Basis Individuele Coaching (BIC) 5 stappen tot het Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP) Voorbereiding, uitgangspunten en stappenplan POP, competentielijst en checklist www.liannevandriel.nl Lianne van Driel info@liannevandriel.nl
0. Werkwijze Individuele Coaching Coach: Lianne van Driel Locatie: coachingsgesprekken vinden plaats te Dorst, Oude Tilburgsebaan 52 of op de werkplek van cliënt (in overleg). Soort gesprek: individueel coachingsgesprek in relatie met methodiek Persoonlijk OntwikkelingsPlan 1. Intakegesprek en uitreiking boek. 2. 4 vervolggesprekken verspreid over 3 maanden. Portfolio wordt bijgehouden per week (1 a4-tje). Bij elk gesprek legt coach de conclusies vast conform methodiek POP. 3. Aan het einde 3 maanden gesprek over leerdoelen en gesprek met leidinggevende van cliënt. 4. Na 3 maanden evaluatiegesprek om te bezien wat behaalde resultaten in de praktijk blijken te zijn. Kosten gesprek ad 1,5 uur: 100 Rapportages: 100 Tussentijdse adviezen* 75 per uur * telefonisch, persoonlijk of op de werkplek, afhankelijk van duur Duur totale traject: 4 maanden en vervolgens na 3 maanden een evaluatiegesprek. Eventuele voortduring van het traject wordt dan opnieuw bepaald. Totaal Basis Individueel Coachingstraject : 1600 excl. btw. Extra uren worden apart in rekening gebracht. Facturering in vier termijnen ad 400: 1e termijn: na intakegesprek 2e termijn: na 2e coachingsgesprek 3e termijn: na 4e coachingsgesprek 4e termijn: na evaluatiemoment e-motion werkt doelgericht en hanteert SMART-geformuleerde doelstellingen, met als aanvulling de I van inspiratie. Een doel moet niet alleen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn maar ook energie geven en inspireren om ermee aan de slag te gaan. BIC-POP versie 2010 1
1. Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) www.liannevandriel.nl Ontwikkeling is een breder begrip dan alleen opleiden. Naast het bijhouden van ontwikkelingen en veranderende kennis binnen het vakgebied gaat het ook om het bekwamen in vaardigheden/competenties. 1.1 Ontwikkeling op korte en lange termijn Ontwikkeling, ontplooiing en groei worden vaak op één lijn gezet met doorgroei en promotie. Niet iedereen kan echter directeur worden. Met een POP wordt ook gefocust op de huidige functies en toekomstige ambities. Die kunnen zowel binnen als buiten de organisatie liggen. Een POP is een plan waarin staat hoe iemand zich op korte termijn verder gaat ontwikkelen in de huidige functie of op langere termijn in een toekomstige functie. Het biedt de mogelijkheid om de persoonlijke ontplooiing in het werk en de organisatiedoelen op evenwichtige wijze te combineren. Dat het maken van een POP belangrijk wordt gevonden, wordt ook onderstreept doordat het in steeds meer CAO s als verplichting wordt opgenomen. 1.2 Boeien en binden Het individu is een belangrijke succesfactor voor de organisatie. Medewerkers vormen het belangrijkste kapitaal van een onderneming en, met de vele veranderingen die ons omringen, is het nodig bij te blijven en alert te zijn. En bovenal dat medewerkers in staat worden gesteld te werken vanuit hun kwaliteiten en met plezier. Dat ze medewerkers zijn die een organisatie optimaal kunnen laten functioneren. Persoonlijke ontwikkeling is echter een containerbegrip. Alleen individueel kunnen mensen uiteindelijk bepalen hoe ze zich willen ontwikkelen. Bruel en Colsen schrijven in De Geluksfabriek (1998) dat ze ervan overtuigd geraakt zijn dat twee competenties noodzakelijk zijn om een succesvolle organisatie op te bouwen: de competentie om te boeien en de competentie om te binden. De geboeide cliënt neemt zichzelf als uitgangspunt en de organisatie is een wederpartij waarmee interessante deals zijn te sluiten. De verbonden cliënt gebruikt de organisatie niet, maar verbindt zich ermee vanwege de identiteit, de gemeenschap, de producten of diensten of vanwege de missie. De 'geluksfabriek' is de ideale organisatie die medewerkers zowel kan binden als boeien. 