Bedankt voor het downloaden van deze handleiding. De handleiding kan gebruikt worden voor het PersoneelsSysteem (www.personeelssysteem.nl) en HorecaSysteem (www.horecasysteem.nl). Mocht u vragen hebben of kunt u iets niet in de handleiding vinden? Dan kunt u contact opnemen met info@differentlab.com, de live chat via de website of bellen met telefoonnummer: +31 23 711 40 54.
Inhoud 1.1 Account activeren... 7 1.2 Inloggen... 7 1.3 Wachtwoord vergeten... 8 1.4 Uitloggen... 8 1.5 Systeemeisen... 8 2. Vestigingen en afdelingen... 9 2.1 Vestiging en afdelingen beheren... 11 2.1.1 Vestiging en afdelingen toevoegen... 12 2.1.1 Vestiging en afdelingen wijzigen... 12 2.1.3 Vestigingen en afdelingen verwijderen... 12 2.2 Wisselen tussen vestiging/afdeling... 12 2.3 Personeel in meerdere vestiging/afdeling inroosteren... 12 2.4 Toegangsrechten van medewerkers per vestiging/afdeling... 13 3. Dashboard... 14 3.1 Mijn overzicht... 14 3.2 Mijn rooster... 14 3.2.1 Mijn beschikbaarheid... 14 3.2.2 Diensten ruilen... 14 3.2.3 Rooster synchronisatie... 14 3.4.1 Afwezigheid aanvragen... 15 3.5 Mijn plus-minuren... 15 3.6 Mijn geruilde diensten... 15 3.6.1 Uitgaande ruilaanvragen... 15 3.6.2 Inkomende ruilaanvragen U kunt hier binnengekomen ruilaanvragen accepteren of afwijzen.... 15 3.7.1 Profielfoto wijzigen... 15 3.7.2 Wachtwoord wijzigen... 16 3.7.3 E-mailadres wijzigen... 16 3.9 Mijn beveiliging... 16 4. Nieuwsberichten... 17 4.1 Nieuwsbericht plaatsen... 17 4.2 Bestand koppelen aan nieuwsbericht... 17
4.3 Nieuwsbericht wijzigen... 17 4.4 Reactie plaatsen... 17 5. Teams beheren... 18 5.1 Team toevoegen... 18 5.2 Team wijzigen... 18 5.3 Team verwijderen... 18 6. Diensten beheren... 19 6.1 Dienst toevoegen... 19 6.2 Diensten wijzigen... 19 7. Werkrooster... 20 7.1 Agenda item toevoegen... 20 7.3 Herhalende dienst inroosteren... 22 7.4 Dienst wijzigen... 22 7.5 Dienst verwijderen... 22 7.6 Dienst ruilen... 23 7.7 Verschillende rooster weergaven... 23 7.7.1 Weekrooster... 23 7.7.2 Dag rooster... 23 7.8 Rooster opties... 23 7.8.1 Alle medewerkers... 23 7.8.2 Toon alle diensten... 24 7.8.3 Toon budget... 24 7.8.4 Toon totalen... 24 7.9 Team agenda... 24 7.10 Rooster verzenden naar medewerkers... 24 7.11 Forecast instellen... 25 7.12 Budget instellen... 25 8. Urenregistratie... 26 8.1 Gewerkte diensten registreren... 26 8.1.1 Diensten goed- of afkeuren... 26 8.1.2 Opmerking plaatsen bij een dienst... 26 8.3 Gewerkte diensten verwijderen... 27 8.4 Dag sluiten/accorderen... 27 9. Dagboek... 28
9.1 Omzet en uitgaven... 28 9.2 Dagboek... 28 10. Medewerkers... 29 10.1 Nieuwe medewerker toevoegen... 29 10.2 Medewerker verwijderen... 29 10.3 Medewerker herintreden... 29 10.5 Medewerker teams en toegangsrechten... 30 10.6 Medewerker afwezigheid... 30 10.7.1 Vakantie-uren startsaldo... 30 10.7.2 Vakantie-uren correctie... 31 10.8 Plus- en minuren... 31 10.8.1 Plus- minuren startsaldo... 31 10.9 Medewerker notities... 31 10.10 Medewerker bestanden... 32 10.10.1 Medewerker bestanden toevoegen... 32 10.11 Contracten... 33 10.11.1 Contract wijzigen... 33 10.11.1 Contract vernieuwen... 34 10.12 Bulk acties... 35 10.12.1 Verstuur bericht... 35 10.12.2 Wijzig salaris... 35 10.12.3 Verstuur nieuwe login gegevens... 35 11.1 Verloning gegevens... 36 11.2 Gegevens exporteren... 36 12. Instellingen... 37 12.1 Algemeen... 37 12.1.2 Account beheerder instellen... 37 12.1.2 Taal... 37 12.2 Locaties... 37 12.3 Toegangsrechten... 37 12.3.1 Toegangsrechten toevoegen... 37 12.3.2 Toegangsrechten naam wijzigen... 37 12.3.3 Toegangsrechten wijzigen... 37 12.3.4 Standaard gebruikersgroep... 37
12.4 Berichtgeving... 38 12.5 Medewerkers... 38 12.5.1 Contract types... 38 12.5.2 Toeslagkaarten... 38 12.5.3 Toeslagkaarten instellen... 39 12.5.4 Toeslagen... 39 12.5.5 Feestdagen... 39 12.5.6 Feestdagen handmatig toevoegen... 40 12.5.7 Feestdagen importeren... 40 12.6 Rooster... 40 12.7 Urenregistratie... 40 12.7.1 Tijdsinterval voor urenregistratie... 40 12.7.2 Inkloktijden afronden... 40 12.7.3 Uitkloktijden afronden... 40 12.7.4 Kopieer het rooster naar de urenregistratie... 41 12.7.5 Toeslagen toestaan... 41 12.7.6 Starttijd- eindtijd overnemen... 41 12.7.7 Pauze berekening... 41 12.7.8 Pauze regels... 42 12.7.8 Klok locaties & IP-adressen... 42 12.8 API-instellingen... 42 12.9 Bestanden... 42 12.10 Abonnement... 42 12.10.1 Annuleer account... 42
1. Algemeen Om gebruik te maken van de software, moet u zich eerst aanmelden bij een van onze producten. Bijvoorbeeld: http://www.personeelssysteem.nl of http://www.horecasysteem.nl. 1.1 Account activeren Na registratie ontvangt u direct een bevestiging email met daarin een link naar het account en de inlog gegevens. Nadat u op de groene knop Activeer hier uw account klikt wordt uw account geactiveerd. 1.2 Inloggen Ga naar het adres van het account zoals staat vermeld in de uitnodiging email. Bijvoorbeeld: http://demo.personeelssysteem.nl. Vul de login gegevens in uit de email die u hebt ontvangen en klik vervolgens op Inloggen.
