enmediation AANBIEDINGSBRIEF Beste pionier, Voor u liggen de resultaten van het werk dat wij met diverse Nederlandse overheidsorganisaties hebben verricht om samen tot een project te komen waarin pioniers met elkaar aan de slag gaan om een gezamenlijk doel te bereiken. Dit doel is om in het contact met inwoners conflicten of dreigende conflicten vaker op een niet-juridische manier op te lossen en hiermee de dienstverlening te verbeteren. De naam van dit project - dat voorheen LUMO werd genoemd - luidt enmediation. Deze naam geeft aan dat het instrument mediation in dit project extra wordt uitgelicht, naast de aandacht die wordt gegeven aan de andere methoden van geschiloplossing. In sommige conflicten is het immers belangrijk dat een neutrale en onafhankelijke bemiddelingsdeskundige de gesprekken tussen de partijen begeleidt om tot resultaten te komen die door alle betrokken partijen gedragen worden. Dit betekent niet dat andere middelen op de achtergrond komen te staan. Integendeel, een succesvolle invoering van mediation is enkel mogelijk als het gehele palet een plek krijgt in de organisatie. Tegelijkertijd zal de inzet van mediation een positief effect hebben op het gebruik van andere informele manieren van geschiloplossing. Wat vooraf ging Sinds juli 2013 zijn wij aan het werk om het fundament te leggen voor het project enmediation. Hiervoor hebben wij een startsubsidie ontvangen van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ), onder de voorwaarde dat de opgedane kennis niet in een boekenkast zou belanden maar daadwerkelijk zou leiden tot een vervolgtraject in de vorm van een pionierfase. Wij zijn met twee opdrachten aan de slag gegaan, namelijk een inventarisatie waarin wij in kaart De huidige positieve politieke, sociale en professionele ontwikkelingen op het gebied van mediation tonen aan dat het dé tijd is voor overheden om ook dit middel te gaan toepassen bij (dreigende) conflicten. Maarten de Haas, voorzitter Mediationfederatie Nederland (MfN) brachten op welke wijze mediation het beste in een overheidsorganisatie kan worden geïmplementeerd en een verkenning om pioniers bij elkaar te brengen. Inmiddels hebben twee pionierbijeenkomsten plaatsgevonden waarin diverse potentiële pioniers met elkaar van gedachten hebben gewisseld. Het plan van uitvoering dat u verderop zult vinden, is tot stand gekomen in samenwerking met de deelnemers van deze bijeenkomsten en voldoet aan de behoeften die door deze organisaties geuit zijn. In de nieuwsbrieven 1 t/m 5 zijn de ontwikkelingen die leidden tot de huidige opzet, uitgebreid beschreven. De charme van dit project is dat je leert van elkaar. Deelnemer pionierbijeenkomst Wat enmediation biedt Binnen enmediation stellen wij een team samen dat bestaat uit pioniers en experts die er samen aan werken om gedurende twee jaar een stevige basis te leggen waarop de pionier kan voortbouwen. Hierin benut de pionier de kennis en ervaring van de andere pionierorganisaties. De experts zullen dit
enmediation traject begeleiden, faciliteren en ondersteunen. Door gezamenlijk aan deze basis te werken, kunnen de pioniers in kortere tijd tot diepere inzichten komen dan wanneer zij zelfstandig aan de slag zouden gaan. Ook organisaties die ver zijn in de toepassing van nietjuridische vormen van geschiloplossing, hebben de behoefte geuit om dit meer structureel te verankeren. Het project voorziet ook in hun behoeften. De kern van de uitvoering van enmediation behelst een platform dat door de pioniers die hebben meegedacht als innovatief en uniek beschouwd wordt. Inzichten Binnen het project enmediation willen wij in ieder geval inzicht krijgen in de volgende aspecten: De ambtenaren van de gemeenten Wassenaar (sinds 2008) en Voorschoten (sinds 2013) hebben toegang tot een interne mediator die beschikbaar is als neutrale gespreksbegeleider van informeel overleg. Hierdoor ervaren jaarlijks tientallen inwoners en ambtenaren de positieve gevolgen van een geslaagd laagdrempelig traject dat nauw verwant is aan mediation. Daarnaast is door de motivatie, begeleiding en interne opleiding door de mediator een verhoging te zien in het aantal kwesties dat door collega's informeel wordt opgelost. De positie van de mediator is echter nog kwetsbaar: als deze wegvalt, kunnen de bereikte effecten direct afnemen. De rol van de interne mediator moet dus