Microsoft. Roger Frans

Transcriptie

1 Microsoft Roger Frans

2 Frans, Roger Access /3 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2004; 261 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: ; NUGI 854; UDC Wettelijk depot België: D/2004/3941/12 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/ Fax: (+32) 014/ <info@campiniamedia.be> URL: < Copyright 2004: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Inleiding Access 2003 is een relationeel databasesysteem. Het is m.a.w. een programma om gegevens op een (relatief) gemakkelijke manier te beheren. Deze gegevens worden in tabellen bewaard. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In deze cursus komen de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan bod: aanmaken van tabellen, ontwerpen van query s, formulieren, rapporten en etiketten. We bestuderen ook relaties tussen tabellen. Access /3 is een doe-cursus. Dit betekent dat u de cursus doorneemt terwijl u voor de computer zit. U neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maakt u de oefeningen die achteraan elk hoofdstuk zijn opgenomen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom vindt u bestanden die u nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen te kunnen uitwerken. U kopieert de map Acc2003_1_Vbn naar de map Mijn documenten op uw harde schijf. Op de cd-rom staan, in de map Acc2003_1_Na ook bestanden die een extensie ZIP hebben. De bestanden hebben de naam NaH02.ZIP, NaH03.ZIP, enz... Deze bestanden bevatten de voorbeelden en oefeningen die in de cursus aan bod komen. Het zijn gecomprimeerde bestanden. Het bestand NaH04.ZIP bevat bv. de toestand na het vierde hoofdstuk. U kan de bestanden decomprimeren met het programma WinZip. Indien het programma niet op uw pc geïnstalleerd is, kan u de versie die op de cd-rom aanwezig is, installeren. U hoeft deze bestanden niet te gebruiken. Indien u de cursus in zijn geheel doorneemt, kunt u blijven verder werken met de voorbeelden die u zelf uitwerkt. Indien u een bepaald hoofdstuk opnieuw wenst door te nemen, kan het handig zijn om van de eindtoestand van het vorige hoofdstuk gebruik te kunnen maken. Op de bijgevoegde cd-rom vindt u ook een bestand Lees mij.doc. Dit bestand bevat lastminute informatie. U kunt het lezen door te dubbelklikken op het bestand. De cursus bevat de leerstof van de module Gegevensbeheer 1 zoals die vastgelegd is in het leerplan Informatica-toepassingssoftware voor het volwassenenonderwijs. De leerstof van de modules Gegevensbeheer 2 en Gegevensbeheer 3 vindt u in de delen Access /3 en Access /3. Deze cursus bevat ook alle items die moeten gekend zijn in het kader van de module Database van het ECDL-diploma. Ik hoop dat deze cursus u vertrouwd mag maken met Access Indien u opmerkingen hebt die een latere uitgave kunnen verbeteren, kunt u die steeds kwijt aan de auteur. Roger Frans september 2004 Inleiding - 1

4 2 Access /3

5 Inhoudsopgave INLEIDING...1 INHOUDSOPGAVE EEN EERSTE KENNISMAKING Inleiding Wat is een database? Afspraken Access starten Windows starten De Windows-omgeving Access starten Het beginscherm De werkruimte Titelbalk Menubalk Werkbalk Database De statusbalk Taakvenster Noordenwind Tabellen Query s Formulieren Rapporten Pagina s Macro s Modules Opmerkingen Werkbalken Opties Een nieuwe database maken met een wizard De helpfunctie in Access Help Help voor Access Typ een vraag voor hulp De Office-assistent Access afsluiten Oefeningen EEN NIEUWE TABEL MAKEN Inleiding Het voorbeeld Een nieuwe database Een tabel maken m.b.v. een wizard Formulierweergave Gegevensbladweergave Opslaan van het formulier Naam van een object wijzigen Ontwerpweergave en veldeigenschappen Veldnaam Gegevenstype Beschrijving Primaire sleutel Inhoudsopgave - 3