1.3 Wachtwoord vergeten Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten gaat u naar het inlogscherm. Klik vervolgens op de link wachtwoord vergeten en vul hier uw email adres in. Nadat u op de knop Verstuur klikt ontvangt u een email met hierin een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. 1.4 Uitloggen Bij het verlaten van de applicatie adviseren wij om uit te loggen. De knop Uitloggen zit rechts bovenaan in de applicatie. Door op de knop uitloggen te klikken voorkomt u dat andere personen toegang hebben tot uw account. 1.5 Systeemeisen Wij bevelen een computer aan met de browser Google Chrome. Deze internetbrowser is te downloaden op: http://www.google.nl/chrome/ Hieronder een overzicht van alle browsers die wij ondersteunen: Google Chrome Internet Explorer versie 10 en hoger Firefox Safari Opera
2. Vestigingen en afdelingen Binnen de applicatie is er de mogelijkheid om vestigingen en afdelingen aan te maken. Standaard beschikt de software over 1 vestiging met daarin 1 afdeling. Binnen een afdeling kunnen meerdere teams worden aangemaakt. Wanneer een bedrijf over meer dan ca. 40 medewerkers beschikt, dan bevelen wij aan om gebruik te maken van extra afdelingen. Het voordeel van het gebruik van extra afdelingen is dat iedere afdeling zijn eigen medewerkers en instellingen heeft. Dit maakt het rooster en de urenregistratie een stuk overzichtelijker doordat niet alle medewerkers in één overzicht worden weergegeven. Alle voordelen op een rij: Nieuwsberichten kunnen per afdeling worden geplaatst Het rooster kan per afdeling gemaakt worden Uren kunnen per afdeling geregistreerd worden Rapportage kan per vestiging/afdeling gedaan worden Personeelslijst kan per afdelingen worden getoond Afwezigheid word per afdeling aangevraagd Medewerkers uitwisselen tussen verschillende afdelingen of in meerdere afdelingen beschikbaar maken Aan de hand van deze structuur kan het systeem volledig ingesteld worden naar uw wensen.
Hieronder een voorbeeld voor een winkelketen: In dit voorbeeld zijn twee vestigingen aangemaakt, namelijk Winkels en Kantoor. Onder de vestiging winkels zijn een 3-tal afdelingen aangemaakt. Iedere afdeling beschikt over zijn eigen teams. Onder de vestiging Kantoor zit in dit voorbeeld 1 afdeling. Dit zouden er in praktijk meer kunnen zijn.
Hieronder een voorbeeld voor een hotelketen: In dit voorbeeld is te zien dat er 2 vestigingen zijn aangemaakt, genaamd Hotel Amsterdam en Hotel Utrecht. Iedere vestiging beschikt over 2 afdelingen met daaronder de teams als onderverdeling. 2.1 Vestiging en afdelingen beheren Het beheren van vestigingen en afdelingen kan via Instellingen > Locaties. U ziet vervolgens het onderstaande venster.
2.1.1 Vestiging en afdelingen toevoegen Het toevoegen van een vestiging of afdeling kan via Instellingen > Locaties. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Door op de groene knop +Locatie groep te klikken, kunt een vestiging toevoegen. Binnen een vestiging kunt u op +Locatie klikken, om een afdeling toe te voegen aan een vestiging. Teams worden op een later moment toegevoegd in het rooster. Zie voorbeeld punt 2.1 2.1.1 Vestiging en afdelingen wijzigen Het wijzigen van een vestiging of afdeling kan via Instellingen > Locaties. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Achter de vestiging en afdeling staat een wijzig icoon (potlood). Wanneer u hierop klikt verschijnen de gegevens van de vestiging of afdeling. Deze gegevens kunnen vervolgens gewijzigd worden. Zie voorbeeld punt 2.1 2.1.3 Vestigingen en afdelingen verwijderen Het verwijderen van een vestiging of afdeling kan via Instellingen > Vestigingen en afdelingen. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Achter de vestiging staat een rood kruis, wanneer u hierop klikt wordt de vestiging verwijderd. Zie voorbeeld punt 2.1 2.2 Wisselen tussen vestiging/afdeling Wanneer u toegang heeft tot meerdere vestigingen, dan kunt in de balk naast uw naam schakelen tussen de verschillende afdelingen. Als er meerdere afdelingen worden geselecteerd zullen er in bijvoorbeeld het rooster en de urenregistratie meerdere afdelingen zichtbaar zijn. 2.3 Personeel in meerdere vestiging/afdeling inroosteren U kunt personeel in meerdere afdeling inroosteren door op een medewerker te klikken in de personeelslijst en vervolgens op Teams & toegangsrechten te klikken. Er verschijnt een overzicht van alle vestigingen en afdelingen. Achter iedere afdeling kan een team geselecteerd worden. In dit team wordt de medewerker weergegeven. Let op dat de medewerker ook een rechtengroep krijgt aangewezen.
2.4 Toegangsrechten van medewerkers per vestiging/afdeling U kunt de toegangsrechten van een medewerker wijzigen door op een medewerker te klikken in de personeelslijst en vervolgens op Teams & Toegangsrechten te klikken. Er verschijnt een overzicht van alle vestigingen en afdelingen. Achter een afdeling kunnen de toegangsrechten geselecteerd worden die voor die betreffende afdeling gelden. Op deze manier kan worden aangegeven dat een medewerker beheerders rechten heeft in afdeling 1, maar medewerkers rechten voor afdeling 3.
3. Dashboard Het dashboard is pagina waarop iedereen terecht komt na het inloggen. Op deze pagina vindt u alle informatie die voor u (ingelogde medewerker) van toepassing is. 3.1 Mijn overzicht In dit overzicht worden een aantal belangrijke overzichten in blokken weergegeven. Wat hier zichtbaar is verschilt per rechtengroep. Voor medewerkers zal hier voornamelijk informatie staan over het rooster, gewerkte uren en nieuwsberichten. U als beheerder ontvangt hierbij bijvoorbeeld ook informatie over aflopende contracten, afwezigheidspercentages, omzet en salariskosten per uur. 3.2 Mijn rooster Hier kunt u zien wanneer u bent ingeroosterd. Het rooster wordt in periodes van 4 weken weergegeven. Ook de verschillende types afwezigheid worden in dit rooster zichtbaar. 3.2.1 Mijn beschikbaarheid Vanuit Mijn rooster is het mogelijk om beschikbaarheid aan te geven. Dit is alleen mogelijk wanneer u hier de juiste toegangsrechten voor heeft. Om uw beschikbaarheid op te geven klikt u op de groene vink aan de rechterkant van het rooster. Vervolgens kunt u aangeven op welke dagen u beschikbaar bent. In de instellingen kan worden ingesteld tot hoe ver vooruit en tot wanneer de beschikbaarheid kan worden opgegeven. 3.2.2 Diensten ruilen Binnen Mijn rooster is het mogelijk om uw dienst te ruilen met een collega. Dit kan alleen wanneer u de toegangsrechten heeft om dit te mogen doen. U kunt een ruilverzoek voor een dienst versturen door op een van uw diensten te klikken. Nadat de pop-up in beeld is kunt u op Dienst ruilen klikken. Nadat de medewerkers geselecteerd zijn aan wie u een ruilverzoek wilt sturen, kunt u de aanvraag verzenden. Medewerkers die zijn gekozen en zelf nog geen dienst hebben krijgen van het verzoek een e-mail en een pushbericht. De ruil is pas definitief wanneer de leidinggevende hiervoor goedkeuring heeft gegeven. 3.2.3 Rooster synchronisatie Wanneer u op de zwarte knop Rooster Synchronisatie klikt binnen Mijn rooster, verschijnt er een link. Door deze link toe te voegen aan uw agenda, worden de ingeroosterde diensten automatisch zichtbaar in uw persoonlijke agenda. Hoe u deze link moet toevoegen verschilt per agenda. Deze informatie kunt u waarschijnlijk terugvinden binnen uw kalendersoftware.
