Gemeentebestuur Bonheiden Secretaris Contactpersoon: Wim Peeters, gemeentesecretaris T 015 50 28 26 wim.peeters@bonheiden.be uw bericht van / uw kenmerk ons kenmerk datum bijlage(n) AD/ad 2 februari 2015 Besluit gemeentesecretaris Gemeentepersoneel : vaststelling functiebeschrijving ICT-coördinator Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 07/12/07 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid art. 7; Gelet op het Verslag aan de Vlaamse Regering met verdere toelichting bij de bepalingen van bovenvermeld besluit van de Vlaamse Regering; Gelet op de gemeentelijke rechtspositieregeling, inzonderheid art. 1 2,19 en bijlage VI; Besluit Enig artikel De functiebeschrijving van ICT-coördinator wordt vastgesteld als volgt : NAAM : AFDELING : Intern Beleid en Organisatie DIENST : Communicatiedienst GRAAD : ICT-coördinator NIVEAU : B RANG : Bv (B1-B3) A. DOEL VAN DE FUNCTIE De ICT-coördinator heeft twee doelen: ondersteunt de werking van de organisatie door ervoor te zorgen dat medewerkers over vlot werkende ICT-systemen beschikken voert taken uit voor de communicatiedienst, waarbij de focus ligt op de digitale media (website, intranet, extranet, facebook, twitter, ). 1
B. FUNCTIE-INHOUD Adviserende beleidsondersteunende taken - Zorgt voor de budgetopvolging voor ICT en rapporteert hierover aan het college - Adviseert het college over de uitvoering van contracten met externe partners (datacenter Cipal, softwareleveranciers, ) - Zoekt actief mee naar manieren om op een efficiënte en kostenbesparende manier een performante ICT-omgeving te creëren voor de eigen organisatie en rapporteert hierover aan het college - Geeft input aan de communicatieambtenaar m.b.t. planning voor ICT binnen de globale planning van de communicatiedienst en de strategische meerjarenplanning - Adviseert het college over de te volgen richtlijnen inzake informatieveiligheid Uitvoerende taken 1. Beheer hard- & software van de eigen organisatie - Zorgt voor de implementatie van software- en hardware (bij eigen diensten, gemeentelijk onderwijs, ) o.a. adobe, indesign, fotoshop, windows office, windows besturingssysteem,. - Beheert de back-ups van de organisatie - Beheert de server voor het gemeentelijk onderwijs - Verzorgt het accountbeheer van de arcoserver (kennis van active directory) - Exchange aanpassingen uitvoeren - Voert taken uit in functie van afgesloten service contracten met externe partners 2. Helpdeskmedewerker - Intern: maakt zich het systeem volledig eigen om collega s te kunnen helpen (helpdeskfunctie) en ondersteunt de operationele werking op werkposten printers netwerkverbindingen randapparatuur - Extern: fungeert als brug tussen de eigen organisatie en het externe datacenter (Cipal) o.a. door registratie van incidenten in het service portaal,. - Ondersteunt de werking van de diensten door oplossingen aan te reiken bij problemen met applicaties van derden waarmee de gemeente dient te werken: Belpic, Belpas, Digitale Rijbewijzen, Dimona-aangifte,. - Geeft interne opleidingen (presentaties, outlook,...) 3. Beheer van ICT-middelen die gebruikt worden door burgers: - Sitekiosk (openbare computers bibliotheek) - Controle van de beveiliging en de werking van WIFI. - Pc-klassen in de scholen 2
4. Gebruikersbeheer - Toekennen van toegang tot het systeem - Toekennen van user ID s en paswoorden - Bepalen wie welke functie mag uitvoeren - Schrappen gebruikers - Beheer gebruikerslijsten - Beheer van het toegangsbeveiligingssysteem - Het ondersteunen van de lokale gebruikers van exchange mail services 5. Beheerder digitale media - Beheert van de verschillende digitale platformen van de gemeente (website, extranet, intranet, facebook, twitter, ) - Zorgt voor de update van informatie op deze platformen (in overleg met de communicatieambtenaar en de diensten). 6. Informatieveiligheid - Maakt met de diensten afspraken over het naleven van de richtlijnen inzake informatieveiligheid en documenteert deze - Voert taken uit om de gemeentelijke elektronische bestuurlijke gegevensverkeer te laten verlopen in overeenstemming met de richtlijnen Controlerende taken - Controleert de back-ups van de organisatie - Onderzoekt het optimale gebruik van software en geeft advies omtrent efficiënter gebruik van software - Controleert het naleven van de richtlijnen inzake informatieveiligheid Communicatieve taken - Staat in voor de communicatie tussen interne gebruikers en externe partners op het gebied van ICT - Zorgt voor communicatie naar interne gebruikers i.v.m. veranderingen aan ICTinfrastructuur (uitrol nieuwe applicaties,.) C. FUNCTIEPROFIEL a. Essentiële kenmerken van de functie Plaats in de organisatie De functie van ICT-coördinator bevindt zich organiek onder de Afdeling Intern Beleid & Organisatie, meer bepaald onder de communicatiedienst De ICT-coördinator werkt onder rechtstreekse leiding van de communicatieambtenaar. Aard van de functie - Expertfunctie - Controlerend, toezichthoudend - Uitvoerend vaktechnisch - Gericht op interne en externe communicatie 3
