Functie Graadnaam: financieel beheerder Functienaam: financieel beheerder gemeente Functiefamilie: managementteam Functionele loopbaan: decretale graad Afdeling: Financiën Dienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling Financiën werkt op beleidsmatig niveau. Dit houdt in het beheer, het toezicht en de controle, de planning en het advies op het vlak van de financiën van de gemeente. De financiële dienst werkt op operationeel niveau, waarbij de dienst instaat voor de boekhouding, de verwerking van de financiële stromen, het uitvoeren van de betalingen en het innen van de inkomsten, zowel fiscale als niet-fiscale. Plaats in de organisatie Werkt onder de functionele leiding van de secretaris voor welbepaalde taken. Werkt onder het gezag van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester - al naargelang hun bevoegdheden - m.b.t. de taken die hij in volle onafhankelijkheid uitvoert (conform art. 94 & 95 van het Gemeentedecreet). Geeft leiding aan: alle medewerkers van de afdeling Is ambtshalve lid van het managementteam Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 15 september 2015 pagina 1 van 9
Kernresultaten Functiekaart Financiële planning op LT (MJP), MLT (budget) en KT (thesaurieplanning, liquiditeitsplanning,...) Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, opstellen van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen. Doel: komen tot een optimale bedrijfsfinanciering en voor het bestuur en de administratie het kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen vertalen van de strategische doelstellingen en acties uit de beleidsnota in een financiële nota, zowel voor de meerjarenplanning als voor het budget, naar diverse actoren (MAT, College, gemeenteraad, financiële commissies, personeel, ) opmaken van het financiële luik van het jaarlijkse budget voorbereiden van de financiële nota van het meerjarenplan (de financiële consequenties van de beleidsopties met o.a.: de planning van exploitatiekosten en opbrengsten, de planning van de geldstromen, de planning van de uitgaven en ontvangsten, kosten en opbrengsten, een schema van het financieel evenwicht, de gebudgetteerde balansen, ) opstellen in overleg met het managementteam van het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de herzieningen ervan, het voorontwerp van de financiële nota van het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen en het voorontwerp van interne kredietaanpassingen het proces van de opmaak van de financiële nota van het budget aansturen en de collega s diensthoofden ondersteunen bij de opmaak van het budget aansturen en de collega s diensthoofden ondersteunen bij de opmaak van hun financiële nota en de consolidatie centrale rol bij het samenbrengen en afstemmen van de financiële nota s van de sectorale beleidsplannen, het maken van simulaties bij optredende afwijkingen t.o.v. de vooropgestelde financiële nota van het budget, actief verzamelen van alle relevante informatie en bundelen in een financiële nota voor budgetwijziging opmaken van een breed spectrum van financiële planningen (thesaurie/liquiditeitsplanning/beleggingsportefeuille/kredietportefeuille) in functie van optimale organisatiefinanciering, afgestemd op het verloop van het budget Boekhouding en jaarrekeningen Instaan voor het voeren van de boekhouding en opmaken van de jaarrekeningen. Doel: het geven van een correcte weergave aan het bestuur en de leiding van de organisatie van de financiële situatie en verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is voldaan bewaken van het getrouw beeld van de boekhouding en de continuïteit zorgen voor een correcte implementatie van de regels en procedures voor de boekhouding CC Consult 15 september 2015 pagina 2 van 9
controle op de periodieke afsluitingen en op de jaarrekeningen opmaak van het jaarverslag (jaarrekening en toelichten nota) Fiscale en niet-fiscale debiteurenbeheer Het in volle onafhankelijkheid coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en bijsturen van de activiteiten m.b.t. het innen van fiscale en niet-fiscale inkomsten en subsidies (inclusief de gemeentelijke belastingen en retributies). Doel: verzekeren dat alle inkomsten/belastingen rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden aangiftes in kader van falingen en collectieve schuldenregelingen opvolgen van betekeningen in overleg met de beleidsorganen en het managementteam, de nieuwe reglementeringen betreffende de vorderingen (belastingen, retributies, ) opmaken met de nodige aandacht voor functiescheiding, organiseren van een adequaat (proactief) proces voor de inning van de fiscale en niet-fiscale vorderingen tot de complete afhandeling op niveau MAT, actief mee bepalen van de meest effectieve, efficiënte en klantvriendelijke inningsmethoden (ook facturatie) opvolgen van de dossiers waar de eigen organisatie optreedt als eiser het geven van kwijting kennisgeving van de vervallen huurovereenkomsten, van de achterstallen en van elk feit dat de rechten van de eigen organisatie schaadt uitschrijven van fiscale en niet-fiscale dwangbevelen de moeilijke debiteurendossiers behandelen en opvolgen (bijv. gerechtelijke procedures) opvolgen, adviseren en controleren van subsidiedossiers teneinde bijkomende werkingsmiddelen te verkrijgen verrichten van alle handelingen tot stuiting van verjaring en verval, overgang tot beslaglegging, vorderen van de inschrijving, de herinschrijving, de vernieuwing, de doorhaling of de rangsafstand van elke titel die daarvoor vatbaar is op het hypotheekkantoor Rapportering en analyse Maken van analyses van data, gegevens en informatie en opstellen van rapporten. Doel: inzicht verwerven in de financiële processen om deze te optimaliseren, ondersteunen van beslissingsprocessen zodoende de operationele en strategische doelstellingen van de organisatie te behalen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringvereisten verzamelen van financiële benchmarkgegevens (sectoranalyses) in overleg met managementteam voor bestaande activiteiten financiële analyses en ad hoc rapporteringen opmaken ter ondersteuning van belangrijke bestuursbeslissingen over dossiers als opstart van nieuwe dienstverleningen, reorganisaties van diensten, opstart van grote investeringsdossiers CC Consult 15 september 2015 pagina 3 van 9
actief de bestuursorganen en het MAT ondersteunen met adviezen rond beleidsbeslissingen met stevige financiële repercussies het managementteam op een efficiënte wijze alle financiële informatie verschaffen die nodig of bruikbaar is voor het managen van hun entiteiten (rapportering op maat te allen tijde waken over de koppeling tussen beleidsnota en financiële nota jaarlijks aan de beleidsorganen en het MAT toelichting verschaffen bij de jaarrekening bestuursorganen en de secretaris rapporteren over de thesaurietoestand, liquiditeitsprognose, evolutie van de budgetten, beheerscontrole op de gepaste wijze en in volle onafhankelijkheid aan de bestuursorganen rapporteren als financiële controller in overleg met het MAT de brug bouwen tussen de plancyclus en de evaluatiecyclus (monitoring) en rapporteren over de beheerscontrole om erover te waken dat er niet afgeweken wordt van de strategie en dat de vooropgestelde financiële doelstellingen gerealiseerd worden met respect voor de interne en externe regels complexe financiële informatie vertalen en efficiënt communiceren naar diverse interne factoren regelmatig rapporteren aan de bestuursorganen over de uitvoering van de taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid Financieel management Binnen de grenzen uitgestippeld in het gemeentedecreet, aansturen en implementeren van het financieel management van de organisatie. Doel: bijdragen tot het optimaal gebruik van de beschikbare middelen en de wettelijkheid en regelmatigheid van alle financiële verrichtingen verzekeren opvolgen van de interne kredietaanpassingen de wetgeving opvolgen en zo nodig, de financiële procedures, na overleg met het managementteam, hieraan aanpassen verlenen van advies bij de geplande beslissing van de secretaris om bepaalde ambtenaren te belasten met het ter beschikking stellen van een provisie opvolgen van de investeringsdossiers (nazicht toepassing wet op de overheidsopdrachten, vorderingstaten, wijze van financiering, registratie in de boekhouding, klassement investeringsfiches, ) uitbouwen van een gebalanceerde belegging- en kredietportefeuille instaan voor het thesauriebeheer, het schuldbeheer, het debiteurenbeheer (in volle onafhankelijkheid) en het crediteurenbeheer het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opstellen van de inventaris, de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening de uitgaven verrichten die door de secretaris betaalbaar gesteld zijn (tweede handtekening) de samenwerkingsakkoorden met de financiële instellingen negotiëren, regelmatige contacten met de banken onderhouden CC Consult 15 september 2015 pagina 4 van 9
