Onderwerp Procesvoorstel Roekenbosch Zaaknummer Teammanager Margon van den Hoek B & W datum 15 januari 2018 Afdeling/Team Stad Dorpen en Wijken/Ruimtelijke ontwikkeling Naam steller Winand van der Kooij Portefeuillehouder Jan Loonen Openbaarheid Bevoegd orgaan Deze adviesnota is openbaar B & W Na informeren van betrokken stakeholders. ADVIES 1. Instemmen met het Procesvoorstel Roekenbosch als verwoord in bijlage 1 bij dit voorstel.
Samenvatting Rond de toekomst van (vakantiepark) Roekenbosch bestaat onduidelijkheid. De situatie is complex en er zijn veel partijen / belanghebbenden (stakeholders) die een mening hebben. Daardoor is er nog weinig zicht op een gedragen oplossingsrichting. Door het versnipperde draagvlak is het voor de gemeente lastig een keuze te maken aan welke oplossingsrichting wel of geen medewerking wordt gegeven. Om de ontstane impasse te doorbreken heeft het college van B&W op 18 december besloten tot het in gang zetten van een proces dat moet leiden tot een uitvoerbare en door zoveel mogelijk stakeholders gedragen oplossingsrichting voor de ontstane problematiek in Roekenbosch. Dit procesvoorstel wordt hieronder beschreven. Het voorgestelde proces is een mogelijke werkmethode / route. Indien noodzakelijk moet er gedurende de weg wel vanaf geweken kunnen worden om het doel van een zo breed mogelijk gedragen oplossing te bereiken Op de inhoud van de problematiek wordt nu nog niet ingegaan omdat de (gedragen) inhoud een uitkomst moet zijn van het doorlopen van het proces dat nu wordt ingezet. De sleutel tot een oplossing en het verbinden van partijen ligt nu (nog) niet op de inhoud, maar in een gezamenlijk proces. Van belang is dat het proces wordt ingegaan zonder dat vooraf stelling wordt ingenomen over een mogelijke of door de betreffende stakeholder gewenste oplossingsrichting voor een uitkomst. Dit geldt voor elk van de stakeholders. Het is van belang het proces de ruimte te geven en interventies of handelingen die het proces kunnen verstoren tot een minimum te beperken. Dit vraagt voor het college om enige terughoudendheid gedurende het proces. Handhavend optreden kan van invloed zijn op het nog op te starten proces over de toekomst van het Roekenbosch. Zie het collegevoorstel Handhavingsbesluit strijdige bewoning Het Roekenbosch. Daarnaast gelden enkele andere randvoorwaarden die staan in het procesvoorstel beschreven onder punt III. Vertrekpunt is de door alle stakeholders gedeelde constatering dat er iets moet gebeuren met Roekenbosch. Beoogd resultaat Beoogd resultaat van dit voorstel is een besluit van uw college om het proces in te gaan conform beschreven in bijlage 1 Procesvoorstel Roekenbosch. Beoogd resultaat van het procesvoorstel (bijlage 1) is een door zoveel mogelijk stakeholders gedragen en uitvoerbare oplossingsrichting voor de ontstane problematiek in Roekenbosch. Argumenten Op inhoud is er veel verschil van inzicht tussen de stakeholders bij Roekenbosch. Gedurende de afgelopen periode is er door de verschillende stakeholders inhoudelijk stelling genomen aangaande verschillende toekomstscenario s. Dit heeft er toe geleid dat voor geen van de door de verschillende stakeholders aangedragen toekomstscenario s voldoende draagvlak bestaat bij de andere stakeholders. In de huidige situatie kan geen besluit tot medewerking genomen worden met zicht op een succesvolle realisatie. Keuze voor één van de momenteel bekende scenario s zou onvoldoende zekerheid bieden over het daarmee kunnen beëindigen van de op te lossen problematiek op en rond Roekenbosch. Het procesvoorstel als beschreven in bijlage 1 is een werkmethode om met in acht name van de belangen, wensen en zorgen van alle stakeholders te komen tot een zo breed mogelijk gedragen oplossing voor de problematiek op en rond Roekenbosch. Vertrekpunt is de door alle stakeholders gedeelde constatering dat er iets moet gebeuren met Roekenbosch. In dezelfde vergadering van uw college staat aansluitend aan dit voorstel een voorstel tot inzet van het traject tot handhaving op Roekenbosch op de agenda. De beide voorstellen zijn onderling afgestemd.
