E-factureren en Centric Uitnodigingen:

Transcriptie

1 E-factureren en Centric Uitnodigingen: Rudo van Gellekom Rijnwaarden Rajesh Gayadien Breda Harrie Veldman Meppel Erik Feijen Meppel Ed Roozenbeek Zoetermeer Douwe de Vries Houten Henk Dekker Hoorn Bauke Keulen Amersfoort Antoine van de Kamp Centric Kolette Visser Simpler invoicing Paul Huigens KING Erik van Koeveringe Min. EZ / PIANOo [email protected] Frank van Zutphen KING [email protected] Marcel van Wensum everbinding [email protected] Johan Schaeffer everbinding [email protected] Aanwezig: Ed, Marcel, Johan, Antoine, Rajesh, Vincent (collega van Rajesh) Frank, Paul, Henk, Jan (collega van Henk), Erik Vierde bijeenkomst in Utrecht, 31 januari 2017 Agenda Vrij gehouden: update langs de velden, discussie en afspraken voor het vervolg. Update en discussie: Naar aanleiding van stand van zaken Breda: Breda is nu bezig met ketenactivatieproject met PIANOo. Top 25 leveranciers worden benaderd met vraag over hun bereidheid om te e-factureren. Kanaal e-factureren = Simplerinvoicing. Nu wordt er gekeken of facturen via kunnen worden verwerkt (er is nu een broker en dat wordt uitgeprobeerd). Er zijn nu al facturen die via xml binnen komen. Nu zijn er wel verschillende formaten naast elkaar. Grote leveranciers zijn al wel klaar om e-facturen te gaan versturen. Er begint meer roering te ontstaan. Dit moet naar buiten gecommuniceerd worden. De volgende formaten worden bij Breda ondersteund door Centric: SI, UBL 2.0, UBL 2.1. HR-xml, embedded xml). Er is nog wel discussie over het verzenden aan DUO, dat vereist een bijlage met urenbriefje. Belangrijke vraag: Ga je straks eisen opstellen als gemeente? Met een urenbriefje erbij als PDF of als tweede bijlage. Dan gaat wel leiden tot extra uitval, deze informatie kan (nog) niet verwerkt worden. PDF s passen prima in de SI standaard, maar als het pakket het niet ondersteunt dan heef het niet zoveel zin om PDF s bij te voegen. Leveringsverantwoording zou langs een andere route moeten worden ingeregeld.