3.3 Mijn Uren Hier kunt u zien wanneer u gewerkt heeft en of deze uren op de juiste manier zijn geaccordeerd. U kunt zelf aangeven over welke periode u de gewerkte uren wilt inzien. 3.4 Mijn afwezigheid Hier kunt u zien hoeveel vakantie-uren u nog heeft, openstaande verlofaanvragen inzien en bekijken wanneer u afwezig bent geweest. Tevens is het mogelijk om uw afwezigheid aan te vragen. 3.4.1 Afwezigheid aanvragen Via Dashboard > Mijn afwezigheid kunt u afwezigheid aanvragen. Rechts in het scherm staat een knop + Afwezigheid toevoegen. Let op: Het kan zijn dat deze link niet wordt weergegeven. In dat geval heeft u niet voldoende toegangsrechten om afwezigheid aan te vragen. Dit kan gewijzigd worden onder Instellingen > Toegangsrechten (Afwezigheid aanvragen). 3.5 Mijn plus-minuren Hier staat een overzicht van de totale plus- minuren van de medewerker. Tevens worden hier de plus- en minuren per week weergegeven en het totaalsaldo aan het einde van het contract/jaar wordt weergegeven. 3.6 Mijn geruilde diensten Via Naam > Mijn aanvragen vindt u een overzicht van alle diensten waarvoor u een ruilverzoek heeft verzonden en diensten waarvoor u bent uitgenodigd. 3.6.1 Uitgaande ruilaanvragen Hier staat een overzicht van ruilverzoeken die u heeft ingediend. U kunt hier uw aanvraag aanpassen en de voortgang van de aanvraag volgen. 3.6.2 Inkomende ruilaanvragen U kunt hier binnengekomen ruilaanvragen accepteren of afwijzen. 3.7Persoonsgegevens wijzigen Onder Naam > Mijn account kunt u uw persoonsgegevens aanpassen. Ook is hier de mogelijkheid om te selecteren in welke taal u de applicatie wilt weergeven. 3.7.1 Profielfoto wijzigen Om uw profielfoto te wijzigen gaat u in het hoofdmenu naar het Dashboard. Aan de rechterkant staat uw naam. Als u op deze naam klikt komt het menu tevoorschijn waar u vervolgens op Mijn account kunt klikken. Op deze pagina staat een knop Wijzig profielfoto. Als u hierop klikt kun u een foto uploaden. Een foto kan in de formaten jpg of png geüpload worden.
3.7.2 Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen gaat u naar Naam > Mijn login. Hier kunt u een nieuw wachtwoord invullen. Om uw nieuwe wachtwoord te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw oude wachtwoord in te voeren. 3.7.3 E-mailadres wijzigen Om uw e-mailadres te wijzigen gaat u naar Naam > Mijn login. Hier kunt u een nieuw e-mailadres invullen. Om uw nieuwe e-mailadres te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw wachtwoord in te voeren. 3.8 Mijn bestanden Wanneer er bestanden aan uw profiel zijn gekoppeld, dan zijn deze zichtbaar onder Naam > Mijn bestanden. 3.9 Mijn beveiliging Wanneer u gebruikt wilt maken van de multifactor authenticatie kunt u deze functie hier activeren. Wanneer deze beveiligingsoptie wordt geactiveerd dient er tijdens het inloggen altijd een extra code, bijvoorbeeld via Google authenticator, te worden ingevoerd.
4. Nieuwsberichten Het is mogelijk om nieuwsberichten te plaatsen en te delen met de medewerkers. 4.1 Nieuwsbericht plaatsen Om een nieuwsbericht te plaatsen gaat u in het hoofdmenu naar Nieuws > +Nieuwsbericht toevoegen. Hier kunt een bericht schrijven en vervolgens kunt u aangeven voor welke afdelingen het nieuwsbericht zichtbaar moet worden. U kunt er vervolgens voor kiezen of/welke medewerkers per e-mail op de hoogte gebracht moeten worden. 4.2 Bestand koppelen aan nieuwsbericht Na het plaatsen van een nieuwsbericht komt u op de pagina waarop het nieuwsbericht staat. Door het bestand naar de daarvoor aangegeven plaats te slepen kan deze worden toegevoegd. 4.3 Nieuwsbericht wijzigen Klik rechts van een nieuwsbericht op het potlood. Hier kunt u het nieuwsbericht wijzigen. 4.4 Reactie plaatsen Medewerkers kunnen een reactie plaatsen op een nieuwsbericht. Indien u als beheerder deze mogelijkheid wilt uitschakelen kan dat via: Instellingen > Toegangsrechten: Reactie toevoegen.
5. Teams beheren Teams zijn een belangrijk onderdeel binnen het systeem. Hiermee kan een vestiging of afdeling worden opgesplitst binnen één werkrooster. Teams kunnen worden beheerd vanuit de linkerkant van het werkrooster. Wanneer u in het hoofdmenu op Rooster klikt, ziet u aan de linkerkant via >Diensten/Teams de aanwezige teams staan. Vanuit hier kunnen nieuwe teams worden toegevoegd en bestaande teams worden gewijzigd en verwijderd. 5.1 Team toevoegen Een nieuw team kan worden toegevoegd via het rooster door aan de linkerkant op Diensten/Teams te klikken en na het selecteren van Teams te klikken op de groene + knop. 5.2 Team wijzigen Een team kan worden gewijzigd door met de muis op het team te staan dat gewijzigd moet worden. Er verschijnen dan 2 iconen. Wanneer u op het potlood klikt verschijnt er een venster waar u aanpassingen in kan doen. Hier kunt u de naam, volgorde en/of kleur van het team aanpassen. 5.3 Team verwijderen Om een team te verwijderen klikt u op het potloodje en in het volgende scherm op de rode prullenbak.
