GMAIL tips & tricks Enkele handige weetjes in het kader van de GO werkmethode Inhoudsopgave Inleiding... 2 Afhandelen inkomende e-mails... 2 Maak gebruik van de functionaliteit Google calender en tasks... 2 Maak gebruik van de zoekfunctie... 4 Schakel de automatische e-mail pop-up uit... 4 Gmail GO instellen... 4 Een Gmail handtekening instellen... 4 Plan de verzending van e-mails... 5 Berichten verwijderen... 5 Gmail berichten archiveren of negeren... 5 Een bericht archiveren... 6 Sluit Gmail af... 6 Verzoek om een leesbevestiging... 6 Blokkeer een afzender... 6 Inbox categorieën en tabbladen toevoegen of verwijderen... 6 E-mail weergave... 7 Automatisch antwoord instellen... 7 weekdagen weergeven... 7 Weeknummers toevoegen aan agenda... 7 Afspraak privé zetten... 8 Handige sneltoetsen... 8 1
Inleiding In dit document zal een aantal tips en tricks worden behandeld in het kader van het gebruik van Gmail, Google Calender en de GO werkmethode. Afhandelen inkomende e-mails Maak gebruik van de functionaliteit Google calender en tasks Gmail is niet alleen een e-mailprogramma maar tevens een dashboard voor je persoonlijke werkstructuur en werkvoorraad. Zo kun je Agenda-Items en Taken aanmaken en eventuele koppelingen maken met e-mailberichten. Belangrijk om hierbij te vermelden is, dat binnen de GO werkmethode de Google Calender leidend dient te zijn en dat de functionaliteit Tasks ter ondersteuning kan dienen. Het is ook mogelijk dat een binnenkomende e-mail zorgt voor een nieuwe agenda-item. Om dit te doen open je een e-mail. Je kopieert de URL met Ctrl A en Ctrl C. Daarna klik je op het icoontje voor het uitklapmenu. Kies voor Klik in de afspraak op het icoon hyperlink URL-adres. en plak de link van de e-mail bij Link naar 2
Je koppelt de e-mail nu aan je agenda item, de link wordt toegevoegd aan het tekstvlak. Je kunt in het tekstvlak aanvullende informatie meegeven aan het agenda-item. In het voorbeeld Aan de orde stellen. De notities die je hier maakt, zijn zichtbaar voor anderen! De titel van de afspraak is de omschrijving van de taak die je moet uitvoeren. In onderstaand voorbeeld Uitwerken rapportage klanttevredenheid april 2018. Je kunt ook met taken werken. Voor een nieuwe taak ga je naar Google Calender en kies je voor Tasks. Je vult de betreffende taak en deadline in het scherm rechts van de agenda. 3
Maak gebruik van de zoekfunctie Wanneer er grote hoeveelheden e-mailberichten binnen je persoonlijk Gmailaccount te vinden zijn, is het soms lastig om de juiste te vinden. Gelukkig biedt Gmail de mogelijkheid om te zoeken op de inhoud van al je berichten of op een scope daarvan. De zoekfunctie is te allen tijde te vinden bovenin het scherm. Klik het pijltje Zoek opties weergeven en er opent een zoekscherm. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op afzender, onderwerp of op inhoud van de e-mail. Schakel de automatische e-mail pop-up uit Binnen de GO werkmethode is het van belang dat je niet constant wordt afgeleid door e- mailverkeer dat binnenkomt, maar dat je deze behandelt op ingeplande tijdstippen. Eén van de oorzaken van deze afleiding komt voort uit de automatische pop-ups (inclusief geluidstoon) die rechts onderin het scherm verschijnen op het moment dat je een e-mail bericht ontvangt. Om deze automatische pop-ups uit te schakelen open je Gmail. Klik in de rechterbovenhoek op Instellingen. Scrol omlaag naar het gedeelte Desktopmeldingen. Selecteer Meldingen voor nieuwe berichten uit. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan. Gmail GO instellen Een Gmail handtekening instellen Een e-mailhandtekening is een stukje tekst, zoals je contactgegevens of een favoriet citaat, dat automatisch als voettekst onder aan Gmail-berichten wordt toegevoegd. 4
Handtekening toevoegen of wijzigen Open Gmail, klik in de rechterbovenhoek op Instellingen. Kies in het tabblad Algemeen voor Handtekening en voeg je handtekeningtekst toe in het vak. Je kunt opmaak toevoegen aan je bericht door een afbeelding toe te voegen of de tekststijl aan te passen. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan. Plan de verzending van e-mails Mail je regelmatig met mensen in een andere tijdzone of wil je een bericht verzenden op een moment dat het waarschijnlijker is dat het wordt gelezen, dan is Boomerang een handige extensie om te downloaden. Standaard heeft Gmail namelijk niet de mogelijkheid om berichten in te plannen. Je vindt Boomerang online. Na installatie kun je desgewenst een tutorial doorlopen om te zien wat je met de extensie kunt. Met Boomerang ingeschakeld en geautoriseerd, zie je bij het opstellen een nieuwe verzendknop met het label Send Later. Wanneer je hierop drukt, heb je de optie om de desbetreffende mail enkele uren, dagen of weken later te versturen. Daarnaast kun je een specifieke tijd omgeven, zolang deze maar in de toekomst is. Druk op Confirm om te bevestigen dat je het bericht wilt inplannen. Vervolgens komt het op jouw gekozen moment binnen in de inbox van de ontvanger. Simpel, maar doeltreffend. Berichten verwijderen Als je een bericht verwijdert, blijft het nog 30 dagen in de prullenbak staan. Daarna wordt het bericht definitief verwijderd. Als je een bericht uit je inbox wilt halen zonder het daadwerkelijk te verwijderen, kun je het bericht archiveren. Gmail berichten archiveren of negeren Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren. Je e-mails worden verplaatst naar het label Alle email. - Wanneer je een bericht archiveert: het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert. 5
