien de schermen in deze handleiding er iets anders uit); Een geldig gebruikersaccount waarmee u informatie kunt benaderen op de intranet omgeving (Point2Share Meetings back office) van uw eigen organisatie; Mogelijk geldt er als beleid binnen uw organisatie dat u dient te beschikken over een token of sms code om in te kunnen loggen; De Point2Share Meetings app Een geldig account U dient te beschikken over een geldig login account voor het intranet. Dit account dient rechten te hebben op de Point2Share Meetings back office waar de data voor vergaderingen is opgevoerd. Deze back office wordt onderhouden door de secretaresses en secretarissen van de betreffende vergaderingen. De Point2Share Meetings app Uw organisatie bepaalt (middels beleid) hoe u de Point2Share Meetings app op uw ipad krijgt: 1. 2. De Point2Share Meetings app kan naar uw ipad gepubliceerd worden door de ICT afdeling. Met gebruikt een MDM (Mobile Device Management) oplossing om uw ipad te beheren; De Point2Share Meetings app is door u zelf via een persoonlijk Apple itunes account te downloaden vanuit de publieke Apple App Store. Er is geen sprake van beheer via MDM. Installeren en configureren van Point2Share Meetings Download eerst de laatste versie van Point2Share uit de Apple App Store. Deze kunt u vinden onder categorie Zakelijk en is uitgegeven door VX Company Enterprise IT Services B.V. Nadat Point2Share Meetings op uw device is geïnstalleerd ziet u het een icoon zoals hiernaast afgebeeld. De naam van de app op uw device is P2S Meetings. Sla deze stap over indien u de app via MDM heeft ontvangen. 2 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Als u de Point2Share Meetings app opent komt u op het inlogscherm terecht. Standaard is de app gekoppeld worden aan de demonstratie-omgeving. Om de eigen vergaderback office te koppelen aan de gedownloade Point2Share Meetings app dient u het Point2Share adres op te geven in de app. Dit doet u op het instel lingen scherm. Deze bereikt u vanaf het inlogscherm door te klikken op het tandwiel icoon links onderin het scherm. Op het instellingen scherm kunt u op het veld Point2Share adres klik ken. U krijgt een popup met de mogelijkheid om uw organisatie-adres in te voeren. U krijgt het adres van uw eigen organisatie (functioneel beheer). Nadat u dit gedaan heeft en de configuratie succesvol is doorgevoerd klikt u op de 'pagina vouw' rechts onderin om terug te keren naar het inlogscherm. Op het inlogscherm is de demo knop nu verdwenen en kunt u inloggen met uw eigen account om verbinding te maken met het intranet. Na de eerste keer inloggen zal de Point2Share Meetings app de kleuren en het logo overnemen van uw organisatie. Inloggen Als u de Point2Share Meetings app voor de eerste keer gebruikt komt u in het inlogscherm terecht en moet u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Indien uw organisatie een extra beveiligde inlogprocedure heeft, waarbij gebruikt wordt gemaakt van een token, zal het inlogformulier een extra veld tonen voor de invoer van het betreffende token. Na het invoeren van uw inloggegevens klikt u op de knop inloggen. De app zal nu de back office omgeving benaderen voor vergaderinformatie. Indien u geen connectie kunt maken (door bijvoorbeeld een foutieve combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord) krijgt u hiervan een melding. Zodra u bent ingelogd wordt de informatie van uw vergaderingen opgehaald. De voortgang van het synchroniseren ziet u door te klikken op het groene wereldbol icoon in de rechter bovenhoek. Uw naam wordt getoond in het kader op de linker pagina. 