UltiPoint Enterprise Collaboration Title Subtitle Title Subtitle p 1/10
Inhoudstabel 1. Collaboration... 3 1.1. Context Efficiënter samenwerken en digital transformation... 3 2. UltiPoint Enterprise Collaboration SharePoint maar dan eindelijk anders... 5 3. De pijlers van de oplossing... 6 3.1. Metadata... 6 3.2. Levenscyclus... 6 3.3. Aangename interface... 6 3.4. Beheer... 7 3.5. Security... 7 3.6. Proces ondersteunend... 8 3.7. ERP & CRM Integraties... 8 3.8. Ex Arte Integratie... 8 4. Implementatie start met workshop en opleiding... 8 5. UltiPoint Platform... 9 6. Verdere ondersteuning... 9 7. Daarom kozen anderen voor u voor Ad Ultima Group... 10 p 2/10
1. Collaboration 1.1. Context Efficiënter samenwerken en digital transformation Vaak wordt digitaal binnen de bedrijfswereld nog gezien als een activiteit in de zijlijn, zoals het ontwikkelen van een e- commerce activiteit, het vernieuwen van de website of veranderingen in het marketingproces. Echter, digitale transformatie zorgt ervoor dat digitaal deel gaat uitmaken van de kern van uw bedrijf en een plaats verovert in de bedrijfsstrategie. Het doel moet zijn om uw bedrijf concurrentieel sterker te maken, of anders gesteld: het niet doen zou wel eens tot een concurrentieel nadeel kunnen leiden en sneller dan verwacht gezien de huidige snelheid van verandering. Digital Transformation Modeling Jo Caudron & Dado Van Peteghem - 2014 Dit realiseren binnen uw bedrijf is geen eenvoudige opgave. U draagt meestal een niet-digitale historiek mee en het vraagt behoorlijk wat change management om alles en iedereen in goede banen te leiden. De mate waarin alle afdelingen van uw bedrijf betrokken zijn, is een maatstaf voor het succes van uw digitalisatieproces. Digitaal samenwerken en daarbij de efficiëntie verhogen, kan dan ook een zeer doeltreffende manier zijn om deze verandering te verankeren binnen de onderneming. Dit kan dan meteen ook een eenvoudige definitie zijn van Collaboration. Als we dan even bekijken waarom we op een andere manier zouden samenwerken dan springen er volgens ons toch volgende redenen uit: p 3/10
Informatie: o De hoeveelheid informatie, waarmee we te maken krijgen, groeit exponentieel. Het wordt dan ook op relatief korte termijn een uitdaging voor elk bedrijf om manieren te vinden om daarmee om te gaan. o Context geven aan informatie is daarbij een belangrijk aspect; o Alsook de levenscyclus van informatie gaan beheren; o En de toegang tot informatie regelen. Operationele structuur: o Bedrijven werken steeds vaker met een matrix structuur. U neemt als werknemer verschillende rollen op binnen een bedrijf. De traditionele hiërarchische structuur vervaagt. Vanuit die verschillende rollen werkt u samen binnen verschillende teams, met verschillende informatiebehoeften en kanalen, op verschillende momenten. o Teams zijn variabel in tijd en in samenstelling; o Zitten vaak op geografisch verspreide locaties; o En bestaan uit interne en externe partijen De juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats bij de juiste persoon brengen, wordt cruciaal binnen de context van efficiënt samenwerken. De gebruiker staat centraal: o We zijn in het dagelijks leven gewoon geworden aan gebruiksvriendelijke applicaties, aan de alomtegenwoordigheid van WiFi, internet, smartphones etc. En we verwachten eigenlijk eenzelfde eenvoudige en intuïtieve wereld binnen de bedrijfsapplicaties; o De gebruiker wil onafhankelijk van het type device kunnen werken; o Het mee zijn van het bedrijf met digitalisering heeft een invloed op de aantrekkingskracht van het bedrijf bij sollicitanten, zeker de jongere generaties. Maar vaak ook op de motivatie van bestaande medewerkers en het positieve effect van het gevoel dat de bedrijfsleiding effectief initiatieven neemt die toelaten om op een efficiëntere manier (samen) te werken; o Zo zal ook het social aspect vroeg of laat zijn weg vinden naar uw onderneming. Deze context is in vele bedrijven zeer herkenbaar en de behoefte is dus duidelijk aanwezig. De vraag is niet of maar veeleer hoe het moet aangepakt worden. Hierop proberen we in deze offerte een inzichtelijk antwoord te formuleren. p 4/10
