Gemeente Heerhugowaard Fietsbrug over N242. EMVI toegepast voor een kleiner werk. Centrumroute: Realisatie derde fase

Transcriptie

1 Gemeente Heerhugowaard Fietsbrug over N4 EMVI toegepast voor een kleiner werk 1

2 Inhoud 1 Samenvatting 3 Projecttypering 4 3 Projectdoelen 5 4 Werkwijze 6 5 Resultaten 10 6 FAQ s 11 7 Bijzonderheden 13 8 Tips & ervaringen 14

3 1 Samenvatting Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. De opgave In de gemeente Heerhugowaard stond de realisatie van een fietsverbinding al enige tijd op de planning. Het gaat hier over het ontwerp en de bouw van een fietsbrug met de aanleg van een aansluitend fietspad naar Beveland naast de bestaande spoorbrug over de N4. De brug gaat de kruising met het Westtangent ontlasten van overstekend fietsverkeer, met als resultaat een grote verbetering voor de veiligheid en doorstroming van de N4. Waarom EMVI Het project kon mede mogelijk worden gemaakt vanuit een subsidiefonds, van waaruit onder andere eisen gesteld worden aan de aanbestedings- en realisatietermijnen. Het project stond onder tijdsdruk, maar de gemeente wilde niet het risico lopen op een hogere inschrijving dan het beschikbare budget. Zodoende werd besloten de kennis en creativiteit van de markt hier in te schakelen in een geïntegreerd contract. Door de zeer krappe voorbereidingsen aanbestedingstijd (16 dagen), het krappe budget en het functionele karakter van het project is besloten direct de markt te benaderen, zonder referentieontwerp. Wat leverde het op? De uitbesteding van het project bestond uit zowel de gehele ontwerpfase (van schetsontwerp tot uitvoeringsontwerp) als de realisatiefase. In de beperkt beschikbare tijd is de markt erin geslaagd een geschikte aanbieding te maken, die in overeenstemming was met het beschikbare budget. De gemeente is overgegaan tot gunning. De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit (mei 010). Sophia Engineering 3

4 Projecttypering De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeerd..1 Typering algemeen Projectnaam Beschrijving/voorwerp van de opdracht Werkzaamheden in hoofdlijnen Projectomvang Openbaar aanbestedingsplichtig Bouworganisatievorm Opdrachtgever Adres opdrachtgever Geïnterviewde Opdrachtnemer Moment van gunning Start uitvoering Einde contract Actuele status Realisatie Fietsbrug over N4 te Heerhugowaard Voor het ontwerp van de fietsbrug en de inpassing in de omgeving waren alleen functionele eisen (beoogd doel) opgesteld met een tracétekening. Er was geen referentieontwerp. De uitbesteding van het project bestond zowel uit de gehele ontwerpfase (van schetsontwerp tot uitvoeringsontwerp) als de realisatiefase. Ontwerp en realisatie van de fietsbrug over de N4 met als doel een fietsverbinding tussen het plangebied Westpoort, A.Bonnemaweg, en het fietspad langs de bestaande spoorbrug over de Ringvaart Alkmaar - Kolhorn. Budgetplafond (excl. BTW) Nationale procedure, niet-openbaar ARW005 D&C gebaseerd op de UAV-gc Gemeente Heerhugowaard Parelhof 1, 1703 EZ Heerhugowaard Postbus 390, 1700 AJ Heerhugowaard Tel: De heer H. de Boer Combinatie Dekker-Krabbendam / KWS Infra Voorlopige gunning voor november 008 Conform concept planning start juni 011 Einde project 1 e kwartaal 01 Definitief Ontwerp nagenoeg afgerond. Nog niet begonnen met uitvoeringswerkzaamheden. 4

