WORKING TIME EVALUATOR FOR EXCEL

Transcriptie

1 HANDLEIDING Versie WORKING TIME EVALUATOR FOR EXCEL De Jonge Orde Mercatorlaan BL Utrecht Postbus LB Utrecht t: f: i: e:

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING INSTALLATIE SYSTEEMEISEN INSTALLATIE VAN DE WTE FOR EXCEL OPENEN EN OPSLAAN EXCEL WERKMAP OPENEN VAN DE WTE FOR EXCEL WERKMAP OPSLAAN VAN DE WTE FOR EXCEL WERKMAP INFORMATIE EN HELP TIJDLIJN INSTELLINGEN ALGEMEEN ROTERENDE OF NIET ROTERENDE ROOSTERS INLOGGEN EN OPSLAAN RAPPORTAGE IMPORTEREN GEGEVENS PAUZES MEDEWERKERS INSTELLINGEN INTERNETVERBINDING MEDEWERKERS NIEUWE MEDEWERKERS INVOEREN MEDEWERKERS BEWERKEN MEDEWERKERS VERWIJDEREN DEFINIËREN VAN DIENSTEN ALGEMEEN INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE (NORMALE) DIENSTEN INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE CONSIGNATIE INVOEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE BIJZONDERE DIENSTEN BEWERKEN VAN VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN VERWIJDEREN VAN VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN ROOSTERS INVOEREN EN EVALUEREN...31 Working Time Evaluator for Excel 2 / 65 Déhora Software

3 9.1. FASERING ROOSTERPROCES ROOSTER MAKEN MET VOORGEDEFINIEERDE DIENSTEN ROOSTER MAKEN MET HANDMATIGE NORMALE DIENSTEN HANDMATIG INVOEREN VAN CONSIGNATIE HANDMATIG INVOEREN VAN BIJZONDERE DIENSTEN INVOEREN VAN TWEE OF MEER DIENSTEN OP EEN DAG INVOEREN VAN VERLOF- OF ZIEKTEDAGEN INVOEREN VAN AFWIJKENDE BEGIN- EN EINDTIJDEN DIENSTEN INVOEREN VAN BEGIN- EN EINDTIJDEN OPROEPEN OVERZICHT INVOERMOGELIJKHEDEN IN ROOSTER ROOSTER EVALUEREN EVALUATIESET EVALUATIERESULTATEN RESULTATEN WISSEN RAPPORTAGES RAPPORTEN SAMENSTELLEN AFDRUKKEN EN BEWAREN VAN RAPPORTEN TOELICHTING ATW TOELICHTING INSTELLINGEN ATW- EVALUATIESET VRAGEN INDEX...64 Working Time Evaluator for Excel 3 / 65 Déhora Software

4 1. INLEIDING Welkom Welkom bij de Working Time Evaluator (WTE for Excel), een online roostercontrole systeem ontwikkeld door Déhora Consultancy Group. De WTE for Excel stelt u in staat snel en gemakkelijk roosters te evalueren op de regels van de Arbeidstijdenwet (ATW). Via de door ons ontwikkelde Working Time Evaluator Client applicatie kunt u uw roosters in Microsoft Excel invoeren en via internet laten evalueren door onze Working Time Evaluator Server. Het is voor iedereen eenvoudig te leren, ook voor gebruikers die niet of nauwelijks ervaring hebben met Excel. Wij adviseren u om de eerste keer gebruik te maken van de online demonstratie (demo) van de WTE for Excel, waarin stap voor stap wordt getoond hoe de WTE for Excel werkt. Deze demo is te vinden op de site van de WTE for Excel: Voor wie? De WTE for Excel is vrij beschikbaar voor iedereen (particulieren) die zijn of haar rooster wil controleren op de ATW. Voor bedrijven, instellingen en vakorganisaties zijn er diverse abonnementsvormen beschikbaar om voor de medewerkers van een ploeg, team of afdeling gebruik te kunnen maken van de WTE for Excel. Voor deze organisaties kunnen eventuele afwijkende CAO en/of ATB regels worden opgenomen. Ook is het mogelijk een aanvullend abonnement te nemen op de Rooster Risico Profiel Analyse (RRPA). Dit is een set roosterevaluaties die de ergonomische aspecten van een rooster evalueert. Hoe gaat u in grote lijnen te werk? Als eerste stap installeert u de WTE for Excel, waarvoor u de instructies vindt in deze handleiding en op de site van de WTE for Excel. Daarna kunt u de roosters die u wilt controleren stap voor stap in de WTE for Excel invoeren. Hiervoor zijn diverse invoerschermen beschikbaar. Meer ervaren Excel-gebruikers kunnen eventueel bestaande, in Excel gemaakte roosters, kopiëren naar de WTE for Excel, waardoor veel invoerwerk niet meer nodig is. In deze handleiding vindt u daarvoor de instructies. Opzet handleiding Deze handleiding geeft uitleg over op de wijze waarop een rooster in de WTE for Excel kan worden ingevoerd en geëvalueerd. Alle functies worden stap voor stap uitgelegd. Working Time Evaluator for Excel 4 / 65 Déhora Software

