DE MODULE FINANCIEEL
Kluwer Fidura Postbus 23 7400 GA Deventer T: 0570 67 35 55 F: 0172 46 66 98 E: software-nl@wolterskluwer.com I: www.wolterskluwer.nl\fidura Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden auteur(s), redacteur(en), uitgever deswege geen aansprakelijkheid. 2014, Kluwer Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht, c.q. de uitgeefster van deze uitgave, door de rechthebbende(n) gemachtigd namens hem (hen) op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgeefster is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 lid 2, Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351) ex artikel 16b, Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form by means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the written permission of the publisher. 2 Module Financieel
INHOUDSOPGAVE 1 DE MODULE FINANCIEEL... 7 1.1. Inleiding... 7 1.2. Boekingen toevoegen... 9 1.2.1. Boekstuk toevoegen...10 1.2.2. Mutatieregels invoeren...11 1.3. Voorbeelden van boekingen...15 1.3.1. Voorbeeld 1: Debiteurenontvangst in het bankboek...15 1.3.2. Voorbeeld 2: Betaling aan een crediteur in het bankboek...18 1.3.3. Voorbeeld 3: Grootboekmutatie in het kasboek...20 1.3.4. Voorbeeld 4: Memoriaalboeking...24 1.3.5. Voorbeeld 5: Derdengeldtransactie...26 1.3.6. Voorbeeld 6: Verwerken van een betaalbatch...29 1.4. Boekingen wijzigen of verwijderen...30 1.4.1. Boeking verwijderen...31 1.4.2. Mutatieregel wijzigen...32 1.5. Boekstukken fiatteren en verwerken...34 1.5.1. Boekstukken fiatteren...35 1.5.2. Boekstukken verwerken tot journaalposten...37 1.5.3. Boekstukken fiatteren en verwerken...39 1.5.4. Boekstukken en journaalposten verwerken...39 1.5.5. Journaalposten fiatteren...40 1.5.6. Journaalposten verwerken tot grootboekmutaties...42 1.5.7. Journaalposten boeken...44 1.5.8. Boekstukken boeken...45 1.6. Financiële informatie...46 1.6.1. Grootboekmutaties raadplegen...46 1.6.2. Grootboekmutaties gesaldeerd raadplegen...47 1.6.3. Overzichten...48 1.6.4. Auditfile...49 1.7. Financiële boekingen met kostenplaatsen...50 1.7.1. Grootboekrekeningen inrichten voor kostenplaatsen...50 1.7.2. Boekingen verbijzonderen naar kostenplaatsen...52 1.8. Initiële posten inboeken...54 1.8.1. Initiële posten debiteuren...54 1.8.2. Invoer van een openstaande post controleren...55 1.8.3. Initiële post debiteuren verwijderen...56 1.8.4. Initiële posten crediteuren...56 1.8.5. Initiële dossiersaldi...57 1.8.6. Initiële saldi balansrekeningen...59 1.9. Periodieke boekingen onderhouden...60 1.10. Budgetteren...62 1.10.1. Standaardverdelingen...62 1.10.2. Standaardverdeling medewerker...63 1.10.3. Standaardverdeling periode...64 1.10.4. Budget per grootboekrekening...67 1.10.5. Budget per kostenplaats...69 1.10.6. Budget per medewerker...71 1.10.7. Budgetresultaten raadplegen...73 2 HET AANMANINGSPROCES...79 2.1. Inleiding...79 2.2. Aanmaningsrun toevoegen...80 2.3. Aanmaningsrun wijzigen...83 2.4. Aanmaningsrun verwerken...86 2.5. Inrichting aanmaningsproces...88 Module Financieel 3
2.5.1. Instellingen via de module Relatie...89 2.5.2. Instellingen via de module Financieel...90 2.5.3. Instellingen via de module Systeem onderhoud...92 2.5.4. Automatische acties koppelen aan het aanmaningsproces...93 2.6. Overzicht openstaande declaraties...94 3 ONDERHOUDSTABELLEN VOOR DE MODULE FINANCIEEL...96 3.1. Inleiding...96 3.2. Onderhoud Grootboekrekening...97 3.3. Onderhoud Balanshoofd...98 3.4. Onderhoud Balansgroep...99 3.5. Onderhoud Dagboek... 100 3.6. Onderhoud Boekjaar... 102 3.7. Onderhoud Periode... 103 3.8. Onderhoud BTW-code... 104 3.9. Onderhoud Kostenplaats... 105 3.10. Onderhoud Valutacode... 106 4 Module Financieel
HOOFDSTUK 1 DE MODULE FINANCIEEL Module Financieel 5
6 Module Financieel
1 DE MODULE FINANCIEEL 1.1. Inleiding U opent de module Financieel door in het Fidura hoofdmenu de optie Financieel aan te klikken. De module Financieel van Fidura biedt een complete verzameling programma s voor een financieel systeem. Alles wat u nodig heeft om de boekhouding te voeren is aanwezig. Er zijn verschillende koppelingen met andere modules, zoals Dossier, Inkoop en Declaratie. De module Financieel is daarmee een geïntegreerd onderdeel van het totale systeem. In de module Financieel kunt u de financiële transacties boeken. Het verkoopboek wordt automatisch bijgewerkt na verwerking van de ingevoerde declaraties in de module Declaratie. Het dagboek Inkoop houdt u bij in de module Inkoop. In het geval van betalingen aan crediteuren boekt u de betreffende inkoopfacturen in de module Financieel, indien die als zodanig zijn ingevoerd in de module Inkoop. Zodra u een ontvangst van een debiteur wilt registreren, dan selecteert u daarbij de betreffende declaratie waarop de betaling betrekking heeft, zoals deze zijn aangemaakt in de module Declaratie. De journaalposten die voortkomen uit het invoeren en verwerken van inkoopfacturen en declaraties in de modules Inkoop en Declaratie moeten reeds zijn verwerkt tot grootboekmutaties. Dit kan u ook in de module Financieel doen. Doet u dit niet, dan kunt u de bijbehorende financiële transactie nog niet boeken. Hieronder ziet u een vereenvoudigde weergave van de verbanden die bestaan tussen de modules Inkoop, Declaratie en Financieel. Module Financieel 7
Zodra een boeking gefiatteerd is, kan deze niet meer verwijderd of gewijzigd worden. Indien u alsnog wilt corrigeren, dan zal dit met een handmatige (tegen)boeking moeten gebeuren. Na fiattering door een hiertoe bevoegde medewerker kunt u ook de boekingen van deze financiële transacties vervolgens verwerken tot journaalposten. Ook deze journaalposten moeten gefiatteerd worden alvorens ze verder te verwerken in de grootboeken. Al deze grootboekmutaties worden vanzelfsprekend geadministreerd en kunnen altijd worden geraadpleegd. Het proces binnen de module Financieel 8 Module Financieel
1.2. Boekingen toevoegen Bij het toevoegen van boekingen kunnen we twee stappen onderscheiden: 1. Het toevoegen van een boekstuk: Zodra u een bankafschrift ontvangt, kunt u deze inboeken met een uniek boekstuknummer. U kunt het boekstuknummer handmatig aanpassen, zodat u de boekstuknummering gelijk kunt laten lopen met uw bankafschriften. 2. Het invoeren van mutatieregels: Per afschrift zijn er meestal meerdere mutaties. Deze mutaties kunt u aan één boekstuk koppelen. Module Financieel 9
1.2.1. Boekstuk toevoegen De eerste stap in de verwerking van financiële transacties is het invoeren van boekstukken in de betreffende dagboeken. Werkwijze: 1. U opent de module Financieel door in het Fidura hoofdmenu op de menuoptie Financieel te klikken. 2. U kiest voor de menuoptie Startmenu > Toevoegen in de kolom Boekstuk. U kunt het scherm ook activeren door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N]. 3. Via het scherm Boeking onderhouden kunt u alle boekingen toevoegen van het type Kas, Bank, Giro, Memoriaal en Gelden derden. Bij het veld Dagboek selecteert u allereerst via de selectielijst het gewenste dagboek. 4. Om een nieuw boekstuknummer aan te maken, klikt u in het bovenste deel van het scherm op de knop. Hierna verschijnt het volgende scherm. 10 Module Financieel
5. In het scherm Boeking onderhouden kunt u de basisgegevens van de boeking registreren. De velden Dagboek, Boekdatum, Periode en Boekstuknummer zijn verplichte velden. In het bank- en kasboek dient u bovendien een beginsaldo en eindsaldo in te vullen zodat u een extra saldocontrole heeft op het moment dat u het scherm verlaat. In de onderstaande tabel staat een korte beschrijving van de beschikbare velden. Dagboek Boekdatum Periode Boekstuknummer Boekhoudkundig saldo Beginsaldo te boeken afschriften Eindsaldo te boeken afschriften Totaal te boeken afschriften U kunt hier via de selectielijst een keuze maken uit de beschikbare dagboeken. In dit veld vult u de boekdatum in. U kunt hierbij gebruik maken van een kalender via de knop. Het veld Periode wordt automatisch gevuld op basis van deze datum. De periode is echter nog wel te veranderen. De periode kunt u hier desgewenst aanpassen via de selectielijst. Het boekstuknummer wordt automatisch door Fidura ingevuld, maar u kunt dit nummer nog wel wijzigen. Dit veld wordt automatisch door Fidura ingevuld aan de hand van het saldo van de grootboekmutaties van de aan het dagboek gekoppelde grootboekrekening. Hier kunt u het beginsaldo van uw afschrift invullen. Zodra u het eindsaldo van uw afschrift invult, wordt het veld Totaal te boeken afschriften gevuld. Dit saldo dient als controlemiddel. Fidura geeft een signaal zodra u het scherm wilt verlaten als dit saldo niet op nul staat. Na het invoeren van elke mutatieregel verandert het getal. 6. Na het invoeren van de basisgegevens voert u de mutatieregels in. 1.2.2. Mutatieregels invoeren Nadat u de basisgegevens ingevuld heeft, kunt u de mutatieregels van het betreffende afschrift gaan invullen. Werkwijze: 1. Door op een lege mutatieregel te dubbelklikken of de knop onderaan het scherm, opent u het scherm Mutatieregel toevoegen: Module Financieel 11
2. Een aantal gegevens, zoals boekdatum en boekstuknummer, wordt van het vorige scherm overgenomen. De overige velden zullen door u ingevuld moeten worden. In de onderstaande tabel staat een korte beschrijving van de in te vullen velden. DCG Declaratienr Factuurnr U kunt hier via de selectielijst een keuze maken uit een debiteurenontvangst (D), een crediteurenbetaling (C) of een grootboekmutatie (G). Het invullen van respectievelijk een D, C of G is voldoende. Indien van de module Betalingsverkeer gebruik wordt gemaakt, kunt u d.m.v. het invullen van een B (Betaalbatch) in één keer meerdere crediteurenbetalingen in één keer verwerken. Heeft u in het veld DCG gekozen voor een debiteurenontvangst (D), dan verschijnt het veld Declaratienr. U dient nu een declaratie te selecteren waarop u een ontvangst kunt registreren. Dit kan door handmatig het declaratienummer in te voeren of de declaratie te zoeken via de knop. Heeft u in het veld DCG gekozen voor een crediteurenbetaling (C), dan verschijnt het veld Factuurnr. Bij een crediteurenbetaling dient u hier een inkoopfactuur te selecteren. Dit kan door handmatig het inkoopfactuurnummer in te voeren of de factuur te zoeken via de knop. Grootboekrekening Dit veld is alleen van belang indien u in het veld DCG gekozen heeft voor een grootboekmutatie (G). U kunt het grootboekrekeningnummer Dossier handmatig invoeren of u zoekt het grootboek via de knop. Bij een debiteurenontvangst of crediteurenbetaling wordt dit veld automatisch gevuld met de grootboekrekening die respectievelijk aan de debiteur of crediteur is gekoppeld. Bij een debiteurenontvangst of crediteurenbetaling wordt dit veld overgeslagen. Bij een grootboekmutatie is dit afhankelijk van de inrichting van de grootboekrekening. Indien de rekening gekoppeld is aan een declaratieonderdeel (bijv. Verschotten), dan wordt dit veld actief. U dient dan handmatig het dossiernummer in te vullen of het dossier te zoeken via de knop. 12 Module Financieel
Werksoort Omschrijving Basisbedrag BTW-Soort Exclusief Debet/Credit BTW-bedrag Indien de grootboekrekening gekoppeld is aan een declaratieonderdeel, dan dient u naast het dossiernummer ook een werksoort te selecteren via de selectielijst. Hier kunt u een omschrijving van de boekingsregel invullen. Heeft u meer ruimte nodig, klik dan op de knop. U kunt nu het bedrag inclusief of exclusief BTW invoeren. Standaard is dit bedrag inclusief BTW. Er zijn rekeningen die aangewezen zijn om de kosten/opbrengsten verder te verbijzonderen. Op zo n moment verschijnt een extra venster met de kostenplaatsen. Hier kiest u voor de btw-soort. De boekdatum van het boekstuk bepaalt het bijbehorende btw-percentage. Met deze knop kunt u regelen dat het mutatiebedrag inclusief dan wel exclusief BTW wordt weergegeven. Geef hier via de selectielijst aan of het debet- of creditboeking betreft. Het BTW-bedrag als berekend aan de hand van het basisbedrag en de gekozen btw-soort verschijnt. 3. Na het invullen van de gegevens voegt u een nieuwe mutatieregel toe via de knop. Hiermee bevestigt u de zojuist gemaakte boekingsregel en kunt u meteen een nieuwe boekingsregel gaan aanmaken voor hetzelfde boekstuknummer. Het scherm Mutatieregel toevoegen blijft actief. Door te kiezen voor de knop bevestigt u de zojuist gemaakte boekingsregel en u gaat terug naar het scherm om eventueel een nieuwe boeking aan te maken. En dus ook een nieuw boekstuknummer. Via de knop annuleert u de gemaakte boekingsregel en gaat u terug naar het vorige scherm om een nieuwe boeking aan te maken. Extra informatie: De invoer van debiteurenontvangsten en crediteurenbetalingen vindt op ongeveer gelijke wijze plaats. Grootboekmutaties verschillen in een aantal opzichten van de debiteurenontvangsten en crediteurenbetalingen. Boekingen van ontvangsten of betalingen in het kas- of bankboek worden na verwerking automatisch gedebiteerd of gecrediteerd op de grootboekrekeningen behorende bij het dagboek. Neem bijvoorbeeld een ontvangst op uw bank. U hoeft dan dus slechts in het bankboek aan te geven welke declaratie is betaald. In de journaalpost die Fidura hiervan na verwerking maakt, wordt dan automatisch de grootboekrekening Bank gedebiteerd en de grootboekrekening behorende bij die debiteur gecrediteerd. Memoriaal is echter, in tegenstelling tot de dagboeken kas en bank, niet gekoppeld aan een standaard grootboekrekening. Daarom moet in het memoriaal het totaalbedrag van de crediten de debetzijde van de boekingsregels aan elkaar gelijk zijn. Module Financieel 13
