Gemeente Tilburg Burgemeester Letschertweg, verbinding Reeshof - Eossenberg Esthetische kwaliteit voor een redelijke prijs 1
Inhoud 1 Samenvatting 3 2 Projecttypering 4 3 Projectdoelen 6 4 Werkwijze 7 5 Resultaten 10 6 FAQ s 11 7 Bijzonderheden 13 8 Tips & ervaringen 14
1 Samenvatting Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. De opgave Het project Burgemeester Letschertweg omvat het ontwerp, de realisatie en het onderhoud van de totale infrastructuur van het nog ontbrekende deel van de Burgemeester Letschertweg, de noordwesttangent van Tilburg. Het project omvat tevens de realisatie en onderhoud voor 20 jaar van een vaste, hoge brug over het Wilhelminakanaal. Jan Mastenbroek Henk Geerts Keuze voor EMVI Door dit geïntegreerde project op basis van EMVI te gunnen werd de kwaliteit geborgd en werd de markt uitgedaagd om een mooi ontwerp aan te leveren. De gemeente heeft de ambitie om van de brug een in het oog springend bouwwerk te maken, dat past bij het imago van de stad. De vormgeving van de brug over het Wilhelminakanaal is door drie beoordelaargroepen gewaardeerd op punten, te weten bestuurders, lokale en regionale belangenbehartigers en vormgevingsdeskundigen. De kwaliteit telde driemaal zo zwaar als de inschrijvingsprijs. Wat heeft het opgeleverd? Het aanbestedingstraject heeft geleid tot de gunning aan de inschrijving met de laagste prijs en tegelijk de hoogste kwaliteit en had daarmee automatisch de beste prijs/kwaliteitverhouding. Uit de inschrijvingssommen blijkt dat het plafondbedrag goed gekozen was. Daarnaast was het gekozen brugontwerp onverwacht gedurfd. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit (mei 2010). 3
2 Projecttypering De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeerd. 2.1 Typering algemeen Projectnaam Beschrijving/voorwerp van de opdracht Werkzaamheden in hoofdlijnen Burgemeester Letschertweg, verbinding Reeshof - Vossenberg Het werk omvat het nog ontbrekende deel van de Burgemeester Letschertweg, de noordwesttangent van Tilburg, tussen de wijk Dalem Zuid (Dalemdreef) en bedrijventerrein Vossenberg West (Gesworenhoekseweg), inclusief de aansluiting op en de inpassing in de omliggende structuren. De Burgemeester Letschertweg is een gebiedsontsluitingsweg, categorie 1, met 2 x 2 rijstroken met een ontwerpsnelheid van 80 km/uur. Het werk omvat tevens het onderhouden van de in het kader van het werk te realiseren vaste, hoge brug over het Wilhelminakanaal, gedurende een periode van 20 jaar. Het werk bestaat in hoofdzaak uit: Ontwerpwerkzaamheden Uitvoeringswerkzaamheden Onderhoudswerkzaamheden brug Conditioneringwerkzaamheden Projectmanagement Het betreft de navolgende technische disciplines: Wegen Kunstwerken Verkeersregelinstallaties Openbare verlichtingsinstallaties Waterhuishouding Groenvoorzieningen Geluidwerende voorzieningen Projectomvang Openbaar aanbestedingsplichtig 31.000.000 (excl. BTW) Europese aanbesteding volgens de niet-openbare procedure conform het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2005. 4
Projectnaam Bouworganisatievorm Opdrachtgever Adres opdrachtgever Geïnterviewde Opdrachtnemer Moment van gunning Start uitvoering Einde contract Actuele status (mei 2010) Burgemeester Letschertweg, verbinding Reeshof - Vossenberg Het betreft een geïntegreerd contract voor ontwerp, uitvoering en meerjarig onderhoud (DBM) onder de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-gc) 2005. Gemeente Tilburg Afdeling Infrastructuur en Gebouwen Postbus 90157 5000 LL Tilburg Telefoon 013-2131313 Jan Mastenbroek en Henk Geerts Combinatie Gebr. Van Kessel (Tilburg) en Van Hattum en Blankevoort (Woerden) Het werk is onder de faseovereenkomst gegund op 31 maart 2010 Zodra voorbereiding afgerond is, medio 2010 25 februari 2012 De voorbereiding is in volle gang. 5
