Outlook Roger Frans. met cd-rom. campinia media cvba-vso

Transcriptie

1 Outlook 2010 Roger Frans met cd-rom campinia media cvba-vso

2 Frans, Roger Outlook 2010 / Roger Frans; Geel: Campinia Media CVBA-VSO, 2011; 240 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: ; NUGI 854; UDC Wettelijk depot België: D/2011/3941/04 Campinia Media CVBA-VSO Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/ Fax: (+32) 014/ <info@campiniamedia.be> URL: < Copyright 2011: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Inleiding De cursus Outlook 2010 leert je werken met Microsoft Outlook 2010, een pakket uit de bundel Microsoft Office 2010 waarin o.a. ook Word 2010 en Excel 2010 zijn opgenomen. Je kan Outlook gebruiken om berichten te versturen via het internet of het bedrijfsnetwerk. Deze functie van Outlook wordt wellicht het meest gebruikt. Outlook biedt echter meer. Outlook bevat een elektronische agenda, een hulpmiddel om gegevens m.b.t. je contactpersonen bij te houden, het helpt je bij het organiseren van je taken, enz. Outlook helpt je bij je dagelijkse bezigheden en kan je helpen om je tijd efficiënter te benutten. De cursus geeft je een ruime inleiding tot Outlook Hij wil je leren werken met Outlook Het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit en dat je de voorbeelden en opdrachten stap voor stap uitvoert. In de verschillende hoofdstukken wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere concrete voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden worden de mogelijkheden van Outlook uitgelegd. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat je deze oefeningen maakt. Je oefent de technieken die je aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere mogelijkheden aan bod die nauw verband houden met de inhoud van het hoofdstuk. Om Outlook echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er je tijd voor. Over het omgaan met je tijd, het verwerken van , het afwerken van taken, enz. bestaan tal van methodes. Wij verwijzen in deze cursus soms naar de methode Getting things done van David Allen (Allen, 2010). De methode wint aan populariteit. Je moet deze methode echter niet toepassen of gebruiken om deze cursus te kunnen volgen. We gebruiken soms ook benamingen van Taco Oosterkamp, een bezieler van Getting things done in Nederland (Oosterkamp, 2011). Op de cd-rom vind je ook een document met de naam Lees mij.doc. Dit bestand bevat last minute informatie m.b.t. de cursus. Je kan het document lezen door er op te dubbelklikken. Tenslotte wil ik een woord van dank uitspreken aan de mensen die hebben bijgedragen tot het tot stand komen van deze cursus. Ik hoop dat deze cursus je vertrouwd mag maken met het programma Outlook Opmerkingen die volgende uitgave kunnen verbeteren, zijn steeds welkom. Roger Frans april 2011

4 Afspraken We gaan van start... In de volgende paragrafen en hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Outlook gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Klik op het tabje Bestand en kies Opties. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van menukeuzen, knoppen, e.d. worden schuin afgedrukt. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ou2010_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. We spreken van de voorbeeldenmap. Je kopieert de map best naar je harde schijf. Je maakt ook een map Ou2010_Oef aan waarin je de voorbeelden en oefeningen plaatst die je in deze cursus uitwerkt. We spreken van de oefeningenmap. We verwijzen in de cursus af en toe naar een bestand Appendix op cdrom.pdf. Dit bestand bevat bijkomende informatie. Indien Outlook nog niet geconfigureerd is op je computer kan je in dit document lezen hoe je dit moet doen. Anderzijds bevat dit document ook enkele gevorderde technieken, richtlijnen om op te stellen, enz. Indien je niet graag typt, kan je de tekstjes van de berichten, taken, enz. die we in de tekst als voorbeeld geven, kopiëren uit het Word-document Teksten.docx dat je in de voorbeeldenmap vindt.