Nog een voorbeeld: Neem wederom een ontvangst in uw bankboek. U hoeft dan alleen aan te geven naar aanleiding van welke factuur de betaling heeft plaatsgevonden. In de module Declaratie is namelijk reeds geadministreerd welke debiteur deze rekening moest betalen. Bij die debiteur staat in de module Relatie reeds op welke (debiteuren)grootboekrekening moet worden geboekt. In de journaalpost die Fidura hiervan na verwerking maakt, wordt verder automatisch de grootboekrekening Bank als sluitpost genomen. Ook het boeken van de betaling van een inkoop aan een crediteur vindt op deze wijze plaats. 14 Module Financieel
1.3. Voorbeelden van boekingen In de volgende paragrafen geven we u een zestal voorbeelden van verschillende boekingen. 1.3.1. Voorbeeld 1: Debiteurenontvangst in het bankboek In dit voorbeeld gaan we uitgebreid in op het registreren van een debiteurenontvangst in het bankboek. We onderscheiden twee handelingen die daarbij verricht moeten worden, namelijk het toevoegen van een boekstuk en het invoeren van mutatieregels. Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst bij het veld Dagboek de optie Bank. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op de knop. 4. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen, maar u kunt dit desgewenst aanpassen. Bijvoorbeeld, als u uw bankafschriftnummer wilt gebruiken als identificatiemiddel. 5. U dient nu een begin- en eindsaldo van het bankafschrift in te vullen. Hiermee activeert u een banksaldocontrole, zodat de kans op fouten geminimaliseerd wordt. 6. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel of op de knop onderin het scherm Boeking onderhouden. Hierna verschijnt het scherm Mutatieregel toevoegen. 7. Geef in het veld DCG aan om wat voor financieel feit het gaat. In dit voorbeeld betreft het een debiteurenontvangst. Door het invullen van een D activeert u dit financiële feit. Door het indrukken van de Tab-toets activeert u het veld Declaratienr. Module Financieel 15
8. Typ bij het veld Declaratienr het declaratienummer handmatig in of klik op de knop om de declaratie te gaan zoeken. Hierna verschijnt het scherm Declaratie zoeken: 9. Vul in dit scherm eventueel gegevens in van de declaratie waar het om gaat, en klik op de knop. Onder in het zoekscherm verschijnen de declaraties die aan de ingevulde gegevens voldoen. Merk op dat per regel zowel het oorspronkelijke factuurbedrag, als het nog openstaande bedrag wordt weergegeven. Als nog niet eerder is betaald, zullen deze bedragen vanzelfsprekend gelijk zijn. 10. Selecteer de declaratie waar het om gaat en klik op de knop. Hierna verschijnt de declaratie die u geselecteerd heeft in het scherm Mutatieregel toevoegen. Het veld Omschrijving wordt automatisch gevuld met de tekst Betaling door <betreffende debiteur>. U kunt deze omschrijving desgewenst aanpassen. 11. Het veld Totaal wordt automatisch gevuld met het openstaande bedrag van de declaratie. Let op: Als slechts een gedeelte van dit bedrag betaald is, moet u dat bedrag in het veld Totaal invullen! Na verwerking van het boekstuk zal Fidura Enterprise het resterende openstaande bedrag berekenen. 12. Klik op de knop om een nieuw financieel feit in te voeren, of klik op de knop om terug te gaan naar het scherm Boeking onderhouden. Het financiële feit verschijnt onder in het scherm Boeking onderhouden. Daarbij is reeds ingevuld dat het gaat om een creditboeking en op welke debiteurenrekening deze boeking gemaakt moet worden. Dit is vanzelfsprekend de grootboekrekening waarop eerder in de module Declaratie voor deze declaratie geboekt is. 16 Module Financieel
13. De boeking is afgerond. Na een zorgvuldige controle kan deze boeking geboekt worden. Let op: Bij het boeken van een betaling kunt u deze slechts koppelen aan facturen en declaraties waarvan de journaalposten in de module Financieel reeds zijn verwerkt tot grootboekmutaties. Het is ook mogelijk deelbetalingen in te boeken. U boekt ook een deelbetaling door selectie van de betreffende factuur/declaratie. Vervolgens vervangt u echter in het scherm Mutatieregel toevoegen het automatisch met het openstaande bedrag gevulde Basisbedrag door het werkelijk betaalde bedrag. Fidura zal na verwerking van deze deelbetaling het resterende bedrag berekenen en dit bij de betreffende factuur opslaan. Indien het een terugbetaling betreft dient u het bedrag met een min-teken in te voeren. Module Financieel 17
1.3.2. Voorbeeld 2: Betaling aan een crediteur in het bankboek In dit voorbeeld gaan we uitgebreid in op het registreren van een crediteurenbetaling in het bankboek. We onderscheiden twee handelingen die daarbij verricht moeten worden, namelijk het toevoegen van een boekstuk en het invoeren van mutatieregels. Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst bij het veld Dagboek de optie Bank. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op de knop. 4. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen, maar u kunt dit desgewenst aanpassen. 5. U dient nu een begin- en eindsaldo van het bankafschrift in te vullen. Hiermee activeert u een banksaldocontrole, zodat de kans op fouten geminimaliseerd wordt. 6. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel of op de knop onderin het scherm Boeking onderhouden. Hierna verschijnt het scherm Mutatieregel toevoegen. 7. Geef in het veld DCG aan om wat voor financieel feit het gaat. In dit voorbeeld betreft het een crediteurenbetaling. Door het invullen van een C activeert u dit financiële feit. Door het indrukken van de Tab-toets activeert u het veld Factuurnr. 18 Module Financieel
8. Typ bij het veld Factuurnr of Extern factuurnr het inkoopfactuurnummer handmatig in of klik op de knop om de factuur te gaan zoeken. Hierna verschijnt het scherm Inkoopfactuur selectie: 9. Vul in dit scherm eventueel gegevens in van de inkoopfactuur waar het om gaat, en klik op de knop. Onder in het zoekscherm verschijnen de facturen die aan de ingevulde gegevens voldoen. 10. Selecteer de inkoopfactuur waar het om gaat en klik op de knop. Hierna verschijnt de inkoopfactuur die u geselecteerd heeft in het scherm Mutatieregel toevoegen. Het veld Omschrijving wordt automatisch gevuld met de tekst Betaling aan <betreffende crediteur>. U kunt deze omschrijving desgewenst aanpassen. 11. Vul bij het veld Totaal het betaalde bedrag in. Fidura geeft automatisch het nog openstaande bedrag als voorstel. Indien het een deelbetaling betreft past u het basisbedrag aan. Na verwerking van het boekstuk zal Fidura het resterende openstaande bedrag berekenen. 12. Klik op de knop om een nieuw financieel feit in te voeren, of klik op de knop om terug te gaan naar het scherm Boeking onderhouden. Het financiële feit verschijnt onder in het scherm Boeking onderhouden. U krijgt daar een samenvatting van de boeking. 13. De boeking kan nu het verwerkingsproces gaan doorlopen. Module Financieel 19
1.3.3. Voorbeeld 3: Grootboekmutatie in het kasboek Grootboekmutaties verschillen in een aantal opzichten van de debiteurenontvangsten en crediteurenbetalingen. U hoeft er bijvoorbeeld geen bijbehorende factuur of declaratie aan te koppelen. Het BTW-percentage dient wel ingevuld te worden. Verder is het mogelijk bepaalde boekingen verder te specificeren in kostenplaatsen. Voor het invullen van de BTW heeft u de beschikking over de keuzelijst BTW-soort. Afhankelijk van het soort boeking debet of credit wordt de BTW geboekt op Te vorderen BTW, respectievelijk Af te dragen BTW. Deze grootboekrekeningen zijn vastgelegd in de BTW-tabel. Wilt u niet Af te dragen BTW boeken in een KBGM-dagboek heeft u de mogelijkheid om de mutatie Debet met een min-teken te boeken, zodat de boeking op de Te vorderen BTW wordt geboekt. Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst het gewenste Kasboek. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op de knop. 4. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen, maar u kunt dit desgewenst aanpassen. U dient nu een begin- en eindsaldo van de kasstaat in te vullen. 5. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel of op de knop onderin het scherm Boeking onderhouden. Hierna verschijnt het scherm Mutatieregel toevoegen. 6. Geef in het veld DCG aan om wat voor financieel feit het gaat. In dit voorbeeld betreft het een grootboekmutatie. Door het invullen van een G activeert u dit financiële feit. Door het indrukken van de Tab-toets activeert u het veld Grootboekrekening. 20 Module Financieel
7. Typ bij het veld Grootboekrekening de grootboekrekening in die gemuteerd moet worden of klik op de knop om de grootboekrekening te gaan zoeken. Hierna verschijnt het scherm Grootboekrekening zoeken: 8. Vul in dit scherm eventueel gegevens in van de grootboekrekening waar het om gaat, en klik op de knop. Onder in het zoekscherm verschijnen de grootboekrekeningen die aan de ingevulde gegevens voldoen. Module Financieel 21
9. Selecteer de grootboekrekening waar het om gaat en klik op de knop. Hierna verschijnt de grootboekrekening die u geselecteerd heeft in het scherm Mutatieregel toevoegen. Rechts ervan ziet u de naam van de rekening. Als de rekening gekoppeld is aan een declaratieonderdeel, dan wordt het veld Dossier actief. Vul in dat geval het nummer in van het dossier waarop het bedrag gedeclareerd moet worden of zoek het dossier via de knop. 10. Vul de omschrijving van de boeking in. 11. Vul bij het veld Totaal het bedrag van de mutatie in. 12. Selecteer - indien van toepassing - via de selectielijst bij het veld BTW-soort de te berekenen btw. Aan de hand van deze BTW-code wordt het basisbedrag berekend. Fidura gaat er standaard van uit, dat u het totaalbedrag inclusief BTW heeft ingevuld. Was dit basisbedrag echter reeds inclusief BTW, dan moet u de knop +/- aanklikken. Het basisbedrag wordt dan herberekend aan de hand van het eerder ingevulde bedrag en de BTW. 13. Geef in de kolom Debet/Credit aan of het gaat om een debet- of creditboeking. 14. Klik op de knop om een nieuw financieel feit in te voeren, of klik op de knop om terug te gaan naar het scherm Boeking onderhouden. Het financiële feit verschijnt onder in het scherm Boeking onderhouden. Let op: Als u boekt op een grootboekrekening die gekoppeld is aan kostenplaatsen, dan moet deze boeking natuurlijk voor deze kostenplaatsen gespecificeerd worden. Is dit het geval, dan zal bij het invullen van het te boeken bedrag automatisch een speciaal invulscherm met de verschillende kostenplaatsen verschijnen. U hoeft in principe slechts het basisbedrag in te vullen. 22 Module Financieel
De kostenplaatsen en de verdeling van de kosten hierover worden vervolgens door Fidura automatisch berekend. Voorwaarde is wel dat de percentages in het onderhoudsprogramma zijn aangegeven. Deze berekening wordt gebaseerd op wat in het onderhoudsprogramma Grootboekrekening is ingevuld. Deze gegevens kunnen per financieel feit aangepast worden aan de gewenste situatie. Module Financieel 23
1.3.4. Voorbeeld 4: Memoriaalboeking Memoriaal is, in tegenstelling tot de dagboeken Kas, Bank en Derdengelden, niet gekoppeld aan een zogenaamde sluitrekening. Daarom moet in dit dagboek het totaal van credit- en de debetzijde van de boekingen aan elkaar gelijk zijn, evenals op welke grootboekrekening geboekt moet worden. In een dagboek van het type Memoriaal moet de volledige journaalpost geboekt worden. Dit in tegenstelling tot de andere dagboeken. We gaan de volgende memoriaalboeking verrichten in Fidura: Debet Credit Afschrijvingskosten gebouwen 8000 Aan Afschrijvingen gebouwen 8000 Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst het dagboek Memoriaal. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op de knop. 4. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen, maar u kunt dit desgewenst aanpassen. U kunt nu geen saldocontrole instellen. Dit is hier niet nodig. U kunt de boeking pas verwerken indien debet en credit in evenwicht zijn. 5. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel of op de knop onderin het scherm Boeking onderhouden. Hierna verschijnt het scherm Mutatieregel toevoegen. 6. Geef in het veld DCG aan om wat voor financieel feit het gaat. In dit voorbeeld betreft het een grootboekmutatie. Door het invullen van een G activeert u dit financiële feit. Door het indrukken van de Tab-toets activeert u het veld Grootboekrekening. 7. Typ bij het veld Grootboekrekening de grootboekrekening in die gemuteerd moet worden of klik op de knop om de grootboekrekening te gaan zoeken. Hierna verschijnt het scherm Grootboekrekening zoeken: 24 Module Financieel
8. Vul in dit scherm eventueel gegevens in van de grootboekrekening waar het om gaat, en klik op de knop. Onder in het zoekscherm verschijnen de grootboekrekeningen die aan de ingevulde gegevens voldoen. 9. Selecteer de grootboekrekening waar het om gaat en klik op de knop. Hierna verschijnt de grootboekrekening die u geselecteerd heeft in het scherm Mutatieregel toevoegen. Rechts ervan ziet u de naam van de rekening. 10. Vul de omschrijving van de boeking in. 11. Vul bij het veld Totaal het bedrag van de mutatie in. 12. Selecteer via de selectielijst bij het veld BTW-soort de optie Geen. 13. Geef in de kolom Debet/Credit aan dat het gaat om een debetboeking. 14. Klik op de knop om een nieuwe regel in te voeren. 15. Herhaal de stappen 6 t/m 13 om de tweede journaalpostmutatie toe te voegen. Het betreft nu een creditboeking. 16. Klik op de knop om het scherm Mutatieregel toevoegen te verlaten. In het scherm Boeking onderhouden verschijnt onderin de zojuist gemaakte boeking. Module Financieel 25
