EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 5

Transcriptie

1 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN 5 1 Inleiding Efficiënter werken met Excel Overschakelen van Excel 2003 naar een hogere versie Het scherm van Microsoft Excel Het lintgebied Het lintgebied zelf aanpassen Het lint minimaliseren Het lint zelf aanpassen Het tabblad Bestand Variabele tabbladen Hulpmiddelen voor De optie Pagina-indeling Vanaf Excel 2007/2010: Nieuwe bestandsindeling Welke indeling? Waarom deze indeling? Opslaan onder een andere bestandsextensie Compatibiliteitsmodus Werkbalk snelle toegang Standaardknoppen toevoegen Extra knoppen toevoegen Plaats van de weergave Werken met namen (voor cellen en bereiken) Voorbeeld met namen voor cellen Voorbeeld met namen voor bereiken Namen bepalen Beheren van gebied- of celnamen Snelle toetsenbord- en muiscombinaties Beknopt overzicht van de meest voorkomende en praktische snelle toetsenbord- en muiscombinaties Overzicht sneltoetsen met de ALT-toets Overzicht sneltoetsen met de CTRL-toets Sneltoetsen met de Functietoetsen Lay-out opmaak Cellen Standaard opmaak Verdere opmaak Celstijlen Getalnotaties Enkele interessante getalnotaties Meerdere lijnen tekst in één cel: Tekstterugloop Meerdere lijnen tekst in één cel: ALT + Enter Kolommen en rijen Aanpassen van de kolombreedte Aanpassen van de rijhoogte Automatisch aanpassen van de kolombreedte/rijhoogte... 43

2 6 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN Invoegen illustraties (Afbeeldingen Illustraties Vormen SmartArt) Invoegen van een afbeelding (bv. logo) Invoegen van een tekstvak Invoegen van een vorm Opmerkingen gebruiken Een opmerking toevoegen: Een opmerking bewerken/verwijderen: Opmerkingen weergeven/verbergen: Vennootschapsstructuur, organigram, proces uittekenen met SmartArt SmartArt invoegen Teksten en vormen toevoegen/verwijderen aan SmartArt SmartArt lay-out indeling wijzigen of verwijderen Speciaal plakken -menu Algemene werkwijze Algemeen Positieve getallen omzetten naar negatieve (en omgekeerd) Transponeren Snel rekenen via de statusbalk Gegevens manipulatie Externe gegevens importeren Externe gegevens ophalen Van Access Externe gegevens ophalen Van tekst Tekst naar kolommen converteren Getal opgeslagen als tekst Zoeken, vervangen Zoekopties Interessante formules & functies Absolute of relatieve celverwijzingen in formule Relatieve celverwijzingen Absolute celverwijzingen Gemengde celverwijzingen Voorbeeld betreffende omrekening naar andere valuta Functies en Formules Basis begrippen Hoe een functie invoegen? Functie invoegen via de wizard Functie invoegen via manueel intypen Veel voorkomende formules & functies Wiskundige en statistische functies Datumfuncties Logische functies Tekstfuncties Zoekfuncties Financiële functies... 81

3 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN Detailoverzicht: Formules & functies Als, En, Of Als-Functie En-Functie Of-Functie Resultaat van een berekening combineren met tekst Links, Rechts, Deel, Tekst.Samenvoegen Links-Functie Deel-Functie of Midden-Functie Rechts-Functie Tekst.samenvoegen-Functie Beginletters, kleine.letters, hoofdletters Beginletters Kleine.letters Hoofdletters Zinsconstructie Verwijzingen: functie VERT.ZOEKEN() Verwijzingen: functie INDEX() Praktische toepassing Informatieve functies Som.Als() Afronden Afronden op een aantal decimalen Afronden op een bepaalde significatie (veelvoud) Leeftijd (ouderdom) berekenen met de functie Datumverschil() Formules controleren, evalueren en weergeven Broncellen / doelcellen aanwijzen Formules weergeven Formules evalueren Werken met tabellen Werken met gewone tabellen Een gewone tabel aanmaken Een gewone tabel een naam geven Een gewone tabel sorteren Een gewone tabel filteren Werken met interactieve tabellen Voordelen van een interactieve tabel Een gewone tabel omvormen naar een interactieve tabel Interactieve tabel invoegen Een interactieve tabel een naam geven De tabelstijl aanpassen Tabelstijl opties Veldnamenrij Totaalrij Gestreepte rijen Eerste kolom

4 8 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN Laatste kolom Gestreepte kolommen Gebruik van de sorteerfunctie Gebruik van de filterfunctie Selecties aan-/afvinken Specifieke filtermogelijkheden Filters wissen Gemakkelijker werken met Formules Bij scrollen blijven kolomtitels automatisch zichtbaar De interactieve tabel vergroten Rijen en kolommen toevoegen Het tabel gebied manueel vergroten Draaitabellen in een hand-om draai Werken met draaitabellen Wat hebben we nodig? Een draaitabel maken Draaitabel ontwerpen Subtotalen en Eindtotalen Rapportindeling: Weergave Draaitabelstijlen Draaitabel opties Berekening van een waardeveld aanpassen (Som, Aantal, Gemiddelde ) Weergave van een waardeveld aanpassen (procentueel versus absoluut) Filteren en sorteren Wat als de brongegevens wijzigen Vernieuwen Berekende velden / items Groeperen Werken met draaigrafieken Wat hebben we nodig? Een draaigrafiek maken Een draaigrafiek ontwerpen Grafiektype aanpassen Rijen/kolommen omdraaien Grafiekstijlen Een draaigrafiek indelen Grafiektitel Astitels Legenda Gegevenslabels Gegevenstabel Een draaigrafiek analyseren Lijst met draaitabelvelden Tips voor (draai)grafieken Een tweede as in een grafiek gebruiken Verschillende grafiektypes gebruiken in dezelfde grafiek Grafieken variabel maken (door grafiekelementen te koppelen aan de inhoud van een cel)