Risico s Het is van belang het proces de ruimte te geven. Dit vraagt enige terughoudendheid van het college gedurende het proces. Handhavend optreden kan van invloed zijn op het traject over de toekomst van het Roekenbosch. Zie het collegevoorstel Handhavingsbesluit strijdige bewoning Het Roekenbosch. Gedurende het handhavingstraject zijn er meerdere momenten waarop door besluitvorming gestuurd kan worden. Tijdverlies is een risico indien het proces onverhoopt zou mislukken. Dit risico wordt in afstemming met de steller van het voorstel mbt. het in gang zetten van het handhavingstraject als aanvaardbaar ingeschat. Kanttekeningen geen Communicatie De raad is over het procesvoorstel om te komen tot een breed gedragen oplossing voor de problematiek rond Roekenbosch geïnformeerd in de raadsinformatiebrie van 4 januari 2018. Indien uw college instemt met dit collegevoorstel start het proces en worden de (voor dit proces eerste) contacten gelegd met de stakeholders en worden zij rechtstreeks over uw besluit bijgepraat. Er is een Bestuurlijk Overleg gepland met enkele stakeholders in het dossier Roekenbosch. Met die reden is het voorstel niet eerder openbaar dan dat deze afspraak heeft plaatsgevonden. Financiële gevolgen - Kosten voor een procesmanager à 0,5 fte. Deze capaciteit en / of budget tot inhuur daarvan is nu niet voorhanden. Mogelijk is het juist vanwege de neutraliteit die van belang bij de procesbegeleiding extern te zoeken. De keuze voor het al dan niet vrijmaken van interne capaciteit of het inhuren van externe procesbegeleiding kan worden gemaakt na een eerste gespreksronde met alle stakeholders. Mogelijk volgt daarna nog een voorstel tot het beschikbaar stellen van budget. - Kosten voor het organiseren van de uitwisselingsmomenten die nodig zijn in het voorgestelde proces (zaalhuur, andere uitwisselingsmomenten, koffie / thee / koekje, reprokosten etc.). Deze kosten worden begroot op 10.000 à 15.000. Personele/organisatorische gevolgen Een schatting is dat het proces een jaar in beslag neemt en dat er +/- 0,5 fte voor nodig is van een procesmanager voor de begeleiding en uitvoering van het proces. Juridische gevolgen Voor dit voorstel zijn er geen juridische gevolgen te benoemen. Wat betreft het in gang zetten van een handhavingstraject zijn er wel juridische gevolgen. Deze staan genoemd in het collegevoorstel aangaande het handhavingsbesluit op en rond Roekenbosch dat aansluitend op de agenda van deze vergadering van uw college staat. Rechtmatigheid De gemeente heeft een bepalende rol in het al dan niet medewerking verlenen aan een uiteindelijk toekomstscenario voor Roekenbosch. Een door de stakeholders breed gedragen toekomstscenario is tot nu toe niet tot stand gekomen. De gemeente kan een voorstel doen om de impasse te doorbreken door het nemen van het initiatief in de vorm van het procesvoorstel in bijlage 1.
Verder is de gemeente eigenaar van delen van de grond waarop Roekenbosch is gevestigd. Deze gronden zijn verpacht aan de exploitatiemaatschappij van Roekenbosch. De pachtovereenkomst loopt af in 2029. Fatale termijnen nvt. Vervolgtraject besluitvorming Bij een instemmend besluit op voorstel start het in bijlage 1 beschreven proces. Evaluatie Evaluatie vindt plaats na afloop van het proces of bij een toekomstige constatering dat het onverhoopt mislukt zou blijken. Bijlagen 1. Het Procesvoorstel Roekenbosch Naslagwerk nvt.