5 Vragen? Indien u vragen heeft, dan zijn er een aantal mogelijkheden om antwoord te krijgen op uw vragen: Antwoorden op de meest gestelde vragen staan op de FAQ pagina (frequently asked questions) van onze WTE for Excel site: Een actuele beschrijving van de WTE for Excel kunt u vinden op de Handleiding pagina van onze WTE for Excel site: Indien u vragen heeft omtrent de ATW, dan kunt u voor meer informatie terecht op de site Op deze site is alle actuele informatie en laatste ontwikkelingen met betrekking tot de ATW terug te vinden. Voor al uw overige vragen kunt u terecht bij onze helpdesk: op werkdagen van 9:00 tot 17:00 (80 cent per minuut) of via het helpdesk adres: [email protected]. Onder de knop Instellingen/ tabblad Info in de WTE for Excel, kunt u bovengenoemde informatie en links naar de genoemde sites direct terugvinden. Als u professionele hulp nodig heeft inzake het koppelen van de WTE for Excel aan bestaande Excel planningen, of professionele ondersteuning zoekt bij roosterontwerp, detachering, planningstrainingen, arbeidstijdenwet-, of planningsvraagstukken, dan raden wij u aan contact op te nemen met de planningspecialisten van Déhora Advies, Déhora Detachering, Déhora Opleiding, Déhora Research en/of Déhora Software via: Déhora Consultancy Group B.V. Gelderlandplein 75d 1082 LV AMSTERDAM tel.: fax: url: [email protected] Working Time Evaluator for Excel 5 / 65 Déhora Software

6 2. INSTALLATIE 2.1. Systeemeisen WTE for Excel is getest op Besturingsysteem Microsoft Office versie Intern geheugen Processor Ruimte harde schijf Internet snelheid Windows 2000 / XP Office 2000 Professional / Office 2003 Professional 256 / 1024 MB intern geheugen Pentium III / Pentium IV 5 MB 2 MB Minimale Systeemeisen Besturingsysteem Windows 2000 Microsoft Office versie Office 2000 Standaard Intern geheugen 128 MB intern geheugen * Processor Pentium III * Ruimte harde schijf 5 MB Internet snelheid 512 kb Aanbevolen Systeemeisen Besturingsysteem Windows XP of hoger Microsoft Office versie Office 2003 Standaard of hoger Intern geheugen 512 MB intern geheugen * Processor Pentium IV of hoger * Ruimte harde schijf 10 MB Internet snelheid 1 MB * zie ook uw MS Office versie systeemeisen Working Time Evaluator for Excel 6 / 65 Déhora Software

7 2.2. Installatie van de WTE for Excel De WTE for Excel kan geïnstalleerd worden vanaf de website Na de aanmelding ontvangt u een automatische met een internetlink, waarmee u uw account kunt activeren. Vervolgens kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Daarna start u met het ophalen van de WTE for Excel en verschijnt het volgende scherm: U klikt op de knop Uitvoeren. De setup wizard wordt opgestart en daar klikt u op Volgende>. In het scherm Licentie Overeenkomst leest u de voorwaarden door voor het gebruik van de WTE for Excel. Klik op Akkoord als u akkoord gaat met de voorwaarden. U komt in het scherm Kies onderdelen en klik op Volgende>. Het volgende scherm verschijnt: Working Time Evaluator for Excel 7 / 65 Déhora Software

