Papier inkopen vanuit een livecyclebenadering De Papierkringloop Van Inkoop naar Verkoop Edward Frencken Categoriemanager Papier, Drukwerk en (Afvoer) Vertrouwelijk Papier 20 november 2012
Inhoud Presentatie - Schets Categorieën Blanco Papier Facilitair Drukwerk Communicatie Drukwerk - Inkoop (Blanco) Papier versus afvoer (vertrouwelijk) Papier Closing the Loop Van Rijksoverheid/Reisswolf Van Reisswolf naar Papierind. Van BuhrmanUbbens/Papyrus naar Rijksoverheid Innovatief aanbesteden Afronding en vragen
Schets Categorie (Blanco) Papier Facilitair Drukwerk Communicatie Drukwerk 3
Schets Categorie : Blanco Papier Aanbesteed in 2010 (elektronische veiling op prijs) 3 percelen 2 leveranciers: BührmannUbbens / Papyrus Omzet in 2011 ca. 4,750.000,= en ca. 4.500.000. kilo papier 13 deelnemers, waarvan 12 ministeries en 1 overige Centraal Contract- en Leveranciersmanagement één overeenkomst en geen nadere NOK s 4
Schets Categorie : Blanco Papier 1x per kwartaal leveranciersoverleg Managementinformatie: overzicht bestellingen in soorten papier, kilo s en euro s KPI uitvraag bij deelnemers: kwaliteit: goed Kostenreductie: ca. 20% Bijzonderheid: negatieve indexatie van prijzen per 1 januari en per 1 juli 2012 als gevolg van de gehanteerde index
Schets Categorie : Facilitair Drukwerk aanbesteed juli 2011 op laagste prijs 3 percelen: Handelsdrukwerk, Rijksbriefpapier en enveloppen, met 1 leverancier per perceel Omzet op jaarbasis (2011 geëxtrapoleerd) perceel 1 Handelsdrukwerk 900.000,= perceel 2 Rijksbriefpapier 400.000,= perceel 3 enveloppen 4.500.000,= Centraal contract- en leveranciersmanagement Eén overeenkomst per leverancier en geen NOK s Eenmaal per kwartaal leveranciersoverleg Managementinformatie met inzicht in bestellingen en producten In PVE opname van soortgelijke producten: mogelijkheden! Kostenreductie ca. 20%; negatieve indexering per juli/december Complexe formulering rond Rijksbriefpapier 6
Schets Categorie : Communicatie Drukwerk Aanbesteed oktober 2011 op EMVI 4 percelen: Boeken, folders/brochures klein en groot, periodieken 5 leveranciers per perceel, 7 in totaal Omzet 4 e kwartaal 2011 t/m 3 e kwartaal 2012: 3.250.000,= Centraal contract- en leveranciersmanagement (Raam)Overeenkomst met minicompetitie, op product, order of jaarproductie Bijzonderheden Positie VKB als drukwerkmakelaar Minicompetitie dwingt tot creativiteit bij inkopers Weinig onderlinge competitie tussen leveranciers in Kwaliteitsverschillen zeer gering, hoofdzakelijk in handelingskosten Besparing in nieuwe overeenkomst: ca. 25% 7
Schets Categorie : Aanbesteed in juli 2010 op EMVI: Routeoptimalisatie, Innovatie en ontwikkeling, Inzicht in CO2-belasting Kwaliteit van de dienstverlening Juridische voorwaarden Wensen t.a.v. vertrouwelijk papier, papier en karton, cartridges en informatiedragers 8
Schets Categorie : Raamovereenkomst met Reisswolf Wel NOK s, gericht op afspraken over aantallen producten 36 Deelnemers (10 ministeries en 26 overige) Centraal contract- en leveranciersmanagement Bijzonderheden Afvoer papier en karton in 2011: 18.500.000 kilo Kosten 2010: 1.000.000,= Opbrengst 2011: 585,356! Indexatie van prijzen volgt de Marktberichten Oud papier 9
