Gebruikershandleiding Uren in Balans

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Uren in Balans

2 INLEIDING HET ONTVANGEN VAN DE MAIL MET INLOGGEGEVENS INLOGGEN IN UIB EN WIJZIGEN WACHTWOORD NA HET INLOGGEN - ALGEMENE INFORMATIE OVER UIB BEDRIJFSBEHEER APOTHEKEN MEDEWERKER INVOEREN MEDEWERKER (HOOFD)GEBRUIKERSRECHTEN GEVEN OVEREENKOMST AANMAKEN EN KOPPELEN AAN APOTHEEK OVEREENKOMST WIJZIGEN MEDEWERKERSRECHTEN UITDELEN VERLOFSALDI INVOEREN WERKROOSTER AANMAKEN WERKROOSTER KOPIËREN WERKROOSTER WIJZIGEN HET PLANBORD RAPPORTEN GENEREREN

3 Inleiding Uren in Balans (UiB) is het urenregistratiesysteem voor apotheken. Een programma om uren te registreren en planningen te maken, rekening houdend met vergoedingen van diensten, alle soorten verlof en ziekte. Zeker in de apotheekbranche is de urenregistratie en het maken van planningen buitengewoon complex en tijdrovend, vanwege de verschillende diensten, dagen, uren en dus ook de afwijkende vergoedingen. UiB neemt het rekenwerk uit handen en zorgt ervoor dat de collectieve afspraken worden toegepast. UiB is gebaseerd op de Cao Apotheken, richtlijnen van de KNMP, het Handboek apotheker en personeel, de Cao Regelingen Medewerkers Apotheken (Cao RMA) en wettelijke regelingen (o.a. zorgverlof). Dit is de gebruikershandleiding van het nieuwe UiB. Deze handleiding helpt je stap voor stap door het nieuwe UiB. Als eerste volgen hier een aantal aandachtspunten. Nieuwe gebruiker Inlogcodes aanvragen UiB is gratis beschikbaar via Wil je de apotheek als nieuwe gebruiker voor UiB aanmelden, dan kun je dit doen door contact op te nemen met de SBA Servicedesk, telefoonnummer ( 0,01 p.m., iedere werkdag van 9.00 uur tot uur). Na aanmelding krijg je via de inloggegevens toegestuurd en kun je, opnieuw via inloggen en met UiB aan de slag. Als je inlogt, word je gevraagd direct het wachtwoord te wijzigen. Iedere apotheek krijgt een eigen administratie toegekend. De beheerder van de administratie (bedrijfsadministrator) kan rechten toekennen aan de medewerkers om in UiB te mogen werken of UiB te mogen inzien. De bedrijfsadministrator is verantwoordelijk voor het bedrijfsbeheer en ontvangt na aanmelden de inlogcodes. Als bedrijfsadministrator kun je daarna één of meer medewerkers aanmaken en vervolgens één of meer medewerkers (hoofd)gebruikersrechten geven. De hoofdgebruiker kan het apotheekbeheer, zoals het aanmaken van werkroosters en het invoeren van de planning, realiseren. 2

4 Juiste browser downloaden Om met het nieuwe UiB te kunnen werken, is het nodig dat je gebruikmaakt van een moderne browser, zoals Internet Explorer 9 of hoger, Google Chrome of Mozilla FireFox. Je kunt deze browsers kosteloos downloaden via de websites van de betreffende browsers. Tip: E-learning UiB-instructies In het nieuwe UiB kun je ook de digitale UiB-instructies raadplegen voor extra uitleg. Deze instructies staan onder de menu-optie [E-learning]. Hier vind je per onderdeel en per activiteit een uitgebreide interactieve instructie die je laat zien hoe je een bepaalde actie uitvoert. 3

5 1 Het ontvangen van de mail met inloggegevens De SBA heeft een nieuw bedrijf voor je aangemaakt. Nadat de SBA het bedrijf heeft aangemaakt, ontvang je een mail met inloggegevens op het adres dat je aan ons hebt doorgegeven. Je kunt nu inloggen in UiB. 4

6 2 Inloggen in UiB en wijzigen wachtwoord Open de browser en kopieer het adres van UiB: in de adresbalk of typ hem in. Het volgende inlogscherm verschijnt. Typ hier de inlognaam (het adres) en het wachtwoord in dat je hebt ontvangen. Als je de inloggegevens hebt ingetypt, wordt er eerst gevraagd je wachtwoord te wijzigen. Zie de schermprint hieronder. 5

7 Voer alle verplichte velden in - een verplicht veld is herkenbaar aan het rode driehoekje rechtsboven in het invoerveld - en klik op [Wachtwoord wijzigen]. Het wachtwoord is gewijzigd. Je krijgt een bevestiging. Klik op [OK]. Het startmenu van UiB wordt nu zichtbaar. 6

8 3 Na het inloggen - algemene informatie over UiB Je bent nu ingelogd in UiB. Links in het menu zijn alle beschikbare menu-opties zichtbaar. Tevens kun je linksboven klikken op de witte rand. Dit scherm schuift uit naar rechts, waarna je kunt zien dat je bent ingelogd, in welk bedrijf en vanaf welk tijdstip. Als je klikt op een menu-optie, opent een tabblad in het scherm rechts van het menu. De geopende tabbladen blijven openstaan totdat je rechtsboven op het kruisje klikt van het betreffende tabblad. Bij het afsluiten van UiB met de sleutelknop [Afsluiten] links onderin het menu, log je uit, maar sluit je niet de tabbladen af. Dit hoeft ook niet. Wanneer je een volgende keer inlogt, open je automatisch met de tabbladen die je open hebt laten staan. 7

9 4 Bedrijfsbeheer Menu-optie [Bedrijfsbeheer] is alleen zichtbaar voor de bedrijfsadministrator (BA). Onder [Bedrijfsbeheer] en [Bedrijf] staat het bedrijf vermeld dat door de SBA is aangemaakt. Klik op dit bedrijf. De gegevens van het bedrijf zijn onderin zichtbaar. 8

10 Op het tabblad [Opties] kun je aangeven dat het bedrijf uit meerdere apotheken bestaat. Als de apotheken ingedeeld zijn in verschillende clusters dan kun je dat ook aangeven. Vergeet niet om de wijzigingen te bewaren door op de knop te klikken. Je krijgt nu een melding dat de wijzigingen zijn opgeslagen en dat de wijzigingen zichtbaar worden als je opnieuw inlogt. Als je opnieuw inlogt, dan is de optie [Clusters] toegevoegd aan het menu. Je kunt nu clusters aanmaken door: 1. op de knop [Nieuw] te klikken; 2. de naam van het cluster in te vullen bij [Omschrijving]; 3. op de knop [Opslaan] te klikken. Herhaal deze stappen voor ieder cluster dat je wilt aanmaken. 9

