Mamut Business Software Introductie Nieuw in Mamut Business Software 12.5 en Mamut Online Desktop 2.0
Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus 22051 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: 0800-444 66 66 (gratis) Fax: 0900-444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: info@mamut.nl Mamut Supportcenter: Openingstijden: op werkdagen van 09.00 tot 16.00 Tel: 0900-444 66 66 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 66 67 Mamut Loon support: 071-541 59 95 Mamut Loon support e-mail: mamut@microloon.nl Internet: www.mamut.nl/support E-mail: support@mamut.nl Verkoop Tel: 0800-444 66 66 (gratis) Fax: 0900-444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: info@mamut.nl 2009 Mamut Software B.V. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut-logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II
Nieuwe versie NIEUWE VERSIE Mamut lanceert geregeld updates van Mamut Business Software. Deze updates worden hoofdversies genoemd en worden naar alle gebruikers met een geldige Mamut Serviceovereenkomst en die de updates zelf niet hebben gedownload, toegestuurd. We raden onze klanten aan om de meest recente hoofdversie te gebruiken. Tussen de hoofdupdates vinden er continu verbeteringen plaats van bestaande functies. Deze versies zijn toegankelijk via de Service Release, die u via het internet kunt downloaden. Het is belangrijk te weten dat de updates van de Service Release niet altijd van toepassing zijn op alle gebruikers, aangezien veranderingen vaak afhankelijk zijn van de manier waarop het programma gebruikt wordt en de functionaliteiten er binnen uw programma beschikbaar zijn. Versie 12.5 van Mamut Business Software is nu gelanceerd. Dit boek beschrijft de belangrijkste nieuwe functionaliteiten sinds de laatste hoofdversie van de Service Release zodat u vertrouwd kunt worden met deze functionaliteiten. In deel 1 zijn de veranderingen samengevat, deel 2 bevat uittreksels van de nieuwe uitgaven van de introductieboeken. Om u als lezer de veranderingen in samenhang te kunnen laten zien, zijn enkele onderdelen, die gaan over gewijzigde functionaliteiten, in hun geheel meegenomen in deel 2. Wenst u nieuwe uitgaven van de introductieboeken, kunt u deze bestellen Mamut bij. De paragrafen die gedeeltelijk gaan over nieuwe functionaliteiten, zijn gemerkt met een symbool in de kantlijn zodat u deze makkelijker kunt vinden. De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Wanneer u een upgrade of meer informatie hierover wenst, kunt u contact met ons opnemen. Dit kan telefonisch op 0800-444 66 66 (gratis) of via e-mail: info@mamut.nl. Wanneer u de nieuwe versie installeert, zult u ook bijgewerkte helpbestanden krijgen. Wanneer u in het programma op F1 klikt worden de helpbestanden geopend met relevante informatie over het venster waarin u werkt. U kunt op onze website binnen de artikelen zoeken. Deze worden continu bijgewerkt en toegevoegd. Gebaseerd op terugkoppeling van onze klanten publiceren wij antwoorden op veelgestelde vragen die het Mamut Supportcenter ontvangt (FAQ's). U vindt de artikelen op www.mamut.nl/support. De installatiedocumentatie voor updates kunnen tevens op onze website worden gevonden: www.mamut.nl/update. Wat was nieuw in versie 12? Dit document beschrijft de nieuwe functionaliteiten in versie 12.5. In de helpfunctie (F1) vindt u meer informatie over de nieuwe functionaliteiten in versie 12, 12.2 en 12.3. U vindt de nieuwsdocumentatie tevens op onze website www.mamut.nl/update. Update vanaf versie 11 U vindt meer informatie over de update vanaf versie 11 op onze website www.mamut.nl/update. III
Inhoud Deel 1: Overzicht van nieuwe functionaliteiten... 1 Deel 2: Fragmenten uit de introductiehandleiding... 9 Deel 3: Meer informatie... 31 Index... 37 IV
Deel 1: Overzicht van nieuwe functionaliteiten In dit hoofdstuk: Wetswijzigingen... 2 Administratie... 3 Relatiebeheer... 3 Magazijn... 4 Rapporten... 5 Verkoop... 5 Algemeen nieuws... 6 Mamut Online Desktop... 7
