WHITEPAPER Efficiënt projecten beheren in uw organisatie
Inhoudsopgave 01 > AANLEIDING 3 02 > HUIDIGE ONTWIKKELINGEN 4 03 > HUIDIGE UITDAGINGEN 5 04 > ONZE OPLOSSING: ECONNECT@WORK 6 05 > FUNCTIONALITEITEN 8 Digitaal Dossier 8 Digitale handtekening 8 Documentcreatie 8 E-mail integratie 8 06 > BELANGRIJKE OVERWEGINGEN 10 Juiste ICT-kennis in huis? 10 Zelf bouwen of uitbesteden? 10 Voldoende draagvlak? 11 Succesvolle ingebruikname? 11 Zicht op governance? 11 Lokaal of in de Cloud? 11 Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 2
01 > Aanleiding Hoe beheer ik mijn projecten succesvol? Een actuele vraag die veel organisaties vandaag de dag bezighoudt. Projecten gaan namelijk gepaard met veel klant- en opdracht gerelateerde informatie in de vorm van documenten, afspraken, e-mails, taken en deadlines. Informatie op basis waarvan medewerkers samen werken aan het gewenste projectresultaat. Voor het slagen van projecten is het dan ook belangrijk dat iedereen over de juiste en actuele projectinformatie beschikt. Zo kunnen beslissingen snel en adequaat worden genomen. Dit whitepaper geeft een beschrijving van de ontwikkelingen op het gebied van projectbeheer. Bovendien schetst het de actuele uitdagingen die organisaties kennen op het vlak van het beheer van de projectinformatie. En natuurlijk is er aandacht voor de gevolgen hiervan op de projectsamenwerking. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 3
02 > Huidige ontwikkelingen Het beheren van projecten wordt steeds belangrijker om effectief en efficiënt te kunnen werken. Met collega s onderling, maar ook met klanten en derde partijen. Er zijn verschillende ontwikkelingen te onderscheiden op het vlak van projectbeheer. Opdrachtgevers worden terecht steeds kritischer; men wil doorlopende updates over de stand van zaken en documentatie volgens een vooraf gedefinieerde projectmethodiek. Er zijn inmiddels dan ook verschillende projectmethodieken te onderscheiden in de markt. Deze maken het mogelijk om meer gestructureerd samen aan projecten te werken en meer zicht te krijgen op de voortgang van projecten. De PRINCE2 projectmethodiek is hier een voorbeeld van. De projectmethodieken zorgen ervoor dat er diverse meetmomenten worden ingebouwd om het verloop van projecten te monitoren. Zo kan in een vroegtijdig stadium waar nodig worden bijgestuurd in projecten. Ook worden vaak kritische prestatie indicatoren (KPI s) opgesteld. Om er zo voor te zorgen dat projecten zo doeltreffend mogelijk verlopen binnen de daarvoor gestelde tijd. Met behulp van projectmethodieken en KPI s kunnen projecten dus beter worden gemonitord. Dit is echter helaas niet voldoende om projecten efficiënt en effectief te laten verlopen. Om deze reden wordt de vraag van organisaties naar een faciliterend systeem waarmee projectinformatie en kennis met elkaar gedeeld kan worden steeds groter. Daarbij komt dat organisaties steeds meer moeten doen met minder. Het budget wordt steeds krapper terwijl de aandeelhouders, klanten en derde partijen meer snelheid en kwaliteit in projecten verlangen. Een andere ontwikkeling die samenhangt met de opkomende vraag naar een faciliterend systeem is de opkomst van Het Nieuwe Werken. Een ontwikkeling die het mogelijk maakt dat medewerkers altijd en overal kunnen werken, ook buiten kantoor en kantoortijden. Deze digitale samenwerking vraagt om een systeem dat het mogelijk maakt dat projectinformatie centraal wordt opgeslagen en ontsloten. Hierdoor kunnen de projectleden vanaf verschillende locaties bij de benodigde informatie kunnen komen. Dit bevordert de samenwerking met klanten en derde partijen. Daarnaast blijft email voor veel organisaties een primair systeem voor het versturen van informatie. Berichten tussen medewerkers, communicatie met klanten en zelfs voor back-up van eigen documenten. Het gevaar van e-mail is echter dat informatie verborgen blijft in de inbox en niet centraal wordt opgeslagen. Zeker in omgevingen waar er wordt samengewerkt in projecten of waar dossiervorming essentieel is, vormt email tegenwoordig een belangrijke schakel in de informatievoorziening. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 4
