v.0.2
Inhoudstafel Inleiding Indeling Opbouw en principe Het hart van Sax Pro Algemene rondleiding Shoppingcarts Principe & voorbeelden Catalogus Boomstructuur Filters en selecties Shoppingcart vullen Online beheer Shoppingcarts bewerken Situaties Hoe vind ik mijn offertes en orders Hoe plaats ik een bestelling Hoe plaats ik mijn gescande artikels in een shoppingcart Hoe maak ik barcodes aan Nieuwe shoppingcart functionaliteiten Problemen en vragen 1 2 2 3 4-9 10 10 11 11 11 12 13 13-14 15 15 16-17 18-19 20 21 22
Inleiding Sax Professional maakt het u gemakkelijk Of dat is toch alleszins ons uitgangspunt. Sax is een pionier op het vlak van E-commerce binnen onze sector. Meer dan tien jaar kunnen onze klanten reeds bij ons terecht om online hun bestellingen door te geven. Sindsdien zijn er tal van functionaliteiten bijgekomen. Zo kan u uw offertes, orders, facturen en aankoopbons raadplegen. Er kunnen online offertes gecreëerd worden op basis van de shoppingcarts die u aanmaakt en deze offertes personaliseren met uw eigen bedrijfslogo. Verder kan u barcodes genereren voor uw magazijn en via onze scanner met bijhorend programma kan u eenvoudig bestellingen doorgeven. In het verlengde van SaxPro (Sax Professional) kan u gebruik maken van onze SaxMobile App die gedownload kan worden vanaf de App Store en de Google Play Store. Maar hier stopt het niet. We trachten steeds voorop te blijven en zullen er blijven naar streven om onze klanten de meest gebruiksvriendelijke en vooruitstrevende E-commerce oplossing aan te bieden om zo uw professionele leven makkelijker te maken. 1
Indeling Opbouw en principe SaxPro bestaat uit twee grote delen: 1. Algemeen: De algemene kant waar u de catalogus kan bekijken. Ook zaken als nieuwtjes en acties vindt u daar terug. Algemeen met knop naar Mijn Sax 2. Persoonlijk: De Mijn Sax sectie waar al uw persoonlijke zaken terug te vinden zijn zoals orders, offertes en shoppingcarts. Visueel kan u dit zien doordat het algemene deel bovenaan een witte achtergrond heeft en de persoonlijke sectie van de site een donkere achtergrond. Persoonlijk met knop naar Catalogus Het achterliggende principe is eenvoudig. Op het algemene deel staan de zaken die zichtbaar zijn voor alle klanten, aan de persoonlijke kant staan gegevens die enkel van toepassing zijn voor uw klantennummer. 2
Indeling Het hart van SaxPro Bij SaxPro begint alles bij de catalogus en de shoppingcarts. Met een lege shoppingcart kan u geen bestellingen maken. U kan uw orders en dergelijke bekijken en de catalogus raadplegen, maar daar stopt het. Om een shoppingcart te vullen moet u producten toevoegen vanuit onze catalogus. Shoppingcarts Een uitgebreide uitleg over de shoppingcarts en de catalogus vindt u terug in deze bundel. Boomstructuur van catalogus 3
Indeling Algemene rondleiding Login Wanneer u surft naar www.sax-professional.be is de login-pagina de eerste pagina die u zal zien. Hier moet u in de voorziene velden uw gegevens invullen die u ontvangen heeft van één van onze medewerkers (1). Loginscherm van SaxPro Aanvraag e-commerce Indien u niet zou beschikken over deze logingegevens, kan u die aanvragen door te klikken op de link aanvraag e-commerce. Deze link vindt u terug naast de oranje knop om in te loggen. Formulier accountaanvraag Wanneer u op de bovenvermelde link klikt, wordt u doorverwezen naar een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt een formulier in te vullen. Eens we dit formulier verwerkt hebben, krijgt u van ons de nodige logingegevens. Wachtwoord achterhalen Wachtwoord vergeten Het kan altijd gebeuren dat u uw logingegevens bent kwijt geraakt. Doordat wij deze bijhouden in ons systeem kan u uw gegevens altijd bij ons opvragen. Dit kan u doen door op de link wachtwoord vergeten te klikken en het formulier in te vullen dat u dan te zien krijgt. (1) Opgelet, uw gegevens zijn hoofdlettergevoelig 4