3 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Alle informatie die u bij het synchroniseren op de ipad beschikbaar krijgt is op een later tijdstip, ook wanneer u geen connectie meer heeft met de back office, beschikbaar. Start u later de app op uw device, dan heeft u dus de keuze om offline te werken (met de knop Werk offline op het inlogscherm) of opnieuw connectie te maken om opnieuw te synchroniseren. In de Werk offline modus zal er geen nieuwe data worden opgehaald van de back office. In de Online modus (ingelogd) controleert de app minimaal elke 5 minuten of u de laatste informatie heeft betreffende uw vergaderingen. Hebt u bij het inloggen gekozen voor Onthoud mijn gegevens, dan zal de app bij volgende keer starten u automatisch onder de ingevulde inloggegevens aanmelden bij de back office en automatisch synchroniseren. Het automatisch inloggen geldt niet indien uw organisatie de extra inlogprocedure heeft ingesteld waarbij gebruik wordt gemaakt van een token. Dit token zal u te allen tijde moeten invoeren in de app om connectie te kunnen maken met de back office. Overlegorganen Zodra u bent ingelogd zullen de overlegorganen waartoe u recht heeft op de back office worden getoond op de rechterpagina op het inlogscherm. Elk overlegorgaan wordt gepresenteerd door een gekleurde balk met daarin de naam van het overlegorgaan en daaronder de datum van de eerst volgende vergadering in de toekomst van het overlegorgaan (of indien geen vergaderingen in de toekomst, de datum van de laatste vergadering in het verleden van het betreffende overlegorgaan). De kleuren zijn instelbaar en door uw organisatie bepaald (evenals het logo). Door op een overlegorgaan te klikken navigeert u naar de eerst volgende (of vorige) vergadering van het overlegorgaan. Vergaderingoverzicht Het vergaderingenoverzicht is het belangrijkste scherm van de Point2Share Meetings app. Op deze weergave van de app vindt u alle informatie over een bepaalde vergadering. Alle informatie is uit de back office afkomstig en ook offline beschikbaar. In de kop bovenin vindt u het door u gekozen overlegorgaan. In de volgende paragrafen zullen de onderdelen met betrekking tot de vergadering worden uitgelegd. Meta data Het kader op het linker scherm toont standaard de locatie en het on derwerp van de vergadering. Dit kader wordt als meta data kader gebruikt. Op basis van gebruikersacties op het vergaderoverzichtscherm verandert de inhoud van dit kader. Ander type meta data van de vergadering zijn de datum, groot in het midden bovenin, de tijd, en het onderwerp, die ook zichtbaar is in de kop van het vergaderingoverzichtscherm. 4 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Agendapunten Het vergaderoverzicht toont de agendapunten in het midden van de linker bladzijde. Standaard worden vijf agendapunten zichtbaar getoond. Dit kunnen normale agendapunten van de vergadering zijn of sub agendapunten. Indien er meer dan vijf (sub) agendapunten zijn dan kleurt het aantal agendapunten in de titel (datgene tussen haakjes) van standaard grijs (indien minder dan vijf (sub) agendapunten) in een door de organisatie bepaalde kleur ter indicatie. U kunt de lijst met (sub) agendapunten verticaal scrollen o m de andere agendapunten te bekijken. Indien er door het secretariaat een document (of meerdere) is gekoppeld aan een agendapunt dan zal er een aantal (tussen haakjes) getoond worden achter de titel van het (sub) agendapunt. Zodra u klikt op een agendapunt dan zal het betreffende agendapunt geselecteerd woden en zullen, indien van toepassing, de gekoppelde documenten op de rechter pagina getoond worden. Ook zal de inhoud van het meta-data-kader van inhoud veranderen. Om een (sub) agendapunt te de-activeren klikt u op het logo of op de link Documenten bij vergadering boven de sectie docu menten op de rechterpagina. Genodigden De personen die door het secretariaat zijn uitgenodigd voor de vergadering staan op de rechterzijde boven in. U kunt alle genodigden inzien door horizontaal te scrollen. Indien er meer dan drie genodigden zijn voor de vergadering dan kleurt de indicator achter de titel (tussen haakjes) van standaard grijs in een door de organisatie bepaalde kleur ter indicatie. Indien u klikt op een genodigden zal extra informatie worden getoond in het meta data kader op de linker pagina. De extra informatie die getoond wordt is afhankelijk van uw organisatie-inrichting. Minimaal worden naam en e-mailadres getoond. Om de initiële vergadering meta data te tonen in het meta data kader (locatie, onderwerp) kunt u klikken op het logo. Documenten Documenten bij de vergadering kunnen op drie niveaus aan de vergadering zijn gekoppeld. 