OFFICE 2007 2/3 cd-rom met EXCEL Roger Frans campinia media vzw
Frans, Roger Excel 2007 2/3 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2007; 222 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: 97890356.1220.4; NUGI 854; UDC 681.3.06 Wettelijk depot België: D/2007/3941/11 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-mail: <info@campiniamedia.be> URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 2007: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Inleiding Excel 2007 2/3 is het tweede deel van een reeks van drie. We veronderstellen in dit deel dat je de basistechnieken die aan bod zijn gekomen in het eerste deel onder de knie hebt. In dit deel komen de volgende onderwerpen aan bod: Werken met meerdere werkbladen Koppelingen tussen meerdere werkmappen Lijsten en tabellen Zoeken in lijsten Overzichten Draaitabellen Thema s, afbeeldingen, tekenen, Invoegtoepassingen Gegevensanalyse Besturingselementen op het werkblad Elk onderwerp wordt in een apart hoofdstuk behandeld. Er is echter meer. Er komen diverse soorten van grafieken aan bod. We leren ook getalnotaties maken, cellenbereiken op allerhande manieren opmaken, enz. Net als in het eerste deel wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden leer je de technieken van Excel kennen. Na elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Maak ze. Zo verwerk je de leerstof en ontdek je nog meer nieuwe elementen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom staan een aantal voorbeelden en afbeeldingen die je nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. Op de cd-rom vind je ook een document met de naam Lees mij.docx. Dit bestand bevat last minute informatie m.b.t. de cursus en de inhoud van de cd-rom. Je kunt het document lezen door er op te dubbelklikken. Ik hoop dat je Excel wat meer leert doorgronden m.b.v. deze cursus. Opmerkingen die een latere uitgave kunnen verbeteren, zijn welkom. Roger Frans oktober 2007 Inleiding - 1
Afspraken We gaan van start... In de volgende hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Excel gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen zijn vet gedrukt, namen van menukeuzen, knoppen, e.d. zijn schuin gedrukt. De verschillende opdrachten en/of menukeuzen zijn gescheiden door een schuine streep, bv. Tabel / Tabel invoegen. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ex2007_2_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf, bij voorkeur onder de map Documenten. De voorbeelden en oefeningen die je in deze cursus zelf uitwerkt, plaats je in een map met de naam Ex2007_2_Oef. 2 Excel 2007 2/3
Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE... 3 1 MEERDERE WERKBLADEN... 9 1.1 Inleiding... 9 1.2 Meerdere werkbladen in een werkmap... 9 1.2.1 Probleemstelling... 9 1.2.2 Invoegen van een werkblad... 9 1.2.3 Namen van de werkbladen wijzigen... 10 1.2.4 Meerdere werkbladen selecteren... 10 1.2.5 Een groep ongedaan maken... 11 1.3 Formules aanbrengen in een werkmap... 12 1.3.1 Formules binnen een werkblad... 12 1.3.2 Formules tussen verschillende werkbladen... 12 1.4 Weergave van celgegevens... 13 1.4.1 Landinstellingen... 13 1.4.2 Instellingen in Excel... 15 1.5 Verbergen van werkbladen... 16 1.6 Opslaan van een werkmap... 17 1.7 Grafiek... 17 1.7.1 Gestapelde kolom... 17 1.7.2 Grafiek verplaatsen... 19 1.7.3 Vlakdiagram... 19 1.7.4 Volgorde van de werkbladen... 21 1.8 Meer over opmaak van cellen... 21 1.8.1 Configuratiescherm... 