6 2.9.5 Help Bijkomende veldeigenschappen Veldlengte Notatie Invoermasker Bijschrift Standaardwaarde Validatieregel Validatietekst Vereist Lengte nul toestaan Geïndexeerd Unicode-compressie Wijzigen tabelstructuur Een veld toevoegen De velden Verkoopprijs en BTWpercentage toevoegen Toevoegen van een datumveld Opbouwfunctie voor velden Verwijderen van een veld Indexvenster Tabeleigenschappen Gegevensbladweergave En ons formulier? Verwijderen van een formulier Opnieuw aanmaken van een formulier Verwijderen van records Selecteren van een record Verwijderen van een record in de formulierweergave Verwijderen in gegevensbladweergave Wijzigen van records Jaartallen met 4 cijfers Een nieuwe tabel creëren vanuit ontwerpweergave De tabel Productcategorieën Primaire sleutel kiezen Opvullen van de tabel Tabblad Opzoeken in ontwerpweergave tabel Het veld ProductcategorieID toevoegen Het tabblad Opzoeken Uittesten in gegevensbladweergave Uittesten in een formulier Kolombreedte Oefeningen SORTEREN, ZOEKEN EN FILTEREN Inleiding Importeren uit Excel, in een bestaande tabel Importeren uit Excel, in een nieuwe tabel Importeren van de gegevens Structuur van de tabel aanpassen Eigenschappen van velden De eigenschap Invoermasker Notatie Vereist Lengte nul toestaan Uittesten van de eigenschappen Sorteren Sorteren op één veld Sorteren op meerdere velden Access /3

7 3.5.3 Sorteren in een formulier Zoeken Zoeken op naam Het jokerteken * De jokertekens? en # De jokertekens [ ],! en Vervangen Filters Selectiefilters Een snelmenu oproepen Formulierfilters Formulierfilters vanuit een formulier Geavanceerde filter-/sorteeropties Meervoudige indexen Enkelvoudige indexen Samengestelde index Samengestelde sleutels en primaire sleutels Een tabel afdrukken Definitie afdrukken Andere informatie over objecten en over de database Informatie over de database Informatie over een enkel object Databasehulpprogramma s Comprimeren en herstellen van een database Databases converteren Back-up Problemen Oefeningen SELECTIEQUERY S Inleiding De Wizard Selectiequery Aanmaken van een query Ontwerpweergave van een query Een selectiequery maken in ontwerpweergave Aanmaken van de query Samenstellen van de query Gegevensbladweergave SQL Een veld verwijderen uit de recordset Een veld al of niet weergeven Een veld van plaats wijzigen Opnieuw de recordset bekijken Query-scherm verlaten Sorteervolgorde aanbrengen Naam wijzigen van een query Criteria toevoegen Een nieuwe query vertrekkende van een andere query Vergelijkingsoperatoren Andere operatoren Rekenkundige operatoren Logische operatoren Voorbeeld van een AND-voorwaarde Voorbeeld van OR-voorwaarde De logische operatoren Aaneenschakelingsoperator De opbouwfunctie voor expressies Inhoudsopgave - 5