11 5 Apotheken Onder [Apotheekbeheer] en [Apotheken] vind je de apotheek of apotheken die alvast door de SBA is of zijn aangemaakt. Klik op een apotheek. De gegevens van de apotheek zijn onderin zichtbaar. 10

12 In dit detailoverzicht van de apotheek zijn negen sub-tabbladen zichtbaar. Beweeg eventueel de schuifbalk naar rechts om de overige tabbladen te zien. Een aantal gegevens is reeds ingevuld door de SBA, maar kunnen worden aangepast. De tabbladen Functies en Feestdagen zijn conform de Cao Apotheken en hierdoor niet aanpasbaar. Hieronder volgt een beknopte uitleg van de tabbladen: [Gegevens] O.a. de adresgegevens van de apotheek. [Opties] Onderdelen die je in UiB voor de betreffende apotheek wilt gebruiken. [Medewerkers] Medewerkers die een overeenkomst hebben met de apotheek. [Rechten] Toegekende gebruikersrechten per medewerker. [Functies] Functies conform Cao Apotheken, aan te vullen met nieuwe functies. [Taken] standaardlijst van taken, aan te vullen met nieuwe taken (later dit jaar beschikbaar). [Feestdagen] Feestdagen conform Cao Apotheken, aan te vullen met nieuwe feestdagen. [Kleuren] Hier kunnen kleuren naar eigen wens worden gewijzigd. [Meldingen] Hier kunnen binnen UiB meldingen aan medewerkers worden gestuurd. 11

13 6 Medewerker invoeren Kies links in het menu onder [Apotheekbeheer] voor [Medewerkers]. Het tabblad wordt geopend. Klik op [Nieuw] rechts bovenin. Er verschijnt een invoerscherm om een nieuwe medewerker in te voeren. Voer in [Algemeen] minimaal de verplichte velden in, maar bij voorkeur alle velden die je in realiteit ook zou invoeren. Gebruik altijd een echt adres (dus geen nepmailadres) i.v.m. het versturen van inloggegevens. Het adres moet uniek zijn. Dit betekent dat je slechts eenmaal hetzelfde e- mailadres kunt gebruiken. Heeft een medewerker geen adres, vink dan [geen adres] aan. Klik op om de gegevens van de medewerker op te slaan. 12

14 7 Medewerker (hoofd)gebruikersrechten geven Het nieuwe UiB biedt de mogelijkheid medewerkers verschillende rollen en bijbehorende rechten te geven. De bedrijfsadministrator (BA) is verantwoordelijk op bedrijfsniveau en kan alleen nieuwe apotheken en medewerkers aanmaken. Hij heeft - in de basis - geen rechten om werkroosters aan te maken en de planning te realiseren. De BA kan er voor kiezen de planning en registratie uit te besteden aan een medewerker (hoofdgebruiker). Hij kan deze medewerker hiervoor (hoofdgebruikers)rechten geven. De medewerker met hoofdgebruikersrechten kan medewerkers aanmaken en rechten toekennen aan deze medewerkers. Als een hoofdgebruiker alle rechten krijgt binnen UiB, kan deze medewerker het apotheekbeheer, zoals het aanmaken van werkroosters en het invoeren van de planning, realiseren. De BA kan er ook voor kiezen alle rechten binnen UiB aan zichzelf toe te kennen en zelf de planning en registratie realiseren. Per medewerker kun je onderstaande rechten toekennen: Personeelsgegevens: Alle gegevens en tabbladen van medewerkers die een overeenkomst hebben met de geselecteerde apotheek. Planbord: Het kunnen inzien of aanpassen van het planbord van de geselecteerde apotheek. Werkrooster: De standaard werkroosters van medewerkers van deze apotheek. Het planbord kan gevuld worden op basis van deze werkroosters. Behoefterooster: Het kunnen vastleggen van de behoefte aan (reguliere) diensten. Deze module komt pas later beschikbaar. Verlofmanagement: Het kunnen fiatteren van de door medewerkers ingediende verlofaanvragen. Deze module komt pas later beschikbaar. Urenregistratie (inclusief verzuim): Het kunnen fiatteren van de door medewerkers geregistreerde uren en bereikbaarheidsdiensten. Deze module komt pas later beschikbaar. Hoofdgebruiker: Voor deze apotheek rechten kunnen toekennen aan andere gebruikers. Een bedrijfsadministrator heeft deze rechten al. Je kunt op drie niveaus rechten toekennen: Schrijfrecht: De medewerker mag de gegevens lezen en aanpassen. Leesrecht: De medewerker mag de gegevens alleen lezen. Geen recht: De medewerker mag de gegevens niet zien of aanpassen. Deze rechten ken je toe op apotheekniveau. Om deze rechten toe te kennen ga ja naar [Apotheekbeheer] [Apotheken], klik op de apotheek en kies tabblad [Rechten]. 13

15 Klik op de knop [Medewerkers rechten toekennen] om een medewerker toe te voegen aan de rechtenmatrix. Er opent een lijst met alle medewerkers binnen het bedrijf. Let op: Ook medewerkers uit andere apotheken waar je (mogelijk) rechten op hebt worden hier getoond. Zet een vinkje voor de betreffende medewerker in het selectievenster. Klik op de knop de geselecteerde medewerker toe te voegen aan de rechtenmatrix. om Bij de zojuist toegevoegde medewerker staan de 7 medewerkersrechten allemaal op Geen rechten. Door te klikken op Geen rechten. bij elk van de aangegeven rechten kun je kiezen voor Leesrecht, Schrijfrecht of Om de medewerker in te stellen als hoofdgebruiker moet je in kolom 7 Hoofdgebruiker kiezen voor Schrijfrecht. In de meeste gevallen moet de hoofdgebruiker op alle 7 onderdelen Schrijfrecht worden toegekend, zodat de hoofdgebruiker in staat is alle functies te kunnen gebruiken. Je kunt er ook voor kiezen de hoofdgebruiker op sommige onderdelen Leesrecht of Geen recht te geven, zodat de hoofdgebruiker bepaalde functies juist niet kan uitvoeren. Om de gemaakte wijzigingen op te slaan klik je op de knop. Herhaal deze stappen voor alle andere apotheken in het bedrijf. De medewerker waarvan rechten zijn aangepast moet eerst uitloggen en opnieuw inloggen in Uren in Balans, voordat de nieuwe rechten van kracht zijn. 14

16 15

17 8 Overeenkomst aanmaken en koppelen aan apotheek In UiB maak je een overeenkomst per medewerker aan en dien je deze overeenkomst te koppelen aan de apotheek. Klik links in het menu op [Medewerkers]. Klik de juiste medewerker aan waarvoor je een overeenkomst wilt aanmaken. Klik op tabblad [Overeenkomsten]. Klik vervolgens in [Overeenkomsten] op [Nieuw]. Het onderstaande scherm verschijnt. Voer in [Overeenkomsten] minimaal alle verplichte velden in en klik eerst op tabblad [Apotheken] alvorens je klikt op [opslaan]. Het onderstaande scherm verschijnt. 16