1.3 POP-gesprek In de praktijk zijn er verschillende manieren waarop vorm wordt gegeven aan een POPgesprek. Bijvoorbeeld gekoppeld aan het jaarlijks functionerings/beoordelingsgesprek of in een apart loopbaan-/pop-gesprek. Er wordt gebruik gemaakt van een praktische checklist tijdens het coachingsgesprek. Belangrijk is dat de afspraken in het POP helder zijn. In het POP-gesprek gaat het vooral over ontwikkeling. Dit kan velerlei gebieden betreffen: verandering in het takenpakket oefenen met specifieke vaardigheden coaching op bepaalde onderdelen het volgen van een training of opleiding een stage bij een ander bedrijf of afdeling BIC-POP versie 2010 2
Een belangrijk uitgangspunt voor een POP is dat een cliënt verantwoordelijk is voor zijn loopbaan en dat de werkgever hem daarbij faciliteert. Verder is het belangrijk om aan te geven dat persoonlijke ontwikkeling niet alleen het volgen van opleidingen is. Wat nodig is, is afhankelijk van de gewenste ontwikkeling. Dit kan worden bekeken vanuit organisatieoogpunt (noodzaak), dan wel vanuit persoonlijke ambitie (groei). Met de opkomst van competentiemanagement worden POP's steeds meer gekoppeld aan het ontwikkelen van competenties, bijvoorbeeld als vervolg op een 360 feedback. 1.4 Praktisch Er ontstaat in een organisatie nog wel eens een discussie of het maken van een POP voor iedereen verplicht moet zijn. Je kunt iemand toch niet dwingen zich te ontwikkelen? Een algemene stelregel is dat het belangrijk is aandacht te besteden aan het welbevinden van de cliënt, maar ook de organisatieontwikkelingen goed in het oog te hebben. Om bij te blijven is ontwikkeling nodig. In krimpende organisaties kan het ook een manier zijn om goed aandacht te besteden aan mogelijkheden en mobiliteit van medewerkers. Door gestructureerd aandacht te geven aan een POP kunnen mensen nieuwe wegen in (leren) slaan. BIC-POP versie 2010 3
2. Stappen en uitgangspunten POP Het uitgangspunt van e-motion bij een POP-gesprek is dat beiden het gesprek voorbereiden, de coach vanuit haar visie en de cliënt vanuit zijn of haar optiek. De stappen uit het stappenplan in deze whitepaper zijn bezien vanuit het zicht van de cliënt. Deze stappen kunnen worden gebruikt bij de voorbereiding van het POP-gesprek. 2.1 Stappen ter voorbereiding van het POP-gesprek De stappen die achtereenvolgens aan de orde komen zijn: 1. Waar sta je nu? 2. Waar wil je naartoe? 3. Hoe kom je daar? 4. Welke concrete acties ga je ondernemen? 5. Hoe monitoren en evalueren we de ontwikkeling? BIC-POP versie 2010 4
NAAM: DOEL: Verandering in het takenpakket. Oefenen met specifieke vaardigheden. Coaching op bepaalde onderdelen. Het volgen van een training of opleiding. Een stage bij een ander bedrijf of andere afdeling. Stap 1: Waar sta je nu? Wat bevalt wel en wat bevalt niet in de huidige functie? Zijn er nieuwe ontwikkelingen die van invloed zijn op je huidige functie (of afdeling/bedrijf)? Zijn er persoonlijke factoren van belang om bij stil te staan (bijvoorbeeld in de privésituatie)? Welke ontwikkelpunten heb je het afgelopen jaar gerealiseerd? Is er nog groei/ontwikkeling mogelijk binnen de huidige functie? Stap 2: Waar wil je naartoe? Zijn er binnen je huidige functie ontwikkelmogelijkheden: andere taken, begeleiding collega's, nieuwe projecten? Zijn er specifieke competenties die om ontwikkeling vragen? Heb je specifieke andere functies op het oog die je leuk vindt? Stap 3: Hoe kom je daar? Wat is er nodig om 'de wensen' te realiseren? Van wie heb je ondersteuning/informatie nodig? Is een opleiding nodig? Wat zijn de kosten, wie betaalt deze? Is een coach nodig? Kan er ergens ervaring (mee) worden opgedaan, bijvoorbeeld door een stage of meelopen op een andere afdeling of met iemand die een geambieerde functie vervult? Stap 4: Welke concrete acties ga je ondernemen? Benoem deze SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Een andere belangrijke letter hierbij is de I van 'inspirerend'. Een doel moet energie geven en inspireren om ermee aan de slag te gaan. Stap 5: Hoe monitoren en evalueren? Naast het maken van afspraken en het benoemen van doelen is het ook belangrijk om af te spreken wanneer wordt gecheckt of de afspraken nagekomen (kunnen) worden of bijstelling nodig hebben. Dit alles wordt vastgelegd. BIC-POP versie 2010 5
