VERWOORD DE COMPETENTIES VOOR JE TEAM [COMPETENTIE intro
ONZE VISIE WEGWIJS IN DE BEGRIPPEN 2 Wat is een functieanalyse? 3 Wat is een competentieanalyse? Waarom zou je een competentieanalyse uitvoeren? Waar (of hoe) vind je een goed competentiewoordenboek? Hoe evolueer je van een functie- naar een competentieprofiel? Aan welke eisen moet een competentieprofiel voldoen? Wat is classificatie van competenties? METHODIEKEN VOOR COMPETENTIEANALYSE Hoe kun je met je team competentieprofielen opstellen?
ONZE VISIE Hier verduidelijken we in de eerste plaats een aantal begrippen die veel gebruikt worden in de literatuur over competen- 4 5 tiemanagement. Naast deze theoretische schets bieden we ook een aantal praktische fiches aan om in je organisatie van start te gaan met competentieanalyse. Elke fiche schetst een methodiek om competentieprofielen op te maken voor je organisatie en je medewerkers. Maar deze methodieken op zich maken niet het verschil, jij wel! De kans op succes heeft vooral te maken met de ingesteldheid waarmee je aan de slag gaat. De stijl van de leidinggevende(n), de cultuur van de organisatie, het leerklimaat en de idee die men binnen de organisatie heeft over leren en ontwikkelen zal het verschil maken.
WEGWIJS IN DE BEGRIPPEN Wat is een functieanalyse? 6 Functieanalyse is het op systematische wijze verzamelen van 7 gegevens over de inhoud van de functie en de eisen die de vervulling ervan met zich meebrengt. Het resultaat van een functieanalyse is een functieprofiel. Wat is een competentieanalyse? Een competentieanalyse is een proces waarbij je de gewenste competenties verzamelt voor een functie. Competenties kunnen zowel kennis, vaardigheden als attitudes zijn. Je omschrijft de competentie met bijhorende gedragsindicato-
ren die nodig zijn voor de uitvoering van een takkenpakket, functie of groep van functies. Het resultaat van een competentieanalyse is een competentieprofiel voor een specifieke functie(groep). Vanuit de visie van Complead, geef je ook aandacht aan en ruimte voor de individuele talenten en ambities van je medewerkers. Waarom zou je een competentieanalyse uitvoeren? Als je beslist om met competentiemanagement aan de slag te gaan, dan is het ontwikkelen van competentieprofielen een belangrijke eerste stap. Ze vormen de draaischijf van het competentiemanagement. Deze profielen kun je in verschillende processen van je personeels- of medewerkersbeleid gebruiken. Competentieanalyse kan je vanuit verschillende invalshoeken Een competentieprofiel heeft een aantal belangrijke voorde- 8 in je organisatie binnenbrengen: len tegenover het functieprofiel. 9 Vanuit de missie, de visie én de werkprocessen van een organisatie worden verschillende functies afgelijnd. Vanuit het organigram kan je bevoegdheden en resultaatsgebieden in kaart brengen. Analyse van de resultaatsgebieden kan leiden tot het opmaken van functie- en competentieprofielen. Een openstaande vacature, een reorganisatie binnen de afdeling of een nieuwe wending in het evaluatiebeleid kan ook een aanzet zijn naar competentieanalyse. Voor de organisatie hebben ze als voordeel: Dat ze sterker aansluiten bij de strategie van je organisatie en daardoor meer gericht zijn op de lange termijn. Dat ze in vaste begrippen worden geformuleerd die aansluiten bij de cultuur van je organisatie. Dat ze een ideale basis vormen voor het opzetten van ontwikkelingstrajecten of het nemen van selectiebeslissingen. Dat ze organisatiedoelen verbinden met de individuele bijdrage en motivatie van de medewerkers.