18 Klik in het sub-tabblad [Apotheken] op [Nieuw]. Door te klikken op volgende scherm. bij Apotheken verschijnt het Selecteer de gewenste apotheek en vink tevens [Hoofdapotheek] aan om aan te geven dat de betreffende medewerker een arbeidsovereenkomst heeft met de gekozen apotheek. Let op: Indien een medewerker in meerdere apotheken werkzaam is, kies je bij [Hoofdapotheek] de apotheek waar de verloning plaatsvindt. Klik op. De medewerker is nu gekoppeld aan de apotheek. Let op: Let bij het toevoegen van een overeenkomst op de begin- en einddatum. De einddatum in het nieuwe UiB rekent met een tot en met datum. Als een medewerker tussentijds meer of minder gaat werken, dan beëindig je de oude overeenkomst en maak je een nieuwe overeenkomst aan. De einddatum van de oude overeenkomst is dan de laatste dag van de periode waarover deze overeenkomst geldt. De startdatum van de nieuwe overeenkomst is de eerste dag van de nieuwe periode waarover de overeenkomst geldt. 17

19 9 Overeenkomst wijzigen Indien een medewerker halverwege het jaar haar contracturen wijzigt, moet de lopende overeenkomst worden gewijzigd / beëindigd. Let op: Nooit het aantal uur wijzigen in de lopende overeenkomst. Doe je dit, dan volgt er in UiB een herberekening op basis van het nieuwe aantal contracturen. Met als gevolg foutieve verlofsaldi. Ga voor het wijzigen van de overeenkomst naar [Medewerkers] [Overeenkomsten]. Klik de betreffende overeenkomst aan. Het onderstaande scherm verschijnt. Vul de [datum t/m overeenkomst] in. Klik op. De volgende melding verschijnt: Let op, alle planblokjes na <einddatum> worden verwijderd. 18

20 Klik op [Ja]. Als je nu het planbord opent, zijn de planblokjes vanaf de einddatum verwijderd uit het planbord. Voer vervolgens opnieuw [Overeenkomst aanmaken, hfdst 8] uit. Let op: Vergeet een nieuwe overeenkomst niet opnieuw te koppelen aan de apotheek. Dit doet UiB niet automatisch. 19

21 10 Medewerkersrechten uitdelen In het nieuwe UiB kun je diverse opties aanvinken waarmee je medewerkersrechten uitdeelt. Het gaat dan om rechten als: een medewerker mag inloggen; een medewerker heeft toegang tot het planbord; een medewerker mag alleen eigen planning zien; een medewerker heeft toegang tot urenregistratie (later dit jaar); een medewerker mag verlof aanvragen (later dit jaar); een medewerker ontvangt bericht van verlof afhandeling (later dit jaar). Deze rechten ken je toe op medewerkersniveau. Om deze rechten toe te kennen ga je naar [Apotheekbeheer] [Medewerkers] en kies je voor tabblad [Rechten]. 20

22 11 Verlofsaldi invoeren De startdatum en de startsaldi maken deel uit van de stamgegevens van de medewerker die je moet invullen. De startdatum is de datum waarop UiB voor de medewerker moet beginnen met rekenen. Let op: In het nieuwe UiB is de startdatum altijd de laatste dag van de voorgaande periode (kwartaal). Voorbeeld Als je start per 1 april 2013, is de startdatum de laatste dag van de voorgaande periode: 31 maart UiB onderscheidt zes startsaldi: Startsaldo kwartaaluren: Als je start met UiB per 1 april 2013 (en de startdatum staat op 31 maart 2013) is het Kwartaalurensystematiek startsaldo gelijk aan het eindsaldo van 31 maart Dit eindsaldo moet handmatig uitgerekend worden. Startsaldo wettelijk oud: Dit zijn de wettelijke uren die niet opgenomen zijn in het opbouwjaar en vervallen per 1 juli van het volgende jaar. Startsaldo wettelijk nieuw: Wettelijke uren opgebouwd in het huidige jaar. Startsaldo oud: Uren tot opgebouwd. Startsaldo bovenwettelijke uren. Startsaldo toeslaguren (in tijd). UiB rekent vanaf 1 januari 2012 conform de nieuwe vakantiewetgeving. Vakantiewet: toelichting en wijzigingen Vakantieopbouw tijdens ziekte Op basis van de wet bouwen werknemers minimaal vier keer de contractuele arbeidsduur per week op als verlof. Dit worden de wettelijke of minimum vakantieuren genoemd. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om af te spreken dat werknemers meer verlof opbouwen. Dit worden de bovenwettelijke vakantieuren genoemd. Vanaf 1 januari 2012 bouwen arbeidsongeschikte werknemers volgens de wet vier keer de contractuele arbeidsduur per week op als minimum (of wettelijke) vakantieuren. Volgens de wetgeving tot 1 januari 2012 bouwden arbeidsongeschikte werknemers minder vakantieuren op dan arbeidsgeschikte werknemers. Volledig arbeidsongeschikte werknemers bouwden alleen vakantie op over de laatste 6 maanden van hun arbeidsongeschiktheid. Gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers bouwden alleen vakantie op over de uren die zij arbeidsgeschikt waren. Opnemen van vakantie tijdens ziekte Vanaf 1 januari 2012 schrijf je voor (al dan niet gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemers tijdens ziekte vakantieuren af als de werknemer redelijkerwijs in staat is om vakantie op te nemen. De werknemer is in ieder geval in staat om vakantieuren op te nemen als aan hem of haar reintegratieverplichtingen zijn opgelegd. Vervaltermijn minimum vakantieuren Daarnaast geldt er per 1 januari 2012 een vervaltermijn van 6 maanden na het opbouwjaar voor de wettelijke vakantieuren. Dit betekent dat de wettelijke vakantieuren (die vanaf 1 januari 2012 zijn opgebouwd) voor alle werknemers per 1 juli 2013 vervallen, tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat was om de vakantie op te nemen. Indien de werknemer niet in staat was om vakantie op te nemen, blijven de wettelijke vakantieuren staan en geldt de verjaringstermijn van 5 jaar aansluitend op het opbouwjaar. Voor de bovenwettelijke vakantieuren blijft de verjaringstermijn van 5 jaar bestaan. Voor alle vakantieuren die tot en met 31 december 2011 zijn opgebouwd, geldt een verjaringstermijn van 5 jaar aansluitend op het opbouwjaar. Wat betekent de nieuwe wetgeving voor registreren in UiB? Per 1 januari 2012 neemt de (deels) arbeidsongeschikte werknemer ook verlof op. Uitgangspunt van de wet is dat de werknemer aan wie re-integratieverplichtingen zijn opgelegd ook in staat is om vakantie op te nemen. Om het verlof af te kunnen schrijven betekent dit concreet dat alle verlof altijd in UiB moet worden verwerkt. 21

