Finsys 5 Invoeren bank- en giromutaties versie 5.3 Administratieve applicaties voor tankstation en oliehandel
1 Invoeren bank- en giromutaties 2 Stap 1 1: Stap 2 2: Stap 3 3: Stap 4 4: Stap 5 5: Stap 6 6: Stap 7 7: Selecteer dagboek Selecteer boekjaar en periode Invoeren boekstukgegevens Invoeren grootboekgegevens Opslaan mutaties Controleren van de ingevoerde mutaties Verw erken van mutaties in het grootboek (en subadministratie) 3 4 5 7 12 13 14
2 1 Invoeren bank- en giromutaties Het pakket FINSYS 5 is ontwikkeld voor de financiële administratie van het tankstation en de oliehandel. U kunt hierin alle boekhoudkundige gegevens van meerdere boekjaren vastleggen. Omwille van de overzichtelijkheid zijn voor het vastleggen van deze gegevens binnen het pakket diverse dagboeken beschikbaar. Het gaat hier onder andere om een inkoop-, verkoop-, kas-, bank-/giro- en memoriaalboek. Voor de meer algemene informatie ten behoeve van het vastleggen van de financiële feiten verwijzen wij u naar het stappenplan "Verwerken boekhoudkundige gegevens algemeen". In dit stappenplan richten wij ons op het invoeren van de bank- en/of girotransacties. Voor het invoeren van de boekhoudkundige gegevens dient u binnen het pakket te kunnen beschikken over een aantal essentiële stamgegevens (onder andere grootboekrekeningen en dagboeken). Hiervoor verwijzen wij naar het stappenplan "Stambestanden financiële administratie". Binnen dit stappenplan gaan wij er vanuit dat de bestanden zijn gevuld. Het pakket FINSYS is verkrijgbaar in een Junior- en een Senioruitvoering. Daar waar de handelingen specifiek zijn afgestemd op een bepaalde uitvoering van het pakket hebben wij dit zoveel mogelijk aangegeven. Deze stappen zijn te herkennen aan de toevoeging Senior. We gaan uit van een startsituatie. Sommige velden of bestanden dienen slechts eenmalig bij aanvang te worden gevuld. In het stappenplan wordt dit aangegeven als Initieel. Onder de verschillende stappen hebben wij het pad binnen het menu aangegeven dat dient te worden gevolgd om in het scherm te komen waarbinnen de omschreven handelingen dienen te worden verricht. In dit stappenplan zijn ook handige gebruikerstips opgenomen. Deze handige weetjes kunt u herkennen aan het volgende symbool: Bepaalde zaken waar u even op dient te letten worden gekenmerkt door dit symbool:
3 1.1 Stap 1: Selecteer dagboek [Mutaties] [Invoeren] Na het maken van deze menukeuze treft u een overzicht van alle voor invoer beschikbare dagboeken in uw administratie. Afbeelding 1 U selecteert het dagboek bank of giro door eenvoudig op dit dagboek te klikken.
4 1.2 Stap 2: Selecteer boekjaar en periode Na het selecteren van het bank- of giroboek verschijnt het invoerscherm voor het boekjaar en de periode waarin u de mutaties wilt invoeren. Afbeelding 2 Onder de omschrijving van het bank- of giroboek wordt de grootboekrekening van dit dagboek getoond. In het voorbeeld hierboven is dit grootboekrekeningnummer 01160. - [Jaar]: standaard wordt het laatst geopende boekjaar getoond. Wanneer u twee boekjaren open heeft staan, kunt u in het selectievenster kiezen voor het vorige boekjaar. Zie voor het werken in meerdere boekjaren het stappenplan "Het openen en afsluiten van een boekjaar". - [Periode]: standaard wordt de periode van dit dagboek getoond waarin voor het laatst bank- of giromutaties zijn ingevoerd. U kunt zelf een andere periode ingeven indien gewenst. - Klik op [OK] indien u verder wilt gaan. Na het selecteren van het boekjaar en de periode verschijnt het invoerscherm voor het ingeven van de mutaties. Bovenin het scherm geeft u de gegevens per boekstuk in en op de grootboekregels geeft u de uitsplitsing van het boekstuk naar de diverse grootboekrekeningen in. Onderin het scherm treft u de totaalgegevens van alle ingevoerde regels aan. Daaronder wordt aanvullende (detail)informatie per ingevoerde subregel getoond. Het invoeren van de bank- of girotransacties wordt hieronder in -Stap 3 en Stap 4- uitgebreid beschreven.