8 U kunt er voor kiezen om de WTE for Excel standaard op uw bureaublad te installeren. Middels de knop Bladeren kan het bestand ook op een andere locatie worden geïnstalleerd. Klik daarna op Installeren en u ziet dan dat het programma wordt geïnstalleerd. Direct daarna wordt de WTE for Excel opgestart en kun u ermee aan de slag. TIP!: Het kan voorkomen dat er vlak voor de installatie van de WTE for Excel, u een waarschuwing krijgt van uw firewall (of ander beveiligingsprogramma) of u het er mee eens bent dat er een programma wordt geïnstalleerd op uw harde schijf. Dit is een normale beveiligingswaarschuwing en u loopt geen risico als u akkoord gaat met het verder ophalen van de WTE for Excel. Working Time Evaluator for Excel 8 / 65 Déhora Software

9 3. OPENEN EN OPSLAAN EXCEL WERKMAP 3.1. Openen van de WTE for Excel werkmap Tijdens de installatie is er op een door u aangegeven plek, bijvoorbeeld op het Bureaublad, het bestand 'wte_for_excel_installer.xls' neergezet. Dit is een normale Excel werkmap, waarin de Working Time Evaluator functionaliteiten als een invoegtoepassing middels macro s zijn toegevoegd. Door op dit bestand te klikken wordt dit in Excel geopend waarbij meestal de volgende waarschuwing wordt getoond: Klik op Macro s inschakelen. U komt dan in een lege werkmap van de WTE for Excel terecht, waarin u direct kunt beginnen met het invoeren van uw roostergegevens (zie hiervoor de volgende hoofdstukken). Indien er tijdens het opstarten van WTE for Excel niet wordt gevraagd om de optie 'Macro's inschakelen' aan te zetten, kan dit ook handmatig ingesteld worden. Ga dan in Excel naar het Hoofdmenu Extra Macro en Beveiliging... en zet het beveiligingsniveau (in het tabblad 'Beveiligingsniveau') op Gemiddeld en druk op de OK knop. Sluit vervolgens Excel af en open het WTE for Excel bestand opnieuw. Working Time Evaluator for Excel 9 / 65 Déhora Software

10 3.2. Opslaan van de WTE for Excel werkmap Nadat u bent opgestart en roostergegevens heeft ingevoerd in de werkmap van de WTE for Excel, kunt u op elk moment het bestand opslaan onder een zelf gekozen bestandsnaam. U gaat daarvoor naar de menubalk en klikt op Bestand - Opslaan als u het bestand onder de eigen naam wilt opslaan. Indien u de werkmap onder een andere naam wilt opslaan gaat u daarvoor naar de menubalk en klikt u op Bestand - Opslaan als en selecteer de gewenste map (achter Opslaan in ) waarin u de werkmap wilt bewaren. Voer een bestandsnaam in en klik op Opslaan, zoals in onderstaande scherm getoond: Working Time Evaluator for Excel 10 / 65 Déhora Software

11 4. INFORMATIE en HELP Klik in het tabblad Rooster op de knop Instellingen en daar gaat u dan naar het tabblad Info. U komt dan in het volgende scherm, waar het bezoek- en postadres van Déhora en adres staan vermeld. Ook vindt u hier het versienummer van de WTE for Excel die u in gebruik heeft. Onder het tabblad Help staan alle links naar internetsites en help-informatie weergegeven die van belang kunnen zijn tijdens het gebruik van de WTE for Excel. Working Time Evaluator for Excel 11 / 65 Déhora Software