Resultaten afgelopen 2 jaar Aanbestedingen in alle deel categorieën Prijsreductie in alle categorieën: 20% ca. 4.000.000,= Efficiencywinst door Rijksbrede Aanbestedingen en Overeenkomsten Centraal Contract- en leveranciersmanagement: besparing decentraal contract- en leveranciersmanagement Beperking aantal leveranciers per contract Elektronisch bestellen en Factureren 10
Doelstellingen 2013-2015 Intensivering van de communicatie met deelnemers: 4 maal deelnemersoverleg per jaar waarin centraal staat: Managementinformatie, Kritische prestatie indicatoren Kritische succesfactoren Markt en productontwikkeling
Doelstellingen 2013-2015 Intensivering van de communicatie met deelnemers: 4 maal deelnemersoverleg per jaar waarin Managementinformatie, KPI s, KSF-en, markt- en productontwikkeling centraal staan. Van overleg naar Strategische Dialoog! Toepassing Sociale voorwaarden Toepassing Social Return Rijksbeleid m.b.t. vergroting deelname van MKB-bedrijven en realisatie duurzaamheiddoelstellingen Hoe om te gaan met de gevolgen van de nieuwe aanbestedingswet, met een perceelgrootte van 500.000? Gaan we daarmee voor bijvoorbeeld papier weer terug naar 10 percelen? Ontwikkelen Alternatieven 12
Doelstellingen 2013-2015 Realiseren van integrale duurzaamheid in de keten. Omzetten van ervaringen rond EMVI voorwaarden naar onderscheidende voorwaarden, waarop leveranciers kunnen laten zien en waardering ontvangen voor die duurzaamheidsdoelen waarop zij uitblinken! Aanpassen index, waarbij transport wordt meegenomen Voorbeeld: routeoptimalisatie is een onderwerp dat een ondernemer met de huidige brandstofprijzen uit zich zelf al geregeld heeft. Ontwikkelen marktgericht ondernemerschap bij verkoop van grondstoffen. 13
Doelstellingen 2013-2015 Realiseren van integrale duurzaamheid in de keten. Omzetten van ervaringen rond EMVI voorwaarden naar onderscheidende voorwaarden, waarop leveranciers kunnen laten zien en waardering ontvangen voor die duurzaamheidsdoelen waarop zij uitblinken! Voorbeeld: routeoptimalisatie is een onderwerp dat een ondernemer met de huidige brandstofprijzen uit zich zelf al geregeld heeft. Ontwikkelen marktgericht ondernemerschap bij verkoop van grondstoffen. Ontwikkelen Kenniscentrum rond Papier en Drukwerk Samenwerkingsafspraken over informatie-uitwisseling met Zelf aanbestedende diensten als UWV, DUO, BD, RWS en FMH etc. Samenwerking met Rijkshuisstijl. 14
Inkoop Papier versus Afvoer Papier BührmanUbbens /Papyrus Reisswolf Inkoop: 4.500.000 kilo Is gelijk aan circa 1.800.000 pakken papier Afvoer totaal: 8.404.333 kilo Papier Papier en karton 5.042.600 kilo 3.362.733 kilo nb. van Papier en Karton is 60% papier en 40% karton
Inkoop Papier versus Afvoer Papier BührmanUbbens/Papyrus Reisswolf Inkoop: 4.500.000 kilo Is gelijk aan circa 1.800.000 pakken papier Afvoer totaal: 8.404.333 kilo Papier Papier en karton 5.042.600 kilo 3.362.733 kilo Bij betere scheiding levert dat milieu- en financiële winst op nb. van Papier en Karton is 60% papier en 40% karton
Inkoop Papier versus Afvoer Papier BuhmanUbbens/Papyrus Reisswolf Inkoop: 4.500.000 kilo Is gelijk aan circa 1.800.000 pakken papier Afvoer totaal: 8.404.333 kilo Papier Papier en karton 5.042.600 kilo 3.362.733 kilo Bij betere scheiding levert dat milieu- en financiële winst op Ca. 140.000, nb. van Papier en Karton is 60% papier en 40% karton
Suggesties gevraagd voor het bevorderen het gebruik van de aluminium containers Opbrengst per ton: 110,= Opbrengst per ton: 182,=