23 Ziekte en vakantie opnemen Als een gedeeltelijk dan wel volledig arbeidsongeschikte medewerker tijdens zijn/haar ziekteperiode met vakantie gaat, moeten tegelijkertijd het item Ziekte (volledig dan wel partieel) en het item Vakantie worden ingevoerd. Dit omdat conform de nieuwe wetgeving een arbeidsongeschikte medewerker volledig vakantie opbouwt tijdens de ziekteperiode, maar ook volledig vakantieuren afschrijft, als deze medewerker redelijkerwijs in staat is om tijdens de arbeidsongeschiktheidsperiode met vakantie te gaan. De werknemer is in ieder geval in staat om vakantieuren op te nemen als reintegratieverplichtingen zijn opgelegd. Tijdens vakantie ziek Als een medewerker tijdens zijn/haar vakantie ziek wordt, veranderen de vakantiedagen in ziektedagen vanaf het moment van ziekmelden bij de werkgever. In UiB betekent dit dat vanaf de dag van ziekmelden het item Vakantie uit UiB moet worden verwijderd. Het item Vakantie is met ingang van de nieuwe wetgeving namelijk zodanig aangepast dat altijd uren worden afgeboekt als het item Vakantie is ingevoerd. Dat is in dit geval niet correct. Ga voor het invoeren van de verlofsaldi naar [Medewerkers] [Saldi] en klik op [Nieuw]. Het volgende scherm verschijnt. Voor het invoeren van de saldi voer je de volgende stappen uit: Selecteer de juiste overeenkomst van de medewerker. Kies bij [Type regel] voor [Start Saldi UiB]. De startdatum is altijd de laatste dag van de voorgaande periode (kwartaal). Vul tenslotte per categorie de juiste verlofsaldi in. Klik op. 22

24 12 Werkrooster aanmaken Per medewerker moet in UiB een werkrooster worden aangemaakt. Het werkrooster is in UiB direct gekoppeld aan een medewerker. Het aangemaakte werkrooster kun je vervolgens kopiëren naar een andere medewerker, indien deze medewerker dezelfde functie uitvoert en in dezelfde apotheek werkzaam is. Door te klikken op [opslaan] rooster je dit werkrooster in het planbord in. Let op: Bij het invoeren van het rooster moet je rekening houden met de pauze. UiB berekent dit zelf niet. Dat betekent dat je eerst de roosterregels vóór de lunch invoert en vervolgens de roosterregels na de lunch tot einde werktijd. Ga voor het aanmaken van een werkrooster naar [Apotheekbeheer] [Werkroosters]. Het onderstaande scherm verschijnt. Indien er nog geen werkroosters zijn aangemaakt, is dit scherm leeg. Klik rechtsboven op [Nieuw]. Het onderstaande scherm verschijnt. 23

25 Selecteer in het veld [Medewerker] een medewerker uit de lijst. Geef het rooster een naam. Selecteer een periode, bijvoorbeeld [Van jaar] 2013, [Week] 1 en [t/m Jaar] 2014, [Week] 1. Selecteer voor welke weken het rooster geldig is. Indien het werkrooster iedere week geldt, kies je voor [Frequentie[ [1 week] en [Start in week] [Oneven] indien week 1 als startweek is aangegeven. Let op: Selecteer hier [Even] indien de startweek een even weeknummer betreft. Selecteer alles in één keer met de knop [Selecteren] of selecteer apart de weeknummers door te klikken op het vakje bij de betreffende week. Let op: Voer de reguliere dienst (het daadwerkelijke rooster) per dag in op functieniveau. Zie in onderstaand scherm op functieniveau Farmaceutisch Manager. 24

26 Klik met de linkermuisknop op functieniveau. Onderstaand pop-up scherm verschijnt. Selecteer [Type dienst] en vul de [Start tijd] en [Eind tijd] in en klik op de knop Doe dit voor elke ochtenddienst en middagdienst per werkdag. om op te slaan. Klik op. Er is nu een werkrooster voor een medewerker aangemaakt. Het scherm voor het invullen van de werkroosters wordt afgesloten, de wijzigingen worden opgeslagen en je keert terug naar het menu. 25

27 13 Werkrooster kopiëren Je kunt het werkrooster kopiëren naar een andere medewerker, indien deze medewerker dezelfde functie bekleedt en in dezelfde apotheek werkzaam is. Selecteer in het veld [Werkroosters] een medewerker (werkrooster) uit de lijst. Klik op [Kopiëren] en selecteer de juiste medewerker voor wie je het rooster wilt kopiëren. Geef het rooster een naam. Selecteer een periode, bijvoorbeeld [Van jaar] 2013, [Week] 1 en [t/m Jaar] 2014, [Week] 1. Selecteer voor welke weken het rooster geldig is. Indien het werkrooster iedere week geldt, kies je voor [Frequentie[ [1 week] en [Start in week] [Oneven] indien week 1 als startweek is aangegeven. Let op: Selecteer hier [Even] indien de startweek een even weeknummer betreft. Selecteer alles in één keer met de knop [Selecteren] of selecteer apart de weeknummers door te klikken op het vakje bij de betreffende week. Let op: Voer de reguliere dienst (het daadwerkelijke rooster) per dag in op functieniveau. Zie in onderstaand scherm op functieniveau Apothekersassistent. 26

28 Pas waar nodig de planblokjes aan, indien bijvoorbeeld deze medewerker een andere dag werkt of vrij heeft. Als beide medewerkers exact dezelfde reguliere diensten draaien, hoef je hier niets te doen. Sla het rooster op door op te klikken. Er is nu een werkrooster voor een medewerker gekopieerd. Het scherm voor het invullen van de werkroosters wordt afgesloten, de wijzigingen worden opgeslagen en je keert terug naar het menu. 27