Indeling Algemene rondleiding Home De homepagina is een overzichtspagina waar u onmiddellijk de laatste nieuwtjes kan bekijken, lopende acties en promoties, geplande opleidingen en het product in de kijker. Loginscherm van SaxPro Catalogus De catalogus is, zoals eerder vermeld, het hart van de SaxPro. Verder in deze handleiding zal u een volledig hoofdstuk terugvinden met een uitgebreide uitleg over de catalogus. Eenvoudig gezegd vindt u hier al onze producten terug die u kan toevoegen aan een shoppingcart. SaxPro Catalogus Nieuws Nieuwtjes omtrent prijswijzigingen of wedstrijden en dergelijke vindt u hier terug. Acties & promoties Alle lopende acties van Sax of van één van onze leveranciers kan u op deze pagina bekijken. Acties & promoties Hulpsectie Op de hulpsectie kan u kijken of u een antwoord vindt op bepaalde problemen die u ondervindt met de SaxPro. vindt u hier ook terug. Downloads Hier kan u algemene bestanden downloaden. 5
Indeling Algemene rondleiding Overzicht offertes Sax Documenten Offertes en detail van offertes U vindt hier uw offertes terug. U kan kiezen om alle offertes te tonen, de openstaande of de offertes op order. U kan per offerte ook de details bekijken. U kan een volledige offerte omzetten naar een excel-bestand, een online offerte of een shoppingcart. Ofwel kiest u ervoor om in een detail van een offerte bepaalde offertelijnen om te zetten naar een excel of een shoppingcart. Detail van een order Orders en detail van orders Gelijkaardig aan offertes kan u ook uw orders en zijn details bekijken. U kan kiezen voor alle orders, de openstaande of de afgewerkte. U kan tevens ook steeds een bepaalde periode selecteren. U kan een volledig order omzetten naar een excel. Ofwel kiest u ervoor om in een detail van een order bepaalde orderlijnen om te zetten naar een excel. Afhaalbons en detail van afhaalbons Afhaalbons worden hier in lijstvorm getoond. Details van een afhaalbon kunnen bekeken worden. U kan opnieuw een afhaalbon omzetten naar een excel of in een detail van bepaalde afhaalbon lijnen omzetten naar een excel. 6
Indeling Algemene rondleiding Facturen U kan uw openstaande en vervallen facturen bekijken via deze pagina. Zowel facturen als kredietnota s. Openstaande facturen staan aangeduid met een rood uitroepingsteken in het begin van een rij. U kan een bepaalde factuur omzetten naar een excel. Enkel de algemene informatie zal u zien, geen details. Overzicht facturen Detail van een shoppingcart Online beheer Shoppingcarts en detail van een shoppingcart Al de shoppingcarts die gemaakt zijn onder uw klantennummer vindt u hier weer. U kan een shoppingcart dupliceren, omzetten naar een excel of online offerte, u kan de prijzen actualiseren of shoppingcarts verwijderen. Ofwel kiest u ervoor om in een detail van een offerte bepaalde offertelijnen om te zetten naar een excel of een shoppingcart. Voor het detail van een shoppingcart werd een volledig hoofdstuk voorzien dus daarover later meer, maar u kan lijnen in een shoppingcart omzetten naar excel, verwijderen, plaatsen in een andere shoppingcart of omzetten naar barcodes. 7
Indeling Algemene rondleiding Bestelling en detail van een bestelling Op deze pagina vindt u al uw online bestellingen terug. Een detail van een bestelling kan u raadplegen en omzetten naar een excel bestand. Overzicht offertes Online offerte en detail van een online offerte Een overzicht van uw online offertes. U kan telkens het detail van een bepaalde online offerte bekijken. U kan een online offerte omzetten naar een excel of shoppingcart of u kan een bepaalde offerte verwijderen. U kan bepaalde lijnen in een detail van een online offerte omzetten naar een excel-bestand. Detail online offerte Mijn Documenten Hier vindt u al de excel en pdf documenten terug die u heeft omgezet vanuit offertes, bestellingen, orders,... Ook kan u hier uw bedrijfslogo uploaden die u kan gebruiken voor uw offertes naar uw eindklant. Mijn documenten Bedrijfslogo uploaden 8