1.3.5. Voorbeeld 5: Derdengeldtransactie In onderstaand voorbeeld wordt een ontvangst van 5.000,- op de bankrekening van Stichting Derdengeld in het dagboek Gelden derden geregistreerd. Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst het dagboek Gelden derden. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op de knop. 4. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen, maar u kunt dit desgewenst aanpassen. 5. U dient nu een begin- en eindsaldo van het bankafschrift in te vullen. 6. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel of op de knop onderin het scherm Boeking onderhouden. Hierna verschijnt het scherm Mutatieregel toevoegen. 7. Geef in het veld DCG aan om wat voor financieel feit het gaat. In dit voorbeeld betreft het een grootboekmutatie, namelijk op de grootboekrekening Derdengeld. Door het invullen van een G activeert u dit financiële feit. Door het indrukken van de Tab-toets activeert u het veld Grootboekrekening. 8. Typ bij het veld Grootboekrekening de grootboekrekening in die gemuteerd moet worden. In dit voorbeeld betreft het een rekening voor het derdengeld. U kunt ook klikken op de knop om de grootboekrekening te gaan zoeken. 9. Selecteer de grootboekrekening waar het om gaat en klik op de knop. Hierna verschijnt de grootboekrekening die u geselecteerd heeft in het scherm Mutatieregel toevoegen. Rechts ervan ziet u de naam van de rekening. De grootboekrekening Derdengeld is gekoppeld aan een declaratieonderdeel, zodoende wordt het veld Dossier actief. 26 Module Financieel
10. Vul het nummer van het betreffende dossier in, of klik op de knop om het dossier te gaan zoeken. Zodra u het dossier heeft gevonden, klikt u op de knop. 11. Selecteer via de selectielijst bij het veld Werksoort de werksoort die bij deze transactie hoort. In dit voorbeeld betreft het de werksoort Gelden derden. 12. Vul de omschrijving van de boeking in. Module Financieel 27
13. Vul het basisbedrag in en constateer dat u de BTW-code niet kunt aanpassen. 14. Geef in de kolom Debet/Credit aan dat het gaat om een creditboeking. 15. Klik op de knop om het scherm Mutatieregel toevoegen te verlaten. In het scherm Boeking onderhouden verschijnt onderin de zojuist gemaakte boeking. 28 Module Financieel
1.3.6. Voorbeeld 6: Verwerken van een betaalbatch Indien u een licentie heeft voor de module Betalingsverkeer kunt u van openstaande crediteurenfacturen een betaalbestand maken dat u naar de bank kunt sturen. Nadat de betaalbatch verstuurd is naar de bank wordt de batch door de bank verwerkt en worden de betalingen door de bank verricht. De bank verstuurt ter bevestiging een bankafschrift waarop de betaling van de batch vermeld staat. De batch kan nu in het bankboek binnen Fidura verwerkt worden. De betalingen van alle crediteurenfacturen in die batch worden zodoende in een handeling verwerkt, zonder dat u de mutaties regel voor regel hoeft in te voeren. Het is overigens mogelijk om crediteurenbetalingen die niet door de bank verwerkt worden uit te sluiten tijdens het verwerken van de batch in het bankboek van Fidura. Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer het betreffende bankboek en druk op de knop. 3. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen. U kunt dit alsnog aanpassen, bijvoorbeeld als u uw bankafschriftnummer wilt gebruiken als identificatiemiddel. 4. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel of op de knop onder in het scherm Boeking toevoegen. Het scherm Mutatieregel toevoegen verschijnt. 5. Selecteer in het veld DCG de optie Batch (B). Het veld BetaalBatchnr. wordt actief. 6. Typ het batchnummer handmatig in of klik op de knop naast het veld BetaalBatchnr. om de batch te gaan zoeken. Hierna verschijnt het zoekscherm Betaaladviesrun Selectiescherm. 7. Door op de knop te klikken, kunt u de specifieke inhoud van de batch bekijken. U kunt onder meer de aanmaakdatum en de factuurgegevens raadplegen. Via de knop kunt u dit venster sluiten. 8. Zodra u de juiste batch gevonden heeft, kunt u deze selecteren en via de knop bevestigen. De betaalde crediteurenfacturen uit de batch worden per regel op het boekstuk vermeld. U kunt hier crediteurenbetalingen die door de bank zijn geweigerd handmatig verwijderen. Dit doet u door de mutatieregel te selecteren en vervolgens op de knop te klikken. Let op: Een batch is maar één keer te verwerken in het dagboek. Indien u crediteurenbetalingen in het boekstuk verwijdert, bijvoorbeeld omdat de bank de betalingen voor die crediteur weigert, dan zult u die betalingen later handmatig moeten afboeken in het bankboek. 9. De batch is nu in het bankboek ingelezen. U kunt nu de andere transacties in het afschrift boeken en vervolgens het boekstuk sluiten. 10. Na controle kan het boekstuk nu verder verwerkt worden in de module Financieel. Module Financieel 29
1.4. Boekingen wijzigen of verwijderen Tijdens het invoeren van boekstukken kunnen altijd fouten worden gemaakt. Binnen Fidura kunt u deze zeer eenvoudig corrigeren zolang het boekstuk nog niet is gefiatteerd. In dit onderdeel wordt u getoond hoe u een nog niet gefiatteerde boeking kunt corrigeren. U kunt gemaakte boekingen wijzigen. Dit kan echter alleen indien de boeking nog niet gefiatteerd is. Het is ook mogelijk om een boeking die nog niet is gefiatteerd te verwijderen. Voordat een boeking gefiatteerd wordt, kan uit de controle blijken dat een boeking niet juist ingevoerd is. Dit probleem kunt u op twee manieren oplossen: De boeking verwijderen en opnieuw inboeken, al dan niet op hetzelfde boekstuknummer, of: De boeking wijzigen; u kunt per mutatieregel wijzigingen doorvoeren. Voor beide oplossingen heeft u wel enige informatie nodig. U moet namelijk het dagboek, de periode, en het boekstuknummer weten. 30 Module Financieel
1.4.1. Boeking verwijderen Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst het dagboek waarvan u het boekstuk wenst te verwijderen. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op het boekstuknummer dat u wilt verwijderen. Hiermee markeert u dit boekstuknummer. De regel met het boekstuknummer is nu blauw. 4. Klik nu op de knop. 5. Fidura vraagt om een bevestiging en als u die geeft via de knop, dan is het boekstuknummer met al zijn mutatieregels verwijderd. Module Financieel 31
1.4.2. Mutatieregel wijzigen Naast het verwijderen van hele boekstukken is het ook mogelijk om boekstukken te wijzigen. U kunt op mutatieregelniveau wijzigingen doorvoeren. Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst het dagboek waarvan u de mutatieregel wilt wijzigen. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op het boekstuknummer waarvan u de mutatieregel wilt wijzigen. De bijbehorende mutatieregels verschijnen nu onder in in dit scherm. 4. Dubbelklik op de mutatieregel die u wilt wijzigen of kies voor de knop. Hierna verschijnt het scherm Mutatieregel wijzigen. In dit scherm kunt u alle gewenste wijzigingen aanbrengen in de actieve velden. De velden hebben dezelfde betekenis als bij het toevoegen van een boekstuk. 32 Module Financieel
5. Bevestig de wijzigingen via de knop. De gewijzigde mutatieregel verschijnt onder in het scherm Boeking onderhouden. Het is ook mogelijk om mutatieregels te verwijderen. Dit kan door in het scherm Boeking onderhouden de te verwijderen mutatieregel aan te klikken en vervolgens te klikken op de knop Module Financieel 33
1.5. Boekstukken fiatteren en verwerken Om gemaakte boekstukken uiteindelijk tot grootboekmutaties te verwerken, doorloopt een boekstuk een proces. Fidura Enterprise biedt de mogelijkheid om dit proces al dan niet op te splitsen in verschillende stappen, afhankelijk van de werkwijze van uw kantoor. Onderstaande afbeelding geeft dit proces schematisch weer. De mogelijkheden: In de meest uitgebreide vorm kiest u voor het middelste gedeelte van het scherm. Om van een boekstuk te komen tot grootboekmutaties heeft u dan vier stappen nodig. Indien u voor de rechterzijde van het scherm kiest kunt u in twee stappen van een boekstuk naar grootboekmutaties. Indien u voor de linkerzijde van het scherm kiest kunt u de vier stappen van het middelste gedeelte van het scherm in één keer doorlopen. TIP: Autoriseer in de module Systeem onderhoud alléén die stappen voor fiatteren en verwerken en/of boeken die bij u op kantoor gehanteerd worden. Dit om verwarring te voorkomen. Boeken van boekstukken en boeken van journaalposten is in principe afdoende. De werkwijze bij het fiatteren, verwerken en boeken van de boekstukken wordt in de volgende paragrafen beschreven. 34 Module Financieel
1.5.1. Boekstukken fiatteren Zodra een boeking gefiatteerd is, kan deze niet meer verwijderd of gewijzigd worden. Indien u alsnog wilt corrigeren, dan zal dit met een handmatige boeking moeten gebeuren. Na fiattering door een hiertoe bevoegde medewerker kunt u de boekingen van deze financiële transacties vervolgens verwerken tot journaalposten. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk de menuoptie Proces / Fiatteren boekstukken om het scherm Boekingen fiatteren te openen. Module Financieel 35
2. Vul desgewenst in de bovenste drie velden een selectiecriterium in. Indien u geen selectie wilt maken, dan kunt u meteen op de knop alle boekingen te zien die nog niet gefiatteerd zijn. klikken; u krijgt dan 3. U kunt ondermeer selecteren op Dagboek, Periode en Boekdatum. U doet dit door een juiste keuze te maken uit de bovenste drie velden en vervolgens op de knop te klikken. 4. Maak eventueel een verdere selectie door te klikken op de knop of de knop. Hierna herhaalt u de vorige stap. 5. Klik na het invoeren van de selectiecriteria op de knop. 6. In het selectiescherm verschijnen de boekingen die voldoen aan de selectiecriteria. Per boekstuknummer kunt u bovendien alle mutatieregels bekijken. Dit doet u door op een regel met het boekstuknummer te klikken. Onder het selectiescherm verschijnen de mutatieregels. 7. Selecteer de regels die u wilt fiatteren door ze in de kolom Gefiatteerd aan te vinken. Wilt u alle regels fiatteren, klik dan op de knop de te fiatteren boekstukken staat nu aangevinkt.. De kolom Gefiatteerd van 8. Klik op de knop. De gefiatteerde boekstukken verdwijnen van het scherm. Zij staan nu opgeslagen als gefiatteerd. Indien u op de knop klikt, verlaat u dit scherm en bovendien worden de geselecteerde boekstukken gefiatteerd. 36 Module Financieel
1.5.2. Boekstukken verwerken tot journaalposten Gefiatteerde boekingen kunnen nu verwerkt worden tot journaalposten. De handelingen die nu moeten worden verricht, lijken veel op de handelingen die nodig zijn om boekstukken te fiatteren. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk de menuoptie Proces / Verwerken boekstukken om het scherm Boekingen verwerken te openen. Module Financieel 37
2. Vul desgewenst in de bovenste drie velden een selectiecriterium in. U kunt ondermeer selecteren op Dagboek, Periode en Boekdatum. U doet dit door een juiste keuze te maken uit de bovenste drie velden en vervolgens op de knop te klikken. 3. Maak eventueel een verdere selectie door te klikken op de knop of de knop. Hierna herhaalt u de vorige stap. 4. Klik na het invoeren van de selectiecriteria op de knop. 5. In het selectiescherm verschijnen de boekstukken die voldoen aan de selectiecriteria. 6. Selecteer de regels die u wilt verwerken door ze in de kolom Verwerken aan te vinken. Wilt u alle regels verwerken, klik dan op de knop Verwerken van de te verwerken regels staat nu aangevinkt.. De kolom 7. Klik op de knop. De tot journaalpost verwerkte boekstukken verdwijnen van het scherm. Deze staan nu enkel nog opgeslagen als journaalposten. Indien u op de knop klikt, verlaat u dit scherm en bovendien worden de geselecteerde boekstukken verwerkt tot journaalposten. 38 Module Financieel
1.5.3. Boekstukken fiatteren en verwerken Door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Proces / Fiatteren en verwerken boekstukken vat u de stappen Fiatteren boekstukken en Verwerken boekstukken samen tot één handeling. De uit te voeren handelingen zijn identiek aan het verwerken van boekstukken zoals besproken in paragraaf 1.5.2. Let op: indien u het boekstuk al gefiatteerd heeft kunt u deze mogelijkheid niet meer gebruiken. U zult dan weer de optie Boekstukken verwerken moeten gebruiken. 1.5.4. Boekstukken en journaalposten verwerken Om het aantal stappen om een boekstuk te verwerken tot grootboekmutaties te verkleinen, kunt u in de menubalk kiezen voor de menuoptie Proces / Verwerken Boekstukken en Journaalposten. Dit programma vervangt de stappen Verwerken boekstukken, Fiatteren journaalposten en Verwerken journaalposten. U dient dus wel nog eerst de boekstukken te fiatteren (paragraaf 1.5.1). Module Financieel 39
1.5.5. Journaalposten fiatteren Nadat u de boekstukken hebt verwerkt, dienen de daaruit resulterende journaalposten nog te worden gefiatteerd. Hiertoe start u de menuoptie Proces / Fiatteren Journaalposten. Let op: het is mogelijk dat u hier ook journaalposten vindt die zijn gemaakt na verwerking van inkomende (module Inkoop) of uitgaande facturen (module Verkoop). Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Proces / Fiatteren journaalposten. Hierna verschijnt het selectiescherm Journaalposten fiatteren: 40 Module Financieel