6. Diensten beheren Diensten kunnen worden beheerd aan de linkerkant van het werkrooster. Vanuit hier is het mogelijk om nieuwe diensten toe te voegen en bestaande diensten te wijzigen en te verwijderen. 6.1 Dienst toevoegen Voor terugkerende diensten als dagdienst, avonddienst, openen of sluit kunnen er standaarddiensten worden aangemaakt. Klik in het tabblad Rooster linksboven op Diensten/Teams en hierna op de groene + knop. Vervolgens voert u de benodigde gegevens in: Naam (Deze wordt getoond in het dashboard) Korte naam (Deze wordt gebruikt in het rooster) Beschrijving van de dienst (Optioneel) Begin-/ eindtijd Kleur van de dienst 6.2 Diensten wijzigen Een bestaande dienst kan worden gewijzigd door op de dienst te staan en op het potlood te klikken. Hier kunt u de dienst aanpassen en opslaan. Let op! Tijdsinstellingen in de dienst worden niet met terugwerkende kracht in het rooster doorgevoerd. Alleen de kleur en naam worden met terugwerkende kracht opgenomen in het rooster. 6.3 Dienst verwijderen Een dienst kan worden verwijderd door op de desbetreffende dienst te staan en op het potlood te klikken. Vervolgens wordt de rode prullenbak zichtbaar.
7. Werkrooster 7.1 Agenda item toevoegen In het werkrooster is de mogelijkheid aanwezig om een agenda item toe te voegen. De agenda balk is altijd geel van kleur en is de bovenste balk van het werkrooster. Door met de muis over een dag te gaan verschijnt een +. Wanneer u hierop klikt, verschijnt er een venster waar u een team kan selecteren, periode kan aangegeven en er is plaats voor een notitie.
7.2 Dienst inroosteren Een dienst inroosteren kan op twee manieren: Door middel van de knop +Dienst toevoegen rechtsboven of door met de muis over een dag te gaan achter de naam van een medewerker. Bij de laatste mogelijkheid wordt het + teken zichtbaar. Bij beide manieren komt het scherm om een dienst in te roosteren naar voren. In dit scherm kunnen alle gegevens ingevoerd worden die nodig zijn om een medewerker in te roosteren. Wanneer u alle informatie heeft ingevuld kunt op de knop Opslaan klikken om de dienst op te slaan. De dienst is dan direct toegevoegd aan het rooster.
7.3 Herhalende dienst inroosteren U kunt ervoor kiezen om een dienst een bepaalde periode te herhalen. Hiervoor klikt u tijdens het inroosteren van een dienst op de tekst: Deze dienst herhalen. U krijgt het volgende scherm te zien: Hier kun u aangeven om de hoeveel weken de dienst van kracht moet zijn. Op welke dagen de dienst van kracht moet zijn. U kunt aangeven hoeveel keer de dienst moet worden herhaald. Of u kunt opgeven tot welke datum deze dienst moet worden herhaald. Het is mogelijk om het aantal te herhalen diensten of de einddatum leeg te laten. De dienst wordt dan tot in het oneindige ingeroosterd. Wanneer u op een dienst binnen de reeks herhalingen klikt, kunt u ervoor kiezen om de herhaling vanaf dat moment te beëindigen. 7.4 Dienst wijzigen Wanneer u een dienst wilt wijzigen, klikt u op de betreffende dienst. Na de dienst gewijzigd te hebben kunt u, bij een herhalende dienst, ervoor kiezen om alle herhalingen van de dienst te wijzigen of om alleen de geselecteerde dienst te wijzigen. 7.5 Dienst verwijderen Wanneer u een dienst wilt verwijderen gaat u met de muis op de betreffende dienst staan. Er komt dan een prullenbak naar voren. Hier kunt u de dienst, of diensten wanneer de dienst wordt herhaald, verwijderen.
7.6 Dienst ruilen Vanuit de tabbladen Rooster of Mijn rooster in het dashboard kunt u een ruilaanvraag versturen. Hiervoor plaatst u uw muis op de dienst en klikt u op het vergrootglas. Vervolgens komt de dienst naar voren en kunt u links klikken op Dienst ruil aanvragen. Wanneer u hierop klikt verschijnt er een scherm waarin u medewerkers kunt selecteren. Nadat u de medewerkers heeft geselecteerd welke uw dienst eventueel zouden kunnen overnemen, word er een email naar deze personen gestuurd. Vanuit de email kan de dienst worden geaccepteerd of afgewezen. Medewerkers die al zijn ingepland tijdens de dienst die u wilt ruilen ontvangen geen uitnodiging. Nadat de dienst door een medewerker is goedgekeurd, ontvangt de planner/leidinggevende een e-mail. De planner moet de ruil goedkeuren voordat deze in het rooster zichtbaar wordt. 7.7 Verschillende rooster weergaven In het systeem zijn verschillende soorten roosterweergave beschikbaar. Door met de muis op Bekijk te klikken rechtsboven in het rooster tabblad, kan er gekozen worden voor een aantal filteropties. U kunt bijvoorbeeld alleen de ingeroosterde medewerkers bekijken, beschikbaarheden inzien of juist afwezigheden uitschakelen. Via de filters kan er een zo overzichtelijk mogelijk rooster worden samengesteld. Uiteraard zijn alle opties ook weer in te schakelen. Het inroosteren van een dienst werkt hetzelfde, maar er kan voor verschillende weergaven worden gekozen. 7.7.1 Weekrooster Standaard wordt het weekrooster getoond. Wanneer u op een team klikt ziet u alleen het overzicht van het team voor de getoonde week. Ook kunt u aan de linkerkant kiezen voor het dag- of maandrooster. 7.7.2 Dag rooster Wanneer u op de dag klikt, ziet u het dag rooster. Via de filters kan worden gekozen welke afdelingen/teams/medewerkers worden getoond. 7.8 Rooster opties Rechtsboven naast +Dienst toevoegen staan via het pijltje een aantal opties. Bijvoorbeeld via Beschikbaarheid kan hier de beschikbaarheid per werknemer worden opgevoerd. Ook kan via deze weg het rooster worden gepubliceerd of geprint. 7.8.1 Alle medewerkers Aan de rechterkant van het rooster staat een optie Bekijk. Wanneer deze optie word aangeklikt kan worden aangegeven welke medewerkers/types er in het rooster zichtbaar worden.