8 4.11 Bijwerken van records Berekende velden Functies Parameterquery s Een eerste voorbeeld Een tweede voorbeeld De parameterquery uitvoeren vanuit het databasevenster Afdrukken van een recordset Oefeningen FORMULIEREN Inleiding Een formulier maken met een wizard Bewerkingen in een formulier Bewerken van records in een formulier Zoeken in formulierweergave Records toevoegen m.b.v. een formulier Op uw stappen terugkeren Ontwerpweergave De ontwerpweergave Secties van een formulier Andere elementen op het scherm Het raster Een formulier aanpassen Een besturingselement selecteren, van formaat wijzigen en verplaatsen Een besturingselement verwijderen Een besturingselement kopiëren Een besturingselement dupliceren Labels wijzigen Uitlijnen Selecteren van meerdere besturingselementen Besturingselementen op gelijke afstand plaatsen Selecteren van een object m.b.v. de keuzelijst Object Opmaak van een besturingselement Lettertype en uitlijning Voorgrondkleur, achtergrondkleur en randkleur Randtype Gebruik van de werkset Eigenschappen Het venster Eigenschappen De eigenschappen van een sectie Eigenschappen van het formulier Eigenschappen bij een meervoudige selectie Het formulier gebruiken Volgorde van de besturingselementen wijzigen Het formulier een naam geven Een formulier afdrukken Het formulier frmproduct Verwijderen formulier Aanmaken formulier Aanpassen ontwerp formulier frmproduct Bijschrift van het formulier aanpassen Een berekend veld Een tekstvak toevoegen Een berekend veld Rechts uitlijnen Notatie wijzigen Een speciaal effect Access /3

9 5.15 Een selectievakje toevoegen Globale opmaak van een formulier wijzigen Onafhankelijk formulier Keuzerondjes Oefeningen EENVOUDIGE RAPPORTEN Inleiding De rapportwizards Afdrukvoorbeeld Rapportontwerp Het ontwerpvenster Rapport Secties Afdrukvoorbeeld versus rapportvoorbeeld Eigenschappen Ontwerp wijzigen Sorteervolgorde Datum Paginanummering Bewaren van de rapportopmaak Een rapport afdrukken Een figuur in ons rapport Adreslabels Ontwerpweergave labels Ontwerpweergave bekijken Ontwerp aanpassen Oefeningen RELATIES TUSSEN TABELLEN Inleiding Het voorbeeld De verschillende tabellen Importeren van de tabellen Relaties tussen tabellen Relaties Referentiële integriteit afdwingen Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen Jointype De relatie tussen tblklanten en tblorders De relatie tussen tblproducten en tblorderlijnen De relatie tussen tblproductcategorieën en tblproducten Verlaten van het dialoogvenster Relaties Fouten? Subgegevensbladen Uittesten relaties en referentiële integriteit Toevoegen order voor een onbestaande klant Verwijderen van een order Bewerkingen met relaties Een relatie bijwerken Relaties tonen of verbergen in het dialoogvenster Relaties Een relatie verwijderen Relaties afdrukken Oefeningen MEER OVER QUERY S Inleiding Een equi join (inner join) Inhoudsopgave - 7

10 8.2.1 Het begrip Selecties Een outer join Een left outer join Een right outer join De query uitbreiden Tabellen toevoegen Totalen berekenen met een query Totaal voor de ganse tabel Groeperen Het ontwerp van de query opnieuw bekijken Algemene werkwijze Nog een voorbeeld Oefeningen HOOFD- EN SUBFORMULIEREN Inleiding Query aanmaken De wizard voor een hoofd- en subformulier Het formulier bewerken Koppelen hoofd- en subformulier De koppeling is door Access aangebracht Zelf een subformulier toevoegen Aanpassen subformulier Uittesten Uittesten De klantgegevens kunnen aangepast worden Welk is de normale verkoopprijs? De gebeurtenis Na bijwerken De eigenschap Bijschrift van het formulier Het totaal van een order op het formulier plaatsen Berekening in het subformulier Resultaat in het formulier Een opdrachtknop toevoegen Oefeningen RAPPORTEN MET GROEPSONDERBREKING Inleiding Een rapport aanmaken in ontwerpweergave Groeperen Ontwerpen rapport Tekstvak met meerdere lijnen Samenvoegen van velden De velden in de detaillijn toevoegen Een sectie op een andere bladzijde starten Totalen maken Query aanpassen Het ordertotaal Sorteren en groeperen m.b.v. de wizard Ontwerpweergave Ontwerpweergave Sorteren en groeperen Titel aanpassen Eerste letter in detailsectie Oefeningen TREFWOORDENREGISTER Access /3