1. 2. 3. Aan de vergadering zelf Aan een agendapunt Aan een (sub) agendapunt (zie voorbeeld rechts) Documenten worden voor een vergadering op de rechterpagina getoond. Standaard worden zes documenten getoond. Indien er meer dan zes punten zijn dan kleurt de indicator achter de titel rechts (tussen haakjes) van standaard grijs in een door de organisatie bepaalde kleur ter indicatie. U kunt het document lezen door op de titel of het PDF icoon van het document te klikken. In het voorbeeld is een document gekoppeld aan een subagendapunt. Dit is te herkennen aan het geselecteerde subagendapunt. Om de 5 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
documenten die gekoppeld zijn aan de vergadering te zien, klikt u op de link boven de documenten met de tekst "Documenten bij vergadering (0)". Afhankelijk van het aantal gekoppelde documenten zal het aantal tussen haakjes (0), veranderen. Zoeken In een vergadering kunt u zoeken naar documenten. Om deze functie te gebruiken klikt u in de kop op het vergrootglas icoon. Er verschijnt een popup waar u de zoekterm kunt ingeven. Zodra u begint met typen zal er gezocht worden naar documenten. De resultaten worden weergegeven in een lijst. De app zoekt naar documenten op basis van de volgende gegevens; 1. 2. 3. Titel Bestandsnaam Trefwoorden Het is mogelijk voor het secretariaat om een document een andere titel te geven dan de bestandsnaam in de back office. In de app ziet u te allen tijde de titel van een document. Indien het secretariaat tref woorden heeft opgegeven bij het toevoegen van het document, dan vindt u ook die documenten die voldoen aan die trefwoorden. Standaard vindt de zoekfunctie alle documenten die aan het zoekargument voldoen in het huidige overlegorgaan. In de kop kunt u zien in welk overlegorgaan u zich bevindt. In het voorbeeld rechts is dit overlegorgaan 'Directie'. Om documenten uit een ander overlegorgaan te vinden kunt u de zoekfunctie filter aanpassen. Hiermee maakt u kenbaar in welke overlegorganen gezocht moet worden met de ingegeven zoekterm. Door op de zoekresultaten te klikken opent direct in de documentenlezer het gekozen document. Klikt u op de chevron rechts van de tekst van een zoekresultaat om te navigeren naar de betreffende vergadering waarin het document is opgenomen. Kalenderweergave Om snel naar een andere vergadering van het huidige overlegorgaan te navigeren gebruikt u de kalenderweergave. U opent deze weergave door in de kop te klikken op het kalender icoo n. Standaard opent de kalender zich in een twee-maanden weergave. De vergadering waarop u zich bevindt wordt met een blauwe (in dit voorbeeld) achtergrondkleur weergegeven. Overige vergaderingen in hetzelfde overlegorgaan zijn (in het voorbeeld rechts) aangeduid door een rode achtergrondkleur op de dag waarop die vergaderingen plaatsvonden / plaats zullen vinden. Door te klikken op een andere dag zal de app de vergadering tonen van de gekozen dag. Indien aanwezig, kunt u ook vergaderingen bekijken in eerdere en latere maanden. Dit doet u door horizontaal te scrollen. De bolletjes weergave onderin tonen hoeveel (per twee maanden) terug of vooruit genavigeerd kan worden. 