2. Vul desgewenst in de bovenste drie velden een selectiecriterium in. U kunt onder meer selecteren op Dagboek, Periode en Boekdatum. U doet dit door een juiste keuze te maken uit de bovenste drie velden en vervolgens op de knop te klikken. 3. Maak eventueel een verdere selectie door te klikken op de knop of de knop. Hierna herhaalt u de vorige stap. 4. Klik na het invoeren van de selectiecriteria op de knop. In het selectiescherm verschijnen de journaalposten die voldoen aan de selectiecriteria. 5. Selecteer de regels die u wilt fiatteren door ze in de kolom Gefiatteerd aan te vinken. Wilt u alle regels fiatteren, klik dan op de knop de te fiatteren regels staat nu aangevinkt.. De kolom Gefiatteerd van 6. Klik op de knop. De gefiatteerde regels verdwijnen van het scherm. Zij staan nu opgeslagen als gefiatteerd. Indien u op de knop scherm en bovendien worden de geselecteerde regels gefiatteerd. klikt, verlaat u dit Module Financieel 41
1.5.6. Journaalposten verwerken tot grootboekmutaties Dit is de laatste stap van het financiële proces. Gefiatteerde journaalposten kunnen nu verwerkt worden tot grootboekmutaties via het menu Proces / Verwerken journaalposten. De kolommenbalans wordt nu bijgewerkt, net als alle grootboekkaarten. Via het menu Info / Grootboekmutaties kunt u nu alle gevolgen bekijken voor de verschillende grootboekrekeningen. Bovendien kunt u natuurlijk verschillende overzichten afdrukken, zoals de kolommenbalans, het dagboekoverzicht en grootboekoverzichten. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Proces / Verwerken journaalposten. Hierna verschijnt het selectiescherm Journaalposten verwerken: 42 Module Financieel
2. Vul desgewenst in de bovenste drie velden een selectiecriterium in. U kunt ondermeer selecteren op Dagboek, Periode en Boekdatum. U doet dit door een juiste keuze te maken uit de bovenste drie velden en vervolgens op de knop te klikken. 3. Maak eventueel een verdere selectie door te klikken op de knop of de knop. Hierna herhaalt u de vorige stap. 4. Klik na het invoeren van de selectiecriteria op de knop. In het selectiescherm verschijnen de journaalposten die voldoen aan de selectiecriteria. 5. Selecteer de regels die u wilt verwerken door ze in de kolom Verwerken aan te vinken. Wilt u alle regels verwerken, klik dan op de knop Verwerken van de te verwerken regels staat nu aangevinkt.. De kolom 6. Klik op de knop. De tot grootboekmutatie verwerkte journaalposten verdwijnen van het scherm. Zij staan nu enkel nog opgeslagen als grootboekmutaties. Indien u op de knop klikt, verlaat u dit scherm en bovendien worden de geselecteerde regels verwerkt tot grootboekmutaties. Module Financieel 43
1.5.7. Journaalposten boeken Via de menuoptie Proces / Boeken journaalposten kunt u in één handeling journaalposten fiatteren en verwerken. Let op: u kunt hiermee alleen verwerkte boekstukken boeken. Indien een journaalpost al is gefiatteerd dient u de optie Journaalposten verwerken te gebruiken. De uit te voeren handelingen zijn identiek aan het verwerken van journaalposten zoals besproken in paragraaf 1.5.6. 44 Module Financieel
1.5.8. Boekstukken boeken Tenslotte biedt Fidura Enterprise u de mogelijkheid om alle voorgaande beschreven stappen in één keer uit te voeren. Kortom, via de menuoptie Proces / Boeken boekstukken kunt u in één handeling boekstukken fiatteren en verwerken en journaalposten fiatteren en verwerken. Ook de modules Inkoop (voor het boeken van inkoopfacturen) en Declaratie (voor het boeken van declaraties) bieden deze mogelijkheid. U kunt er middels autorisatie voor zorgen dat alleen de menuopties zichtbaar zijn, die voor u van toepassing zijn. De werkwijze is identiek aan de stappen zoals hiervoor beschreven. Kort samengevat: 1. U kiest voor de menuoptie Proces / Boeken boekstukken. 2. U selecteert (aan de hand van eventuele selectiecriteria) de te boeken boekstukken. 3. U vinkt de boekstukken die u wilt boeken af. 4. U kiest voor de knop of om meteen het scherm af te sluiten na het boeken van de boekstukken voor de knop. Module Financieel 45
1.6. Financiële informatie In de module Financieel kunt u een keuze maken uit een aantal standaardoverzichten en informatieprogramma s. Zo krijgt u de beschikking over die gegevens die voor u van belang zijn. Verder is het mogelijk een auditbestand aan te maken. 1.6.1. Grootboekmutaties raadplegen In het scherm Grootboekmutaties raadplegen kunt u een selectie maken van de grootboekmutaties die u wilt raadplegen. Ook de journaalposten behorende bij deze mutaties kunt u via dit scherm opvragen. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Informatie / Grootboek. Hierna verschijnt het scherm Grootboekmutaties raadplegen: 2. Door op de knop te klikken, verschijnen onder in het scherm alle grootboekmutaties die in Fidura zijn verricht. 3. U kunt de tabel met grootboekmutaties sorteren op alle velden in de tabel, zoals Datum, Nummer, Rek.nr., Dagboek en Dossier. Daarvoor klikt u op de kolomkop van de te sorteren kolom. De tabel wordt dan oplopend gesorteerd aan de hand van de geselecteerde kolom. 4. Wilt u gericht zoeken, dan kunt u selectiecriteria invoeren via de knop bij het veld Grootboekrekening of via de selectielijst bij de velden Boekjaar, Periode, Dagboek of Bedrag. Hiermee filtert u het resultaat, zodat het resultaat kleiner is, en beter aan uw wensen zal voldoen. 46 Module Financieel
5. Door te dubbelklikken op een grootboekmutatie krijgt u inzicht in de journaalpost die vooraf ging aan een grootboekmutatie. Dat kan ook via de knop. 1.6.2. Grootboekmutaties gesaldeerd raadplegen Door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Informatie / Grootboek per periode krijgt u per periode per boekjaar voor de geselecteerde grootboekrekening(en) een totaal saldo. U kunt ook de grootboekmutaties bekijken die het periodesaldo bepalen. Per grootboekmutatie kunt u vervolgens de journaalpost opvragen die bij die mutatie hoort. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor de menuoptie Info / Grootboekmutaties per periode. Hierna verschijnt het scherm Grootboekmutaties raadplegen gesaldeerd: 2. Door op de knop te klikken, verschijnen onder in het scherm alle grootboekmutaties die in Fidura zijn verricht. 3. U kunt de tabel met grootboekmutaties sorteren op alle velden in de tabel, zoals Boekjaar, Periode en Rek.nr. Daarvoor klikt u op de kolomkop van de te sorteren kolom. De tabel wordt dan oplopend gesorteerd aan de hand van de geselecteerde kolom. Module Financieel 47
4. Wilt u gericht zoeken, dan kunt u selectiecriteria invoeren via de knop bij het veld Grootboekrekening of via de selectielijst bij de velden Boekjaar en Periode. 5. Door te dubbelklikken op een grootboekmutatie komt u bij de onderliggende details (zie paragraaf 1.6.1). Dat kan ook via de knop. 1.6.3. Overzichten Binnen de module Financieel is het mogelijk om verschillende overzichten af te drukken zodat u een goed beeld krijgt van uw financiële huishouding. De werking van de overzichten is uniform en zeer eenvoudig. U heeft zelfs de mogelijkheid om de inhoud van de overzichten naar Excel te exporteren zodat u daar uw eigen rapportages kunt maken. Tevens bestaat de mogelijkheid om een overzicht aan te (laten) passen aan uw eigen wensen. Informeer daarover bij de servicedesk. De financiële overzichten activeert u via het menu Informatie, Overzichten in de menubalk. 48 Module Financieel
1.6.4. Auditfile Het is mogelijk om vanuit de module Financieel via het menu Proces / Aanmaken auditbestand een conform de richtlijnen van de Belastingdienst ontwikkelde auditfile te exporteren naar een XML-bestand. Het betreffende bestand bevat alle grootboekmutaties met betrekking tot het gekozen boekjaar met beperkte relatiegegevens. Indien deze functie gebruikt wordt, moet lokaal de invoegtoepassing SQLXML geïnstalleerd zijn. Vraag hiertoe uw systeembeheerder. Module Financieel 49
1.7. Financiële boekingen met kostenplaatsen Per grootboekrekening kan in de module Financieel opgegeven worden of mutaties op de grootboekrekening wel of niet verbijzonderd moeten worden naar een kostenplaats. In de volgende paragrafen vindt u informatie over hoe u uw grootboekrekeningschema inricht om te verbijzonderen en welk effect dit heeft op de boekingen die u verricht. 1.7.1. Grootboekrekeningen inrichten voor kostenplaatsen Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel in de menubalk voor de optie Onderhoud / Grootboekrekening. Hierna verschijnt het scherm Grootboekrekening onderhouden: 2. Selecteer de rekening die verbijzonderd moet worden door die regel aan te klikken. 3. Klik op de knop om de stamgegevens van deze grootboekrekening te wijzigen. 4. Klik hierna op de knop achter het veld Kostenplaats Verplicht om het scherm Kostenplaatsen per grootboek te activeren. 50 Module Financieel
Let op: de verschillende kostenplaatsen dient u eerst aan te maken via de menuoptie Onderhoud / Kostenplaatsen. 5. In dit scherm maakt u een verdeling van de kosten op deze grootboekrekening. Deze verdeling wordt bij elke boeking op deze rekening voorgesteld. Het is echter wel mogelijk de verdeling per boeking aan te passen. 6. Klik op de knop om de verdeling te bevestigen. Hierna gaat u weer terug naar het scherm Grootboekrekening onderhouden waar de zojuist ingevoerde verdeling staat vermeld. 7. Klik op de knop om de nieuwe stamgegevens van de grootboekrekening te bewaren. Module Financieel 51
1.7.2. Boekingen verbijzonderen naar kostenplaatsen Een boeking op een grootboekrekening die is ingericht voor kostenplaatsen onderscheidt zich nauwelijks van de andere boekingen in de module Financieel. Werkwijze: 1. Open het scherm Boeking onderhouden door gebruik te maken van de toetscombinatie [Ctrl + N], of in de menubalk te kiezen voor. 2. Selecteer via de selectielijst bij het veld Dagboek het gewenste kasboek. 3. Klik in het bovenste deel van het scherm op de knop. 4. Kies achtereenvolgens de boekdatum en periode waarin u wilt boeken. Het boekstuknummer wordt automatisch gekozen, maar u kunt dit desgewenst aanpassen. U dient nu een begin- en eindsaldo van het bankafschrift in te vullen. 5. Dubbelklik op een lege mutatieregel in de tabel of kies voor de knop onderin het scherm Boeking onderhouden. Hierna verschijnt het scherm Mutatieregel toevoegen. 6. Geef in het veld DCG aan om wat voor financieel feit het gaat. U kunt hier via de selectielijst een keuze maken uit een debiteurenontvangst (D), een crediteurenbetaling (C) of een andere grootboekmutatie (G). Het invullen van respectievelijk een D, C of G is voldoende. 7. Druk de Tab-toets in. Hierna wordt een veld actief dat hoort bij de zojuist gemaakte keuze. Bij een keuze voor D verschijnt het veld Declaratienummer, bij een keuze voor C verschijnt het veld Factuurnummer en bij een keuze voor G wordt het veld Grootboekrekening actief. 8. Vul het nummer in van de rekening in die gemuteerd moet worden. U kunt de rekening ook zoeken via de knop. In het scherm Mutatieregel toevoegen verschijnt het nummer van de rekening die u geselecteerd heeft. Rechts ervan ziet u de naam van de grootboekrekening. 9. Vul eventueel een omschrijving in. Heeft u meer ruimte nodig, klik dan op de knop. 10. Vul bij het veld Totaal het bedrag in. Via de knop activeert u het scherm Boeking kostenverdeling: 52 Module Financieel
11. Standaard neemt Fidura de verdeling over zoals die in het onderhoudprogramma grootboekrekening (via het menu Onderhoud / Grootboekrekening) is ingericht. U kunt dit indien noodzakelijk wijzigen. 12. Bevestig de kostenplaatsverdeling via de knop. Hierna gaat u weer terug naar het scherm Mutatieregel toevoegen. 13. Vul - indien nodig - vervolgens bij het veld BTW-Soort de btw in. 14. Geef aan of het een debet- of creditboeking betreft. 15. Bevestig de ingevoerde gegevens via de knop. Hierna gaat u weer terug naar het scherm Boeking onderhouden waar de zojuist gemaakte boeking vermeld staat. Om vervolgens de boeking te boeken tot grootboekmutaties volgt u dezelfde werkwijze als beschreven in paragraaf 1.5. Module Financieel 53
1.8. Initiële posten inboeken Eénmalig dient bij de start van de financiële administratie in Fidura Enterprise de beginbalans te worden ingeboekt. Hiertoe gebruikt u de menuopties onder het kopje Initieel. Voor het inboeken van de beginbalans moeten we de saldi van alle balansrekeningen inboeken, bijvoorbeeld grootboekrekeningen van activa, liquide middelen en schulden. De saldi van de verlies- en winstrekeningen dienen niet ingevoerd te worden. Binnen de grootboekrekeningen van het type Balans kunnen we onderscheid maken tussen een vijftal verschillende soorten grootboekrekeningen: Balansrekeningen van het type Debiteurenrekening Balansrekeningen van het type Crediteurenrekening Balansrekeningen van het type Overig met daaraan gekoppeld een declaratieonderdeel Balansrekeningen van het type Dagboekgekoppeld Balansrekeningen van het type Overig Voor deze rekeningen zijn de volgende vier programma s ontwikkeld om de initiële posten in te boeken: Initiële posten debiteuren Initiële posten crediteuren Initiële dossiersaldi Initiële saldi balansrekeningen Deze programma s bevinden zich in de module Financieel en u kunt ze activeren via de menuoptie Onderhoud > Initieel. In de volgende paragrafen krijgt u hierover meer informatie. 1.8.1. Initiële posten debiteuren Dit programma gebruikt u om het beginsaldo van de balansrekening(en) van het type Debiteurenrekening te vullen. Alle openstaande posten van de debiteuren dienen hier ingevuld te worden. Zodoende wordt het beginsaldo van de grootboekrekening Debiteuren gevuld. De debiteurenadministratie uit uw vorige administratie blijft zodoende behouden. Per ingevoerde openstaande post worden naast de factuurgegevens, zoals declaratienummer en debiteur, de volgende journaalpostregels opgeslagen: Omschrijving van de grootboekrekening: Debet Credit Grootboekrekening Debiteuren Bedrag X Grootboekrekening Initieel Bedrag X Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Onderhoud / Initieel / Posten debiteuren. Hierna verschijnt het scherm Initiele posten debiteuren. 2. Klik op de knop om een nieuwe openstaande post toe te voegen. De velden Debiteur nr., Dossier, Factuurdatum, Betalingstermijn, Declaratienr, Bedrag en Openstaand worden actief. 54 Module Financieel