2 Naar aanleiding van stand van zaken Centric: Centric is nu ook service provider / access point bij het SI netwerk. Volgende week volgt een ketentest van preproductie naar Key2Financien. Er is vertrouwen in de ontwikkelingen. Vanuit de CEF Call doen de gemeenten Breda, Drechtsteden en Meppel mee. Tijdspad is beginnen en afronden in Q Sommige Crediteuren (van gemeenten) willen nog graag SI Light omdat ze dan een mail met xml kunnen versturen. De meeste toeleveranciers willen echter ook graag SI Full. Kunnen SI Full en SI Light naast elkaar bestaan? De conductor van Centric wordt gebruikt voor beide kanalen, die routeert naar webservice van Key2Financien. Inmiddels zijn er 35 service providers in het SI netwerk. SI Light heeft nadelen op veiligheid + versleuteling, maar het past wel binnen de huidige regelgeving. Er komen echter ook nog EU richtlijnen over . Om aan die richtlijnen te voldoen moet je eigenlijk een hele aparte structuur optuigen. En dat is niet gewenst. Wel kan SI Light als opstapje nar SI Full worden gebruiken. Promotie vanuit EZ in de richting van de toeleveranciers is gewenst. Naar aanleiding van stand van zaken Zoetermeer: Alleen PDF s gaan nu via Cofax (huidig proces). Het is wenselijk dat de gemeente het proces richting Centric Key2Finance stroomlijnt, en niet allemaal aparte stromen facturen moet beheren. everbinding heeft een oplossing waarbij de focus ligt op het ontvangen van zoveel mogelijk echte e-facturen (SI FULL), maar waarbij ook alle overige stromen facturen (bonnetjes, papier, pdf, portaal) volledig worden omgezet tot e-factuur dus één proces voor de gemeente. Vooral het proces en het onboarden van leveranciers zijn lastig. Zoetermeer: everbinding heeft een oplossing en Centric heeft een oplossing. Waar moet je nu als gemeente op in zetten? everbinding: Oorspronkelijk was er het idee om een gezamenlijke propositie (Centric + everbinding) te maken. Het zou mooi zijn als er samen iets gemaakt zou kunnen worden: Nu zijn er weer veel verschillende opties voor gemeente. In essentie werken everbinding & Centric in een andere tak van sport. Centric moet het (beveiligde xml van everbinding) sowieso ondersteunen, het stuk daarvóór is ook belangrijk (onboarden, andere formaat xml, uniformeren). Centric, Unit4, Pink hebben dezelfde route gekozen (via CEF Call). Gemeenten hebben de keuze. De keuze voor gemeenten is: los aanbesteden vanwege vendor lock-in of juist kiezen voor 1 partij die alles afhandelt. Er is nog wel enige behoefte aan meer inzicht in dit speelveld. Centric heeft gekozen om zelf service provider te worden omdat er straks ook andere documenten via het PEPPOL netwerk kunnen worden verstuurd. Deels is er overlap (access point), deels ook niet. Er zit nog veel van het proces buiten het alleen hebben van het access point. Naar aanleiding van de presentatie over de werkwijze bij Zoetermeer Er zijn twee verschillende manieren om te e-factureren UBL vanuit Stedin. De xml komt binnen in omgeving van everbinding. (Energie e-factuur, ubl 2.1 met extra extensies en embedded, zit er gecodeerd in). Het is 1 bestand, de PDF is te zien in een viewer (niet wat er ontvangen is). Dat is een extraatje die eigenlijk niet nodig is. Dit is dus een werkende SI FULL oplossing! Zoetermeer heeft al jaar een OCR draaien. OCR heeft veel haken en ogen, het was de wens om 85% van alle facturen zonder menselijke interactie af te kunnen handelen. Als je 85% per factuur haalt moet je al blij zijn (facturen zijn handgeschreven, de factuuromschrijving kan overal staan, er zijn problemen met de kleurcodering, en er zijn problemen met het

3 routenummer (dat moet een routenummer van Zoetermeer zijn). Nu zit het op 70%, dat is wel beter dan handmatig (er is een efficiencywinst), maar het is nog wel foutgevoelig en daardoor is er een risico voor dubbele betalingen! Daarom is er nu een extra check ingevoerd. Er is in Key2Financien ook een check op dubbele facturen (aan de voorkant). Maar als een streepje wordt weggelaten bij het OCRen, dan kan het verkeerd gaan. Bv. als er handmatig een streepje wordt bijgezet nadat de factuur er al in staan. Dan kan een factuur (met de OCR oplossing) twee keer in het systeem komen te staan. Kortom: Besteed nu niet te veel aandacht aan OCR. In de xml staat wel een PDF regel opgenomen, maar hierin zit geen PDF document: de pdf is echt embedded in de data (maar ook weer gewoon als pdf zichtbaar).. Zit het OIN nummer in het xml? Dat is nu alleen vereist voor Digipoort, het kan wel via SI, maar het is niet verplicht in de standaard. Er zijn verschillende unieke identifiers (KvK, BTW, OIN). Het softwarepakket (van Centric) maakt de verbinding met het everbinding platform en dan worden facturen uitgewisseld (zie plaatje). Bij Centric is er een koppeling met Key2Financien (K2F), er moet dan een connector op de server geplaatst worden. Het programma moet naar buiten door de firewall. Er was nog wel wat voor nodig om goed door de firewall heen te komen. In de praktijk ziet het er als volgt uit: K2F leest alles in, met uitzondering van 1 veld niet (de factuuromschrijving). Het is namelijk onmogelijk om de omschrijving goed in te lezen, dat was overigens ook al zo in OCR tijdperk. In Zoetermeer komt het document in de lokale map. Servicebus = gemeente Zoetermeer, UBL service (MO) koppelvlak, webservice K2F. De PDF conversie is op platform everbinding. Van de huidige stroom is 60% PDF. Er komt een mail als er een nieuwe e-factuur binnenkomt. Bronconversie naar UBL is geregeld (door everbinding) Als het routenummer niet klopt, dan moet dit echt worden uitgezocht. Daar wil Zoetermeer vanaf. Eigenlijk wil Zoetermeer dat alleen goede facturen nog door de poort komen. Dat scheelt heel veel tijd binnen Zoetermeer. Voordat een factuur geregistreerd wordt, komt die in een portaal van Centric terecht. In dat portal is een overzicht van alle e-facturen + bevestiging dat het bericht als een e-factuur binnenkomt. Dit is een aparte optie e-factureren. In principe hoef je daar niets mee te doen. Door deze optie krijg je een extra modulecode toewijzen e-facturen (webservice K2F). De medewerker krijgt scherm met bericht digitale facturen automatische registeren. Alle gegevens worden dan overgehaald. De medewerker moet dan nog wel zelf een omschrijving invullen. Embedded PDF in de xml. Dit is de echte PDF, dan moet de leverancier deze wel meesturen. Centric maakt geen ge-renderde PDF, everbinding doet dit wel. Logo s worden niet meegeleverd. Deze discussie gaat heel snel de andere kant op. Eerst deed everbinding het uit principe niet, maar nu toch wel. Maar je kan wel je logo erbij zetten in de gratis oplossing voor kleine leveranciers. Zoetermeer: In de toekomst is er geen PDF meer, dan alleen nog het document op het scherm (alleen nog maar de PDF viewer). Wat als het een bonnetje of een handgeschreven factuur is? Dan maak je het PDF als een plaatje. In de wettelijke eisen zit de conversiemogelijkheid. Bijlagen kunnen wel worden meegestuurd, maar het is de vraag of we deze kunnen gebruiken. Je moet je administratieve organisatie dan op een iets andere manier gaan inrichten. Als je echt wil profiteren van e- factureren, dan moet je je processen op een andere manier inrichten: via verplichtingenadministratie of accordering van betaalbaarstelling. En er moet iets worden geregeld voor de vaststelling van de levering / prestatieverklaring.