Voor de teamleiders hebben ze als voordeel: Dat ze een overzichtelijk kader voor ontwikkeling, coaching en evaluatie bieden. Dat ze de positie van de teamleider duidelijk stellen, als ze doorheen de hele organisatie gedragen worden. Want dan vormen de competentieprofielen een partnerschap tussen de teamleiders en de personeelsdirectie of het algemeen beleid. Waar (of hoe) vind je een goed competentiewoordenboek? Het competentiewoordenboek van een organisatie is de verzameling van alle relevante competenties die de organisatie nodig heeft. Deze lijst met competenties is niet gekoppeld aan een specifieke functie of job. Als je samen met je team de competentieprofielen opstelt, leidt dit tot een competentielijst die geënt is op de cultuur van je organisatie. Het woordenboek is dan specifiek voor 10 Bij de medewerkers zorgen ze voor: jullie werking en vormt een gemeenschappelijke taal. Een heldere communicatie over de verwachtingen van 11 een job. Belangrijke elementen voor een bruikbaar competentiewoordenboek Een handig instrument om de eigen ontwikkeling in zijn: kaart te brengen. Een basis en houvast bij functionerings- en evaluatiegesprekken. Een kans om talent te ontdekken. Een duidelijk verband tussen de prestatie en de individuele bijdrage aan de organisatiedoelen. Duidelijk geformuleerde competenties die ook voldoende afgebakend zijn. Een uitwerking in beschrijvende gedragsindicatoren die herkenbaar zijn binnen je organisatie. De competenties zijn meetbaar en observeerbaar omschreven, eventueel in verschillende, al dan niet hiërarchische, niveaus.
Het competentiewoordenboek is een basisdocument in de Een functieprofiel organisatie dat niet statisch is. Mettertijd kunnen de competenties verfijnd worden of concreter omschreven, zolang het de concrete bruikbaarheid ten goede komt. De opbouw van een competentiewoordenboek kan sterk verschillen per organisatie. Je kan je laten inspireren door bestaande competentiewoordenboeken van gelijkaardige organisaties. Maar een competentiewoordenboek ontwerpen Geeft aan wat een functie precies inhoudt. Is een oplijsting van de taken. Schetst naast de nodige kennis, vaardigheden ook de verantwoordelijkheden. Is altijd gelinkt aan een functie of functiefamilie, die opgenomen is in het organigram van een organisatie. Heeft een bepaalde verhouding tot de andere func- dat in elke organisatie bruikbaar is, is een onmogelijke ties binnen het organigram. opdracht. Past binnen het prestatiemanagement. Het kan de 12 basis zijn voor een evaluatie van prestaties, bijvoorbeeld 13 tijdens een functioneringsgesprek. Hoe evolueer je van een functie- naar een competentieprofiel? Een functieprofiel is een omschrijving van wat er gedaan moet worden. Met een competentieprofiel ga je een stukje verder. Dan stel je ook de vraag hoe iets gedaan moet worden en welke kennis, vaardigheden en attitudes je daarvoor nodig hebt. Je kan hier ook ruimte maken voor de drijfveren, de energie, de goesting en de waarden en normen van medewerkers. Een competentieprofiel Is gebonden aan een functie of rol binnen de organisatie, maar legt de klemtoon meer op het waarom van de taken en hoe deze moeten uitgevoerd worden. fiche 01: voorbeeld van functieprofiel naar competentieprofiel > RC Sint-Lievenspoort Paramedicus
Geeft aan welke competenties er nodig zijn bij een medewerker om een bepaalde functie uit te oefenen. Houdt niet alleen rekening met de functie maar ook met de context. Zo staan ook de kerncompetenties van een organisatie in een competentieprofiel. Is gericht op de ontwikkeling van je medewerkers. Competenties zijn de bouwstenen voor verdere groei. Aan welke eisen moet een competentieprofiel voldoen? Helder en concreet. 