Hoe gebruiken? Handleiding makelaar
Inhoudsopgave 1. CONFIGURATIE... 5 1.1. ALGEMEEN 1... 5 1.2. ALGEMEEN 2... 5 1.3. SMARTPHONE... 6 1.4. TOEGANG... 6 1.5. FORMULIEREN... 8 1.6. COMMUNICATIE... 8 1.7. BEPERKING VAN DE GEBRUIKERSRECHTEN... 8 2. GEBRUIKERS... 9 3. AUTHENTICATIE METHODE VIA PUSH... 12 4. AANVRAGEN... 17 4.1. OVERZICHT VAN DE AANVRAGEN... 17 4.2. BEHANDELING VAN DE AANVRAGEN... 17 4.2.1. AANVRAAG TOT HET VERLENEN VAN TOEGANG... 17 4.2.2. VRIJE BERICHTEN... 19 4.2.3. WIJZIGING VAN DE PERSOONLIJKE GEGEVENS... 21 4.2.4. ADRESWIJZIGING... 22 4.2.5. EEN FAMILIELID TOEVOEGEN... 22 4.2.6. SCHADEAANGIFTE... 23 5. VERZEKERINGSNEMER... 27 5.1. TABBLAD KLANTENZONE... 27 5.2. ACTIE KLANTENZONE RAADPLEGEN... 28 6. GEBRUIK DOOR DE CONSUMENT... 29 6.1. INSCHRIJVING TOEGANGSAANVRAAG... 29 6.1.1. INSCHRIJVING... 29 6.2. TOEGANG DOOR DE KLANT... 30 6.3. VERBINDING MAKEN MET BEHULP VAN DE ELEKTRONISCHE IDENTITEITSKAART... 31 6.4. TOEGANG VIA DE PUSH METHODE... 33 6.5. CONSULTATIE VAN DE GEGEVENS... 34 6.5.1. MIJN ALGEMENE GEGEVENS... 34 6.5.2. MIJN RISICO S... 34 6.5.3. MIJN CONTRACTEN... 36 6.5.4. MIJN SCHADEGEVALLEN... 36 6.5.5. TOEGANG KRIJGEN TOT MEERDERE DOSSIERS... 36 6.6. TOEGANG TOT DE VERBONDEN DOCUMENTEN... 37 6.7. VERSTUREN VAN FORMULIEREN... 38 6.7.1. WIJZIGEN VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS... 38 6.7.2. ADRES WIJZIGEN... 39 6.7.3. FAMILIELID TOEVOEGEN... 40 6.7.4. SCHADE AANGIFTE... 41 Pagina 2 van 48
6.8. EEN VRIJ BERICHT STUREN... 46 6.9. STATUS VAN DE VERZONDEN BERICHTEN... 47 Pagina 3 van 48
Klantenzone De klantenzone geeft u de mogelijkheid om uw klanten on-line, via uw website, toegang te verlenen tot hun contracten en schadedossiers. Ze kunnen dus op een beveiligde manier hun gegevens consulteren. Ze kunnen hun persoonlijke gegevens, hun risico-objecten, hun contracten en ook hun schadedossiers consulteren in functie van de instellingen die u bepaalt. Verder kunnen uw klanten op een eenvoudige manier met u communiceren via voorgedefinieerde formulieren of via vrije berichten. Deze komen automatisch in BRIO terecht waar u ze onmiddellijk kunt behandelen. De klantenzone is ook Multi browser : de kant kan dus de browser van zijn voorkeur gebruiken. Met klantenzone kunt u als makelaar: de module configureren en instellen de aanvragen tot toegang behandelen de ontvangen vrije berichten behandelen de gegevens die via formulieren binnenkomen integreren de klantenzone van uw klant bekijken zodat u kan zien wat uw klant ziet BRIO beschikt dan ook over een nieuw menu-onderdeel, Klantenzone, waarmee u toegang heeft tot: de aanvragen de gebruikers de configuratie Pagina 4 van 48
Beheer door de makelaar Opmerking: deze handleiding is bestemd voor de makelaar, maar er bestaat ook een handleiding voor de eindconsument. U kan deze vinden op onze site: ben.portima.be (rubriek Beheerpakketten Handleidingen ). 1. Configuratie Onder het menu Klantenzone Configuratie bepaalt u de gegevens die op uw website zullen verschijnen. 1.1. Algemeen 1 Vul de gegevens van uw kantoor in. Makelaar site: geef hier het URL adres van uw website in. Klantenzone site: hier verschijnt automatisch het URL adres van de klantenzone. Disclaimer: wanneer u zich registreert zal BRIO u vragen om de voorwaarden te lezen en te aanvaarden door dit veld aan te vinken. 1.2. Algemeen 2 Pagina 5 van 48
IBP catalog Beveiligingssleutel: een beveiligingssleutel die u toelaat de link te leggen naar uw maatschappijcatalogus. Hiermee kunnen er dus willekeurige banners verschijnen die u vooraf in de maatschappijcatalogus geselecteerd heeft. U vindt deze sleutel door u in verbinding te stellen met de catalogus. Logo tonen: Lid Brocom : aanvinken naargelang uw situatie. Meertalige welkom tekst: via het menu Wat doen kunt u in 4 talen een welkomtekst ingeven. Parameters betreffende de kleur van de titelbalk, de tekstkleur en uw logo. 1.3. Smartphone Op dit tabblad kunt u de openingsuren van uw kantoor invullen zoals ze zullen verschijnen in de toepassing MyBroker, evenals een aangepast (kleiner) logo. 1.4. Toegang Bepaal hier per context de toegang die uw klanten krijgen. Zelfs als uw klantendossiers niet upto-date zijn kunt u hier de parameters zodanig instellen dat uw klanten toch toegang krijgen. 1. Eerst kunt u de toegang voor uw klanten configureren per context, waarbij iedere context onafhankelijk is van de andere: verzekeringsnemer, risico-objecten, contracten en/of schadegevallen. 2. Daarna bepaalt u voor elke context of de toegang algemeen moet blijven (u vinkt dan Overzicht aan) of gedetailleerd mag zijn (dan vinkt u ook Detail aan). 3. Ten slotte bepaalt u ook of er al of niet toegang mag zijn tot de agendameldingen voor elke context. Pagina 6 van 48