Procesvoorstel Aan Datum 15 januari 2017 college van B&W Van Winand van der Kooij e.a. Kopie aan Afdeling RO Dorien van der Giessen, Hans Killaars, Roel Reijnders, Jessie Riechelman, Marcel Robroek Onderwerp proces Roekenbosch Pagina 1 van 3 Rond de toekomst van (vakantiepark) Roekenbosch bestaat onduidelijkheid. De situatie is complex en er zijn veel partijen / belanghebbenden (stakeholders) die een mening hebben. Daardoor is er nog weinig zicht op een gedragen oplossingsrichting. Door het versnipperde draagvlak is het voor de gemeente lastig een keuze te maken aan welke oplossingsrichting wel of geen medewerking wordt gegeven. Om de ontstane impasse te doorbreken heeft het college van B&W op 15 januari besloten tot het in gang zetten van een proces dat moet leiden tot een uitvoerbare en door zoveel mogelijk stakeholders gedragen oplossingsrichting voor de ontstane problematiek in Roekenbosch. Dit procesvoorstel wordt hieronder beschreven. Het voorgestelde proces is een mogelijke werkmethode / route. Indien noodzakelijk moet er gedurende de weg wel vanaf geweken kunnen worden om het doel van een zo breed mogelijk gedragen oplossing te bereiken. Op de inhoud van de problematiek wordt nu nog niet ingegaan omdat de (gedragen) inhoud een uitkomst moet zijn van het doorlopen van het proces dat nu wordt ingezet. De sleutel tot een oplossing en het verbinden van partijen ligt nu (nog) niet op de inhoud, maar in een gezamenlijk proces. Van belang is dat het proces wordt ingegaan zonder dat vooraf stelling wordt ingenomen over een mogelijke of door de betreffende stakeholder gewenste oplossingsrichting voor een uitkomst. Dit geldt voor elk van de stakeholders. Het is van belang het proces de ruimte te geven en interventies of handelingen die het proces kunnen verstoren tot een minimum te beperken. Dit vraagt voor het college om enige terughoudendheid gedurende het proces. Specifiek wordt hier benoemd de relatie met het handhavingstraject. Daarnaast gelden enkele andere randvoorwaarden die staan verderop in deze notitie beschreven onder punt III. Vertrekpunt is de door alle stakeholders gedeelde constatering dat er iets moet gebeuren met Roekenbosch. I. proces: 1. inventarisatie stakeholders (wie levert puzzelstukjes aan) en het vragen om commitment aan het proces (toegangskaartje voor uitoefenen invloed). Welke belanghebbenden zijn er in het dossier een toekomst voor Roekenbosch indicatieve voorzet: bestuur Roekenbosch bewoners Roekenbosch bewoners dorp Blitterswijck / andere omwonenden gemeente zelf (wegens grondeigendom) college B&W en gemeenteraad Provincie (wegens terugbrengen aantal vakantiehuisjes) Maatschappelijk middenveld (maatschappelijk werk, ondernemersorganisaties, ntb ) ntb.
Interne mededeling Onderwerp: traject Roekenbosch Pagina 2 van 3 2. ophalen zorgen / wensen per stakeholder (welke puzzelstukjes zijn er) één op één bespreking per stakeholder. Van belang is dat het een ophaalmoment is, geen brengmoment voor de proceseigenaar. Toepassen van goede werkvormen om iedereen gelegenheid te geven gehoord te worden en niet alleen de schreeuwers. indicatieve voorzet: zorgen veiligheid buiten het park zorgen veiligheid op het park zelf financiële haalbaarheid heldere eigendomssituatie ntb. 3. plenaire terugkoppeling geïnventariseerde zorgen / wensen aan alle stakeholders (werkvormen!) (hebben we alle puzzelstukjes en kennisnemen van elkaars puzzelstukjes) 4. werkgroep gaat werken aan een oplossingsrichting (het leggen van de conceptpuzzel) - oplossing moet recht doen aan alle / zoveel als mogelijk door de stakeholders geuite wensen / zorgen - benoemen op welke wijze de oplossing bijdraagt aan alle geuite wensen / zorgen - rekenen aan financiële haalbaarheid / inventariseren eventueel te overbruggen financieel gat. - samenstelling werkgroep ntb. 5. plenaire terugkoppeling van de concept oplossingsrichting aan alle stakeholders (laten zien van de concept puzzel, vinden allen dit een mooie puzzel geworden?) - infosessie voor professionele stakeholders (inventarisatie bestuurlijke opmerkingen B&W, gemeenteraad, parkbestuur, ntb ) - algemeen toegankelijke bewonersavond voor omwonenden en bewoners park (inventarisatie opmerkingen overige stakeholders) 6. eventueel aanpassen van de concept oplossingsrichting - inhoudelijk en financiële haalbaarheid 7. vaststellen oplossingsrichting door stakeholders (bestuurlijk) 8. opstellen uitvoeringsplan welke stappen zijn er te zetten om tot de gedragen oplossing te komen II. organisatievorm het is een tijdelijke klus dus een projectmatige aanpak ligt voor de hand stuurgroep: bestuurlijke vertegenwoordiging van de stakeholders, (stelt traject, concept puzzel en definitieve puzzel vast) werkgroep: doet het eigenlijke werk, samenstelling vanuit Stakeholders, ntb. klankbordgroep: vertegenwoordiging van maatschappelijk middenveld
Interne mededeling Onderwerp: traject Roekenbosch Pagina 3 van 3 III. randvoorwaarden - tijd (indicatief 1 jaar) - commitment aan het proces en de uitkomst daarvan (van bestuur van de stakeholders) - beschikbaarheid en kosten procesbegeleiding intern/extern en uitwisselingsmomenten met stakeholders / belanghebbenden