3 Projectdoelen Draagvlak onder de bewoners was voor de politiek van groot belang. Hiertoe werden inwoners en wijkvertegenwoordigers geraadpleegd voor hun mening over het ontwerp. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen - succesbepalende factoren Vanwege de omvang en zichtbaarheid van het project wenste het bestuur een breed draagvlak onder de bevolking. Daarom is gekozen om de bewoners en omwonenden uitgebreid te raadplegen. 3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren Het ontwerp is interactief tot stand gekomen samen met de inwoners van de gemeente Tilburg. Met behulp van internet kon de bevolking reageren op de ontwerpen. De gemeente heeft hiervoor kosten gemaakt en het aanbieden van deze mogelijkheid kostte tijd, maar leverde wel draagvlak op. Daarnaast mochten vertegenwoordigers van de wijkraden in de beoordelingscommissie plaats nemen. De beoordelingscommissie heeft in een ambitiedocument vastgelegd wat (de inwoners van) de gemeente voor ogen had. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) Door dit geïntegreerde project op basis van EMVI te gunnen werd de kwaliteit geborgd en werd de markt uitgedaagd om een mooi ontwerp aan te leveren. De marktpartij kan tevens organisatorisch voordelen behalen uit het geïntegreerd werken en ook de uitstraling van het project is interessant voor marktpartijen. 6
4 Werkwijze De gemeente had weinig ervaring met gunnen op waarde, daarom is het traject zeer zorgvuldig doorlopen. De weg en brug zijn als één integraal project aanbesteed met veel aandacht voor het ontwerp en uitstraling. Dit hoofdstuk beschrijft de gehanteerde werkwijze. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming Er is een voorontwerp gemaakt en op basis daarvan een bestek en een bestemmingsplan. Het zouden eerst drie projecten worden, maar dit vereiste veel coördinatie. De gemeente besloot om het een integraal project te maken, vanwege: Voorkeur om te werken met één partij voor het totale project. De samenhang tussen de onderdelen (brug & weg) en de benodigde afstemming. De wens om de planningen te halen (mogelijke tijdwinst door creativiteit markt). Interessant project voor de markt. Ervaring met EMVI opdoen. Weinig kennis van het bouwen van bruggen, expertise van de markt vragen. 4.2 Aanbestedingsprocedure 4.2.1 Gekozen type procedure Niet-openbare aanbesteding met voorafgaande selectie. 4.2.2 Aankondiging Op uitnodiging. 4.2.3 Selectieprocedure Inschrijvingseisen: Omzet Referenties: brug met een gedefinieerde overspanning Referenties: asfalt werk en grondwerk Referenties: D&C ervaring Zeven partijen schreven zich in (vooral landelijke, één combi) en uiteindelijk hebben zes partijen een daadwerkelijke inschrijving ingediend. 4.2.4 Dialoog / informatie uitwisseling Informatie uitwisseling tijdens het aanbestedingsproces verliep schriftelijk en mondeling (maximaal twee maal). Hierbij werden in principe alle vragen als algemeen aangemerkt en verspreid via de Nota van inlichtingen aan alle inschrijvers, tenzij een inschrijver commercieel belang had bij de vraag, dan kon deze individueel beantwoord worden. 4.2.5 Ontwerpvergoeding 250.000, gelijk verdeeld over de inschrijvers en maximaal 50.000 per inschrijver. 4.3 EMVI Werkwijze 4.3.1 Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Het ontwerp van de weg zo al goed als vast en daarom is het ook niet meegenomen in de EMVI beoordeling. Het ontwerp van de brug daarentegen lag niet vast en dit was bepalend voor de uitstraling van het project en daarmee het draagvlak onder de inwoners van Tilburg. Het ontwerp had veel oplossingsvrijheid, zowel in de afmetingen en materiaal als uitstraling en detaillering. 4.3.2 EMVI gunningcriteria Concept: Mate waarin het ambitieniveau van het ontwerp aansluit bij het ambitieniveau van de aanbesteder Gebaar van het silhouet: herkenbaarheid vanuit verschillende gezichtspunten Belevingswaarde voor de gebruiker Belevingswaarde voor de omgeving Maat- en schaal gevoel verhoudingen in relatie tot het omliggende landschap Brug en brugdelen: Beeldvorming van de constructie: gevoel van dragen en gedragen worden Consistentie in de vormgeving van de bouwdelen: brug, aanbruggen, landhoofden, ondersteuningen 7