Foto s
20
21
Closing the Loop: Wat kan de Rijksoverheid zelf doen 1. Onderzoek naar het verschil in instroom en uitstroom: aantal kilo s papier binnen de Rijksbrede contracten wijst op de Belastingdienst. Toekomstige aanbestedingen van de Belastingdienst vinden mede vanuit Categoriemanagement plaats. 2. Bevorderen gebruik aluminium containers in plaats van blauwe bak: Bijvoorbeeld door het toevoegen van een sticker met daarop de tekst : alleen Karton. 3. Verminderen/Verwijderen/Afvoeren blauwe containers: overleg met facilitaire organisaties: FMH, DJI, BD, RWS, bevoorrading multifunctionals en bewaking kwaliteit fotokopieerpapier
Closing the Loop: Wat kan de Rijksoverheid zelf doen 4. Overleg over eisen uit de archiefwet waaraan het huidige fotokopieerpapier volledig voldoet: 95 tot 99% wordt niet gebruikt voor opslag in het (Rijks)archief, maar komt terecht in het ronde archief. Veel te zware eisen! 5. Door de aanschaf van briefpapier (met Rijkslogo) dat als regel wordt gebruikt voor te archiveren documenten kunnen de eisen voor de bulk naar een lager niveau. Gevolg: Meer producenten en groothandelaren kunnen dan meedingen naar de Rijksbrede opdracht. 6. Door de eisen aan de witheid van het fotokopieerpapier te verlagen komen meer gerecyclede papiersoorten in aanmerking voor levering aan de overheid.
Closing the Loop: Van Reisswolf naar Papierindustrie Papier wordt verkocht naar Tissue industrie of Papierindustrie De Tissue industrie betaalt een hogere prijs voor (schoner)papier als grondstof dan de papierindustrie vanwege: Kwaliteit van het papier, de mate van vervuiling, verminderde noodzaak voor het gebruik van reinigingsmiddelen en vanwege de nabijheid een reductie van transportkosten. Grootste nadeel van de verkoop van Rijkspapier aan tissueindustrie is dat de hoogwaardige kwaliteit papier van de Rijksoverheid bij gebruik als grondstof voor de tissue-industrie verdwijnt als grondstof voor hergebruik.
Closing the Loop: Van Reisswolf naar Papierindustrie Als het Prijsverschil door marktomstandigheden wordt bepaald, Hoe kunnen we dan interveniëren in die markt? Beïnvloeding van de markt is mogelijk door: - Vergroting vraag naar gerecycled papier - Richting geven aan bestemming van het gebruikte papier: alleen voor het recyclen van papier voor (printer)papier. Uitkomst: Marktverstoring Vraagstelling: Kan het verschil overbrugd worden met de opbrengst van papier van het rijk? Beschikbaar bedrag circa 1,5 miljoen
Closing the Loop: Van BuhrmanUbbens/Papyrus naar Rijksoverheid Papier Bijvoorbeeld Revive van BuhrmanUbbens, of soortgelijk van Papyrus Buiten Rijkscontract Standaard Fastprint: 8,10 per pak bij een afname van 5 Standaard Revive: 8,13 per pak bij een afname van 5 Binnen Rijkscontract: Standaard Fastprint: 2.06 per pak bij een afname van 5 Standaard Revive: 3,03 per pak bij een afname van 5 Prijsverschil overbruggen: Bij een afname van 1.8 miljoen pakken papier op jaarbasis is het prijsverschil van 0.97 te groot om te compenseren met de opbrengst van de afvoer van vertrouwelijk papier: totale kosten bedragen ca. 1.746.000,= Revive is niet aanbesteed en gecontracteerd en kan niet rechtmatig besteld worden. Optie Contract niet te verlengen en opnieuw aan te besteden. Revive voldoet nu niet aan de papiereisen gesteld door de Rijksoverheid. Nieuw is Fastprint Eco, prijsstelling circa 2.60 per pak; Fastprint is meegenomen in de laatste aanbesteding; eisen voldoen nog niet aan de rijkshuisstijl; experimenteren met proefdraaien! YOYO concept (samenwerking tussen Reisswolf en BührmannUbbens) is gestopt