3. Selecteer de debiteur via de knop. Het zoekscherm voor de module Relatie verschijnt. Zoek en selecteer de debiteur die aan de openstaande post verbonden is. 4. Vul nu de andere actieve velden in. In de volgende tabel worden deze velden kort beschreven. Dossier Factuurdatum Hier kan het dossiernummer ingevuld worden waarop de openstaande post betrekking heeft. Desgewenst kunt u het dossier zoeken via de knop. Vul de oorspronkelijke factuurdatum in. Dit is van belang voor het aanmaningsproces. U kunt hierbij gebruik maken van de kalender via de knop. Betalingstermijn Aan de hand van deze waarde wordt de vervaldatum berekend. Ook dit is van belang voor het aanmaningsproces. Declaratienr Het oorspronkelijke declaratienummer dient hier ingevuld te worden. Bedrag Vul hier het oorspronkelijke factuurbedrag in. Openstaand Vul hier het bedrag in dat nog open staat voor deze factuur. 5. Indien de openstaande post goed ingevoerd is, kunt u voor de knop kiezen. 6. De openstaande post is nu verwerkt in de grootboeken. Bovendien kunt u de openstaande post onder in de tabel raadplegen. 1.8.2. Invoer van een openstaande post controleren Nadat u een openstaande post hebt verwerkt, wilt u controleren of de boeking goed verricht is. U kunt de journaalpost controleren met het programma Grootboekmutaties raadplegen. U kunt zoeken op de grootboekrekening Debiteuren en op de factuurdatum. Module Financieel 55
1.8.3. Initiële post debiteuren verwijderen Indien na controle blijkt dat een openstaande post foutief is geboekt, dan kunt u de openstaande post eenvoudig verwijderen. Daarbij wordt bovendien de journaalpost die betrekking heeft op deze boeking verwijderd. Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Onderhoud / Initieel / Posten debiteuren. Hierna verschijnt het scherm Initiele posten debiteuren. 2. Zoek de ingevoerde openstaande post in de tabel op. 3. Selecteer de openstaande post door één keer op de regel van de openstaande post te klikken. 4. Klik nu op de knop. De openstaande post is nu verwijderd uit het systeem. 5. Boek nu de openstaande post op correcte wijze in. 1.8.4. Initiële posten crediteuren Dit programma gebruikt u om de saldi van de balansrekening(en) van het type Crediteurenrekening te vullen. Alle openstaande posten van de crediteuren dienen hier ingevuld te worden. Zodoende wordt het beginsaldo van de grootboekrekening Crediteuren gevuld. De factuurgegevens van de openstaande post worden opgeslagen, zoals extern factuurnummer en crediteur. Deze kunnen vanaf nu worden meegenomen in een volgende betaalbaarstelling. Bovendien wordt per openstaande post de volgende journaalpost gemaakt. Omschrijving van de grootboekrekening: Debet Credit Grootboekrekening Initieel Bedrag X Grootboekrekening Crediteuren Bedrag X Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Onderhoud / Initieel / Posten crediteuren. Hierna verschijnt het scherm Initiele posten crediteuren. 2. Klik op de knop om een nieuwe openstaande post toe te voegen. De velden Crediteur, Factuurdatum, Betalingstermijn, Extern Fact.nr, Bedrag en Openstaand worden actief. 56 Module Financieel
3. Selecteer de crediteur via de knop. Het zoekscherm voor de module Relatie verschijnt. Zoek en selecteer de crediteur die aan de openstaande post verbonden is. 4. Vul nu de andere actieve velden in. In de volgende tabel worden deze velden kort beschreven. Factuurdatum Vul de oorspronkelijke factuurdatum in. U kunt hierbij gebruik maken van de kalender via de knop. Betalingstermijn Aan de hand van deze waarde wordt de vervaldatum berekend. Extern fact.nr Vul hier het externe factuurnummer van de crediteur in. Dit is het factuurnummer zoals gebruikt door de crediteur. Bedrag Vul hier het oorspronkelijke factuurbedrag in. Openstaand Vul hier het bedrag in dat nog open staat voor deze factuur. 5. Indien de openstaande post goed ingevoerd is, kunt u op de knop klikken. 6. De openstaande post is nu verwerkt in de grootboeken. Bovendien kunt u de openstaande post onder in de tabel raadplegen. 7. Het controleren en verwijderen van initiële posten crediteuren is identiek aan de handelingen die nodig zijn om een initiële post debiteuren te verwijderen. 1.8.5. Initiële dossiersaldi Dit programma dient ervoor om alle balansrekeningen te vullen waar een declaratieonderdeel aan gekoppeld is. Enkele voorbeelden van deze rekeningen zijn verschotten, voorschotten, derdengeld en depot grootboekrekeningen. De saldi van deze grootboekrekeningen worden via de dossiers gevuld. Dit is van groot belang voor de toekomstige declaraties. U kunt per dossier alle verschotten, derdengeld, eigenbijdrage, voorschotten die nog te verrekenen zijn, in dit programma invoeren. Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Onderhoud / Initieel / Dossiersaldi. Hierna verschijnt het scherm Initiele dossiersaldi. 2. Klik op de knop om een nieuw dossiersaldo toe te voegen. Boven in het scherm verschijnt een automatisch nummer voor dit boekstuk. De andere velden dient u nu verplicht in te vullen. Module Financieel 57
3. Vul achtereenvolgens de actieve velden in. In de volgende tabel worden deze velden kort beschreven. Grootboekrekening Selecteer hier de grootboekrekening van het type Overig waar een declaratieonderdeel aan gekoppeld is. Desgewenst kunt u de Dossier Boekdatum Bedrag Debet /Credit Werksoort grootboekrekening zoeken via de knop. Hier vult u het dossiernummer in. Desgewenst kunt u het dossier zoeken via de knop. Vul de oorspronkelijke boekdatum in. U kunt hierbij gebruik maken van de kalender via de knop. Vul hier het mutatiebedrag in. Geef hier via de selectielijst aan of de mutatie debet dan wel credit geboekt moet worden. Maak via de selectielijst een keuze uit de verschillende werksoorten. 4. Klik op de knop om de mutatie te bevestigen. 5. Via de knoppen en kunt u respectievelijk een nieuwe boekingsregel toevoegen of een reeds bestaande verwijderen. 6. Via de knop kunt u een reeks van boekingsregels verwerken. Het is handig om per dossier boekingsregels te verwerken; dit maakt het geheel overzichtelijk. U krijgt dan per dossier een journaalpost. 58 Module Financieel
1.8.6. Initiële saldi balansrekeningen De balansrekeningen van het type Overig (die niet declaratieonderdeelgekoppeld zijn) en Dagboekgekoppeld kunt u in dit programma invoeren. Samen met de andere balansrekeningen vormen deze rekeningen de beginbalans. De balansrekeningen van het type Debiteurenrekening, Crediteurenrekening en Overig met een declaratieonderdeel kunnen hier niet gevuld worden. Deze rekeningen zijn immers al gevuld in de programma's Initiële posten debiteuren, Initiële posten crediteuren en Initiële dossiersaldi. Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Onderhoud / Initieel / Balansrekeningen. Hierna verschijnt het scherm Initiele saldi balansrekeningen. 2. Klik de grootboekrekening aan waarvoor u het beginsaldo wilt invoeren. 3. Geef via de selectielijst aan of de boeking debet of credit geboekt moet worden. 4. Vul bij het veld Bedrag het saldobedrag in. 5. Klik op de knop. De boeking is nu in de grootboeken verwerkt. 6. Herhaal deze handeling voor alle andere grootboekrekeningen van het type Overig en Dagboekgekoppeld. 7. Zodra u alle initiële saldi heeft ingevoerd, kunt u de beginbalans controleren via de verschillende overzichten. Het saldo van de grootboekrekening Initieel dient uiteindelijk 0 te zijn. Is dit niet het geval, dan dient u de boekingen die betrekking hebben op de beginbalans nogmaals goed te controleren. Let op: Indien uit controle blijkt dat een grootboeksaldo foutief ingegeven is, dan kunt u de boeking via het programma Initiële saldi balansrekeningen handmatig corrigeren. Corrigeren in het Memoriaalboek is niet mogelijk. Module Financieel 59
1.9. Periodieke boekingen onderhouden Via het programma Periodieke post onderhouden kunt u periodieke boeken onderhouden. Vervolgens kunt u met de programma s Fiatteren periodieke journaalposten en Verwerken periodieke journaalposten de journaalposten verwerken tot grootboekmutaties, of via de menuoptie Boeken periodieke journaalposten de twee stappen in één keer. Werkwijze: 1. Kies in de menubalk voor het menu Startmenu / Toevoegen / Periodiek Boekstuk of maak gebruik van de toetscombinatie [Ctrl + R]. Hierna verschijnt het scherm Periodieke Boekingen onderhouden. 2. Klik op de knop om een nieuwe periodieke boeking toe te voegen. Hierna verschijnt het scherm Periodieke Post Onderhouden: 3. In de volgende tabel worden de beschikbare velden kort toegelicht. Omschrijving Vul hier de omschrijving voor het periodieke boekstuk in. Dagboek Selecteer hier via de selectielijst het dagboek waarin de boeking verwerkt moet worden. Het dagboek is van het type Memoriaal. Debetrekening Vul hier de grootboekrekening in waarop het te boeken bedrag Debet geboekt gaat worden. U kunt de grootboekrekening zoeken via de knop. Creditrekening Vul hier de grootboekrekening in waarop het te boeken bedrag Credit Bedrag geboekt gaat worden. U kunt de grootboekrekening zoeken via de knop. Vul in het eerste veld het bedrag in. In het tweede veld kiest u via de selectielijst of dit bedrag periodiek geboekt moet worden, of dat dit bedrag een totaalbedrag is dat over het aantal periodes verdeeld moet worden. 60 Module Financieel
Tegenboeken Indien u de periodieke boeking die u in de vorige velden heeft vastgelegd in een later stadium wilt tegenboeken, dan vinkt u dit vakje aan. Hiermee activeert u het veld Eerste per. tegenb. Tijdstip Hier kunt u invullen op welk tijdstip van de maand de journaalpost geschreven moet worden. U kunt via de selectielijst kiezen voor Begin, Medio en Eind. Eerste periode Hier kunt u invullen in welke periode begonnen moet worden met het boeken van de periodieke journaalpost. U kunt gebruik maken van de selectielijst. Eerste per. tegenb. Aantal Indien u bij het veld Tegenboeken het vakje heeft aangevinkt, dan dient u hier in te vullen in welke periode begonnen moet worden met het maken van de tegenboekingen. U kunt gebruik maken van de selectielijst. Hier kunt u aangeven hoe vaak de periodieke boeking gemaakt moet worden. 4. Na het invullen van de gegevens kunt u de verdeling van de periodieke boeking aanpassen via de knop. Met behulp van de factor kunt u bepalen of in een periode het bedrag groter of kleiner moet zijn. Indien u kiest voor een factor groter dan 1, dan zal voor die periode een groter bedrag geboekt worden. Module Financieel 61
1.10. Budgetteren Met Fidura is het mogelijk om budgetten in te voeren. Voor het invoeren van de budgetten zijn de grootboekrekeningen het uitgangspunt. Er is een onderscheid in drie soorten grootboekrekeningen: Omzetgrootboekrekeningen, waarbij per medewerker een budget kan worden vastgelegd. Grootboekrekeningen met kostenplaatsen, waarbij per kostenplaats een budget kan worden vastgelegd. Overige grootboekrekeningen. In alle gevallen worden de budgetten per boekjaar per periode vastgelegd. Om het budget te verdelen over de perioden kunnen zelf gedefinieerde verdeelsleutels worden gebruikt. Nadat u de budgetten heeft ingevoerd kunt u aan de hand van de daadwerkelijke grootboekmutaties het resultaat bekijken. 1.10.1. Standaardverdelingen Een standaardverdeling kunt u toepassen op medewerkers en perioden. Voordat u een standaardverdeling kunt toepassen dient u deze te bepalen Start uit het hoofdmenu van Fidura Enterprise de module Financieel, menuoptie Budgetten, kolom Standaardverdeling. Bij beide standaardverdelingen is een boekjaar benodigd. Bij een verdeling naar medewerker toont het door u gekozen boekjaar een lijst met medewerkers die in het betreffende boekjaar in dienst zijn. Voor het laatst aanwezige boekjaar in Fidura Enterprise kunnen geen budgetten worden aangemaakt (aangezien er geen einddatum voor een boekjaar is). Tevens is het niet mogelijk een budget voor een afgesloten boekjaar aan te maken en/of te wijzigen. U kunt de budgetten van een afgesloten boekjaar enkel raadplegen. 62 Module Financieel
1.10.2. Standaardverdeling medewerker Door bij het onderdeel Standaardverdeling op de optie Medewerkerverdeling te klikken, verschijnt een overzicht met standaardverdelingen per medewerker. Met de knop kunt u een nieuwe verdeling toevoegen. Door middel van de knop kunt u een bestaande verdeling wijzigen. De knop zorgt ervoor dat u de verdeling wel kunt bekijken, maar niet kunt verwijderen. De knop kan gebruikt worden om een verdeelsleutel te verwijderen. Met behulp van knop kunt u het scherm sluiten. Door middel van de knop verschijnt het volgende scherm: Module Financieel 63