goed in de organisatie geborgd worden. Wij onderscheiden momenteel twee vormen van mediation, namelijk formele en informele mediation (zie hiervoor het plan van uitvoering, pagina 1). Wat zijn de effecten van het huidige voorstel Wet bevordering van mediation in het bestuursrecht van Van der Steur op deze vormen en hoe kunnen interne (overheids)mediators hiermee omgaan? In welke situatie en onder welke omstandigheden is (informele of formele) mediation het meest geschikte middel voor geschiloplossing? Hoe sluit mediation aan op de andere middelen voor geschiloplossing? Hoe kan mediation een rol spelen in de aankomende decentralisaties en de daarmee gepaard gaande communicatie met de inwoners? Welke cultuur is nodig om middelen voor alternatieve geschiloplossing succesvol te kunnen toepassen? Hoe komt men tot deze cultuur? Op welke wijze draagt de invoering/uitbreiding van mediation bij aan deze cultuur? Hoe kan mediation structureel in een organisatie worden geborgd? Hoe implementeert men mediation in regionale samenwerkingsverbanden? Als je samenwerkt, creëer je een stroomversnelling. In korte tijd bereik je veel en ook andere organisaties kunnen van deze stroom profiteren. Deelnemer pionierbijeenkomst Voortrekkersrol De pioniers hebben een voortrekkersrol binnen de samenleving. Zij zullen de geleerde lessen delen met andere Nederlandse overheidsorganisaties. Het pionierschap is dus cruciaal om niet-juridische geschiloplossing verder te dragen en inwoners van Nederland hier beter toegang toe te geven. Daarnaast wordt ook internationaal met belangstelling gekeken naar de ontwikkelingen die in Nederland plaatsvinden op het gebied van mediation.
enmediation In de gemeente Lelystad is sinds augustus 2008 een interne mediator 18 uur per week beschikbaar. Inmiddels is hij bij ruim 300 kwesties betrokken geweest. 237 van deze zaken bleken mediabel. De resultaten zijn positief: in 75% kwamen de partijen tot volledige overeenstemming in 10% kwam men tot gedeeltelijke overeenstemming 15% leidde niet tot overeenstemming tussen de partijen van de zaken die betrekking hadden op een bezwaarschrift, leidde 87% tot een intrekking Er worden vier verschillende werkvormen ingezet variërend van inzet mediationvaardigheden tot en met een echte mediation. Er is recent door het college besloten de capaciteit voor interne mediation per 2015 te gaan verdubbelen. In Lelystad blijft de interne communicatie over de mogelijkheden een aandachtspunt. Ook blijven zij werken aan de doorontwikkeling van het instrument, bijvoorbeeld om het reeds in het primaire proces in te zetten. Kosten Zoals wij eerder schreven, heeft het Ministerie van VenJ een startsubsidie verstrekt waarmee het fundament van dit project is gelegd. De kosten voor de uitvoering van de pionierfase worden gedragen door de deelnemende organisaties. Onderstaande tabel geeft inzicht in de kosten die enmediation per jaar per deelnemende organisatie met zich meebrengt (exclusief btw). In de begroting verderop worden deze kosten gespecificeerd. Jaar Bedrag 2014 1.455,21 2015 8.731,26 2016 8.731,26 2017 727,60 Totaal 19.645,33 Hoewel mogelijke financiële voordelen voor veel pioniers niet de drijfveer zijn om deel te nemen aan dit project, is de ervaring dat de inzet van alternatieve vormen van geschiloplossing een kostenbesparing kan opleveren van circa 1 FTE per 35.000 inwoners. Deze besparing is op de langere termijn merkbaar onder de voorwaarde dat alternatieve geschiloplossing in de structuur en cultuur van de organisatie is ingebed. De voordelen op een rij Wij hopen u met deze brief een helder inzicht te hebben gegeven in de belangrijkste aspecten van het project enmediation. Hier volgen nog eens de voordelen van deelname aan enmediation op een rij: 1. U draagt bij aan het bereiken van een gezamenlijke doelstelling om (dreigende) conflicten vaker op niet-juridische wijze op te lossen. 2. Binnen uw organisatie wordt een sterke basis gelegd voor een cultuur en structuur die ruimte bieden voor een informele aanpak van geschillen. 3. U verbetert de dienstverlening aan inwoners. 4. U heeft inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden die verschillende vormen van bemiddeling hebben binnen de informele aanpak. 5. U beschikt over de kennis en mogelijkheden om mediation te benutten in de uitvoering van de aankomende decentralisaties.
