Handleiding - 1-kanaalaanvraag - juli

Transcriptie

1 jobs, overheid, screening, certificering, competenties, taaltesten Handleiding - 1-kanaalaanvraag - juli

2 Inhoudstafel 1. Login Jouw aanvragen 04 a. Mijn behoeften en aanvragen 04 b. Overzicht Nieuwe aanvraag 05 a. Wij zijn 05 b. Wij zoeken 06 c. Profiel 07 d. Wij verwachten 08 e. Wij bieden 09 f. Selectieprocedure Verzenden van je aanvraag Dispatching Selectieverantwoordelijke 12

3 1. Login Gebruik je voor het eerst de online-aanvraag? Neem dan contact op met onze accountmanagers via Ze bezorgen je een login waarmee je je kan aanmelden op Mijn Selor via De login is gekoppeld aan de contactpersoon die er mee zal werken. Als organisatie heb je dus meerdere logins: een login per contactpersoon.

4 2. Jouw aanvragen a. Mijn behoeften en aanvragen In je eigen personeelsplan vind je de personeelsbehoeftes voor het komende jaar. Deze behoeftes kan je via ons systeem gaan beheren. Bijvoorbeeld: Je verwacht een uitbreiding van het IT-team met 5 mensen. Je maakt een behoefte aan in dat overzicht. Aan de ingebrachte behoeftes kan je nu specifieke aanvragen koppelen. Bijvoorbeeld: binnen de uitbreiding van jouw IT-team met 5 mensen (= 1 behoefte) wens je op zoek te gaan naar twee profielen: 3 functioneel analisten en 2 testers (= 2 aanvragen). Door op deze manier te werken, creëer je een duidelijk overzicht van de rekruteringsbehoeftes voor de komende periode. De aanvragen kan je al klaarzetten en pas naar ons versturen op het moment dat je wil dat ze worden uitgevoerd door Selor. b. Overzicht Je kan zowel in het overzicht van de behoeftes als de aanvragen filteren op wat je zoekt zodat je vlotter kan werken in je eigen lijsten.

5 3. Nieuwe aanvraag Je kan een nieuwe aanvraag ingeven via: het overzicht met je behoeftes ofwel rechtstreeks via het overzicht van je aanvragen. Als je de aanvraag ingeeft via het overzicht van je behoeftes, voeg je een aanvraag toe onder de behoefte waartoe deze behoort. Bij het overzicht van de aanvragen, klik je gewoon op de knop Nieuwe aanvraag invoeren. Bij de tab Wij zijn zal er dan gevraagd worden onder welke behoefte deze aanvraag hoort. Je kan een bestaande aanvraag klonen. Op deze manier kopieer je een bestaande aanvraag en kan je de nodige wijzigingen aanbrengen. Je kan een aanvraag importeren. Selor of een organisatie die gebruik maakt van ons systeem kan een bepaalde aanvraag die al in het systeem zit, exporteren en naar jou versturen via mail. Jullie kunnen deze aanvraag op jullie beurt importeren en zo aanpassen aan de eigen organisatie en wensen. a. Wij zijn Een aantal van de gegevens in het eerste tabblad zullen ingevuld zijn op basis van je login. Het is belangrijk om de juistheid hiervan te controleren en aan te vullen waar er eventueel gegevens ontbreken. Als je merkt dat er foute gegevens staan, neem dan contact op met onze accountmanagers.

6 b. Wij zoeken Waarvoor wens je een beroep te doen op ons? Je kan kiezen uit rekrutering en selectie voor statutaire of contractuele betrekkingen of uit een bepaald attest of advies. Let op: een consultatie van de reserves of een job die je wil invullen via de interne markt, kan ook een statutaire betrekking zijn. Afhankelijk van de reden waarvoor je een aanvraag indient, vragen wij om bepaalde gegevens in te vullen. Die gegevens worden zichtbaar nadat je je keuze hebt gemaakt. Als een aanvraag ook gedaan zal worden in een andere taal, moet je dit aankruisen onder de taal van de job. Op deze manier kunnen wij hier intern rekening mee houden. Het nummer van de andere aanvraag kan je hier vermelden of later invullen als dit de eerste aanvraag van de twee is. Het is belangrijk om de jobdetails (indien van toepassing) correct en volledig in te vullen. Ze zullen namelijk de basis vormen voor de kerncompetenties binnen het aangeboden competentiewoordenboek. Als er speciale reglementen van toepassing zijn bij de aanvraag, moet je ze ook hier opladen. Zo kunnen wij onze aanpak en ons advies onmiddellijk afstemmen op je noden.

7 c. Profiel Er zijn waarschijnlijk verschillende soorten profielen die in aanmerking komen voor je vacature. Hier heb je de mogelijkheid om deze profielen allemaal op te geven. Een verschillende combinatie van werkervaring, diploma s en certificaten kunnen diverse profielen opleveren die de kans vergroten op het vinden van de juiste match met jouw vacature. Let op: per profiel kan je maar één werkervaring selecteren. Eenmaal je de verschillende profielen hebt opgegeven, kies je via welke kanalen je de job wil invullen: via een externe publicatie, de bestaande databases en/of reserves. Wij bieden je hier de mogelijkheid om een simulatie uit te voeren als je voor de database of reserves kiest. Zo krijg je een eerste zicht op het aantal kandidaten dat potentieel in aanmerking komt voor jouw job. Als je eigen kandidaten wil voordragen voor deze aanvraag, kan je de gegevens hier vermelden.

