Hoofdstuk 11: Celverwijzingen 11.0 Inleiding Cellen koppelen is waar het om draait in Excel. De inhoud van cellen kan worden gekoppeld met verwijzingen, genaamd een link, je kunt tekst of getallen manipuleren en omdat werkbladen uit miljoenen cellen bestaan, kan deze manipulatie op verschillende gegevensbereiken in één keer worden uitgevoerd. In dit hoofdstuk worden de basisvaardigheden besproken die nodig zijn om celverwijzingen te maken en hoe deze goed gebruikt kunnen worden in analyses. Onthoud dat linken essentieel zijn voor professionele Excel modellen. 11.1 Twee cellen linken. In dit voorbeeld is cel D3 gelinkt aan cel B3: het = teken geeft aan dat de cel een berekening bevat en dus is het resultaat, de waarde, die uiteindelijk wordt weergegeven, anders dan de celinhoud. In dit voorbeeld is het resultaat: Enkele belangrijke punten om te onthouden zijn: 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen
Alleen het resultaat van cel B3 wordt overgenomen in de gelinkte cel D3. De opmaak van de cel met de brongegevens wordt niet meegenomen. Als de cel met de brongegevens (B3) wordt gekopieerd, dan blijft de gekoppelde cel (D3) hetzelfde als de originele cel (B3). Echter, als de cel met de brongegevens wordt geknipt naar een nieuwe locatie op het werkblad, dan verplaatst de celverwijzing wel en D3 zal nog steeds Azalea weergeven. Als de inhoud van de cel met de brongegevens wordt gewijzigd, zal de gekoppelde cel ook wijzigen. Bijvoorbeeld: als je Azalea in cel B3 vervangt door Anemoon zal de gelinkte cel D3 automatisch wijzigen naar Anemoon. 11.2 Hoe gelinkte cellen zich gedragen Wanneer je een gelinkte cel kopieert (bijvoorbeeld door het gebruik van Ctrl-C en dan Ctrl-V in een nieuwe cel), verplaatst de bron van de link mee. Dus in het onderstaand voorbeeld wordt cel D3 gekopieerd naar cellen D4 en D5. De bron van de link heeft zich automatisch steeds een cel naar beneden verplaatst in kolom B dus D4 is verbonden met B4 en D5 met B5. Het is belangrijk om te weten dat als een gelinkte cel verplaatst wordt (of geknipt en dan geplakt) in plaats van gekopieerd, zal het blijven verwijzen naar de oorspronkelijke cel. Dus als je D4 in het bovenstaande voorbeeld knipt en plakt in E8, zal de cel nog steeds gekoppeld zijn aan B4 en Begonia weergeven. 11.3 Cellen met linken manipuleren (aanpassen) Gelinkte cellen kun je aanpassen... Je kunt berekening maken met getallen en je kunt tekst bewerken. Bij het manipuleren van zowel getallen als tekst kan verwezen worden naar 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen
meerdere cellen je kunt dus bijvoorbeeld twee cellen optellen of samenvoegen om tekst te combineren: Linken naar meer dan één cel gedragen zich hetzelfde als linken naar één cel wanneer de cel gekopieerd wordt, verplaatsen de linken ook. Dus D3 kopiëren naar D4 in het bovenstaande voorbeeld zal de cel B4 koppelen met B5 en geeft als resultaat TinaBalacio in cel D4. Hoe formules zich gedragen Linken kunnen ook in formules staan dus bijvoorbeeld 1 =SPATIES.WISSEN(B3) verwijdert spaties uit tekst in cel B3. Als je een cel met deze formule kopieert, dan wijzigt de link (B3) in de formule =SPATIES.WISSEN(B3) op dezelfde manier als wanneer de link =B3 zou zijn. 1 Zie hoofstuk 15: Tekstfuncties als je wilt weten hoe SPATIES.WISSEN werkt. 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen
11.4 Absolute referenties ($ dollartekens) linken vastzetten Voor de tot nu toe besproken linken (bijvoorbeeld een cel met de verwijzing =B3) betekent het kopiëren van de cel dat de link verandert. Er is een manier om dit te voorkomen, zodat de celverwijzing hetzelfde blijft, waar je de cellen ook naartoe kopieert. Dit wordt gedaan door $ -tekens in te voeren in de link voor de de kolom (dus B wordt $B) en voor de link naar de rij (3 wordt $3). Dus is de link =B3 vervangen door =$B$3. De referentie van de link is vastgezet (absoluut geworden). In het onderstaande voorbeeld is cel D3 gelinkt aan cel B3 en het bevat daarom het resultaat Contador. Als deze cel D3 naar beneden gekopieerd wordt in kolom D, zullen de $-tekens in de formule de verwijzing vastzetten, zodat het nog steeds verwijst naar B3. 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen
In bovenstaand voorbeeld is een enkele link vastgezet, maar het is net zo (en waarschijnlijk eerder) gebruikelijk om een bereik vast te zetten. Dus een cel die de formule =SOM($A$1:$B$10) bevat, zal de inhoud van cellen A1:B10 optellen, net als alle andere cellen waarin deze formule wordt gekopieerd: Cellen die gelinkt zijn aan andere werkmappen (niet met andere werkbladen in dezelfde werkmap) zullen automatisch een absolute referentie krijgen en dollartekens bevatten zie hoofdstuk 5: Gegevens koppelen. Alleen kolommen (of rijen) vastzetten Absolute celverwijzingen hebben een of twee dollartekens (bijvoorbeeld $AB$31) met een reden. Het eerste dollarteken, voor de kolomverwijzing, zet de kolom vast. Het tweede dollarteken zet de rij vast. Ze kunnen afzonderlijk gebruikt worden, zodat alleen de kolom of alleen de rij vastgezet kan worden. Alleen de kolom vastzetten, kan handig zijn als je wilt dat alle cellen in een tabel verwijzen naar een rijkop. 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen
Hierboven wordt de formule (=$B3 in cel C3) gekopieerd naar elke cel in het groene gedeelte van de tabel. Omdat de referentie van de link ($B) absoluut is, verwijzen alle cellen naar kolom B. De rijverwijzing heeft een relatieve verwijzing, dus de cellen in de overige rijen in de tabel waarnaar wordt gekopieerd, verwijzen naar de overige rijkoppen in kolom B. Dit type link heeft nog steeds een absolute referentie. De regel is dat een link zonder een $ teken een relatieve referentie heeft, maar zodra de link een $ teken bevat wordt de referentie absoluut. In de praktijk wordt niet gesproken over de referentie van een link, maar worden de begrippen samengevoegd: een relatieve link of een absolute link. Nogmaals, dit mag abstract lijken, maar de waarden weergegeven in het groene gedeelte van de tabel zouden gebruikt kunnen worden als deel van een opzoekformule, samen met de maand in de bovenste rij bijvoorbeeld, zodat de inhoud van de tabel automatisch wordt gewijzigd wanneer de koppen gewijzigd worden. In het bovenstaande voorbeeld wordt de kolom in een link vastgezet. Om een rij vast te zetten (bijvoorbeeld in het bovenstaande voorbeeld in cel C3), dan zou het $-teken voor de link komen te staan (bijvoorbeeld =B$3). De F4-sneltoets $-teken typen in formules is priegelwerk en vergt veel tijd. Met de F4-toets (indrukken als je een celverwijzing in de formulebalk bewerkt) kun je door de vier mogelijkheden heen lopen om de link vast te zetten: F4 F4 F4 F4 B3 $B$3 B$3 $B3 B3 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen
Toepassingen Dit linken absoluut maken kan abstract overkomen, maar het kan op een groot aantal manieren worden toegepast en behoort tot de krachtigste gereedschappen van Excel. Absolute linken zijn vooral handig in formules. Bijvoorbeeld: de formule in kolom D hieronder berekent het verschil tussen de verkopen van een willekeurige dag en de verkopen op de beste dag (29/01/2010) over een korte periode. Om deze formule te laten werken, moet de MAX-functie altijd verwijzen naar het bereik met de verkoopcijfers (dus de referentie van het bereik C4:C22 wordt absoluut gesteld als $C$4:$C$22). Bereiken met een relatieve referentie Besproken is een bereik met een absolute referentie (bijvoorbeeld $A$1:$B$10). Net als bij cellen kunnen ook de kolommen of rijen in een bereik vastgezet worden ($A:$B10). En ook een combinatie is mogelijk waarbij één kant van het bereik wordt vastgezet (bijvoorbeeld $A$1:B10). Wanneer een dergelijke verwijzing gekopieerd wordt, zal de celverwijzing B10 veranderen, maar blijft $A$1 absoluut. 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen
Voorbeeld Een voorbeeld hiervan is de formule =SOM($A$1:A4) die een cumulatieve som berekent van de items in kolom A wanneer die naar beneden wordt gekopieerd vanuit cel B4. Door de verwijzing naar het celbereik (blauw gekleurd in de afbeelding) zal de verwijzing naar A4 mee veranderen voor de waarden in kolom A als deze worden gekopieerd naar de andere rijen. Echter, de verwijzing naar $A$1 blijft hetzelfde wanneer deze wordt gekopieerd en zo ontstaat er een cumulatieve som over de getallen in Kolom A. 2010 Excel with Business 8 Hoofdstuk 11: Celverwijzingen