enmediation 6. U anticipeert tijdig op de Wet bevordering van mediation in het bestuursrecht. 7. U heeft een voortrekkersrol voor zowel nationale als internationale organisaties. 8. U bespaart op de lange termijn kosten door de inzet van alternatieve vormen van geschiloplossing. Enthousiasme We moeten er aan werken om alternatieve geschiloplossing organisatiebreed in te voeren. Onze collega s van de primaire afdelingen moeten ook een rol krijgen. Deelnemer pionierbijeenkomst Het project enmediation bestaat niet zonder de enthousiaste deelname van de pioniers. Vele van hen hebben dit enthousiasme reeds getoond en een positieve bijdrage geleverd aan de opzet van dit project. Er zijn circa dertig pioniers nodig om de inhoudelijke en financiële aspecten van de pionierfase te kunnen dragen.wij hopen van harte dat u een van deze dertig wilt zijn en samen met ons aan de slag wilt gaan. Wij hebben er in ieder geval enorm veel zin in Hartelijke groet, Frans Spekreijse projectleider vanuit Vereniging Mediators bij de Overheid (VMO) Daan de Snoo directeur DienstenStichting Mediation (DSM) Carla Schouwenaars bevrager en projectbegeleider Heeft u naar aanleiding van dit document nog vragen? Neem dan contact met ons op via secretariaat@enmediation.nl W: www.enmediation.nl @enmediation
enmediation 13 oktober 2014 STANDPUNT VENJ EN BZK Voor een goede uitvoering van het project enmediation is het belangrijk dat wij aansluiten op bestaande initiatieven om niet-juridische geschiloplossing een plek te geven. Het is altijd ons doel geweest om een aanvulling te zijn op het project Prettig Contact met de Overheid (PCMO) van BZK. Wij hebben de afgelopen maanden steeds contact gehad met VenJ en BZK over de manier waarop wij hierin konden voorzien. De onderstaande tekst - op 8 oktober jl. ontvangen van het Ministerie van VenJ - beschrijft het standpunt van de ministeries ten opzichte van enmediation (wij hebben de naamswijziging besproken maar deze is door het ministerie nog niet verwerkt). Wij zijn tevreden met dit standpunt en kijken er naar uit om onze ervaringen te delen met het kenniscentrum van PCMO. De ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Veiligheid en Justitie (VenJ) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) zien mediation als één van de mogelijke manieren van geschilbeslechting tussen overheid en burger. De ministeries van BZK en VenJ hebben in een handleiding nader omschreven op welke wijze mediation als onderdeel van het totale conflicthanteringspalet door bestuursorganen kan worden toegepast. Vanuit het project Prettig Contact met de Overheid werkt het ministerie van BZK ook samen met de VNG om de toepassing van het complete conflicthanteringspalet (inclusief mediation) onder gemeenten te stimuleren. Het ministerie van VenJ heeft in het kader van de Innovatieagenda Rechtsbestel in 2013-2014 een startsubsidie verleend aan de Vereniging Gemeente Mediation om een verkenning uit te voeren naar het potentieel en gericht op de inzet van mediation door overheidsorganisaties als wijze van geschiloplossing. Het project Landelijke Uitrol Mediation Overheid (LUMO) wordt zoals al was voorzien bij de aanvang nu niet langer gesubsidieerd door VenJ. De Vereniging Mediators bij de Overheid (VMO) en de Dienstenstichting Mediation (DSM) willen een vervolgproject starten met een looptijd van twee jaar (2014-2016). De VMO en de DSM veronderstellen dat de toepassingsmogelijkheden van mediation groter zijn dan op dit moment door bestuursorganen wordt vormgegeven. Gedurende het tweejarige project LUMO willen de VMO en DSM met een aantal bestuursorganen onderzoeken of deze veronderstelling juist is. In het kader van het LUMO project bieden de VMO en de DSM de deelnemende bestuursorganen tegen betaling ondersteuning bij het in de praktijk vormgeven en toepassen van mediation. Het huidige LUMO project (2014-2016) richt zich op mediation als relatief onderbelichte vorm van geschilbeslechting. VenJ en BZK zullen het vervolgtraject LUMO met belangstelling volgen. Daarbij zal kennisuitwisseling over de ervaringen in de pionierprojecten van Prettig Contact met de Overheid plaatsvinden. Dit geldt uiteraard eveneens voor andere marktpartijen die naast de VMO en DSM actief zijn in het ondersteunen van bestuursorganen bij het implementeren van het conflicthanteringspalet.
