Besluit Raad Nr. Datum 2 7 JUN 7nifi

Besluit Raad Nr. Datum 2 7 JUN 7nifi RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering : 13 juni 2016 Zaaknummer : 281145 Datum Raadsvergadering ; 27 juni 2016 Portefeuillehouder Verantwoordelijk MT-lid Evaluatiedatum: : dhr. J.L.M. Vlaar : Nynke Hoekstra Onderwerp: Verhuur stadskantoor Voorstel 1. Instemmen met het Voorlopig Ontwerp voor de nieuwe raadszaal en mandaat geven aan de werkgroep vanuit uw gemeenteraad om in samenspraak met het college te komen tot een definitief ontwerp; 2. Een krediet van 50.000 beschikbaar stellen voor de inrichting en technische infrastructuur in de nieuwe raadszaal en deze annuïtair afschrijven over een periode van 10 jaar; 3. Een krediet van 20.000 beschikbaar stellen voor het aanpassen van het Klantcontactcentrum en deze annuïtair afschrijven over een periode van 20 jaar; 4. Een krediet van maximaal 220.000 beschikbaar stellen voor het aanleggen van parkeerplaatsen op loopafstand van het stadskantoor en deze annuïtair afschrijven over een periode van 40 jaar; 5. De jaarlijkse kapitaallasten van bovenstaande investeringen ten laste brengen van de verwachte verhuuropbrengsten. Samenvatting Wij vragen u om in te stemmen met het Voorlopig Ontwerp voor de nieuwe raadszaal, hiertoe een krediet van 50.000 beschikbaar te stellen en mandaat te geven aan de werkgroep vanuit uw raad om in samenspraak met het college te komen tot een definitief ontwerp. Tevens vragen wij u om een krediet van 20.000 beschikbaar te stellen voor het aanpassen van het Klantcontactcentrum en een krediet van maximaal 220.000 beschikbaar te stellen voor het aanleggen van parkeerplaatsen op loopafstand van het stadskantoor. Hierdoor worden de voorwaarden geschapen voor het kunnen verhuren van de ontstane leegstand in het stadskantoor. Bijlage(n) 1. Voorlopig Ontwerp raadszaal; 2. Ontwerp KCC; 3. Ontwerp 64 parkeerplaatsen tussen hockeyveld en stadspark; 4. Ontwerp 50 parkeerplaatsen langs de Parklaan; 5. Ontwerp 23 parkeerplaatsen in tuin achter hervormde pastorie aan de Hofstraat; 6. Ontwerp 44 parkeerplaatsen bij Kasteel. Aanleiding In de afgelopen jaren zijn er binnen de UW Samenwerkingsgemeenten veel ontwikkelingen geweest met een effect op de in gebruik zijnde huisvesting. De vorming van IJsselstein en als regiegemeenten die de uitvoering (deels) op afstand hebben geplaatst en de ambtelijke samenwerking tussen gemeenten IJsselstein en (gestart op 1 januari 2014) waren aanleiding voor het herijken van de huisvestingsbehoefte. Geconcludeerd is dat door met IJsselstein een gezamenlijke koers in te zetten ten aanzien van de herbestemming van de stadskantoren in en IJsselstein het mogelijk is om de ontstane leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. Na het Onderwerp:, datum raadsvergadering: 27 juni 2016 1/6

besluit om het personeel van UW Samenwerking te concentreren in het stadhuis van IJsselstein is de zoektocht naar potentiële huurders voor stadskantoor dan ook geïntensiveerd. Daarnaast is vanuit de gemeenteraad een werkgroep ingesteld om naar de toekomstige huisvesting van raad en griffie te kijken. De werkgroep is tot een unanieme aanbeveling gekomen die bestaat uit het verlaten van de bestaande raadszaal en griffieruimte op de begane grond en die beiden te vestigen op eerste verdieping. Dit plan is in samenspraak met deze werkgroep nader uitgewerkt tot een Voorlopig Ontwerp. Wij stellen u voor om hiermee in te stemmen en het hiervoor benodigde krediet, evenals voor aanpassingen aan het KCC, beschikbaar te stellen. Daarnaast vragen wij u om een krediet beschikbaar te stellen voor realisatie van extra parkeerplaatsen op loopafstand van het stadskantoor wat een randvoorwaarde is voor de verhuurbaarheid. Beoogd resultaat Door aanpassingen door te voeren in en rondom het stadskantoor wordt beoogd om de ontstane leegstand op een efficiënte manier terug te dringen. Door verhuur van de leegstand ontstaan financiële voordelen waarmee de taakstelling op de bedrijfsvoering deels wordt ingevuld. De opgave is om in gezamenlijkheid met IJsselstein 400.000 te bezuinigen op de huisvesting. Argumenten Raadszaal Er is vanuit uw raad een werkgroep ingesteld om naar de toekomstige huisvesting van