Hoofdstuk 1 MediQuest instellen en gebruiken bestand aanmaken en uploaden MediQuest verzorgt de volledige meting van de CQIndex; van uitnodiging tot rapportage. De ervaringen van patiënten worden met de CQIndex gemeten, geanalyseerd en gerapporteerd. De CQIndex is een gestandaardiseerde systematiek in de vorm van een vragenlijst. Deze geeft inzicht in twee zaken: wat de patiënten belangrijk vinden én wat hun ervaringen zijn met de zorg. Per email of post stuurt MediQuest een uitnodiging naar de patiënten die zorg hebben ontvangen. Na het invullen, worden de uitkomsten teruggekoppeld in de rapportagemodule van MediQuest. De praktijk wordt beoordeeld op belangrijke thema's als bereikbaarheid, accommodatie, de therapeut en het effect van de behandeling. U kunt meer informatie vinden op de website van MediQuest. Ook voor inhoudelijke vragen kunt u met hen contact opnemen. Als u bijvoorbeeld geen internet op uw computer heeft, kunt u de gegevens van de betreffende patiënten opslaan in een csvbestand, en dit bestand uploaden via de website van MediQuest. Het csvbestand kunt u in Intramed aanmaken. U kunt de gegevens ook automatisch aanleveren. U hoeft dan geen csvbestand te maken en uploaden. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met MediQuest. U kunt een aantal rapportages genereren, zoals bijvoorbeeld een overzicht van alle patiënten waarvan gegevens zijn verzonden naar MediQuest. Instellingen vooraf Voordat u een bestand kunt aanmaken en versturen naar MediQuest, moet u een aantal instellingen doen. Module activeren Allereerst moet u de module "CQIndex Fysiotherapie" activeren. 3. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; het scherm "Systeemgegevens" wordt geopend. Klik op tabblad "7. Modules". Vink het vak voor "CQIndex Fysiotherapie" aan; 4. de rubriek "Instellingen voor CQIndex" wordt getoond. Het veld "Online dienst CQIndex:" kunt u leeg laten. 1
5. Klik op de pijlknop achter het veld "Afname methode:" en kies of u de CQvragenlijsten altijd "Online" of "Schriftelijk" wilt versturen. Als u kiest voor "Beide", kunt u bij elke patiënt apart aangeven hoe de vragenlijst verstuurd moet worden. 6. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. Medewerker ; U kunt gewaarschuwd worden als er patiënten zijn die toestemming gegeven hebben om mee te doen met de CQIndex, maar waarbij de gegevens nog niet compleet zijn. Als u zich aanmeldt in Intramed, wordt gecontroleerd of er patiënten zijn die meedoen met de CQIndex index, maar waarvan de gegevens nog niet verstuurd kunnen worden. De volgende controles worden uitgevoerd: zijn de patiëntgegevens compleet; is de behandelserie afgesloten; is het veld "Reden einde zorg:" ingevuld. Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Medewerkers]. Klik op tabblad "3. Instellingen". 3. Klik op de pijlknop achter het veld en kies voor "Ja" als u deze controle automatisch wilt laten uitvoeren; het veld "Aantal dagen na laatste behandeling:" is nu beschikbaar. 2
4. Als de gegevens niet compleet zijn én de laatste behandeling is langer geleden dan het aantal dagen dat u bij het veld "Aantal dagen na laatste behandeling:" invult, wordt een melding gegeven bij het aanmelden in Intramed. Typ het aantal dagen in. De melding ziet er als volgt uit: Als u op een patiënt klikt, kunt u via de knoppen "Patiëntkaart openen" of "Behandelserie openen" de gegevens direct aanvullen of wijzigen. Als de gegevens compleet zijn, is de knop "Verzenden" beschikbaar. Als u op die knop klikt, kunt de gegevens versturen via de wizard "Patiëntgegevens versturen tbv CQIndex". Patiënt Eerst moet u ervoor zorgen, dat bij uw patiënten op tabblad " Algemeen" een emailadres is ingevuld, anders zullen geen gegevens worden verstuurd. Wanneer na het toestemming geven voor deelnemen aan de CQIndex de patiëntgegevens opgeslagen worden, wordt altijd al een waarschuwing gegeven bij een nietingevuld emailadres. Wel zullen (als dit afgesproken is) papieren vragenlijsten verstuurd worden naar de betreffende patiënt. Daarna legt u vast, dat een patiënt toestemming voor CQIndex gegeven heeft. Dit doet u op tabblad "3 Bijzonderheden". als er toestemming is gegeven, en in de systeemgegevens is ingesteld dat de CQ 3
vragenlijst "Beide" (per email of post) verstuurd kan worden, is het veld "Afname methode:" beschikbaar. Kies via de pijlknop of u de vragenlijst voor deze patiënt "Online" of "Schriftelijk" verstuurd moet worden. Behandelserie afsluiten Er worden alleen gegevens opgenomen in het bestand als wordt voldaan aan een aantal voorwaarden. Één daarvan is dat de klacht (die meerdere behandelseries kan omvatten) van de betreffende patiënt is afgesloten (zie "Extra informatie" voor alle voorwaarden). In het volgende voorbeeld wordt de behandelserie afgesloten via de patiëntgegevens. U kunt de behandelserie ook afsluiten via menu [Bestand], [Behandelseries]. Dubbelklik dan op de betreffende behandelserie; het scherm "Behandelserie" wordt geopend. 3. 4 Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patiënten wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patiënt..." wordt geopend. Klik op tabblad "4. Behandelepisodes".