5 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN Een andere kleur toepassen in de grafiek bij negatieve getallen Hoe onbruikbare gegevens bruikbaar maken? Voorbeeld van onbruikbare gegevens Voorbeeld van bruikbare gegevens Werkwijze Voorwaardelijke opmaak Wat is het Voordelen Praktische toepassing Een voorwaardelijke regel maken Algemene methodiek Voorbeeld Opvolging van taken en dossiers Voorbeeld Tijdsregistratie Voorbeeld betreffende visueel inzicht in gegevensreeksen Regels beheren (toevoegen, aanpassen, verwijderen) Een nieuwe regel maken (manueel) Regels aanpassen en wissen Regels aanpassen Regels wissen Optimaal afdrukken Hoe de print lay-out optimaliseren Afdrukvoorbeeld Instellingen afdrukvoorbeeld Actieve bladen, werkmap of selectie afdrukken Welke pagina s afdrukken Marges Centreren op de pagina Schaal aanpassen Wat afprinten Kop- en voettekst Via de pagina-indeling weergave Via de pagina instellingen Herhalende kolom- of rijtitels Opmerkingen afdrukken Afdrukbereik aanpassen Pagina-einden Pagina-eindevoorbeeld weergave Pagina-einde handmatig invoegen en verwijderen Doelzoeken Wat is het Praktische toepassingen Opzetten Excel rapporteringen Navigatie via Hyperlinks

6 10 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN Vaste hyperlinks Variabele hyperlinks Gebruikersinterface instellingen Werkwijze Gegevens invoer en overzicht Gegevensvalidatie Gegevensvalidatie Toevoegen Voorbeeld van validatie op een datum Voorbeeld van validatie via een lijst Voorbeeld van validatie via een formule (Aangepast) Gegevensvalidatie verwijderen Formulier besturingselementen Tabblad Ontwikkelaars Type van besturingselementen Werkwijze Voorbeeld betreffende selectievakje Voorbeeld betreffende keuzerondje Rijen en kolommen verbergen/weergeven Werkwijze Hiërarchie bekomen door verdere groeperingen Vertalingen Wat hebben we er voor nodig Camera Wat is het Werkwijze Illustraties Beveiligen Cellen beveiligen Werkblad beveiligen Werkblad beveiliging opheffen Diverse tips & tricks Vensters Nieuw venster van hetzelfde bestand Het beeld splitsen Titels blokkeren Twee Excel bestanden naast elkaar vergelijken en synchroon schuiven (scrollen) Spellingcontrole in Excel Excel gegevens koppelen met Microsoft Word documenten of Microsoft PowerPoint Slides Koppeling bijwerken Opslaan als pdf Een bestand in Excel insluiten Werkwijze Formules en opmaak kunnen niet gekopieerd worden tussen twee Excel bestanden Lijst met Excel functies: Nederlandse benamingen versus Engelstalige

7 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN Praktijkgerichte Excel toepassingen Specifieke controleberekeningen via Excel functies Controle ondernemingsnummer Wat is het doel Wat hebben we ervoor nodig Voorbeeld Ondernemingsnummer omzetten naar OGM nummer (=gestructureerde mededeling m.b.t. betalingen aan de overheid) Wat is het doel Wat hebben we ervoor nodig Voorbeeld Controle Belgisch rekeningnummer Wat is het doel Wat hebben we ervoor nodig Voorbeeld: Onderlinge facturaties nakijken Wat is het doel Wat hebben we er voor nodig Voorbeeld Controleren verschillende versies van Proef- en saldilijsten Wat is het doel Wat hebben we er voor nodig Voorbeeld Dubbele aankoopfacturen opsporen Wat is het doel Wat hebben we ervoor nodig Voorbeeld Doelzoeken in de belastingberekening Wat is het doel Wat hebben we er voor nodig Voorbeeld van een belastingberekening vóór het uitvoeren van doelzoeken Voorbeeld van een belastingberekening na doelzoeken op totaal te betalen belasting Voorbeeld van een belastingberekening na doelzoeken op belastingvermeerdering Leningstabel Wat is het doel Wat hebben we er voor nodig Voorbeeld van een leningstabel Kwaliteitstoetsing / Kantoorwerking Elektronisch Permanent dossier Wat is het doel Antiwitwas formulieren Een nieuw permanent dossier aanmaken Wat zijn de inhoudelijke functionaliteiten Bliksemsnel een organigram uittekenen met SmartArt Opvolging status van taken en/of dossiers

8 12 EXCEL VOOR ECONOMISCHE BEROEPEN Wat is het doel Wat hebben we ervoor nodig Voorbeeld Tijdsregistratie en analyse hieromtrent Wat is het doel Wat hebben we er voor nodig Voorbeeld Factureren met Excel Werkwijze Wat hebben we er voor nodig Voorbeeld Tot slot Over de auteur