21 1.8.2 Excel interpreteert een getal... 21 1.8.3 De opmaak blijft bewaard tenzij... 23 1.8.4 De opmaak Standaard... 24 1.8.5 De opmaak Getal... 24 1.8.6 De opmaak Valuta... 25 1.8.7 De opmaak Financieel... 26 1.8.8 De opmaak Datum... 27 1.8.9 De opmaak Tijd... 28 1.8.10 De opmaak Percentage... 29 1.8.11 De opmaak Breuk... 30 1.8.12 De opmaak Wetenschappelijk... 31 1.8.13 De opmaak Tekst... 32 1.8.14 De opmaak Speciaal... 33 1.8.15 Aangepaste formaten... 34 1.8.16 Symbolen voor aangepaste getalnotaties... 35 1.9 Aanpassen van de werkomgeving... 39 1.9.1 Standaardlettertype en -tekengrootte... 40 1.9.2 Opties voor een nieuwe werkmap... 40 1.9.3 Gebruikersnaam... 40 1.9.4 Werkmappen opslaan... 40 1.10 Reservekopie van een bestand... 41 1.11 Oefeningen... 42 Inhoudsopgave - 3
2 KOPPELINGEN TUSSEN VERSCHILLENDE WERKMAPPEN... 45 2.1 Inleiding... 45 2.2 Het voorbeeld... 45 2.3 Sjabloon... 45 2.4 Kopiëren van gegevens tussen twee werkmappen... 47 2.5 Koppelingen naar een andere werkmap maken... 48 2.6 Een werkmap met externe verwijzingen opslaan en openen... 50 2.6.1 Opslaan van een werkmap met externe verwijzingen... 50 2.6.2 Openen van een werkmap met externe verwijzingen... 50 2.6.3 Opslaan van een werkruimte... 52 2.6.4 Wijzigen van een waarde in een bronmap... 53 2.6.5 Voordelen... 53 2.7 Instellingen... 53 2.7.1 Bijwerken automatische koppelingen bevestigen... 53 2.7.2 Handmatig bijwerken van de koppelingen... 54 2.8 Verplaatsen van werkmappen... 56 2.9 Koppelingen verbreken... 57 2.10 Het werkblad verder afmaken... 57 2.10.1 Kopiëren tussen werkbladen... 57 2.10.2 Openen van de bronbestanden via het dialoogvenster Koppelingen bewerken... 58 2.10.3 De functie AANTAL()... 59 2.11 Meer functies... 59 2.11.1 De functie AANTAL.ALS()... 59 2.11.2 AANTAL.LEGE.CELLEN()... 60 2.11.3 SOM.ALS()... 60 2.12 Wiskundige functies... 61 2.12.1 ABS()... 61 2.12.2 AFRONDEN()... 61 2.12.3 EVEN(), ONEVEN()... 61 2.12.4 GEHEEL()... 61 2.12.5 INTEGER()... 61 2.12.6 Trigonometrische functies... 62 2.12.7 Logaritmische en exponentiële functies... 62 2.13 Meer over sjablonen... 63 2.13.1 Werkmap- en werkbladsjablonen... 63 2.13.2 Een werkbladsjabloon gebruiken... 64 2.13.3 Een sjabloon wijzigen... 65 2.13.4 Standaardsjabloon wijzigen... 66 2.13.5 Sjablonen delen... 66 2.13.6 Sjablonen downloaden van de Microsoft Office-website... 66 2.14 Oefeningen... 68 3 LIJSTEN EN TABELLEN... 73 3.1 Inleiding... 73 3.2 Een lijst maken... 73 3.3 De ALS-functie... 74 3.3.1 Eenvoudig voorbeeld van de ALS-functie... 74 3.3.2 De ALS-functie toegepast in ons voorbeeld... 75 3.4 Een lijst sorteren... 76 3.4.1 De knoppen Sorteren van A naar Z en Sorteren van Z naar A... 76 3.4.2 De knop Sorteren... 76 3.4.3 Sorteren op meerdere velden... 77 3.4.4 Sorteren vanuit het tabblad Start... 78 3.4.5 Sorteren vanuit een snelmenu... 78 3.4.6 Sorteren van een enkele kolom... 78 4 Excel 2007 2/3
3.5 Een lijst filteren... 79 3.5.1 Eerst enkele records toevoegen... 79 3.5.2 Automatische filter... 79 3.5.3 Filteren met een snelmenu... 81 3.5.4 Tekstfilters... 81 3.5.5 Samengestelde voorwaarden... 82 3.6 Voorwaardelijke opmaak... 82 3.6.1 Voorwaardelijke opmaak toepassen... 82 3.6.2 Voorwaardelijke opmaak verwijderen... 83 3.6.3 Regels voor voowaardelijke opmaak beheren... 84 3.6.4 Zoeken naar voorwaardelijke opmaak... 85 3.7 Tabellen... 85 3.7.1 Een tabel creëren vanuit een lijst... 85 3.7.2 Grootte van de tabel aanpassen... 86 3.7.3 Totalen maken... 87 3.7.4 Duplicaten verwijderen... 