4. Dubbelklik op de betreffende behandelserie; het scherm "Behandelserie" wordt geopend. 5. Vul de velden "Status:" en "Reden einde zorg:" in. Veld Omschrijving Status: Hier wordt standaard "Onder behandeling" ingevuld; u kunt dit wijzigen. Klik op de pijlknop Reden einde zorg: achter het veld, en klik op "Afgesloten". Dit veld is alleen beschikbaar als u bij "Status" voor "Afgesloten" heeft gekozen. Bovendien moet in de codelijst op tabblad " Instellingen" het veld "Gebruik 'reden einde zorg':" op "Ja" staan. Fysiotherapeuten zijn verplicht om dit veld in te vullen. Klik op de pijlknop achter het veld, en kies de reden waarom de behandelserie wordt afgesloten. 5
6. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Overzicht Voordat u het bestand gaat aanmaken, kunt u een overzicht maken van alle patiënten waarvan de gegevens klaar staan om opgenomen te worden in het bestand. 6 Ga naar menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQIndex], OF klik op de pijlknop achter het icoon "CQindex" in de tekstbalk.
Klik op de optie "Gereed voor verzending"; het scherm "CQIndex gereed voor verzending" wordt geopend. 3. Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. U ziet welke patiëntgegevens gereed staan voor verzending naar MediQuest. 4. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Csvbestand aanmaken Vervolgens kunt u het csvbestand aanmaken en versturen. 7
Ga naar menu [Extra], [CQIndex gegevens exporteren] OF klik op het icoon in de werkbalk; de wizard "Patiëntgegevens versturen tbv CQIndex" wordt geopend. Kies of u alleen gegevens van uw eigen patiënten, of die van alle medewerkers wilt verzenden door op het rondje voor de betreffende keuze te klikken. Als gegevens worden afgewezen, kunt u het vak vóór "Patiënten uit eerdere export opnieuw exporteren" aanvinken. Het veld "Datum uitgevoerde export:" beschikbaar. Kies de datum van de eerder uitgevoerde export die u wilt herhalen. Als u op de knop "Volgende" klik kunt u de patiënten selecteren waarbij u de vragenlijst opnieuw wilt versturen. 8
3. Klik op de knop "Volgende". Op dit tabblad staan alle patiënten die opgenomen worden in het exportbestand. Als sommige patiënten niet voorkomen in de lijst, voldoen de betreffende patiënten niet aan de voorwaarden (zie "Extra informatie"). Als u één keer op de naam van de patiënt klikt, en vervolgens klikt op de knop "Patiëntkaart openen" of "Behandelserie openen", kunt u de patiëntgegevens en/of de behandelserie bekijken en/ of wijzigen. 4. 5. 6. Vink zo nodig het vak voor bepaalde patiënten uit; deze patiënten gaan niet mee in de export. Klik op de knop "Volgende". Op dit tabblad kunt u aangeven waar het exportbestand opgeslagen moet worden. Automatisch wordt hier de map ingevuld die is ingesteld bij het veld "Export naar" bij menu [Systeem], [Configuratie], [Programma instellingen]. Klik zo nodig op de knop "Bladeren..." om een andere locatie in te stellen waar het exportbestand opgeslagen moet worden. Klik in het scherm "Map selecteren" op de betreffende map, en klik op de knop "OK". 9
