Profiel Manager bedrijfsvoering apotheek 5 februari 2018 Opdrachtgever UMC Utrecht Voor meer informatie over de functie Manon Min, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 06 29 00 47 81 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden
Inhoudsopgave 1 UMC Utrecht 3 1.1 De apotheek 3 2 De manager bedrijfsvoering apotheek 5 3 Het profiel en de gewenste capaciteiten 6 4 De arbeidsvoorwaarden 7 5 De selectieprocedure 8 2 van 8
1 UMC Utrecht Met ruim 12.000 medewerkers is het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) een van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland en de grootste werkgever in de regio. Zorg, onderzoek en onderwijs zijn de drie pijlers van het UMC Utrecht. In haar voortdurende streven om de gezondheid van mensen te verbeteren, zijn zij onlosmakelijk met elkaar verbonden. Toonaangevend wetenschappelijk onderzoek, grensverleggende innovaties en samenwerking met patiënten en andere belanghebbenden vormen de basis voor excellente zorg. Dit vertaalt zich in de volgende missie: Het UMC Utrecht is een internationaal toonaangevend universitair medisch centrum waarin kennis over gezondheid, ziekte en zorg, voor patiënt en samenleving wordt gemaakt, getoetst, gedeeld en toegepast. Het UMC Utrecht bouwt voortdurend aan de beste zorg waarbij kennis en mensen de belangrijkste bouwstenen zijn. Zonder kennis over ziekte en gezondheid en zonder mensen die deze kennis kunnen ontwikkelen, delen en toepassen, kan de zorg niet verbeterd worden. Het UMC Utrecht biedt toekomstbestendige zorg, onderzoek en onderwijs zowel in ecologisch, economisch en sociaal opzicht. Duurzaamheid is sinds 2015 opgenomen in de bedrijfsstrategie: Wij lopen voorop in onze bijdrage aan een gezond leven, ook voor komende generaties door duurzaam en maatschappelijk verantwoord te handelen. De zorg binnen het UMC Utrecht is verdeeld in 12 divisies. 1.1 De apotheek De apotheek van het UMC Utrecht is onderdeel van de divisie Laboratoria en Apotheek. De apotheek is met circa 250 medewerkers verantwoordelijk voor de integrale farmaceutische zorg binnen het UMC Utrecht en werkt in het zorgproces nauw samen met andere divisies en met zorginstellingen buiten het UMC Utrecht. De apotheek heeft de laatste jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt naar een belangrijke en herkenbare partner in het patiënten proces. Zo is er in de afgelopen jaren een IC-apotheek, een celtherapie faciliteit en een poliklinische apotheek gebouwd, is de klinische farmacie in het WKZ stevig geworteld, zijn zorgpaden ingericht en heeft de apotheek een belangrijke rol bij de opname en het ontslag van de patiënt. Ook de samenwerking met het in het voorjaar te openen PMC krijgt steeds meer vorm. Uiteraard heeft de academische component een belangrijke plek binnen de apotheek, middels onderzoek, opleiding, onderwijs en innovatie. De apotheek functioneert onder leiding van het hoofd apotheek, gevestigd ziekenhuisapotheker en is verdeeld in 5 (inhoudelijke) afdelingen en een bedrijfsbureau. Iedere inhoudelijke afdeling wordt aangestuurd door een inhoudelijke professional, veelal een ziekenhuisapotheker. Voor 3 van de 5 inhoudelijke afdelingen is er ook een manager die de teams integraal (bedrijfsmatig) aanstuurt. Het bedrijfsbureau biedt ondersteuning in de ruimste zin van het woord aan de bedrijfsprocessen van de apotheek. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de manager bedrijfsvoering apotheek (binnen het UMC Utrecht is de formele functienaam manager apotheek). Het management van de apotheek rapporteert aan het hoofd apotheek. 3 van 8
4 van 8