4 Vanuit de SAP van Stedin gaat het bericht direct naar PEPPOL, daar wordt het bericht opgepakt door everbinding en aangeboden. Na de Client Connector everbinding gaat deze open naar de lokale map op de Server Gemeente Zoetermeer. De Centric-webservice heeft een url. Is het mogelijk om direct een bericht naar de webservice K2F te sturen? Dat zou niet moeten kunnen (dat wordt afgevangen dankzij de firewall). Volledige technische inrichting Zoetermeer Service / UBL koppelvlak kan gedeeld worden indien gewenst. Webservice is vertaling van e-factuur naar administratiepakket. Servicebus is de broker, die kan ook voor andere doeleinden worden gebruikt. UBL service MO Koopelvlak is een SaaS oplossing, staat bij Zoetermeer in huis. In GWS4All moet je een vinkje aanzetten als je e-facturen wilt ontvangen. Nu staat deze default op uit. Die komt nog uit de Digipoort tijd. Zoetermeer: voor nu is het wel handig. Maar waarom deze niet standaard aanzetten? Er is nog wel enige twijfel: het heeft te maken met leveranciers en intern. Je kan er ook voor kiezen om eerst de top 20 / 25 en daar de stroom volledig goed laten verlopen. Hoe geleidelijk of hoe snel ga je alles open zetten richting de leveranciers? Nu heel erg zoekend naar je hebt het proces laten omzetten in de cloud, hoe zit het met de accountantscontrole, hoe moet je je boekhouding inrichten, wat zijn de eisen vanuit de archivering, hoe zit het met de rechtmatigheid (er mag niets veranderd worden aan de e-factuur?). Op de website van de Belastingdienst staan de conversie-eisen. everbinding heeft hier een document voor. Er is een conversie (conform de eisen van de Belastingdienst). Er moeten wel zaken vastgelegd worden. Actiepunt KING en everbinding om dit nader uit te zoeken. Er is ook behoefte aan business case + plan van aanpak voor administratieve proces. Er is al een BC van PIANOo (Actiepunt PIANOo: delen BC). De business case geeft de zakelijke rechtvaardiging. Technisch is het oké, procesmatig moet er nog veel geregeld worden, om naar bulk toe te komen. Eén van de eisen van de Belastingdienst is dat alles traceerbaar moet zijn. Er wordt nu door PIANOo gewerkt aan een procesbeschrijving voor het inrichten van je administratieve organisatie. Ook KING kan hier ondersteuning bieden. Volgend op het plaatje (zie bijgevoegd) van SI: De vier partijen in de binnenste cirkel zijn er eigenlijk 35, al zijn er wel wat vreemde eenden in de bijt (met wie een samenwerking voor gemeenten niet voor de hand ligt). Bij de ministeries waren de kleine ondernemers het snelste aangesloten. En die hadden ook meteen een full aansluiting. everbinding is het communicatieprofiel in bv. AFAS (bij het maken van een factuur moet je aangeven of je deze via of SI wil versturen). Uitdaging is hoe krijg je van al je leveranciers een factuur. Het gaat om de longtail, dat is de uitdaging. Kunnen e-factureren ook verstuurd worden door gemeenten? Binnen Centric is het wel mogelijk om een ubl factuur op te stellen, maar het is nog niet mogelijk om deze al aan PEPPOL aan te bieden. Dat wordt ontwikkeld. Naar aanleiding van de stand van zaken PIANOo Het aantal e-facturen is gestaag groeiend. Het aantal aansluitingen is meer dan verdubbeld (er zijn steeds meer leveranciers die bereid zijn om te versturen, nu ongeveer 5.000). De grote vraag is of ze deze ook echt versturen, de meeste zitten er vooral om te ontvangen, want daar zit de meest efficiency. Het Rijk is begonnen met project ketenactivatie (moest in november klaar). Vanuit PIANOo wordt ook aan ketenactivatie gewerkt bij onder meer Breda. Er wordt nu gebeld met leveranciers om te vragen of ze bereid zijn om mee te werken. Een deel vertelde, wacht maar even. En ander deel: wanneer kunnen we beginnen? Rijksoverheid zit op SI via Digipoort. Op Digipoort wordt dan het ubl bericht afgeleverd (Digipoort zelf heeft een iets afwijkend

