Tijdschrijven TU Delft

Transcriptie

1 Tijdschrijven TU Delft Met het programma TIM Auteurs: A. van der Hulst en C. van der Bent Datum: januari 2007 Versie: 3.2

2 Inhoudsopgave 1 - Spelregels van het tijdschrijven Spelregels...3 Het tijdstip van invoering is 1 januari Rolverdeling Tijdschrijven met TIM Tim starten en tijdschrijven door medewerkers Invoeren projecten Overzichten ingevoerde uren Tim starten en tijdschrijven door fiatteerbevoegden projecten Overzichten ingevoerde uren Fiatteren van uren...11 Bijlage1: Knoppenoverzicht per scherm van Tim Client

3 1 - Spelregels van het tijdschrijven Spelregels Met ingang van 2007 zijn er belangrijke wijzigingen ten aanzien van de registratie van tijd, namelijk: 1. uitbreiding van de groep van medewerkers die tijd moeten registreren 2. de invoering van een tijdregistratietool TIM 1.1.1: Uitbreiding van de groep van medewerkers Het College van Bestuur heeft begin 2006 de werkgroep Projectsturing ingesteld met de opdracht om een inventarisatie maken van de wijze waarop keuzes gemaakt en onderbouwd worden in het offertetraject van projecten en de wijze waarop de projectadministratie moet worden gevoerd. In de rapportage Projectsturing TU Delft zijn door de werkgroep Projectsturing elf aanbevelingen gedaan. Het College van Bestuur heeft op 12 september 2006 besloten tot definitieve vaststelling van deze aanbevelingen. Één van deze aanbevelingen betreft de definitie van de groep die moeten tijdschrijven en luidt Laat alle medewerkers die werken op tweede, derde en de genoemde eerste geldstroomprojecten zijnde vergelijkbare onderzoeksprojecten uit de 1 e geldstroom (DRC s, toponderzoekscholen,.) hun werkelijk gemaakte uren sluitend registreren in TIM. Concreet betekent dat het werkelijke aantal uren met een minimum van het aantal aanstellingsuren geschreven moet worden. Het tijdstip van invoering is 1 januari Momenteel wordt er binnen de meeste faculteiten al tijdgeschreven, namelijk voor die projecten waarvoor het door de opdracht/subsidiegever verplicht is gesteld. Door het besluit wordt de groep van tijdschrijvende medewerkers uitgebreid de invoering van een tijdregistratietool TIM Ter ondersteuning van de tijdregistratie is door de TU Delft een tijdregistratiesysteem aangeschaft, dat zal worden geïmplementeerd. Daarnaast zal met ingang van 2007 TIM door de TU Delft eveneens gebruikt worden voor de registratie van verlof. TIM heeft een interface met Baan-projects, zodat de in TIM geregistreerde uren automatisch kunnen worden doorgezet naar het betreffende project in Baan-projects De basis gegevens van de projecten die in Baan-projects zijn vastgelegd worden andersom weer gebruikt door TIM Rolverdeling In de onderstaande tabel zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten behoeve van tijdverantwoording m.b.t. projectbeheer weergegeven. In de eerste kolom worden de diverse activiteiten genoemd die bij het tijd verantwoorden een rol kunnen spelen. In de tweede kolom worden de actoren aangegeven die bij de betreffende activiteit(en) betrokken zijn. Gebeurtenis Verantwoordelijk Proces Nieuwe medewerkers: - invoeren in people soft - P&O centraal (SSC) - rooster aanmaken, gebruikersprofiel en fiatteringbevoegde - NetID activeren - Applicatie Beheer - Medewerkers 3 - Door de koppeling met TIM via MDS wordt de nieuwe medewerker bekend in TIM. - Door de centrale applicatiebeheerder wordt het rooster aangemaakt van de medewerker en gekoppeld aan het gebruikersprofiel en de fiatteringbevoegde. Mutaties worden door dezelfde medewerkers gemaakt - De medewerkers dienen zelf hun NetID te activeren