raad en griffie te kijken. De werkgroep is tot een unanieme aanbeveling gekomen die bestaat uit het verlaten van de bestaande raadszaal en griffieruimte op de begane grond en die beiden te vestigen op de eerste verdieping. De ruimte voor verhuur op de begane grond omvat dan de gehele noordoostvleugel. Inmiddels is de griffie al verplaatst naar de eerste verdieping en voor de raadszaal, inclusief publieke tribune, is een Voorlopig Ontwerp gemaakt (zie bijlage) in nauwe samenwerking met de werkgroep vanuit uw gemeenteraad. Uitgangspunt hierbij is om de raadszaal zo optimaal mogelijk te gebruiken door deze zodanig in te richten dat deze multifunctioneel inzetbaar is. Wanneer deze niet wordt gebruikt om te vergaderen door uw raad kan deze bijvoorbeeld ook gebruikt worden bij naturalisaties en eventueel door personeel van UW Samenwerking om hieraan te flexwerken. Op basis hiervan is een kostenraming opgesteld, waarbij ook een nieuw presentatie en communicatiesysteem Is meegenomen met maximaal 4 schermen. Met dit communicatiesysteem kunnen vergaderingen opgenomen worden. De totale kosten voor de inrichting en technische infrastructuur worden ingeschat op een bedrag van 50.000. Dit bedrag is opgebouwd uit de volgende onderdelen: Presentatie- en communicatiesysteem met max. 4 schermen 25.000 Meubilair 5.000 Data en elektra voorzieningen 15.000 Onvoorzien 5.000 Totaal 50.000 Wij vragen u om in te stemmen met het Voorlopig Ontwerp voor de nieuwe raadszaal, hiertoe een krediet van 50.000 beschikbaar te stellen en mandaat te geven aan de werkgroep vanuit uw raad om in samenspraak met het college te komen tot een definitief ontwerp. KCC Om extra verhuurbare ruimte te creëren is ook een plan uitgewerkt om het KCC enigszins aan te passen (zie bijlage). Uitgangspunt van het ontwerp is dat een tweetal bestaande balies komen te vervallen. Deze zijn niet meer noodzakelijk voor onze dienstverlening en worden omgezet naar een spreekkamer ten behoeve van het KCC. De bestaande spreekkamers grenzend aan de ontvangsthal en de huidige bodekamer kunnen daardoor worden verhuurd. De kosten voor het aanpassen van het KCC worden ingeschat op een bedrag van 20.000. Wij vragen u dan ook dit bedrag beschikbaar te stellen. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 27 juni 2016 2/6

Parkeerplaatsen Om delen van het stadskantoor te kunnen verhuren is het noodzakelijk om extra parkeerplaatsen aan te leggen in de nabijheid van het stadskantoor. Dit blijkt onder meer uit verschillende gesprekken met potentiële huurders waarin het parkeren als belemmering werd gezien voor het huren van ruimtes. Wij hebben dan ook verschillende alternatieven uitgewerkt om extra parkeerplaatsen te realiseren in de nabijheid van het stadhuis: 1. Het eerste alternatief is om tussen het hockeyveld en het voetpad in het park een parkeervoorziening te realiseren van 64 parkeerplaatsen (zie bijgevoegd ontwerp). Deze parkeerplaatsen zouden naast het gebruik voor het stadskantoor ook benut kunnen worden voor bijvoorbeeld trouwerijen of evenementen in de binnenstad en in het weekend door de sportverenigingen. De aantasting van het park is minimaal al verdwijnt er wel wat groen en moet de bestaande sloot gedempt worden. De kosten voor realisatie van deze parkeervoorziening worden ingeschat op een bedrag van 220.000. 2. Het tweede alternatief is om 50 parkeerplaatsen te realiseren langs de Parklaan (zie bijgevoegd ontwerp). Deze parkeerplaatsen kunnen in het weekend ook worden gebruikt door de sportverenigingen. Wel liggen deze parkeerplaatsen optisch gezien een stuk verder van de binnenstad af, er gaat parkeercapaciteit langs de Parklaan (waar nu half op het trottoir geparkeerd mag worden) verloren, het is rommeliger en verkeerstechnisch onveiliger. De Parklaan is namelijk een doorgaande weg met veel fietsverkeer naar de school en sportaccommodaties waardoor achteruit stekende auto's vanuit deze parkeerplaatsen voor onveilige situaties kunnen zorgen. De kosten voor de realisatie van deze parkeerplaatsen worden ingeschat op een bedrag van 80.000. 