03 > Huidige uitdagingen Door het gebrek aan een goed faciliterend systeem wordt projectinformatie vaak opgeslagen in verschillende systemen waardoor kennis niet op één plek beschikbaar en inzichtelijk is. Dit heeft niet alleen voor de gebruiker, maar ook voor de ICT-verantwoordelijke gevolgen. Het kost namelijk extra tijd en geld om de verschillende systemen en de ongestructureerde data daarbinnen te beheren en te onderhouden. Bovendien is het bij het gebruik van meerdere systemen niet eenvoudig om projectinformatie en kennis onderling uit te wisselen en op een consistente manier te borgen. Relevante kennis kan dus gemakkelijk wegvloeien. Een veelgehoord probleem is dat medewerkers geen goede ICT-ondersteuning hebben om de gewenste projectmethodiek in praktijk te brengen. Medewerkers hebben geen overzicht van hun projecttaken en verantwoordelijkheden of kunnen projectdocumenten niet vinden. Vaak wordt er gewerkt met talloze versnipperde issuelijsten in Excel; een centraal punt waar alle issues worden gebundeld, ontbreekt. Met het gevolg dat medewerkers geen structuur in of controle op hun werkzaamheden hebben. Actiepunten verdwijnen of worden vergeten of men is niet op de hoogte van genomen projectbesluiten. Dit geldt ook voor het management. Als taken en verantwoordelijkheden niet inzichtelijk zijn, is het lastig sturen. Met regelmaat is transparantie een probleem. Zo is er vaak niet bekend wie het aanspreekpunt per project is, voor medewerkers noch voor klanten en derde partijen. Daarbij komt dat projectinformatie in veel gevallen niet vanuit elke locatie of op elk moment beschikbaar is, wat het optimaal samenwerken aan projecten bemoeilijkt. Deze uitdagingen werken inefficiëntie en ineffectiviteit in de hand en verhogen bovendien de werkdruk voor projectleden. Daarnaast is het beheer van de verschillende versienummers van projectdocumenten een uitdaging. Bij een onoverzichtelijk versiebeheer kan het risico bestaan dat een organisatie op basis van verouderde informatie een verkeerde beslissing neemt. Met als gevolg hoge kosten en risico s. Het belangrijkste obstakel voor het up-to-date houden van dossiers is het handmatige werk wat er nog te vaak bij komt kijken. Medewerkers willen snel even een e-mail versturen en dan is elke handeling te veel. Als ze een document moeten aanpassen, moeten ze het eerst downloaden, dan op de juiste plek zetten, dan invullen om vervolgens weer terug te sturen. Dan is het makkelijk om het even snel op de eigen schijf te zetten en weer terug te sturen. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 5
04 > Onze oplossing: econnect@work econnect@work is de oplossing om gestructureerd samen te werken in projecten of aan dossiers. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van de vertrouwde Microsoft Office omgeving met Word, Outlook, Excel en PowerPoint. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van Microsoft SharePoint voor het gestructureerd opslaan van alle informatie omtrent projecten of dossiers. Microsoft SharePoint is een geïntegreerde omgeving om mensen, processen en gegevens bijeen te brengen. Het is een raamwerk dat de basis vormt voor intranet, extranet en samenwerkingsomgevingen. Door de integratie van deze oplossingen zijn organisaties in staat om beter samen te werken. Het maakt voor een medewerker niet meer uit of een project of dossier vanuit SharePoint, Word of Outlook wordt gestart, alle informatie wordt altijd op een uniforme wijze opgeslagen in SharePoint. Beheerders hoeven nog maar één ICT-omgeving te beheren, te onderhouden en licenties voor te kopen. En dat niet alleen, er kunnen vanuit SharePoint koppelingen gemaakt worden met andere systemen, zoals CRM, DMS, ERP en meer, waardoor er één plek ontstaat waar alle informatie opgeslagen en teruggevonden kan worden. Dit in combinatie met het versiebeheer van documenten dat SharePoint kent, zorgt ervoor dat er één plek en één werkelijkheid is voor de organisatie. Het versiebeheer zorgt er namelijk voor dat er nog maar één document is, wat problemen met ruimtegebrek in dataopslag voorkomt. Gemakkelijk voor zowel de beheerder als de gebruiker, maar zeker ook voor de organisatie. Er worden namelijk veelvuldig enorme kosten gemaakt en risico s genomen doordat een verkeerde beslissing is genomen op basis van een document dat niet de laatste versie was. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 6