Samenhang van het geheel Slankheid van de constructie Detaillering: Uitwerkingsniveau van de vormgeving van de details Consistentie tussen details en het vormgevingsconcept Consistentie tussen details onderling Consistentie tussen gebruik van materiaal, kleur en textuur en het vormgevingsconcept Duurzaamheid van vormgevingsdetails in de tijd Prijs 4.3.3 EMVI afwegingsmodel Dit project kent een budgetplafond, waar alle aanbiedingen aan voldoen. De EMVI criteria zijn erop gericht om in deze groep aanbiedingen een definitieve keuze te maken. In dit project telt kwaliteit voor 75% mee en de prijs voor de overige 25%. In dit laatste geval kijkt men naar het verschil tussen de inschrijvingsprijs en het prijsplafond. Binnen kwaliteit telde concept voor 44%, brug en brugdelen voor 32% en detaillering voor 24%. De EMVI tabel is opgesteld door het aanbestedingsteam van de gemeente en vervolgens tweemaal getoetst met behulp van fictieve bruggen en beoordeeld door een stuurgroep. De resultaten hiervan zijn vastgelegd in een tabel, waarmee de criteria objectief door een jury beoordeeld konden worden. 4.3.4 Meetbaar maken van criteria Er moet altijd gewerkt kunnen worden met objectieve criteria. Dat betekent dat EMVI vraagt om maatwerk en dus ook om nauwkeurig werken. Middels objectieve criteria kunnen ook zachte aspecten zoals bijvoorbeeld de intenties van de aannemer, overlast en werkvlakken beoordeeld worden. De beoordeling vond plaats door een jury en werd per inschrijving onderbouwd (transparantie). Door het doorlopen van de beoordelingscriteria in een simulatie kwamen onduidelijkheden snel aan het licht. Op basis van deze ervaringen konden de criteria worden fijn geslepen. 4.3.5 Beoordeling van de aanbiedingen Aan de hand van de eerder genoemde aspecten werd de vormgeving van de brug over het Wilhelminakanaal beoordeeld. De beoordeling gebeurde door een drietal jury s: bestuurders (gewicht: 30%), lokale en regionale belangenbehartigers (gewicht: 30%) en vormgevingsdeskundigen (gewicht: 40%). Het verschil tussen de inschrijvingssom en het plafondbedrag werd in punten uitgedrukt. 62.000 (excl. BTW) was één punt. De gemeente had geen behoefte aan een gouden brug, maar ook niet aan prijsduikers. Zodoende is voor deze oplossing gekozen. 4.3.6 Keuze verhouding prijs/kwaliteit De vormgeving (kwaliteit) van de oplossingen telde drie keer zo zwaar mee als de inschrijvingsprijs. De prijs werd uitgedrukt in punten, welke werd bepaald aan de hand van het verschil tussen de inschrijvingsprijs en het plafondbedrag. Met de keuze voor het plafondbedrag zijn kosten beheersbaar gemaakt. 4.4 Risicobeheersing Er is niet volgens een vooraf gedefinieerde risicomanagementmethode gewerkt, maar de gemeente heeft wel de vijf à zes grootste risico s bepaald en daarbij de maatregelen benoemd. De voortgang hiervan zal halfjaarlijks worden gerapporteerd. Risicomanagement vereist veel afstemming, omdat het lastig is gebleken allemaal dezelfde taal te spreken. De afstemming heeft echter ook geleid tot kansen; ecologische planning in de omgeving van het project zijn bijvoorbeeld integraal opgepakt en daardoor beter geworden. Daarnaast heeft de gemeente bewust risico genomen met het bestemmingsplan. Het bestemmingsplan was nog niet onherroepelijk en daarom heeft de gemeente een faseovereenkomst opgenomen. De gemeente heeft zich gerealiseerd dat het risicovol zou zijn op scherp te spelen, dat wil 8
zeggen alleen te gunnen op laagste prijs. De kans op additionele kosten na gunning, verminderde kwaliteit en veiligheid werd groter geacht wanneer er middels laagste prijs werd gegund. EMVI biedt dan voordelen, maar voorwaarde is dat de gemeente vertrouwen stelt in de opdrachtnemer. Een ander voorbeeld hiervan zijn de risico s die horen bij het onderhoud, dit is nu bij de opdrachtnemer neergelegd. Dit biedt voor beide partijen het voordeel dat hier in het ontwerp rekening mee gehouden wordt. 4.5 Contractmanagement 4.5.1 Contractuele incentives Geen 4.5.2 Penalties bij niet voldoen contracteisen Wanneer de opdrachtnemer het contract niet nakomt kan hij, afhankelijk van de ernst, van het project uitgesloten worden. 9