Een bericht archiveren Wijs het bericht aan en klik aan de rechterkant op Archiveren. Sluit Gmail af Als je klaar bent met je e-mail intake kun je het tabblad Gmail afsluiten. Omdat we in de GO methode niet gestuurd willen worden door onze mailbox, maar de Google Calender bepalend is voor ons handelen, kun je tabblad Gmail afsluiten. Verzoek om een leesbevestiging Wanneer je graag op de hoogte wordt gebracht wanneer een ontvanger van een e-mail het bericht heeft gelezen heeft, kun je binnen Gmail om een bevestiging vragen. Ga naar Gmail en klik op Opstellen. Voer in de velden Aan de ontvanger(s) in en schrijf het onderwerp en het bericht. Klik op Meer opties en klik op Leesbevestiging verzoeken. Verzend het bericht. Je ziet de leesbevestiging wanneer je Gmail opent. Degene aan wie je het bericht verzendt, moet de leesbevestiging goedkeuren voordat je een melding ontvangt. (Leesbevestigingen zijn beschikbaar in Gmail indien je Gmail gebruikt vanuit een organisatie. Je herkent dit aan de vermelding na de @. Indien hier staat @gmail.com/nl dan werkt deze functionaliteit niet.) Blokkeer een afzender Wanneer je van een bepaalde afzender geen berichten meer wilt ontvangen kun je deze blokkeren. Open het bericht en klik in de rechterbovenhoek op dit icoon en klik op [Naam afzender] blokkeren. Als je iemand per ongeluk hebt geblokkeerd, kun je de blokkering opheffen door dezelfde stappen te volgen. Inbox categorieën en tabbladen toevoegen of verwijderen Je kunt agenda's maken om verschillende typen afspraken bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld voor elke rol die je hebt een agenda aanmaken. Je kunt alleen nieuwe agenda's maken vanuit een browser en niet vanuit de Google Agenda-app. Nadat de agenda is gemaakt, wordt deze zowel in je browser als in de app weergegeven. Open Google Agenda op je computer. Klik aan de linkerkant boven 'Mijn agenda's' op het icoon en kies Nieuwe agenda. Voeg een naam en 6
beschrijving voor je agenda toe. Klik op Agenda maken. Als je je agenda wilt delen, klik je boven jouw agenda( s) op en selecteer je Delen met specifieke mensen. E-mail weergave Standaard geeft Gmail een voorbeeldtekst van de e-mail weer. Je kunt ervoor kiezen dat je geen voorbeeldregel(s) te zien krijgt en alleen het onderwerp wordt vermeldt. Ga naar Instellingen, Algemeen, Fragmenten, Geen fragmenten alleen onderwerp weergeven. Automatisch antwoord instellen Bij bijvoorbeeld afwezigheid door vakantie of andere redenen is het wellicht handig om automatisch antwoord (out of office reply) in te stellen. Hiermee worden dan alle inkomende berichten beantwoord met het ingestelde bericht en weten degene die een bericht hebben gestuurd dat je afwezig bent. Het handige in het geval van Gmail is dat voor deze vakantiemelding een begin en eindtijd ingesteld kan worden. Ga bovenin naar het tandwieltje en kies voor Instellingen en dan zit je direct op het tabblad Algemeen. Bij het kopje Automatisch Antwoord plaats je een vinkje voor Automatisch antwoord is ingeschakeld. Daarna vul je eronder je automatische antwoord in en kies een begin en eindtijd. Eventueel kan er ingesteld worden dat automatische antwoorden alleen naar personen worden gestuurd die zich bevinden in je adresboek. Druk vervolgens op Wijzingen opslaan. Als een contactpersoon je meerdere berichten stuurt, wordt dit automatische antwoord maximaal eenmaal per 4 dagen verzonden. Een eventuele ingestelde handtekening wordt hieraan automatisch toegevoegd en hoef je dan niet te plaatsen in je antwoord. weekdagen weergeven Gmail heeft automatisch alle dagen van de week weer. Je kunt instellen dat je alleen de weekdagen weergegeven worden en geen weekenden. Ga naar Instellingen, Algemeen, Opties weergeven, Weekenden weergeven uitvinken en wijzigingen opslaan. Weeknummers toevoegen aan agenda Ga naar Instellingen, Algemeen, Opties weergeven, aanvinken weeknummers weergeven en wijzigingen opslaan. 7
Afspraak privé zetten Maak een nieuwe afspraak in Google Calender. Klik op het pijltje bij Standaardzichtbaarheid; en kies voor Privé en opslaan. Handige sneltoetsen Werken met de muis is traag als je het vergelijkt met je toetsenbord, maar dan moet je wel sneltoetsen gebruiken. Gmail heeft gelukkig veel handige sneltoetsen, en die hoef je echt niet allemaal te kennen. Leer de belangrijkste uit je hoofd. Welke dit zijn? Dat hangt af van jouw persoonlijk voorkeur. Noteer sneltoetsen die je handig vindt op een lijstje. Reageren op een mailbericht? Grijp niet meteen naar je muis, even spieken mag. De kans is groot dat je binnenkort op de R-toets drukt om op een bericht te reageren. Zijn je sneltoetsen al actief? Ga naar Instellingen / Algemeen/ Sneltoetsen / Sneltoetsen inschakelen / Wijzigingen opslaan. Een overzicht van de sneltoetsen kun je vinden via Google help. 8