Gebruikershandleiding Onyx One

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Onyx One

2 Contents 1. Registreren via uw persoonlijke registratielink... 3 Stap 1: Uw account registreren via uw persoonlijke registratielink... 3 Stap 2: Maak uw bedrijf aan Contractor Qualificatie (CQ)... 5 Stap 1: Vervolledig uw bedrijfskwalificatie... 5 Stap 2: Secties van de bedrijfskwalificatie... 6 Opgelet! Voor zelfstandigen heeft het CQ formulier minder secties Stap 3: Indienen Aanmaken Contractor Medewerkers Stap 1: Voeg gebruiker toe Stap 2: Selecteer de portal en de rol op de portal Stap 3: Selecteer het correcte PQ niveau van de medewerker Stap 4: Vervolledig de PQ gegevens van uw medewerker Stap 5: Wijzigen van PQ van een medewerker Activeren/deactiveren van medewerkers Stap 1: Gebruikers activeren / deactiveren Stap 2: Bekijken van inactieve gebruikers Uitnodigen SubContractor/zelfstandige Stap 1: klik op " Uitnodigen contractor"/ Zelfstandige Stap 2: kies " per bedrijf" of " per " Stap 3: ingeven van adres en selecteren van Contractor groep en PQ level 31 Stap 4: Uitnodiging nakijken / opvolgen Bekijken van de Contractor Qualifiatie van uw Subcontractoren Opdrachten en aanmeldingen Algemeen: Opdracht - Aanmelding Mijn opdrachten Rechtsreeks aanmelden van werknemers op een opdracht Beheer opdrachten Aanmelden van werknemers via overzicht opdrachten/aanmeldingen Delegeer een opdracht Beheer aanmeldingen Version 4 2

3 1. Registreren via uw persoonlijke registratielink Stap 1: Uw account registreren via uw persoonlijke registratielink Via UPMR krijgt u een met een persoonlijke registratielink. Gelieve deze niet door anderen te laten gebruiken! Version 4 3

4 Stap 2: Maak uw bedrijf aan Version 4 4

5 2. Contractor Qualificatie (CQ) Stap 1: Vervolledig uw bedrijfskwalificatie Version 4 5

6 Stap 2: Secties van de bedrijfskwalificatie Version 4 6

7 Version 4 7

8 Version 4 8

9 Opgelet! Voor zelfstandigen heeft het CQ formulier minder secties. Version 4 9

10 Stap 3: Indienen Wanneer u op indienen klikt, wordt UPMR hier per automatische van verwittigd. Enkel vanaf dat moment hebben zij toegang tot de gegevens van dit document. Version 4 10

11 Voor de contractor zal bij kwalificaties bedrijf wachten op beoordeling vermeld staan. Zodra UPMR alles gecontroleerd heeft en er geen opmerkingen zijn, zal status wijzigen naar goedgekeurd. Version 4 11

12 3. Aanmaken Contractor Medewerkers Stap 1: Voeg gebruiker toe Rollen die geselecteerd kunnen worden zijn: Admin: beheer CQ, beheer gebruikers, beheer plan, beheer bedrijf. De persoon die wordt uitgenodigd door UPMR wordt automatisch de admin. Deze persoon maakt bedrijf en CQ aan. Manager: beheer CQ en beheer gebruikers Team member: contractormedewerker, kan persoonlijk PQ beheren CQ: Contractor Qualification = Kwalificatie contractor PQ: Personal Qualification = Kwalificatie contractormedewerker Version 4 12

13 Version 4 13

14 Stap 2: Selecteer de portal en de rol op de portal Selecteer hier Umicore. Het kan zijn dat hier meerdere portals verschijnen, indien uw bedrijf/account gelinkt is met meerdere opdrachtgevers. De rol op de portal kan verschillend zijn dan die in de eerste stap (op Onyx One niveau) Version 4 14