4 Gebeurtenis Verantwoordelijk Proces Nieuw project, taak of activiteit - Via Baan Project - Niet 2 e en 3 e GS projecten - PA - locale applicatie beheerder (Financiële) 2 e en 3 e GS projecten worden door een koppeling vanuit Baan in TIM gelezen. De overige projecten worden in TIM aangemaakt. De afdelingssecretaris /projectleider meldt het nieuwe project aan en voorziet de contractmanager van de benodigde. De PA maakt het project in TIM aan en koppelen de betreffende medewerkers aan het project. Inleveren weekbriefje Medewerkers Een medewerker brengt zijn/haar uren in TIM en door het verzetten van de registratiedatum worden de weekbriefjes ingeleverd. Fiatteren Leidinggevenden De betreffende fiatteerbevoegde zal de uren fiatteren. Verlof aanvraag Medewerkers Een medewerker vraagt verlof aan met behulp van de kalenderfunctie van TIM. De fiatteringbevoegde accordeert, waarna de uren automatisch op het weekbriefje naar voren komen en op het verlofsaldo in mindering worden gebracht. Ziekte Medewerkers Een medewerker die ziek is geweest verantwoord achteraf zijn/haar uren als Ziekte. Ingeval ziekte tijdens vakantie wordt na de vakantie de registratiedatum door PA teruggezet zodat de verlofdagen vervangen kunnen worden en niet ten laste van het verlofsaldo komen. Wijzigingen achteraf PA Indien mogelijk zet PA de registratiedatum zover terug als nodig is. Vervolgens kan de betreffende medewerker opnieuw zijn uren inleveren om gefiatteerd te worden. Wanneer de uren al gefiatteerd zijn, is het niet meer mogelijk de registratiedatum terug te zetten en moet negatieve uren geschreven worden. Medewerker uit dienst P&O centraal (SSC) Een medewerker kan in TIM t/m de datum van uit diensttreden Tijdschrijven en Verlof aanvragen. Project beëindiging - 2 e en 3 e GS door PA - 1 e GS projecten door Applicatie Beheer (Financiële) projecten worden in Baan financieel afgesloten. Deze informatie komt middels de integratie eveneens in TIM zodat na deze datum niet meer gemuteerd kan worden. 4

5 2 - Tijdschrijven met TIM Deze handleiding beschrijft beknopt hoe u uren invoert in TIM en het rapporteren over de gegevens. Daarnaast beschrijft de handleiding hoe u de werking van het weekbriefje kan aanpassen aan de eigen wensen Tim starten en tijdschrijven door medewerkers Als u wilt gaan tijdschrijven, gaat u als volgt te werk: Start via uw browser (Internet Explorer, Firefox of Safari etc.) het programma op. U doet dit door het volgende adres in te toetsen Het volgende inlogscherm zal op het beeldscherm verschijnen Na het invoeren van uw NetID en wachtwoord kunt u TIM gaan gebruiken. Heeft u uw NetID nog niet geactiveerd dan kunt u dit via de site doen. Uw NetID is in de meeste gevallen gelijk aan de login naam waarmee u uw PC aanlogt. Indien u hier niet van op de hoogte bent kunt u contact opnemen met de servicepunt medewerker van uw faculteit of dienst. 5

6 Invoeren projecten Na het invoeren van uw NetID en wachtwoord zal het weekbriefje automatisch in de huidige week openen. Wanneer in een eerdere periode nog moet worden geschreven, wijzig dan de datum met de knoppen naast uw naam of druk op de kalender-knop en selecteer de juiste datum. De datum geregistreerd t/m geeft aan t/m welke datum de tijden volledig en ingeleverd zijn. Met het plus-teken kunnen de mapjes opgeklapt worden. Hiervoor kan ook het menu aan de linkerkant van het scherm gebruikt worden. Voer uw uren in de desbetreffende dagen in bij het juiste project. Indien u meer informatie en/of toelichting kwijt wil dan kan dat. Na het invoeren van de uren in het desbetreffende vakje kunt door dubbel te klikken het volgende scherm openen en verder invullen: 6