7.8.2 Toon alle diensten Aan de linkerkant van het rooster staat een optie Toon alle diensten. Wanneer deze optie wordt aangeklikt worden alle diensten getoond. Ook als een medewerker in een ander team staat ingeroosterd. 7.8.3 Toon budget Via het tonen budget en/of verwachte omzet kan er worden gecontroleerd of de loonkosten onder een bepaald budget blijven en de totale kosten van de gekozen periode worden ingezien. 7.8.4 Toon totalen Wanneer Toon totalen wordt geselecteerd, worden bijvoorbeeld de ingeroosterde/contractuele uren per medewerker in het rooster getoond. 7.9 Team agenda In het rooster kunnen team notities en agendapunten worden toegevoegd. Deze notities kunnen per dag per team worden ingevuld. Medewerkers kunnen op deze manier zien wat er die dag gepland staat. Bijvoorbeeld een bruiloft, drukke dag of een concert. Wanneer je met de muis over de dag in het vak Agenda gaat, wordt het + icoon zichtbaar. Door op dit icoon te klikken kan een notitie geplaatst worden. 7.10 Rooster verzenden naar medewerkers Wanneer een rooster klaar is kan deze verstuurd worden door op de knop Verzend rooster te klikken. De knop staat onder de pijl rechts van + Dienst toevoegen. Wanneer u hierop klikt verschijnt er een venster waarin u kan aangeven wie het rooster allemaal moeten ontvangen. Door op de naam van een team te klikken worden alle medewerkers in het betreffende team geselecteerd. Alle geselecteerde medewerkers ontvangen dan een e-mail en eventueel push-bericht met daarin hun rooster voor de periode die u open heeft staan (in het geval van een weekrooster wordt het rooster van de week gestuurd, bij een dag rooster wordt het rooster van die dag gestuurd).
7.11 Forecast instellen Wanneer via <Bekijk de optie Toon verwachte omzet wordt aangevinkt, dan wordt er een scherm zichtbaar waarin de verwachte omzetten weergegeven worden. Vervolgens wordt de forecast weergegeven in het werkrooster en het daarbij behoren percentage personeelskosten. 7.12 Budget instellen Het te roosteren budget kan ingepland worden door aan de rechterkant via <Bekijk te kiezen voor Toon budget. Nadat hierop geklikt is kan het te plannen budget ingesteld worden. Dit kan in de vorm van tijd en in de vorm van salaris.
8. Urenregistratie De urenregistratie is een belangrijk onderdeel. Deze optie is te vinden in het hoofdmenu onder Urenregistratie. 8.1 Gewerkte diensten registreren Standaard worden de ingeroosterde diensten vanuit het werkrooster per dag gekopieerd naar de urenregistratie. De diensten komen terug in de urenregistratie met de status onbeslist. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van in- en uitklokken komen deze tijden in real-time terug in het systeem. Hier kunnen de uren eventueel worden aangepast naar de daadwerkelijk gewerkte uren. Staat een dienst niet in het werkrooster, maar is deze wel gewerkt? Dan kunnen de uren toegevoegd worden door rechtsboven in het scherm op + Gewerkte uren toevoegen te klikken. Wanneer de gewerkte uren correct zijn ingevoerd, moeten de statussen van de diensten aangepast worden naar goedgekeurd. Het goedkeuren kan per medewerker worden gedaan of in een keer voor het gehele team. De urenregistratie kan gedaan worden door de leidinggevende of door de medewerkers zelf, afhankelijk van hoe de toegangsrechten zijn ingesteld. 8.1.1 Diensten goed- of afkeuren Nadat de gewerkte uren zijn geregistreerd, moeten de gewerkte uren goed- of afgekeurd worden. Standaard staat de status van de geregistreerde diensten op onbeslist. U kunt elke dienst apart goed- of afkeuren. Aan de rechterkant van de urenregistratie heeft u de mogelijkheid om alle diensten in één keer goed- of af te keuren. 8.1.2 Opmerking plaatsen bij een dienst Het is mogelijk om een opmerking te plaatsen bij een dienst. U doet dit door aan de rechterkant van de registratie op het potlood icoon te klikken.
8.2 Gewerkte diensten wijzigen Om gewerkte uren te wijzigen, gaat u naar de dag waarop de uren staan geregistreerd. U doet dit door rechtsboven op de huidige dag te klikken. Er opent zicht een kalender waarin u de juiste dag kunt kiezen. Wanneer de dag gesloten is, zult u de gewerkte uren niet zomaar kunnen wijzigen. U moet hiervoor eerst de dag openen. U doet dit door aan de rechterkant op Open/Sluit dag te klikken. Vervolgens maak u wijzigen voor de betreffende dienst. Nadat u alle wijzigen heeft gedaan, kunt u de dag sluiten. 8.3 Gewerkte diensten verwijderen Het is niet mogelijk om gewerkte diensten te verwijderen. Wel kunnen de diensten op de status Afgekeurd worden gezet en ze hierdoor uit de registratie worden gehaald. Hiervoor gaat u naar de betreffende dag en dienst. Vervolgens zet u de dienst op status Afgekeurd. Nadat u dit heeft gedaan slaat de urenregistratie automatisch opnieuw op. 8.4 Dag sluiten/accorderen Wanneer alle uren zijn geregistreerd, kan de dag gesloten worden. Dit kan gedaan worden door op de rode knop Sluit dag te klikken. Bij het sluiten van een dag worden de uren automatisch opgeslagen. Na het sluiten van een dag kunnen er geen nieuwe diensten worden geregistreerd. Het wijzigen van diensten is dan alleen nog mogelijk door de dag opnieuw te openen. Dit kan gedaan worden door opnieuw op bovenstaande knop te klikken.
9. Dagboek Het dagboek is een registratie per dag van wat er allemaal die dag is gebeurd. Hierin kan de omzet, uitgaven en een omschrijving worden opgegeven. 9.1 Omzet en uitgaven Vanuit het dagboek is het mogelijk om de gemaakte omzet en uitgaven per dag, afdeling en team te registreren. Aan de hand van deze waarde kan bijvoorbeeld in de rapportage gekeken worden naar het percentage personeelskosten ten opzichte van de gemaakte omzet. 9.2 Dagboek Het is mogelijk iedere dag een stukje te schrijven over hoe de dag verlopen is. De gegevens kunnen naar de leidinggevende worden gemaild zodat deze weet hoe de dag is verlopen. Wanneer u gebruikt maakt van meerdere vestigingen, dan kunnen de gegevens per vestiging ingevoerd en bekeken worden.