12 5. TIJDLIJN Klik in het tabblad Rooster op de knop Tijdlijn. U komt dan in het volgende scherm: In dit venster geeft u de startdatum van het rooster aan en hoeveel weken het rooster duurt. Het rooster kan alleen starten op de Arbeidstijdenwettelijke begindag van de week, die standaard als zondag staat ingesteld (zie Instellingen/algemeen). De einddatum van het rooster wordt automatisch aangegeven. Klik op de knop OK. De volgende mededeling verschijnt in het scherm: Kies Ja als u de eventueel ingevoerde dienstcodes wilt bewaren, kies nee als u de ingevoerde dienstcodes niet wilt bewaren. Vervolgens wordt de tijdlijn in het rooster aangepast. 6. INSTELLINGEN 6.1. Algemeen Bij Instellingen kunt u allerlei instellingen (of informatie) invoeren die voor het gebruik van de WTE in uw situatie belangrijk en/of handig kunnen zijn. Ga hiervoor naar het tabblad Rooster en klik dan op de knop Instellingen. In de volgende paragrafen worden de verschillende tabbladen toegelicht. Working Time Evaluator for Excel 12 / 65 Déhora Software

13 6.2. Roterende of niet roterende roosters In het tabblad Algemeen is het mogelijk om roterende roosters te activeren ( ja aanvinken), zodat een ingevoerd rooster niet meer wordt geëvalueerd op basis van een niet-cyclisch rooster (zie Tip in Hoofdstuk 5). De overige instellingen op dit blad zijn vooralsnog niet instelbaar (komende versie). De volgende aandachtspunten zijn van belang bij de keuze tussen wel of niet roterende roosters, namelijk: Cyclische/roterende roosters: De WTE for Excel kan worden ingesteld op het toetsen van cyclische roosters, hetgeen handig kan zijn bij het ontwerp van cyclische roosters. Het rooster wordt dan elke keer op de achtergrond herhaald c.q. geroteerd zodat de WTE for Excel in staat is alle lange termijn controles uit te voeren, zoals bijvoorbeeld de 13-weekse evaluaties. Niet cyclisch/ niet roterend rooster: Niet roterende roosters kunt u te gebruiken in de volgende situaties: o Een cyclisch (basis)rooster waarin wijzigingen worden aangebracht in de vorm van dienstruilingen, ziekte, verlof etcetera o Een tijdelijk rooster dat niet cyclisch is Als u van plan bent om een niet-cyclisch rooster in te voeren, dan raden wij u het rooster over een zo lang mogelijke periode in te voeren. U kunt voorgaande roosters bewaren en elke keer aanvullen met een volgende nieuwe roosterperiode. Dit is de beste manier om roosters te toetsen op de ATW! Working Time Evaluator for Excel 13 / 65 Déhora Software

14 U kunt maximaal 36 weken (252 dagen) invoeren, een langere periode is niet mogelijk vanwege het beperkte aantal kolommen van een Excel werkblad. In de volgende versie van de WTE is dat wel mogelijk!! 6.3. Inloggen en opslaan Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Instellingen en daarna het tabblad Inloggen en opslaan. In het tabblad Inloggen en opslaan kunt u één of meer van de opties aanklikken onder het kopje Gebruik bij inloggen automatisch, die het doorlopen van de evaluatiewizard (roosterevaluatie, zie hoofdstuk 9) beïnvloeden: (eerste vakje): bij aanvinken van deze optie wordt het inlogscherm (evaluatiewizard 1/2) bij het starten van de roosterevaluatie niet getoond. (tweede vakje): bij aanvinken van deze optie worden alle instellingen van de laatste evaluatie (evaluatiewizard 2/2) opnieuw toegepast. Klik daarna op OK en de instellingen worden aangepast. Onder het tweede kopje Sla het werkboek automatisch op bij. heeft u meerder opties om aan te klikken die er voor zorgen dat op vaste momenten (zoals getoond) de werkmap automatisch wordt opgeslagen. Nadat u één of meer opties heeft aangevinkt, klikt u op OK, de instellingen worden dan aangepast. Working Time Evaluator for Excel 14 / 65 Déhora Software