b. Competenties Wat de algemene attitudes betreft wordt verwezen naar de deontologische code van het gemeentepersoneel. De generieke competenties (= algemene gedragseigenschappen die in elke functie belangrijk zijn) zijn vastgelegd in het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 04/05/11. Het betreft volgende competenties : Probleemoplossend werken Klantgerichtheid o Signaleert problemen op tijd o Onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden o Kan tot synthese/beoordeling komen o Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten o Betrekt de juiste mensen en instanties bij het probleem o Formuleert praktische en haalbare oplossingen o Bedenkt alternatieven- en overweegt voor- en nadelen o Leeft zich in de situatie van klanten in o Stelt zich dienstverlenend op voor iedereen o Speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen o Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten o Streeft naar klanttevredenheid Gepast communiceren Samenwerken o Schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw o Past taalgebruik aan de doelgroep aan o Hanteert correct taalgebruik o Formuleert helder en duidelijk o Vraagt door op gegeven informatie o Toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen o Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen o Leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na o Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang o Helpt anderen o Stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang o Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep o Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten o Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid 4
Wat de kerncompetenties betreft : TAAK Initiatief Nauwgezetheid Ondernemen PERSOON Flexibiliteit o Komt uit eigen beweging tot actie o Onderneemt iets om de voortgang te versnellen o Doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren o Start zelf een nieuwe taak als het werk klaar is of vraagt naar een nieuwe opdracht o Komt gemaakte afspraken na o Controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig o Houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking o Is aandachtig en werkt geconcentreerd o Ziet en signaleert kansen of opportuniteiten o Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te verbeteren o Weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek o Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten o Kan veranderingen initiëren, ondersteunen, begeleiden o Betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering o Toetst voorstellen aan de realiteit o Plan of aanpak praktisch kunnen wijzigen om het beoogde doel efficiënter te bereiken o Goed omgaan met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen o Bereidheid tonen om te leren en mee te groeien met veranderingen o Systematisch, doelgericht, conform en op een verantwoorde wijze met voorschriften of afspraken kunnen werken o Zelfstandig kunnen analyseren, oplossen en voorstellen formuleren van complexe problemen die betrekking hebben op de eigen dienst Zelfstandig werken o Kan met de nodige instructies aan de slag o Is stipt in het nakomen van afspraken o Kan werken zonder externe controle o Stuurt bij indien nodig o Verzekert continuïteit en behoudt overzicht 5
KLANT Resultaatgericht werken ORGANISATIE o Inventariseert beschikbare middelen o Streeft naar maximaal resultaat o Zoekt naar de meest optimale werkmethoden o Grijpt in wanneer resultaten niet voldoen o Zet door bij tegenslag of problemen Plannen en organiseren o Plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten o Stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af o Houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen o Past de planning aan indien veranderde omstandigheden dit eisen o Meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig o Verzekert de continuïteit en behoudt overzicht. D. SLOTBEPALING Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan steeds worden aangepast aan nieuwe evoluties en organisatorische accenten binnen de gemeente. Wim Peeters Gemeentesecretaris 6