enmediation 13 oktober 2014 Inhoudsopgave PLAN VAN UITVOERING Doel 1 Definities 1 Draagvlak 2 Betrokkenen 2 Kerntaken projectgroep 3 Leden projectgroep 4 Overige interne functionarissen 6 Platform 7 Tijdplanning 9
De uitvoering van enmediation vindt plaats volgens een iteratief proces. Dit betekent dat wij niet een volledig uitgewerkt plan hebben dat wij van A tot Z zullen doorlopen, maar dat wij vraag-geleid en situatie-afhankelijk invulling geven aan dit project. Natuurlijk beginnen wij niet bij nul. Wij hebben immers al een hoop kennis in huis. Deze kennis komt voort uit de vele jaren ervaring van de opdrachtgever VMO, de uitvoerder DSM, de projectgroepleden en de adviseurs. Ook de pilot die in de Achterhoek en Stedendriehoek is uitgevoerd en het onderzoek in opdracht van de Vereniging GemeenteMediation (VGM) 1 hebben veel informatie opgeleverd. Verder hebben wij met LUMO deelproject 1 veel praktijkervaring opgedaan. Al deze kennis ligt aan de basis van de pionierfase en heeft geleid tot het plan van uitvoering zoals dat nu voor u ligt. Doel Het doel van dit project is tweeledig. 1. Pionierorganisaties ondersteunen bij structurele implementatie van mediation. 2. Leren van de ontwikkelingen bij de pioniers om zo andere overheidsorganisaties tools te bieden die zij kunnen benutten als zij mediation een plek willen geven. Definities Wij hebben ervaren dat het belangrijk is om ervoor te zorgen dat eenieder hetzelfde beeld heeft bij de verschillende termen die binnen dit project gebruikt worden. De begrippen die betrekking hebben op mediation bestaan al jaren en worden door verschillende mensen verschillend gebruikt. Hieronder volgen een aantal definities die wij binnen enmediation hanteren. Mediation Mediation is een vorm van bemiddeling in conflicten waarbij een neutrale en onafhankelijke bemiddelingsdeskundige - de mediator - de onderhandelingen tussen partijen begeleidt, met als doel om vanuit hun werkelijke belangen tot gezamenlijk gedragen resultaten te komen. Formele en informele mediation Bij een formele mediation ondertekenen de betrokken partijen vooraf een mediationovereenkomst en sluiten zij de mediation af met een vaststellingsovereenkomst. In een informele mediation kiest de mediator ervoor deze formalisering achterwege te laten. Hij/zij bemiddelt hierbij wel volgens de mediationrichtlijnen. Interne en externe mediation Externe mediation betreft de inzet van mediation tussen overheden en inwoners, terwijl een interne mediation op een conflict binnen de overheidsorganisaties betrekking heeft (ook wel personeelsmediation genoemd). Al deze vormen van mediation worden binnen enmediation meegenomen. 1 Zie onze voorgaande nieuwsbrieven voor meer informatie en literatuurverwijzingen. Pagina 1 van 9
Typen mediator a) De interne mediator is een medewerker van de organisatie, die de opleiding tot mediator heeft afgerond en die ingezet kan worden om alle bovengenoemde typen mediation te leiden. Haar of zijn onafhankelijkheid wordt door het bestuur en directie van de organisatie gewaarborgd. b) Als onderdeel van enmediation bouwen we samen met de pioniers aan (regionale) pools van mediators. Deze poolmediators kunnen om verschillende redenen worden ingezet bij conflicten in een andere organisatie. Een motief hiervoor kan bijvoorbeeld zijn dat een van de partijen geen mediator wil die voor de in het geschil betrokken organisatie werkzaam is. c) De externe mediator wordt ingeroepen voor conflicten waarbij het raadzaam is geen gebruik te maken van de interne mediator of de poolmediator, bijvoorbeeld in situaties waar het conflict zodanig verhard is dat de andere partij geen vertrouwen stelt in een bij de overheid werkzame gespreksleider. Draagvlak Om deze doelen te behalen, is het van groot belang dat de organisaties die aan de slag gaan om mediation een plek te geven, zich committeren aan deze inzet. Er is op drie niveaus binnen de organisaties draagvlak nodig. 1. Er moet aanmoediging zijn vanuit het bestuur; besturen moeten het belang van de inzet van mediation zien en dit zowel binnen de organisatie als naar buiten toe uitdragen. 2. Leidinggevenden dienen de interne projectleiders de ruimte en steun te geven die nodig is om de implementatie van mediation tot een succes te maken. 3. Medewerkers moeten mediation een kans willen geven en bereid zijn met hun interne projectleider aan de slag te gaan. Betrokkenen Niet alleen bovengenoemde besturen, leidinggevenden en medewerkers van de organisaties hebben een rol bij de inzet van mediation. Er zijn ook andere mensen betrokken. De voornaamste zijn: 1. Inwoners, onderverdeeld in a. inwoners van de gemeente/provincie b. klanten van de organisatie c. bedrijven d. stichtingen e. verenigingen f. maatschappelijke instellingen 2. Belangenverenigingen, zoals bijvoorbeeld Pagina 2 van 9