14 15 Competentieprofielen geven een omschrijving van de competenties en de concreet waarneembare gedragsindicatoren die daarbij horen. Eventueel komen daar ook nog de verschillende competentieniveaus bij. Het profiel is een verzamellijst van competentie-eisen die nodig zijn voor een bepaalde job. Maar een goed competentieprofiel moet op haar beurt ook aan bepaalde eisen voldoen: Evenwichtig. Competenties bevatten zowel kennis, vaardigheden als attitudes. Het is belangrijk dat alle drie deze elementen evenwichtig aan bod komen. Onderling differentiërend. Competentieprofielen zijn specifiek en onderscheiden zich onderling. Ze maken de verschillen duidelijk. Beperkt. Een competentieprofiel geeft aan welke competenties echt bepalend zijn voor een functie of rol. De kern moet helder zijn, zodat het profiel geschikt is voor zowel werving en selectie, beoordeling als loopbaanontwikkeling. Een competentieprofiel maakt in zo weinig mogelijk woorden duidelijk wat er van een medewerker wordt verwacht. De gedragsindicatoren per competentie: Zijn omschreven in termen van observeerbaar gedrag Zijn zo weinig mogelijk overlappend Houden geen waardeoordelen in zoals goed of slecht Zijn positief geformuleerd Wat is classificatie van competenties? Bij het classificeren van competenties, moet je met twee aspecten rekening houden: het verschil tussen kerncompeten-
ties, functiecompetenties en individuele talenten en de indeling in competentieniveaus. (1) Het verschil tussen kerncompetenties, functiecompetenties en individuele talenten: Er zijn verschillende vormen Talenten zeggen in de eerste plaats iets over het potentieel waarin competenties kunnen omschreven worden. In het kader van mensen. Het gaat om een natuurlijke aanleg, een gave. van Complead gaan we niet in op het onderscheid dat Een talent kan ook omschreven worden als patronen in ons vaak gemaakt wordt tussen gedragscompetenties en vaktechnische denken en in ons handelen die van nature sterk ontwikkeld 16 of kennisgerelateerde competenties. Wel geven we apart aandacht aan het verschil tussen de zijn. Deze talenten beschouwen we als een belangrijke meerwaarde, die de inzetbaarheid van medewerkers verhoogt. 17 kerncompetenties die de medewerkers binden aan de organisatie en de functiegebonden competenties én individuele talenten die inzetbaar zijn voor een bepaalde functie of rol. Kerncompetenties zijn rechtstreeks afgeleid uit de visie en waarden van je organisatie. Ze zijn voor elke medewerker van belang. Ze raken de kern van de organisatie en dragen bij tot het realiseren van de missie. Kerncompetenties brengen de eigenheid van de organisatie in kaart en ondersteunen de bestaansreden. Tegelijkertijd bieden ze mogelijkheden om te groeien. Functiegebonden competenties zijn specifiek van toepassing op een functiegroep. Ze zijn noodzakelijk om in een specifieke functie of afdeling te kunnen functioneren. Ze worden niet in de competentieprofielen opgenomen als voorwaarde om een bepaalde functie te kunnen uitoefenen. Maar ze zijn wel een uitvalsbasis voor de verdere ontwikkeling van de organisatie én de medewerker. Het is dus vooral een kwestie van het aanwezige potentieel in je team te activeren. (2) Competentieniveaus: Bij de vertaling van competenties naar gedragsindicatoren kan gekozen worden om dit gedrag in niveaus op te delen. Daarvoor zijn er verschillende systemen en indelingen beschikbaar, al dan niet hiërarchisch
opgebouwd. We geven je bij wijze van voorbeeld een drietal mogelijke indelingen van de competentie samenwerken. De gedragsindicatoren in de verschillende voorbeelden leunen sterk bij elkaar aan. De classificatie die je binnen je organisatie hanteert en het niveau dat je per functie vooropstelt heeft invloed op de werving, evaluaties en ontwikkeltrajecten. METHODIEKEN VOOR COMPETENTIEANALYSE Hoe kun je met je team competentieprofielen opstellen? 18 Er zijn verschillende manieren om met competentieanalyse 19 van start te gaan. Uit het brede aanbod van methodieken hebben we er een aantal geselecteerd. Het is aan jou om er de meest geschikte voor je team en organisatie uit te kiezen. fiche 02: classificatie van competenties: niveaus van basis tot excellent >> voorbeeld: BAST SOC De Hagewinde fiche 03: classificatie van competenties: niveaus gekoppeld aan bepaalde functie >> voorbeeld: Vlaamse overheid - fiche 04: classificatie van competenties: niveaus hiërarchisch en cumulatief >> voorbeeld RC Sint-Lievenspoort De manier waarop je competentieprofielen bepaalt hangt samen met de manier waarop je organisatie bestuurd wordt. Het kiezen van de methodiek die best aansluit bij jouw organisatiecultuur is van verschillende factoren afhankelijk: De mate waarin de organisatie over een doorleefde missie en visie beschikt.