15 Stap 3: Selecteer het correcte PQ niveau van de medewerker Version 4 15

16 Stap 4: Vervolledig de PQ gegevens van uw medewerker Version 4 16

17 Version 4 17

18 In de sectie Algemene Informatie dient u persoonlijke informatie in te vullen van de medewerker. Bij Payroll bedrijf kiest u het bedrijf bij wie de medewerker op de payroll staat, ook indien er meerdere bedrijven selecteerbaar zijn (dit wel zeggen dat de medewerker werkt voor verschillende bedrijven). Version 4 18

19 Afhankelijk van het land van het payrollbedrijf zal het systeem bepalen of u al dan niet Limosa plichtig bent. Deze Limosa gegevens dienen vervolgens ingevuld en opgeladen te worden. Version 4 19

20 Afhankelijk van het PQ profiel dient men een aantal verplichte velden in te vullen. Per certificaat dat wordt opgeladen, dienen de gegevens mbt. dit certificaat toegevoegd te worden. Version 4 20

21 Version 4 21

22 Version 4 22

23 Van zodra u de persoonskwalificatie heeft ingediend, verschijnt uw PQ status (in dit voorbeeld volg onsite training = dient veiligheidsfilm nog te bekijken). Version 4 23

24 Er verschijnt nu een groen vinkje achter de naam van de medewerker. De persoonskwalificatie is in orde. Version 4 24

25 Stap 5: Wijzigen van PQ van een medewerker Indien u de PQ van uw medewerker wenst te wijzigen, volg onderstaande stappen. Na wijzigen goed nakijken of alle PQ secties zijn opgeladen en indien nodig aanvullen. Version 4 25

26 Version 4 26

27 4. Activeren/deactiveren van medewerkers Stap 1: Gebruikers activeren / deactiveren Via "Mijn team" kunnen gebruikers geactiveerd/gedeactiveerd worden. Wanneer inactief - de gebruiker kan niet meer inloggen op zijn account Version 4 27

28 Stap 2: Bekijken van inactieve gebruikers Inactieve gebruikers kunnen terug actief worden gezet door via dezelfde weg de status terug te wijzigen naar "actief" Version 4 28

29 5. Uitnodigen SubContractor/zelfstandige Stap 1: klik op " Uitnodigen contractor"/ Zelfstandige Version 4 29

30 Stap 2: kies " per bedrijf" of " per " Version 4 30

31 Stap 3: ingeven van adres en selecteren van Contractor groep en PQ level Als Contractor van UPMR kan men een Subcontractor (= bedrijf met meerdere werknemers die werken uitvoeren bij UPMR) of een Zelfstandige (= éénmansbedrijf - er kunnen geen werknemers aangemaakt worden) uitnodigen. Version 4 31

32 Version 4 32

33 Stap 4: Uitnodiging nakijken / opvolgen Version 4 33

34 Specifieke situaties Contractor wenst andere contractor uit te nodigen De algemene regel is: een Contractor die rechtstreeks voor UPMR werkt kan zijn Subcontracotren en/of Zelfstandigen uitnodigen. Een Subcontractor kan op zijn beurt geen subcontractoren van hem uitnodigen. Uitzondering indien een Subcontractor met een Zelfstandige werkt: de zelfstandige dient uitgenodigd te worden door de hoofdcontractor van deze Subcontractor. Wanneer de zelfstandige zijn CQ heeft opgezet kan er contact opgenomen worden met support, zodat de Zelfstandige onder de Subcontractor kan gehangen worden. Version 4 34

35 6. Bekijken van de Contractor Qualifiatie van uw Subcontractoren Vanaf dat uw subcontractor zijn document heeft ingediend, kan u deze gegevens ook bekijken. Version 4 35

