MEMO. Een effectieve en aantrekkelijke manier om dat te doen is door middel van een simulatie.

Transcriptie

1 MEMO AAN: Griffie gemeente Roosendaal T.A.V. Elsbeth van Straaten DATUM: 17 juli 2014 VAN: Alinda van Bruggen BETREFT: Simulaties sociaal domein voor raadsleden PAGINA S: 3 AANLEIDING Vanaf 1 januari 2015 krijgen gemeenten er in het sociaal domein een groot aantal taken bij. Vanaf dat jaar zijn gemeenten verantwoordelijk voor een groot deel van de jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen. De overdracht van taken gebeurt bovendien met een forse bezuiniging op de uitgaven. De decentralisaties in het sociaal domein zijn de grootste ontwikkeling in het binnenlands bestuur in de laatste decennia. De gemeente Roosendaal is, zelf en in verschillende samenwerkingsverbanden, bezig met de voorbereidingen voor de nieuwe taken in het sociaal domein. Onderdeel daarvan is ook het inrichten van het opdrachtgeverschap van de gemeente. Zowel lokaal als in de regionale samenwerking vraagt dit een manier van kaderstellen, sturen, monitoren en verantwoorden die recht doet aan het lerend samen met partijen invulling geven aan de maatschappelijke opgaven. Vanwege de omvang van de maatschappelijke en financiële risico s in het sociaal domein is het belangrijk de raad daarin tijdig mee te nemen èn de raden in regionaal verband te laten nadenken over de vraag hoe zij als kadersteller aan de voorkant van het proces kunnen blijven. Een effectieve en aantrekkelijke manier om dat te doen is door middel van een simulatie. WAAROM EEN SIMULATIE Doel van de simulatie is het ervaren en doorleven van het complexe, regionaal samenhangende systeem van de drie decentralisaties in het sociaal domein, vanuit de verantwoordelijkheid en rollen van raadsleden, en om aandachtspunten mee te nemen in de verdere uitwerking van het opdrachtgeverschap en de verantwoording en monitoring. Dat gebeurt doordat raadsleden in de simulatie verplaatst worden naar een moment in de tweede helft van 2015, waarbij de werkwijzen en arrangementen die nu in de regio worden ontwikkeld, werkelijkheid zijn. In die situatie gaan de raadsleden aan de slag met een fictieve maar realistische casus, die is toegesneden op de manier waarop de regiogemeenten met elkaar en met zorgaanbieders willen gaan samenwerken en op de keuzes die daarin gemaakt zijn of nog moeten worden gemaakt. Een simulatie blijkt een van de meest effectieve leervormen om deelnemers een scherper inzicht te geven in de rollen en perspectieven van de verschillende actoren in een systeem en concrete handvatten en repertoire te laten ontdekken om effectief te zijn in het MEMO SIMULATIE IN SOCIAAL DOMEIN VOOR GEMEENTERAAD