5 3 Projectdoelen Door de zeer krappe voorbereidings- en aanbestedingstijd, krap budget en het functionele karakter van het project heeft de gemeente Heerhugowaard besloten direct de markt te benaderen zonder referentieontwerp. De uitbesteding van het project bestond zowel uit de gehele ontwerpfase (van schetsontwerp tot uitvoeringsontwerp) als de realisatiefase. 3.1 Bestuurlijke verwachtingen - succesbepalende factoren Het project is mede mogelijk gemaakt vanuit een subsidiefonds, van waaruit onder andere eisen gesteld worden aan de aanbestedings- en realisatietermijnen. Een van de eisen hierin was dat het werk voor nov. 008 (voorlopig) gegund moet zijn, anders viel de subsidie terug en zou het project niet tot stand zijn gekomen. Door omstandigheden resulteerde dit in een zeer krappe voorbereidings- en aanbestedingstijd (totaal ongeveer 3 maanden). De inschrijvingstermijn bedroeg hierdoor 16 dagen! Het werk moest gerealiseerd worden binnen een krap/beperkt budget. De gemeente wilde geen risico lopen op een hogere inschrijving dan het budget. Door deze zeer krappe voorbereidings- en aanbestedingstijd, krap budget en het functionele karakter van het project is besloten direct de markt te benaderen, zonder een referentieontwerp. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) De geïntegreerde uitvraag voor ontwerp en realisatie van een brug is al een indicatie voor EMVI. Daarbij was het de wens van de gemeente om de kwaliteit van de vormgeving en de levensduurkosten mee te wegen in de aanbiedingen. Tenslotte is als toprisico bepaald, dat er een functioneel ontwerp van een brug zou komen, die qua vormgeving en inpassing in de omgeving geen draagvlak zou krijgen van gemeente, provincie, welstand en andere belanghebbenden. Het schetsontwerp van het project is daarom bij inschrijving gevraagd, welke is beoordeeld op vormgeving en Life Cycle Kosten (beperkt). 3. Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren Door het ontlasten van het kruispunt van overstekend fietsverkeer wordt een grote verbetering voor de veiligheid en doorstroming van de N4 ter plaatse gerealiseerd. 5

6 4 Werkwijze De gemeente Heerhugowaard heeft door de gebruikte methode de markt functioneel kunnen benaderen en daarbij de beste aanbieding binnen budget gekregen. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming Er was in de gemeente al eerder besloten over de totstandkoming van de fietsbrug. De fietsroute maakt onderdeel uit van groter plan van fietsroutes. Het tracé stond vast. Het gemeentelijke projectleider heeft in overleg met de bestuurlijke organisatie besloten tot het op de markt zetten van een geïntegreerd contract. De verbinding maakt onderdeel uit van de route van Heerhugowaard naar Alkmaar, Beverkoog, Sint Pancras, Geestmerambacht en de kust. Verder behoort de route tot de groen loper en functioneert als kruispunt van de rode, groene en blauwe loper. De verbinding past in de regionale Bereikbaarheidsvisie Noord-Kennemerland en het Fietsenplan HAL. Het plan is in aanmerking gekomen voor subsidie en past binnen het bestemmingsplan. 4. Aanbestedingsprocedure 4..1 Gekozen type procedure Nationale procedure ARW 005, niet-openbaar. De aanbestedende dienst toetst de inschrijvingen of deze voldoen aan de inhoudelijke en procedurele eisen zoals gesteld in de ARW 005, het selectiedocument, het inschrijvingsdocument, de basisovereenkomst, de UAV-gc 005, de vraagspecificatie, de bijbehorende annexen, de nota s van inlichtingen en de processen-verbaal. 4.. Aankondiging Via aanbestedingskalender 4..3 Selectieprocedure Maximaal te selecteren aanbieders 5. Indien er meer dan 5 gegadigden zich melden zou er een selectie op basis van referenties plaatsvinden. Punten worden dan toegekend aan referenties met gelijkenis in uitvraag zoals ervaring met bouw brug over een rijksweg en UAV-gc. Er hebben zich 11 bedrijven aangemeld waarvan er de maximale 5 zijn geselecteerd. Als gevolg van een zeer krappe inschrijftermijn (16 dagen) hebben enkele combinaties zich alsnog teruggetrokken. Uiteindelijk hebben twee geselecteerde combinaties ook daadwerkelijk een inschrijving gedaan Dialoog/informatie uitwisseling Algemene vragen in nota van inlichtingen. Individuele vragen middels individuele inlichtingen. In het kader van de inschrijving kan aan de inschrijver worden verzocht om verduidelijking van de inschrijving en eventueel aanvulling van de inhoud van de inschrijving voor zover dit geen discriminatie veroorzaakt m.b.t. de overige inschrijvers Ontwerpvergoeding Er is een ontwerpvergoeding van.500,- vastgesteld. Achteraf is.500,- als te weinig ervaren, gelet op het niveau van de aanbiedingen. 4.3 EMVI Werkwijze Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Er waren alleen functionele eisen en een tracétekening, geen referentieontwerp. Het schetsontwerp is bij inschrijving gevraagd EMVI gunningcriteria Het schetsontwerp is beoordeeld op vormgeving en beperkt op levensduurkosten. De kwaliteit is beoordeeld op de onderstaande kwaliteitsaspecten: Beleving van de fietsbrug komende van de N4 Zuidzijde. Beleving van de fietsbrug komende van de N4 Noordzijde. Beleving van de fietsbrug voor fietsend verkeer over de brug. Het unieke karakter van de brug als geheel. 6