Contracten toont: de contracten andere producent. Er verschijnt dan bij deze contracten de melding Contract in beheer bij een andere makelaar. de laatste gevraagde premie. de contract aanvullingen waarvan het veld exporteerbaar/afdrukbaar aangevinkt is. de referentie en de URL naar de algemene voorwaarde. Schadegevallen toont: de schadedossiers: het raadplegen van lopende schades, van afgesloten schades met de mogelijkheid om een limietdatum te bepalen, de schadebetalingen, de agendameldingen van de schades en zelfs de acties van de verbonden schadescenario s. de door u geselecteerde verbonden documenten. Verbonden documenten toont: alle verbonden document waarvoor aangevinkt wordt (of niet) dat ze voor de klant zichtbaar zijn. Om de gewenste opties aan te vinken klikt u op Wijzigen en nadien op Opslaan. Pagina 7 van 48
1.5. Formulieren Hier beslist u welke gestructureerde formulieren u ter beschikking stelt van uw klanten. Momenteel hebt u keuze uit 4 formulieren: 1. Wijziging van de persoonlijke gegevens 2. Wijziging van een adres 3. Toevoeging van een familielid 4. Schade aangifte De werking van deze formulieren wordt verderop uitgelegd. 1.6. Communicatie Naast gestructureerde formulieren kunt u ook toelaten dat uw klant met u communiceert via vrije berichten (niet gestructureerd). 1.7. Beperking van de gebruikersrechten Er werden beperkingen voorzien in het beheer van de toegangsrechten tot de klantenzone. U kunt dus de toegang afsluiten tot de aanvragen, tot het verlenen van toegang, tot de gebruikers en tot de configuratie. Hiervoor neemt u het menu Extra- Gebruikersgroepen. Kies dan de gewenste groep en klik op het tabblad Bevoegdheden Verzekeringen. Pagina 8 van 48
2. Gebruikers Opmerking: een klant kan toegang tot zijn gegevens vragen via uw website (zie verder op pagina 29 Inschrijving toegangsaanvraag). Vanaf versie 10.5 werd bovendien een nieuwe authenticatie procedure in productie genomen waarmee het mogelijk is om op een proactieve manier uw klanten toegang te geven (dus zonder hun aanvraag te moeten afwachten). Meer uitleg hierover vindt u verder op pagina 12 Authenticatie methode via PUSH). Het beheer van de gebruikers (de klanten die toegang gevraagd hebben tot hun gegevens) gebeurt in BRIO via het menu Klantenzone, die 2 soorten gebruikers kent: Gebruikers met toegang Gebruikers in afwachting 1. Gebruikers met toegang: hier bevinden zich alle gebruikers die hun toegang aangevraagd hebben via de klassieke methode (zie verder) en waarvan u de toegang valideerde, evenals de gebruikers aan wie u de activatie via push gestuurd hebt en die reageerden en dus toegang hebben tot hun gegevens. Vanaf een gebruiker kunt u via het menu Verrichting op de lijn ondermeer: toegang verlenen tot een andere verzekeringsnemer: u geeft dus aan de gebruiker in kwestie toegang tot een andere verzekeringsnemer die u via het vergrootglas opzoekt. Klik op Opslaan : u ziet nu de 2 verzekeringsnemers. Pagina 9 van 48
consulteren wie deze verzekeringsnemer kan zien: dit toont een popup met het overzicht van de gebruikers die toegang hebben tot de gegevens van de verzekeringsnemer. het detail consulteren van de toegang verzekeringsnemer: dit opent het overzicht van de gebruikers (met toegang en in afwachting) die toegang hebben tot de gegevens van de verzekeringsnemer. Door op een gebruiker te klikken krijgt u toegang tot de detailgegevens van de toegang waarover deze gebruiker beschikt. Het tabblad Klantenzone van een detailscherm van een verzekeringsnemer bevat dezelfde informatie. De toegang schrappen of opschorten, de aanvragen van de verzekeringsnemer bekijken of de klantenzone raadplegen (zoals de klant deze zal zien). Pagina 10 van 48