Deel 1 - Overzicht over nieuwe functionaliteiten WETSWIJZIGINGEN Wijzigingen betreffende de nieuwe Europese btw-regelgeving Vanaf 1 januari 2010 zal de nieuwe Europese btw-regelgeving voor alle lidstaten effectief zijn. Alle bedrijven dienen hieraan te voldoen. De huidige regel stelt dat de plaats van levering van een dienst aan een bedrijf (business-to-business) is waar de leverancier is gevestigd. Dit wordt gewijzigd van de vestigingslocatie van de leverancier naar de vestigingslocatie van de klant, waardoor de btw beter wordt gekoppeld aan de markt waarin de dienst wordt uitgevoerd; met het resultaat dat conflicten van dubbele of geen belasting tussen de lidstaten wordt vermeden. Dit is op dezelfde manier als de afhandeling van de intracommunautaire verkoop van goederen georganiseerd, waarbij het land waarin de levering wordt uitgevoerd, het land is wat verantwoordelijk is voor het rapporteren van btw. Wijziging mapping btw-codes Vanwege de wijziging in de Europese btw-regelgeving is in de nieuwe versie de koppeling tussen de btwcodes Import, diensten, EU en Export, diensten, EU gewijzigd. Het gaat hierbij om de koppeling naar de btwaangiftes. Let op! Indien u diensten ontvangt of levert binnen de EU, heeft de update naar 12.5 belangrijke gevolgen voor u. Let het artikel Nieuwe btw-regelgeving intracommunautaire diensten vóór u de update uitvoert. U vindt dit artikel via www.mamut.nl/support/search. Zoekwoord: Wetswijziging. Artikel-/dienstregels met EU export btw-codes Om u te helpen binnen de wettelijke regels te opereren, zal in Mamut Business Software een waarschuwingsmelding worden weergegeven wanneer u een btw-code voor EU verkopen van artikelen of diensten in een orderregel toevoegt, en u geen btw-nummer bij de betreffende klant heeft ingevoerd. In dit geval is het mogelijk dat de klant geen bedrijf heeft en een EU export btw-code kan derhalve incorrect zijn. Tip! Indien u een klant heeft waarbij alleen EU export geldt, kunt u dit als standaardinstelling in de relatiekaart van de klant aangeven; open het tabblad instellingen en klik op Klant. In de afrollijst Btw kunt u voor Export, Eu kiezen. Facturen met goederen-/dienstregels met EU export btw-codes Orderregels op facturen die een btw-code voor EU diensten of goederen zullen een asterisk (*) bevatten. Additionele tekst zal onderaan de factuur worden weergegeven, waarin staat aangegeven dat dit artikel onder de intracommunautaire levering van goederen en diensten valt. In de bedrijfsinstellingen voor order/factuur kunt u aangeven of u de standaardtekst van Mamut wenst te gebruiken of dat u uw eigen tekst wenst te gebruiken. Meer informatie over de wetswijziging en de gerelateerde wijzigingen in het programma vindt u op onze website www.mamut.nl/support/search. Zoekwoord: Wetswijziging. Meer informatie over de bedrijfsinstellingen voor order/factuur vindt u op pagina 10. 2
Administratie ADMINISTRATIE SEPA Mamut Business Software ondersteund SEPA, een bestandsformaat voor het maken van intracommunautaire betalingen in Euro. Dit wordt het standaard betalingsformaat voor lidstaten in 2010. U hoeft alleen maar het betalingsbestandstype SEPA in de administratieve instellingen in Mamut Business Software aan te maken. Wanneer u een betalingsbestand naar uw bank verstuurd, kunt u dan SEPA selecteren op dezelfde manier als u nu al doet voor andere bestandstypes. In Nederland worden binnen het SEPA-formaat drie formaten gebruikt om het bestandstype aan te duiden: GRPD (gegroepeerd), MIXD (gemengd) en SNGL (enkel). Meer informatie over het elektronisch bankieren vindt u op pagina 15. Wijziging in het kwartaalrapport intracommunautaire leveringen (ICL) In navolging van de nieuwe Europese wetgeving bevat het rapport voor intracommunautaire leveringen nu naast goederen ook diensten. Daarnaast is de periode gewijzigd van rapportages per kwartaal naar per maand. Het nieuwe rapport welke zowel goederen als diensten bevat heet Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage (ICP). Wanneer u dit rapport afdrukt en u kiest een periode voor 1 januari 2010, zullen alleen de intracommunautaire leveringen (ICL) worden afgedrukt. Op deze manier kunt u, tot 1 januari 2010, de correcte rapportage uitvoeren. Naast de naamswijziging is tevens het selectievenster gewijzigd zodat u eenvoudig de correcte periode kunt kiezen.u kunt deze