7 Onderhoudskosten zijn op hoofdlijnen beoordeeld. Wat is er in elke aanbieding aan onderhoud nodig om de levensduur te halen? Uiteindelijk is de aanbieding met de laagste fictieve inschrijvingssom de winnaar EMVI afwegingsmodel Verhouding 4 gewichtsfactoren vormgeving en 1 gewichtsfactor voor levensduurkosten ( LCCM ) Meetbaar maken van criteria Per gunningcriterium is een beoordelingsmatrix opgesteld, met 0, ½ of 1 punt als een inschrijver een gelijke, betere of significant betere aanbieding heeft gemaakt. Dit is eerst individueel gedaan, daarna in collectieve sessie en door middel van argumentatie is een uniforme beoordeling opgesteld. Dit resulteert per aspect in een puntwaardering (positief of negatief). Hieruit wordt een fictieve korting bepaald (bonus dan wel boete). Zie onderstaande uitwerking. 4.4 Risicobeheersing Aanbesteding en contractvorming zijn begeleid door een ingenieursbureau. Risicomanagement vormde een onderdeel van het proces. Contractbeheersing tijdens het ontwerp en uitvoering wordt door de eigen organisatie begeleid. Bij een eventueel benodigde second opinion is het ingenieursbureau ingeschakeld. 4.5 Contractmanagement Contractuele incentives Voor dit project is geen bonus regeling getroffen Penalties bij niet voldoen contracteisen In het contract is alleen een boete opgenomen bij te late oplevering van.500,- / dag. De opleverdatum is ruim ingeschat Beoordeling van de aanbiedingen Tbv beoordeling is een protocol opgesteld en er is systematisch beoordeeld. De schetsontwerpen zijn middels de methode van onderling vergelijken vergeleken. De beoordeling wordt uitgevoerd door een beoordelingsteam. De teamleden zullen gevarieerd zijn in kennis/discipline, organisaties en inhoudelijke betrokkenheid bij onderhavig project. De teamleden zullen de beoordeling eerst individueel opstellen. Vervolgens zullen in een collectieve sessie de individuele beoordelingen vergeleken worden. Op basis van argumentatie wordt een rapport van de teambeoordeling opgesteld Keuze verhouding prijs/kwaliteit Er is een budgetplafond bekend gemaakt. De kwaliteit is beoordeeld d.m.v. onderling vergelijken. Punten vanuit kwaliteit resulteerde in fictieve kortingen. De maximale fictieve korting tussen beste en slechtste inschrijver is ,-. De kwaliteit was dus zeer belangrijk. 7