15 6.4. Rapportage In het onderstaande scherm onder tabblad Rapportage kan er een tweetal opties worden aangevinkt, te weten: - Rapportagegegevens opslaan. : als dit niet is aangevinkt dan is het niet mogelijk om rapportages te genereren. Dit kan efficiënt zijn bij grote roosters (met veel medewerkers) omdat het proces van evalueren dan sneller gaat. - Geef een waarschuwing.. : als dit is aangevinkt dan verschijnt er een waarschuwing bij de start van het maken van een rapport als een voorgaand rapport wordt overschreven Importeren gegevens Het importeren van gegevens is in de volgende situatie zinvol: 1. Indien er een nieuwe update c.q. nieuwe versie van de WTE for Excel beschikbaar komt. In dit geval kan de normale installatieprocedure worden gevolgd. U kunt dan met de functie importeren alle rooster- en instelgegevens vanuit uw oude WTE for Excelwerkmap importeren naar de nieuwe WTE for Excel-werkmap. Hiermee voorkomt u veel overbodig kopieer- en invoerwerk. 2. U kunt ook deze import-functie gebruiken als u een gedeelte van de gegevens vanuit een bepaalde WTE for Excel-werkmap(bijvoorbeeld medewerkers of diensten) wilt importeren naar een nieuwe werkmap. Working Time Evaluator for Excel 15 / 65 Déhora Software

16 Zorg er voor dat alvorens u gaat importeren dat de tijdlijn van het nieuwe Excel bestand gelijk staat ingesteld als het bestand dat u gaat importeren. Indien dat niet het geval is zal de WTE een foutmelding genereren. Als u wilt importeren, ga dan naar het tabblad Import (via Instellingen), het volgende scherm wordt getoond: U heeft de volgende opties: Diensten: als u dit veld aanvinkt dan worden alle diensten geïmporteerd. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd Medewerkers: als u dit veld aanvinkt dan worden alle medewerkers geïmporteerd. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd Roosters: als u dit veld aanvinkt dan wordt het rooster met daarin alle diensten en medewerkers geïmporteerd.. Door het tweede vinkje uit te zetten wordt alle bestaande gegevens overschreven in plaats van toegevoegd. Configuratie Instellingen: als u dit veld heeft aangevinkt dan worden uw standaardinstellingen van de WTE for Excel geïmporteerd, zoals gebruikersnaam en wachtwoord (zie Hoofdstuk Instellingen) Evaluatie instellingen: als u dit veld aanvinkt dan wordt de laatst gehanteerde evaluatieinstellingen vanuit een andere WTE for Excel werkmap geïmporteerd. Overige werkbladen: als u dit veld aanvinkt dan worden ook eventueel extra aangemaakte werkbladen geïmporteerd. Als u de gewenste opties heeft aangevinkt dan kunt u overgaan tot importeren. Klik daarvoor op de knop Importeren en blader dan door de directories naar het bestand dat u wilt importeren Working Time Evaluator for Excel 16 / 65 Déhora Software

17 6.6. Pauzes In het onderstaande scherm is het mogelijk verschillende vaste pauzetijden in te voeren indien er gebruik wordt gemaakt van de handmatige invoer van diensten in het rooster (zie paragraaf 9.2). Deze pauzes worden niet toegepast op afwijkende/gerealiseerde uren!!! Als u gebruik wil maken van vaste pauzes tijdens handmatige diensten dan moet het eerste vinkje in bovenstaand scherm zijn aangevinkt. In de opties daaropvolgend kunt u afhankelijk van de arbeidstijd van de dienst een gewenste duur van de pauze invoeren. De pauzeinstellingen zoals weergegeven in dit scherm zijn de normen die zijn voorgeschreven volgens de hoofdnorm van de huidige Arbeidstijdenwet. De pauze mag volgens de wet niet korter zijn dan 15 minuten. Indien hieraan niet wordt voldaan dan telt de pauze mee als arbeidstijd. Ook moet de pauze de dienst onderbreken anders is het geen pauze en dit zal de WTE dan ook als arbeidstijd berekenen (aan het begin of einde van de dienst) Medewerkers In het onderstaande scherm kunnen twee opties worden aangevinkt. Als dit is aangevinkt dan betekent dat het scherm voor medewerkers verschijnt als een medewerker handmatig in de Working Time Evaluator for Excel 17 / 65 Déhora Software