functionaliteit vinden via Beeld - Administratie - Rapporten. Meer informatie over deze rapportage vindt u op pagina 17. RELATIEBEHEER E-mails aanmaken vanuit een activiteit Het is nu eenvoudiger om e-mails direct vanuit een geopende activiteit te versturen. Door op de knop E-mail versturen in de activiteitenkaart te klikken wordt een e-mail geopend waarbij de relaties en contactpersonen die aan de activiteit zijn gekoppeld al in het Naar veld zijn ingevuld. Documenten die gerelateerd zijn aan de activiteit kunnen eenvoudig worden toegevoegd door op de knop Bijlage te klikken. Om de activiteitenkaart te openen gaat u naar Beeld - Activiteit - Nieuwe activiteit. Meer informatie over het activiteitenvenster vindt u op pagina 18 en over de e-maileditor van het programma vindt u op pagina 21. Bankgegevens Wanneer u nieuwe bankrekeningen aan de relatiekaart toevoegt zal de relatienaam en het factuuradres automatisch in de bankgegevens worden ingevoerd. Wanneer u een bestaande bankrekening bewerkt kunt u de naam en het adres eenvoudig bijwerken door op de knop te klikken. Het venster Bankgegevens wordt geopend door naar Beeld - Relatie - Relatiebeheer te gaan. Open de betreffende relatie waarvoor u de bankrekening wenst aan te maken of te bewerken. Op het tabblad Overige info klikt u op Nieuw of Bewerken naast het veld Bankrekening. Meer informatie over bankgegevens vindt u op pagina 21. 3
Deel 1 - Overzicht over nieuwe functionaliteiten Mailings aanmaken (e-mail) De relatie-wizard is verbeterd en bevat een gebruiksvriendelijke functionaliteit voor het aanmaken van mailings. Een nieuwe optie voor het aanmaken van mailings via Microsoft Word is toegevoegd. Door deze optie te gebruiken zult u door het proces worden geleidt. De relatie-wizard wordt geopend via Beeld - E-mail - Selectie relaties. Meer informatie over het aanmaken van mailings vindt u op pagina 22. Zoeken/Filter Wanneer u mailings verstuurt, is het van belang om een filter te gebruiken om de correcte ontvangers te selecteren. Contactpersonen die non-actief zijn worden nu uitgesloten van de selectie. De relatie-wizard wordt geopend via Beeld - E-mail - Selectie relaties. Project De projectenmodule bevat nu de mogelijkheid om relaties te koppelen aan projecten die nog niet zijn opgeslagen. Daarnaast heeft u nu de mogelijkheid om activiteiten vanuit een project aan te maken ondanks dat het veld Verantwoordelijk niet is gedefinieerd en als Geen is ingesteld. MAGAZIJN Verbeterde documentatie voor het traceren van voorraadbewegingen Twee nieuwe rapporten zijn nu beschikbaar vanuit het venster Artikelstroom, zodat u de voorraadbewegingen kunt documenteren. Het filter in deze rapporten reflecteert het geselecteerde filter in het venster Artikelstroom. Klik op de knop Afdrukken om het rapport Tracering van voorraadtransacties of Tracering van voorraadtransacties (met grootboekinformatie) te kiezen. Om het venster Artikelstroom te openen gaat u naar Beeld - Magazijn - Magazijn. Selecteer Voorraadbewegingen & reserveringen en klik op de knop Artikelstroom. Meer informatie over artikelstroom vindt u op pagina 24. Alfanumeriek zendingsnummer Mamut Business Software ondersteund nu alfanumerieke zendingsnummers voor alle typen voorraadbewegingen. In voorgaande versies werden alleen numerieke zendingsnummers ondersteund. Historische voorraadwaarde Het is nu mogelijk om voorraadbewegingen te filteren gebaseerd op van en tot datums in het rapport Voorraadwaardelijst (transacties). Om de voorraadwaarde op een bepaalde datum weer te geven laat u het veld Datum in voorraad leeg en vult u de datum in het veld t/m in. Voor een historisch overzicht van de voorraadwaarde, bijvoorbeeld om trends te bekijken, geeft u specifieke van en tot datums in. Meer informatie over de historische voorraadwaarde vindt u op pagina 25. 4