2 samenspel. De VNG en het ministerie van BZK hebben al meermalen gekozen om onze simulaties op te nemen in hun ondersteuningsaanbod aan gemeenten (in 2013 rond de RUD-vorming en in 2014 rond de voorbereidingen voor de decentralisaties). Als voorbeeld is een flyer daarover bijgevoegd. Recent hebben wij dergelijke simulaties mogen verzorgen voor de raden van Weert, Nederweert en Leudal; de 14 Twentse raden, de raden van de Oosterschelderegio en van de gemeenten Castricum en Noordoostpolder. Simulaties voor portefeuillehouders en ambtenaren verzorgden wij recent in de regio s Alkmaar, Nijmegen en Midden-Holland en op twee VNG-congressen. Op het VNG-congres 2014 verzorgden wij een mini-simulatie als onderdeel van het deelcongres over de jeugdzorg. OPZET SIMULATIE De simulatie kan in meerdere varianten worden uitgevoerd. In de basisvariant nemen raadsleden vanuit de verschillende regio-gemeenten deel aan een fictieve raadsvergadering van een fictieve gemeente in een niet bestaande regio, in de tweede helft van het jaar De decentralisaties zijn dan al een feit. Aan de hand van een of twee fictieve cases worden (fictieve) inhoudelijke en financiële resultaten besproken in de raad. Centraal staat daarbij de wijze waarop deze fictieve gemeente de lokale en regionale taken in het sociaal domein heeft vormgegeven en hoe zij daarbinnen kan (bij)sturen op inhoudelijke en financiële resultaten. Naast inhoudelijke vraagstukken komen daarbij spelenderwijs ook procesvragen aan de orde (bijv: stel je je als raadslid in een regionaal overleg op als vertegenwoordiger van je gemeente of van je fractie?). Een complexere variant is die waarbij in 1 bijeenkomst eerst de raadsleden per gemeente tot kaderstelling komen op een fictieve casus, waarna zij gezamenlijk toeschouwer zijn bij het tweede deel van de bijeenkomst waarin hun portefeuillehouders een regionaal bestuurlijk overleg simuleren waarin zij de betreffende kaders over de casus meekrijgen als instructies. Een simulatiebijeenkomst duurt drie tot vier uur en kan worden gehouden in het gemeentehuis. Per simulatie kunnen 20 tot max. 35 personen deelnemen. Als er meer deelnemers zijn, dan kunnen meerdere groepen worden gevormd. Elke groep wordt door twee ervaren adviseurs begeleid. In de bijeenkomst hanteren wij de volgende opbouw, om optimaal leereffect te bereiken: Opening, welkom en inhoudelijke aftrap simulatie. Eerste ronde: spelen van de overlegsituatie waarin de deelnemers naturel hun rol invullen. Feedback en bespreking op metaniveau: wat gebeurt er in de simulatie, waardoor komt dat? Tweede ronde simulatie: verder met de overlegsituatie waarbij de deelnemers kunnen oefenen met de verkregen feedback over de eerste ronde en informatie over het sociaal domein. De tweede ronde wordt afgesloten met het benoemen van de leerpunten en de wijze waarop die in de praktijk geborgd kunnen worden. Nazit: informeel napraten over de leerpunten en eventuele vervolgvragen uit de simulatie. MEMO SIMULATIES IN SOCIAAL DOMEIN PAGINA 2 VAN 3

3 Na afloop ontvangen de deelnemers een beknopt verslag waarin de leerpunten uit de simulatie en praktische handvatten om deze te borgen zijn samengevat. VOORBEREIDING SIMULATIE Ter voorbereiding op de simulatie zal een aantal gesprekken met sleutelfiguren uit de regio (zowel bestuurlijk als ambtelijk) worden gevoerd, waarin input wordt verzameld om de casussen in de simulatie zo goed mogelijk te kunnen toesnijden op de specifieke vraagstukken die voor u van belang zijn. Verder vragen wij u om relevante regionale documenten over het sociaal domein met ons te delen. De invulling van de rol van voorzitter van het overleg is belangrijk voor de effectiviteit van de simulatie. In de voorbereiding is het dan ook goed om met elkaar te bespreken welke personen deze rol kunnen vervullen, en om deze personen van te voren goed in te lichten over het doel van de simulatie en eventuele instructies mee te geven. WAT LEVERT DE SIMULATIE OP? Deelname levert raadsleden het volgende op: 1. Inzicht in hun rol in de toekomstige setting in het sociaal domein; verschillende manieren om die rol in te vullen; en de effecten daarvan. En handvatten om de eigen en de gezamenlijke effectiviteit daarin te versterken. 2. Een ander (nieuw) perspectief op de vraagstukken en oplossingen waaraan de gemeente op dit moment werkt, met name ten aanzien van het opdrachtgeverschap en de relatie met andere partijen en de monitoring en verantwoording. 3. Gezamenlijke inzichten en begrippen (meta-taal) voor valkuilen en oplossingen in de wijze van samenwerken in het sociaal domein, waardoor dit onderling scherper waarneembaar en beter bespreekbaar wordt. MEMO SIMULATIES IN SOCIAAL DOMEIN PAGINA 3 VAN 3