29 14 Werkrooster wijzigen Indien een medewerker halverwege het jaar haar contracturen wijzigt, moet naast het wijzigen van de overeenkomst [Overeenkomst wijzigen, hfdst 9] ook het werkrooster worden gewijzigd. De volgende stappen voer je hiervoor uit: Beëindig het huidige werkrooster. Ga hiervoor naar [Werkroosters] en selecteer het betreffende rooster. Pas de einddatum aan. Klik op [Opslaan]. Let op: Als je nu het planbord opent, zijn de planblokjes vanaf de einddatum verwijderd uit het planbord. Ga opnieuw naar [Werkroosters] en klik het werkrooster aan van de medewerker. Klik op [Kopiëren]. Geef het nieuwe werkrooster een naam. Selecteer de nieuwe periode vanaf wanneer dit werkrooster ingaat. Selecteer voor welke weken het rooster geldig is. Indien het werkrooster iedere week geldt, kies je voor [Frequentie[ [1 week] en [Start in week] [Oneven] indien week 1 als startweek is aangegeven. Let op: Selecteer hier [Even] indien de startweek een even weeknummer betreft. Selecteer alles in één keer met de knop [Selecteren] of selecteer apart de weeknummers door te klikken op het vakje bij de betreffende week. Pas de planblokjes aan naar de nieuwe situatie (aantal uur). Sla het rooster op door op te klikken. Er is nu een nieuw werkrooster voor deze medewerker aangemaakt en ingeroosterd in het planbord. 28

30 15 Het planbord Instellingen medewerkers aanpassen Om ervoor te zorgen dat medewerkers die met het planbord moeten werken alle planblokjes op het planbord zien, moet bij de betreffende medewerkers de instelling [Mag alleen eigen planning zien] niet aangevinkt zijn. Je ziet dan immers alleen de eigen planningsblokjes en niet die van de overige medewerkers. Zie hiervoor onder [Apotheekbeheer] [Medewerkers} tabblad [Rechten]. Voor elke medewerker die in het planbord moet kunnen werken moet je deze instellingen controleren en waar nodig aanpassen. Let op: aanpassingen van instellingen worden pas actief als de betreffende gebruiker na het aanbrengen van de wijzigingen uitlogt en opnieuw inlogt in UiB. In onderstaand schermvoorbeeld zie je een weergave van het planbord. De secties van het planbord Het planbord bestaat uit de volgende secties: Filters en actieknoppen Medewerkers Filters en actieknoppen Het bovenste gedeelte van het scherm, met de groene achtergrond, bevat filters waarmee je de gegevens die het planbord toont, kunt instellen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen dat alleen planblokjes worden getoond van bepaalde medewerkers en/of bepaalde apotheken (filteren). Ook kun 29

31 je instellen welke secties van het planbord je wilt zien. Maar je kunt ook instellen hoeveel dagen het planbord moet tonen. Daarnaast bevat dit gedeelte ook actieknoppen die je kunt gebruiken om bepaalde handelingen uit te voeren. De handelingen worden verderop in dit document nader beschreven. Medewerkers Het onderstaande gedeelte van het scherm toont een voorbeeld van de sectie waarin de medewerkers worden weergegeven. Het bevat de planblokjes die zijn aangebracht in de werkroosters. Ook dit scherm kun je naar keuze tonen of verbergen door helemaal rechts bovenin de sectie [filters en actieknoppen] in het dropdown menu de optie Medewerkers aan te vinken. De activiteiten op het planbord Het planbord wordt vooral gebruikt om helder in beeld te krijgen wat de stand van zaken is rondom het inzetten van de benodigde medewerkers voor de werkzaamheden in één of meer apotheken. Deze beschrijving van de activiteiten op het planbord beperkt zich nu tot de functionaliteiten die betrekking hebben op het plannen en registreren van uren en het registreren van verlof of ziekte. In de volgende tien stappen worden de activiteiten op het planbord beschreven. 30

32 Stap 1: Het open- of dichtklappen van het planbord Met de knoppen en die je ziet staan in de sectie [Filters en actieknoppen] kun je de planblokjes al dan niet op detailniveau tonen. Dichtgeklapt zie je op het planbord alleen planblokjes op medewerkersniveau: Opengeklapt zie je op het planbord ook planblokjes op detailniveau (apotheek- en functieniveau): Het bewerken en/of verwijderen van de blokjes kun je alleen in de opengeklapte weergave op functieniveau uitvoeren. Door een rechtermuisklik zie je een menu met Bewerken, Verwijderen en Kopiëren. Zie verderop in dit document. 31

33 Stap 2: Het verbergen of tonen van het menu Met de knop in de sectie [Filters en actieknoppen] kun je het menu aan de linkerzijde van het scherm verbergen of tonen. Als het menu verborgen is worden de planblokjes duidelijker op het planbord getoond. Dat is vooral handig als je meerdere weken tegelijkertijd wilt bekijken. Door opnieuw op de knop te klikken, keert het menu weer terug. 32

34 Stap 3: Het plannen van uren per medewerker Je hebt inmiddels een of meerdere werkroosters voor medewerkers aangemaakt. De planblokjes die je nu op het planbord ziet, zijn afkomstig van deze aangemaakte werkroosters. Door met de muis over een planblokje te bewegen, maak je de detailgegevens van het planblokje zichtbaar: Met de rechtermuisknop klikken op een planblokje geeft een pop-up menu waarmee je het planblokje kunt bewerken of eventueel verwijderen. 33

35 Klik op een bepaalde dag in het rooster op functieniveau. Het volgende invoerscherm verschijnt. Hier kun je voor verschillende typen diensten aangeven welke uren er zijn of worden gewerkt. Stap 4: Het registreren van afwezigheid Ga met je muis in het planbord op een medewerker staan en klik met je rechtermuisknop. Het volgende pop-up menu verschijnt: 34

36 Hier kun je afwezigheid, ziekmeldingen, partieel ziekmeldingen en/of ouderschapsverlof registreren. Klik op [Afwezigheid vastleggen]. Het volgende invoervenster verschijnt: Hier kun je per soort verlof registreren welke uren de medewerker afwezig is en eventueel een toelichting geven. Geef bij Soort verlof aan welk verlof het betreft. Standaard staat Soort verlof ingesteld op [Vakantie]. Hier kun je een keuze maken uit: Buitengewoon verlof (waaronder Zorgverlof). Onbetaald verlof Opname verlof van de KUS uren Vakantie Zwangerschaps- en bevallingsverlof Bij [Soort verlof] optie [Vakantie] kun je kiezen of je de geregistreerde uren van Vakantie uren of van Toeslag uren wilt afschrijven: 35