Rapporten RAPPORTEN Rapporten Een nieuwe versie van Mamut Virtual Printer, MVP 5, is aan het systeem toegevoegd. Deze printer ondersteunt de nieuwste versies van Microsoft Windows, te weten Windows 7 en Windows Server 2008. VERKOOP Inkopen vanuit het artikelregister De nieuwe knop Koop dit artikel in het tabblad leverancier in de artikelkaart stelt u in staat om het betreffende artikel bij de geselecteerde leverancier in te kopen. Deze inkoop kan worden toegevoegd aan een bestaande inkooporder (indien deze de status niet-verwerkt heeft) of u kunt een nieuwe inkooporder aanmaken. Meer informatie over het tabblad leverancier vindt u op pagina 26. Verbeterde benaming van e-mailbijlagen Wanner u een verkooprapport naar e-mail afdrukt zal de naam van de bijlage nu de naam van het rapport, het offertenummer, ordernummer, factuur of creditnota en de naam van de bedrijfsdatabase bevatten, gebaseerd op de geselecteerde taal voor de relatie/order. Meer informatie over het afdrukken van e-mailbijlagen vindt u op pagina 26. Verbeterde abonnementenmodule De abonnementenmodule bevat een nieuwe instelling voor frequentie. Hierdoor kan een klant tegen een gereduceerde prijs in het midden van een periode aan een bestaand abonnement worden toegevoegd. Het is tevens mogelijk om een abonnement op te zetten die wordt bepaald door de begindatum van het klantenabonnement, in plaats van het abonnement zelf. Deze abonnementen zullen een tekstregel in de verkooporder en factuur bevatten wat de Van en Tot datum van het abonnement weergeeft om zo de leesbaarheid voor zowel u als uw klant te verbeteren. Houd er rekening mee dat de abonnementenmodule niet in alle programmaversies wordt ondersteund. Neem contact op met uw verkoopconsulent voor meer informatie. Meer informatie over abonnementen vindt u op pagina 28op pagina 27. 5
Deel 1 - Overzicht over nieuwe functionaliteiten ALGEMEEN NIEUWS Mamut is goedgekeurd voor Microsoft Windows 7 Mamut heeft, als een van de eerste softwarebedrijven in de wereld, goedkeuring voor Microsoft Windows 7 gekregen voor haar oplossingen en draagt het logo "Compatible met Windows 7". Deze goedkeuring geldt voor zeven Europese landen: het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Noorwegen, Zweden, Denemarken, Nederland en Duitsland. Mamut heeft totaal 18 oplossingen die zijn goedgekeurd voor het logo-programma. Uitgebreide help-functie via het internet De helpfunctie is nu beschikbaar in een nieuwe online editie. De online editie bevat de meest recente versie van de helpfunctie en bevat tevens schermafdrukken met voorbeelden, links naar relevante artikelen en verdere infromatie die eerder niet beschikbaar was. De helpfunctie geeft u relevante informatie voor het venster/de functionaliteit dat u voor u hebt wanneer u op F1 op het toetsenbord of op Help in het programma klikt. Online help opent in Internet Explorer. De eerste keer dat u de helpfunctie in de nieuwe versie van het programma opent zult u de vraag krijgen of u de Online help wenst te gebruiken. Het antwoord dat u hier geeft, zal als standaard elke keer worden gebruikt wanneer u de help-functie oproept. U kunt deze instellingen te allen tijde in de gebruikersinstellingen overschrijven. Indien u geen internetverbinding heeft, zal het systeem automatisch Offline help gebruiken, onafhankelijk van uw standaardinstelling. U vindt de instellingen voor Online Help via Beeld - Instellingen - Gebruiker, op het tabblad Overig. Wanneer u de helpfunctie via Help - Inhoud opent, kunt u kiezen tussen Online en Offline help. Meer informatie over de instellingen voor de helpfunctie vindt u op pagina 29. Afsluiten van het programma afbreken Indien u in de instellingen voor reservekopie, via Bestand - Reservekopie - Instellingen, heeft gekozen voor Vraag bij afsluiting of een reservekopie gemaakt dient te worden, zal het systeem u vragen of u een reservekopie wenst te maken wanneer u het programma afsluit. Er is nu een knop Annuleren toegevoegd, zodat u terug kunt keren naar het programma indien u het programma niet wenst af te sluiten. 6