7 Indien u nog niet gefiatteerde uren wilt verwijderen doet u dat door het ingevoerde aantal te overschrijven met een 0 gevolgd door <enter>. Inmiddels gefiatteerde uren moet u corrigeren door deze eerst in de openstaande week negatief op onjuiste code in te brengen en vervolgens met de juiste code opnieuw in te voeren Overzichten ingevoerde uren Om overzichten met eigen informatie in te zien of uit te printen gebruikt u de tab Overzicht bovenin, Het onderstaande scherm zal verschijnen. Selecteer het gewenste overzicht en er opent een dialoogscherm om de gewenste periode te kiezen. De rapportage wordt nu voor u geladen. U kunt daarna middels de tab Weekbriefje bovenin naar het weekbriefje terugkeren. 7

8 Scherminstelling U kunt de werking en het uiterlijk van TIM tot op zekere hoogte naar uw eigen wensen aanpassen. Aan de linkerkant van het scherm staat een menu waarmee de werking van het werkbriefje naar eigen voorkeur kan worden ingesteld. Drukt op deze knop om TIM af te sluiten Met deze knoppen kan de hiërarchische structuur van de producten geopend of gesloten worden. Als u op Volledige lijst tonen drukt worden alle producten zichtbaar gemaakt, ook de producten waarvoor geen vinkje (zie tonen aan/uit) was gezet. Als u nogmaals op Volledige lijst tonen drukt verdwijnen de producten zonder vinkje weer. Als u eenmaal op Tonen aan/uit drukt verschijnen er selectievakjes voor alle producten waarin u wel of geen vinkje kunt zetten. Als u vervolgens nogmaals op Tonen aan/uit drukt verdwijnen de selectievakjes weer en alleen de geselecteerde producten blijven zichtbaar. loggen. Het is mogelijk een aantal standaard instellingen te wijzigen via Scherm eigenschappen. Het wijzigen van de toegangscode kan niet gebruikt worden omdat TIM het NetID gebruikt. Via Language/country settings kan een ander taal geselecteerd worden. Het is dan nodig opnieuw aan te Hieronder een aantal instellingen die via de knop Scherm eigenschappen kan worden ingesteld. weekbriefje op vandaag of op de registratiedatum. Wanneer TIM wordt gestart, opent het meldingen per verstuurt of op het scherm geeft. Hier kan ingesteld worden of TIM TIM laat in het weekbriefje standaard Maandag t/m Vrijdag zien. Wanneer een rooster beschikbaar is dan worden deze werkdagen getoond. Het is ook mogelijk dagen te tonen die hier vanaf wijken door deze onder schermeigenschappen aan te vinken. Via de Help knop is de TIM handleiding beschikbaar 8

9 2.2 - Tim starten en tijdschrijven door fiatteerbevoegden Fiatteerbevoegden dienen gebruik te maken van een cliënt versie van TIM. Deze versie is op de harde schijf van de PC geïnstalleerd en is uitgebreid met de optie om uren van medewerkers goed of af te keuren. Uiteraard kun je er ook uren mee invoeren. Dubbelklik op het Tim icon waarna het onderstaande scherm verschijnt. Het weekbriefje opent automatisch in de huidige week. Wanneer een vorige week nog geschreven moet worden, wijzig dan de datum met de schuifbalk onder uw naam. De datum geregistreerd t/m geeft aan t/m welke datum de tijden zijn ingeleverd. 9

10 projecten Open het mapje door te klikken op het + teken en voer uw uren in de betreffende dagen in bij het betreffende project. Selecteren eigen projecten Als u onder de optie 'Bewerken' kiest voor 'Tonen aan/uit' kunt u uit alle producten en projecten een selectie maken van de producten en projecten waarop u wilt schrijven door deze aan te vinken. Door vervolgens de optie 'Tonen aan/uit' weer uit te zetten krijgt u in uw weekbriefje alleen de producten en projecten te zien die u hebt geselecteerd. Staan de juiste producten en projecten er niet bij neem dan contact op met de beheerder/ contactpersoon van uw afdeling. De uren moeten worden ingevoerd in uren en minuten, voor een kwartier vult u 00:15 in, voor een halfuur 00:30 etc. Via de deleteknop kunt u foutief ingevoerde uren verwijderen.tim slaat automatisch de door u ingevoerde uren en wijzigingen op zodra u de tijdregistratie-cel verlaat met enter of tab. Controleer of alle gewerkte uren van de week zijn ingevoerd door rechtsonder in het weekbriefje het getotaliseerde urentotaal te bekijken Overzichten ingevoerde uren Om overzichten met eigen informatie in te zien of uit te printen gebruikt u de menubalk bovenin, Rapportages eigen urenoverzichten maken. 10