2. UltiPoint Enterprise Collaboration SharePoint maar dan eindelijk anders Collaboration binnen de Microsoft stack betekent natuurlijk SharePoint. Wie al een eerste ervaring met Microsoft SharePoint achter de rug heeft, zal het met ons eens zijn dat SharePoint een zeer krachtig platform is maar dat het geen evident traject is om snel tot een succesvolle implementatie te komen. Traditionele SharePoint projecten zijn overwegend maatwerk waardoor het een lang en duur project wordt. Denk alleen al maar aan de vele interne meetings die nodig zijn om verschillende departementen tot een consensus te laten komen over hoe een collaboration platform er moet uitzien, welke context relevant is voor bepaalde informatie, wat de beste achterliggende structuur kan zijn etc. We zouden kunnen stellen dat SharePoint komt als een doos bouwblokken waarmee er een prachtige wolkenkrabber kan gebouwd worden maar waarvoor de funderingen, de architect met zijn plannen en de bouwheer ontbreken We hebben bij Ad Ultima Group onze ervaringen op verschillende projecten geanalyseerd en gebundeld met het oog op het aanbieden van een sleutel-op-de-deur wolkenkrabber waar enkel de afwerking nog door u hoeft beslist te worden, om binnen eenzelfde beeldspraak te blijven. Dit heeft geleid tot onze UltiPoint oplossing of zoals u wenst: SharePoint ready-to-use. UltiPoint beantwoordt aan volgende kritische parameters: Beheersbaar: We houden SharePoint overzichtelijk en beheersbaar zowel qua product, mogelijkheden, do s en don ts, doorlooptijd en budget. Evolutief: UltiPoint laat toe om klein te beginnen, zo snel mogelijk een aantal Quick-Wins te verwezenlijken en door te groeien op een gecontroleerde manier. Écht gebruiksvriendelijk: Zo intuïtief dat een minimum aan opleiding volstaat en dat een correct gebruik vanzelfsprekend wordt. Best Practice: We bundelen constant onze ervaringen waardoor u veel minder leergeld betaalt. Ready to use: We brengen de opstarttijd terug tot een minimum. We verlagen de drempel voor de gebruiker, alsook het risico van de investering. Migratievriendelijk: In deze tijden van snelle technologische verandering en een steeds kortere product life cycle is het belangrijk om vanaf de start migraties van de applicatie indachtig te zijn. Hogere kwaliteit van informatie: We zorgen ervoor dat de structuur en de ingebouwde automatismen constant de kwaliteit van de informatie bewaken. Lagere TCO: Dankzij ons ready-to-use concept houdt u de touwtjes stevig in handen van een dergelijk project, zowel wat uw interne als externe kost betreft. Samen met het feit dat u zo weinig mogelijk maatwerk laat schrijven en dus ook de toekomstige migraties betaalbaar houdt, verlaagt u dus de Total Cost of Ownership (TCO) t.o.v. een standaard implementatie. Duurzaam: We bieden u alle mogelijkheden om het project te laten slagen doorheen de tijd door o.a. het risico te beperken dat gebruikers na een tijdje vervallen in oude gewoontes en de applicatie niet meer (volledig) gebruiken met een verlies aan kwaliteit tot gevolg. Bovendien biedt UltiPoint u een excellente springplank naar de (meer) digitale organisatie. p 5/10
3. De pijlers van de oplossing We geven u hierbij graag de verschillende pijlers mee van onze oplossing: 3.1. Metadata Het toekennen van metadata is voor veel users een rem op het werken met SharePoint. Al te vaak is de metadata niet eenduidig gedefinieerd, twijfelt de gebruiker bij de keuze van metadata of is er te veel metadata in te vullen. Dit maakt dat de kwaliteit van de informatie daalt en dus de oplossing zijn doel voor een deel dreigt te missen. Wij zorgen ervoor dat de business context automatisch de juiste metadata meegeeft. Snel én accuraat dus. De figuur hiernaast laat zien welke domeinen er voorgedefinieerd in de oplossing zitten en dus ook toelaten om bij de start van het project onmiddellijk over duidelijke concrete zaken te kunnen praten zonder urenlang vergaderen. 