Mamut Online Desktop MAMUT ONLINE DESKTOP Upgraden van Mamut Online Desktop Het is nu mogelijk om alle installaties van Mamut Business Software die verbinding hebben met Mamut Online Desktop te upgraden; zonder dat u de synchronisatie voor de eerste keer hoeft uit te voeren. Indien u verbonden bent met Mamut Online Desktop zal de bedrijfsdatabase automatisch worden geüpgraded zonder opnieuw te synchroniseren. Let op! Gebruikers kunnen zich niet bij Mamut Online Desktop aanmelden zolang de upgrade wordt uitgevoerd. Verbeterde stabiliteit in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop Het synchroniseren van data tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop is verbeterd om meer dataverkeer aan te kunnen. De belangrijkste verbeteringen bevatten; verhoogd management van resources tijdens de activatie en synchronisatie van data tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop. Verbinding met Mamut Online Desktop De werkbalk op het bureaublad in Mamut Business Software bevat nu een nieuwe snelkoppeling voor de verbinding met Mamut Online Desktop. Door op deze snelkoppeling te klikken zal een nieuwe venster worden geopend waarin wordt uitgelegd hoe u het activatieproces kunt uitvoeren. Deze knop wordt zichtbaar zodra u uw licentie voor Mamut Online Desktop heeft geregistreerd voor de betreffende bedrijfsdatabase. Meer informatie over Mamut Online Desktop vindt u op pagina 30. Nieuwe en verbeterde functionaliteiten Urenregistratie De rapporten in Urenregistratie hebben nu een vaste kolombreedte, en alle beschikbare velden worden bij het exporteren naar Microsoft Excel toegevoegd. Daarnaast zullen de Lijst en Kalender weergaves urenstaten van alle statussen weergeven wanneer deze sinds de laatste keer van status zijn gewijzigd. Met andere woorden; indien de status van een urenstaat binnen Mamut Business Software is gewijzigd zal u, wanneer u in Mamut Online Desktop deze urenstaat opzoekt, urenstaten van alle statussen zien. Meer informatie over de urenregistratie in Mamut Online Desktop vindt u in de online help: http://help.mamut.com/nl/onlinedesktop/rtm/onlinedesktop.htm. 7
Deel 1 - Overzicht over nieuwe functionaliteiten Bedrijfsstatus Let op! Houd er rekening mee dat de onderstaande functionaliteit nog niet in de bèta-versie beschikbaar is. Met behulp van de verschillende onderdelen in Bedrijfsstatus kunt u de belangrijkste informatie van uw bedrijf ophalen en controleren. Het doel van deze module is om de status van het bedrijf voor een bepaalde periode te documenteren. Bedrijfsstatus geeft u een visuele presentatie die u kunt gebruiken in presentaties. Het is tevens mogelijk de inhoud in de rapporten te wijzigen. Bedrijfsstatus bevat financiële rapporten, grafische weergaves en kengetallen, en geeft u een algemeen overzicht over de financiële situatie van uw bedrijf. De getallen worden voor een bepaald boekjaar in Mamut Online Desktop weergegeven en zijn gebaseerd op informatie die uit Mamut Business Software wordt gehaald. Meer informatie over Bedrijfsstatus in Mamut Online Desktop vindt u in de online help op: http://help.mamut.com/nl/onlinedesktop/rtm/onlinedesktop.htm. 8
Deel 2: Fragmenten uit de introductiehandleiding In dit hoofdstuk: Wetswijzigingen... 10 Bedrijfsinstellingen voor offerte/order/factuur... 10 Administratie... 15 Instellingen voor overschrijvingen (elektronisch bankieren)... 15 Wizard voor de overschrijvingsinstellingen... 15 Overschrijvingen - Betalingen naar bank... 17 Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage... 17 Relatiebeheer... 18 Het activiteitenvenster... 18 De e-maileditor van het programma... 21 Rekeninginformatie... 22 Een mailing aanmaken... 22 Magazijn... 24 Artikelstroomvenster... 24 Historische voorraadwaarde... 25 Verkoop... 26 Artikelregister: tabblad Leverancier... 26 Afdrukken naar e-mailbijlage... 26 Over abonnementsfacturering... 27 Algemeen nieuws... 29 Gebruikersinstellingen - Overig... 29 Mamut Online Desktop versie 2.0... 30
Fragmenten uit de introductiehandleiding WETSWIJZIGINGEN Bedrijfsinstellingen voor offerte/order/factuur De routines bij het factureren verschillen vaak van bedrijf tot bedrijf. In de bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur heeft u de mogelijkheid de gebruikswijze naar uw behoefte aan te passen. Vooral de overgang van order naar factuur en bijbehorende routines voor goedkeuring en afdruk staan centraal. U vindt de bedrijfsinstellingen via het menu Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Offerte/Order/Factuur. Let op! De bedrijfsinstellingen voor offerte zijn hier verzameld. De offertemodule heeft echter wel eigen gebruikersinstellingen. Algemeen Op het tabblad Algemeen treft u opties aan die betrekking hebben op de orderstatus. Deze zijn vooral van belang indien er meerdere gebruikers van het programma zijn en waarbij bijvoorbeeld de ene orders registreert en de andere facturen genereert. 