Doordat het platform volledig geïntegreerd is met Microsoft Office is de structuur bij de meeste gebruikers bekend. Dit betekent dat ze zonder enige training intuïtief al ver kunnen komen in het werken met het platform, omdat ze de structuur van Microsoft herkennen. Het is bovendien gemakkelijk in gebruik door het eenvoudige content management, de eenvoud van rollen en rechten en de mogelijkheid om het systeem met diverse andere systemen te koppelen. Het voordeel voor de gebruiker bij het werken met econnect@work is dat deze niet overladen wordt met informatie. De gebruiker beslist zelf welke informatie hij/zij wil zien en via welke toepassing dit wordt geraadpleegd. Zo kunnen gebruikers vanuit Word documenten maken en opslaan, en vanuit Outlook complete dossiers inzien. Zo kunnen ze zelf informatie ophalen op een moment en een wijze die voor de gebruiker het beste uitkomt. Een gebruiker kan namelijk snel en gemakkelijk zoeken naar informatie en documenten; één plek die onafhankelijk van tijd en plaats te benaderen is. econnect@work leent zich dan ook uitstekend voor Het Nieuwe Werken. Het zorgt ervoor dat projectinformatie en -kennis onderling en op afstand gemakkelijk kunnen worden gedeeld. Niet alleen met medewerkers, maar ook met klanten en derde partijen. Informatie en kennis kan veilig met externe partijen worden gedeeld. Doordat er gewerkt wordt vanuit één geïntegreerde omgeving, hoeft de gebruiker ook maar één keer in te loggen. De manager heeft uiteraard ook voordeel bij een overzicht van de bestaande projectinformatie en -kennis. Doordat de taken en verantwoordelijkheden van projectleden zichtbaar zijn kan de manager direct sturen op projectresultaten. Daarmee wordt gericht gestuurd op het efficiënt en effectief volbrengen van projecten. Deze transparantie maakt bovendien dat het management direct op de hoogte is van de status van projecten en de werkdruk van projectleden. Hierdoor kan het management een goede inschatting maken van de werkzaamheden en werkdruk en kan er indien nodig optimaal bijgestuurd worden op bepaalde momenten in het project. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 7
05 > Functionaliteiten Welke functionaliteiten dient een samenwerkingsomgeving idealiter te bezitten? Een vraag waar veel organisaties mee worstelen. Uit onderzoek blijkt dat een samenwerkingsomgeving minimaal de volgende functionaliteiten moet bevatten: Opslaan en delen van documenten, e-mails en overige bestanden Projectplanning Projectrapportages Issuelijsten Toegang voor externen Transparantie binnen het project en voor de projectleider Krachtige zoekfunctie met filtering van zoekresultaten Een persoonlijke pagina voor iedere gebruiker Tegelijkertijd in hetzelfde document werken met Microsoft Office Een persoonlijk overzicht met eigen projecttaken, vergadertaken, issues, projecten, projectnieuws, issues en meer. Al deze functionaliteiten zijn te realiseren binnen econnect@work. Hiervoor maakt econnect@work gebruik van de volgende onderdelen: Digitaal Dossier Het digitaal dossier in SharePoint is de centrale plaats voor de opslag van alle documenten, emails en bestanden. Medewerkers kunnen hiermee onafhankelijk van plaats en tijd informatie raadplegen en samenwerken aan dossiers, projecten of matters. Digitale handtekening De digitale handtekening zorgt ervoor dat processen die afhankelijk zijn van handtekeningen omgezet worden van papierintensief naar papierloos. Hiermee worden wettelijk afdwingbare handtekeningen aangemaakt die bijvoorbeeld nodig zijn voor audits. Documentcreatie Documentcreatie maakt het mogelijk om alle documenten in de huisstijl van uw organisatie op te maken. U bepaalt vooraf hoe de documenten van uw organisatie eruitzien. Medewerkers maken daardoor sneller, makkelijker en betere documenten. E-mail integratie E-mail is tegenwoordig een onmisbaar communicatiemiddel. Beslissingen, contracten en afspraken worden er mee verstuurd. Vaak komt het echter voor dat deze informatie niet in het dossier wordt opgeslagen. Met e-mail integratie beschikt u over een compleet dossier. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 8