2. Gebruikers in afwachting: geeft het overzicht van de gebruikers aan wie u de activatiecode via push gestuurd hebt en die nog niet gereageerd hebben en dus de procedure om toegang te krijgen nog niet doorlopen hebben. Vanaf een gebruiker kunt u via het menu Verrichting op de lijn : Een activatiecode opnieuw versturen aan de verzekeringsnemer. Een andere activatiecode aan een andere gebruiker dan de verzekeringsnemer sturen. Het e-mailadres en de bestemmeling moeten verschillen van de verzekeringsnemer. Pagina 11 van 48
3. Authenticatie methode via PUSH Vanaf deze versie beschikt u over een nieuwe authenticatie procedure om uw klanten toegang te geven tot hun gegevens. Deze methode is een proactieve methode, d.w.z. dat u niet moet wachten tot uw klant u toegang vraagt. Concreet betekent dit dat uw klant bij deze methode niet meer naar uw website moet navigeren om zich in te schrijven en toegang te vragen. Nee, u stuurt hem een brief (of e-mail) met daarin een link. Via deze link kan uw klant zijn e- mailadres en wachtwoord ingeven en daarna heeft hij onmiddellijk toegang tot zijn gegevens. Dus zonder nog een bijkomende validering door u! In een eerste fase zal deze procedure enkel individueel werken, dus klant per klant. In een latere fase voorzien wij ook een procedure om meerdere klanten gelijktijdig toegang te geven. Vanzelfsprekend blijft de klassieke methode via uw website nog beschikbaar. Een klant kan zich altijd inschrijven en toegang vragen via de Klantenzone op uw website. In dat geval komt de aanvraag zoals voorheen toe in BRIO en moet u deze aanvraag nog valideren. De nieuwe push methode maakt gebruik van een nieuwe modelbrief. De upgrade naar de nieuwe versie heeft hiertoe 4 modelbrieven van het type PUSH Activering van uw Klantenzone toegevoegd aan uw gegevensbank (één per taal). U vindt deze brieven via het menu Extra Standaardbrieven in de context Verzekeringsnemer. De brieven kunnen natuurlijk door u aangepast worden. De brief zelf nodigt de klant uit om zijn gegevens online te consulteren en biedt daartoe 3 mogelijkheden: 1. Een activatiecode die hij manueel moet ingeven op uw website (via de knop Activatiecode die automatisch voorzien werd). 2. Een link waarop de klant kan klikken indien de brief per mail verstuurd werd. 3. Een QR code die hij moet scannen met zijn smartphone (of tablet). In alle drie de gevallen komt de klant op een pagina terecht waarop hij zijn e-mailadres en zijn wachtwoord moet ingeven en vervolgens is de activering gebeurd. Hij kan dus onmiddellijk zijn gegevens gaan raadplegen. Opmerking: gebruikt hij zijn smartphone, dan moet hij eerst de MyBroker Smart app downloaden om de QR code te kunnen scannen. Vervolgens heeft hij toegang tot MyBroker Smart. Praktisch: voor u Vanaf een verzekeringsnemer klikt u in het menu Wat doen op Activatie versturen. Pagina 12 van 48
Het volgende venster stelt standaard de brief PUSHNL voor: via het vergrootglas kunt u eventueel een andere Push brief kiezen (in een andere taal). Standaard is de bestemmeling van de brief de verzekeringsnemer. Maar u kunt een andere relatie van uw klant, of een andere betrokkene in uw gegevensbank kiezen. Het e-mailadres verschijnt. Klik op OK. Het parameterscherm van de brief verschijnt. Bevestig de verzendingswijze. Klik nu op het tabblad Klantenzone om de toegang voor de klant te configureren. Klik dan op Als DOC-bijlage e-mailen of Als PDF-bijlage e-mailen in het menu Wat doen. De brief wordt getoond. Pagina 13 van 48
Pagina 14 van 48
Klik op Verzenden en completeer eventueel de agendamelding. Het tabblad Klantenzone van de verzekeringsnemer bevat automatisch de datum van verzending. Om de toegang van uw klant te consulteren Als u klikt op de gele envelop voor de gebruiker en dan de fiche opent, krijgt u een overzicht van alle toegangsmodaliteiten. Ook de activatiecode en verzenddatum zijn te zien. Praktisch: voor uw klant Welke optie de consument ook kiest in de brief (of e-mail), hij komt altijd op de pagina terecht waar hij zijn e-mailadres moet ingeven en een wachtwoord moet kiezen en bevestigen. Pagina 15 van 48