5 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE BASISPRINCIPES VAN Inleiding Wat is Outlook? Het voorbeeld Outlook starten Windows starten De Windows-omgeving Outlook starten Het venster van Microsoft Outlook Titelbalk Het lint Navigatievenster Het leesvenster De takenbalk Werkbalk Snelle Toegang Statusbalk In- en uitzoomen Een bericht aanmaken en verzenden Een bericht aanmaken Een verzenden Postvak UIT Alle mappen verzenden/ontvangen Verzonden items Ontvangen en lezen van Ontvangen van Indeling van het venster Lezen van een Bijlagen Een bericht naar meerdere personen sturen Eén of meerdere bijlagen toevoegen Een bijlage van een lezen Een bijlage bekijken in het leesvenster Bijlagen opslaan Bijlagen verwijderen uit een Grote foto s klein maken bij het versturen van Een Outlook-item als bijlage invoegen Beantwoorden van een Doorsturen van een Verwijderen van berichten Verwijderen van een bericht Terughalen van een verwijderd bericht Afdrukken van een bericht Opties Het venster Opties voor Outlook Standaard indeling Uitzetten waarschuwing De helpfunctie Afsluiten Outlook... 41

6 4 Outlook Oefeningen CONTACTPERSONEN Inleiding Contactpersonen toevoegen De gegevens ingeven Een nieuw contact maken door een te slepen naar Contactpersonen Een nieuw contact maken vanuit een bericht Contactpersonen importeren vanuit Access Voorgestelde contactpersonen Bewerken van gegevens Bewerken van gegevens Afbeelding toevoegen Notities Het formulier Details Het formulier Alle activiteiten Het formulier Alle velden Een nieuwe kolom Bewerken of niet? Ordenen en weergave van contactpersonen Tab met letters Zoeken van een contactpersoon Het vak Contactpersoon zoeken Weergave Sorteren Velden verplaatsen Kolombreedten aanpassen Veld verwijderen Veld toevoegen Weergaven beheren Indelen in categorieën Persoonlijk versturen vanuit de gegevens van contactpersonen Een versturen naar een bepaalde contactpersoon Contactpersonen oproepen Groep contactpersonen Groep met contactpersonen aanmaken Een versturen naar een groep Het Deelvenster Personen Afdrukken gegevens contactpersonen Opties - Integratie met MSN of Live Messenger Oefeningen DE AGENDA Inleiding Het venster bij Agenda Een afspraak toevoegen Een afspraak toevoegen Het venster Afspraak Van een een afspraak maken Navigeren tussen datums en weergaven Navigeren naar de vorige of volgende dag Weergave per dag, week, maand Ga naar Sneltoetsen... 87

7 Inhoudsopgave Een afspraak verplaatsen Selecteren Slepen naar de datumnavigator Slepen naar een andere dag Een afspraak wijzigen Een afspraak verwijderen Documenten koppelen aan een afspraak Dubbele afspraken Terugkerende afspraken Een nieuwe terugkerende afspraak Een terugkerende afspraak wijzigen Een terugkerende afspraak verwijderen Gebeurtenissen Een gebeurtenis plannen Een terugkerend gebeurtenis Verjaardagen Feestdagen Afdrukken Oefeningen TAKEN Inleiding Het venster bij Taken Een nieuwe taak maken De opdracht Nieuwe taak Een bericht met een opvolgingsmarkering is ook een taak Een taak maken vanuit een bericht Een bericht naar Taken verplaatsen Een taak maken vanuit een afspraak Een taak maken vanuit een contactpersoon Verschillende weergaven Wisselen tussen weergaven Kleurcategorieën instellen Weergave met categorieën Verwijderen van een kolom in de weergave Toevoegen van een kolom in de weergave Een taak bewerken Een taak voltooien Markeren als voltooid De weergave aanpassen zodat voltooide taken niet zichtbaar zijn Een taak verwijderen Een terugkerende taak Een terugkerende taak maken Een terugkerende taak uitvoeren Een enkele taak uit een terugkerende taak overslaan Takenbalk Takenlijst Vandaag Oefeningen NOTITIES Inleiding Outlook Vandaag Een nieuwe notitie maken Een notitie bewerken Opties Toekennen van een categorie