3. Een derde alternatief is de realisatie van 23 parkeerplaatsen in de tuin achter de hervormde pastorie aan de Hofstraat. Mogelijk kunnen hier nog extra parkeerplaatsen worden gerealiseerd als het naastgelegen perceel (aan zijde van Hofstraat 9 t/m 13) ook wordt gebruikt. Een belangrijke kanttekening bij deze variant is dat de tuin in de visie Binnenstad wordt genoemd als bijzondere stadstuin die historisch gezien belangrijk is voor de binnenstad. Deze tuin wordt in het bestemmingsplan specifiek aangeduid als cultuurhistorisch waardevol om deze te beschermen tegen bebouwing en parkeren. De kosten worden ingeschat op een bedrag van 68.000 exclusief grondaankoop of huur. 4. Een laatste variant is de realisatie van 44 parkeerplaatsen nabij het Kasteel. In de huidige situatie zijn daar haakse parkeervakken aanwezig en wordt aan de zijde van de seniorenwoningen langs de trottoirband geparkeerd. In het ontwerp worden de (informele) langs parkeerplaatsen vervangen door haakse parkeervakken. In de bestaande situatie zijn 25 parkeervakken aanwezig en is ruimte voor 11 auto s langs de trottoirband. Per saldo neemt het aantal parkeerplaatsen dus toe met 8 stuks. Daarnaast wordt de afstand tussen de parkeerplaatsen en de bebouwing van het seniorencomplex erg klein, kunnen bewoners van het complex hinder gaan ondervinden van binnen schijnende koplampen, de groenstrook tussen het parkeerterrein en het fietspad langs de N228 wordt zeer smal en de aanwezige bomen moeten hoogstwaarschijnlijk verwijderd worden. De totale kosten worden ingeschat op een bedrag van 92.500 exclusief het verplaatsen van bestaande lichtmasten. Wij achten varianten 1 en 2 het meest haalbaar en gaan deze nader uitwerken en hierover met verschillende belanghebbenden in gesprek gaan. Wij vragen u om een krediet van maximaal 220.000 beschikbaar te stellen voor de realisatie van de maximale variant. Dit biedt ons de mogelijkheid om na een periode van inspraak snel te kunnen schakelen wat noodzakelijk is om op korte termijn huurders binnen te halen. Over de uitkomsten hiervan wordt nader gerapporteerd aan u. Verhuurpotentieel Door het verplaatsen van de raadszaal naar de eerste verdieping ontstaat ruimte om een groot deel van de noordoostvleugel op de begane grond te verhuren. Door de voorgestelde aanpassingen aan het KCC ontstaat ook daar extra ruimte om te verhuren. Op basis van de huidige inzichten schatten Onderwerp:, datum raadsvergadering: 27 juni 2016 3/6

wij het opbrengstpotentieel, afhankelijk van keuzes ten aanzien van de verhuurbare ruimte op de eerste verdieping, in op een bedrag van maximaal 145.000 tot 170.000 per jaar inclusief servicekosten. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat alle beschikbare ruimtes, welke niet door gemeente/uw Samenwerking worden gebruikt, verhuurd worden tegen de vraagprijs. Wel is uitgegaan van het behoud van de kantine op de tweede verdieping voor algemeen gebruik. De bandbreedte in het maximale opbrengstpotentieel wordt veroorzaakt doordat nog een keuze gemaakt moet worden ten aanzien van het verhuren van de eerste verdieping. Een groot deel van de eerste verdieping wordt namelijk gebruikt door gemeente/uw Samenwerking en in dat kader vinden wij het niet wenselijk dat de overgebleven ruimte aan een willekeurige partij wordt verhuurd. Deze ruimte zou eventueel wel verhuurd kunnen worden aan een partij welke dichtbij de gemeente staat. Kanttekeningen Een kanttekening die wij plaatsen is dat bovenstaande voorstellen voor de raadszaal en het KCC meer ruimte in beslag nemen dan eerder werd voorzien (op basis van eerdere uitgangspunten wordt het maximale opbrengstpotentieel ingeschat op een bedrag van 205.000). Bij de uitwerking van de plannen hebben wij geconstateerd dat wij deze extra ruimte echter nodig hebben voor het behouden van een centrale publieksruimte, extra werkplekken voor UW Samenwerking en tot slot een grotere ruimte voor de raadszaal. Financiën Kosten In onderstaande tabel staan de kosten voor de verschillende onderdelen gespecificeerd. Uitgangspunt voor het berekenen van de kapitaallasten is een annuïtaire afschrijving met een rekenrente van 5%. Door te kiezen voor annuïtair afschrijven in plaats van lineair blijven de kapitaallasten gedurende de gehele looptijd constant. Bij een lineaire afschrijving zouden deze in de beginjaren een stuk hoger zijn terwijl de te verwachten