Innovatief aanbesteden: Inkoop en Verkoop verbinden - Aanbesteding in 2010 hield rekening met een kostenpost van 1 milj. - De kosten kwamen tot stand door een lagere papieropbrengst van (oud) papier en hogere kosten van transport en huur middelen - De gunningcriteria waren onvoldoende onderscheidend: op de wensen ontstond een gelijke score, evenals op routeoptimalisatie en juridische voorwaarden. De impact van de prijzen (55%) werd daarmee doorslaggevend ten opzichte van implementatieplan, inzicht(!) in CO2 belasting en innovatie en ontwikkeling: Noodzakelijk voor een nieuwe aanbesteding is : onderscheidende eisen! - De opbrengst bedroeg in 2011 ca. 500.000,= Daarmee is een besparing/opbrengst gerealiseerd van ca. 1.5 miljoen - Hoe kunnen we 1.600.000,= terugploegen in de keten?
Innovatief aanbesteden: Van Inkoop naar Verkoop De Rijksoverheid wil: De inkoop van papier, het verbruik van papier, de afvoer van papier en het hergebruik van papier zodanig beïnvloeden dat: 28
Innovatief aanbesteden: Van Inkoop naar Verkoop De Rijksoverheid wil: De inkoop van papier, het verbruik van papier, de afvoer van papier en het hergebruik van papier zodanig beïnvloeden dat: Er minder papier bij de rijksoverheid wordt gebruikt: In 2015 moet een vermindering worden gerealiseerd van 25 % ten opzichten van 2010; (Digitaal tenzij etc.) 29
Innovatief aanbesteden: Van Inkoop naar Verkoop De Rijksoverheid wil: De inkoop van papier, het verbruik van papier, de afvoer van papier en het hergebruik van papier zodanig beïnvloeden dat: Er minder papier bij de rijksoverheid wordt gebruikt: In 2015 moet een vermindering worden gerealiseerd van 25 % ten opzichten van 2010; (Digitaal tenzij etc.) Dat het door de Rijksoverheid gebruikte papier in 2015 voor meer dan 70 % bestaat uit gerecycled papier;(aanpassen eisen archiefwet (of daar slim mee om gaan en aanpassen witheideisen aan papier (loslaten Nen-norm) 30
Innovatief aanbesteden: Van Inkoop naar Verkoop De Rijksoverheid wil: De inkoop van papier, het verbruik van papier, de afvoer van papier en het hergebruik van papier zodanig beïnvloeden dat: Er minder papier bij de rijksoverheid wordt gebruikt: In 2015 moet een vermindering worden gerealiseerd van 25 % ten opzichten van 2010; (Digitaal tenzij etc) Dat het door de Rijksoverheid gebruikte papier in 2015 voor meer dan 70 % bestaat uit gerecycled papier;(aanpassen eisen archiefwet (of daar slim mee om gaan en aanpassen witheideisen aan papier (loslaten Nen-norm) Dat het door de Rijksoverheid gebruikte papier voor een belangrijk deel bestaat uit door de Rijksoverheid eerder aangeschaft (nieuw) papier; 31
Innovatief aanbesteden: Van Inkoop naar Verkoop De Rijksoverheid wil: De inkoop van papier, het verbruik van papier, de afvoer van papier en het hergebruik van papier zodanig beïnvloeden dat: Er minder papier bij de rijksoverheid wordt gebruikt: In 2015 moet een vermindering worden gerealiseerd van 25 % ten opzichten van 2010; (Digitaal tenzij etc) Dat het door de Rijksoverheid gebruikte papier in 2015 voor meer dan 70 % bestaat uit gerecycled papier;(aanpassen eisen archiefwet (of daar slim mee om gaan en aanpassen witheideisen aan papier (loslaten Nen-norm) Dat het door de Rijksoverheid gebruikte papier voor een belangrijk deel bestaat uit door de Rijksoverheid eerder aangeschaft (nieuw) papier; Dat de Rijksoverheid daarmee structureel bijdraagt aan een beter grondstoffenbeheer en actief intervenieert in de papierketen 32