10 Een order kan niet worden afgedrukt voordat de status 'Verwerking voltooid' is: Hiermee geeft u aan of het wel of niet mogelijk is de order af te drukken voordat de verwerking voltooid is. Niet verwerken zonder status 'Gereed v. overdracht' (offerte) of 'Gereed v. factureren' (order): Vinkt u deze optie aan, is het niet mogelijk om offerte naar order of order naar factuur over te brengen/verwerken indien de optie 'Gereed v. overdracht' (offerte) of 'Gereed v. factureren' (order) niet is aangevinkt op het tabblad Diversen. Gereed voor facturen is afhankelijk van hoe u de functie 'Gereed voor factureren' wordt bijgewerkt bij het afdrukken van... heeft ingesteld op het tabblad Afdrukken. Niet factureren voordat alle artikelen zijn geleverd: Vink deze optie uit wanneer u orders wenst te factureren wanneer nog niet alle artikelen zijn uitgeleverd. Deze optie wordt gebruikt wanneer u een overeenkomst heeft met uw klanten om een order te factureren alvorens deze volledig is uitgeleverd, of wanneer u gebruik wenst te maken van deelleveringen. Een gedeeltelijk geleverde/gefactureerde order zal dan een Nalevering bij het factureren genereren. U wijzigt het aantal artikelen in de kolom Te leveren in de order/factuur. De nalevering wordt als nieuwe order in het systeem behandeld.
Wetswijzigingen U heeft de mogelijkheid om artikelen van een bepaalde inkooporder te reserveren door Het bedrijf reserveert inkopen voor klanten en Het bedrijf reserveert voorraadartikelen voor klanten aan te vinken. Indien Het bedrijf servicekosten factureert, heeft u de mogelijkheid om een werkbeschrijving in verband met een order en een servicefactuur af te drukken, met of zonder artikelregels. Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering: Activeert de functionaliteit voor abonnementsfacturering. Dit is een additioneel product in sommige programmaversies. Eventuele beperkingen wanneer artikelen niet in voorraad zijn: Hier kunt u beslissen in welke mate u een grotere hoeveelheid artikelen kunt registreren dan beschikbaar in de voorraad, of eventueel een waarschuwing wenst weer te geven zodat diegene die de order registreert erop attent gemaakt wordt dat het artikel niet meer in voorraad is. Afdrukken Hier geeft u de instellingen aan die bepalen hoe uw verkooprapporten er uit moeten zien. Aantal exemplaren: Het aantal kopieën dat wordt afgedrukt naast de originele factuur. De kopieën worden bij het factureren afgedrukt. Kopiefactuur bij facturering: Kies het rapport dat gebruikt dient te worden bij het afdrukken van een kopiefactuur. Dit wordt gebruikt voor de kopiefacturen die worden afgedrukt tijdens het factureren. De inzamellijst wordt bijgewerkt bij het afdrukken van: Deze instelling geldt het veld Ingezameld in de order. Kies tussen Pakbon en inzamellijst, afhankelijk voor wat het beste bij uw bedrijf past. 'Gereed voor factureren' wordt bijgewerkt bij het afdrukken van: Kies Pakbon of Inzamellijst, afhankelijk voor wat het beste bij uw bedrijf past. Indien u direct na het afdrukken van de pakbon wenst te factureren, raden wij u aan pakbon te kiezen. Taal in Offerte/Order/Factuur: Kunt u gebruiken indien u uw facturen in een andere taal wenst af te drukken. De taal wordt toegankelijk als keuze in de module Order/Factuur en Offerte op het tabblad Diversen indien u op knop Rapporten klikt. Sortering bij het afdrukken van meerdere orders: Bij het afdrukken van meerdere orders kan het handig zijn om een bepaalde sorteringsvolgorde aan te geven. U kunt bijvoorbeeld sorteren op klantnummer, in plaats van het standaard ingestelde offertenummer. Maakt u gebruik van abonnementsfacturering kunt u op contractnummer sorteren. Sortering van artikelregels op de inzamellijst: U kunt een inzamellijst op twee manieren afdrukken. Gesorteerd op dezelfde volgorde als het artikel in de order werd geregistreerd of Gesorteerd op 11