a. burgercomités b. werkgeversorganisaties c. werknemersorganisaties d. consumentenorganisaties e. en dergelijke 3. Mede-pioniers 4. Beroepsveld mediation, waaronder a. mediators b. mediatorsverenigingen 5. Andere overheidsorganisaties, zoals a. wetgever b. rijksoverheid c. provincies d. leden van regionale samenwerkingsverbanden e. geïnteresseerde niet-pioniers f. overige overheidsorganisaties 6. Universiteiten en opleidingsinstituten enmediation richt zich vooral op de eerste vier categorieën. Een uitgebreide inventarisatie van de belanghebbenden (ofwel stakeholders) waar de pioniers mee te maken hebben, voeren wij bij aanvang van de pionierfase samen met de intern projectleiders uit. Kerntaken projectgroep De projectgroep van enmediation richt zich binnen het project op twee taken. 1. Het realiseren van kennis over en begrip van het instrument mediation bij de diverse betrokkenen. Dit doen wij door het verstrekken van maatwerk en beantwoorden van acute vraagstukken, het ontwikkelen van digitale colleges, het beschrijven en analyseren van mediation praktijkzaken en het desgewenst adviseren over opleidingen en trainingen. 2. Ondersteuning bij de inzet van mediation. Hierbij richten wij ons met name op directe ondersteuning van de interne projectleiders zodat deze alle tools hebben om binnen hun organisatie zelf aan de slag te gaan. Pagina 3 van 9
Leden projectgroep Wij hebben onderkend dat binnen dit project een aantal functies belangrijk zijn. In de volgende tabel staan deze nog eens genoemd. Wij geven graag inzicht in de werkzaamheden die bij de functies horen. De taken die bij management, design, ontwikkeling en content van het platform horen, worden in de volgende paragraaf beschreven. Projectgroep enmediation projectleiding projectbegeleiding projectassistentie secretariële ondersteuning projectleiding facilitaire ondersteuning overige adviseurs management en design platform ontwikkeling en content platform vertegenwoordiging pioniers Projectleiding De projectleiding draagt de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project. De projectleiding bestaat uit de voorzitter van de VMO (de projectleider) en de directeur van de DSM (verantwoordelijk voor de organisatorische activiteiten van de DSM). Zij zijn het gezicht van enmediation naar externe stakeholders. Zij zullen bijdragen leveren aan relevante congressen en symposia. Ook zijn zij het aanspreekpunt voor externe geïnteresseerden. Verder dragen zij zorg voor de continuïteit van het platform na januari 2017. Op verzoek zal de projectleider de pioniers ondersteunen in de communicatie naar bestuur, leidinggevenden en medewerkers. De directeur van de DSM is verantwoordelijk voor de facilitaire en secretariële ondersteuning van het project. Projectbegeleiding De projectbegeleider heeft twee belangrijke rollen. Zij is het eerste aanspreekpunt voor de projectleiding en begeleidt de projectgroep bij alle activiteiten. Zij krijgt daarbij de volgende taken: Organiseren en begeleiden van werkgroepsessies. Actief vinger aan de pols houden bij organisaties over voortgang. Naar behoefte ondersteunen van de interne projectleiders. Op verzoek van de pioniers ondersteuning bieden in de communicatie naar bestuur, leidinggevenden en medewerkers. Aanleveren van content voor het platform. Pagina 4 van 9
Aanleveren van content voor overige interne en externe communicatie. Verzamelen en analyseren van mediation praktijkzaken. Schrijven van tussentijdse rapportages en eindverslag. Leveren van bijdragen aan relevante congressen en symposia. Bewaken van de continuïteit (t/m juni 2017). Projectassistentie De projectassistent ondersteunt de leiding en de begeleider in hun activiteiten. Hierbij worden in ieder geval de volgende taken onderkend: Ondersteunen van werkgroepsessies. Verwerken van informatie. Actief vinger aan de pols houden bij organisaties over voortgang. Aanleveren van content voor het platform. Aanleveren van content voor overige interne en externe communicatie. Meewerken aan tussentijdse rapportages en eindverslag. Secretariële ondersteuning projectleiding Het secretariaat heeft twee taken: Het plannen en communiceren van de bijeenkomsten van de projectgroep en de adviesgroep. Op verzoek van de pioniers