8 d. Wij verwachten Tijdens een rekruterings- en selectieprocedure is het belangrijk om te weten welke competenties van toepassing zijn. Als je gebruik maakt van het federale competentiewoordenboek, geven we op basis van de eerder ingevulde jobdetails (Wij zoeken tab) reeds het juiste competentieprofiel weer. Dit wil zeggen dat de regels van de FOD P&O gevolgd werden om dit profiel samen te stellen. Als je niet gebonden bent aan het competentiewoordenboek van de federale overheid, kan je deze optie steeds uitvinken en de gewenste competenties vrij ingeven. Daarnaast heb je de mogelijkheid om ook technische competenties en pluspunten mee te geven. Hou er rekening mee dat alle opgegeven technische competenties gemeten moeten worden tijdens de selectieprocedure, dit is niet het geval voor de pluspunten. Let erop dat de omschrijving van de competenties of pluspunten concreet genoeg zijn zodat we weten wat we willen bevragen of meten.

9 e. Wij bieden Wat bieden jullie precies aan van job, werkomgeving, arbeidscondities, enzovoort? Zorg ervoor dat de omschrijvingen in dit onderdeel juist en aantrekkelijk verwoord zijn. Deze gegevens zullen namelijk gebruikt worden voor eventuele externe publicaties of uitnodigingen.

10 f. Selectieprocedure De selectieprocedure die wordt gebruikt om jouw aanvraag te behandelen, kan variëren. Ze kan bestaan uit een eenvoudige publicatie, één of meerdere proeven (al dan niet met een eigen case), een bijkomende proef, enzovoorts. Niet enkel de inhoud kan verschillen maar ook de aanpak: wij kunnen de procedure uitvoeren of je kan dit als klant zelf doen. Je kan alle of een aantal stappen in de selectieprocedure voor je eigen rekening nemen als je hiervoor de bijhorende certificeringmodule gevolgd hebt. Het is altijd mogelijk om gebruik te maken van eigen testen, cases,. Je kan die hier opladen en versturen met de aanvraag. Zo kunnen wij ze tijdig valideren. Per proef is er ruimte voorzien met een standaardtekst die je volledig kan aanpassen op basis van je eigen selectieprocedure. Deze tekst wordt automatisch meegenomen in de publicatie en uitnodigingen en moet daarom correct ingevuld worden. Als er kandidaten met een handicap ingeschreven zijn in je selectie, moet je ervoor zorgen dat er specifieke maatregelen worden genomen. Neem hiervoor contact op met het team diversiteit van Selor via selor.be.

11 4. Verzenden van je aanvraag Zodra je aanvraag volledig is ingevuld, is hij klaar om verstuurd te worden. Wanneer is hij volledig ingevuld? Wanneer je geen opmerkingen meer hebt die verbeterd moeten worden. Op dat moment verschijnt de knop verzenden. Als je de aanvraag verzendt, komt deze bij onze dispatch terecht om verder behandeld te worden. 5. Dispatching Een aantal medewerkers van Selor behoren tot het team dispatch. Wat houdt dit juist in? Als jij een aanvraag verstuurt, krijg je van hen een overzichtsmail van je aanvraag. Zij ontvangen alle aanvragen en wijzen deze toe aan diverse selectieteams. Een selectieteam kan bestaan uit meerdere mensen (selectieverantwoordelijken en selectieassistenten), zowel van bij Selor als bij de klant. Medewerkers van onze klanten die certificatiemodules op zak hebben, kunnen ook als verantwoordelijke aangeduid worden door onze dispatch om de aanvraag op zich te nemen.

12 6. Selectieverantwoordelijke In de lijst met alle aanvragen, kan een selectieverantwoordelijke (of -assistent) een overzicht krijgen van al de aanvragen die hem/haar werden toegewezen. Het is nu aan hen om de aanvraag te valideren. Een aanvraag kan onmiddellijk gevalideerd worden of teruggezonden worden naar de klant met een aantal opmerkingen. Deze opmerkingen worden per onderdeel toegevoegd door de selectieverantwoordelijke en vragen een correctie door de klant. Aangezien er verschillende linken bestaan tussen de aanvraag en onze andere systemen (bv. Pubweb, adm, ) is het belangrijk dat de aanvraag correct en kwalitatief wordt ingevuld. De inhoud van de vrij in te typen velden, wordt overgenomen in publicaties en uitnodigingen. Vandaar dat het belangrijk is deze goed na te lezen. Eenmaal je als selectieverantwoordelijke een aanvraag gevalideerd hebt, moet je ook gebruik maken van de verschillende systemen die de reserves, IM en contractuelen beheren om de selectieprocedure te vervolledigen. Alle informatie wordt automatisch overgenomen in deze systemen, dus een dubbele input moet niet gebeuren. Je moet als selectieverantwoordelijke wel een aantal validatie-acties doen zodat ofwel de publicatie kan gebeuren ofwel de uitnodigingen naar de kandidaten (gekozen door de klant) automatisch aangemaakt worden. Een aanvraag kan toegewezen worden aan één of meerdere mensen door de dispatch van Selor Een nieuwe aanvraag kan toegevoegd worden, je krijgt een nieuwe template door hierop te klikken Je kan een aanvraag klonen, dit wil zeggen dat je een bestaande aanvraag kopieert en zelf kunt wijzigen Je kan een aanvraag wijzigen of bewerken door hierop te klikken Een kalender komt tevoorschijn met de te selecteren data Een aanvraag kan geëxporteerd worden door Selor of door een organisatie die ons systeem gebruikt Je kan bepaalde zaken verwijderen via deze knop Je kan een aanvraag op pauze zetten, dit wil zeggen dat de aanvraag tijdelijk niet behandeld moet worden Je kan een aanvraag, die eerder op pauze gezet werd, terug activeren. Een aanvraag is toegewezen en moet nog gevalideerd worden. De selectieverantwoordelijke kan dit hiermee doen