3.2. Levenscyclus Wanneer we het hebben over digitaliseren, zouden we het ook meteen moeten hebben over de hoeveelheden data die we doorheen de jaren zullen verzamelen. Dit aspect wordt bij de start van een project vaak ten onrechte vergeten of als minder belangrijk beschouwd. Het beheer van data doorheen de tijd is wel degelijk een essentieel onderdeel van dit project. We willen op een zeer eenvoudige manier vastleggen van bij de start wie er wanneer beslist wat er met informatie moet gebeuren na een zekere tijdsperiode. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat u na verloop van enige tijd bepaalde informatie gaat archiveren, m.a.w. op goedkopere dragers opslaan zodat uw actieve, relevante informatie over de nodige performantie kan beschikken en het geheel betaalbaar blijft. Denk echter ook maar aan de rollen die wijzigen na verloop van tijd, personeel dat de onderneming verlaat of nieuw begint en dan een hele historiek te verwerken krijgt. In de praktijk komt het er geregeld op neer dat er niemand nog kijkt naar het verleden en dat er niemand nog bestanden durft wissen. 3.3. Aangename interface We bieden u vanaf dag 1 een aangename intuïtieve gebruikersinterface. Deze kan nog verder gepersonaliseerd of gestileerd worden indien gewenst. p 6/10
De applicatie is meertalig, biedt uitgebreide filtermogelijkheden om snel opzoeken toe te laten en biedt de mogelijkheid om meteen van bij de start documenten te creëren, taken te beheren, meeting rapporten te creëren en te beheren. 3.4. Beheer Het beheer van een collaboration omgeving wordt traditioneel gedaan door de IT afdeling. Doordat nu de gemachtigde gebruikers (rolgebaseerd) zelf op een gecontroleerde manier workspaces kunnen gaan creëren en beheren, is het feit dat er langs het IT departement moet gegaan worden geen bottleneck meer en opnieuw een aspect van efficiënter samenwerken en verhoogde user-adoption. Bij het aanmaken van een nieuwe workspace volgt UltiPoint de opgezette beheersregels. Zo kan bij creatie al verplicht worden de vereiste context mee te geven in functie van het type workspace men aanmaakt of een goedkeuringsstap ingebouwd worden. UltiPoint wordt met een aantal standaard workspace templates geleverd, waarmee u reeds kan samenwerken rond projecten, teams of waarmee u communities kan ondersteunen. 3.5. Security In UltiPoint worden rechten gekoppeld aan rollen in plaats van gebruikers of groepen van gebruikers. De eigenaar van een workspace beheert zelf wie welke rol toebedeeld krijgt. Dit, en het feit dat alle gebruikers voorgesteld worden met foto, verkleint aanzienlijk het risico dat verkeerde toegangen gegeven worden. Iedereen met toegang tot de workspace kan bovendien in een oogopslag zien wie welke rol vervult. p 7/10
3.6. Proces ondersteunend Omdat we bij Ad Ultima Group steeds verder kijken dan de tool op zich, zoeken we samen met u waar we uw processen echt kunnen optimaliseren. Uiteraard leeft uw UltiPoint niet op een geïsoleerd eiland en zijn integraties met andere applicaties mogelijk. Zo bieden wij uiteraard onze know-how aan m.b.t. geïntegreerde oplossingen met Microsoft Dynamics. We brengen dus geen tool om de tool maar wensen uw trusted advisor te zijn en streven we naar gezamenlijk succes. Indien gewenst kunnen bepaalde processtappen ook met workflows ondersteund worden en dashboards zijn ook in een handomdraai op te zetten en geven doeltreffend inzicht aan het management. 3.7. ERP & CRM Integraties Vele dimensies van de business context die UltiPoint gebruikt, worden in het ERP en/of CRM systeem beheerd. Denk maar aan Klanten, Leveranciers, Producten, Projecten, enz Om dubbel beheer te vermijden, zullen deze dimensies vanuit het ERP of CRM systeem geïmporteerd en gesynchroniseerd worden. Hierdoor is de context die je aan de inhoud gegeven hebt, steeds up to date. Een gebruiker die in zijn ERP of CRM systeem aan de slag is, kan vanuit de hoofdschermen gebruik maken van onze integratie om een workspace aan te maken in UltiPoint. We zorgen er voor dat de business context van dat scherm doorgegeven wordt aan de nieuwe workspace, waardoor de opzet hiervan nog vereenvoudigd wordt. 