De mate waarin je organisatie beschikt over functieprofielen of gebruik maakt van werving- en selectietechnieken. De organisatiestructuur. De beschikbaarheid van medewerkers. De reeds aanwezige processen en hoe ze worden ervaren. De methodieken die we voorstellen kun je zowel alleenstaand of in combinatie met elkaar gebruiken. Je vindt in fiche 5 een 20 21 schema dat je een overzicht geeft van de verschillende methodieken en op welke competenties ze van toepassing kunnen zijn. fiche 05: op welke manier stellen we de verschillende methodieken aan je voor? In datzelfde schema worden de kenmerken van elke methodiek in kaart gebracht. Afhankelijk van je focus, je goesting om spelenderwijs aan de slag te gaan, de behoeftes in je team, de drive binnen je organisatie, de beschikbare tijd en mankracht, kun je de meest geschikte methodiek voor jou en je organisatie uitkiezen. Per methodiek vind je een steekkaart om je op weg te helpen. Daarop staat: Een korte omschrijving van de methodiek. Welke competenties (kerncompetenties en/of functiegebonden competenties) ermee in kaart kunnen gebracht worden en hoe individuele talenten onder de aandacht worden gebracht. Een reeks pictogrammen die de specifieke kenmerken omschrijven. Welke stappen je moet doorlopen. Eventueel een aantal tips of waarschuwingen. fiche 06: Hoe bepaal je kerncompetenties vanuit de missie, visie en waarden van je organisatie? fiche 07: Hoe kom je van het functieprofiel tot een volwaardig competentieprofiel? (de knip- en plakmethode) fiche 08: Hoe kun je aan de slag met competentiekaarten? fiche 09: Hoe bepaal je competentieprofielen met de differentiële analyse? fiche 10: Hoe gebruik je mood boards om te komen tot competenties? fiche 11: Vanuit sterke punten naar kern/functiegebonden competenties
COLOFON Redactie Agnes Biltris, Hogeschool Gent / Dirk Brants, VCOK vzw/ Brecht De Schepper, Arteveldehogeschool / Katrien Rogiest, Arteveldehogeschool/ Joke Van den Branden, Arteveldehogeschool concept, vormgeving, copywriting en opmaak: DAVANS 22 23 (katrien/liselotte/vanessa) Realisatie Met dank aan Deze toolbox is gebaseerd op de input en leervragen van 50 leidinggevenden en een expertengroep. Voor meer info en bronverwijzingen: zie www.complead.be Alle rechten voorbehouden. Dit materiaal wordt uitsluitend aangeboden voor persoonlijk gebruik. Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteurs.
neem ook een kijkje op www.complead.be [COMPETENTIE verwoord het talent in je team [WERVING EN SELECTIE] zoek het juiste talent voor je team [COMPETENTIEONTWIKKELING] ontwikkel het talent in je team [LEERKLIMAAT-IN-KAART-SPEL] stimuleer het leerklimaat in je team