Wat moet de Rijksoverheid daarvoor doen? In 2012 marktverkenning met alle inschrijvers op de aanbestedingen (Blanco) Papier en 2010. Vraagstelling: Zijn er zodanig gewijzigde omstandigheden in de vraag van de deelnemers en in het aanbod van de markt (leveranciers) dat van de bij de bestaande contracten mogelijke verlengingsoptie geen gebruik moet worden gemaakt en dus niet verlengd moeten worden. -
Wat moet de Rijksoverheid daarvoor doen? In 2012 marktverkenning met alle inschrijvers op de aanbestedingen (Blanco) Papier en 2010. Vraagstelling: Zijn er zodanig gewijzigde omstandigheden in de vraag van de deelnemers en in het aanbod van de markt (leveranciers) dat van de bij de bestaande contracten mogelijke verlengingsoptie geen gebruik moet worden gemaakt en dus niet verlengd moeten worden. Uitkomst: Contracten worden met 1 jaar verlengd getest gaat worden met gerecycled papier
Wat moet de Rijksoverheid daarvoor doen? In 2012 marktverkenning met alle inschrijvers op de aanbestedingen (Blanco) Papier en 2010. Vraagstelling: Zijn er zodanig gewijzigde omstandigheden in de vraag van de deelnemers en in het aanbod van de markt (leveranciers) dat van de bij de bestaande contracten mogelijke verlengingsoptie geen gebruik moet worden gemaakt en dus niet verlengd moeten worden. - Voor 2013 staat een schriftelijke markt consultatie gepland voor leveranciers van (blanco) Papier en. Vraagstelling: Welke productmarktcombinaties zijn op de markt aanwezig op basis waarvan succesvol een aanbesteding op de markt kan worden gezet, waarin de grondstof papier van de markt wordt gekocht en geleverd en de afvoer van gebruikt papier wordt geregeld, zodanig dat dit leidt tot een groter aandeel gerecycled papier
Innovatief aanbesteden: Van Inkoop naar Verkoop - Met Klantenraden de kritische dialoog aangaan om in nieuwe aanbesteding (Blanco) Papier het eventuele prijsverschil tussen Gerecycled Papier en Fastprint te overbruggen met de opbrengst uit de papierverkoop. - Gezien de beperkte voorraden gerecycled papier die er momenteel zijn in het aanbestedingsdocument/programma van eisen de doelstelling neerleggen van tenminste 70% gerecycled papier in 2017. - Inschrijvers vragen op dat punt met voorstellen te komen, waarmee die doelstellingen gerealiseerd kunnen worden, deze voorstellen worden gewaardeerd in de EMVI voorwaarden. 36
Samenvatting - De Rijksoverheid wil toe naar gebruik van gerecycled papier: Jaarlijks groeipercentage van 20% met in 2017 meer dan 70% - In 2013 houden we een marktconsultatie naar de vraag van de voor- en nadelen van een gecombineerde aanbesteding van de aanschaf van papier en de afvoer van gebruikt papier. - We willen onderscheidende eisen/gunningcriteria voor Papier: Overleg met Pianoo / AgentschapNL over vernieuwing van het criteriadocument. - We willen actief sturen op de bestemming van het gebruikte papier: geleidelijke verlegging van de verkoop aan de tissueindustrie naar de papierindustrie voor blanco papier te regelen in de aanbesteding 37