7. Klik op de knop "Voltooien" om het exportbestand op te slaan op uw computer; de wizard wordt automatisch gesloten. Csvbestand versturen Het exportbestand dat u via de wizard heeft aangemaakt, kunt u vervolgens naar MediQuest sturen. Een exportbestand moet eindigen op ".csv"; de wizard heeft daarvoor gezorgd. Open het exportbestand niet op uw eigen computer. Als het bestand al eens is geopend, kan MediQuest het bestand niet meer openen. Maak een kopie van het betreffende exportbestand, en open de kopie als u het exportbestand toch wilt inzien. Ga naar de website https://www.mediquest.nl/cqifysio/ Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Deze gegevens heeft u, voor elke therapeut afzonderlijk, van MediQuest ontvangen. Klik vervolgens op de knop "Bladeren..." (of "Browse") en ga naar de map waar u het eerder het exportbestand (CSVbestand) heeft opgeslagen. Klik op het exportbestand. Klik op de knop "Open". Klik op "Verwerk"; het uploaden wordt gestart. 3. 4. 5. 6. Wanneer het bestand is verwerkt, krijgt u een melding. De patiënten die opgenomen zijn in het exportbestand, worden de eerstvolgende donderdagochtend per email (of brief) uitgenodigd voor deelname aan het onderzoek. Extra informatie Voorwaarden Er worden alleen gegevens van patiënten verstuurd, als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: 10
de module "CQindex" is geactiveerd in de systeemgegevens; de online dienst is ingesteld met de juiste gebruikersnaam en het wachtwoord; als de vragenlijsten per email worden verzonden, moet bij de patiënt op tabblad " Algemeen" van de patiëntgegevens het emailadres zijn ingevuld. Als de vragenlijsten per post worden verzonden moeten de NAWgegevens zijn ingevuld; bij de patiënt moet op tabblad "3. Bijzonderheden" van de patiëntgegevens het veld "Toestemming voor CQIndex:" op "Ja" staan; het invullen van de geboortedatum bij een patiënt is verplicht; de behandelserie heeft status "Afgesloten". Een chronische klacht kan meerdere (vervolg)behandelseries hebben. Bij een chronische klacht met meer dan 22 behandelingen hoeft de behandelserie(s) niet afgesloten te zijn; Bij een chronische klacht met minder dan 22 behandelingen moeten wel alle gekoppelde behandelseries afgesloten zijn. in de behandelserie mag het veld "Reden einde zorg:" niet ingevuld zijn met de waarde "Cliënt is opgenomen in instelling", "Cliënt is overleden" of "Behandeling nog niet beëindigd". Bij een chronische klacht met meer dan 22 behandelingen hoeft dit veld niet ingevuld te worden; er moeten minstens 2 geboekte afspraken gekoppeld zijn aan de (afgesloten) behandelserie; de datum van de laatste behandleing is niet langer dan 60 dagen geleden; er is niet eerder een vragenlijst naar de patiënt gestuurd bij de betreffende klacht; de patiënt is in de afgelopen 12 maanden niet benaderd voor deelname aan een CQImeting. Verstuurde gegevens De volgende gegevens wordt aangeleverd: Van Gegevens: Uw praktijk De naam en de AGBcode. De patiënt Geboortedatum; Geslacht; Voorvoegsel geslachtsnaam; Geslachtsnaam; Emailadres; Adres, postcode, woonplaats (Alleen als er geen emailadres bekend is); Aantal behandelingen; Datum eerste behandeling; Datum laatste behandeling; Chronisch Ja / Nee. 11
Van Gegevens: De behandelaar AGB (ZVL). die in de laatste behandeling is ingesteld bij "Behandeld door:" De verzekeraar die bij de patiënt is ingesteld UZOVI van de basisverzekeraar. Overige rapportages Via menu [Rapporten], [Externe communicatie], [CQIndex], OF de pijlknop achter het icoon "CQindex" in de tekstbalk kunt u nog 2 overzichten maken. U kunt een overzicht maken van alle patiënten waarvan gegevens zijn verzonden naar MediQuest (optie "Verzonden gegevens"). U kunt ook een overzicht maken van alle patiënten die toestemming hebben gegeven voor deelname aan de CQIndex. Voor meer informatie: 12 Open het rapport. Druk op de knop "F1" OF ga naar menu [Help], [Help]; de bijbehorende help over het rapport wordt getoond.