8 Beoordelingscriteria De beoordeling van kwaliteit vindt plaats op basis van de bovenstaande beoordelingscriteria. Per kwaliteitsaspect zijn een aantal criteria opgesteld, zoals verwoord in onderstaande tabel. Kwaliteitsaspect Criteria Objecten Wegingsfactor 1. Beleving van de fietsbrug komende van de N4 Zuidzijde Transparant en open beleving Bijdragend aan een natuurlijke overgang van open ruimte naar het spoorviaduct Ruimtelijke inpassing Fietsbrug. Beleving van de fietsbrug komende van de N4 Noordzijde Niet verstoren van het wegbeeld komende vanuit het spoorviaduct Fietsbrug 1 3. Beleving van de fietsbrug voor fietsend verkeer over de brug Comfort Vloeiend Open zichtlijnen vanaf de brug Veiligheid Fietsbrug 4. Unieke karakter van de brug als geheel Eenvoudige en natuurlijke vormen/lijnen Mooi door eenvoud Unieke kenmerken en elementen Fietsbrug 3 5. Onderhoudskosten Materialen in het ontwerp Onderhoudswerkzaamheden (in hoofdlijnen) om levensduur te halen Frequentie van onderhoud Toepassing duurzame materialen Fietsbrug Beoordelingsprocedure De schetsontwerpen worden per kwaliteitsaspect ten opzichte van elkaar beoordeeld. Voor deze beoordeling wordt gebruik gemaakt van onderstaande matrix. Per kwaliteitsaspect wordt dus een matrix ingevuld, waarbij een drietal situaties mogelijk zijn: a. Partij X heeft significant een betere aanbieding dan partij Y, dan krijgt partij X 1 punt en partij Y -1 punt. b. Partij X heeft een betere aanbieding dan partij Y, dan krijgt partij X ½ punt en partij Y punt. c. Partij X en Y hebben vergelijkbare aanbiedingen gedaan, dan krijgen beide partijen 0 punten. Per kwaliteitsaspect kan door een inschrijver dus maximaal 4 of -4 punten worden behaald. In onderstaande tabel is een voorbeeld voor de puntentelling opgenomen voor kwaliteitsaspect 1. 8

9 Kwaliteitsaspect 1: Beleving fietsbrug vanaf N4 Noord (fictief) Inschrijver 1 Inschrijver Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 5 Inschrijver Inschrijver 1 ½ 1 ½ Inschrijver 3 ½ ½ 0 Inschrijver Inschrijver 5 ½ 0 ½ Puntentotaal criterium 1-3 Fictieve inschrijfprijs Per inschrijver wordt de fictieve inschrijfprijs bepaald. Dit wordt berekend door de behaalde punten per kwaliteitsaspect te vermenigvuldigen met de wegingsfactor uit de tabel opgenomen in paragraaf De hieruit behaalde punten worden vermenigvuldigd met een bonus van 7.500,- per punt. De fictieve inschrijfprijs wordt verkregen door de verkregen bonussen van de inschrijfprijs af te trekken. Bij negatieve punten wordt de uiteindelijke bonus bij de inschrijfprijs opgeteld. In onderstaande tabel is een voorbeeld opgenomen van de bepaling van de fictieve inschrijfprijs. Inschrijver 1 (fictief) Behaalde punten Wegingsfactor Totale bonuspunten Bonus per punt Totale Bonus Inschrijfprijs Kwaliteitsaspect Kwaliteitsaspect Kwaliteitsaspect Kwaliteitsaspect Kwaliteitsaspect Totaal fictieve inschrijfprijs Opmerking: In dit project is gebruik gemaakt van een relatief beoordelingssysteem. Recente onderzoeken m.b.t. gunnen op waarde (CROW) wijzen op de nadelen van deze wijze van beoordelen. Zie de CROW publicatie Gunnen op waarde 9