8 6 Outlook Andere weergaven Importeren van enkele notities Andere weergaven Leesvenster Grootte pictogrammen Oefeningen OUTLOOK EN EXCHANGE Inleiding Adresboek in Exchange Agenda delen Enkele items ingeven Beschikbaarheidsinformatie ter beschikking stellen Mijn agenda delen Machtigingen instellen Een gedeelde agenda openen Meerdere agenda s beheren Een gedeelde agenda openen zonder uitnodiging Een agenda niet langer meer delen Vergaderingen plannen Vergadering plannen Een vergaderverzoek formuleren Een vergaderverzoek accepteren Wie heeft geaccepteerd, wie niet? Automatische antwoorden De afwezigheidsassistent instellen Het resultaat uittesten Zichtbaar bij je eigen account Geavanceerde instellingen Bericht intrekken Stemknoppen met stemknoppen maken Antwoorden van een met stemknoppen Resultaten bekijken Een taak aan een collega toewijzen Oefeningen MEER OVER Inleiding Aanmaken van mappen Aanmaken van mappen Verwerken van Snelle stappen Concepten Handtekening Handtekening maken Handtekening wordt automatisch toegevoegd Een vcard Wat is een vcard? Een vcard als handtekening invoegen Spelling controleren Automatische spellingcontrole Woord toevoegen in de woordenlijst Fout verbeteren Spelling controleren Instellen van verzendopties Instellen verzendopties Ontvangen van het bericht

9 Inhoudsopgave Geen Onderwerp ingegeven? Sorteren van berichten Kolomkoppen Kolomkoppen indien het leesvenster gesloten is Weergeven als discussies Weergeven als discussies instellen Opschonen Discussie negeren Instellingen Zoeken naar een Het zoekvak Het tabblad Zoeken Zoekcriteria Zoekopties Zoekmappen Verwante items zoeken Hyperlinks in een bericht Hyperlinks Hyperlink invoegen Voorwaardelijke opmaak Alleen in CC Voorwaardelijke opmaak Regels en waarschuwingen Een -sjabloon Aanmaken van een sjabloon Gebruiken van een sjabloon Snelonderdelen Een snelonderdeel maken Een snelonderdeel invoegen via het lint De functietoets F Niet bezorgd Een niet gekende gebruiker Niet echt een probleem Oefeningen MEER OVER DE AGENDA Inleiding Agenda publiceren op Microsoft Office Online Een agenda publiceren Een gepubliceerde agenda openen Instellingen van een gepubliceerde agenda wijzigen Gepubliceerde agenda verwijderen Agenda verzenden via Opties Eerste week van het jaar Weeknummers Weergaven in het tabblad Beeld Als een lijst Weergave-instellingen Oefeningen BEHEREN Inleiding Beveiliging in Outlook Virussen Microsoft en de strijd tegen Versturen van een Access-bestand Het bestand in een gecomprimeerd bestand opnemen

10 8 Outlook Toch openen? Downloaden van externe webinhoud Ongewenste Opties voor ongewenste Andere mogelijkheden in keuzelijst Ongewenste Back-up Inleiding Back-up van het pst-bestand Exporteren van de gegevens Outlook-gegevensbestanden herstellen Archiveren Automatisch archiveren Instellingen per map Bericht Manueel archiveren Archiefbestand sluiten en openen Postvak opruimen Een gegevensbestand creëren Wachtwoord instellen Oefeningen NOG EEN EXTRAATJE Inleiding Meerdere accounts instellen Een tweede account instellen Bekijken instellingen accounts Kiezen met welke account je een bericht verstuurt Een Hotmail- of Windows Live Mail-account instellen? Een account verwijderen Bijkomende opties instellingen voor Verzenden/ontvangen indeling Briefpapier en lettertypen En is het dat? Oefeningen LITERATUURLIJST TREFWOORDENREGISTER