Fragmenten uit de introductiehandleiding voorraad en plaats in het magazijn. Deze laatste optie kan bijzonder nuttig zijn voor een efficiënte inzameling van de order in het magazijn. Testafdruk naar scherm bij facturering: U krijgt een afdrukvoorbeeld/testafdruk op het scherm te zien bij facturering/afdruk van een factuur. Toon btw in Offerte, Order en Factuurafdrukken: Wanneer u deze optie niet aanvinkt, zal de btw niet worden weergegeven op deze afdrukken. Let op! Houd er rekening mee dat het volgens de wet en/of regelgeving verplicht kan zijn om de btw voor uw bedrijf weer te geven. Overleg met uw boekhouder/revisor vóór u deze optie uitvinkt. Prijs/Korting Hier geeft u aan wat van toepassing is bij de registratie van prijzen en kortingen op een verkooporder. 12 Kiest u voor Prijs excl. btw registreren op orderregels (netto gefactureerd), worden de prijzen zonder btw op de artikelregels weergegeven. Prijzen op basis van leverdatum i.p.v. programmadatum: De prijs wordt standaard gezet op programmadatum de dag waarop de order wordt aangemaakt. Indien u prijzen aanmaakt die in de toekomst zullen gelden, kunt u met behulp van deze functie het systeem deze prijzen automatisch laten gebruiken op basis van leverdatum op de order in plaats van programmadatum. Dit geldt wanneer u het veld Leverdatum invult bij het aanmaken van de order. Leverdatum treedt dan op als een "geplande levering". Verandert u later de leverdatum, krijgt u toch de vraag of u de orderregels wenst bij te werken. Wilt u de kortinghiërarchie anders instellen, moet u Hoogste korting overschrijft kortinghiërarchie aanvinken. Het is veelal voldoende met één korting op een order, maar u kunt daarnaast ook gebruik maken van een volumekorting door Volumekorting bovenop andere korting aan te vinken. Kostprijs is gelijk aan "Kosten" uit artikelkaart plus inkoopprijs: Wordt weergegeven indien u heeft gekozen voor Inkoopprijs bij Basis voor kostprijs in de bedrijfsinstellingen voor artikel, op het tabblad Prijzen. Vinkt u deze optie aan, zal de kostprijs op offerte en order/factuur berekend worden op basis van de inkoopprijs, plus de kosten in het veld Kosten in de artikelkaart, op het tabblad Prijs. Export U kunt automatisch gegevensbestanden exporteren vanuit het programma en hier zijn de instellingen hiervoor.
Wetswijzigingen Indien u orders vanuit het programma wenst te exporteren, moet u Export gebruiken van bestand aanvinken en het Exportformaat aangeven. U kunt aangeven dat de export uitgevoerd moet worden door middel van het afdrukken van een Inzamellijst, Pakbon, of bij Facturering. In het veld Gegevensmap geeft u aan waar het bestand opgeslagen moet worden. Maak een PDF-kopie aan van de offerte bij verwerking tot order: De offerte die verwerkt is, wordt opgeslagen als een PDF-kopie. De offertekopie kan geopend worden vanuit Order/Factuur. Maak een PDF-kopie aan van de factuur bij facturering: Maakt een PDF-kopie aan van de originele factuur bij facturering. Indien u deze optie aanvinkt, kunt u PDF-kopieën openen vanuit Order/Factuur, en vanuit Relatiebeheer. Overig Het tabblad voor overige instellingen: Leveringsperiode op artikelregel: Kies of u in rapporten de week of de datum van levering wenst weer te geven. U kunt ook een Vaste tekst offerte/ order toevoegen. De tekst hiervoor wordt uit het Standaardregister opgehaald. Deze tekst zal op de facturen worden afgedrukt. 13
Fragmenten uit de introductiehandleiding Intracommunautaire tekst: In deze afrollijst kunt u de tekst kiezen die op facturen, die orderregels met een btw-code voor intracommunautaire leveringen voor goederen of diensten bevatten, wordt weergegeven. Wanneer u Standaard kiest zal de volgende tekst op de factuur worden weergegeven: Intracommunautaire leveringen van goederen en diensten. U kunt deze tekst wijzigen of uw eigen tekst aanmaken in het Standaardregister. Op de factuur zullen de betreffende goederen en diensten een asterisk (*) krijgen. In de afrollijst Onze ref. kunt u kiezen hoe de referentie standaard gekozen wordt bij het aanmaken van een nieuwe order. Artikel dat in alle nieuwe orders wordt toegevoegd: U kunt bij het aanmaken van een order automatisch een artikel toevoegen door de artikelcode in dit veld in te voeren. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken indien u altijd gebruik wilt maken van administratiekosten. Het project uit de artikelkaart overnemen: Het project dat eventueel gebruikt is in het tabblad Diversen bij Artikel wordt overgebracht naar Offerte/Order/Factuur. Factoring: Enkel zichtbaar indien u de optie factoring in de instellingen voor debiteur/crediteur heeft aangevinkt: Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur. Onder de knop Factoring kunt u informatie over het factoringbedrijf invoeren. 14