huurinkomsten, als gevolg van indexatie, juist toenemen gedurende de jaren. Onderdeel Kosten Afschrijftermijn Jaarlijkse kapitaallasten Aanpassen raadszaal 50.000 10 iaar 6.475 Aanpassen KCC 20.000 20 jaar 1.600 Aanleg parkeerplaatsen 220.000 40 jaar 12.800 Totaal 290.000 20.875 Wij stellen voor om bovenstaande jaarlijkse kapitaallasten ten laste te brengen van de toekomstige inkomsten uit verhuur. Tijdpad / relatie met projectmatig werken Raadszaal Het verplaatsen van de raadszaal wordt opgepakt nadat u hierover een positief besluit heeft genomen. De voorbereidingen hiertoe worden verricht in de zomerperiode waarna deze naar verwachting in oktober gebruiksklaar opgeleverd kan worden. KCC De uitvoering van de plannen voor het KCC worden opgepakt nadat er meer duidelijkheid is over de verhuur op de begane grond. Wij zien namelijk geen directe noodzaak om het huidige plan door te voeren. Door nu al wel het krediet hiertoe beschikbaar te stellen zijn wij in staat om snel te schakelen indien er een huurder komt. Onderwerp:. datum raadsvergadering: 27 Juni 2016 4/6

Aanleg parkeerplaatsen Na uw besluit over het toekennen van een maximaal budget voor de realisatie van parkeerplaatsen op loopafstand van het stadhuis worden varianten 1 en 2 nader uitgewerkt en besproken met de diverse belanghebbenden. Op basis hiervan willen wij een definitieve keuze maken waarover wij aan u zullen rapporteren. De uitvoeringstermijn is afhankelijk van de gekozen variant, maar in alle gevallen dient het bestemmingsplan aangepast te worden. Hiervoor staat een proceduretijd van 26 weken waarin ook rekening is gehouden met een formele inspraakprocedure. Het totale traject tot aan realisatie zal naar verwachting ruim een jaar in beslag nemen na uw besluit. Communicatie Communicatie voortraject De plannen voor het verplaatsen van de raadszaal, het aanpassen van het KCC en verschillende alternatieven rondom het parkeren zijn besproken met de werkgroep van de raad die zich bezighoudt met de verhuur van het stadskantoor. Het Voorlopig Ontwerp voor de raadszaal is in nauwe samenwerking met deze werkgroep tot stand gekomen. Over de variant om parkeerplaatsen te realiseren tussen het hockeyveld en het voetpad in het park heeft al overleg plaatsgevonden met (de voorzitter van) de Stichting Kunstgras. Deze heeft laten weten geen bezwaar te hebben tegen de plannen mits er een goede oplossing komt voor de drainage van de sportvelden. Hiermee is in de kostenraming al rekening gehouden. Communicatie besluit De strekking van uw besluit wordt via een persbericht naar buiten gebracht en bij keuze tussen de varianten voor het realiseren van parkeerplaatsen worden belanghebbenden betrokken. Monitoring en evaluatie Via de planning en control cyclus wordt gerapporteerd over de invulling van de taakstelling op de bedrijfsvoering kosten. Bestuurlijke samenwerking N.v.t. Onderwerp:, datum raadsvergadering: 27 juni 2016 5/6

In de openbare vergadering van 27 juni 2016 heeft de gemeenteraad besloten, na amendering: 1. In te stemmen met het Voorlopig Ontwerp voor de nieuwe raadszaal en mandaat te geven aan de werkgroep vanuit uw gemeenteraad om na samenspraak met het college te komen tot een definitief ontwerp; en ter besluitvorming aan de raad voor te leggen. 2. Een krediet van 50.000 beschikbaar te stellen voor de inrichting en technische infrastructuur in de nieuwe raadszaal en deze annuïtair af te schrijven over een periode van 10 jaar; 3. Een krediet van 20.000 beschikbaar te stellen voor het aanpassen van het Klantcontactcentrum en deze annuïtair af te schrijven over een periode van 20 jaar; 4. Een krediet van maximaal 220.000 beschikbaar te stellen voor het aanleggen van parkeerplaatsen op loopafstand van het stadskantoor en deze annuïtair af te schrijven over een periode van 40 jaar; Dit krediet eerst dan aangewend kan worden nadat de raad voorstellen, gebaseerd op de lopende onderzoeken m.b.t. parkeerdruk rond sportvelden, schoolcampus en binnenstad, van het college heeft ontvangen en goedgekeurd. 5. De jaarlijkse kapitaallasten van bovenstaande investeringen ten laste te brengen van de verwachte verhuuropbrengsten. De griffier, ip-de Jong Onderwerp:, datum raadsvergadering: 27 juni 2016 6/6