In de bovenste drie velden kunt u een code, omschrijving en boekjaar kiezen. Na het invullen van deze velden worden de actieve medewerkers (medewerkers die in het gekozen boekjaar in dienst zijn) getoond. Fidura Enterprise geeft als voorstel dat het budget gelijkelijk over alle medewerkers verdeeld wordt. (Bij 16 medewerkers is dit 6,67% per medewerker). Indien een medewerker voor bijvoorbeeld een factor 80 moet krijgen vult u dit bij de betreffende medewerker in. Het percentage voor elke medewerker wordt nu herberekend. Indien de medewerker überhaupt geen budget heeft vult u de factor 0 in. Onderstaande opmerkingen zijn van belang wanneer u een medewerkerverdeling op een later tijdstip wijzigt: Medewerkers die in dienst komen in een boekjaar waarvoor al een standaardverdeling is, worden met een 0 factor aan de standaardverdeling toegevoegd. Medewerkers die niet (meer) in dienst zijn in het betreffende boekjaar zullen wel zichtbaar blijven als deze reeds eerder toegevoegd zijn aan een standaardverdeling en een factor hebben die groter is dan 0 Medewerkers die in het vorige boekjaar uit dienst zijn gegaan kunnen worden verwijderd door deze een factor 0 toe te kennen. Bij het opnieuw opvragen van een standaardverdeling zijn deze medewerkers niet meer zichtbaar. 1.10.3. Standaardverdeling periode Naast de standaardverdeling over de medewerker bestaat er ook de mogelijkheid het jaarbudget te verdelen over de perioden. U kunt dit per maand gelijk maken, maar het kan ook zijn dat bepaalde kosten in bijvoorbeeld een bepaald kwartaal altijd hoger zijn dan in een ander kwartaal. Door bij het onderdeel Standaardverdeling op de optie Periodeverdeling te klikken, verschijnt een overzicht met standaardverdelingen per periode. 64 Module Financieel
Met de knop kunt u een nieuwe verdeling toevoegen. Door middel van de knop kunt u een bestaande verdeling wijzigen. De knop zorgt ervoor dat u de verdeling wel kunt bekijken, maar niet kunt verwijderen. De knop kan gebruikt worden om een verdeelsleutel te verwijderen. Met behulp van knop kunt u het scherm sluiten. Door middel van de knop verschijnt het volgende scherm: In de bovenste drie velden kunt u een code, omschrijving en boekjaar kiezen. Na het invullen van deze velden worden de perioden van het geselecteerde boekjaaar getoond. Fidura Enterprise geeft als voorstel dat het budget gelijkelijk over alle perioden verdeeld wordt. (Bij 12 perioden is dit 8,33% per periode). Indien een periode bijvoorbeeld een factor 25 moet krijgen vult u dit bij de betreffende periode in. Het percentage voor elke periode wordt nu herberekend. Indien de periode überhaupt geen budget heeft vult u de factor 0 in. Module Financieel 65
Onderstaande opmerkingen zijn van belang wanneer u een periodeverdeling op een later tijdstip wijzigt: Indien er voor het betreffende boekjaar reeds een standaardverdeling is en een nieuwe periode wordt toegevoegd, zal deze nieuwe periode toegevoegd worden met factor 0. De bestaande standaardverdeling wordt hierdoor niet beïnvloed. Indien een van de perioden in de standaardverdeling is afgesloten, kan er wel een factor worden toegekend en een standaardverdeling worden toegepast. Bij het wijzigen of invoeren van de standaardverdeling wordt een melding getoond dat er (een) afgesloten periode(n) zijn. Welke periode(n) het betreft ziet u in de kolom Afgesloten. 66 Module Financieel
1.10.4. Budget per grootboekrekening Nadat u de verdeelsleutels heeft aangemaakt kunt u het daadwerkelijke budget instellen. Hiertoe start u de module Financieel, menuoptie Budgetteren en dan de drie opties in de meest linkerkolom Budgetteren. De eerste optie is een budget per grootboekrekening. Het volgende scherm verschijnt: Zodra u in het scherm Grootboekrekeningbudget een boekjaar selecteert worden de grootboekrekeningen die u kunt budgetteren getoond. Tevens heeft u de mogelijkheid door rechtsboven een grootboekrekeningnummer in te typen het resultaat te beperken. 1. Selecteer de gewenste grootboekrekening waarvoor u een budget wilt toevoegen en/of wijzigen. 2. Voer nu in de kolommen Debet en/of Credit de gewenste budgetten in. 3. Indien u op de knop klikt, wordt gevraagd of u de gewijzigde gegevens wilt opslaan. 4. U heeft ook de mogelijkheid om het door u ingevoerde budget naar Perioden te verdelen via de knop. Module Financieel 67
5. U kunt nu handmatig een budget per periode toekennen of voor een kiezen (zie paragraaf 1.10.3). Wanneer u ervoor kiest om handmatig een budget per periode in te vullen, dan wordt een controle uitgevoerd. Het programma geeft u een melding, wanneer het totaal van de handmatig toegekende budgetten niet overeenstemt met het ingevoerde budget op het scherm Grootboekrekeningbudget. Kiest u voor de knop wordt het eerder ingevoerde budget overschreven met de totaaltelling van de ingevoerde periodebudgetten. Kiest u voor de knop dient u zelf de periodebudgetten aan te passen, zodat de totaaltelling overeenkomt met het eerder ingevoerde budget. Indien door het toepassen van een standaardverdeling een afrondingsverschil ontstaat en u wilt toch de totaaltelling van alle perioden laten overeenkomen met het grootboekrekeningbudget, dient u zelf de budgetten per periode aan te passen zodat het totaal overeenkomt met het grootboekrekeningbudget. 68 Module Financieel
1.10.5. Budget per kostenplaats De tweede optie is een budget per kostenplaats. Hiertoe start u de optie Kostenplaats in de de kolom Budgetteren van de menuoptie Budgetteren in de module Financieel. 1. Na het selecteren van het boekjaar verschijnen alleen de grootboekrekeningen waaraan kostenplaatsen zijn gekoppeld. 2. U kunt nu handmatig budgetten invoeren en/of het door u ingevoerde budget naar Perioden of Kostenplaats verdelen. De werking van een verdeling naar Perioden is hiervoor al beschreven. In het volgende schermvoorbeeld wordt een verdeling naar Kostenplaats getoond Module Financieel 69
3. U ziet nu de Kostenplaatsverdeling zoals die bij de grootboekrekening op een hoger niveau is bepaald. U kunt handmatig per kostenplaats budgetten toekennen of kiezen voor een verdeling naar Perioden. 4. Wanneer u de knop activeert, kunt u ook de optie Standaardverdeling gebruiken waarmee u het toegekende budget automatisch laat verdelen over alle perioden met een vooraf door u bepaalde Standaardverdeling. 5. Via de kolom Selecteren of de knop kunt u één of meerdere kostenplaatsen selecteren om een standaardverdeling naar alle perioden toe te passen. Wanneer u deze optie toepast, dan is het niet mogelijk om naar de verdeling voor perioden te gaan. 6. Na het kiezen van de knop worden achter alle geselecteerde kostenplaatsen de bedragen, zoals ingevoerd in de kolom Debet en Credit, vermeld bij de betreffende kostenplaats en verdeeld naar perioden volgens de aangegeven standaardverdeling. 7. Na het kiezen voor verschijnt, indien er al een verdeling naar perioden is, een melding dat de reeds verdeelde periode budgetten overschreven worden. Als u voor de knop kiest, kan een standaardverdeling gekozen worden die toegepast wordt op de perioden voor alle geselecteerde kostenplaatsen. 70 Module Financieel
1.10.6. Budget per medewerker De derde optie is een budget per medewerker. Hiertoe start u de optie Medewerker in de kolom Budgetteren van de menuoptie Budgetteren in de module Financieel. 1. Zodra u het gewenste boekjaar heeft geselecteerd worden in het scherm Medewerkerbudget uitsluitend resultaatrekeningen getoond die zijn opgenomen bij de journaalpostregels bij declaratieonderdelen (in de regel zijn dit de omzetrekeningen). 2. Het invoeren van budgetten voor medewerkers kan gedaan worden over de medewerkers die (gedeeltelijk) in dienst zijn in het betreffende boekjaar. Via de knop verschijnt het volgende scherm: 3. Indien er medewerkers zijn die gedurende het boekjaar uit dienst zijn gegaan, zal hiervan een melding komen en een vinkje in de kolom Uit dienst. Wanneer een medewerker vóór het geselecteerde boekjaar uit dienst is, wordt deze medewerker niet getoond in de lijst. Module Financieel 71
Indien een medewerker een budget heeft toegekend gekregen voor een bepaald boekjaar en vervolgens blijkt dat deze medewerker toch niet in dienst is in het betreffende boekjaar, dan wordt deze medewerker wel getoond in de lijst. De betreffende medewerker doet namelijk mee met budgetteren en oefent invloed uit op het gehele budget. Er zal in dat geval wel een vinkje in de kolom Uit dienst staan. Op het moment dat de betreffende medewerker een nul-budget toegekend heeft gekregen, zal deze niet meer in de lijst voorkomen. 4. U kunt per medewerker handmatig een budget toekennen en deze vervolgens verdelen naar Perioden of de optie Std.Verdeling toepassen zoals hiervoor beschreven. 5. Via de kolom Selecteren kunnen meerdere medewerkers geselecteerd worden om de optie toe te passen. 6. Wanneer u een medewerker selecteert middels een vinkje in de kolom Selecteren, dan is het niet mogelijk om de optie of toe te passen. Let op: De totaal ingevoerde budgetten voor debet en credit moeten gelijk zijn aan de toegekende budgetten voor debet en credit. De toegekende budgetten worden bij de grootboekrekeningen gespecificeerd. Indien de totalen van de ingevoerde budgetten afwijken van het toegekende budget, dan volgt een melding dat de budgetten afwijken en gevraagd of het toegekende budget op moet worden aangepast. Kiest u hier voor Ja, dan worden de grootboekrekeningbudgetten aangepast aan het ingevoerde budget. Wanneer u kiest voor Nee, dan wordt het scherm gesloten en worden de wijzigingen niet opgeslagen. 72 Module Financieel
1.10.7. Budgetresultaten raadplegen Er zijn een drietal opties om resultaten te bekijken in het menu Budgetteren bij het onderdeel Resultaat: Grootboekrekening, Kostenplaats en Medewerker. Bij de resultaten is er geen onderscheid tussen credit en debet waardoor het budget een berekening is geworden. Indien een grootboekrekening naar medewerker verdeeld kan worden, zal de berekening Credit minus Debet zijn, in alle andere gevallen is deze Debet minus Credit. Alleen de grootboekrekeningen waarbij credit- en/of debetbudgetten zijn ingevuld zullen worden getoond. Hierdoor kan het voorkomen dat er wel een grootboekrekening getoond wordt, waarvan het budget 0,00 is. Dit budget vloeit voort uit het verschil van credit en debet. Zijn er in een bepaald boekjaar geen budgetten ingevoerd, dan geeft het programma u hiervan een melding. Resultaat grootboekrekening Klik in het menu Budgetteren bij het onderdeel Resultaat op de optie Grootboekrekening en selecteer het gewenste boekjaar. Uitsluitend grootboekrekeningen waarbij een credit en/of debet budget is ingevoerd worden getoond. Er kan door middel van het veld Nummer gefilterd worden op grootboeknummers die getoond worden. De grootboekrekeningen die dan getoond worden, zullen beginnen met het ingevoerde nummer. De kolom Realisatie(%) is een kolom die het resultaat t.o.v. het budget uitdrukt in een percentage. De kolom Afwijking geeft het verschil weer tussen het budget en resultaat. Module Financieel 73
Selecteer de grootboekrekening waarvan u het Perioderesultaat wilt bekijken en klik op de knop. Van de geselecteerde grootboekrekening zullen de perioderesultaten worden getoond. Resultaat kostenplaats Klik in het menu Budgetteren bij het onderdeel Resultaat op de optie Kostenplaats en selecteer het gewenste boekjaar. Uitsluitend grootboekrekeningen (met kostenplaatsen) waarbij een credit- en/of debetbudget is ingevoerd worden getoond. 74 Module Financieel
Er kan door middel van het veld Nummer en Kostenplaats gefilterd worden op grootboekrekeningnummers en kostenplaatsen. De grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen die dan getoond worden, zullen beginnen met het ingevoerde nummer/kostenplaats. De kolom Realisatie(%) is een kolom die het resultaat t.o.v. het budget uitdrukt in een percentage. De kolom Afwijking geeft het verschil weer tussen het budget en resultaat. Selecteer de grootboekrekening waarvan u het Perioderesultaat wilt bekijken en klik op de knop. Van de geselecteerde grootboekrekening zullen de perioderesultaten worden getoond. Resultaat medewerker Klik in het menu Budgetteren bij het onderdeel Resultaat op de optie Medewerker en selecteer het gewenste boekjaar. Uitsluitend medewerkergekoppelde resultaatrekeningen waarbij een credit- en/of debetbudget is ingevoerd worden getoond. Er kan door middel van het veld Nummer gefilterd worden op grootboeknummers die getoond worden. De grootboekrekeningen die dan getoond worden, zullen beginnen met het ingevoerde nummer. Module Financieel 75
De kolom Realisatie(%) is een kolom die het resultaat t.o.v. het budget uitdrukt in een percentage. De kolom Afwijking geeft het verschil weer tussen het budget en resultaat. Vanuit het scherm Medewerker resultaat kunnen de resultaten opgevraagd worden van medewerkers door te klikken op de knop. In dit scherm worden alle medewerkers getoond die (gedeeltelijk) in dienst zijn in het betreffende boekjaar. Er wordt niet gekeken of op de medewerker(s) een budget is toegepast. 76 Module Financieel
De kolom Realisatie(%) is een kolom die het resultaat t.o.v. het budget uitdrukt in een percentage. De kolom Afwijking geeft het verschil weer tussen het budget en resultaat. De kolommen Resultaat (%) en Budget (%) doen een vergelijking met een niveau hoger, namelijk met de grootboekrekening. Resultaat (%) geeft het resultaat t.o.v. het resultaat van de grootboekrekening, uitgedrukt in een percentage. Budget (%) geeft het budget t.o.v. het budget van de grootboekrekening, uitgedrukt in een percentage. Module Financieel 77
HOOFDSTUK 2 DE MODULE AANMANEN 78 Module Financieel
