Een effectieve implementatie van het Convenant Lieke Poot 27-11-2013 Isala
Even voorstellen Lieke Poot Klinisch Fysicus RVE voorzitter Zorgtechnologie Hoofd regionale vakgroep Klinische Fysica Terzake deskundige medisch equipment Verder: Opleider Algemene Klinische Fysica Secretaris Bestuur vereniging Medische Staf Stralingsdeskundige
Agenda Isala - terugblik Het Convenant rondom de verhuizing Het Convenant - de Isala aanpak
Nieuw gebouw augustus 2013 Topklinisch ziekenhuis 780 bedden 360 medisch specialisten 5600 medewerkers 15.000 medisch equipment 30 RVEs Isala Poliklinieken in Kampen en Heerde
Isala
Isala - terugblik IGZ inspecties op thema medische apparatuur in 2004, 2006 en 2008. 23 april 2008 constateringen IGZ: Er zijn meerdere ernstige tekortkomingen geconstateerd. Gebruikers zijn niet (aantoonbaar) getraind Betrokkenheid deskundigen niet geborgd bij aanschaf nieuwe apparatuur. Geen expliciete vrijgave van apparatuur na aanschaf, storing of reparatie. Uitgebreid achterstallig onderhoud aangetroffen, Gebruikers ondernemen geen actie daarop Dreiging met verscherpt toezicht
Isala - terugblik RvB vraagt: Hoe heeft dit kunnen gebeuren en waarom wisten we dit niet? Niemand is er verantwoordelijk voor of voelt zich verantwoordelijk. Geen inzicht in onderhoudsstatus in SAP Het interesseert de gebruikers niet, zij stellen andere prioriteiten. Medische Technologie is een faciliterende afdeling, geen sturende. Onvoldoende capaciteit bij Medische Technologie. Medische Technologie en Klinische Fysica hebben geen verbinding of samenwerking met elkaar en zitten in verschillende bedrijfsonderdelen.
Isala - terugblik Na laatste inspectie grote verbeteractie: project equipmentbeheer en achterstallig onderhoud, afgerond begin 2011 Gerealiseerd: Heldere verantwoordelijkheden Gestroomlijnde procedures ziekenhuisbreed Registratie bij inkoop, alles naar binnen via inkoop Tijdig onderhoud structureel geborgd en inzichtelijk voor gebruikers Organisatiewijziging naar Zorgtechnologie
Heldere verantwoordelijkheden De Terzake deskundige stelt normen vast rondom veiligheid en verantwoorde inzet van equipment. controleert, rapporteert en voert de handhaving op de equipmenttoestand uit. adviseert de raad van bestuur bij investeringsaanvragen en tijdens het inkoopproces. Terzake deskundigen voor de volgende terreinen: Medisch Equipment Medische Gassen, ICT Apparatuur, Infrastructuur en Informatieveiligheid, Scopen Desinfectie en Reiniging (DSRD) Steriele Medische Hulpmiddelen (DSMH) Gebouw en Installaties Stralingstoepassingen Isala
Gestroomlijnde procedures
Equipmentviewer
Convenant nov 2011 Veilige toepassing van medische technologie betekent een veilig product, in handen van een getrainde gebruiker in een omgeving die veilig gebruik kan garanderen Besluit Isala Maatregelen Convenant nu inpassen in verhuisproject, structurele implementatie na verhuizing
Convenant rondom de verhuizing Het controleren van alle nieuwbouw tekeningen of alle aansluitingen ten behoeve van medische apparatuur kloppen. Het testen, valideren en formeel vrijgeven voor gebruik van alle ruimtes
Convenant rondom de verhuizing Het zorgvuldig aanschaffen van veel medische apparatuur tegelijk: 5846 stuks Het testen, valideren en formeel vrijgeven voor gebruik van alle nieuwe medische apparatuur Het uitvoeren van Prospectieve Risicoanalyses (PRIs) op alle medische apparatuur die nieuw geplaatst werd in de nieuwbouw Het zorgen voor trainingen van gebruikers en technici voor alle nieuwe apparatuur
Convenant rondom de verhuizing
Convenant rondom de verhuizing Het zorgen voor verhuisprotocollen van alle te verhuizen apparatuur (11.000) inclusief benodigde vrijgavetesten. Het controleren en vrijgeven van medische ruimtes na plaatsing van alle apparatuur
Na de verhuizing Structurele implementatie van het Convenant Stuurgroep geformeerd onder voorzitterschap van RvB lid Robbin Thieme Groen Manager kwaliteit en veiligheid, André Klappe Stafbestuurslid kwaliteit, Jan-Henk Dambrink Terzake deskundige steriele Medische Hulpmiddelen, Jan Cees van Niel Terzake deskundige Medisch Equipment, Lieke Poot Isala Academie, Janet Manden Hoofd Inkoop, Rick Hof Datamanager Inkoop, Robert Kemper Operationeel leidinggevende Medische Technologie, Geert Elgersma Adviseur Kwaliteit en Veiligheid Ilona Riezebosch
Denk na over belangen Welke partijen zijn er betrokken? Wat zijn de belangen van deze partijen? Hoe krijg je de belangen opgelijnd? Wat zijn haalbare doelstellingen? Wat is de ambitie, Sense of urgency?