5 1.3 Stap 3: Invoeren boekstukgegevens Na het selecteren van het bank- of giroboek en het boekjaar en de periode verschijnt het scherm waarin u de mutaties kunt invoeren. Het dagboek, boekjaar en periode blijven bovenin het scherm in de titelbalk vermeld staan zolang deze menukeuze actief blijft. U kunt zo op elk moment eenvoudig controleren of u de mutaties in het juiste dagboek, boekjaar en periode aan het invoeren bent. De periode wordt bovendien extra vermeld onder de bladerknoppen rechtsboven in het scherm. Afbeelding 3 In het voorbeeld hierboven bevindt u zich in het dagboek [Bankboek] met het boekjaar [2006] en periode [3]. Boekstuknummers Van alle financiële transacties binnen een onderneming dienen de gegevens in de administratie te worden opgenomen. De gegevens worden op diverse soorten boekstukken vastgelegd. Elk van deze groepen boekstukken wordt doorlopend genummerd. Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte nummerreeks hanteren voor de inkoopfacturen en voor de kasstukken. Voor de bank- en giroafschriften kunt u het afschriftnummer als boekstuknummer overnemen. U kunt ook gebruik maken van een aparte optie "Ingeven Afschriftnummer" bij de bank- en giroboek en. Zie ook het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 8-. Wanneer u hiervan gebruik maakt, kunt u naast een boek stuk nummer ook een afschriftnummer bij de boek stuk gegevens meegeven. Dit afschriftnummer wordt ter informatie meegenomen naar de grootboek administratie. Op deze manier k unt u in uw dagboek administratie een eigen boek stuk nummering hanteren en toch een link leggen naar het afschrift van de bank instelling. Het invoeren van de boekstukgegevens gaat als volgt: Afbeelding 4 - Klik op de knop [Nieuw] in het invoerscherm. Het boekstuknummer en de datum worden automatisch gevuld met het eerstvolgende boekstuknummer en de datum van invoeren. - In het veld [Boekstuk] wordt standaard een opvolgend boekstuknummer getoond. Hier kunt u eventueel een ander, door u zelf te bepalen, boekstuknummer invullen.
6 - Ook bij [Datum] kunt u eventueel een andere (afschrift)datum invullen dan de voorgestelde (systeem)datum. De datum kunt u handmatig invoeren of selecteren door op de "kalender" te klikken (de knop rechts van het invoerveld). - Bij [Omschrijving] kunt u een omschrijving invoeren die bij dit boekstuk in de administratie wordt opgeslagen. Tevens wordt deze omschrijving standaard voorgesteld op de eerste in te voeren grootboekregel. - In het veld [Beginsaldo] kunt u het beginsaldo van het boekstuk (dagafschrift) invullen. Aan de hand van de ingevoerde mutaties zie -Stap 4- wordt het [Eindsaldo] berekend. Hierdoor kunt u tijdens het invoeren van de transacties eenvoudig controleren of het totaal van alle ingevoerde mutaties overeenstemt met het eindsaldo op het dagafschrift van de bank of giro. Het is mogelijk om zelf bij de boekstukgegevens het eindsaldo in te geven en vervolgens met het invoeren van de transacties een automatische controle op het eindsaldo per boekstuk te laten uitvoeren. U kunt hiervoor gebruik maken van de optie "Ingeven eindsaldo" bij de kas-, bank- en giroboeken. Zie hiervoor ook het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 8-. - Wanneer u gebruik maakt van de optie "ingeven eindsaldo" dient u zelf in het veld [Eindsaldo] het eindsaldo van het boekstuk in te vullen. Naast het eindsaldo wordt tijdens het invoeren van de grootboekgegevens steeds het "tussensaldo" (dat wil zeggen het beginsaldo inclusief de ingevoerde mutaties) gepresenteerd. U kunt het boekstuk afsluiten wanneer het tussensaldo gelijk is aan het door u ingegeven eindsaldo. - Wanneer u gebruik maakt van de optie "ingeven afschriftnummer" kunt u zelf een afschriftnummer per boekstuk invullen. Als deze optie is ingeschakeld zal standaard het voorgestelde boekstuknummer als afschriftnummer worden ingevuld. U kunt dit nummer natuurlijk weer zelf wijzigen indien gewenst.