plannen van de bezoeken van de leiding, de begeleiding en de adviseurs aan de pionierorganisaties. Facilitaire ondersteuning De DSM draagt zorg voor een aantal taken: Inrichten van een helpdesk waar pioniers vijf dagen per week terecht kunnen. Deze helpdesk inventariseert vragen en steunverzoeken en zet deze bij de juiste personen uit. Tevens bewaakt de helpdesk de voortgang van de uitgezette verzoeken. Verspreiding van de nieuwsbrieven. Verspreiding van communicatie-ondersteunende documenten (bijvoorbeeld content voor huis-aanhuisbladen). Financiële administratie. Regelen van faciliteiten voor de diverse bijeenkomsten. Overige facultaire ondersteuning aan de projectgroep. Pagina 5 van 9
Overige adviseurs Wij hebben toegang tot mensen met diverse achtergronden die tijdens het project als adviseur kunnen optreden. Zij zullen een aantal vaste taken op zich nemen en daarnaast op verzoek van de pioniers worden ingezet. Bij vaste taken valt te denken aan: Opzetten van communicatie met inwoners en belangenorganisaties. Ondersteunen van de analyse van de mediation praktijkzaken om tot concrete aanbevelingen te komen. Op verzoek kan er op het gebied van communicatie en juridische zaken ondersteund worden. Wij verwachten dat veel organisaties zelf dergelijke specialisten in huis hebben en deze steun slechts incidenteel zullen benutten. Daarnaast organiseren wij voor enmediation een adviesgroep. Aan deze adviesgroep leveren experts op het gebied van allerlei gebieden die relevant zijn voor dit project een bijdrage. Hierbij valt te denken aan mensen met expertise over de overheid, conflictoplossing, mediation en verandermanagement. Vertegenwoordiging pioniers Iedere pionierorganisatie zorgt voor een eigen projectleider die circa vier uur per week beschikbaar is. Deze interne projectleider is lid van de projectgroep en neemt als zodanig deel aan diverse bijeenkomsten. Tevens levert zij of hij een bijdrage aan de invulling van de colleges die in de volgende paragraaf beschreven worden. Daarnaast is de interne projectleider - zoals de naam doet vermoeden - verantwoordelijk voor de activiteiten die binnen de pionierorganisatie worden ontplooid om mediation structureel een plaats te geven. Overige interne functionarissen Voor dit project wordt door elke pionier een interne projectleider benoemd. Dit is niet de enige functie die gewenst is voor het slagen van de implementatie van mediation. Ervaringen in diverse overheidsorganisaties leiden tot het inzicht dat een aantal functionarissen belangrijk zijn. Medewerkers die een van deze functies krijgen, zullen hiervoor een opleiding of training moeten volgen. Net als bijvoorbeeld de projectleiding van Prettig Contact met de Overheid het advies heeft uitgebracht om medewerkers in mediationvaardigheden te trainen, adviseren wij pioniers om de geselecteerde medewerkers goed voorbereid hun functie te laten vervullen. De hierop toegepaste opleidingen worden door diverse opleiders aangeboden. Indien pioniers vragen hebben over deze opleidingen, kunnen ze hiervoor terecht bij de projectleiding. enmediation zal zelf echter geen opleidingen aanbieden. Interne mediator Sommige pioniers hebben al interne mediators in dienst, voor andere geldt dat zij deze functionaris nog op zullen leiden. Uit de huidige praktijk blijkt dat een interne mediator cruciaal is in het slagen van de invoering van mediation binnen de overheid. Hij of zij is middels korte lijnen inzetbaar als neutrale gesprekleider en treedt op als monitor voor zaken waarin mediation (mogelijk) ingezet wordt. Het bestuur en de directie moeten de interne mediator een onafhankelijke en neutrale positie toekennen. Pagina 6 van 9
Selectiefunctionaris/verwijzer De naam van deze functionaris zal in de loop van enmediation meer vorm krijgen. Het is van groot belang dat er medewerkers zijn die inzicht hebben in de mogelijkheden en onmogelijkheden van de inzet van mediation - en andere vormen van geschiloplossing - in conflicten. Deze mensen kunnen het beste verspreid zitten over de gehele organisatie om zo binnen hun eigen domein bij te dragen tot verandering. Een selectiefunctionaris/verwijzer is voor de directe collega s een vraagbaak in zaken waar niet-juridische geschiloplossing mogelijk een rol kan spelen. Platform Een platform is geen ICT Het begrip platform wordt vaak in een adem genoemd met ICT, functionaliteit en techniek. Alhoewel er wel een rol is voor techniek in het platform, beschouwen wij het platform als de wijze waarop de ontwikkeling en het delen van