Compliance check - wat doen we goed? Registratieprocedure bij inkoop in equipmentregister Tijdig onderhoud Rapportages en kpis voor zorgafdelingen Investeringsprocedure Procedures rondom levenscylus medische apparatuur goed vastgelegd Verantwoordelijkheden rondom medische apparatuur goed belegd. Audits medisch equipment en Patiëntveiligheidscommissie Medische Technologie.
Compliance check - wat moet beter? Procedures zijn versnipperd over verschillende plekken en systemen. Aanschafdossier niet volledig en geborgd (PRI, PVE, scholingsplan etc). PRIs nu ad hoc uitgevoerd ivm nieuwbouw, nog niet systematisch uitgevoerd. Gebruikerstrainingen niet structureel geborgd en aantoonbaar, wel in de praktijk uitgevoerd. Trainingen van externe technici onvoldoende aantoonbaar. Procedures gelden niet voor alle medische hulpmiddelen die binnen de scope vallen.
Scope Medische apparatuur (steriele) Medische hulpmiddelen Actieve implantaten In-vitro diagnostica Medische software Zelf ontwikkelde medische hulpmiddelen
De Isala aanpak Compliance check uitvoeren voor elk deel van de scope Verantwoordelijken aanwijzen per onderdeel van de scope Puntsgewijs compleetheid procedures volgen
De Isala aanpak Maar er zijn rode draden die voor alle onderdelen gelden: Thema 1 Aanschafdossier Thema 2 Opleidingen en trainingen Thema 3 Procedures op orde Thema 4 PRI systematiek Hiervoor geldt een thematische aanpak, belegd bij een aantal werkgroepen
Thema 1 Aanschafdossier Wat moet er in het dossier aanwezig zijn? PRI, PVE, scholingsplan etc. Wie is verantwoordelijk voor de compleetheid van het dossier? Wie voert de regie op het dossier tijdens een aanschafproces? Wie bepaalt de go/no-go voor aanschaf? Is de samenstelling van het dossier voor elk medisch hulpmiddel gelijk? Is de samenstelling van het dossier voor elke risicogroep gelijk? Werkgroep met deelnemers vanuit Inkoop, Medische Technologie en Isala Academie
Thema 1 Aanschafdossier
Thema 2 Opleidingen en trainingen Tijdens aanschaftraject bepalen welke training en trainingsvorm benodigd is op basis van risicoprofiel Tijdens aanschaftraject bepalen wanneer herscholing noodzakelijk is Opleidingen vastleggen in digitaal portfolio Gestructureerd toetsen van bekwaamheid Welke wijze van scholing? Verschillende methodes bewust inzetten Werkgroep met deelnemers uit Isala Academie, zorgafdelingen en Zorgtechnologie
Aantoonbaar bekwaam IK ben IK= Isala Kwaliteitspaspoort Kwalificatie (diploma s certificaten) Bevoegdheid Deskundigheidsgebieden (competenties) bekwaamheid uitvoeringsniveau bekwaamheid (houdbaarheid)
IK Isala Kwaliteitspaspoort Identiteit Portfolio Bevoegdheid Deskundigheid
Training interne technici Scholingsbehoefte vaststellen tijdens aanschaftraject, opnemen in aanschafdossier Van alle technici alle diploma s geregistreerd Vertaling maken naar bekwaamheid/inzetbaarheid door leidinggevende Bekwaamheid vast leggen in portfolio / inzetbaarheidsmatrix Bekwaamheid op welk niveau bepalen? Apparatuurgroep, apparaat, of specifiek type?