10. Medewerkers 10.1 Nieuwe medewerker toevoegen Om een nieuwe medewerker toe te voegen gaat u in het hoofdmenu naar Medewerkers. Hier klikt u aan de rechterkant op de knop + Medewerker toevoegen. Hier vult u de gegevens van de medewerker in. Standaard krijgt het nieuw personeelslid een e-mail met daarin zijn inloggegevens bestaande uit het e-mailadres en een wachtwoord. Zodra de medewerker, met e-mailadres is aangemaakt kan de medewerker direct gebruik maken van het account. 10.2 Medewerker verwijderen Om gegevens van een medewerker te verwijderen moet u in het hoofdmenu naar medewerkers. Hier ziet u de lijst met medewerkers. Wanneer u achter de medewerker op de prullenbak klikt wordt er om een bevestiging gevraagd om de medewerker te verwijderen. Wanneer u deze vraag bevestigd, wordt de medewerker gemarkeerd als oud-medewerker (De gegevens worden dus niet daadwerkelijk gewist). 10.3 Medewerker herintreden Wanneer een verwijderde medewerker weer op actief wilt zetten gaat u naar het medewerkers overzicht. Aan de rechterkant kunt u via <Bekijk de optie Oud-medewerkers aanvinken. Wanneer u dit doet verschijnt er een overzicht van alle niet actieve medewerkers. Wanneer u op het activeer icoon klikt wordt de gebruiker weer op actief gezet.
10.4 Medewerker gegevens wijzigen Om gegevens van een medewerker te wijzigen moet u in het hoofdmenu naar medewerkers. Hier ziet u de lijst met medewerkers. Wanneer u op de naam van de medewerker klikt kunt u via het tabblad Wijzig de gegevens van de medewerker aanpassen. 10.5 Medewerker teams en toegangsrechten De gebruikersrechten kunnen ingesteld worden door op de naam van een medewerker te klikken in de medewerkers lijst. Vervolgens moet op Teams en toegangsrechten geklikt worden. Standaard zijn er 4 gebruikersgroepen aanwezig. Namelijk: - Beheerder - Bedrijfsleider - Planner - Medewerker Hiervan heeft de medewerker groep de minste rechten. De rechten voor een medewerker zijn in te stellen per vestiging/ afdeling. Lees meer over vestigingen en afdelingen in het hoofdstuk Vestigingen en afdelingen. 10.6 Medewerker afwezigheid Hier vindt u een overzicht van alle afwezigheid periodes. U kunt wijzigen doen door achter de afwezigheid periode op het wijzig icoontje te klikken. 10.7 Medewerker afwezigheid/ vakantie-uren Een overzicht van het vakantie-uren saldo van een medewerker kunt u terugvinden op de Afwezigheid pagina van een medewerker. Hier staan de periode waarop vakantie-uren zijn geregistreerd. Ook staat hier het actuele vakantie saldo en eventueel andere type afwezigheden. 10.7.1 Vakantie-uren startsaldo Het startsaldo van de vakantie-uren kan ingevoerd worden aan de hand van een correctie onderaan deze pagina.
10.7.2 Vakantie-uren correctie Een correctie kan doorgevoerd worden vanaf de Vakantie-uren pagina van een medewerker. Hier staat een blauwe knop: Voeg correctie toe. Door hier op te klikken verschijnt het onderstaande scherm. Datum: Hier kan een datum opgegeven waarop het saldo toegevoegd moet worden. Let op: deze datum moet binnen het contract van de medewerker liggen. Uren: Bij een negatief getal moet er een min voor het getal worden geplaatst. Bijvoorbeeld: - 9.00. Notitie: Een beschrijving van de correctie. 10.8 Plus- en minuren Plus- en minuren worden vaak in de horeca of in de zorg gebruikt bij medewerkers met een vast uren contract. Wanneer een medewerker meer werkt dan de contracturen, dan krijgt de medewerker plusuren. Wanneer een medewerker minder werkt dan het aantal contracturen, dan krijgt de medewerker minuren. De contracturen worden per week weergegeven aangezien de contracten uren ook per week worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: een medewerker heeft een contract van 38 uur per week en heeft in een week 40 uur gewerkt. Dan bouwt deze medewerker in de betreffende week 2 plus-uren op. Als hij de week erna 36 uur werkt zal het saldo weer op 0 staan. Bij de urenregistratie worden de plus-minuren van de medewerker automatisch bijgehouden voor medewerkers met een vast contract. De plus-minuren worden per week bijgehouden en zijn terug te vinden bij de medewerkers en in de rapportage. 10.8.1 Plus- minuren startsaldo Het startsaldo van het plus- en minsaldo kan ingevoerd worden aan de hand van een correctie. 10.9 Medewerker notities Het is mogelijk om bij een medewerker een notitie te schrijven. Wanneer u de gegevens van een medewerker bewerkt, dan ziet u in het menu Notities staan. Wanneer u hierop klikt, verschijnt de mogelijkheid om notities op te slaan.
10.10 Medewerker bestanden Het is mogelijk om bestanden aan een medewerker te koppelen. Dit kan vanaf de bestanden pagina van een medewerker. Tevens is hier een overzicht te vinden van de gekoppelde bestanden. 10.10.1 Medewerker bestanden toevoegen Een bestand kan aan een medewerker toegevoegd worden op de knop Bestand toevoegen te klikken. Titel: Hier kan een naam van het document worden opgegeven. Omschrijving: Omschrijving van het bestand. Bestand: Het te uploaden bestand. Verloop datum: Voor bestanden waar een verloop datum aan vast zit. Zichtbaar voor medewerker: Hier kan aangegeven worden of het bestand zichtbaar is voor de medewerker.
10.11 Contracten Iedere medewerker beschikt over een contract. Dit contract wordt automatisch aangemaakt bij het aanmaken van een medewerker. Nadat een medewerker is aangemaakt kunnen contracten worden beheerd door op een medewerker te klikken in de medewerkers lijst, en vervolgens op Contracten te klikken. Hier staat een overzicht van alle contracten. LET OP: De contracten binnen de applicatie wijken af van de fysieke contracten. De contracten in de applicatie worden gebruikt als basis voor de berekeningen die het systeem doet. Bij iedere salaris of contracturen wijziging moet een contract vernieuwd worden. 10.11.1 Contract wijzigen Het contract van een medewerker kan gewijzigd worden door op een medewerker te klikken en vervolgens op Contracten te klikken. Hier staat het huidige contract. Door op het pennetje te klikken achter het contract, verschijnt het venster om de contract gegevens wijzigen. Let op: Wanneer een contract gewijzigd wordt, worden alle gegevens in het verleden aangepast die binnen de contractperiode vallen. Wanneer u dit niet wilt, dan moet u het huidige contract beëindigen (door een einddatum in te voeren) en een nieuw contract aanmaken.
10.11.1 Contract vernieuwen U kunt een nieuw contract toevoegen door in het huidige contract een einddatum te zetten. Om een nieuw contract toe te voegen klikt u op Contract toevoegen. Vervolgens vult u de contract gegevens in: Contract type: Deze gegevens zijn terug te vinden onder instellingen > contract types. Functie: De functie die de medewerker vervuld. Van: De datum vanaf wanneer het contract ingaat. Tot: De periode wanneer het contract afloopt. Dit veld hoeft niet ingevuld te worden wanneer een medewerker een contract voor onbepaalde tijd heeft. Contract uren : Het aantal uren per week dat iemand werkt. Vul 0 in voor een nuluren contract. Uurloon: Uurloon wordt in het rooster en rapportages getoond. Vakantieberekening: De berekening die moet plaats vinden om het aantal vakantie uren te berekenen. Standaard werkdagen: Aan de hand van de standaard werkdagen worden de plus min uren, vakantie-uren en het salaris berekend. Wanneer een medewerker halverwege een week begint. Word het salaris alleen uitbetaald voor de dagen waarop hij standaard werkt.