Door te klikken op de knop Bevestigen heeft de consument toegang tot zijn gegevens. Pagina 16 van 48
4. Aanvragen 4.1. Overzicht van de aanvragen Alle aanvragen van uw klanten worden in BRIO gecentraliseerd in het menu Klantenzone en vervolgens Aanvragen. Het overzicht van de aanvragen is vergelijkbaar met het overzicht van de ontvangen ASWeb berichten. U krijgt bijvoorbeeld de mogelijkheid om een bericht aan een bepaalde medewerker van het kantoor toe te wijzen. U beschikt in het menu Verrichting op de lijn over de functie Aanpassen/Toewijzen. U vindt zowel de aanvragen tot het verlenen van toegang, als de gestructureerde formulieren (wijziging van de persoonlijke gegevens, adreswijziging, toevoeging van een familielid en schade aangifte) en de vrije berichten. Een aanvraag kan 3 stadia doorlopen die door verschillende kleuren gesymboliseerd worden: Aanvaard in het groen In afwachting in het rood In behandeling in het blauw 4.2. Behandeling van de aanvragen 4.2.1. Aanvraag tot het verlenen van toegang De aanvraag van uw klant komt dus automatisch in BRIO terecht met een een statuut in afwachting. Door op deze aanvraag te klikken opent BRIO een zoekscherm, waarbij de naam en het e- mailadres al ingevuld zijn. U kunt één van beide velden eventueel verwijderen om op te zoeken. Klik vervolgens op Zoeken. Pagina 17 van 48
BRIO toont het resultaat van de opzoeking. Klik op de gevonden klant: BRIO maakt een vergelijking tussen de gegevens die in BRIO aanwezig zijn en de gegevens die de klant bij zijn aanvraag heeft ingevuld. U kan de gegevens die u wenst over te nemen aanvinken volgens hetzelfde principe gebruikt bij de integratie van ASWeb berichten. Standaard staan de gegevens van BRIO aangevinkt. De lay-out van het scherm werd verder ook geüniformeerd. Klik op het tabblad Gegevenstoegang om te beslissen over de soort toegang die u uw klant verleent en klik op Opslaan. De toegangsaanvraag van uw klant wijzigt naar het statuut Aanvaard en zijn klantenfiche wordt aangepast (zie verder onder Verzekeringsnemer). Opmerkingen De consument heeft nu ook de mogelijkheid om zich te verbinden met de Klantenzone via zijn elektronische identiteitskaart. Een nieuwe aanvraag voor toegang bevindt zich nu in de lijst met aanvragen. Klik op de aanvraag om deze te verwerken. Zoek de verzekeringsnemer in kwestie en klik daarna op Opslaan. Wanneer een natuurlijk persoon zijn gegevens doorstuurt om toegang te krijgen tot de gegevens van een rechtspersoon (firma), worden de velden die niet gebruikt zijn bij rechtspersonen (voornaam, geboortedatum) automatisch gedeactiveerd en BRIO vinkt enkel de gegevens voor rechtspersonen aan. Pagina 18 van 48
Als de consument toegang vraagt via een adres dat verschilt van het adres in BRIO, laat BRIO toe om dit nieuwe adres te accepteren en zal BRIO ook voorstellen om een adreswijziging te maken. Hetzelfde principe is ook van toepassing bij de verwerking van berichten van wijziging van de persoonlijke gegevens. 4.2.2. Vrije berichten Uw klant kan via uw website berichten sturen met bijlagen. U kunt hierop een antwoord versturen en een agendamelding maken voor het bericht van uw klant en een andere agendamelding voor uw antwoord. Door het bericht te openen, zelfs zonder het te behandelen, wijzigt het statuut in In behandeling. Klik op het bericht om het te behandelen. Vink het eerste aanvinkveld Agendamelding maken aan. Geef uw antwoord in en vink dan het tweede aanvinkveld Agendamelding maken aan. De context is al voor ingevuld, maar kan gewijzigd worden. Klik op Opslaan. De eerste agendamelding verschijnt op het scherm: o o De melding herneemt de oorspronkelijke tekst van de aanvraag. De vervaldatum is de datum van behandeling van de aanvraag. Pagina 19 van 48
o o o Soort melding is: Communicatie en Soort communicatie is: Ontvangen klantenzone-bericht. Standaard wordt de melding afgesloten. De correspondent is standaard de verzekeringsnemer. De tweede agendamelding verschijnt: o o o o De melding herneemt het antwoord. De vervaldatum wordt standaard niet ingevuld. Soort melding is: Communicatie en Soort communicatie is: Ontvangen klantenzone-bericht. De correspondent is niet ingevuld. Geef de vervaldatum en de correspondent in en klik dan op Opslaan. De aanvraag is verwerkt. Pagina 20 van 48