econnect@work biedt organisaties de volgende voordelen: Altijd compleet overzicht van dossiers, inclusief het snel terugvinden van de juiste informatie 100% Microsoft SharePoint en Office Eén aanspreekpunt voor al uw vragen en onderhoud en beheer Snelle implementatie door gebruik van standaardproducten Bepaal zelf welke onderdelen van econnect@work u nodig heeft Profiteer van alle voordelen voor een vast bedrag per maand Meer informatie over de mogelijkheden vind je op http://work.econnect.nl. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 9
06 > Belangrijke overwegingen Een aantal overwegingen is van belang bij de besluitvorming over de voor uw organisatie meest passend oplossing: Juiste ICT-kennis in huis? Organisaties die SharePoint aankopen zijn zich er niet altijd van bewust wat er komt kijken bij het implementeren van SharePoint in de organisatie. Op de eerste plaats is er specifieke technologische kennis over SharePoint nodig om alle functionaliteiten die de organisatie wenst als geïntegreerd geheel op het platform te kunnen bouwen. Daarbij is het denken in structuren en organisatieprocessen essentieel om de technische mogelijkheden ook functioneel te benutten. Want het is natuurlijk belangrijk dat het platform technisch goed is opgebouwd. Maar belangrijker nog dat het platform optimaal gebruikt kan worden door de medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden. Niet iedere ICT-verantwoordelijk is overigens bekend met de technologie achter SharePoint. Of heeft de kennis en vaardigheden om dit te onderhouden en beheren, en bestaande informatie uit systemen te migreren naar SharePoint. Er dient dus inzichtelijk te zijn of de juiste ICT-kennis en ervaring in huis is voor het bouwen, onderhouden en beheren van SharePoint. En vervolgens dient een goede afweging gemaakt te worden tussen het zelf installeren van SharePoint of dit te beleggen bij een externe partij. Zelf bouwen of uitbesteden? Organisaties weten vaak niet welke onderdelen en functionaliteiten ze willen terugzien in een samenwerkingsomgeving. Of hoe het er precies uit moet komen te zien, simpelweg omdat ze vanaf nul beginnen met bouwen. Met het gevolg dat organisaties vaak opnieuw het wiel uitvinden en vele uren bezig zijn met het aaneenschakelen van onderdelen of het programmeren van de ICT-componenten. Dit kost niet alleen veel tijd, maar ook veel geld. Standaard portalen bieden in dit geval een uitkomst, deze portalen zijn kant-en-klaar en eenvoudig en snel te installeren. De portalen zijn relatief goedkoop omdat ze al ontwikkeld zijn op basis van best practices en er dus minimale kosten bij komen. Organisaties met een beperkt organisatiebudget kunnen op deze wijze dan ook snel en gemakkelijk een projectenportaal uitrollen. Uiteraard is het belangrijk dat de functionaliteiten die in het standaard portaal voorkomen, voldoende aansluiten bij de wensen en de eisen van de organisatie. Mocht dit bij een standaard portaal niet het geval zijn, dan bestaat er de mogelijkheid om extra functionaliteiten in te bouwen. Zo sluit het portaal naadloos aan bij de organisatie en haar gebruikers. Kortom, er dient een weloverwogen beslissing genomen te worden tussen zelf een oplossing te bouwen, een standaard portaal aankopen dat kant-en-klaar is ingericht of een portaal aanschaffen dat uitgebreid kan worden op basis van de wensen van de organisatie. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 10
Voldoende draagvlak? De medewerkers in een organisatie gaan met de komst van een nieuwe projectenomgeving over op een nieuwe manier van werken. Dit betekent een verandering in hun dagelijkse werkzaamheden. En daar waar mensen moeten veranderen kan er weerstand in een organisatie ontstaan die weggenomen dient te worden. Bij een goede implementatie in de organisatie worden medewerkers voorbereid op de komst van een nieuw platform. Dit betekent dat ze worden geïnformeerd over de achterliggende gedachte van het platform, de veranderingen in hun werkzaamheden en de mogelijkheden die het hun kan bieden. Kortom, de medewerkers worden niet alleen geïnformeerd, maar ook betrokken bij de komst van het nieuwe platform. Door de uitleg die ze ontvangen over de nieuwe manier van werken en de achtergrond daarvan, raken medewerkers gemotiveerd. De organisatie creëert zo een versneld draagvlak voor het werken met de oplossing. Belangrijke aspecten