Grondslag Besluit B&W 18 maart In te stemmen met de uitgangspunten, planning en werkwijze van het nader onderzoek naar de mogelijkheden

Transcriptie

1 gemeente Bunnik RAADSVOORSTEL Raadsvergadering feb 2015/0021 Nummer Onderwerp Overdracht werkzaamheden cluster Technische Uitvoering (gemeentewerf) Aan de raad, Onderwerp Overdracht werkzaamheden cluster Technische Uitvoering (gemeentewerf) Voorstel 1) In te stemmen met het voornemen om de werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering (gemeentewerf) over te dragen aan de GR Reiniging Midden Nederland (RMN) 2) In te stemmen met het doen van een toetredingsverzoek aan het Algemeen Bestuur van de GR RMN Grondslag Besluit B&W 18 maart In te stemmen met de uitgangspunten, planning en werkwijze van het nader onderzoek naar de mogelijkheden van het overdragen van de werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering aan RMN. Besluit B&W 2 december In te stemmen met het voornemen om de werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering (gemeentewerf) over te dragen aan de GR Reiniging Midden Nederland (RMN) en in te stemmen met het doen van een toetredingsverzoek aan het Algemeen Bestuur van de GR RMN Inleiding In 2012 en 2013 is onderzoek uitgevoerd naar de toekomst van het cluster Technische Uitvoering. Op basis van de resultaten van dit onderzoek is besloten om nader onderzoek te doen naar de mogelijkheden van het overdragen van de werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering aan RMN. RMN (Reinigingsbedrijf Midden Nederland) is in 2000 opgericht als gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Zeist en Soest. Per 1 januari 2008 is de gemeente Nieuwegein toegetreden tot RMN. Per 1 januari 2013 zijn de gemeenten Baarn en IJsselstein toegetreden tot RMN. Deze vijf gemeenten zijn eigenaar van RMN en vertegenwoordigd in het dagelijks en algemeen bestuur van RMN. Het scenario van het overdragen van de werkzaamheden past binnen een landelijke trend waarbij gemeenten de uitvoering van de operationele werkzaamheden bundelen waardoor de kwetsbaarheid verminderd en er zowel kwalitatief als financieel geprofiteerd kan worden van schaalvoordelen.