37 Vakantie Het opnemen van Vakantie/Snipperuren/Spaarverlof registreer je door op deze activiteit te klikken. Vervolgens noteer je de start- en einddatum van het verlof en vanuit welk saldo je het verlof wilt opnemen: het Vakantieuren saldo of het Toeslagen saldo. Het registreren van de tijd is standaard ingesteld. Het aantal uren arbeidstijd dat in die periode gewerkt had moeten worden, wordt van het betreffende saldo (Vakantieuren of Toeslagen saldo) afgetrokken. Let op: voor het opnemen van verlof vanuit het Toeslagen saldo dienen werkgever en werknemer vooraf overeenstemming te hebben dat dit saldo uitgekeerd mag worden in tijd en dus niet wordt uitgekeerd in geld. Na het invoeren van de start- en einddatum, klik je op Opslaan. Vanaf 1 januari 2012 schrijven (al dan niet gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemers tijdens ziekte vakantieuren af als de werknemer redelijkerwijs in staat is om vakantie op te nemen. De werknemer is in ieder geval in staat om vakantieuren op te nemen als er re-integratieverplichtingen zijn opgelegd. Daarnaast geldt er per 1 januari 2012 een vervaltermijn van zes maanden na het opbouwjaar voor de wettelijke vakantieuren. Dit betekent dat de wettelijke vakantieuren (die vanaf 1 januari 2012 zijn opgebouwd) voor alle werknemers per 1 juli 2013 vervallen, tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat was om de vakantie op te nemen. Indien de werknemer niet in staat was om vakantie op te nemen, blijven de wettelijke vakantieuren staan en geldt de verjaringstermijn van vijf jaar, aansluitend op het opbouwjaar. Voor de bovenwettelijke vakantieuren blijft de verjaringstermijn van vijf jaar bestaan. Voor alle vakantieuren die tot en met 31 december 2011 zijn opgebouwd, geldt een verjaringstermijn van vijf jaar aansluitend op het opbouwjaar. UiB boekt altijd eerst de verlofuren af die als eerste komen te vervallen. Hierdoor is er geen keuzemogelijkheid van welke verlofuren het verlof afgeboekt wordt. De volgorde van afboeken is: - wettelijk oud; - wettelijk nieuw; - uren opgebouwd tot 1 januari 2012; - bovenwettelijke uren. Zwangerschaps- en bevallingsverlof Een medewerker heeft, wanneer zij zwanger is, recht op zwangerschapsverlof. Dit zwangerschapsverlof kan beginnen vier tot zes weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum. Het bevallingsverlof duurt tien tot twaalf weken na de daadwerkelijke bevalling. In totaal heeft de medewerker recht op zestien weken verlof. Wordt een medewerker voorafgaand aan haar zwangerschapsverlof ziek en is deze ziekte zwangerschapsgerelateerd, dan is de medewerker verplicht zes weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum met zwangerschapsverlof te gaan. Het bevallingsverlof duurt hiermee automatisch tien weken. Zodra een medewerker de vermoedelijke bevallingsdatum weet, kan het verlof in de planning worden opgenomen. Dit gaat als volgt: - Je klikt de activiteit Zwangerschaps- en bevallingsverlof aan en noteert vervolgens de start- en einddatum. Bij de begintijd noteer je de aanvang van de dienst (00.00 uur) en bij de eindtijd de eindtijd van de dienst (23.59 uur). - Klik op Opslaan. - De oorspronkelijke diensten laat je in de agenda staan! Als een medewerker een week te vroeg bevalt, blijft het verlof zestien weken. Als een medewerker twee weken later bevalt, wijzigt het verlof in achttien weken. Je zult de planning in UiB hierop moeten aanpassen. In de nieuwe vakantiewetgeving is geen uitzondering op de vervaltermijn van de wettelijke vakantieuren (vervaltermijn zes maanden na opbouwjaar) opgenomen voor werknemers met zwangerschapsverlof. Zwangerschap is niet benoemd als situatie waarin de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om wettelijke vakantiedagen op te nemen. Wie met zwangerschapsverlof is, moet de opgebouwde dagen dus snel daarna opnemen om te voorkomen dat ze vervallen. Het advies is om dit tijdig met de werknemer te bespreken. 36

38 Gaat een medewerker tijdens haar zwangerschapsverlof met vakantie, hoeft zij geen verlof op te nemen (dit in tegenstelling tot volledige ziekte en partiële ziekte). Je hoeft het vakantieverlof dan ook niet in UiB te registreren. De urenvergoeding bij zwangerschaps- en bevallingsverlof komt overeen met de diensten die overschreven worden. Buitengewoon verlof In artikel 25 van de Cao Apotheken kun je lezen op hoeveel dagen buitengewoon verlof een medewerker recht heeft. Deze regeling geldt als minimumregeling. Het staat de werkgever vrij hiervan naar boven af te wijken. Je vult de start- en einddatum in met de daarbij behorende tijd. Vervolgens klik je op [Opslaan]. In enkele vormen van het buitengewoon verlof rekent UiB een vergoeding voor de benodigde tijd. Stap 5: Het registreren van ziekte Volledig ziekte Bij volledige ziekte, klik je de optie [Volledig ziek melden] aan. Je vult de startdatum van de ziekte in en de starttijd (00.00 uur). Als de einddatum niet bekend is, dan laat je deze leeg. Als de einddatum van de ziekte al bekend is, vul je deze in. Vervolgens noteer je de eindtijd van de ziekmelding (23.59 uur). Dit is nodig omdat UiB de verlofopbouw berekent op basis van hele dagen. Een hele dag is 24 uur. Klik op [Opslaan]. In het planbord zie je de ziekmelding verschijnen. Ga met je muis in het planbord op een medewerker staan en klik op je rechtermuisknop. Het volgende pop-up menu verschijnt: Klik op [Volledig ziek melden]. Het volgende invoervenster verschijnt: 37

39 Hier kun je de (volledige) ziekmelding registreren en eventueel voorzien van een toelichting. Stap 6: Het registreren van partiële ziekte of ouderschapsverlof Partiële ziekte Partiële ziekte houdt in dat een medewerker gedeeltelijk ziek is en gedeeltelijk kan werken. Tijdens partiële ziekte wordt vanaf 1 januari 2012 volledig verlof (172,8 uur) toegekend ongeacht het percentage arbeidsongeschiktheid. Als er sprake is van partiële ziekte, dan geef je het percentage ziek aan in het daarvoor bestemde venster. Let op: Vervolgens pas je het rooster van deze medewerker aan naar het aantal uren dat de medewerker daadwerkelijk gaat werken. De partiële ziekte en het aangepaste rooster dienen samen 100% van de oorspronkelijk geplande diensten te beslaan. Op ieder moment dat het ziektepercentage verandert, moet je het rooster aanpassen naar de nieuwe situatie, net zolang tot de medewerker weer 100% beter is gemeld. De partiële ziekmelding start om 00:00 uur en eindigt op uur. Dit is nodig omdat UiB de vrijstelling en de verlofopbouw berekent op basis van hele dagen. Een hele dag is 24 uur. Ga met je muis in het planbord op een medewerker staan en klik op je rechtermuisknop. Het volgende pop-up menu verschijnt: 38

40 Klik op [Partieel ziek / ouderschapsverlof melden]. Het volgende invoervenster verschijnt: Hier kun je kiezen voor Ouderschapsverlof of Ziekte (partieel), een percentage opgeven en eventueel een toelichting geven. Bekijk goed de melding in de Partiële ziekte balk. 39