7 1.4 Stap 4: Invoeren grootboekgegevens In het invoergedeelte midden in het scherm geeft u de verdeling van de boeking over de diverse grootboekrekeningen in. Het totaal van de ingegeven regels wordt automatisch tegengeboekt op de grootboekrekening bank of giro. Afbeelding 5 De onderstaande gegevens zijn bedoeld voor de uitsplitsing van het betreffende bank- of giroafschrift: - [Grootboek]: Hier geeft u het grootboekrekeningnummer in waarop u wilt boeken. Dit kunt u eventueel via de zoekfunctie op rekeningnaam doen. - [Kostenplaats]: Wanneer u gebruik maakt van de optie kostenplaatsen, zult u hier een kostenplaatsnummer in moeten geven wanneer dit voor de betreffende grootboekrekening van toepassing is. Ook hier kunt u via de zoekfunctie op kostenplaatsnaam het bijbehorende nummer kiezen. Senior Wanneer u bepaalde k osten of opbrengsten standaard naar één bepaalde k ostenplaats wilt laten boek en, k unt u een "default k ostenplaats" instellen. Zie hiervoor het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" - Stap 7-. Wanneer u bij de grootboek rek ening een default k ostenplaats heeft ingesteld, zal deze k ostenplaats automatisch worden ingevuld. U k unt deze natuurlijk alsnog wijzigen indien u dit wilt. Wanneer u bepaalde k osten of opbrengsten via een standaardverdeling over diverse kostenplaatsen wilt uitsplitsen, kunt u gebruik maken van de instelling "Verdeel over k ostenplaatsen" bij de betreffende grootboek rek ening. Zie hiervoor het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 7-.
8 Bij een grootboek rek ening met een ingegeven procentuele verdeling over diverse k ostenplaatsen hoeft u hier geen k ostenplaatsnummer in te geven. Deze kosten of opbrengsten kunt u eventueel op een later moment uitsplitsen over de verschillende k ostenplaatsen. Dit dient in ieder geval vóór het doorboeken van de mutaties te gebeuren. U kunt de kosten of opbrengsten uitsplitsen door op de betreffende grootboekregel te gaan staan en de knop [Uitsplitsen] aan te klikken. De ingevoerde regel splitst zich dan uit naar meerdere regels volgens de door u ingestelde verdeling. - [Subnr]: Wanneer u op een grootboekrekening van een subadministratie (debiteuren of) crediteuren boekt, dient u hier het (debiteur- of) crediteurnummer in te vullen. Wanneer u tevens beschikt over het pakket VORSYS 5 kunt u bij de grootboekrekening van de subadministratie voorraad hier het artikelnummer invullen. U kunt dit eventueel via de zoekfunctie op naam doen. Wanneer u niet op een grootboekrekening van een subadministratie boekt, zal dit veld grijs getoond worden en hoeft u hier ook niets in te vullen. Met behulp van het zoekscherm kunt u, wanneer u de (debiteur- of) crediteurgegevens niet weet, in de openstaande posten zoek en. Hierbij heeft u de keuze uit één of meerdere zoekcriteria: - Alle posten tonen - Een bedrag met eventuele marge (= afwijk ing op het ingegeven bedrag) - Een rek eningnummer - Een factuurnummer - Bij de crediteuren k unt u daarnaast ook nog op crediteurfactuurnummer zoek en. Afbeelding 6
9 Wanneer u op de knop [Zoek] klikt, wordt er een overzicht getoond van de gevonden openstaande posten die voldoen aan de ingegeven zoekcriteria. Afbeelding 7 U kunt één of meerdere facturen selecteren door het vakje van de betreffende regel(s) aan te vinken. Het veld [Afboeken] in het zoekscherm wordt dan standaard gevuld met het openstaande factuurbedrag. Het af te boek en bedrag k unt u eventueel nog aanpassen indien het ontvangen of betaalde bedrag afwijk t van het openstaande factuurbedrag. In de k olom [In verwerking] wordt aangegeven of de openstaande post reeds is opgeroepen in een andere mutatie, bijvoorbeeld in een vorig bankboekstuk. Wanneer u op [OK] klikt, worden de benodigde gegevens per factuur op een regel in het scherm overgenomen. Het veld [Omschrijving] wordt standaard gevuld met "Betaling factuur" gevolgd door het factuurnummer. - [Factuur]: Wanneer u op een grootboekrekening van een subadministratie debiteuren of crediteuren boekt, dient u hier het factuurnummer in te vullen. Wanneer u niet op een grootboekrekening van een subadministratie boekt, zal dit veld grijs getoond worden en hoeft u hier ook niets in te vullen. Ook hier kunt u gebruik maken van de zoekfunctie binnen de openstaande posten. U heeft dezelfde zoek criteria ter beschik k ing als onder [Subnr] vermeld. Het enige verschil is dat er alleen binnen de openstaande posten van de ingegeven (debiteur of) crediteur wordt gezocht. U kunt ook zoeken op (een deel van) het crediteurfactuurnummer door gebruik te maken van het %-teken op de plek van de variabele gegevens: Afbeelding 8