10 5 Resultaten Dit hoofdstuk beschrijft het succes van de gehanteerde werkwijze voor gunnen op waarde. 5.1 Waarom was dit project succesvol 5..1 Juridische complicaties Eén van de ingediende schetsontwerpen voldeed niet aan een enkele (marginale) eis. Dit was juridisch genomen een ongeldige inschrijving. De gemeente is in het gelijk gesteld Financieel De gemeente heeft haar doelstellingen t.a.v. budgetbeheersing met deze wijze van aanbesteden gerealiseerd, binnen de gestelde tijd. De financierbaarheid van het project is daarmee zeker gesteld. Financieel gezien was er dus een succesvolle aanbesteding Kwaliteit van de inschrijvingen Het aanbestedingsresultaat was meer dan een functionele brug. Ook aan vormgeving en aan lage levensduurkosten hebben de aanbieders invulling gegeven. Het aanbiedingsresultaat is beter dan in eerste instantie werd verwacht op basis van het beperkte budget. Beide inschrijvers mochten het werk realiseren. Er was sprake van een goed resultaat, gelet op de problematiek, zo vond de gemeentelijke projectleider. Aanbiedingen zijn meer dan verwacht in relatie met het budget. Dus met de gebruikte methode kan je functioneel de markt benaderen, en toch de beste aanbieding binnen budget krijgen. Er was een budgetplafond gesteld, daardoor vielen de aanbiedingen automatisch binnen het budget. Door slechts inschrijvers is niet de volledige range aan kwaliteitspunten benut. Daardoor was de prijs zeer nipt nog net doorslaggevend en onder budget. 5. Opgetreden projectverstoringen Het project is na gunning enkele maanden vertraagd door aanvullende eisen / herziene zienswijze provincie Noord-Holland. Dit had te maken met overwegingen over de toekomstvastheid van het ontwerp. Tevens moest het definitief ontwerp nader afgestemd worden met stakeholders ProRail en het waterschap. 10

11 6 FAQ s Door het delen van ervaringen wordt het inzicht vergroot in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Selecteer partijen met de voor het project benodigde competenties, door te selecteren m.b.v. ingediende referentieprojecten. In relevante referentieprojecten hebben inschrijvers de benodigde competenties aangetoond. Hiermee kun je vanuit een grote groep aanmeldingen een beperkt aantal selecteren door het toekennen van punten.. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? De prijs was voor dit project vastgelegd in een budgetplafond. De kwaliteit is hier beoordeeld d.m.v. onderling vergelijken. De punten vanuit kwaliteit resulteerden in fictieve kortingen. (NB. raadpleeg ook de aanbevelingen in de CROW brochure gunnen op waarde ) 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Projecten waar je goed waarde aan een project kunt geven. Voorkom dat je in een grijs gebied terecht komt, dan ontstaan er discussies bij de beoordeling. 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Gunnen op waarde levert onderscheidende oplossingen. De opdrachtgever kan aangeven op welke aspecten hij onderscheidende oplossingen wil. Het leidt tot keuzemogelijkheden voor de opdrachtgever. 5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Mits deskundig toegepast, is EMVI voor veel gemeentes toepasbaar. EMVI is redelijk nieuw binnen de gemeente. Indien een opdrachtgever open staat voor alternatieve oplossingen, dan is EMVI te overwegen. Heerhugowaard ziet ook mogelijkheden voor toepassing van EMVI in het kader van het ambities rond duurzaam inkopen. 6. Welke risico s brengt gunnen op waarde met zich mee? Ervaren is dat LCCM lastig om te zetten is in meetbare criteria, zeker als dit op hoofdlijnen wordt neergezet (om marktkosten van aanbesteding te beperken) Tevens is inpassing van de oplossing in de omgeving een aandachtspunt gebleken. Niet alle eisen kunnen vooraf aan de aanbieders worden meegegeven. 7. Risico s naar de markt, hoe werkt dat? Door toepassing van de UAV-gc kan de opdrachtgever de ontwerpverantwoordelijkheden bij de markt neerleggen. Dit concrete voorbeeld laat zien dat afstemmingsrisico s (Prorail, waterschap, provincie) gemakkelijk bij de opdrachtgever blijven. 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? De aanbieders moeten voldoende tijd krijgen om een goede aanbieding te maken. De aanbesteding is niet geëvalueerd, maar de korte inschrijvingstermijn is door inschrijvers als niet goed ervaren (3 terugtrekkingen). Verwachting is dat met een normale inschrijvingstermijn de inschrijvers positief zijn over aanbestedingsstrategie. 9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Het beoordelingsproces stond goed omschreven in de uitnodiging. Hierbij is het van belang om een aantal personen van verschillende disciplines uit te nodigen zodat de beoordeling zo breed mogelijk gedragen wordt. 11