5 Resultaten Dit hoofdstuk beschrijft het succes van de gehanteerde werkwijze voor gunnen op waarde. 5.1 Waarom was dit project succesvol 5.1.1 Financieel Aanbestedingsresultaat: de meeste inschrijvingen lagen tussen 26 en 28 miljoen en slechts één inschrijver zat precies op het plafondbedrag van 31 miljoen. 5.1.2 Kwaliteit van de inschrijvingen De gemeente is zeer te spreken over de kwaliteit van de inschrijvingen. Alle inschrijvers hadden ambitieus gewerkt om de ambities van de gemeente te verwezenlijken. Resultaat hiervan is dat aan veel (sub)ambities invulling gegeven kon worden tegen een relatief scherpe prijs. 5.2 Opgetreden projectverstoringen 5.2.1 Juridische complicaties Na gunning heeft één van de inschrijvers een kort geding aangespannen, maar de rechter heeft de gemeente in het gelijk gesteld. 10
6 FAQ s Door het delen van ervaringen wordt het inzicht vergroot in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Door een weloverwogen combinatie tussen selectie-eisen en gunningcriteria. Er is geen voorafgaande marktconsultatie geweest. Er is bewust niet gekozen voor een marktconsultatie vanwege de geringe meerwaarde: het ontwerp van de weg was zo goed als definitief en had weinig ontwerpvrijheid. Het ontwerp van de brug is tussentijds voorgelegd aan de inwoners van Tilburg. Er waren zeven aanmeldingen en zes inschrijvingen. 2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? Wat je als opdrachtgever belangrijk vindt, moet je ook waarderen en hier een groot genoeg gewicht aan koppelen om het onderscheidend te maken. Door een plafondbedrag te stellen voorkom je dat een inschrijving boven je budget uitkomt. 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Wanneer het gewenste eindresultaat al bekend is of het bestuur nadrukkelijk de wens heeft om mee te sturen tijdens het project kan beter niet voor EMVI gekozen worden. Bij gunnen op waarde moet er voor de inschrijvers voldoende oplossingsvrijheid zijn, zodat er onderscheidende oplossingen ontwikkeld kunnen worden. 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Kennis en creativiteit van de markt wordt optimaal benut, de opdrachtgever stuurt in de aanbesteding naar een oplossing waarin die onderdelen zijn opgenomen die voor de opdrachtgever belangrijk zijn. 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Wanneer binnen de organisatie het geloof er is dat D&C een goede oplossing kan leveren. Om dit te ontwikkelen kunnen enkele voorbeeldprojecten helpen, maar ook het simuleren van een aanbesteding kan het inzicht en draagvlak van de eigen organisatie vergroten. 6. Welke risico s brengt gunnen op waarde met zich mee? Bij een niet juiste verhouding van de waarde op de diverse criteria kan een oplossing verkregen worden die niet in de lijn der verwachting ligt. Dit risico is te beheersen door zorgvuldig de criteria en gewichten te bepalen, bijvoorbeeld door de aanbesteding een keer te simuleren. 7. Risico s naar de markt, hoe werkt dat? Bij D&C contracten komen naast vrijheid ook verantwoordelijkheden en risico s bij de opdrachtnemer te liggen. Vaak worden risico s niet meer expliciet gemaakt aan de opdrachtgever. Gevaar ontstaat dat de opdrachtgever de werkelijke risico s gaat onderschatten. 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? Tijdig reageren. Accuraat, transparant en reproduceerbaar werken. Iedere inschrijver gelijk behandelen. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Het beoordelingsproces dient vooraf duidelijk en helder beschreven te zijn. Door dit op te nemen in de inschrijvingsleidraad is het voor alle partijen duidelijk wat de spelregels zijn. 11
10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Tijdens de inlichtingen rondes de mogelijkheid bieden om oplossingen bespreekbaar te maken. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat geantwoord moet worden zonder daarbij te bevoordelen of de concurrentiepositie in het geding te brengen. 12