kennis, ervaring, cases wordt gefaciliteerd. Het platform is dus het samenspel van processen, werkvormen, structuur van bijeenkomsten, techniek, inhoud etc. dat de pioniers ondersteunt bij de implementatie van mediation in hun organisatie. Het onderstaande hoofdstuk beschrijft wat de pioniers van het platform kunnen verwachten. Platformconcept Het platform wordt gebaseerd op het Massive Open Online Course (MOOC) concept: een beproefde manier om kennis te ontwikkelen en te delen en om samen (op afstand) te kunnen leren. Voor de ontwikkeling van het platform hanteren wij de volgende uitgangspunten: De pioniers leren van elkaars deskundigheid en ervaring én van externe experts. Iedereen kan naar eigen behoefte en tempo deelnemen. Wij bepalen samen met de pioniers de inhoud, waarbij de projectgroep het proces en de redactie faciliteert. Wij investeren in proces en inhoud, niet in techniek: we maken gebruik van bestaande en open source oplossingen en beperken de behoefte voor maatwerk. Digitale colleges Inhoud Proces De theorie, kennis en praktijk van elk van de pijlers van mediation bij overheidsorganisaties worden gevat in digitale colleges. De colleges kunnen bestaan uit video-hoorcolleges, hand-outs, documenten, opdrachten en online discussies tussen pioniers onderling en met externe experts. De pijlers en de inhoud van de pijlers worden samen met de pioniers bepaald. Nadat gezamenlijk de pijlers en de bijbehorende kennisbehoefte worden vastgesteld, wordt in werkgroepen - onder begeleiding - de benodigde kennis, theorie en praktijkgegevens verzameld. Op basis van de output van workshops, literatuur en externe expertise wordt door de centrale projectgroep een college samengesteld, waarvoor alle deelnemende pioniers worden uitgenodigd. Pagina 7 van 9
Techniek Om de online colleges te ontwikkelen en toegankelijk te maken wordt een MOOC platform ingericht. We maken gebruik van bestaande open source standaard software om de investeringen te beperken Maatwerk en actuele vraagstukken Inhoud Proces Techniek Naast de generieke pijlers van mediation zijn de omstandigheden en daarmee vragen en uitdagingen bij elke pionier anders. Daar waar mogelijk zullen we vraagstukken oplossen binnen het netwerk van pioniers en de projectgroep. Mocht de kennis en ervaring onvoldoende of niet direct beschikbaar zijn, worden externe adviseurs betrokken om tot een oplossing te komen. Mits de situatie het toelaat worden de opgedane kennis en ervaring met het netwerk gedeeld. Daar waar mogelijk worden vraagstukken en antwoorden gekoppeld aan de pijlers en beschikbaar gesteld aan het netwerk. Mediation praktijkzaken Inhoud Proces Techniek Praktijkzaken, ook wel casussen genoemd, waarin de toepassing van mediation bij al dan niet aangesloten overheidsorganisaties naar voren komt. Naast feiten en proces zal, waar mogelijk, ook een diepere analyse gemaakt worden van de aanleiding, situatie, resultaat, geschiktheid voor mediatie en koppeling met theorie. Praktijkzaken worden aangedragen door de pioniers. De projectgroep ontwikkelt op basis van interviews en documentatie duidelijke en inzichtelijke (en geanonimiseerde) content. De zaken kunnen onderdeel worden van de digitale colleges (praktijk en pijlers) en worden gedeeld met andere stakeholders. De praktijkzaken worden gedeeld via een voor extern publiek toegankelijke website. Ook hiervoor zal van standaard, open-source techniek gebruik worden gemaakt. Algemene content Inhoud Proces Techniek Het betreft informatie voor externe betrokkenen/stakeholders over het project, de deelnemende pioniers, de resultaten en mediation bij overheidsorganisaties in het algemeen. De inhoud valt onder de redactionele verantwoordelijkheid van de projectgroep en wordt mede gevoed door de pioniers en door de processen van totstandkoming van de digitale colleges. De algemene content deelt dezelfde website als de praktijkzaken. Aanpak: samen ontwerpen Het succes van de pionierfase is sterk afhankelijk van de mate waarin het platform en de inhoud aansluiten bij de behoeften en (individuele) situaties van de deelnemende pioniers. Dat kan de Pagina 8 van 9