2 Voor het vervolgonderzoek zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd: - overdracht van alle werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering naar RMN; - het realiseren van een financieel voordeel in de begroting van gemeente Bunnik van circa , ervan uitgaande dat RMN een aanzienlijke efficiencyslag kan maken. Het exacte bedrag is afhankelijk van de daadwerkelijke efficiencyslag en het aantal taken dat daadwerkelijk wordt overgedragen; - alle personeel gaat mee naar RMN op basis van dezelfde rechtspositie en arbeidsvoorwaarden; - uitwerken van de rol en taken van de regiefunctionaris zodat een goede interactie en afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zijn gewaarborgd. Afgelopen jaar is vervolgonderzoek uitgevoerd. Op basis van een activiteitenplan van de werkzaamheden en beschikbare uren van de medewerkers van cluster Technische Uitvoering heeft RMN per productgroep de diverse werkzaamheden omschreven. In het activiteitenplan is uitgegaan van de huidige werkzaamheden met uitzondering van: - werkzaamheden op het gebied van gebouwenbeheer; - 24 uurs contract gemaal stoornis; - snoeien van bomen; - maaien van gras onder en rond banken (uitvoering door BIGA); - onderhoud VRI installatie (uitvoering door provincie). Het betreft taken die nu ook al voor het merendeel door derden worden uitgevoerd. Bovengenoemde taken zijn dusdanig specifieke taken dat het wenselijker is hiervoor aparte contractafspraken te maken met andere partijen die beter op deze taken zijn toegerust. Ven/olgens is door RMN in een uitvoeringsplan aangegeven op welke wijze deze werkzaamheden in het 1^ jaar kunnen worden uitgevoerd en wat hiervan de kosten zijn. Op basis van de productomschrijvingen en het uitvoeringsplan zijn de conclusies als volgt: - alle werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering, met uitzondering van bovengenoemde taken, kunnen aan RMN worden overgedragen met behoud van het huidige serviceniveau. De medewerkers kunnen dus dezelfde taken blijven uitvoeren die ze nu ook doen; - het financieel voordeel in 2015 is in totaal Vanaf 2016 en 2017 zal worden gewerkt aan het behalen van efficiencywinst. In de Bunnikse Kwaliteit is uitgegaan van een totale besparing van per jaar vanaf De verwachting is dat de besparing zal oplopen naar in Op basis van ervaringen van andere deelnemende gemeenten is dit bedrag een voorzichtige schatting; - het personeel kan over naar RMN op basis van dezelfde rechtspositie en arbeidsvoorwaarden; - de locatie van de gemeentewerf blijft gehandhaafd en zal net als nu de uitvalsbasis zijn voor de werkzaamheden; - het uitvoeren van de regietaak richting RMN kan binnen de huidige formatie (Wijkregisseur en coördinator U&R) van de afdeling Uitvoering en Regie worden opgevangen. Er worden jaarlijks afspraken gemaakt over de werkzaamheden die door RMN worden uitgevoerd en het gewenste kwaliteitsniveau. Dit wordt vastgelegd in een overall-dienstverleningsovereenkomst. De OR is om advies gevraagd over de resultaten van het onderzoek en het voornemen om de taken van het cluster Technische Uitvoering over te dragen naar RMN. De OR heeft hierover positief geadviseerd. Op basis van deze conclusies wordt voorgesteld om de taken van het cluster Technische Uitvoering over te dragen aan RMN. Voor het formeel overdragen van de taken van het cluster Technische Uitvoering naar RMN zijn de volgende stappen en besluiten nodig: - B&W besluit toetredingsverzoek Bunnik aan AB GR RMN; - Raadsbesluit instemmen met toetredingsverzoek Bunnik aan AB GR RMN; - Toestemming van het AB van de RMN over de toetreding van Bunnik; - Raadsbesluit Instemmen met toetreding/participatie GR RMN; - Aanwijzing door het college van een lid en een plaatsvervangend lid voor het Algemeen Bestuur; - Instemming van de raden van de overige in de GR RMN deelnemende gemeenten met de toetreding van Bunnik.