5 formaat, maar dat wordt daar omgezet geen probleem zolang de e-factuur in SI wordt aangeboden). CEF Call (Europese subsidie voor het ontwikkelen van aansluitingsfunctionaliteit): de grote ERP leveranciers (waaronder Centric) zijn nu allemaal druk bezig. Betekent dat dat gemeenten geen implementatiekosten hebben? Er blijven wel implementatiekosten over. Zoetermeer wil ook wel meedoen aan de ketenactivatie. Er is nu een beetje op elkaar wachten situatie (overheden & bedrijven) en dat moet doorbroken worden (daarom is ketenactivatie belangrijk). Randstad gaat geen SI doen, met de SETU hebben ze een eigen ubl-formaat, dat zal hetzelfde worden als de e-factuur. Er zijn nu al verschillende roadshows georganiseerd en daarbij worden gemeenten benaderd. Er wordt nog gezocht naar partijen die willen helpen. De Monitor van gemeentes (en andere lokale overheden) staat sinds kort online zie de site van PIANOo. Voortgang = Zoetermeer, Rotterdam, Zuidplas, Ede (alleen HR-xml & zit nog niet in het netwerk), Zevenaar. Enschede + Deurne hebben het on hold staan. Amsterdam + Breda staan op implementatie. Een gemeente is al groen als ze met SI LITE werken, als ze voldoen aan de wettelijke verplichting (kunnen ontvangen en verwerken), het kanaal is vrij. Er volgt maandelijks een update. De link kan worden overgenomen. Checken: Wat is de status bij Purmerend & Zuidplas? Hoe lang gaat PIANOo door met de ketenactivatiecampagne? Dat traject loopt tot en met april / mei. In Zoetermeer wordt volgende week de strategie bepaald hoe het vervolg van e-factureren verder aan te vliegen. Of omzetten in bulk (dat heeft wel gevolgen) of kiezen voor de grote leveranciersbenadering (laat documentatie zien). Het is het idee om het als een groot project op te zetten. Er is behoefte aan een document met daarin vragen als a) waar moet je allemaal rekening mee houden, b) rechtmatigheid (voldoet aan conversievereisten). Zoetermeer zet hun vragen op de .

6 Hieronder: weergave (geanonimiseerd) van het Simpler Invoicing netwerk. Rechtsboven zie je de toeleveranciers van de gemeenten (MKB), die via hun financiële software aan een Billing Service Provider zijn gekoppeld. Rechtsonder zie je gemeenten, die via een billing service provider (bijvoorbeeld Centric, of Everbinding) aan het netwerk zijn gekoppeld.