Indeling Algemene rondleiding Top 20 Hier vindt u de producten terug die u het meest besteld heeft via de SaxPro. U kan deze dan ook makkelijk terug in een shoppingcart plaatsen. Top 20 Gebruikersbeheer U kan nieuwe gebruikers aanmaken en deze ook bepaalde bevoegdheden geven. Indien u ervoor kiest om een administrator te maken, zal die persoon dezelfde rechten hebben als u. Indien u echter een gewoon gebruikersprofiel aanmaakt, heeft u de keuze om hem bepaalde bevoegdheden te weigeren. Zo kan u kiezen of deze gebruiker nettoprijzen kan zien, of hij uw facturen kan raadplegen en wel of geen bestellingen kan uitvoeren. Gebruikersbeheer nieuwe gebruiker Gerbuikersbeheer overzicht 9
Shoppingcarts Principe en voorbeelden Geen shoppingcart actief Shoppingcart actief Een shoppingcart in SaxPro is meer dan enkel een winkelwagen zoals bij de meeste online winkels. Elke shoppingcart die u aanmaakt, zou u moeten aanmaken met een bepaald doel voor ogen. Het spreekt dan ook voor zich dat u bij het creëren van een shoppingcart, deze een gepaste naam geeft. Wanneer u barcodes wilt genereren voor producten van Geberit is het aan te raden deze shoppingcart bv. barcodes geberit te noemen. Wilt u echter een offerte maken voor een klant geeft u uw shoppingcart als naam Offerte Klant X/Y mee. Gedetailleerde uitleg functionaliteiten Het is een goede gewoonte om steeds een actieve shoppingcart te hebben. Op de eerste en tweede afbeelding aan de linkerkant kan u het verschil zien tussen een actieve en niet-actieve shoppingcart. Wanneer u inlogt zal er geen shoppingcart geactiveerd zijn. Wat u kan doen is een nieuwe shoppingcart toevoegen (1) of een bestaande shoppingcart selecteren (4). U kan bestaande shoppingcarts tonen of verbergen (3). Tip: Om snel de inhoud van een bestaande shoppingcart te zien, klikt op de oranje cirkel met het icoontje van een winkelwagentje in (2). 10
Catalogus Boomstructuur Productnavigatie De navigatie aan de linkerkant van de cataloguspagina is er één met een boomstructuur. Zo vertakt het menu (1) zich tot u op een bepaald moment niet meer verder (3) kan en u een resultaat zal te zien zijn rechts van de navigatie. Er zijn maximaal vier niveau s en vanaf het derde niveau zal u ook oranje icoontjes opmerken (2). Door op deze icoontjes te klikken zal de volledige categorie toegevoegd worden aan uw actieve shoppingcart. Deze functionaliteit wordt vooral gebruikt voor het maken van excel-lijsten of voor het genereren van barcodes. Filters & selecties Filters in catalogus U kan de zichtbare producten bekijken per filiaal door een filiaal te selecteren (1). Binnen een filiaal kan u kiezen om enkel de stockartikels of alle artikels (2) te tonen. Indien u over voldoende rechten beschikt, kan u ervoor kiezen om naast de brutoprijzen, ook de nettoprijzen te laten zien (3). Door in het zoekveld aan de rechterkant (4) een bepaalde term te typen (bv. artikelnummer), zal de selectie verkleinen door enkel producten te tonen welke gelijkenissen hebben met de ingetypte term. Tenslotte kan u er ook voor kiezen om de weergave van de producten te wijzigen (5). 11
Catalogus Shoppingcart vullen U kan makkelijk artikelen toevoegen door het gewenste aantal in te vullen (1) en vervolgens op de +add knop te klikken (2). U kan ook verschillende aantallen invullen bij verschillende rijen en deze in één keer toevoegen aan uw shoppingcart (3). Opgelet: eens u een nieuwe selectie maakt via de boomstructuur aan de linkerkant, zal de knop Add all to cart enkel effect hebben op de getoonde producten. Eerder ingevulde aantallen zullen niet toegevoegd worden. Pop-up venster Ook kan u, zoals u kon lezen op pagina 11 - Boomstructuur, een volledige categorie toevoegen aan uw shoppingcart. Indien er geen shoppingcart actief is en u klikt toch op één van deze drie knoppen, dan zal er een pop-up venster tevoorschijn komen (zie afbeelding). Via dit pop-up venster kan u een nieuwe shoppingcart aanmaken, waar de producten rechtstreeks aan worden toegevoegd of u kan een reeds bestaande shoppingcart alsnog activeren. 12