4.2.3. Wijziging van de persoonlijke gegevens De consument kan u een gestructureerd bericht sturen met de bedoeling bepaalde persoonlijke gegevens te wijzigen. Klik op het bericht om het te behandelen. BRIO vergelijkt de gegevens die de klant stuurt met de gegevens die reeds in BRIO aanwezig zijn en biedt u de mogelijkheid de gegevens te kiezen die in BRIO moeten worden aangepast. Als er een verschil gevonden wordt, verschijnt er een groene V naast de gegevens in kwestie. Zoals bij een antwoordrecord aanvaardt u de wijziging door dit teken te laten staan of weigert u ze door op het teken te klikken, dat in dit geval een rood kruis zal worden. Klik op Opslaan. BRIO vraagt bevestiging van de actualisering van de gegevens. Als u op Ja klikt wordt de verzekeringsnemer bijgewerkt en wordt de aanvraag van uw klant gewijzigd naar het statuut Aanvaard. Als u het bijwerken weigert, dan gebeurt er niets en blijft de aanvraag in het statuut In afwachting. Pagina 21 van 48
4.2.4. Adreswijziging Uw klant kan een adreswijziging opmaken. De integratie van de adreswijziging laat u toe een adreswijziging in BRIO te realiseren volgens de vertrouwde methode. Klik hiertoe op het bericht om het te behandelen. BRIO toont het huidige en het nieuwe adres. De betrokkenen die met de adreswijziging te maken hebben zijn al aangevinkt, maar u kunt ze terug uitvinken. Via het aanvinkveld Maatschappij inlichten kunt u de verzending van de adreswijziging naar de maatschappijen realiseren. Klik op Opslaan om BRIO bij te werken. 4.2.5. Een familielid toevoegen De consument kan een familielid toevoegen. Klik op het bericht om het te behandelen. Brio voert eerst een opzoeking uit om te zien of de betrokkene al bestaat in uw gegevensbank. Is dit niet het geval, sluit dan het zoekscherm. BRIO vraagt u vervolgens of u een nieuwe betrokkene wilt maken en toevoegen als familielid van de verzekeringsnemer. U kiest de in BRIO aan te passen gegevens door op de tekens te klikken. Pagina 22 van 48
Klik op Opslaan. BRIO vraagt u te bevestigen dat de betrokkene kind als familielid van de verzekeringsnemer gecreëerd mag worden. 4.2.6. Schadeaangifte De eindklant kan u een formulier voor schadeaangifte toesturen, samen met bijlagen. Klik op het bericht om het te behandelen. BRIO toont de gegevens op dezelfde manier als een antwoordrecord: de eerste tab betreft de Algemene gegevens. BRIO toont de vergelijking tussen de BRIO gegevens en de aanvraag gegevens. U kiest welke gegevens in BRIO aangepast zullen worden. Pagina 23 van 48
Ga naar de tab Risico-object : u ziet dan het betrokken risico-object. Door op het risico-object te klikken, kan u via het menu Verrichting op de lijn de verbonden contracten of het risico-object zien en het risico-object schrappen. Via het menu Wat doen kan er een risico-object worden toegevoegd. Klik op de tab Schadegeval : u ziet dan de informatie betreffende het nieuwe schadegeval. Pagina 24 van 48
Bestaat het schadegeval al in BRIO, dan kunt u het bericht koppelen aan dat bestaand schadegeval via het menu Wat doen. Via de tab Bijlage(n) kan u de door de klant verzonden documenten raadplegen. Wanneer u klikt op Opslaan vraagt BRIO of u het schadegeval wil aanmaken. Klikt op Ja : het klassieke scherm voor de aanmaak van een schadegeval gaat open. Pagina 25 van 48
Selecteer de betrokken waarborg en klik op Toevoegen aan schadedossier. Vul eventueel de velden Aansprakelijkheid in. Klik op Opslaan. Vul de vragenlijst in en klik op Opslaan. Het venster van het verbonden document verschijnt: controleer de opties en klik op OK. Het schadegeval is aangemaakt in BRIO. Opmerking Het is ook mogelijk voor de consumenten om een schadeaangifte te maken via de Klantenzone, zonder dat u hen toegang hebt gegeven tot de consultatie van de schadedossiers. De consument zal dan, bij het consulteren van een contract of risico-object, beschikken over de knop Schade aangifte. Pagina 26 van 48
5. Verzekeringsnemer 5.1. Tabblad Klantenzone In het scherm verzekeringsnemer werd er een tabblad Klantenzone voorzien. Om de toegang van uw klant te consulteren Als u klikt op de gele envelop voor de gebruiker zodat de fiche opent en u een overzicht van alle toegangsmodaliteiten te zien krijgt. Pagina 27 van 48