10.12 Bulk acties Bulk acties zijn acties die om meerdere medewerkers tegelijkertijd van toepassing zijn. Deze acties kunnen uitgevoerd worden door in het hoofdmenu naar Medewerkers te gaan. Hier staat voor iedere medewerker een selectie box. Door deze te selecteren, kan vervolgens een actie uitgevoerd worden. 10.12.1 Verstuur bericht Door deze optie te selecteren kan een bericht naar de geselecteerde medewerkers worden verstuurd. 10.12.2 Wijzig salaris Door deze optie te selecteren kan het salaris vanaf een geselecteerde datum voor meerdere medewerker tegelijk worden gewijzigd. 10.12.3 Verstuur nieuwe login gegevens Door deze optie te selecteren kunnen nieuwe login gegevens naar de medewerkers worden verzonden.
11. Rapportages Aan de hand van alle gegevens die in het systeem zit kunnen verschillende rapportages worden weergeven. U komt bij de rapportages door op Rapportages in het hoofdmenu te klikken. Vervolgens ziet u aan de linkerkant in het submenu alle beschikbare rapportages. Per rapportage kunnen filters ingesteld worden. Welke filters dit zijn, is afhankelijk van de rapportage. 11.1 Verloning gegevens Alle gegevens die nodig zijn voor de verloning van de medewerkers zijn terug te vinden in de rapportage Payroll. 11.2 Gegevens exporteren Alle gegevens kunnen geëxporteerd worden naar Excel of CSV-formaat.
12. Instellingen Rechts bovenaan staat het tandwiel om bij de instellingen te komen. Wanneer u hierop heeft geklikt ziet u aan de linkerkant verschillende menu items. Deze worden hieronder uitgelegd. 12.1 Algemeen Hier staan alle instellingen met betrekking tot het account. 12.1.2 Account beheerder instellen Hier kan de accountmanager van het systeem worden geselecteerd. De accountmanager heeft de meeste rechten en mag ten alle tijden alles zien en aanpassen. 12.1.2 Taal Het systeem is in drie talen beschikbaar, namelijk in het Nederlands, Frans en Engels. Ook kan hier de datum notatie en een tijdzone worden geselecteerd. 12.2 Locaties Via deze instellingen zijn vestigingen en afdelingen te wijzigen en toe te voegen. Kijk voor de volledige uitleg bij het hoofdstuk Vestigingen en afdelingen. 12.3 Toegangsrechten De toegangsrechten zijn een belangrijk deel binnen de applicatie. per functionaliteit kan aangegeven worden of medewerkers over deze specifieke functionaliteit kunnen beschikken. 12.3.1 Toegangsrechten toevoegen Standaard zijn er vier profielen ingesteld. Deze zijn uit te breiden. Dit kan door in de meest rechterkolom op + Nieuwe groep te klikken. 12.3.2 Toegangsrechten naam wijzigen De namen van de profielen zijn aan te passen. Dit kan door op de naam van het profiel te klikken. 12.3.3 Toegangsrechten wijzigen Het wijzigen van de toegangsrechten is heel eenvoudig door vinkje aan/uit te zetten achter de verschillende toegangsrechten. Na het wijzigen klikt u onderaan de pagina op de knop Opslaan. 12.3.4 Standaard gebruikersgroep Hier kan een standaard gebruikersgroep worden geselecteerd. Indien er een nieuwe medewerker wordt aangemaakt, zal deze automatisch binnen deze standaard gebruikersgroep vallen.
12.4 Berichtgeving Bij de berichtgevingen kan u aangegeven naar welke toegangsrechtengroep notificaties en e- mails worden verstuurd. Wie ontvangt bijvoorbeeld afwezigheidsaanvragen of goed te keuren ruilverzoeken? Dit kan ingesteld worden per afdeling. 12.5 Medewerkers 12.5.1 Contract types Ieder contract beschikt over een contract type waarin onder andere de vakantieberekening en standaarduren kunnen worden aangegeven. Binnen een contract type zijn de volgende waarden in te stellen: Naam: Een naam om het contract type te herkennen. Bereken plus min uren: Over en plus- en minuren bijgehouden moeten worden. Vakantie berekening: Hier kan aangegeven worden hoe de vakantie-uren opgebouwd moeten worden. Dit kan op drie manieren, te weten: Op basis van de contracturen Op basis van de gewerkte uren Geen automatisch opbouw Toeslagkaart: De toeslag template die van toepassing is op het contract type. Standaard staat deze op 100%. In het geval van geen vakantie-uren opbouw kan gekozen worden om de vakantie-uren handmatig toe te voegen aan een medewerker, doormiddel van een correctie. 12.5.2 Toeslagkaarten Toeslagkaarten zijn toeslagen instellingen welke aan een contract type gekoppeld kunnen worden, of geselecteerd kunnen worden in de urenregistratie. Door gebruik te maken van toeslag templates hoeven de toeslagen eenmalig ingesteld te worden. Vervolgens berekend de software automatisch de toeslagen uit.
12.5.3 Toeslagkaarten instellen Toeslagkaarten kunnen toegevoegd worden door op de blauwe knop Toeslagkaart toevoegen te klikken. Vervolgens verschijnen de instellingen. Bij het invoeren moeten alle dagen starten om 0.00 en eindigen om 0.00. Nadat de toeslag kaart is opgeslagen is deze te selecteren in de urenregistratie of kan deze ingesteld worden in het contract type. Wanneer de toeslagkaart ingesteld is in het contract type, dan zal de toeslag berekening automatisch plaatsvinden. 12.5.4 Toeslagen De toeslagen zoals deze terug komen in de applicatie bij de afwezigheid registratie en de toeslagkaarten zijn in te stellen onder Instellingen > Toeslagen. 12.5.5 Feestdagen Door de feestdagen aan te geven kan er automatisch een toeslag berekend worden op feestdagen. Feestdagen zijn toe te voegen onder Instellingen > Feestdagen.