6 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Via het klok icoon komt u in een lijstweergave van vergaderingen. In de kalender worden enkel de vergaderingen getoond die gesynchroniseerd zijn naar uw device. Opmerking Het aantal dagen dat u terug kunt kijken in het verleden en het aantal dagen dat u vooruit kunt kijken in de toekomst is afhankelijk van instellingen die zijn gemaakt voor uw organisatie! Op de back office omgeving kunnen meer vergaderingen aanwezig zijn dan dat u op uw ipad terug ziet. Dit zijn vergaderingen die vallen buiten de ingestelde dagen van synchroniseren. Document lezen en annoteren Lezen In Point2Share Meetings is alle vergaderinformatie beschikbaar is in één weergave. Wanneer u een document wilt inzien verlaat u deze weergave. Op het moment dat u bij de vergadering klikt op een gekoppeld document dan opent de document-weergave. Het betreft een volledige weergave waarin enkel het betreffende document te lezen en te annoteren is. De documentweergave is ook in portret oriëntatie te gebruiken en zie u een A4 pagina in haar geheel. Om naar volgende en vorige pagina's van het document te navigeren scrollt u horizontaal op de content van de pagina. Snel navigeren naar volgende en vorige pagina's doet u door onderin horizontaal te scrollen op de miniatuur pagina's. Wilt u terugkeren naar de vergadering dan klikt u op de gereed link links bovenin de header. 7 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Annoteren U kunt documenten in Point2Share Meetings voorzien van eigen, persoonlijke, annotaties. Opmerking Annotaties in documenten zijn enkel en alleen beschikbaar op uw ipad en worden niet met andere gedeeld, tenzij u dit zelf aangeeft in de Point2Share Meetings app. U kunt de volgende handelingen uitvoeren op een document; Annotaties toevoegen Onderstrepen, doorhalen en markeren Vrije tekst toevoegen Tekstballon toevoegen Tekenen van lijnen Toevoegen van vormen Op elk van de type annotaties zijn opties beschikbaar. Zo kan bijvoorbeeld vrij tekst in grote en kleur aangepast worden en zijn lijnen ook in dikte en transparantie aan te passen. Annotatie en bookmarks overzicht bekijken Als u klikt op het icoon om het annotatie en bookmark overzicht te bekijken kunt u eenvoudig door de annotaties van het gehele document navigeren door op een eerder gemaakte annotatie te klikken. Ook heeft u de mogelijkheid om in het overzicht alle annotaties in een keer te verwijderen (en dit kan ook per annotatie). Zoeken in een document Binnen een document kunt u zoeken. Indien de ingevoerde zoekterm overeenkomt met tekst in het document zal de tekst geel worden gemarkeerd. Ook zal in lijstvorm elke pagina worden getoond waar de zoekterm in gevonden is. Klikken op een zoekresultaat uit de lijst resulteert in automatisch navigeren naar die betreffende pagina (indien u zich niet op deze pagina bevindt). Pagina als boekenlegger markeren U kunt pagina's markeren met een boekenlegger om deze op een later tijdstip eenvoudig terug te vinden. 8 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Document verzenden via E-mail Om het document te delen met anderen kunt u deze verzenden vanuit de documentweergave. Er zijn verschillende mogelijkheden. U kunt ervoor kiezen een document in zijn geheel te delen of een enkele pagina. Ook heeft u de mogelijkheid om aan te geven hoe de eventuele annotaties moeten worden gedeeld. U hebt de volgende keuzes; Annotaties opnemen Annotaties zijn opgenomen in de PDF en kunnen bewerkt worden Annotaties plat maken Annotaties zijn in de PDF vastgelegd en kunnen niet gewijzigd worden Annotatie overzicht Annotaties zijn opgenomen in de PDF en worden ook in de e-mail opgenomen als overzicht Pagina overzicht bekijken Om snel een overzicht te krijgen van de pagina's in het document (inclusief annotaties) klikt u op het pagina grid icoon. Hiermee worden alle pagina's in een miniatuurvorm aan u gepresenteerd. U kunt klikken op een paginaminiatuur om de pagina in zijn geheel te bekijken. 