5.2. Actie Klantenzone raadplegen Via het menu «Wat doen» beschikt u over een functie die u toelaat de klantenzone te bekijken zoals uw klant die zal zien. Wat u ziet is dus identiek aan wat uw klant ziet in de klantenzone. Pagina 28 van 48
6. Gebruik door de consument 6.1. Inschrijving Toegangsaanvraag De consument dient zich eerst in te schrijven alvorens toegang te kunnen aanvragen. 6.1.1. Inschrijving Op de Welkom pagina van de klantenzone vindt de consument een knop om zich in te schrijven. Hij vult zijn gegevens in en klikt op de knop Inschrijven. Hij krijgt volgend bericht: Pagina 29 van 48
Enige tijd later ontvangt uw klant een e-mail, waarin hij gevraagd wordt om zijn e- mailadres te bevestigen door te klikken op de link die in de e-mail is opgenomen. Na op de link geklikt te hebben wordt de klant gevraagd om een wachtwoord te kiezen. Er wordt hem opnieuw een bevestigingsmail gestuurd. Als hij naar de klantenzone navigeert, zal hij eveneens zien dat zijn aanvraag in afwachting is van de behandeling door zijn makelaar. 6.2. Toegang door de klant Wanneer de makelaar de aanvraag tot toegang geaccepteerd heeft, krijgt de klant per e- mail hiervan de bevestiging en kan hij naar de klantenzone gaan via de link in de bevestigingsmail. Pagina 30 van 48
Navigeert de klant vanuit uw website naar de klantenzone, dan kan hij nu klikken op «Aanmelden» om zijn dossier te bekijken. Hij vult zijn e-mail adres en password in en komt in zijn persoonlijke klantenzone terecht. De klant kan in het rechterdeel van het scherm de aanvragen zien die hij u gestuurd heeft, met hun statuut (in afwachting, aanvaard) (zie ook punt 6.9 Status van de verzonden berichten). 6.3. Verbinding maken met behulp van de elektronische identiteitskaart BRIO biedt de mogelijkheid aan de consument om zich te verbinden met de Klantenzone via zijn elektronische identiteitskaart. Daartoe plaatst de consument zijn identiteitskaart eerst in de lezer. In de Klantenzone klikt hij vervolgens op E-ID. Pagina 31 van 48
Hij selecteert het certificaat Citizen CA en klikt op OK. Na het ingeven van zijn PIN code klikt hij opnieuw op OK. Tenslotte geeft hij zijn e-mailadres in en bevestigt de aanvraag. Een boodschap die bevestigt dat de aanvraag verstuurd is verschijnt en de aanvraag zelf staat in afwachting van behandeling. De consument ontvangt per e-mail de bevestiging dat zijn aanvraag aanvaard werd. Pagina 32 van 48
6.4. Toegang via de PUSH methode Wanneer uw klant de brief ontvangt waarin u hem uitnodigt om zijn gegevens online te consulteren, beschikt hij daartoe over 3 mogelijkheden: 1. Een activatiecode die hij manueel moet ingeven op uw website (via de knop Activatiecode die automatisch voorzien werd). 2. Een link waarop de klant kan klikken indien de brief per mail verstuurd werd. 3. Een QR code die hij moet scannen met zijn smartphone (of tablet). In alle drie de gevallen komt de klant op een pagina terecht waarop hij zijn e-mailadres en zijn wachtwoord moet ingeven en vervolgens is de activering gebeurd. Hij kan dus onmiddellijk zijn gegevens gaan raadplegen. Door te klikken op de knop Bevestigen heeft de consument immers toegang tot zijn gegevens. Pagina 33 van 48
6.5. Consultatie van de gegevens De verschillende toegangsmogelijkheden worden door parameters bepaald (zie hoger). 6.5.1. Mijn algemene gegevens Om de algemene gegevens te bekijken: Klik in de linker kolom op Mijn gegevens : de gegevens verschijnen aan de rechterkant van het scherm. Selecteer het gegeven waarvan u de details wilt zien en klik in de zone of op de knop Detail. Klik op het kruis om het detailscherm opnieuw te sluiten. 6.5.2. Mijn risico s Klik in de linkerkolom op «Mijn risico s»: de lijst van de risico s verschijnt aan de rechterkant van het scherm. Pagina 34 van 48
Klik op «Detail» om de detailgegevens van het geselecteerd risico-object te zien. U ziet dan ook de verbonden contracten en de verbonden schades (dit telkens in functie van de geactiveerde parameters). Door te klikken op kunnen de detailgegevens van het contract en de waarborgen geconsulteerd worden. Klik op het kruis om het detailscherm opnieuw te sluiten. Pagina 35 van 48