18 medewerkers-kolom van het werkblad rooster Eerste vinkje (Synchroniseer.) : als dit staat aangevinkt dan wordt bij de invoer van een nieuwe medewerker in het medewerkers-werkblad of via de wizard medewerkers automatisch de medewerker toegevoegd aan het rooster. Als dit staat uitgevinkt dan wordt er altijd een vraag gesteld of u de medewerker wilt toevoegen aan het rooster? Tweede vinkje (Toon de ) : als dit is aangevinkt dan houdt dit in dat bij de invoer van een nieuwe medewerker in het werkblad rooster automatisch de wizard Medewerkers verschijnt. U heeft dan de mogelijkheid om dan ook andere gegevens in te voeren. Als dit staat uitgevinkt dan wordt alleen een roosterlabel aangemaakt. In een later stadium kunt u dan eventueel de overige gegevens van de medewerkers invoeren Instellingen Internetverbinding De WTE for Excel zorgt automatisch voor het tot stand komen van een internetverbinding. Het kan echter voorkomen dat na het klikken op de Rooster evalueren knop er geen verbinding met de Working Time Evaluator Servers tot stand kan worden gebracht. Er verschijnt dan onderstaande mededeling in beeld: Working Time Evaluator for Excel 18 / 65 Déhora Software

19 Dit kan de volgende oorzaken hebben: 1. De internetverbinding is verbroken. Oplossing: open uw internetbrowser en controleer of u kunt internetten. Waarschuw de systeembeheerder om de internetverbinding te herstellen. 2. De WTE server is onbereikbaar. Klik op deze link om te zien of er code verschijnt. Is er geen communicatie en dus niets te zien, neem dan contact op met onze helpdesk. 3. De firewall staat geen beveiligde verbindingen toe (HTTPS poort 443). Neem contact op met uw systeembeheerder of wijzig uw firewall-instellingen. 4. De internetverbinding loopt via een proxy-server. De automatisch instellingen moeten mogelijk gewijzigd worden. Dit kan in het onderstaande scherm Geavanceerde verbindingsinstellingen via de knop Algemeen en Geavanceerd. Vraag eventueel naar de juiste instellingen bij de systeembeheerder. Working Time Evaluator for Excel 19 / 65 Déhora Software

20 7. MEDEWERKERS 7.1. Nieuwe medewerkers invoeren Ga naar het tabblad Rooster om de medewerkers in te voeren waarvan u de roosters wilt controleren. Klik op de knop Medewerkers. U komt dan in het volgende scherm: Klik op de knop Nieuw, u komt dan in het volgende scherm: Working Time Evaluator for Excel 20 / 65 Déhora Software

21 Onder het groepsvak Personalia kunnen diverse gegevens (naam, achternaam) zoals getoond worden ingevoerd. Alleen het veld Roosterlabel is verplicht omdat dit veld bedoeld is voor de naam van de medewerker die wordt getoond in het rooster. In de volgende tabbladen kunt u verschillende gegevens invoeren: Contactgegevens : hier kan desgewenst naam, adres en woonplaats worden ingevoerd. Dienstverband : in dit groepsvak kunnen contractgegevens worden ingevoerd. De volgende velden verdienen extra toelichting: - Wekelijkse rustdag: indien wegens een godsdienstige of levensbeschouwelijke opvatting een andere wekelijkse rustdag dan de zondag wordt afgesproken. Deze ingegeven rustdag wordt als een zondag gezien bij de evaluaties van het rooster. - Werken op zondag : deze optie aanvinken indien de werknemer niet heeft ingestemd met het werken op zondag. Dit kan voorkomen als er geen overeenstemming is bereikt tussen de werkgever en medezeggenschapsorgaan - Opt-out aanwezigheidsdiensten : dit kan worden aangevinkt als de medewerker heeft ingestemd met een verruiming van het aantal uren arbeidstijd per week bij het werken in aanwezigheidsdiensten. Dit is van belang als er gebruik wordt gemaakt van de optionele evaluatieregels inzake aanwezigheidsdiensten. Organisatie : in dit groepsvak kunnen professionele gegevens worden ingevoerd, zoals functie, afdeling, locatie en ploeg. Telefoon/ hier kan desgewenst telefoonnummers en adres(sen) van de medewerker worden ingevoerd Extra : hier zijn diverse vrije invoervelden beschikbaar. Bijzonderheden : hier kan van een vrouwelijke medewerker die zwanger is de bevallingsdatum en uitgerekende datum worden ingevoerd. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij het evalueren van het rooster van de betreffende medewerker (indien er gebruik wordt gemaakt van deze optionele evaluaties!) Als alle gewenste gegevens zijn ingevoerd, dan klikt u op OK. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. Er zijn ook andere mogelijkheden om medewerkers in te voeren (en te bewerken) namelijk: 1. U kunt rechtstreeks medewerkers in de medewerkers-kolom van het rooster invoeren. Als u onderaan in het rooster werkblad een nieuwe medewerker invoert (dit is dan het roosterlabel!) dan drukt u vervolgens op de Enter toets. De WTE for Excel neemt deze dan op in de range van de medewerkers, zodat deze wordt meegenomen in de roosterevaluatie. Working Time Evaluator for Excel 21 / 65 Déhora Software