3 Beoogd effect Het overdragen van de werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering aan RMN. Argumenten 2.1. Het levert een structureel financieel voordeel op De wijze waarop RMN de gevraagde werkzaamheden uit het activiteitenplan kan uitvoeren levert voor 2015 een financieel voordeel op van Daarnaast is een aantal geplande investeringen voor vervanging van materieel niet meer nodig. De kapitaalslasten hiervan bedragen Het totaal financieel voordeel is RMN heeft aangegeven de taken opnieuw te gaan organiseren met als belangrijk uitgangspunt verhoging van efficiency vanaf 2016 en In de Bunnikse Kwaliteit is uitgegaan van een totale besparing van per jaar vanaf De verwachting is dat de besparing zal oplopen naar in Het huidige niveau van de kwaliteit van de werkzaamheden en dienstverlening blijft gehandhaafd. RMN kan alle gevraagde werkzaamheden die nu worden uitgevoerd door het cluster Technische Uitvoering uitvoeren conform het gewenste kwaliteitsniveau. De werkzaamheden die RMN gaat uitvoeren worden in een dienstverleningsovereenkomst vastgelegd. Hierin is apart per product in productomschrijvingen beschreven welke werkzaamheden, wanneer en hoe vaak worden uitgevoerd, onder welke voorwaarden en aan welke kwaliteitseisen moet worden voldaan. De inwoners van de gemeente Bunnik merken in principe niet veel meer dan dat medewerkers niet meer een gemeentehesje dragen. De gemeentewerf blijft op dezelfde wijze in gebruik. De huidige specialistische kennis van de medewerkers blijft gehandhaafd. Daarnaast beschikt RMN, omdat het een groter bedrijf is, over meer specialistische kennis dat kan bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden. 2.3 De (organisatonsche) kwetsbaarheid van de dienstverlening neemt aten de flexibiliteit neemt toe. Op dit moment bestaat de personele bezetting van het cluster Technische Uitvoering uit 9 medewerkers. De huidige bezetting is maar net voldoende voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Het knelpunt zit in de flexibiliteit, de gladheidsbestrijding en de piketdiensten. Bij langdurig verzuim van één of twee medewerkers vormt de personele bezetting een knelpunt. Door de aansluiting bij RMN zal de kwetsbaarheid van de dienstverlening afnemen. Door de schaalomvang van RMN en het beschikken over een flexibele schil kunnen ziekte, vakanties en andere oorzaken van uitval van medewerkers beter worden opgevangen. Ook op het gebied van materieel is het risico van uitval beperkter door de schaalomvang van RMN. RMN heeft dankzij haar omvang voldoende massa en daardoor betere mogelijkheden om de continuïteit van de dienstverlening met haar personeel te waarborgen. 2.4 De gevolgen voor de meerderheid van de medewerkers van het cluster Technische Uitvoering zijn gering (financieel en rechtspositioneel). De medewerkers van het cluster Technische Uitvoering kunnen allemaal mee naar RMN, vanuit de gedachte "mens volgt werk". Zij blijven dezelfde werkzaamheden uitvoeren die zij nu ook uitvoeren. Voor de medewerkers die meegaan naar RMN geldt dat zij de rechtspositie van ambtenaar behouden, aangezien RMN een GR is. Bovendien behouden de medewerkers dezelfde primaire arbeidsvoorwaarden en nagenoeg dezelfde secundaire arbeidsvoorwaarden. 2.5 Hef biedt kansen aan medewerkers voor eigen doorontwikkeling in een professionele werkomgeving. Voor RMN vormen de dagelijkse werkzaamheden van de buitendienst en de Werf de "core business". RMN kan dan ook meer aan professionalisering voor hun medewerkers doen dan voor de gemeente mogelijk is. Niet alleen doordat het opleidingsbudget van RMN groter is, maar ook door het uitwisselen van kennis en ervaring op de werkvloer. Deze professionalisering zal een positief effect hebben op het werkplezier van de medewerkers en op de kwaliteit van dienstverlening. 2.6 Hef biedt kansen voor meer leeftijdsbewust personeelsbeleid voor de medewerkers. RMN is vanwege de personeelsomvang beter dan de gemeente in staat om maatregelen te treffen voor oudere medewerkers die belemmeringen ervaren bij de uitvoering van het fysiek vaak zware buitendienstwerk. RMN heeft meer mogelijkheden dan de gemeente om deze medewerkers "uit de wind" te houden.