10 Afbeelding 9 - [Omschrijving]: Hier kunt u een door u zelf te kiezen omschrijving invullen. Wanneer u ook bij de boekstukgegevens een omschrijving heeft ingevoerd, wordt die omschrijving standaard gepresenteerd op de eerste grootboekregel. Op elke volgende grootboekregel van hetzelfde boekstuk wordt de omschrijving van de voorgaande regel automatisch herhaald. U kunt deze omschrijving natuurlijk altijd wijzigen of eventueel aanvullen. - [Af]: Wanneer er een bedrag van de bank- of girorekening is afgeboekt, kunt u hier dit bedrag invoeren. Dit is het transactiebedrag inclusief BTW. - [Bij]: Wanneer er een bedrag op de bank- of girorekening is bijgeboekt, kunt u hier dit bedrag invoeren. Dit is het transactiebedrag inclusief BTW. Door de knop aan te klikken is het mogelijk om het "restbedrag" van de mutatie automatisch op te roepen. U dient dan wel gebruik te maken van de optie "ingeven eindsaldo" bij het betreffende bank- of giroboek. Deze knop bevindt zich boven de k olom "Omschrijving". - [BTW]: Hier geeft u de BTW-code in. U kunt hierbij gebruik maken van het zoekscherm waarmee u op de omschrijving van de door u ingestelde BTW-tarieven kunt zoeken. In het bank- en giroboek zijn alle BTW-codes toegestaan. - [BTW-bedrag]: Aan de hand van de door u ingegeven BTW-code wordt automatisch het BTW-bedrag berekend. U kunt dit bedrag nog eventueel aanpassen. In het bank- en/of giroboek wordt het BTW-bedrag uit het ingegeven inclusieve transactiebedrag gehaald. De invoer van BTW-gegevens is niet mogelijk op de grootboek rek eningen waarvan u een subadministratie bijhoudt (bijvoorbeeld debiteuren/ crediteuren). De BTW-uitsplitsing vindt dan plaats op de tegenrek ening(en) en is hier dus niet van toepassing. De invoer van BTW-gegevens is niet verplicht, maar wanneer u een BTWcode ingeeft, moet u ook een BTW-bedrag invullen. Omgekeerd kunt u alleen een BTW-bedrag invoeren wanneer u een BTW-code heeft ingegeven. Dit is nodig om het BTW-overzicht op een juiste manier te kunnen presenteren. Zie hiervoor ook het stappenplan "Financiële overzichten" hoofdstuk 5. - [Volume]: U kunt hier eventueel een volume of aantal ingeven. De invoer van een volume is overigens niet verplicht en kan per grootboekrekening uitgeschakeld worden.
11 Met behulp van de knop [Importeren] kunt u een zogenaamde bankbatch oproepen. Het gaat hier om door u aangemaak te incasso- en/of betaalopdrachten. U k unt hiermee de detailgegevens uit de incasso- of betaalopdracht automatisch in een bank- of giroafschrift overnemen. Wanneer er zich stornoposten bevinden tussen de te importeren detailgegevens, kunt u voordat u [OK] kiest, met behulp van de button [Crediteur] of [Debiteur] een factuur wederom in de openstaande posten opnemen. Een dergelijk e factuur wordt dan bij het importeren niet overgenomen in het boekstuk. (Detail)informatie Links onderin het scherm wordt aanvullende (detail)informatie per ingevoerde grootboekregel getoond. Het gaat hier om de volgende gegevens: - [Grootboek]: hierachter wordt de naam van de ingevoerde grootboekrekening getoond. - [Kostenplaats]: wanneer er een kostenplaats is ingegeven, wordt hier de naam van de kostenplaats vermeld. Wanneer de ingave van een kostenplaats op de betreffende grootboekrekening niet nodig is, wordt dit veld in het grijs weergegeven. - [Debiteur]/[Crediteur]/[Voorraad]: wanneer u op een grootboekrekening van een subadministratie debiteuren, crediteuren of voorraad boekt, wordt hier de naam van de debiteur, crediteur of het artikel vermeld. Bij alle overige grootboekrekeningen blijft deze regel leeg. - [Omschrijving BTW]: wanneer u BTW-gegevens heeft ingevoerd, wordt hier de naam van de gekozen BTW-code getoond.