9 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Annotatie-indicatie Indien u annotaties heeft gemaakt in het document en u keert terug naar de vergadering dan zal het document een ander kleur icoon hebben. Dit attendeert u erop dat dit document voorzien is van annotaties. Indien u in een document alle annotaties wist dan zal bij terugkeren naar de vergadering de icoon weer getoond worden in de originele kleur. De kleur van de iconen is organisatie afhankelijk. Heeft u een document voorzien van annotaties dan bestaan die annotaties enkel op uw ipad. Mocht er een nieuwe versie van het document worden geplaatst op de back office, dan zal het nieuwe document in de app beschikbaar komen naast de door u geannoteerde versie. Dit kunt u zien door het dubbele icoon met verschillende kleuren bij het betreffende document. Klikt u vervolgens op het document dan zal u eerst de keuze krijgen; "Wilt u de nieuwe versie van het document bekijken of wilt u de door u geannoteerde versie bekijken?". Annotaties in eerdere versies worden niet overgenomen in de laatste versie van het document. Notities maken U kunt in Point2Share Meetings eigen notities toevoegen. Het betreffen hier kladbloknotities, niet te verwarren met annotaties in document. Notities kunnen op drie niveaus worden toegevoegd aan de vergadering: Op vergaderingniveau Op agendapuntniveau Op sub-agendapuntniveau Afhankelijk of, en zo ja welk (sub) agendapunt u hebt geselecteerd bepaald op welk niveau de notities zullen worden toegevoegd. U kunt notities toevoegen door in de vergadering op het gele notitieveld op de rechter pagina te klikken. Er verschijnt een groter geel vlak waarin u de notitie kunt lezen. Nogmaals klikken in het grote gele vlak brengt de notitie in wijzigen-modus. Het toetsenbord verschijnt onderaan het scherm. Notities worden zonder opmaak toegevoegd. Om het notitievlak weer te verbergen klikt u op de link "Notities verbergen" boven het gele vlak. 10 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Navigeren naar andere vergadering U navigeert eenvoudig tussen vergaderingen binnen een overlegorgaan. Door op een linker of rechter 'paginavouw' onderin te klikken navigeert u naar een volgende of vorige vergadering van een overlegorgaan. Een 'paginavouw' is enkel aanwezig indien er een eerdere of latere vergadering aanwezig is voor het betreffende overlegorgaan. U navigeert door te bladeren van vergadering naar vergadering (en niet van dag tot dag). Delen van vergadering informatie U kunt de vergadering delen met anderen of u zelf door deze te mailen. Om een vergadering te delen klikt op het actie icoon rechtsboven in de kop. Vervolgens kiest u voor de optie 'E-mail vergadergegevens'. U krijgt vervolgens een e-mail popup waarmee u de gegevens kunt versturen. Vergadering structuur In de e-mail zit een bijlage met een html extensie. Als u deze bijlage opent op uw standaard werkplek dan zal er een browser openen met daarin de gegevens van de vergadering. Verwijzingen naar agendapunten en documenten zijn hierin opgenomen als links naar de back office waar de gegevens kunt vinden. Geannoteerde documenten Documenten die u heeft geannoteerd worden als bijlage in de mail gestopt. Overige documenten kunt u enkel via de link in de vergadering structuur lezen vanuit de back office. Notities In de vergaderingstructuur zijn de eigen gemaakte notitie opgenomen in de betreffende (sub) agendapunten of op vergaderingniveau. 11 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Algemene documenten Per overlegorgaan kunnen door het secretariaat algemene documenten worden opgevoerd. Het betreffen hier documenten die een directe relatie hebben met het betreffende overlegorgaan maar niet behoren tot elke vergadering van dit overlegorgaan. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld statuten bij het overlegorgaan 'Directie'. Algemene documenten vindt u via het vergaderingoverzicht (klik op het 'actie icoon' en vervolgens op 'Algemene documenten') of via het inlogscherm. Categorieën Algemene documenten kunt u filteren met de filterknoppen in de gekleurde balk bovenin. Meerdere overlegorganen algemene documenten Indien u recht heeft op meer dan 1 overlegorgaan dan worden de algemene documenten van de overlegorganen samengevoegd, inclusief de categorieën (filter). Instellingen U navigeert via het inlogscherm naar de instellingen van de Point2Share Meetings app door te klikken op het tandwiel icoon links onderin. Onder instellingen kunt u een standaard e-mailadres opvoeren dat gebruikt wordt bij het versturen van e-mail. Hier geeft u ook het Point2Share adres in. Dit heeft u al gedaan in sectie "Wat heeft u nodig?" van dit document of dit is door uw organisatie al gedaan middels een Mobile Device Management oplossing. Opschonen oude vergaderingen De Point2Share Meetings app zal op basis van organisatie-instellingen data synchroniseren binnen een aantal dagen in de toekomst en een aantal dagen in het verleden. Standaard betreft het twintig dagen in de toekomst en negentig dagen in het verleden. Binnen dit datumbereik worden alle vergaderingen inclusief documenten waar u recht op heeft gesynchroniseerd vanuit de back office en op uw device opgeslagen. Dit maakt het 'offline' raadplegen mogelijk. Mogelijk neemt deze data meer ruimte in op uw ipad dan u wenst. Om ruimte vrij te maken verwijdert u vergaderingen van uw ipad. Het verwijderen van vergaderingen op uw ipad heeft geen gevolg voor de vergaderingen op de back office. Op de back office zijn te allen tijde alle vergaderingen nog te raadplegen. Let op: uw verwijdert ook de eigen gemaakte notities en annotaties! Deze gaan bij verwijderen verloren en zijn niet meer opnieuw terug te halen. 12 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
Op de rechter pagina onder instellingen kiest u een overlegorgaan en vervolgens een filter. In dit voorbeeld betreft het alle vergaderingen van overlegorgaan 'Directie ouder dan 15 dagen'. Vervolgens vinkt u de vergaderingen aan die u wilt verwijderen. Mocht er bij een vergadering een eigen notitie of annotatie aanwezig zijn dan wordt dit zichtbaar gemaakt door iconen (zie legenda) in de rode balk van de betreffende vergadering. Klik op de knop 'Verwijderen' om de vergadering(en) van uw ipad te verwijderen. Na het verwijderen verschijnt er onder de lijst van te verwijderen vergaderingen een knop 'Eerder verwijderde vergaderingen'. Als u klikt op die knop ziet u een lijst met de eerder door uzelf verwijderden vergaderingen. Deze lijst (met enkel de titel en datum) van verwijderde vergaderingen wordt bewaard in de Point2Share Meetings app om te voorkomen dat deze vergaderingen opnieuw worden opgehaald van de back office bij de volgende keer verbinding maken en synchroniseren. Mocht u een vergadering per ongeluk hebben verwijderd dan kunt u de vergadering opnieuw synchroniseren vanuit de back office door deze aan te klikken en terug te zetten met de knop 'Terugzetten'. Let op Mocht de eerder verwijderde vergadering eigen notities en / of annotaties in documenten hebben gehad dan zijn deze verloren gegaan bij het verwijderen. U krijgt enkel de vergadering inclusief documenten terug zoals deze op de back office aanwezig zijn. Logboek Op de linker pagina onder instellingen kunt u de app logging bekijken en eventueel versturen naar uw Point2Share Meetings contactpersoon van uw organisatie. Mocht u een probleem ervaren met Point2Share Meetings dan kan functioneel beheer u verzoeken de logging op te sturen. U doet dit door op de knop 'app logging tonen' te klikken. Er verschijnt een popup met de logging van Point2Share Meetings. Deze logging kunt u met het icoon rechts bovenin per e-mail versturen naar functioneel beheer in uw organisatie. 13 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT
14 Point2Share Copyright 2014, VX Company Enterprise Services IT