4 2.7 Hef biedt meer mogelijkheden om op terrein van afvalverwerking bij te dragen aan de duurzaamheidsopgave. RMN is zeer vooruitstrevend en als groter bedrijf beter geëquipeerd om bij te dragen aan de duurzaamheidsopgave bij de uitvoering van de werkzaamheden. RMN heeft bijvoorbeeld in 2012 de Lean en Green Award behaald dankzij genomen maatregelen om de uitstoot van 002 bij transportactiviteiten vanaf 2013 met 43% te verminderen. 2.8 In een GR blijft Bunnik invloed uitoefenen op de gang van zaken. Na aansluiting bij RMN zal Bunnik een zetel krijgen in zowel het dagelijks als algemeen bestuur van de GR. Vanuit die positie kan Bunnik invloed blijven uitoefenen op het beleid van en de gang van zaken bij RMN. Bovendien is bijsturen en beïnvloeden van beleid en kosten mogelijk door de dynamische vorm van de dienstverieningsovereenkomst waardoor jaariijks nieuwe afspraken worden gemaakt over de uitvoering en het serviceniveau van taken of diensten. Kanttekeningen 1. Bunnik wordt afhankelijk van andere gemeenten. Samenwerken betekent in de regel het opgeven van (een deel van de) autonomie. Voor de samenwerking van een gemeente in een GR geldt dit ook. Door deelname aan RMN veriiest Bunnik een deel van haar onafhankelijkheid en speelruimte en wordt zij gedeeltelijk afhankelijk van andere gemeenten. Bunnik kan als lid van het dagelijks en algemeen bestuur natuuriijk wel invloed blijven uitoefenen. 2. Het overdragen van taken heeft gevolgen voor de achterblijvende gemeentelijke overheadskosten. Het overdragen van taken van het cluster Technische Uitvoering heeft als gevolg dat er geen overheadskosten meer aan dit cluster kunnen worden toebedeeld en dat er een post "achterblijvende" overheadskosten is van ,-. De resterende overhead maakt straks onderdeel van de totale overhead van de gemeente. Als gevolg van de maatregelen uit de Bunnikse Kwaliteit daalt deze naar 30%. Kosten, baten en dekking Op basis van de begroting 2015 is er een vergelijking gemaakt tussen het beschikbare budget voor de uitvoering van de werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering en het uitvoeringsplan van RMN. Dit levert in 2015 een financieel voordeel op. Ook leidt het tot een besparing van de kosten van het KCC omdat ook de klachtafhandeling door RMN wordt verzorgd. Daarnaast is een aantal geplande investeringen voor vervanging van materieel niet meer nodig. Hieronder is het financieel voordeel over de periode berekend. Omschrijving Beschikbaar budget - uitvoeringsplan RMN Besparing kosten KCC Subtotaal Besparing kapitaallasten Totaal Vanaf 2016 en 2017 zal worden gewerkt aan het behalen van efficiencywinst. Deze efficiencywinst moet leiden tot een verhoging van het subtotaal van tot in Daarmee loopt de besparing op tot ( ) in Op basis van ervaringen van andere deelnemende gemeenten is dit bedrag een voorzichtige schatting.

5 Bij het doorgaan van de overdracht naar RMN en de nog te verwachten efficiencywinst wordt de bezuinigingstaakstelling vanuit de Bunnikse Kwaliteit op het gebied van samenwerking in 2015 en vanaf 2017 ruimschoots gerealiseerd. Dit is hieronder financieel in beeld gebracht. Omschrijving Bezuinigingstaakstelling Bunnikse Kwaliteit Besparing BghU -/ / / / Besparing overdracht RMN -/ / / / Gerealiseerd (+)/Niet gerealiseerd (-) Tot slot de kosten voor de uitvoering van het sociaal plan bedragen incidenteel maximaal Overzicht investeringen Investering Afschrijvingstermijn Kapitaallast DAF vrachtwagen , , , ,50 Grote sneeuwschuiver , , , ,63 Citroën Berlingo , , , ,00 Porter transporter , , , ,00 Aanhangwagen , , , ,00 Mitsubishi Fuso , ,00 Frontbezem , ,00 Klein materieel , , , ,00 Totaal , , , ,13 Uitvoering De formele toetreding kan na positieve besluitvorming per 1 juli 2015 plaatsvinden. In de tweede helft van 2015 kan RMN mogelijk met een kwartiermaker alvast van start met uitvoering van taken. Odijk, Burgemeester en wethouders van Bunnik, de secretaris, de burgemeester, dhr. mr. G. Veenhof dhr. H.M. Ostendorp

6 "emeente Bunnik Nummer De raad van de gemeente Bunnik; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van datum behandeling B&W; besluit: 1) In te stemmen met het voomemen om de werkzaamheden van het cluster Technische Uitvoering (gemeentewerf) over te dragen aan de GR Reiniging Midden Nederland (RMN) 2) In te stemmen met het doen van een toetredingsverzoek aan het Algemeen Bestuur van de GR RMN Aldus besloten in de openbare vergadering van 22 januari De raad voornoemd Raadvoorstel Overdracht gemeentewerfcluster technische uitvoering (werf)