12 1.5 Stap 5: Opslaan mutaties Wanneer u alle grootboekregels heeft ingevoerd, kunt u de mutaties opslaan door op de knop [Opslaan] te klikken. Een journaalpost kenmerkt zich door een evenwicht in debet- en creditbedragen. In het bank- en giroboek geldt dat het "saldo" van de mutaties automatisch op een door u toegekende grootboekrekening bank of giro wordt tegengeboekt. Deze grootboekrekening heeft u bij het betreffende dagboek ingevoerd in het stambestand dagboeken. Zie hiervoor ook het stappenplan "Stambestanden financiële administratie" -Stap 8-. De totaalgegevens van het boekstuk worden dus gevormd door de onder -Stap 4- ingegeven grootboekgegevens. Het saldo van het boekstuk wordt in zijn geheel geboekt op de grootboekrekening bank of giro met de door u onder -Stap 3- ingegeven boekstukgegevens. U kunt een volgende boekstuk invoeren door op de knop [Nieuw] te drukken (zie -Stap 3-). Wanneer u klaar bent met het invoeren van alle mutaties in het bank- of giroboek met het betreffende boekjaar en periode kunt u deze menukeuze verlaten door op de knop [Sluiten] te klikken. De bank- en/of girotransacties blijven per boekjaar en periode bewaard tot aan het moment van doorboeken (zie -Stap 7-). U kunt deze mutaties op een later moment -maar vóór het doorboeken- nog wijzigen of aanvullen.
13 1.6 Stap 6: Controleren van de ingevoerde mutaties [Mutaties] [Afdrukken] Alvorens u de ingevoerde bank- en/of girotransacties gaat verwerken in het grootboek en eventuele subadministraties kunt u hiervan een overzicht per boekjaar en periode afdrukken. Op deze controlelijst vindt u alle ingevoerde gegevens per boekstuk op een overzichtelijke manier terug. Met behulp van deze controlelijst kunt u de ingevoerde mutaties dan ook eenvoudig controleren. De controlelijst ziet er als volgt uit: Afbeelding 10 Eventuele correcties kunt u aanbrengen door bij [Mutaties] [Invoeren] het bank- of giroboek en het betreffende boekjaar en periode opnieuw te kiezen. U kunt dan het ingevoerde boekstuk oproepen door het boekstuknummer direct in te toetsen achter het veld [Boekstuk] of door gebruik te maken van de bladerknoppen. Zie verder ook -Stap 3, Stap 4 en Stap 5- hierboven. Na het maken van de wijziging worden de gecorrigeerde gegevens opgeslagen door op de knop [Opslaan] te klikken. Het afdrukken van een controlelijst van ingevoerde bank- en/of girotransacties kan zolang u de mutaties nog niet heeft doorgeboekt.
14 1.7 Stap 7: Verwerken van mutaties in het grootboek (en subadministratie) [Mutaties] [Doorboeken] Wanneer alle bank- of girotransacties van een bepaalde periode door u zijn gecontroleerd en akkoord bevonden, kunt u overgaan tot het verwerken van deze gegevens. Met de menukeuze [Mutaties] [Doorboeken] verwerkt u de ingevoerde boekstukken in uw grootboek en eventuele subadministraties. Het doorboeken van mutaties gaat als volgt: - Selecteer het bank- of giroboek en het boekjaar en periode waarvan u de mutaties wilt doorboeken door op de betreffende regel te klikken. - Vervolgens klikt u op de knop [Volgende]. - U selecteert eventueel de juiste printer en klikt daarna op [Ok]. - Er wordt nu gevraagd of u de mutaties van het bank- of giroboek heeft afgedrukt. Als u dit niet heeft gedaan drukt u op [Nee] en volgt u eerst -Stap 6- hierboven. Het afdrukken van de mutaties ter controle is niet verplicht, maar wordt door ons wel aanbevolen. U kunt de vraag of u de mutaties heeft afgedrukt dus ook met "ja" beantwoorden als u dit niet gedaan heeft. U dient zich dan wel te realiseren dat afdrukken van de mutaties nadat u heeft doorgeboekt niet meer mogelijk is. Wanneer u voor [Ja] kiest, wordt er nog een laatste bevestiging gevraagd. Gaat u akkoord met het doorboeken van de bank- of girotransacties van het genoemde boekjaar en periode dan kunt u hier [Ja] kiezen. Met [Nee] breekt u deze menukeuze af en wordt er niet doorgeboekt. Na het doorboeken wordt er een verslag afgedrukt op de door u gekozen printer. Op dit verslag wordt de journaalpost inclusief een aantal gegevens met betrekking tot de verwerking in het grootboek vermeld. Na het doorboeken zijn de gegevens verwerkt in het grootboek en eventuele subadministraties. De mutaties zijn dan niet meer bij [Mutaties] [Invoeren] op te roepen. Eventuele correcties op reeds doorgeboekte gegevens dient u via een aparte correctie journaalpost -veelal in het memoriaalboek- in te voeren en door te boeken.