Online beheer Shoppingcarts bewerken Wanneer u een detail van een shoppingcart bekijkt, zal u zien dat er heel wat meer te zien is dan bij een detail van een offerte of order. Rijen verslepen Een shoppingcart wordt in de eerste plaats aangemaakt om een bestelling te plaatsen. Wanneer dit het geval is, zal u weinig tot niets doen op deze pagina behalve klikken op de knop bestellen. Bent u echter van plan om een offerte te maken voor een klant, een bestand te uploaden die u gemaakt heeft via uw sax-scanner of wenst u wat meer structuur te steken in uw bestelling, dan kan u dit hier allemaal doen. Zo kan u een bepaalde titel toevoegen (1). Dit is handig wanneer u van plan bent een online offerte te maken voor bv. een klant. U kan dan makkelijk hoofdstukken aanmaken om het duidelijk te maken voor de klant. Vergeet niet bij elke wijziging uw aanpassingen op te slaan (6). Wanneer u dit niet doet en naar een andere pagina gaat, zal u al uw wijzigingen kwijt zijn. U kan een los artikel toevoegen (2). Dit kunnen werkuren zijn of artikelen die u niet zal terugvinden in onze catalogus zoals elektrisch materiaal. U kan deze rijen dan via de oranje rechthoek naar boven of onder verslepen om de volgorde aan te passen. 13
Online beheer Shoppingcarts bewerken U kan ook nog snel een artikel uit onze catalogus toevoegen (3). Wanneer u op uw computer een bestand heeft staan dat u gecreëerd heeft via het inscannen van sax-barcodes, kan u deze producten rechtstreeks in de shoppingcart toevoegen (4). Indien u klaar bent met het aanpassen van uw shopping, slaat u de wijzigingen op (6) en klikt u vervolgens op Bestellen (5) om verder te gaan naar de bestelprocedure. U kan steeds uw referentie aanpassen en het aantal producten. Ook kan u reeds toegevoegde titels of losse producten wijzigen door te dubbelklikken op het woord (7). Vergeet niet bij elke wijziging uw aanpassingen op te slaan (6). Wanneer u dit niet doet en naar een andere pagina gaat, zal u al uw wijzigingen kwijt zijn. 14
Situaties Hoe vind ik mijn offertes en orders terug? Standaard toont de SaxPro enkel de offertes van de laatste 3 maanden! Als u een offerte zoekt van bv. 8 maanden geleden, kunt u deze terugvinden door een selectie te maken in tijd met behulp van de selectiebalk. Als u een selectie kiest, moet u op de knop klikken om de selectie actief te maken. Indien u dan nog steeds uw offerte of order niet terugvindt, kan het zijn dat deze door een collega van Sax niet zichtbaar is geplaatst. Als wij een offerte opmaken, wordt deze pas compleet (= zichtbaar op de SaxPro) geplaatst van zodra deze is afgewerkt. Dit wordt soms over het hoofd gezien. Gelieve dan even contact op te nemen met uw sax-filiaal en vraag of dit kan nagekeken worden of deze compleet staat. 15
Situaties Hoe plaats ik een bestelling Afbeelding 1 Hoe shoppingcarts werken en op welke manier u deze kan opvullen en bewerken vindt u terug van pagina 10 t.e.m. 14. Wanneer u klaar bent om uw bestelling te plaatsen klikt u op de knop Bestellen (Afb 1). Afbeelding 2 Afbeelding 3 Afbeelding 4 Vervolgens komt u op de bestelpagina terecht (Afb 2). Hier moet u drie stappen doorlopen. Stap 1 Controleer voor een laatste keer goed uw bestelling. Dit kan door op de daarvoor bestemde knop te klikken (Afb 4). Stap 2 U kiest voor afhaling wanneer u zelf om het gevraagde materiaal komt. Hierbij moet u een filiaal en een afhaaldatum selecteren. Wanneer u uw producten wilt laten leveren, selecteert u deze optie. Binnen deze selectie kan u nogmaals kiezen tussen uw vast adres, een gekend adres of een afwijkend adres. Bij afwijkend adres moet u de nodige velden invullen alvorens u verder kan gaan. Ook bij levering zal u een datum moeten kiezen. Wanneer u alles correct heeft ingevuld, zal de bestelknop actief worden (Afb 3). Stap 3 Plaats uw bestelling door op de oranje knop te klikken. Indien er geen fouten zijn opgetreden, wordt u doorverwezen naar de volgende pagina. 16