4 Nieuw aanbod voor raadsleden: simulatie opdrachtgeverschap en samenwerking sociaal domein De nieuwe en omvangrijke taken in het sociaal domein hebben grote consequenties voor uw gemeente en dus ook voor u als raadslid. Om u daarop voor te bereiden heeft de VNG een nieuw aanbod ontwikkeld: een levensechte simulatie op regionaal niveau voor raadsleden. In de simulatie kunnen gemeenteraden uit een hele regio samen oefenen met,- en wennen aan de nieuwe rol als raad (en raadslid) in een regionale samenwerking die voor een aantal 3D-onderwerpen gevraagd is. Welke rol en positie hebben de gemeenteraden en hun leden nog en hoe kunnen zij die rol zo effectief mogelijk vervullen? De simulatie speelt zich af in de tweede helft van U stapt met behulp van de simulatie dus als het ware in de toekomst. De nieuwe taken en verantwoordelijkheden van uw gemeente zijn dan werkelijkheid geworden. Dankzij het maatwerk dat de simulatie biedt gaat u aan de slag met een casus die speciaal is geschreven op de manier waarop in uw regio de samenwerking wordt ingericht en op de keuzes die u daarin gemaakt heeft en nog moet maken. Waarom een simulatie Doel van een simulatie is om de werking van een complex systeem (zoals het samenspel tussen de lokale fracties en gemeenteraden en de regionale structuren en instanties) te doorleven en testen, en leerpunten mee te nemen in de voorbereiding. Dat gebeurt doordat u in de simulatie verplaatst wordt naar een moment in de tweede helft van 2015, waarbij de werkwijzen en arrangementen die u nu als regio ontwikkelt, werkelijkheid zijn. In die situatie gaat u aan de slag. Voor ambtenaren en bestuurders bestaat de simulatie al langer. De pilots in onder meer de regio Twente hebben laten zien dat ook raadsleden veel baat kunnen hebben bij de simulatiebijeenkomsten. In één avond tijd leveren de bijeenkomsten veel Komt dicht bij de werkelijkheid. Ook de reflectie sluit goed aan op wat wij nodig hebben

5 leer- en verbeterpunten op die direct na de simulaties in de praktijk kunnen worden toegepast. De simulaties stelden raadsleden in staat om leerpunten al aan te pakken op een moment dat ze nog met elkaar bezig zijn het samenwerkingsverband in te richten. Als extra bonus leren de deelnemers alvast collega raadsleden kennen uit gemeenten waarmee zij vanaf 2015 nog meer te maken gaan krijgen. Wat ik prettig vond was dat het een casus betrof die in praktijk zou kunnen gebeuren waardoor het inzichtelijk werd welke belangen de diverse partijen hadden en op welke manier dit botste. Wat wordt van u gevraagd Als u met uw regio gebruik wilt maken van dit ondersteuningsaanbod, vraagt dat de volgende investering: Een bijdrage in de kosten van 3.000,- exclusief BTW, uitgaande van max. 75 deelnemers. Bij grotere aantallen worden in overleg met u aangepaste afspraken gemaakt. De overige kosten, inclusief ontwikkeling van deze simulatie draagt de VNG. Van 2 tot 4 sleutelfiguren (ambtelijk en bestuurlijk) een extra tijdsinvestering van ten hoogste 1 uur voor een verkennend gesprek in de voorbereiding. Van de griffie: benaderen van de beoogde deelnemers, bepalen van de gewenste data, registreren van aanmeldingen. Beschikbaar stellen van zaalruimte en catering voor de bijeenkomst. Meer informatie/deze simulatie aanvragen Neem contact op met Alinda van Bruggen tel: mail: alinda.van. bruggen@wagenaarhoes.nl of met Fedor Heida mail: fedor.heida@vng.nl Voor herhaling vatbaar. De werkvorm zorgt ervoor dat iedereen scherp blijft en meedoet. Waardevol om dit met andere raden samen te doen! Vereniging van Nederlandse Gemeenten