7 Bijzonderheden In dit hoofdstuk worden opvallende projectkenmerken met betrekking tot gunnen op waarde beschreven. Omschrijving Innovatie - Vernieuwend aspect Het aanleveren van informatie en beoordelen van de esthetica van de brug door (een vertegenwoordiging van) de inwoners van Tilburg. Innovatieruimte - Efficiency aspecten De gemeente heeft geen kennis van het realiseren en onderhouden van bruggen. Integratie van realisatie en onderhoud leverde organisatorische voordelen op en de gemeente hoeft na realisatie het onderhoud niet nog een keer aan te besteden. Door dit geïntegreerde werk op basis van EMVI te gunnen werd de kwaliteit geborgd en werd de markt uitgedaagd een mooi ontwerp aan te leveren. De markt kan tevens voordelen behalen uit het geïntegreerd werken en de uitstraling van het project is uiteraard ook interessant voor een marktpartij. 13
8 Tips & ervaringen In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe de betrokken partijen terug kijken op de aanbestedingsprocedure. 8.1 Uitgevoerde evaluaties Er heeft een korte evaluatie plaatsgevonden. De opdrachtnemer was erg tevreden met de gekozen aanpak, omdat naar zijn mening de aanpak heeft geleid tot een goede verhouding tussen prijs en kwaliteit. Door te kiezen voor een bodemprijs in combinatie met een budgetplafond en daaraan een puntenwaardering te koppelen met een minimum en een maximum, is deze goede prijs / kwaliteit verhouding ontstaan. 8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever Vooralsnog heeft het aanbestedingstraject geleid tot een inschrijving met de laagste prijs en de meeste kwaliteit. De brugkeuze was onverwacht gedurfd. Uit de inschrijvingssommen bleek dat het plafondbedrag goed gekozen was. Middels deze aanpak kon de gemeente relatief snel een totaalopdracht op de markt zetten, zonder veel risico s die volgden uit de ontwerpverantwoordelijkheid. Een totaalpakket biedt voordelen ten opzichte van losse werken, hierdoor worden werkzaamheden afgestemd, het ontwerp is meer in samenhang en het project wordt in één aangesloten stuk uitgevoerd. D&C is een tijdje te rooskleuring geschetst, de voorbereiding van een D&C aanbesteding vergt echter veel aandacht, over de vraagspecificatie moet goed nagedacht worden (functioneel specificeren). Hoewel er soms wat interne hobbels genomen moeten worden, laten de uitgevoerde projecten de voordelen zien. Rollen veranderen ook, er worden minder bestekken ontwikkeld en meer functioneel gespecificeerd, dit heeft tijd en aandacht van de organisatie nodig. Voor de gemeente toont het lef om succes te behalen door te kiezen voor een innovatieve aanbesteding met de nieuwe methode om bewoners mee te laten beslissen. D&C in combinatie met gunnen op EMVI biedt veel kansen voor een terugtredende overheid. 8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) Een sterk punt was de beoordeling door een jury te laten plaatsvinden waarin mensen zitting hadden uit verschillende aandachtsgebieden, bijvoorbeeld een wijkvertegenwoordiger, een techneut en iemand van de gemeente. Daarnaast werd het meedenken over het realiseren en het onderhoud samen met de architect als positief ervaren. De directe input van de architect werd hierbij zeer op prijs gesteld. De gemeente ontving veel positieve berichten van de markt. Men gaf aan dat het eens niet alleen over euro s gaat, maar juist over vernieuwenting met kwaliteit. Een puntje van aandacht: De opdrachtgever heeft getracht een zo objectief mogelijke beoordeling te laten plaatsvinden, maar bepaalde aspecten zijn toch subjectief beoordeeld, bijvoorbeeld de vormgeving van de brug. Vormgeving is niet meetbaar en objectief. Een tip is om in dit geval de vormgeving/opvallendheid van de brug te vertalen naar wel meetbare criteria. Bijvoorbeeld door te beoordelen op het open karakter middels de afmeting van de brug in relatie tot het materiaalgebruik, de (openheid van de) gekozen constructies of de afmetingen van de gebruikte profielen. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via www.leidraadaanbesteden.nl en de CROW publicatie Gunnen op waarde. 14