projectgroep niet van te voren zelf bedenken. We kiezen daarom dan ook voor een andere aanpak: service design en agile ontwikkeling. Service design is een ontwerpmethode die zich richt op het ontwerpen van service systemen en dienstverlening. Service design is user-centered, dat wil zeggen gericht op de behoeften van de pionier. Daarnaast is het een methode waar de gebruikers mee-ontwerpen en beslissen middels verschillende werkvormen en directe feedback. Agile ontwikkeling is een ontwikkelaanpak (EduScrum) die zich erg leent voor service design kennis. Wij zullen niet van te voren alles vastleggen en dan in één keer alles bouwen en presenteren aan de gebruiker. Met de agile aanpak ontdekken wij gaandeweg (met de pioniers) wat er nodig is en realiseren en delen dat in korte cycli (sprints). Tijdplanning Hieronder staan de diverse werkzaamheden in de tijd weggezet. Vanwege het iteratieve karakter van de pionierfase is het lastig om vooraf een volledig uitgewerkte tijdbalk te formuleren. De tabel beschrijft dan ook een planning van de voornaamste aspecten van de pionierfase. Elke pionier heeft een andere aanvangssituatie die van invloed zal zijn op de tijdplanning. Over de concrete invulling en de bijbehorende taken zullen per pionier afspraken worden gemaakt. Periode 14 november 2014 t/m 28 februari 2015 Activiteiten startbijeenkomsten enmediation inventariseren specifieke behoeften pioniers focus op communicatie naar bestuur en leidinggevenden vaststellen regionale verbanden inventariseren van functionarissen binnen pioniers aanloop naar eerste vorm platform aanvang communicatie binnen de pionierorganisaties 1 maart t/m 31 mei 2015 verdere ontwikkeling platform opleiden functionarissen binnen pioniers aanvang communicatie naar inwoners 1 juni 2015 t/m 31 oktober 2016 1 november 2016 t/m 13 februari 2017 focus op mediations opdoen en uitwisselen van ervaringen voortdurende monitoring en evaluatie afronding pionierfase inventariseren behoeften pioniers opstarten vervolgtrajecten pioniers 14 februari t/m 30 juni 2017 rapportage van de resultaten inventariseren geïnteresseerde overheidsorganisaties contacten met ministeries, VNG en andere organisaties over toepassing van resultaten en verdere landelijke begeleiding van de implementatie van mediation Pagina 9 van 9
enmediation 13 oktober 2014 BEGROTING In de begroting zijn de werkzaamheden opgenomen van de leden van de projectgroep, met uitzondering van de interne projectleiders. In de onderstaande tabel zijn deze kosten inzichtelijk gemaakt. Daarna geven wij een onderbouwing van de begroting van het platform. De kosten voor het opleiden en trainen van medewerkers van de pionierorganisaties zijn niet in de begroting opgenomen. Functie Periode werkzaamheden Verwachte activiteiten Kosten per maand Totaal begroot organisatie voorbereiding 1 juli 2014 t/m 13 november 2014 50 uur/week 15.000,00 projectleiding 14 november 2014 t/m 13 februari 2017 projectbegeleiding 14 november 2014 t/m 13 februari 2017 projectassistentie 14 november 2014 t/m 13 februari 2017 20 uur/week 5.000,00 135.000,00 24 uur/week 5.000,00 135.000,00 12 uur/week 1.000,00 25.000,00 secretariële ondersteuning projectleiding facilitaire ondersteuning inhuren overige experts management, design en ontwikkeling platform afronding en continuïteitsbewaking 14 november 2014 t/m 13 februari 2017 14 november 2014 t/m 13 februari 2017 14 november 2014 t/m 13 februari 2017 14 november 2014 t/m 13 februari 2017 14 februari 2017 t/m 30 juni 2017 3 uur/week 560,00 15.120,00 40 uur/week 3.120,00 84.240,00 naar behoefte 15.000,00 zie onder 100.000,00 naar behoefte 15.000,00 onkosten 14 november 2014 t/m 30 juni 2017 onvoorzien 14 november 2014 t/m 30 juni 2017 30.000,00 20.000,00 totaal 589.360,00 totaal per pionier 727,60 19.645,33 Pagina 1 van 2
enmediation Begroting 13 oktober 2014 Kosten voor het platform De hoogte van deze kosten zijn bepaald aan de hand van de volgende factoren: De rol van het platform. De (vorm van de) inhoud. Het einddoel van het platform. Verwachtingen ten aanzien van het kwaliteitsniveau van de inhoud. De duur van het project (27 maanden). De grootte van het project (20-35 overheidsorganisaties). Projecten van een vergelijkbare ordegrootte/statuur (o.a. Rijkswaterstaat, Kennisplatform MBO Raad, Albert Schweizer Ziekenhuis). Op basis van de bovenstaande factoren is het realistisch om een budget van 100.000,00 te reserveren voor het project. Een dergelijk budget bestaat uit: Procesontwikkeling en -begeleiding Contentontwikkeling Ontwikkelen van het proces, de werkvormen en het faciliteren van deze werkvormen om tot de pijlers, inhoud (college s) en praktijkzaken te komen. Film, foto en illustraties Visueel ontwerp Ontwerp huisstijl Grafisch en interactieontwerp platform Ontwikkeling techniek Development Product owner Testen/feedback Support en hosting Technische support van de applicatie en hosting Pagina 2 van 2