hierbij zijn communicatie, opleiding en verwachtingsmanagement, zodat medewerkers kunnen maar ook willen werken met de nieuwe oplossing. Kortom, er dient ook nagedacht te worden over de manier waarop het platform in de organisatie geïmplementeerd dient te worden. Een succesvol gebruik hangt namelijk af van het gebruik ervan door de medewerkers. Succesvolle ingebruikname? Voordeel is de Microsoft-herkenning van het platform voor veel medewerkers, waardoor ze snel aan de slag kunnen. Maar training in het gebruik van het platform blijft essentieel voor het succes. Door training leren gebruikers namelijk alle mogelijkheden die het platform te bieden heeft en begrijpen beheerders hoe ze de omgeving het beste kunnen beheren. Onderzoek wijst uit dat organisaties die hun gebruikers en beheerders hebben getraind meer tevreden zijn met het platform. Kortom, er dient dus een goede afweging gemaakt te worden tussen het wel of niet aanbieden van trainingen aan gebruikers en beheerders. Uiteraard wordt het beste rendement geleverd door trainers die niet alleen technische kennis hebben, maar ook over de juiste doelgroep ervaring beschikken. Zo worden mensen niet overvoerd met informatie. Zicht op governance? Het is aan te raden om duidelijke afspraken en richtlijnen op te stellen voor het vullen, beheren en gebruikmaken van een samenwerkingsomgeving. Zo wordt ervoor gezorgd dat de oplossing ook daadwerkelijk gebruikt wordt in de organisatie op een manier die het management voor ogen heeft. Wie heeft er toegang tot het portaal en de verschillende projecten op het portaal? Welke rechten krijgen medewerkers? Hoe wordt aan klanten en derde partijen toegang verschaft tot een project op het projectenportaal? Waar zijn handleidingen over het gebruik van het projectenportaal te vinden? Wie beantwoordt de vragen van gebruikers? Dit maakt dat mensen weten wat er wel en niet mogelijk is met het projectenportaal. En ook hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van het systeem. Governance is dus een belangrijke overweging. Lokaal of in de Cloud? Het is mogelijk om SharePoint zowel lokaal (on-premises) te gebruiken, in de Cloud of te kiezen voor een hybride oplossing. Middels Office 365 is SharePoint Online beschikbaar, waarmee organisaties voor een vast bedrag per gebruiker per maand kunnen beschikken over de mogelijkheden van SharePoint. Steeds meer organisaties kiezen voor een hybride oplossing. Op deze manier profiteren organisaties van de beschikbaarheid en mogelijkheden van SharePoint Online in combinatie met de voordelen van een lokale installatie. Daarnaast is het belangrijk om af te vragen of u zelf de juiste ICT-kennis in huis heeft om de omgeving te beheren. Bij SharePoint Online heeft u niet zelf een server nodig en de benodigde infrastructuur. Kiest u voor SharePoint on-premises, dan ligt de verantwoordelijkheid voor de IT-infrastructuur bij uw eigen organisatie. U kunt uiteraard ook het onderhoud en beheer uitbesteden aan een gespecialiseerde SharePoint-specialist, zoals in het volgende punt besproken wordt. Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 11
Over ETTU Al meer dan 10 jaar is ETTU dé Microsoft SharePoint en Office 365 partner van Nederland. Samen met onze klanten transformeren wij technologie in zakelijk voordeel. Dit doen we niet alleen door het kiezen van de beste technische oplossing, maar ook met de dienstverlening rondom advies en adoptie. ETTU heeft hierbij zowel technische- als functionele- SharePoint en Office 365 kennis in huis. Dat doen we samen met onze medewerkers en inmiddels bij meer dan 500 opdrachtgevers in een diversiteit aan branches. Op basis van best practices en onze uitgebreide kennis over SharePoint hebben we standaard SharePoint-portalen, -oplossingen en -webonderdelen ontwikkeld. Dit zijn gebruikersvriendelijke producten die bewezen succesvol zijn op het gebied van communicatie, innovatie, projectmanagement, documentbeheer, archivering en meer. Ben je benieuwd naar wat ETTU voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via 0182 686000 of info@ettu.nl, of kijk voor meer informatie op www.ettu.nl Laatste update: 13 april 2016 Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 12
Efficiënt projecten beheren in uw organisatie - Pagina 13