36 Version 4 36

37 Version 4 37

38 Version 4 38

39 7. Opdrachten en aanmeldingen Algemeen: Opdracht - Aanmelding De opdracht wordt aangemaakt door Umicore. Er zijn verschillende type opdrachten mogelijk. Een opdracht is geldig voor een bepaalde periode. Type Normal Shutdown Overtime Weekend Normal CA/IS Weekend structureel PQ vereisten Description PQ1, PQ1' PQ1, PQ1' PQ1, PQ1' PQ1, PQ1' PQ2 PQ1, PQ1' Uitzondering PQ1, PQ1' Werken uit te voeren op werkdagen (tussen 6u en 22u) Werken specifiek tijdens stilstanden (24u/24, 7d/7) Werken uit te voeren tijdens nacht (tussen 22u en 6u) Werken uit te voeren tijdens weekend (tussen zaterdag 6u en maandag 6u) Werken op werkdagen CA/IS (tussen 6u en 22u) Werken uit te voeren tijdens weekend (tussen zaterdag 6u en maandag 6u) Niet-aangemelde (sub)contractormedewerkers Max aantal dagen opdracht max today + 12 months max today + 3 months max today + 7 days max today + 7 days max today + 12 months max today + 12 months max today + 7 days Max aantal dagen aanmelding max today + 6 month max today + 3 month max today + 7 days max today + 7 days max today + 6 month max today + 7 days max today + 7 days Biomonitoring Aanmelding: werknemers kunnen tijdens deze periode aangemeld worden voor een max aantal dagen ( zie tabel ) Een werknemer kan meerdere malen op een opdracht aangemeld worden, zolang dat start en eind datum niet overlappend zijn. Version 4 39

40 Mijn opdrachten Rechtsreeks aanmelden van werknemers op een opdracht Version 4 40

41 Version 4 41

42 Status PQ: is de huidige toestand van de PQ (persoonskwalificatie) van het teamlid Deze kunnen zijn: Version 4 42

43 De werknemer is nu aangemeld op de opdracht. BEWERK: start- en einddatum kunnen aangepast worden VERWIJDER: verwijderen van een aanmelding ONSITE REQUIREMENT: weergave van de PQ tijdens de aanmelding Version 4 43

44 Beheer opdrachten Opdrachten hebben een (systeem)volgnummer: /0 waarbij 15 = Umicore, 1 = volgnummer van de opdracht, /0 = opdracht van Umicore aan contractor /1 waarbij 15 = Umicore, 1 = volgnummer van de opdracht, /1 = opdracht werd gedelegeerd aan subcontractor : in Beta is dit 28 Gericht zoeken via filters Zowel bij de tab opdrachten als op de tab aanmeldingen kan je gericht zoeken via filters Version 4 44

45 Aanmelden van werknemers via overzicht opdrachten/aanmeldingen Klik op "AANMELDEN" => vervolg zie STAP 1 Delegeer een opdracht Wanneer u voor uw opdracht met subcontractoren (SubC) werkt, kan u de opdracht delegeren. Uw SubC kan dan ook zijn werknemers aanmelden. Er kan enkel gedelegeerd worden aan SubC met een goedgekeurde CQ. Alle gegevens van de opdracht worden overgenomen op de gedelegeerde opdracht ( omschrijving, data,..) Een gedelegeerde job kan niet meer verder worden gedelegeerd. Version 4 45

46 Version 4 46

47 Version 4 47

48 Beheer aanmeldingen Overzicht van alle aangemelde werknemers. ACTIES: print: het aanmeldingsformulier printen dat door de werknemer dient meegenomen te worden naar Umicore bewerk: aanpassen van start en einddatum van de aanmelding verwijder: deleten van een aangemelde werknemer STATUS PQ EN ONSITE REQUIREMENT De PQ status geeft de status van de persoonskwalificatie van een teamlid weer De Onsite requirement geeft de PQ status van deze persoon binnen de aangemelde periode weer. Deze kunnen dus verschillen van elkaar!! PQ STATUS ONSITE REQUIREMENT TOEGANG TOT Dit veld geeft aan tot wanneer de persoon toegang zal hebben tot UPMR. Deze kan verschillend zijn van de einddatum van de aanmelding omdat er wordt gekeken naar de onsite requirements. Version 4 48

49 Version 4 49

50 Version 4 50