2 HET AANMANINGSPROCES 2.1. Inleiding In dit hoofdstuk vindt u informatie over het aanmaningsproces zoals u dat met Fidura Enterprise kunt doorlopen. Voordat u kunt gaan aanmanen moet een aantal zaken zijn ingericht. Zo moet er minimaal één aanmaningssoort aanwezig zijn met een aantal frequenties. Per frequentie moet u vervolgens aanmaningsteksten invoeren. Daarnaast kunt per relatie (debiteur) instellen wat voor type aanmaning zij krijgen. U kunt bovendien relaties uitsluiten voor het aanmanen. De inrichting kunt u altijd aanpassen. Zodra alles goed ingericht is, kunt u gaan aanmanen. Het versturen van aanmaningen verloopt in de volgende drie stappen: 1. Aanmaningsrun toevoegen: Hier maakt u een selectie uit de openstaande posten die u wilt gaan aanmanen. 2. Aanmaningsrun wijzigen: U kunt openstaande posten uit een run verwijderen. Bovendien kunt u per aanmaning een individuele kop en/of voettekst meegeven, of een aanmaning van frequentie veranderen. 3. Aanmaningsrun verwerken: Zodra u een run verwerkt, dan wordt de aanmaningsfrequentie van de individuele openstaande posten met één opgehoogd, en de aanmaning tot het verlopen van de eerstvolgende frequentie geblokkeerd. Lege aanmaningsruns worden automatisch verwijderd. Module Financieel 79
2.2. Aanmaningsrun toevoegen In dit programma maakt u een selectie uit de openstaande debiteurenposten die u wilt gaan aanmanen. U heeft verschillende selectiemethoden. Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Proces / Aanmaning / Toevoegen. Hierna verschijnt het scherm Aanmaningen selecteren: 80 Module Financieel
2. Vul in de bovenste drie velden een selectiecriterium in. U kunt onder meer selecteren op Verantwoordelijke medewerker, Debiteur, Periode, Declaratie en Dossier. U kunt meerdere selectiecriteria toevoegen. Let op: indien een debiteur ook nog negatieve posten heeft openstaan, kunnen deze verrekend worden met de openstaande posten. Hiertoe dient het vinkje bij Inclusief negatieve posten. 3. Pas eventueel de peildatum aan. U kunt hierbij gebruik maken van een kalender via de knop. 4. Klik na het invullen van de gegevens op de knop. De openstaande posten die voldoen aan de selectiecriteria worden nu getoond. 5. U vinkt nu in de kolom Aanmanen de openstaande posten aan die wilt aanmanen. Via de knop kunt u alle openstaande posten aanvinken. 6. In de kolom Termijn is in één oogopslag te zien binnen welke termijn de gevonden declaraties vallen. 7. Klik hierna op de knop. De openstaande posten zitten nu in een aanmaningsrun. Let op: Een openstaande post wordt alleen aangemaand als geldt dat het dossier en de debiteur en de openstaande post niet zijn uitgesloten voor het aanmanen, en de betalingstermijn is verstreken. Na het verstrijken van de betalingstermijn kan een openstaande post pas aangemaand worden als de eerste frequentie ook is verstreken. Indien een openstaande post reeds eerder is aangemaand wordt de openstaande post geblokkeerd voor de periode tussen het verwerken van de aanmaningsrun en het aantal dagen van de volgende frequentie. Module Financieel 81
U kunt de melding Aanmaningsfrequentie teruggezet krijgen. Deze melding verschijnt voor openstaande posten die al een keer zijn aangemaand. Voor deze posten wordt de frequentie aangepast. Bij openstaande posten waarvan alle mogelijke aanmaningen zijn verstuurd, verschijnt de melding: 'Dezelfde aanmaning wordt nogmaals verstuurd. Voor deze post wordt de laatste aanmaning opnieuw afgedrukt. 82 Module Financieel
2.3. Aanmaningsrun wijzigen Nadat een aanmaningsrun is toegevoegd, kunt u desgewenst de aanmaningsrun wijzigen. U kunt openstaande posten uit een run verwijderen. De termijn kan per aanmaning aangepast worden, ook de aanmaningsteksten Er kunnen extra opmerkingen per aanmaning geplaatst worden; dit is echter wel afhankelijk van de aanmaningslay-out. Werkwijze: 1. Nadat u de aanmaningen in het aanmaningen selectiescherm heeft geselecteerd (zie voorgaande paragraaf) en u drukt op de knop Aanmaningsrun wijzigen. verschijnt het scherm Let op: Indien u het scherm Aanmaningsrun navigatiescherm heeft gesloten kunt u de aanmaningsrun op de volgende wijze weer terugvinden. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Aanmaningsrun / Zoeken. Hierna verschijnt het Aanmaningsrun navigatiescherm. Klik op de knop wordt getoond.. Een lijst van alle nog niet verwerkte aanmaningsruns Module Financieel 83
2. Klik op de knop. Hierna verschijnt het scherm Aanmaningsrun wijzigen: 3. Door een regel te selecteren, en de knop te activeren, verwijdert u de openstaande post uit de lijst. Bij het verwerken van de aanmaningsrun wordt dan geen aanmaning verstuurd voor deze openstaande post. 4. Door een regel te selecteren en de knop te activeren kunt u wijzigingen aanbrengen in de frequentie en de aanmaningsteksten van de geselecteerde openstaande post. 84 Module Financieel
5. Ook de omschrijving kan aangepast worden; daarmee kunt u zelf een opmerking plaatsen betreffende de factuur die open staat. NB: Dit is afhankelijk van uw aanmaningslayout. 6. Indien alle gewenste wijzigingen zijn doorgevoerd klikt u op de knop. 7. U kunt een aanmaningsrun blijven veranderen totdat hij verwerkt is. Daarna is de run alleen nog te printen en te raadplegen. Module Financieel 85
2.4. Aanmaningsrun verwerken Bij het verwerken van een aanmaningsrun wordt de aanmaningsfrequentie per openstaande post met één opgehoogd. Tevens zal er geen aanmaning kunnen worden verzonden voor de periode tot de volgende termijn is vervallen. Bij de volgende aanmaningsronde krijgen de debiteuren automatisch een andere brief; dit is wel afhankelijk van de inrichting. Werkwijze: 1. Kies in de module Financieel via de menubalk voor de optie Proces / Aanmaning / Verwerken run. Hierna verschijnt het Aanmaningsrun navigatiescherm. 2. Klik op de knop. Een lijst van alle nog niet verwerkte aanmaningsruns wordt getoond. 3. Vink in de kolom Verwerken de aanmaningsrun (of meerdere) aan die u wilt verwerken. 86 Module Financieel
4. Klik op de knop. Het scherm Verwerken aanmaningsrun verschijnt. 5. Zowel het veld Medewerker als het veld Verwerkingsdatum is een verplicht veld. In verband met de fasering van de aanmaningsfrequentie is invulling van de datum van groot belang. Indien geen datum wordt ingevuld, volgt een waarschuwing. 6. Klik op de knop. De aanmaningen worden nu als afdrukvoorbeeld getoond en de aanmaningsfrequentie wordt per openstaande post opgehoogd. Module Financieel 87
2.5. Inrichting aanmaningsproces Het aanmaningsproces kan op vier niveaus worden ingericht. Per relatie kan worden ingesteld of en hoe deze aangemaand dient te worden. Zie paragraaf 2.5.1 De inrichting van teksten en frequenties moet in de module Financieel ingericht worden. Zie paragraaf 2.5.2 Standaardinstellingen voor de relaties kunnen in de module Systeem onderhoud vastgelegd worden. Zie paragraaf 2.5.3 Instellingen om een automatische actieworkflow te laten genereren om openstaande posten te bewaken dient u in de module Activiteiten vast te leggen. Zie paragraaf 2.5.4 88 Module Financieel
2.5.1. Instellingen via de module Relatie Op het tabblad Debiteur onder de sub Aanmaning van de module Relatie vindt u de velden die van belang zijn voor het aanmaningsproces. Veld Aanmaningsvorm: Bij dit veld kunt u via de selectielijst kiezen uit vier aanmaningsvormen: Geen Aan deze relatie mogen geen aanmaningen verstuurd worden. Aanmaning Deze debiteur krijgt een aanschrijving van het type Aanmaning. Per frequentie kunnen andere teksten worden ingesteld. Rekening overzicht Deze debiteur krijgt een aanschrijving van het type Rekening overzicht. Voor dit type zou u een meer coulante tekst kunnen instellen. Herinnering Deze debiteur krijgt een aanschrijving van het type Herinnering. Voor dit type zou u een meer coulante tekst kunnen instellen. Veld Aanmaningssoort: Bij dit veld kunt u kiezen uit de aangemaakte aanmaningssoorten. Per aanmaningssoort kunt u per aanmaningstype teksten en termijnen inrichten. Zo zou u voor particulieren en organisaties andere aanmaningssoorten kunnen aanmaken. Of voor Nederlandse en buitenlandse relaties een andere aanmaningssoort, met daaraan gekoppeld andere aanmaningsteksten. Veld Aanmaningslayout en - variatie: U kunt aangeven dat de relatie een andere aanmaningslayout moet krijgen dan de standaardlayout zoals ingesteld in de module Systeem onderhoud. Veld Aanmaningskoptekst en - voettekst: U kunt aangeven dat de relatie een andere aanmaningskoptekst en/of -voettekst moet krijgen dan de standaard zoals ingesteld in de module Systeem onderhoud. Veld Actiegroep aanmanen: zie paragraaf 2.5.4. Module Financieel 89
2.5.2. Instellingen via de module Financieel In de module Financieel zijn vier onderhoudsprogramma s beschikbaar waarin u het aanmaningsproces kunt optimaliseren. Het betreft het onderhoud van aanmaningssoort, aanmaningsteksten, aanmaningskoptekst en aanmaningsvoettekst. Deze programma s zijn te activeren via het menu Onderhoud / Aanmaning in de module Financieel. 1. Onderhoud Aanmaningssoort: In dit programma kunt u meerdere aanmaningssoorten aanmaken die u later via tabblad Debiteur van de module Relatie per relatie kunt selecteren. Per aanmaningssoort kunt u meerdere frequenties toevoegen. Daarvoor klikt u op de knop. Hierna verschijnt het scherm Frequentie wijzigen: Hieronder worden de velden toegelicht. Omschrijving Aanmaningsvorm Termijn nr. Termijn (dagen) Type Toeslag Geef hier een duidelijke omschrijving voor de frequentie in, zodat u een goed inzicht in de status van de openstaande post heeft. Er bestaat de mogelijkheid de omschrijving terug te laten komen op uw aanmaningslay-out. Hier selecteert u via de selectielijst voor welke type aanmaning u een frequentie aanmaakt. De frequentie moet een nummer gegeven worden om de volgorde te bepalen. De eerste termijn (laagste cijfer) wordt altijd als eerste verstuurd, dan de tweede termijn, enz. Hier kunt u aangeven na hoeveel dagen de frequentie actief mag worden voor een openstaande post. Let op: Als er nog nooit een aanmaning is verstuurd voor een openstaande post, dan wordt een aanmaning verstuurd van de eerste termijn. Dit om te voorkomen dat bij de eerste aanmaning al een zeer strenge brief wordt verstuurd. U kunt de termijn altijd handmatig aanpassen. Voor de eerste termijn geldt het aantal dagen ingevuld dient te worden dat geldt ná vervaldatum, voor de overige termijnen vult u het aantal dagen in tussen de termijn die u toevoegt en de vorige termijn. Hier selecteert u via de selectielijst welk type toeslag het betreft. 90 Module Financieel
2. Onderhoud Aanmaningstekst: Zoals eerder vermeld, kunnen er per frequentie andere aanmaningsteksten worden ingesteld. Het betreft de tekstblokken Aanhef, Tekst en Afsluiting. U kunt deze teksten aanpassen via de menubalk door te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Aanmaning / Aanmaningstekst. Hierna verschijnt het scherm Aanmaningsteksten onderhouden: Klik vervolgens op de knop om teksten aan te maken. Via de knop kunt u bestaande teksten wijzigen van de regel die u heeft geselecteerd. 3. Onderhoud Aanmaningskoptekst en -voettekst: Via de menuoptie Onderhoud / Aanmaning / Aanmaningskoptekst cq. Aanmaningsvoettekst kunt u extra opmerkingen plaatsen op de aanmaning. Via de module Systeem onderhoud kunt u een aanmaningskoptekst en -voettekst instellen, die standaard wordt meegegeven aan alle aanmaningen. Zie paragraaf 2.5.3 Module Financieel 91
Let op: De werking en plaats van de aanmaningskoptekst of -voettekst is afhankelijk van de layout die gebruikt wordt in uw organisatie. 2.5.3. Instellingen via de module Systeem onderhoud In de module Systeem onderhoud zijn op tabblad Declaratie, sub Layout, onderaan zes velden beschikbaar die van belang zijn voor het aanmaningsproces. In de volgende tabel worden deze zes velden toegelicht: Std. Aanmaningsvorm Soort Aanmaningslayout -variatie Selecteer hier via de selectielijst welke aanmaningsvorm standaard gevuld moet worden bij het aanmaken van een nieuwe relatie. U kunt kiezen uit: Geen, Aanmaning, Herinnering en Rekeningoverzicht. Dit veld kunt u per relatie aanpassen. Selecteer hier via de selectielijst de aanmaningssoort die automatisch gevuld moet worden bij het aanmaken van een nieuwe relatie. Dit veld kunt u per relatie aanpassen. Selecteer hier via de selectielijst de standaard aanmaningslay-out die u wilt gebruiken. Selecteer hier via de selectielijst de variatie die geschikt is voor uw organisatie. 92 Module Financieel