Situaties Hoe plaats ik een bestelling Wanneer de bestelling geplaatst is krijgt u een bedankingsscherm te zien met een kleine samenvatting van uw geplaatste bestelling. U kan op de pagina klikken op één van de onderstaande knoppen afhankelijk wat u wilt doen. Na uw bestelling blijft uw shoppingcart bestaan. U vindt uw bestelde shoppingcart ook terug als bestelling onder online beheer > bestellingen. Uw bestelling komt bij Sax binnen via email. U zal ook een orderbevestiging ontvangen eens de bestelling verwerkt is in ons systeem. Van zodra deze verwerkt en door ons compleet is geplaatst, vindt u uw bestelling ook terug als order onder Sax Documenten > Orders. 17
Situaties Hoe plaats ik mijn gescande artikelen in een shoppingcart Afbeelding 1 Afbeelding 2 Zorg ervoor dat u reeds een shoppingcart hebt aangemaakt en u zich binnen deze shoppingcart bevindt op de SaxPro (zie p. 10-12) Stap 1 Scan uw artikelen, die u wenst toe te voegen aan uw shoppingcart, met behulp van uw aangemaakte barcodes. Plaats de scanner in de houder of sluit de kabel aan. Stap 2 Ga naar het bureaublad en dubbelklik op het icoontje (afb. 1) om het programma te openen. Wacht tot de scanner geconnecteerd is met uw pc en klik dan op bestelling ophalen (afb. 2). Het programma plaatst nu de gescande artikelen in een.dat- bestand. Opgelet: onderaan afbeelding 2 ziet u een locatie staan. Deze locatie duidt aan waar het.dat-bestand zal aangemaakt worden. Afbeelding 3 U krijgt de melding bestellingen zijn gekopieerd naar PC. Klik op OK (afb. 3). 18
Situaties Hoe plaats ik mijn gescande artikelen in een shoppingcart Stap 3 We keren terug naar de SaxPro en daar klikt u op de knop Upload (zie p. 13-14). U krijgt een pop-up venster te zien. Daar klikt u op Bestand kiezen (Afb. 1). Uw verkenner zal openen en hierin zoekt u naar het.dat-bestand. Klik vervolgens op Openen. De naam van het bestand zal nu te zien zijn dus u kan klikken op Upload file. Afbeelding 1 De ingescande producten in het.dat-bestand zullen toegevoegd worden aan de shoppingcart. 19
Situaties Hoe maak ik barcodes aan Barcodes genereren doet u in een detail van een bepaalde shoppingcart. Voorbeeld barcode Eerst en vooral moet u een shoppingcart aanmaken en deze een gepaste naam geven bv. barcodes Geberit. (U kan het principe hiervan nalezen op p. 10). U kan vervolgens bepaalde artikelen toevoegen of volledige categorieën (p. 12). Uiteraard kiest u artikelen welke u wil omzetten naar barcodes. U gaat naar het detail van de aangemaakte shoppingcart. Daar vinkt u de artikelen aan waarvan u barcodes wilt. Tip: u kan alle artikelen in één keer selecteren door de checkbox aan te vinken die boven de eerste rij te zien is (2). Pop-up venster Klik op het barcode-icoontje (1) en u zal een pop-up venster te zien krijgen. Daar vult u een gepaste naam in. Deze naam zal gegeven worden aan het gegenereerde document. Wanneer u geklikt heeft op Genereer barcodes, zal u het document terugvinden bij Mijn documenten > PDF. U kan daar het bestand downloaden. 20
Situaties Nieuwe shoppingcart functionaliteiten Er werden enkele functionaliteiten toegevoegd aan de nieuwe shoppingcart. Zo kan u op elke pagina de inhoud van uw actieve shoppingcart bekijken (1). Verder kan u snel uw shoppingcart bestellen en op de manier een heel aantal stappen overslaan (2). In het overzicht kan u eenvoudig bepaalde artikels verwijderen (4). 21
Problemen en vragen Hoe wordt u het snelst geholpen Afbeelding 1 Wanneer u een vraag heeft of een probleem ondervindt of u ontdekt een fout op de SaxPro, kan u dit melden via de knop Help & Feedback die u overal op de website terugvindt (Afb. 1). U zal een pop-up venster te zien krijgen waar u een keuze kan maken uit twee opties. Vervolgens zal een formulier getoond worden waar u uw vraag kan stellen of probleem kan melden. Afbeelding 2 Als u klikt op verzenden, ontvangen wij onmiddellijk een mailtje met uw geschreven boodschap. Hierop wordt zo snel als mogelijk geantwoord. Afbeelding 3 22
v.0.1