22 2. Medewerkers kunnen ook rechtstreeks in het tabblad Medewerkers worden gekopieerd, ingevoerd en/of worden bewerkt. Het is wel van belang dat u daarbij rekening houdt met dezelfde kolomindeling en -definities zoals die in dit tabblad worden gehanteerd Medewerkers bewerken Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Medewerkers. Selecteer de medewerker die u wilt wijzigen en klik op de knop Bewerken. U komt dan in het volgende scherm: U wijzigt de gegevens van de medewerker en klikt op OK. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP! : In het werkblad medewerkers kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks alle gegevens bewerken van de betreffende medewerkers. Working Time Evaluator for Excel 22 / 65 Déhora Software

23 7.3. Medewerkers verwijderen Voor het verwijderen van medewerkers zijn de volgende situaties mogelijk: - Alleen de medewerkers verwijderen uit het rooster (en wel de medewerkersgegevens laten bestaan) o Hiervoor dient u naar het werkblad Medewerkers te gaan en in de eerste kolom de medewerker op Nee te zetten. In dat geval zal de medewerker niet meer worden getoond in het rooster. - De medewerkers verwijderen uit het rooster en uit de medewerkersgegevens : Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Medewerkers. Selecteer de medewerker die u wilt verwijderen en klik op de knop Verwijderen. De volgende mededeling verschijnt: Klik op Verwijderen om de medewerker te verwijderen. De medewerkersgegevens inclusief zijn of haar rooster verdwijnt dan volledig uit het rooster werkblad. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP In het werkblad medewerkers kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks alle gegevens verwijderen van de betreffende medewerkers. Working Time Evaluator for Excel 23 / 65 Déhora Software

24 8. DEFINIËREN VAN DIENSTEN 8.1. Algemeen Om het rooster uiteindelijk te kunnen maken zijn er naast de medewerkers natuurlijk ook diensten nodig. Deze diensten kunnen net als de medewerkers worden voorgedefinieerd met behulp van een Diensten wizard. In de WTE for Excel zijn er twee methoden om diensten te definiëren en in het rooster in te voeren, te weten: 1. Het definiëren van diensten via de knop Diensten, waarbij allerlei gegevens van de diensten kunnen worden ingevoerd. Dit zijn voorgedefinieerde diensten (zie paragraaf 8.2). Daarna kan de dienstcode worden ingevoerd in het rooster (zie Hoofdstuk 9). 2. Het handmatig definiëren en invoeren van de dienst rechtstreeks in het rooster (twee stappen ineen), waarbij middels het gebruik van de juiste codering de dienst rechtstreeks in het rooster kan worden ingevoerd. Dit zijn handmatige diensten (zie paragraaf 9.2). Het is toegestaan om van beide type diensten tegelijkertijd gebruik te maken Invoeren van voorgedefinieerde (normale) diensten Voor de invoer van voorgedefinieerde diensten gaat u naar het tabblad Rooster. Klik op de knop Diensten. Het volgende scherm Diensten wizard verschijnt: Working Time Evaluator for Excel 24 / 65 Déhora Software