41 De melding betreft: Zichtbare uren 16 Ziekte (Partieel) / Contract 16 / 50% = 8 uur Deze melding betekent het volgende: Het contract van deze medewerker is 16 uur, er is 16 uur zichtbaar ingeroosterd. Deze medewerker is 50% ziek, waardoor ze 8 uur arbeidsgeschikt is. Het werkrooster dient aangepast te worden naar 8 uren arbeid. Na correcte aanpassing zal de balk aangeven: Zichtbare uren 8 Ziekte (Partieel) / Contract 16 / 50% = 8 uur. Dit is een extra controle of de werkroosters goed zijn aangepast. Ouderschapsverlof Vanaf 1 januari 2009 is het recht op ouderschapsverlof verlengd van 13 naar 26 maal de wekelijkse arbeidsduur. De verlenging geldt alleen als er voor dit kind vóór 1 januari 2009 nog niet eerder (gedeeltelijk) ouderschapsverlof is opgenomen. Als er voor een kind al vóór 1 januari 2009 (gedeeltelijk) verlof is opgenomen, gelden de oude regels : er bestaat slechts recht op 13 weken ouderschapsverlof. Ouderschapsverlof is een onbetaald, tijdelijk (deel)verlof en moet in de planning worden opgenomen. De ingeplande diensten moeten hierop worden aangepast. Dit gaat als volgt: - Je kiest de optie Ouderschapsverlof melden, kiest bij soort verlof Ouderschapsverlof en geeft vervolgens in het daarvoor bestemde venster het aantal uren (in percentage) ouderschapsverlof per week op. - Je voert de start- en einddatum in met de daarbij behorende tijden. De starttijd begint op 00:00 uur en de eindtijd eindigt op uur. Dit is nodig omdat UiB de vrijstelling en de verlofopbouw berekent op basis van hele dagen. Een hele dag is 24 uur. - Klik op [Opslaan]. - Vervolgens pas je het rooster van de medewerker aan naar het daadwerkelijke aantal uren dat deze medewerker gaat werken. De verlofopbouw en opname wordt berekend over het daadwerkelijke aantal gewerkte uren. Over het aantal uren ouderschapsverlof wordt geen verlof opgebouwd en geen verlof opgenomen. Hiermee laat UiB zien dat de geplande diensten intact blijven. Gaat een medewerker bij ouderschapsverlof tijdelijk minder werken, dan moet je dus ook de geplande diensten aanpassen! 40

42 Kies je voor Ouderschapsverlof, bekijk dan goed de melding in de Ouderschapsverlof balk. De melding betreft: Zichtbare uren 40 Ouderschapsverlof / Contract 40 / 50% = 20 uur Deze melding betekent het volgende: Het contract van deze medewerker is 40 uur, er is 40 uur zichtbaar ingeroosterd. Deze medewerker neemt 50% Ouderschapsverlof op, waardoor ze 20 uur werkt. Het werkrooster dient aangepast te worden naar 20 uren arbeid. Na correcte aanpassing zal de balk aangeven: Zichtbare uren 20 Ouderschapsverlof / Contract 40 / 50% = 20 uur. Dit is een extra controle of de werkroosters goed zijn aangepast. Stap 7: Het plannen en kopiëren van een werkoverleg of cursus buiten diensttijd Werkoverleg buiten diensttijd Artikel 24 van de Cao Apotheken stelt dat de eerste vier maal dat men werkoverleg heeft buiten diensttijd deze een vergoeding kent van 100% in vrije tijd. Meerdere werkoverleggen buiten diensttijd worden vergoed met 100% van het uurloon. Voor de berekening van het Kwartaalurensaldo worden de uren van de eerste vier werkoverleggen meegeteld. Meerdere werkoverleggen buiten diensttijd leiden tot uitbetaling op de betaalstaat. Uren buiten diensttijd besteed aan de ondernemingsraad, lopen mee in de vergoeding van het werkoverleg buiten diensttijd. Klik op de dag (op functieniveau van een medewerker) waarop je een werkoverleg buiten de reguliere werktijden wilt plannen. Kies bij [Type dienst] voor de optie [OR- en werkoverleg buiten diensttijd]. 41

43 Geef de datum en start- en eindtijd op en klik op de -knop. Het planblokje is nu voor de betreffende medewerker aangemaakt en is blauw gekleurd. Klik met de rechter muisknop op het zojuist aangemaakte planblokje en kies de optie [Kopiëren]. 42

44 Vink de medewerkers aan naar wie je het werkoverleg buiten diensttijd wilt kopiëren en klik daarna op de -knop. Bij de betreffende medewerkers staan nu ook blauwe planblokjes: Herhaal deze stap voor de optie Cursus buiten diensttijd, indien bijvoorbeeld een teamtraining plaatsvindt en bij alle medewerkers een cursus buiten diensttijd ingevoerd moet worden. 43

45 Cursus buiten diensttijd De uren voor de cursus buiten werktijd worden niet gezien als arbeidsuren en worden niet in het saldo kwartaalurensystematiek meegenomen. De vergoeding voor deze uren kan worden meegenomen in de studiekostenregeling (Cao Apotheken, artikel 31, bijlage 6). De uren worden direct uitbetaald en zijn zichtbaar op de betaalstaat. Stap 8: Conflicten tonen Indien je planblokjes over elkaar heen plant, ontstaat er een conflict. De hele balk op medewerkersniveau krijgt dan een rode achtergrondkleur. Als dat het geval is, ga met je muis op medewerkersniveau achter de naam van de medewerker staan en klik op je rechtermuisknop. Kies in het pop-up menu dat verschijnt de optie Conflicten tonen en navigeer naar de plaats in de agenda waar je de dubbele diensten moet verwijderen. Stap 9: Saldi tonen Op medewerkersniveau kun je de saldi opvragen voor deze medewerker vanuit het planbord. Klik hiervoor op medewerkersniveau met je rechtermuisknop. Het volgende scherm verschijnt. 44

46 Klik op Saldi tonen en het volgende pop-up scherm met de saldi verschijnt. Stap 10: Het publiceren van planblokjes Zodra je de planning gereed hebt, kun je de planblokjes met de knop zichtbaar maken voor de overige medewerkers die minimaal Leesrechten op rol [Planbord] hebben. Deze knop staat in de sectie [Filters en actieknoppen]. 45

47 Geef de gewenste datum op. Standaard staat de systeemdatum ingevuld, maar je bepaalt zelf t/m welke datum je de planblokjes wilt publiceren. Klik op [Ja] om de actie te bevestigen, of klik zo nodig op [Nee] om de actie af te breken. Klik in het bevestigingsvenster dat wordt getoond op OK om terug te komen op het planbord. Na het publiceren krijgen de betreffende planblokjes een oranje kader. Zo kun je gemakkelijk zien welke planblokjes al zijn gepubliceerd en welke nog gepubliceerd moeten worden: 46