12.5.6 Feestdagen handmatig toevoegen Door op de knop Feestdag toevoegen te klikken verschijnt er een invoerscherm. Hier kan de naam en de datum van de feestdag ingevoerd worden. 12.5.7 Feestdagen importeren Door op de knop Importeer feestdagen te klikken, kan een land geselecteerd worden. Nadat op de knop opslaan wordt geklikt, worden de vakantie dagen geïmporteerd. Let op: Deze datums worden vanuit Google calendar geïmporteerd en kunnen afwijken van de wettelijke vakantiedagen. 12.6 Rooster Starttijd/Eindtijd: Hier kunnen de standaardtijden worden geselecteerd voor het rooster. Dit zijn de tijden waarbinnen de ingeroosterde diensten passen. Dit is voornamelijk van toepassing voor bedrijven die werken met nachtdiensten. Roosters publiceren: Hier kan worden aangegeven of alle werkroosters standaard gepubliceerd moeten worden. Indien deze setting wordt uitgezet, moeten de werkroosters per week/maand worden gepubliceerd. Dit is handig wanner u pas een werkrooster openbaar wil maken, nadat het definitief is. Bedrijfskosten meenemen in rooster: Het is mogelijk om de Cost of company in te stellen. Dit is het percentage personeelskosten dat toegevoegd moet worden aan de uurlonen. Dit zijn kosten die betaald worden door de werkgever zoals bijvoorbeeld bedrijfskleding en drinken. 12.7 Urenregistratie Binnen de urenregistratie instellingen kunnen de instellingen voor het registreren en goedkeuren van uren per afdeling/vestiging worden beheerd. 12.7.1 Tijdsinterval voor urenregistratie Hier kan aangegeven hoe het interval voor de urenregistratie plaats vindt. Standaard kunnen de gewerkte uren per kwartier worden geregistreerd, maar het is ook mogelijk om dit de uren per minuut of per 5 minuten te registreren. De ingestelde tijdinterval wordt ook gebruikt in het rooster. 12.7.2 Inkloktijden afronden De inkloktijden kunnen worden afgerond per 15, 5, of per minuut, afhankelijk van wat is ingesteld in het tijdinterval. De kloktijden kunnen naar boven, omlaag of naar het dichtstbijzijnde tijd worden afgerond. 12.7.3 Uitkloktijden afronden De uitkloktijden kunnen worden afgerond per 15, 5, of per minuut, afhankelijk van wat is ingesteld in het tijdinterval. De kloktijden kunnen naar boven, omlaag of naar het dichtstbijzijnde tijd worden afgerond.
12.7.4 Kopieer het rooster naar de urenregistratie Standaard worden de diensten uit het rooster gekopieerd naar de urenregistratie. Dit is erg handig wanneer de gewerkte uren handmatig worden geregistreerd. Hierdoor hoeven niet alle uren handmatig worden toegevoegd. Wanneer gebruik gemaakt wordt van het in- en uitklokken, is het prettig om alleen de in- en uitgeklokte diensten terug te zien in de urenregistratie. In deze situatie moet de instelling Kopieer het rooster naar de urenregistratie uitgezet worden. 12.7.5 Toeslagen toestaan Wanneer toeslagen aan staan, is het mogelijk om in de urenregistratie handmatig een toeslag (toeslagkaart) te selecteren. 12.7.6 Starttijd- eindtijd overnemen De instelling starttijd- en eindtijd overnemen kan gebruikt worden door accounts welke gebruik maken van de in- en uitklok functionaliteit. Bij het in- en uitklokken kan de starttijd of eindtijd overgenomen worden vanuit het werkrooster wanneer de in- of uitklok tijd valt binnen de ingestelde marge. De instelling kan gebruikt worden om te voorkomen dat medewerkers meer tijd registreren dan dat er gewerkt is. Voorbeeld starttijd overnemen: Een medewerker moet volgens het rooster in 8:00 beginnen. De inklok marge staat op 20 minuten ingesteld. Wanneer de medewerker om 7:45 inklokt, zal 8:00 als starttijd worden geregistreerd. Indien de medewerker om 7:30 inklokt, wordt 7:30 als starttijd geregistreerd omdat deze buiten de ingestelde marge ligt. Voorbeeld eindtijd overnemen: Een medewerker moet volgens het rooster in 17:00 stoppen. De inklok marge staat op 20 minuten ingesteld. Wanneer de medewerker om 17:15 uitklokt, zal 17:00 als eindtijd worden geregistreerd. Indien de medewerker om 17:30 uitklokt, wordt 17:30 als eindtijd geregistreerd. 12.7.7 Pauze berekening De pauzes kunnen op verschillende manieren ingesteld worden, namelijk: Geen: De pauzes moeten handmatig worden ingesteld worden. Automatisch: Indien de urenregistratie tijden overeenkomen met de tijden uit het rooster, dan wordt de pauze overgenomen vanuit het rooster. Wijken de kloktijden af van het rooster, dan wordt gekeken er gekeken naar de pauze regels. Indien er geen pauze regels aanwezig zijn, dan wordt alsnog de pauze uit het rooster overgenomen. Indien er geen dienst in het rooster staat, dan zal de pauze tijd op 0 komen te staan. Kopieer van het rooster: De pauze wordt altijd van het rooster gekopieerd. Indien er geen dienst in het rooster staat, zal de pauze tijd op 0 komen te staan. Pauze regels: De pauzes worden tijd overgenomen vanuit de pauze instellingen.
12.7.8 Pauze regels Door te klikken op de pauze regels in de tijdregistratie instellingen, kan op basis van de lengte van de werktijd de pauze ingesteld worden. In het voorbeeld hieronder is te zien dat wanneer iemand tussen 1 uur en 4 uur werkt, iemand recht heeft op 15 minuten pauze. 12.7.8 Klok locaties & IP-adressen Via deze twee instellingen kunnen er restricties aan het klokken worden gesteld. Met het instellen van een kloklocatie kunt u ervoor zorgen dat medewerkers enkel kunnen inklokken op de locatie waar ze aan het werk gaan. Op deze manier voorkom je dat er op ieder moment kan worden geklokt en houdt u overzicht op de op dat moment aanwezige personeelsleden. 12.8 API-instellingen Het is mogelijk om doormiddel van een koppeling gegevens te wijzigen en toe te voegen. Koppelingen met bijvoorbeeld Nmbrs of Loket zijn mogelijk om de gegevens direct door te schieten naar het salarispakket. Hoe dit werkt staat beschreven op: http://docs.differentlab.apiary.io/. Bij het opzetten van een koppeling kunnen wij ten alle tijden ondersteuning bieden. 12.9 Bestanden Op deze pagina kunnen alle bedrijfsbestanden worden opgeslagen. Bijvoorbeeld certificaten of belangrijke documenten kunnen hier in een overzicht worden bewaard. 12.10 Abonnement Via dit tabblad zijn de abonnementsgegevens te vinden. Alle facturen worden hier bewaard en zijn direct in te zien/te downloaden. Via de instellingen kunnen eventueel betaal- en factuurgegevens worden aangepast. 12.10.1 Annuleer account Blijkt het systeem niet aan te sluiten bij uw wensen. Dan kunt u hier uw account opzeggen. Uw account wordt direct opgezegd en u heeft geen toegang meer tot uw account. U betaalt nog voor de maand waarin u uw account heeft stopgezet.