87 3.7.5 Converteren naar bereik... 88 3.8 Meer logische functies... 89 3.8.1 De functies WAAR() en ONWAAR()... 89 3.8.2 De functies EN() en OF()... 89 3.8.3 De functie NIET()... 90 3.9 Datumfuncties... 90 3.9.1 NU()... 91 3.9.2 VANDAAG()... 91 3.9.3 SECONDE(), MINUUT(), UUR()... 91 3.9.4 DAG(), MAAND(), JAAR()... 91 3.9.5 WEEKDAG()... 91 3.9.6 DATUM(), TIJD()... 92 3.9.7 Sneltoetsen... 92 3.10 Oefeningen... 92 4 ZOEKEN IN LIJSTEN... 95 4.1 Inleiding... 95 4.2 De functie ZOEKEN... 95 4.3 De functies VERT.ZOEKEN() en HORIZ.ZOEKEN()... 96 4.3.1 Het werkblad... 96 4.3.2 De functie VERT.ZOEKEN()... 97 4.3.3 Exacte waarde?... 97 4.3.4 De functie HORIZ.ZOEKEN()... 98 4.4 De functie VERGELIJKEN() en INDEX()... 98 4.4.1 De functie VERGELIJKEN()... 98 4.4.2 De functie INDEX()... 98 4.4.3 Toepassen op het voorbeeld... 99 4.5 Kiezen uit twee lijsten... 99 4.6 Foutenanalyse... 100 4.6.1 #N/B... 100 4.6.2 #VERW... 100 4.7 Vastzetten van een titel... 100 4.8 Splitsen van een werkblad... 102 4.9 Opmerkingen... 103 4.10 Oefeningen... 104 5 OVERZICHTEN... 107 5.1 Inleiding... 107 5.2 Een overzicht automatisch laten creëren... 107 5.3 Tonen en verbergen van detailgegevens... 108 5.4 Verwijderen van een niveau... 109 5.5 Een overzicht maken bij een tabel... 109 5.6 Handmatig een overzicht maken... 110 Inhoudsopgave - 5
5.7 Een overzicht verwijderen... 111 5.8 Overzichtssymbolen tonen of verbergen... 111 5.8.1 Tonen of verbergen... 111 5.8.2 Opties voor Excel... 111 5.9 Een tweede voorbeeld... 112 5.10 Gecombineerde grafieken... 113 5.11 Meerdere waarde-assen... 115 5.12 Een Cirkel-van-cirkel-grafiek... 118 5.13 Oefeningen... 120 6 DRAAITABELLEN... 123 6.1 Inleiding... 123 6.2 Een draaitabel maken... 123 6.2.1 Het voorbeeld... 123 6.2.2 Een tabel maken van de lijst... 124 6.2.3 Een draaitabel maken... 124 6.3 Rijen of kolommen verbergen... 126 6.4 Totalen verbergen... 127 6.5 Een rapportfilter... 127 6.6 En als gegevens in de lijst wijzigen?... 128 6.7 Opmaak van de draaitabel... 128 6.7.1 Stijl kiezen voor een draaitabel... 129 6.7.2 Getalnotaties... 129 6.8 De indeling van een draaitabel wijzigen... 129 6.8.1 Een andere indeling... 129 6.8.2 Twee rijlabels... 130 6.9 Groeperen van gegevens... 130 6.10 Voorbeeld: Ophaling in een kringloopcentrum... 131 6.10.1 Probleemstelling... 131 6.10.2 Draaitabel maken... 132 6.11 Een veld in de lijst toevoegen... 134 6.11.1 Gegevens vernieuwen... 134 6.11.2 De indeling aanpassen... 134 6.12 Een (tweede) reeks waarden toevoegen of verwijderen... 135 6.12.1 Een reeks waarden toevoegen... 135 6.12.2 Een reeks waarden verwijderen... 136 6.13 Waarden weergeven als... 136 6.14 Meerdere rij- en kolomlabels, meerdere rapportfilters... 137 6.14.1 Het veld Percentage verwijderen... 137 6.14.2 Zonder kolomlabel, een tweede rapportfilter... 137 6.14.3 Een tweede veld als rijlabel... 138 6.15 Details tonen... 138 6.15.1 Details tonen... 138 6.15.2 In een apart werkblad... 139 6.15.3 Details opnieuw verbergen... 139 6.16 Een draaitabel vanuit een externe gegevensbron... 139 6.17 Automatisch groeperen van gegevens... 142 6.18 Eigen formules... 142 6.18.1 Openen van de werkmap... 143 6.18.2 Een draaitabel maken... 143 6.18.3 Een veld met een eigen formule toevoegen... 143 6.19 Een draaigrafiek... 144 6.19.1 De draaigrafiek maken... 144 6.19.2 De gegevens wijzigen... 146 6.20 Sorteren... 146 6.21 Oefeningen... 147 6 Excel 2007 2/3