12 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? De opdrachtgever zal vooral duidelijk maken wat hij wenst. De opdrachtgever kan gewenste oplossingen sturen middels de gestelde minimale eisen, en middels de gunningcriteria en hun gewichten. Hiermee kun je inschrijvers flink sturen, zo geeft de betrokken projectleider aan. 1

13 7 Bijzonderheden In dit hoofdstuk worden opvallende projectkenmerken met betrekking tot gunnen op waarde beschreven. Omschrijving Toepassing bij gemeente: Dit gemeentelijke project laat toepassing van EMVI zien in dit werkgebied. EMVI is redelijk nieuw binnen gemeente, evenals de toepassing van een budgetplafond. Tevens maakt de omvang van het project de keuze voor EMVI bijzonder. Veelal wordt EMVI bij grote projecten toegepast, terwijl het hier gaat om een relatief klein project (grootte 1 miljoen). 13

14 8 Tips & ervaringen In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe de betrokken partijen terug kijken op de aanbestedingsprocedure. 8.1 Uitgevoerde evaluaties De aanbesteding is niet geëvalueerd. De korte inschrijvingstermijn is door de inschrijvers als niet goed ervaren. Er waren drie terugtrekkingen. 8. Tips en ervaringen van de opdrachtgever Ervaringen De gemeente was blij met deze nieuwe wijze van marktbenadering. De voorbereidingstijd was te krap. Omgevingsmanagement en afstemming met omgevingspartners (provincie Noord-Holland, waterschap en Prorail) is te beperkt geweest, waardoor nu veel discussie/ ontwerpoptimalisaties (vertraging en meerwerk) ontstaat. Ook de aanbieders hebben tijd nodig. Als aanbieders te weinig tijd hebben, gaat dit gemakkelijke ten koste van de kwaliteit van de aanbiedingen. Inschrijvingsvergoeding bleek laag. Een goede berekeningsgrondslag ontbreekt. De gemeente heeft gezocht naar eenvoudige beoordelingscriteria en beoordelingsmethode voor levensduurkosten ( LCCM ), maar dat bleek toch lastig. Er was ook nauwelijks tijd om van andere projecten te leren. De projectleider heeft het proces als positief ervaren. Dit is het eerste D&C contract waarmee hij heeft gewerkt. Maak een gemotiveerde raming t.b.v. een redelijke inschrijvingsvergoeding. Maak ook gebruik van leerervaringen en oplossingen uit andere projecten. 8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) Ook inschrijvers gaan aan dat ze voldoende tijd belangrijk vinden. De grotere aannemers werken immers vaak met tenderteams waardoor selectie en inschrijving door verschillende afdelingen getrokken worden. In deze procedure hebben enkele van deze tenderteams zich dan ook teruggetrokken nadat inschrijvingsleidraad ontvangen was. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via en de CROW publicatie Gunnen op waarde. Tips Bouw een escape in in de inschrijvingsleidraad voor marginale ontwerp fouten, rekening houdend met eventuele risico s voor de opdrachtgever. Verwacht bij een te beperkte voorbereidingstijd niet te veel van de markt. 14