Administratie ADMINISTRATIE Instellingen voor overschrijvingen (elektronisch bankieren) U kunt in het programma gebruik maken van elektronisch bankieren (ook wel: e-banking) of handmatige overschrijvingen om betalingen aan leveranciers te vereenvoudigen en om betalingen in te boeken. U kunt het volgende instellen: Nieuw: Maak een nieuw overschrijvingsformaat aan, bijvoorbeeld voor elektronisch bankieren voor het versturen van betalingsbestanden naar uw bank. Bewerken: Wijzig een overschrijvingsformaat. Wissen: Wis een overschrijvingsformaat. Standaardoverschrijvingsformaat: Hier geeft u aan welk overschrijvingsformaat u standaard wenst te gebruiken. U kunt nieuwe overschrijvingsformaten aanmaken door op Nieuw te klikken. Het handmatig betalen van een post met status 'Overgeschreven' toestaan: Door deze optie te selecteren, kunt u handmatig betalingen uitvoeren voor de posten in uw crediteurenadministratie, die op het tabblad Overschrijving de status 'Voor overschrijving verzonden' gekregen hebben nadat u de wizard heeft doorlopen bij Betalingen naar bank. Deze posten kunt u dan handmatig via de inboekmodule betalen. Uitsluitend goedgekeurde facturen betalen. Door deze optie te selecteren worden alleen de facturen met het kenmerk goedgekeurd meegenomen voor betaling. Wizard voor de overschrijvingsinstellingen Wanneer u een nieuw overschrijvingsformaat aanmaakt of een bestaand overschrijvingsformaat bewerkt, wordt de wizard voor de instellingen voor overschrijvingen geopend. De beschikbare formaten zijn Clieop3 en SEPA. SEPA staat voor Single Euro Payments Area en is ingesteld om één Europese betaalmarkt te creëren waarbij deze betalingen als binnenlandse betalingen worden behandeld. Met SEPA bestaat geen verschil tussen binnenlandse en buitenlandse betalingen. Het gebruikte SEPA xml-bestandsformaat biedt een uniforme standaard voor de betalingen in het gehele SEPA-gebied voor betalingen in Euro. Clieop3 is het Nederlandse formaat voor elektronisch bankieren. Betalingsbestanden van dit formaat kunnen bij de meeste banken worden ingelezen om zo uw betalingen uit te laten voeren. Houd er rekening mee dat u dient te controleren of dit formaat door uw bank wordt ondersteund. Met behulp van Clieop3 kunt u alleen binnenlandse betalingen uitvoeren. 15
Fragmenten uit de introductiehandleiding Zo maakt u een nieuw overschrijvingsformaat aan 1. Klik op Nieuw. 2. Kies het gewenste formaat uit de afrollijst. 3. Bij Naam overschrijvingsformaat kunt u een eigen naam voor het gebruikte overschrijvingsformaat opgeven zodat u deze eenvoudig herkent. Let op! Wanneer u het SEPA-formaat gebruikt, dient u één van de volgende namen op te geven: SEPA GRPD (=gegroepeerd), SEPA MXD (=mixed) of SEPA SNGL (=single). Raadpleeg uw bank om het formaat dat u dient te gebruiken te vinden. 4. Selecteer de correcte bankrekening uit de afrollijst of klik op nieuw om een nieuwe bankrekening in te voeren. Houd er rekening mee dat bij het SEPA-formaat IBAN en Swift/BIC-code verplicht ingevuld moeten worden. 5. Klik op Volgende. 6. Geef bij Map het pad op waar de betalingsbestanden moeten worden opgeslagen indien u niet de standaardlocatie wenst te gebruiken. 16 7. Voer de Bestandsnaam in. 8. Klik op Voltooien. Het overschrijvingsformaat is nu aangemaakt. Indien gewenst, kunt u deze als Standaardformaat gebruiken of overige instellingen doorvoeren. Tip! Het is mogelijk om een eerder aangemaakt bestalingsbestand te herstellen, bijvoorbeeld om het bestand opnieuw naar de bank te versturen. Om dit te doen selecteert u eerst het overschrijvingsformaat en klik op de knop Bewerken. Klik vervolgens op de knop Bestand uit archief herstellen.