7 THEMA S, AFBEELDINGEN, TEKENEN,... 149 7.1 Inleiding... 149 7.2 Thema s... 149 7.2.1 Een thema toepassen... 149 7.2.2 De kleurencombinatie van een thema wijzigen... 151 7.2.3 Het lettertype van een thema wijzigen... 152 7.2.4 Effecten in een thema wijzigen... 153 7.2.5 Een nieuw thema maken... 153 7.3 Stijlen in Excel... 154 7.3.1 Een celstijl toepassen... 154 7.3.2 Een bestaande celstijl bewerken... 154 7.3.3 Een nieuwe celstijl maken... 156 7.3.4 Celstijlen uit andere werkmappen kopiëren... 157 7.3.5 Een celstijl in een sjabloon plaatsen... 157 7.4 Thema s en stijlen, hand in hand... 158 7.5 Een afbeelding invoegen... 158 7.6 Een illustratie invoegen... 159 7.7 Een afbeelding invoegen in een koptekst of voettekst... 161 7.8 Een afbeelding als achtergrond... 163 7.9 Tekenen in Excel... 164 7.9.1 Vormen... 164 7.9.2 Tekst in een vorm... 165 7.9.3 Ovaal of cirkel tekenen... 165 7.9.4 Een tekstvak... 166 7.9.5 Tonen of verbergen van een vorm... 166 7.9.6 Verwijderen van een vorm... 167 7.9.7 Afdrukken van een werkblad met vormen... 167 7.10 Een SmartArt-afbeelding invoegen... 168 7.10.1 Invoegen van een SmartArt-afbeelding... 168 7.10.2 Het tekstvenster... 169 7.10.3 SmartArt-stijlen... 170 7.10.4 Een andere indeling... 171 7.10.5 Bewerken van een SmartArt-afbeelding... 172 7.10.6 Meer toeters en bellen... 172 7.11 WordArt-objecten... 172 7.11.1 Een WordArt-object invoegen... 172 7.11.2 Teksteffecten... 173 7.11.3 En bij een ander thema?... 174 7.12 Oefeningen... 175 8 INVOEGTOEPASSINGEN... 179 8.1 Inleiding... 179 8.2 Invoegtoepassingen... 179 8.3 Frequentietabel... 181 8.3.1 Wat is een frequentietabel?... 181 8.3.2 Aselecte getallen genereren... 181 8.3.3 Matrixformule invoeren... 183 8.3.4 Kopiëren naar waarden... 184 8.3.5 Een frequentietabel maken... 184 8.3.6 De categorieën aanpassen en zelf de grafiek maken... 185 8.4 Lineaire regressie... 185 8.4.1 Regressie... 185 8.4.2 Het voorbeeld... 186 8.4.3 De grafiek... 187 8.4.4 Vergelijking van de rechte... 189 8.4.5 De functie VOORSPELLEN()... 189 8.4.6 Andere functies... 189 8.5 De functie WERKDAG()... 189 8.6 Oefeningen... 190 Inhoudsopgave - 7
9 GEGEVENSVALIDATIE... 193 9.1 Inleiding... 193 9.2 Een keuzelijst in een werkblad... 193 9.2.1 Het voorbeeld... 193 9.2.2 Kopiëren van de opmaak... 195 9.2.3 De prijs zoeken... 195 9.3 Valideren van een datum... 196 9.3.1 Validatie... 196 9.3.2 Een waarschuwing i.p.v. een foutmelding... 197 9.4 Invoerberichten... 197 9.5 Formules controleren... 198 9.6 Let op!... 199 9.7 Enkele kleine voorbeelden... 199 9.7.1 Lengte van een tekst... 199 9.7.2 Invoer met een formule valideren... 199 9.8 Oefeningen... 200 10 BESTURINGSELEMENTEN OP HET WERKBLAD... 203 10.1 Inleiding... 203 10.2 Het tabblad Ontwikkelaars... 203 10.3 Een selectievakje gebruiken... 203 10.3.1 Het selectievakje tekenen... 204 10.3.2 Eigenschappen... 204 10.3.3 Uittesten van de knop... 205 10.3.4 De werkmap aanpassen... 205 10.4 Keuzelijst met invoervak... 206 10.4.1 Lijst met klanten in een derde werkblad... 206 10.4.2 Aanmaken van een keuzelijst... 206 10.4.3 Uittesten... 207 10.4.4 Een besturingselement opmaken... 207 10.5 Besturingselementen gebruiken bij een grafiek... 208 10.5.1 Probleemstelling... 208 10.5.2 Uitwerking... 209 10.6 Inconsistente cellen... 211 10.6.1 Broncellen aanwijzen... 212 10.6.2 Doelcellen aanwijzen... 212 10.6.3 Foutcontrole... 212 10.7 Selecteren speciaal... 213 10.7.1 Constanten of formules aangeven... 213 10.7.2 Verschillen in de formules... 213 10.8 Oefeningen... 214 TREFWOORDENREGISTER... 217 8 Excel 2007 2/3