opvolging falingen, fiscale en sociale toestand van leveranciers en dienstverleners de bestuursorganen ondersteunen bij het definiëren van het financieel beleid (beleidsvoorbereiding) en, na goedkeuring zorgen voor een correcte implementatie ervan in overleg met het MAT(beleidsuitvoering) de bestuursorganen en het MAT op algemeen financieel vlak adviseren, hen de gevolgen van hun beslissingen op financieel vlak aantonen, zowel op korte als op lange termijn; eventueel (creatieve) alternatieven formuleren (o.a. investeringsdossiers, oprichten nieuwe dienst) maken van kostprijsberekeningen en analyses Interne financiële controle met inbegrip van visum Onder de functionele leiding van de secretaris en in overleg met het managementteam, een strategische rol spelen bij het opzetten van systemen van interne financiële controle. Doel: de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie waarborgen, de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen verzekeren en fouten, misbruiken of fraude vermijden samen met de secretaris en het managementteam de financiële interne controlemechanismen opzetten zelf, ook preventief, een aantal beheerscontroletaken uitoefenen (bijv. vastleggen subsidiedossiers, ) samen met het managementteam instaan voor de bescherming van de activa van de organisatie door het opmaken van een jaarlijkse inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de organisatie, begeleiding in financiële procedures en anticiperen op problemen jaarlijks de kas controleren van de personeelsleden aan wie een provisie ter beschikking gesteld werd en/of die belast zijn met de inning van de geringe dagontvangsten invoeren en ondersteunen van veranderingstrajecten die vaak getriggerd worden vanuit financiële analyses en rapporteringen opvolging van alle mogelijke wetgeving, rechtspraak en rechtsleer (betreffende alle mogelijke lokale beleidsdomeinen) teneinde de wettelijkheid en regelmatigheid te kunnen beoordelen vanuit een helikopterview zowel strategische als operationele financiële risicoanalyses en risico- inschattingen uitvoeren en communiceren visum: in volle onafhankelijkheid instaan voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole van de beslissingen van het bestuur, teneinde conformiteit van de genomen beslissingen aan alle toepasselijke regelgeving (decreet, overheidsopdrachten, sociaal recht, burgerlijk recht, rechtspositieregeling, personeelsformatie, ) en aan het budgettair overeengekomen kader te kunnen verzekeren Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. CC Consult 15 september 2015 pagina 5 van 9
Doel: de werking van de organisatie optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te verlenen, meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur toelichting geven aan de bestuursorganen beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren samenwerking tussen de entiteiten bevorderen informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de entiteit bezig is Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst in overleg met het diensthoofd personeel Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften CC Consult 15 september 2015 pagina 6 van 9
verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit instaan voor de continuïteit van de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. CC Consult 15 september 2015 pagina 7 van 9
Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Externe communicatie en externe contacten Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) onderhouden instaan voor een vlot contact met de burger telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 15 september 2015 pagina 8 van 9
Functieprofiel Functiekaart De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X Financieel management X X X HR-management X X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Excel X X Outlook X X Presentaties X X Software eigen aan de functie X X Word X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag elementair voldoende Gradatie Competentie Plannen en organiseren X X X Voortgangscontrole X X X Organisatiebewustzijn X X X Visieontwikkeling X X X Interactief gedrag Overtuigingskracht X X X Teamwerk en samenwerken X X X Leiderschap Leidinggeven X X Probleemoplossend gedrag gradatie 1 gradatie 2 Besluitvaardigheid X X X Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit en loyauteit X X X Resultaatgerichtheid X X grondig gradatie 3 CC Consult 15 september 2015 pagina 9 van 9