Onderdelen scholingsplan medische technologie 2. Wat heeft hij daarbij nodig? Profiel met minimale vereisten VOORWAARDEN 1. Wat gaat de medewerker doen? Aantoonbaar bekwaam Kennis Vaardigheden Houdingen Competent gedrag! Beoordelen met checklist Niveau 3 ACTIVITEIT Verrichting Handeling Uitvoeren van SITUATIES/ scenario s Complicerende factoren Dilemma s Fysieke omgeving 3. Waar gaat het gebeuren? Kritische praktijkcases definiëren Isala
Externe technici: de drietrapsraket 1: Nieuwe (20-11-2013) Standaard Service Overeenkomst WIBAZ opgenomen in inkoopvoorwaarden (paragraaf 7.7): Garantie voldoende gekwalificeerd zijn technici Geldt ook voor onderaannemers Inzage geven aan ziekenhuis mbt gestelde eisen en kwalificaties 2: opvragen van ISO certificaten leveranciers 3 Werkvergunning voor individuele technici?
Thema 3 Procedures op orde Nieuwe procedures voor: Scholing interne technici Scholing externe technici Verlenging onderhoudsinterval Modificatie medische apparatuur Introductie nieuwe technologie Verwijderen van werkplek etc En nalopen en updaten bestaande procedures
Thema 3 Procedures op orde Pas op voor de papieren tijger! Laat mensen op de werkvloer meedenken over de uitwerking van procedures Zorg dat je het voor mensen makkelijker maakt ipv ingewikkelder Denk na over belonen bij het gewenste gedrag. Dit kan al zijn dmv een compliment Neem de tijd om er een gezamenlijke inspanning en doel van te maken.
Thema 3 Procedures op orde
Thema 3 Procedures op orde En dat dan ook voor alle andere medische hulpmiddelen binnen de scope! Echter niet alle procedures uit het Convenant zijn van toepassing op alle medische hulpmiddelen! Preventief onderhoud op een infuuslijn???
Thema 4 PRI systematiek Op welke plek invoeren in het inkoopproces? Vooraf laten gaan door Pre-PRI? Procesbegeleiding PRI door wie? Voor welke categorie volledige HFMEA? In Excell? Hoe opnemen in P&C cyclus?
Thema 4 PRI wanneer?
Thema 4 PRI wie? Procesbegeleiding: Patiëntveiligheidscommissie van de afdeling Adviseur kwaliteit en veiligheid Speciaal aangestelde PRI functionaris Medewerkers Klinische Fysica/Medische Technologie Deelnemers: Leidinggevende afdeling Medisch specialist Verpleegkundige/laborant Medisch technicus Evt Klinisch Fysicus Multidisciplinaire aanpak!
Thema 4 PRI hoe? Pre-PRI dmv Excell checklist Besluit wel of niet PRI dmv HFMEA Infoland iprova i+pra Keep it simple! Verbetermaatregelen in de lijn
Borging van het Convenant Het 11de VMS thema? Kwaliteits accreditatie P&C cyclus / KPIs Interne audits
Onze uitdaging Gezamenlijk komen tot interpretatie van tekst van Convenant Gezamenlijk komen tot afspraken over uitwerking van Convenant, wat is bekwaam, is train the trainer acceptabel etc? Gezamenlijk komen tot afspraken over afbakening van de scope op basis van risicoclassificatie Ervaringen blijven uitwisselen om tot aanscherping en verbeteringen te komen van het Convenant
Convenant als veranderproject Is het Convenant een verzameling procedures? Nee! Wij willen beter en veiliger worden, maar wij moeten daarvoor veranderen!