6.5.3. Mijn contracten De consultatie van de contracten verloopt gelijkaardig. Klik in de linkerkolom op «Mijn contracten»: de lijst van de contracten verschijnt in de rechterkolom. Via de knop «Detail» ziet de klant de detailgegevens van het gevraagde contract. 6.5.4. Mijn schadegevallen Hetzelfde principe geldt voor de consultatie van de schadegevallen door in het linkerdeel van het scherm te klikken op Mijn schadegevallen en door vervolgens te klikken op het schadegeval (of op de knop Details ) voor gedetailleerde informatie. De consultatie van de agendameldingen die met het schadegeval zijn verbonden, hangt af van het feit of de klant toegang heeft gekregen of niet. 6.5.5. Toegang krijgen tot meerdere dossiers Wanneer uw klant nu aanlogt in de klantenzone, dan beschouwt BRIO de verzekeringsnemer die de toegang aangevraagd heeft als de actieve klant. De klant ziet dus in eerste instantie de gegevens van die verzekeringsnemer, dus in feite zijn eigen gegevens. Maar is het e-mailadres van deze klant gekoppeld aan meerdere dossiers, dan verschijnt er bovenaan links op het scherm de notie Mijn dossiers. Het actieve dossier wordt getoond. Via de knop Dossier kiezen kan de klant een ander dossier raadplegen. OPMERKING: het omgekeerde kan ook: meerdere personen kunnen elk met hun eigen e-mailadres toegang krijgen tot hetzelfde dossier. Bijvoorbeeld de zaakvoerder van een onderneming en zijn secretaresse. Pagina 36 van 48
6.6. Toegang tot de verbonden documenten Wanneer de klant via de klantenzone zijn portefeuille consulteert, beschikt hij dus over de mogelijkheid om de door u geselecteerde verbonden documenten te bekijken. Voorbeeld: in het overzicht van de contracten is er bovenaan het scherm een knop om de verbonden documenten te bekijken. Door er op te klikken verschijnen alle verbonden documenten van de contracten. Door voor een bepaald document op de knop Openen te klikken krijgt de klant het verbonden document te zien. Alle verbonden documenten, ongeacht hun oorsprong, worden als pdf getoond. Pagina 37 van 48
6.7. Versturen van formulieren Naast het consulteren van zijn portefeuille kan uw klant ook met u communiceren door middel van 3 voorgedefinieerde formulieren: Wijzigen van persoonlijke gegevens Adres wijzigen Familielid toevoegen. Schade aangeven Deze berichten komen toe in de klantenzone binnen BRIO en kunnen automatisch geïntegreerd worden. 6.7.1. Wijzigen van persoonlijke gegevens In de klantenzone moet de klant klikken op «Mijn gegevens». Vervolgens klikt hij op de naam van de persoon van wie hij de gegevens wilt aanpassen en dan op Detail. De gegevens verschijnen. Nu klikt de klant op de knop «Gegevens wijzigen». Hij kan het formulier dan vervolledigen en vervolgens bevestigen. Pagina 38 van 48
De klant ontvangt een bevestiging die zegt dat de aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting is bij zijn makelaar. 6.7.2. Adres wijzigen In de klantenzone klikt de klant op «Mijn gegevens». Vervolgens klikt hij op de knop Adres wijzigen. De klant kan nu het nieuwe adres invullen en aanvinken welke familieleden betrokken zijn bij de adreswijziging. Vervolgens bevestigt hij zijn aanvraag. Pagina 39 van 48
De klant ontvangt een bevestiging die zegt dat de aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting is bij zijn makelaar. 6.7.3. Familielid toevoegen Nog steeds dezelfde werkwijze: in de klantenzone klikt de klant op «Mijn gegevens». Vervolgens klikt hij op de knop Familielid toevoegen. Dan kiest hij de aard van het toe te voegen familielid, vervolledigt de gegevens en bevestigt de aanvraag. Pagina 40 van 48
De klant ontvangt een bevestiging die zegt dat de aanvraag goed verzonden werd en nu in afwachting is bij zijn makelaar. 6.7.4. Schade aangifte De klant kan u zijn schade aangifte ook toesturen en er een of meerdere foto s of bijlagen aan toevoegen. Hij heeft toegang tot het formulier vanuit Mijn risico s of vanuit het contract via de knop Schade aangifte. Vervolgens verschijnt het in te vullen formulier. Pagina 41 van 48