Aanmaningskoptekst Voettekst Indien u gebruik wil maken van een aanmaningskoptekst dan kunt u die hier koppelen. Deze koptekst wordt dan standaard per aanmaning afgedrukt. U kunt deze per aanmaning handmatig aanpassen. Indien u gebruik wil maken van een aanmaningsvoettekst dan kunt u die hier koppelen. Deze voettekst wordt dan standaard per aanmaning afgedrukt. U kunt deze per aanmaning handmatig aanpassen. Daarnaast bevindt zich bovenin het scherm nog: Std. Betalingsconditie Selecteer hier via de selectielijst de betalingsconditie die u standaard per relatie wilt invullen. De betalingsconditie is van groot belang voor het bepalen van de vervaldatum van de declaratie. 2.5.4. Automatische acties koppelen aan het aanmaningsproces Het is mogelijk om een automatische actieworkflow te laten genereren, gekoppeld aan het aanmaningsproces. Dit resulteert in een set van activiteiten bij de betrokken medewerker(s) direct na het verwerken van een aanmaningsrun voor elke openstaande post. Met behulp van deze activiteiten kan de openstaande post worden bewaakt. Als een openstaande post volledig is betaald, dan worden alle nog niet gereedgemelde activiteiten verwijderd. Voordat deze actieworkflow kan worden gegenereerd dient de inrichting van Fidura Enterprise als volgt te worden aangepast en aangevuld. Hieronder staat de bijbehorende werkwijze in het kort beschreven. Werkwijze: 1. Maak in de module Activiteiten acties aan via de menu-opties Acties, Actiegroepen en Activiteitensoorten onder het menu Onderhoud. U kunt de verschillende onderhoudstabellen naar eigen inzicht inrichten. 2. Indien u de aan de openstaande declaratie(s) gekoppelde activiteiten niet alleen in de agenda van de verantwoordelijke advocaat wilt laten verschijnen, maar ook in de agenda( s) van medewerkers die werkzaam zijn voor de verantwoordelijke van het dossier, dan dient u dit in de module Medewerker aan te geven bij de betreffende verantwoordelijke medewerker(s). 3. Teneinde de aan het aanmaningsproces gekoppelde activiteiten te kunnen genereren, dient u op het tabblad Debiteur in de module Relatie bij de debiteur-relatie achter de velden Actiegroep declareren en Actiegroep aanmanen een selectie te maken uit de ingerichte tabel Actiegroep. 4. Indien een debiteur moet worden uitgesloten van het aanmaningsproces, dan dient u in het onderhoudscherm Dossier van het tabblad Diversen het vinkje bij het veld Aanmanen te verwijderen. Module Financieel 93
Het nemen van bovenstaande stappen leidt tot het volgende resultaat: als een aanmaningsrun in de financiële administratie wordt verwerkt, dan wordt bij elke aanmaning uit de run een set activiteiten aangemaakt. Het betreft het set activiteiten dat gebaseerd is op de set acties dat behoort tot de actiegroep die vermeld staat bij de debiteur in het veld Actiegroep declareren. Deze set activiteiten is zichtbaar in het Infocentrum van de module Activiteiten. Let op: Bij de initiële openstaande posten van debiteuren worden geen activiteiten gegenereerd. 2.6. Overzicht openstaande declaraties U kunt een overzicht van alle openstaande declaraties per dossier of relatie activeren. U activeert het overzicht van alle openstaande declaraties per dossier door in de module Dossier te kiezen voor de menuoptie Informatie / Openstaande decl. U activeert het overzicht van alle openstaande declaraties per relatie door in de module Relatie te kiezen voor de menuoptie Informatie / Openstaande decl. Wilt u één of meer declaraties van het aanmaningsproces uitsluiten, dan verwijdert u het vinkje in de kolom Aanmanen achter de betreffende declaratie(s). Als u een vinkje zet onder de kolom Betwist achter één of meer declaratie(s) bereikt u hetzelfde. 94 Module Financieel
HOOFDSTUK 3 ONDERHOUDSTABELLEN VOOR DE MODULE FINANCIEEL Module Financieel 95
3 ONDERHOUDSTABELLEN VOOR DE MODULE FINANCIEEL 3.1. Inleiding Alle onderhoudstabellen die betrekking hebben op de module Financieel kunt u activeren via de menubalk door te kiezen voor de menuoptie Onderhoud. De onderhoudstabellen voor de Aanmaningen zijn reeds besproken in hoofdstuk 2. De opties onder het kopje Initeel zijn reeds besproken in paragraaf 1.8. 96 Module Financieel
3.2. Onderhoud Grootboekrekening Met dit programma kunt u grootboekrekeningen toevoegen, wijzigen en eventueel verwijderen. Grootboekrekeningen kunnen slechts verwijderd worden indien er geen mutaties op de desbetreffende grootboekrekening zijn geweest. U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Grootboek / Grootboekrekening. Hierna verschijnt het scherm Grootboekrekening onderhouden. Door te klikken op de knop Door te klikken op de knop kunt u een grootboekrekening toevoegen. kunt u een grootboekrekening wijzigen. In de onderstaande tabel worden de velden kort beschreven die u dient te vullen zodra u een grootboekrekening toevoegt of wijzigt. Omschrijving Nummer Kostenplaats Verplicht Type Grootboekrekening Vul hier de omschrijving van de grootboekrekening in. Vul hier het grootboekrekeningnummer in. Indien u bij deze grootboekrekening wil verbijzonderen naar kostenplaatsen, dan dient u hier een vinkje te zetten. Via de knop kunt de verdeling van de kosten inrichten. Let op: Indien op een grootboekrekening waarbij de optie Kostenplaats Verplicht is geactiveerd, is geboekt, kan de koppeling Kostenplaats Verplicht niet meer ongedaan worden gemaakt. U kunt hier via de selectielijst kiezen uit: Debiteurenrekening, Crediteurenrekening, Initieel, Dagboekgekoppeld en Overig. Declaratieonderdeel Indien u de mutaties op deze grootboekrekening wil verrekenen via een dossier, dan dient u hier het desbetreffende declaratieonderdeel te selecteren. Balanshoofd Selecteer hier via de selectielijst een balanshoofd. Aan de hand van deze balanshoofd wordt het veld Balansgroep automatisch gevuld. Balansgroep Dit veld is samen met het veld Balanshoofd belangrijk voor de inrichting van de kolommenbalans. Module Financieel 97
Balansgroeptype Standaard debet/credit Standaard btwsoort Aan de hand van de balansgroep wordt hier aangegeven of de grootboekrekening Balans of V&W is. Indien u hier Debet of Credit invult, zal bij het boeken in een financieel dagboek (Kas, Bank, Memoriaal of Gelden derden) op deze grootboekrekening als voorstel Debet of Credit worden ingevuld. U kunt hier per mutatieregel van afwijken. Indien u hier een standaard btw-soort invult, zal bij het boeken in een dagboek op deze grootboekrekening als voorstel de btw-soort worden ingevuld. U kunt hier per mutatieregel van afwijken. 3.3. Onderhoud Balanshoofd Via dit programma kunt u balanshoofden onderhouden. Met een balanshoofd groepeert u grootboekrekeningen. Zo kunt u bijvoorbeeld met het balanshoofd Afschrijvingskosten de verschillende grootboekrekeningen van de afschrijvingskosten groeperen, zoals Afschrijvingskosten gebouwen en Afschrijvingskosten inventaris. Aan een balanshoofd dient u een balansgroep te koppelen. U kunt via de selectielijst kiezen uit de beschikbare balansgroepen (zie paragraaf 3.3). Met een balansgroep groepeert u balanshoofden. Zo bevat bijvoorbeeld de balansgroep Vlottende Activa de balanshoofden Liquide middelen en Onderhanden Werk. Let op: Het balanshoofd van een grootboekrekening mag gewijzigd worden mits het balanshoofd van hetzelfde type is. Een balansrekening moet dus van het type Balans blijven en een verlies- en winstrekening moet van het type Verlies & Winst blijven. U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Grootboek / Balanshoofd. Hierna verschijnt het scherm Balanshoofd onderhouden. 98 Module Financieel
Door te klikken op de knop Door te klikken op de knop kunt u een balanshoofd toevoegen. kunt u een balanshoofd wijzigen. Indien een balanshoofd niet in gebruik is (niet gekoppeld aan een grootboekrekening) kan een balanshoofd worden verwijderd via de knop. 3.4. Onderhoud Balansgroep Via dit programma kunt u balansgroepen onderhouden. Een balansgroep is een verzameling van balanshoofden en wordt als subtotaal op de kolommenbalans afgedrukt. De balansgroep is een verplicht veld bij het onderhouden van een balanshoofd, en indirect dus ook bij een grootboekrekening. U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Grootboek / Balansgroep. Hierna verschijnt het scherm Balansgroep onderhouden: Door te klikken op de knop Door te klikken op de knop kunt u een balansgroep toevoegen. kunt u een balansgroep wijzigen. Indien een balansgroep niet in gebruik is (niet gekoppeld aan een balanshoofd) kan een balansgroep worden verwijderd via de knop. Let op: de balansgroep bepaalt uitsluitend of uiteindelijk de grootboekrekening Balans of V&W is. Module Financieel 99
3.5. Onderhoud Dagboek Via dit programma kunt u dagboeken onderhouden en aanmaken. U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Grootboek / Dagboek. Hierna verschijnt het scherm Dagboek lijst: Door te klikken op de knop Door te klikken op de knop kunt u een dagboek toevoegen. kunt u een dagboek wijzigen. Hierna verschijnt het scherm Dagboek onderhouden: 100 Module Financieel
Hieronder worden de verschillende velden toegelicht. Dagboek Type dagboek Grootboek Valuta Rekeningnr. Bank/giro IBAN BIC Rek nr./iban Geef hier de omschrijving voor het dagboek in, bijvoorbeeld: Rabobank 129838999 U kunt hier een keuze maken uit de volgende type dagboeken: Memoriaal, Initieel, Verkoop, Inkoop, KBG (Kas, Bank, Giro) en Gelden derden. Geef hier de grootboekrekening in waarop de sluitboeking van het boekstuk in het betreffende dagboek geboekt moet worden. Bij een bankboek is dit het grootboekrekeningnummer van die bankrekening. U kunt de grootboekrekening zoeken via de knop. U kunt alleen grootboekrekening van het type Dagboekgekoppeld, Initieel, Debiteuren- of Crediteurenrekening koppelen. Bij een dagboek van het type Memoriaal kunt u geen grootboekrekening ingeven. Kies hier de valutacode. Is niet verplicht. Vul hier het bankrekeningnummer in van het bankboek dat u wilt gebruiken voor het betalingsverkeer, indien van toepassing. Selecteer hier via de selectielijst of er sprake is van een bankboek of giroboek. Het IBAN-rekeningnummer behorende bij het rekeningnummer. De BIC-code behorende bij het rekeningnummer. Kies hier of de rekeningnummer of het IBAN-rekeningnummer op overzichten getoond dient te worden. Module Financieel 101
3.6. Onderhoud Boekjaar Met dit programma kunt u boekjaren aanmaken. Deze boekjaren worden onder meer gebruikt in het onderhoudsprogramma voor perioden. U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Jaarindeling / Boekjaar. Hierna verschijnt het scherm Boekjaar onderhouden. Door te klikken op de knop Door te klikken op de knop kunt u een boekjaar toevoegen. kunt u een boekjaar wijzigen. Een boekjaar kan alleen verwijderd worden als deze niet is gekoppeld aan een of meerdere perioden, door middel van de knop. 102 Module Financieel
3.7. Onderhoud Periode Nadat u het volgende boekjaar heeft toegevoegd, kunt u de perioden aanmaken voor het boekjaar dat u wilt gaan indelen. U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Jaarindeling / Periode. Hierna verschijnt het scherm Perioden onderhouden: Op het scherm wordt een lijst met de bestaande perioden getoond. Door te klikken op de knop kunt u een periode toevoegen. Door te klikken op de knop kunt u een periode wijzigen. Hierna verschijnt het scherm Perioden onderhouden. U vult een omschrijving en de begindatum van de periode in en u selecteert het gewenste boekjaar via de selectielijst. U bevestigt deze gegevens via de knop. Door opnieuw de knop aan te klikken, kunt u de volgende periode aanmaken. Dit doet u totdat het gehele boekjaar is toegevoegd, inclusief desgewenst een correctieperiode, periode 13. U kunt alleen perioden verwijderen, door de knop mutaties hebben plaatsgevonden., als in de periode nog geen Als u de knop wijzigingen aanbrengen. activeert, kunt u alleen de periode bekijken, echter geen Module Financieel 103
Let op: U kunt alleen periodes aanmaken voor boekjaren waarvan het opvolgende boekjaar reeds is aangemaakt. Periodes voor 2014 kunnen bijvoorbeeld pas worden gemaakt indien niet alleen boekjaar 2014, maar ook boekjaar 2015 is ingevoerd. 3.8. Onderhoud BTW-code Met dit programma kunt u nieuwe BTW-codes aanmaken. Bovendien kunt u hier aangeven welke grootboekrekeningen gemuteerd moeten worden bij de verschillende BTW-boekingen (inkoop- en verkoopboekingen). U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Tabellen / BTW-code. Hierna verschijnt het scherm BTW code onderhouden: Door te klikken op de knop kunt u een BTW-code toevoegen. Door te klikken op de knop kunt u een BTW-code wijzigen. U kunt slechts beperkte gegevens wijzigen als de btw-code al in gebruik is. Hierna verschijnt het tweede scherm BTW code onderhouden: 104 Module Financieel
Let op: Aanpassingen in deze tabel kunnen zeer grote gevolgen hebben voor de juiste werking van het financiële systeem. Hieronder worden de verschillende velden toegelicht. Omschrijving BTW soort Percentage (%) GBR af te dragen GBR te vorderen Begindatum Geef hier de omschrijving voor de BTW-code in, bijvoorbeeld: Hoog, 21%. Vul hier de btw-soort in, zijnde Hoog, Laag, Geen of Nul. De ingangsdatum is bepalend voor welke btw-code gebruikt zal worden bij financiële mutaties. Vul hier het percentage van de BTW-code in. Vul hier de grootboekrekening in om de BTW-boeking voor de af te dragen BTW te specificeren. U kunt de grootboekrekening zoeken via de knop. Vul hier de grootboekrekening in voor de te vorderen BTW. U kunt de grootboekrekening zoeken via de knop. Vul hier de ingangsdatum van het percentage in. U kunt gebruik maken van de kalender via de knop. 3.9. Onderhoud Kostenplaats Met dit programma kunt u uw kostenplaatsen definiëren. U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Tabellen / Kostenplaats. Hierna verschijnt het scherm Kostenplaats onderhouden: Module Financieel 105
Door te klikken op de knop Door te klikken op de knop wijzigen. kunt u een Kostenplaats toevoegen. kunt u de naam van een Kostenplaats U kunt slechts een kostenplaats als de kostenplaats nog niet in gebruik is. Met bevestigt u de invoer, met worden de ingevoerde gegevens niet opgeslagen. 3.10. Onderhoud Valutacode Met dit programma kunt u de valutacode onderhouden (Fidura Enterprise ondersteunt slechts één valutacode). U activeert dit programma door in de menubalk te kiezen voor de menuoptie Onderhoud / Tabellen / Valutacode. Hierna verschijnt het scherm Valuta onderhouden: 106 Module Financieel