11 Klik in het volgende scherm op de titel van de rapportage die u wilt bekijken en daarna op OK en er opent een dialoogscherm om de periode te kiezen. Vervolgens wordt de rapportage geladen. Kies de periode, en klik op OK. Via de menubalk bovenin, Beeld Weekbriefje, springt u weer terug naar het beginscherm Fiatteren van uren De hiërarchisch leidinggevenden kunnen de uren van de betreffende medewerkers fiatteren. Daarvoor dient het fiatteerscherm geopend te worden m.b.v. onderstaande button. Het onderstaande scherm verschijn: De te fiatteren uren van medewerkers kun je filteren door bij de Toon: optie de status Geregistreerd maar niet gefiatteerd te selecteren. De Velden Afdeling (=code leerstoel/afdeling/dienst), Persoon (=naam van de medewerker), Periode (=periode met te fiatteren periode) dienen bewerkt te worden zodat per persoon de urenregels verschijnen. Met behulp van de onderstaande selectie kun je de lijst naar wens filteren. 11

12 U kunt per urenregel de uren accepteren of afwijzen. Het onderstaande keuzemenu verschijnt als op de betreffende regel de rechtermuisknop ingedrukt wordt. Daarna kunt u de gewenste optie selecteren. De geselecteerde uren kunnen ook met behulp van de Fiatteer button doorgeboekt worden. Indien er uren niet geaccepteerd zijn dan volgt de onderstaande melding 12

13 Bijlage1: Knoppenoverzicht per scherm van Tim Client Het weekbriefje Afdrukken Afdrukvoorbeeld Zoeken Kopieer selectie naar klembord Scherm eigenschappen Oorspronkelijke instellingen worden hersteld Automatisch actualiseren Verversen met behoud van tijdelijke instellingen Vorige periode Huidige periode Volgende periode Toon informatie Tonen aan/uit Volledige lijste tonen Toon het budgetmatrix scherm Toon het overzichtscherm Toon het bezettingsoverzicht Toon de jaarkalender Toon het aanvraag accepteerscherm Toon het fiatteerscherm Tip van dag aan/uit Toon de helpteksten Jaarkalender Afdrukken Afdrukvoorbeeld Kopieer naar bestand Kopieer selectie naar klembord Verversen met behoud van tijdelijke instellingen Vorige periode Huidige periode Volgende periode Naar weekbriefje Schrijfbeveilig tegen onbedoelde wijzigingen Inzoomen Oorspronkelijke grootte herstellen Uitzoomen Tip van dag aan/uit Toon de helpteksten Tip van dag aan/uit Toon de helpteksten Uitzoomen Tip van dag aan/uit Toon de helpteksten Overzichten maken Afdrukken Afdrukvoorbeeld Kopieer naar bestand Kopieer selectie naar klembord Selecteer alles Zoeken Scherm eigenschappen Oorspronkelijke instellingen worden hersteld Verversen met behoud van tijdelijke instellingen Vorige periode Huidige periode Volgende periode Toon het overzichtscherm Bekijk het rapport vanuit een perspectief (zie help) Inzoomen Oorspronkelijke grootte herstellen Uitzoomen Tip van dag aan/uit Toon de helpteksten Fiatteerscherm Afdrukken Afdrukvoorbeeld Kopieer naar bestand Kopieer selectie naar klembord Zoeken Scherm eigenschappen Oorspronkelijke instellingen worden hersteld Automatisch actualiseren Verversen met behoud van tijdelijke instellingen Vorige periode Huidige periode Volgende periode Verwissel x- en y-as Inzoomen Oorspronkelijke grootte herstellen Uitzoomen Tip van dag aan/uit Toon de helpteksten 13