Algemene gegevens De algemene gegevens worden automatisch vermeld. Enkel de naam en de voornaam kunnen niet gewijzigd worden; de andere velden kunnen wel aangevuld of gewijzigd worden. Mijn beschadigde goederen a) Als de klant is vertrokken vanuit het risico-object, dan is dit risico-object al vermeld. Pagina 42 van 48
Hij kan zijn andere risico-objecten zien door op de pijl te klikken. Om een ander risico-object toe te voegen, klikt men op + en selecteert men het risicoobject in het toegevoegde veld met behulp van het uitrolmenu. In het veld Omschrijving ander risico kan een aanvullende omschrijving toegevoegd worden. (Bijvoorbeeld in geval van twijfel over de keuze van het object zoals dat in BRIO is gedefinieerd). b) Als de klant vertrokken is vanuit het contract, dan is het veld ingevuld indien het contract slechts één risico-object omvat. Indien het contract meerdere risico-objecten dekt, is het veld leeg. Het risico-object in kwestie moet dan geselecteerd worden. Enkel de risico-objecten van het contract worden voorgesteld.! Een risico-object kan slechts één enkele keer geselecteerd worden. Mijn schadegeval - omschrijving Via dit tabblad kan er informatie over het schadegeval worden ingevoerd: datum en uur van het schadegeval, omschrijving, Btw-plichtige, proces-verbaal. Verplichte velden zijn aangeduid met een sterretje. Pagina 43 van 48
Toegevoegde documenten Er kunnen bijlagen (proces-verbaal, foto) bij de aangifte worden gevoegd door te klikken op de knop Documenten toevoegen (of via dezelfde knop naast Bevestigen bovenaan het scherm). Het volgende venster maakt het mogelijk het document te zoeken: selecteer het document en klik op Open. Het document wordt toegevoegd: men ziet de grootte en er kan een omschrijving worden ingevoerd. Ter herinnering: de maximale grootte per document bedraagt 2 Mb. Er kunnen maximaal 10 documenten toegevoegd worden. Het totale maximum van de documenten mag niet meer dan 10 Mb bedragen. De klant kan eender welk soort document versturen. Pagina 44 van 48
Om daarna deze bijlagen naar de maatschappijen te kunnen sturen via een bericht Administratieve opening, moeten het documenten zijn in pdf, jpg of tiff formaat (Telebib2 normen). Klik op de knop Bevestigen om de aangifte te versturen. De klant ontvangt een bericht ter bevestiging dat de aanvraag wel degelijk verzonden is en In afwachting staat van behandeling door zijn makelaar. Pagina 45 van 48
6.8. Een vrij bericht sturen Uw klanten kunnen vanuit de Klantenzone ook vrije berichten sturen. Zowel algemene berichten als berichten betreffende hun algemene gevens, of betreffende een bepaald contract, risico of schadegeval. Hierbij bestaat ook de mogelijkheid om één of meerdere bijlagen toe te voegen. Daartoe gebruikt men de knop Documenten toevoegen. Dezelfde regels zijn van toepassing als deze van de schade aangifte: - de maximale grootte per document bedraagt 2 Mb - er kunnen maximaal 10 documenten toegevoegd worden - het totale maximum van de documenten mag niet meer dan 10 Mb bedragen. Voorbeeld: vanuit een contract, klikken op «Nieuw bericht». Het onderwerp en het contractnummer worden automatisch ingevuld. De klant moet enkel nog het bericht zelf intikken en vervolgens de verzending bevestigen. Er volgt een boodschap die bevestigt dat het bericht goed verzonden is en in afwachting staat van behandeling door zijn makelaar. Opmerking Indien de consument een bericht stuurt vanuit de algemene context Mijn berichten, moet hij zelf het onderwerp bepalen en een context kiezen. Pagina 46 van 48
6.9. Status van de verzonden berichten De consument kan in de klantenzone alle aanvragen terugvinden die hij naar zijn makelaar heeft gestuurd, alsmede hun status en het eventuele antwoord van zijn makelaar. Door te klikken op de knop Overzicht (onder Berichten ) verschijnen de berichten onderaan rechts. Pagina 47 van 48
De berichten kunnen ook bereikt worden door de schuiven met de horizontale schuifbalk. De consument kan zijn berichten filteren op status: alle, in afwachting, in behandeling of aanvaard. Door een bepaalde aanvraag aan te klikken en dan op Detail te klikken kan de consument het bericht lezen en het eventuele antwoord van zijn makelaar zien. Pagina 48 van 48