Elk POP-gesprek wordt in de regel afgesloten met afspraken. De afspraken vormen een contract tussen de cliënt en de coach. Een POP dat in evenwicht is met persoonlijke en organisatiedoelen, creëert (nieuwe) energie en nieuwe mogelijkheden. Het biedt de cliënt de mogelijkheid om zichzelf beter te leren kennen, en om invloed te hebben op zijn loopbaan. Het levert gemotiveerde medewerkers op die een bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. 2.2 Onderdelen persoonlijk ontwikkelingsplan Competenties Maak SMARTI-afspraken (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden en inspirerend) over de te ontwikkelen competenties en de manier waarop de coach, maar ook de leidinggevende daarin een belangrijke rol kan vervullen. Zijn er naast deze ontwikkelpunten nog andere aspecten die aandacht vragen? Besteed hierbij in ieder geval aandacht aan je: teamrollen: jouw bijdrage aan de teams waarvan je deel uitmaakt netwerken: contacten binnen en buiten de organisatie samenwerking stijl van leidinggeven deskundigheidsbevordering Loopbaanontwikkeling a. ambities b. opleiding/training c. persoonlijk talentprofiel: competentielijst Samen met jou wordt (ook in overleg met uw leidinggevende) een inschatting gemaakt van je talenten; de competenties waarover jij als persoon beschikt. BIC-POP versie 2010 6
2.3 Checklist Competentielijst aanwezige in relatie met gewenste competenties` Competentie Zelf Leidinggevende Ontwikkelen (coach) Regisseren Initiatief nemen Overtuigen Omgevingssensitiviteit Netwerken Onderhandelen Persoonlijke effectiviteit/impact Analyseren Creatief Flexibiliteit Plannen en organiseren Stressbestendig handelen Mens en management Delegeren Coachen Mondeling communiceren Schriftelijk communiceren Samenwerken Prestatie en omgeving Resultaatgericht handelen Marktgericht handelen Onderhandelen Overtuigen BIC-POP versie 2010 7
3. BIC-/POP-gesprek Onderstaande checklist ondersteunt bij het houden van een goed kwalitatief inhoudelijk gesprek en geeft de nodige voorbereiding, zodat wederzijdse verwachtingen helder zijn. 3.1 Checklist gesprek Voorwaarden voor een goed gesprek willen luisteren vertrouwen hebben in elkaar persoonlijke belangstelling de wil om een tweegesprek te voeren beide partijen moeten voorbereid zijn Aanpak e-motion Vooraf de cliënt duidelijk maken wat het doel van het gesprek is minimaal een week van tevoren de afspraak voor het gesprek maken voor een goede ruimte en voldoende tijd zorgen storende factoren vermijden Het gesprek zelf Kop: doel uiteenzetten gespreksverloop aangeven gespreksonderwerpen inventariseren agenda en tijd vaststellen Romp: Bij agendapunten cliënt: problemen/wensen inventariseren, analyseren en ordenen bij problemen: oplossingen helpen vinden concrete afspraken maken Bij agendapunten coach: wensen en eisen omtrent gewenst gedrag helder en concreet formuleren reacties inventariseren, luisteren en begrip tonen, geduld bewaren eventuele problemen tijdens het gesprek oplossen, duidelijkheid en aanvaarding is van het grootste belang afspraken maken BIC-POP versie 2010 8
Staart: afspraken samenvatten en vastleggen evaluatie van het gesprek vervolgafspraken maken www.liannevandriel.nl Gespreksonderwerpen portfolio en stand van zaken checklist competenties ontwikkeling van de cliënt wensen en/of eisen van de cliënt en zijn/haar leidinggevende ambities van de cliënt verwachtingen van de leidinggevende betreffende de cliënt competenties die nodig zijn om de huidige taak goed uit te voeren problemen die worden ervaren in de huidige functie relaties tot collega's fouten en zwakke punten in de organisatie of de organisatiestructuur BIC-POP versie 2010 9