48 Stap 9: Het verwijderen van planblokjes vanaf en t/m een bepaalde datum Met de knop kun je alle aangemaakte of gepubliceerde planblokjes vanaf en t/m een bepaalde datum in één keer verwijderen. Klik je op deze knop dan verschijnt het volgende dialoogvenster: Kies voor Medewerkers blokjes en kies bij [Medewerkers] de medewerkers waarvan je de planblokjes wilt verwijderen. 47

49 Vul de datum vanaf wanneer en t/m wanneer je de planblokjes wilt verwijderen: Klik op de -knop. Er wordt je gevraagd het verwijderen te bevestigen. N.B.: de ingelogde gebruiker kan alleen werkroosterplanblokjes verwijderen bij die apotheken, waarop de ingelogde gebruiker op de rol planbord schrijfrechten heeft. 48

50 16 Rapporten genereren De rapporten die je in UiB kunt samenstellen, bevatten het uiteindelijke resultaat van de gegevens en activiteiten die je in het planbord hebt ingevoerd. Je kunt in UiB de volgende rapporten genereren: Rapport Agenda overzicht Rapport Uren overzicht Rapport Kwartaalurensystematiek Rapport Dienst overzicht Vanuit het menu [Rapporten] kun je de verschillende rapporten samenstellen. Je opent dit scherm door in het menu te klikken op [Rapporten]. Je kunt de rapporten direct in een ZIP-bestand downloaden, de selectie tonen als PDF of direct versturen via . Het rapport Agenda overzicht Het rapport Agenda overzicht geeft alle activiteiten weer die door een medewerker in een bepaalde maand zijn uitgevoerd. Voor elke activiteit geeft het rapport aan hoeveel diensturen de medewerker heeft gedraaid. Ook kun je zien, hoe dat zich verhoudt tot de Kwartaalurensystematiek, hoeveel uren vakantie er zijn opgenomen, hoeveel toeslag een uur mogelijk oplevert of dat het uur wordt uitbetaald. Het rapport Agenda overzicht kun je goed gebruiken om te controleren of de verwerking in het planbord klopt met de werkelijke uitvoering. Je kunt bijvoorbeeld aan het eind van elke maand het rapport Agenda overzicht uitdelen of mailen aan alle medewerkers van je apotheek. Verzoek hen het rapport naast hun eigen agenda te leggen en te controleren of van de afgelopen maand de uren in het rapport overeenkomen met hun werkelijke uitvoering. De door de medewerkers gecorrigeerde Agenda overzichten kun je later weer in het planbord verwerken, zodat alle gegevens kloppen. Het rapport Uren overzicht 49

51 Het rapport Uren overzicht laat zien hoe de diensturen en opgenomen verlof zich verhouden tot de kwartaaluren, vakantieuren en toeslaguren. Ook staat vermeld hoeveel uur een medewerker had moeten werken (de contractverplichting) afgezet tegen de hoeveelheid uren die een medewerker heeft gewerkt. Op de betaalstaat staat aangegeven hoeveel uur aan een medewerker extra moet worden uitbetaald boven op het basissalaris. Dit alles conform de Cao Apotheken. Het rapport kun je onder andere gebruiken om medewerkers te laten zien hoeveel kwartaaluren, vakantieuren en toeslaguren ze tot het einde van het jaar nog kunnen opnemen. Het rapport Kwartaalurensystematiek Het rapport Kwartaalurensystematiek geeft per kwartaal een overzicht van de effecten van de planning op het saldo Kwartaalurensystematiek. Je kunt het rapport samenstellen voor één of meerdere medewerkers. Omdat het rapport laat zien hoeveel uren een medewerker te veel of te weinig gewerkt heeft (of ingepland is), is het rapport een goed hulpmiddel bij het maken van een planning. Op vindt je uitleg en informatie over de Kwartaalurensystematiek. Ga hiervoor naar en typ Kwartaaluren in het zoekvenster. Bandbreedte In het rapport Kwartaalurensystematiek vind je onder andere de kolom Bandbreedte. Deze bandbreedte geeft de onder- en bovengrens van het saldo Kwartaalurensystematiek weer. De hoogte van de bandbreedte is afhankelijk van het aantal contracturen van een medewerker, hierbij is een 36- uurscontract het uitgangspunt. De minimale bandbreedte is 24 uur per kwartaal, de maximale bandbreedte 52 uur per kwartaal. Saldo Kwartaalurensystematiek Het saldo Kwartaalurensystematiek is een optelsom van het aantal diensturen dat een medewerker in een kwartaal gewerkt heeft of ingepland staat, minus de contractverplichting van de medewerker. De vergoedingsuren worden binnen het saldo Kwartaalurensystematiek niet meegerekend! De diensturen die voor het saldo kwartaalurensystematiek meetellen zijn: reguliere dienst; aanwezigheidsdienst; de oproepen in de bereikbaarheidsdienst; cursus binnen diensttijd (wordt gezien als reguliere dienst); de eerste vier werkoverleggen; feestdagcompensaties. Cursus buiten diensttijd kent geen vergoeding en wordt niet bij de berekening van het saldo Kwartaalurensystematiek meegenomen. Met de contractverplichting worden de uren bedoeld die een medewerker volgens zijn contract moet werken. Saldo mutatie / uitbetalingen Is een medewerker aan het eind van een kwartaal boven of onder de bandbreedte gekomen, dan moeten deze uren worden verrekend. In de kolom Saldo Mutatie zie je hoeveel uren er onder of boven de bandbreedte uitkomen. Uren die boven de bandbreedte komen, worden met een toeslag van 25% uitbetaald. Dit aantal vind je terug in de kolom Saldo Uitbetaling. Het rapport Dienst overzicht Het rapport Dienst overzicht geeft alle diensten weer die door een medewerker in een bepaalde maand zijn uitgevoerd. Voor elke activiteit geeft het rapport aan hoeveel diensturen de medewerker heeft gedraaid. Het rapport Dienst overzicht kun je goed gebruiken als overzicht hoeveel uren een oproepkracht, uitzendkracht of apothekers hebben gewerkt. Juist een rapport voor medewerkers die niet onder de Cao Apotheken vallen. 50

52 Ga hiervoor naar [Rapporten]. Kies voor [Agenda overzicht]. Het volgende scherm verschijnt. Selecteer bij [Medewerkers] de juiste medewerker. Selecteer bij [Rapportage jaar] het jaartal. Selecteer tot slot bij [Rapportage maand] de juiste maand. Als je klikt op [Toon selectie als PDF] dan verschijnt het rapport in beeld. Kies hierna indien gewenst voor [ en] en mail hat rapport naar de betreffende medewerker(s). 51