3.8. Ex Arte Integratie Indien u kiest/gekozen heeft voor het Ex Arte Document Management, kan u ervoor kiezen bepaalde document types in UltiPoint onder te brengen. Hierdoor wordt het niet enkel mogelijk om documenten te koppelen aan ERP of CRM transacties, en deze in UltiPoint beschikbaar te maken voor een breder publiek, maar ook om door deze systemen gegenereerde documenten in UltiPoint onder te brengen. 4. Implementatie start met workshop en opleiding Om de impact op de organisatie zo klein mogelijk te houden en de adoptie van de nieuwe manier van werken zo groot mogelijk, starten wij het project met een workshop en een stukje opleiding. Dit laat toe om met de key-gebruikers meteen in de oplossing te duiken en een realistisch beeld te tonen van hoe de omgeving er zal uitzien. Dit motiveert, creëert een draagvlak bij de gebruikers, vermijdt maatwerk en leidt naar Quick Wins. p 8/10
5. UltiPoint Platform Vandaag kiezen voor UltiPoint Enterprise Collaboration is zonder twijfel de meest toekomstgerichte keuze en een grote stap voorwaarts binnen het traject van Digital Transformation; je legt de nadruk op collaboration, op social als de nieuwe vorm van communiceren en op gebruiksvriendelijkheid. Hebt u echter geen nood aan de vereenvoudigde interface, sociale features en tal van voor-gedefinieerde functionaliteiten, dan kan u ook kiezen voor een klassiek implementatietraject op basis van UltiPoint Platform. Deze versie bevat enkel het technische platform met componenten die de implementatie van een SharePoint gebaseerde oplossing versnellen. Echter, het dient wel opgemerkt te worden dat een UltiPoint Platform niet zomaar kan groeien naar een UltiPoint in een latere fase. Vermits je met UltiPoint Platform een op maat gemaakte oplossing bouwt, is migreren naar de standaard UltiPoint niet mogelijk. Er kan wel een UltiPoint Enterprise Collaboration naast komen te staan indien gewenst. Het vertrekpunt is immers anders. Hieronder vind je een aantal belangrijke verschillen tussen UltiPoint Enterprise Collaboration en UltiPoint Platform die bij het maken van een keuze kunnen helpen om de juiste beslissing te nemen binnen uw onderneming: UltiPoint EC UltiPoint Platform Functionaliteit Out of the box Implementatie Implementatieduur Dagen Maanden Licentiebudget Hoger Lager* Implementatiebudget Lager Hoger* Project risico Laag Hoog Scope Quick Start & Evolutief Na analyse Het licentiebudget bij UltiPoint Platform is lager aangezien deze versie beschikbaar is voor SharePoint Foundation 2013. Hier tegenover staat echter dat het implementatietraject een traditioneel traject is met analyses, design, implementatie, etc. wat een onmiddellijke impact heeft op het dienstenpakket. 6. Verdere ondersteuning Voor Ad Ultima Group stopt het niet bij de oplevering van het project. Wij bieden onze klanten verschillende formules aan qua ondersteuning van eenvoudige service desk tot managed services. Binnen het kader van Collaboration projecten is het bijzonder nuttig gebleken dat er periodiek eens samen gekeken wordt naar de gezondheidsindex van de oplossing. Loopt alles naar wens? Wordt de oplossing gebruikt zoals voorzien was? Zijn er kleine ongemakken die we kunnen verhelpen of is het tijd voor een volgende stap binnen het project? p 9/10
7. Daarom kozen anderen voor u voor Ad Ultima Group Er zijn tal van redenen waarom u voor Ad Ultima Group zou kiezen. Hier vindt u er alvast een aantal waardoor anderen voor ons kozen: No-nonsens aanpak Effectief gericht op slagen van het project op lange termijn Continu delen van ervaringen en best practices Stabiele en lange termijn partner De verschillende componenten van de oplossing zijn beschikbare componenten op de markt en daardoor migratieproof Verregaande ervaring binnen de Microsoft stack en Dynamics in het bijzonder At your service - Competence Center Project schaalbaar in tijd en scope Lokale partner Geen verborgen kosten bij opstart dankzij een ready-to-use concept en accelerator pack p 10/10