2 De manager bedrijfsvoering apotheek De opdracht De transitie van de afgelopen jaren is nog niet af. Belangrijk is dat de ingezette koers afgemaakt en geborgd wordt. Rekening houdend met een snel veranderend zorglandschap waarin de apotheek heldere keuzes moet maken en focus moet aanbrengen. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is om op basis van duidelijke taken en verantwoordelijkheden een doeltreffende en transparante besturing in te brengen zodat doelen behaald worden en processen verbeteren. Heldere stuurinformatie (managementinformatie) is het handvat waarmee doelgericht resultaten behaald worden die door en samen met betrokken mensen worden bereikt. Naast de bedrijfsmatige opgave is het van belang om de samenwerking en het teamgevoel in de apotheek verder te stimuleren en de rol van de apotheek in de ketenzorg, zowel in-als extern, te verstevigen en uit te bouwen. De manager bedrijfsvoering stuurt een klein team medewerkers aan (circa 4 medewerkers; secretariaat en een operationeel medewerker bedrijfsvoering). De manager bedrijfsvoering faciliteert het optimaal bedrijfsmatig functioneren van de gehele apotheek en draagt de verantwoording voor financiën, ICT, HR en communicatie. Hij geeft functioneel leiding (geen hierarchische verantwoordelijkheid) aan de managers van de subafdelingen en ontwikkelt en implementeert samen met hen beleid op de bedrijfsmatige onderdelen dat integraal toepasbaar is binnen de gehele apotheek. De manager bedrijfsvoering werkt samen met een businesscontroller vanuit centraal niveau.. 5 van 8
3 Het profiel en de gewenste capaciteiten De manager bedrijfsvoering apotheek heeft qua team aansturing maar een kleine span of control. Zijn integrale verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering geldt echter voor de gehele apotheek en hij fungeert daarmee als spil van de apotheek. Dit vraagt om natuurlijk overwicht en dienend leiderschap. Hij draagt zijn verantwoordelijkheid niet alleen vanuit een hierarchische positie en hij heeft een voorwaarden scheppende rol. De manager bedrijfsvoering is een sparringpartner voor zowel het hoofd van de apotheek als voor de managers van de subafdelingen. Hij weet uitstekend de verbinding te leggen tussen het thema bedrijfsvoering en de inhoudelijke afdelingen enerzijds maar ook op divisieniveau en divisieoverstijgend niveau is hij een goede gesprekspartner en een verbindende kracht. Samenwerken en het stimuleren tot samenwerken is daarbij essentieel. Humor en relativeringsvermogen zijn eigenschappen die goed bij hem passen en die hij graag inzet. Gewenste capaciteiten Bedrijfsmatige academische opleiding. (Project)managementervaring in een brede bedrijfsvoeringsrol binnen een grote, complexe en professionele organisatie in verandering. Financieel goed onderlegd. Stevig gesprekspartner (standvastig) met uitstekende communicatieve vaardigheden. Gericht op het behalen van doelen en resultaten. Ervaring met accountmanagement. Netwerken en samenwerking is een voorwaarde voor succes in deze positie, dus ruime ervaring hiermee is essentieel. Proactieve, gedreven en doortastende houding. 6 van 8
4 De arbeidsvoorwaarden De functie van manager bedrijfsvoering apotheek is ingeschaald in schaal 12 van de cao universitair medische centra, met een maximum van 5.562,- bruto per maand op basis van 36 uur. Hierbij komt ook nog een eindejaarsuitkering van 8,3%. Het betreft een positie voor de periode van 1 jaar met de intentie dit om te zetten naar een vast dienstverband bij goed functioneren. 7 van 8
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door Manon Min van Leeuwendaal met kandidaten. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De selectiecommissie beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door UMC Utrecht Vervolgens voeren kandidaten gesprekken met de selectie- en/of adviescommissie. Na de tweede ronde vindt het assessmentonderzoek plaats en de Predictieve Index. Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats, worden referenties ingewonnen en doet een extern bureau (de Validata Group) een integriteitsonderzoek. 8 van 8