25 In dit scherm kunt u nieuwe diensten invoeren, bewerken (wijzigen) en verwijderen. In de laatste twee kolommen is de betekenis van de codes, als volgt: ND = Normale dienst C = Consignatie P = Pauze Als u een nieuwe dienst wilt maken dan klikt u op Nieuw. Dan wordt het volgende scherm getoond: Bovenaan staan meerdere tabbladen genoemd, die zijn bedoeld voor de invoer van verschillende soorten diensten. Dit zijn normale diensten, consignatie en bijzondere diensten zoals aanwezigheidsdiensten, bereikbaarheidsdiensten en reservediensten. Deze laatste drie diensten zijn optioneel en kunnen op aanvraag van de klant worden geactiveerd. Working Time Evaluator for Excel 25 / 65 Déhora Software

26 In het tablad Normale dienst(nd) kan als volgt een normale dienst worden ingevoerd: Dienstnaam: Dienstcode: Voer de naam van de gewenste dienst in. Voer een gewenste dienstcode in. Voor de dienstcode zijn de volgende karakters niet toegestaan (deze worden niet geaccepteerd door de WTE for Excel): - # < > * ( ) +? [ ] =, Diensttype: Dit is geen verplicht invoerveld. Hier heeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld aan te geven wat voor type dienst het betreft. Bijvoorbeeld normale dienst, avonddienst, ochtenddienst, oproepdienst etc. De invoer van dit veld kan worden toegepast bij maatwerkevaluaties. Diensttijd: Voer de begintijd en eindtijd van de dienst in. De dienstlengte wordt automatisch berekend in de regel onder de diensttijd. 1 e pauze: Voer de begin en eindtijd van een eventuele pauze in en selecteer of de pauze wel of niet wordt betaald en of er sprake is van een geconsigneerde pauze. De opties wel of niet betaald hebben arbeidstijdwettelijk gezien geen consequenties voor de evaluaties (wel voor RRPA). De geconsigneerde pauze mag alleen in combinatie met een collectieve regeling worden toegepast en heeft wel consequenties voor de evaluaties van de ATW. 2 e of 3 e pauze : Voeg op dezelfde manier eventueel een 2 e en 3 e pauze aan de dienst toe. Onderaan het scherm vindt u de volgende tabbladen: Extra: Slaapduur: Dit invoerveld wordt gebruikt bij speciale maatwerk-evaluaties. Hier kan de lengte van de gemiddelde nachtrust na een nachtdienst worden ingevoerd. Deze invoer wordt gebruikt voor de RRPA evaluatieset en is niet van toepassing voor de ATW evaluatieset die aanvangen voor of na een dienst. Working Time Evaluator for Excel 26 / 65 Déhora Software

27 Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP!: Het is ook mogelijk voorgedefinieerde diensten rechtstreeks in het tabblad Diensten te kopiëren of in te voeren en/of te bewerken. Het is wel van belang dat u daarbij rekening houdt met dezelfde kolomindeling/definities zoals die in dit tabblad worden gehanteerd. LET OP!: De volgende toetsenbord karakters zijn in de WTE for Excel niet toegestaan: / \ > <? %, Middels de knoppen Diensten en Medewerkers kunnen gegevens worden ingevoerd. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de Excel-functionaliteit door in de werkbladen in een cel te klikken en daar direct de gewenste gegevens in te voeren, te wijzigen of te verwijderen. Uiteraard kunnen de gegevens ook worden gekopieerd, geknipt en geplakt. Working Time Evaluator for Excel 27 / 65 Déhora Software

28 8.3. Invoeren van voorgedefinieerde consignatie Consignatie is volgens de Arbeidstijdenwet een periode tussen twee opeenvolgende diensten of tijdens een pauze waarin de werknemer verplicht is bereikbaar te zijn om in geval van onvoorziene omstandigheden op oproep zo spoedig mogelijk de bedongen arbeid te verrichten. In het tabblad Consignatie van het onderstaande scherm kan er een periode waarin consignatie is opgelegd worden ingevoerd. U vindt hier min of meer dezelfde invoervelden als bij normale diensten, met uitzondering van pauzes (dat is niet van toepassing bij consignatie). Bij Consignatie periode kunt u de begin en eindtijd van de periode invoeren. U kunt maximaal een periode van 24 uur consignatie definiëren Invoeren van voorgedefinieerde bijzondere diensten De volgende diensten zijn optioneel (niet standaard beschikbaar), indien u gebruik maakt van een ATB en/of RRPA-evaluatieset: Aanwezigheidsdienst: dit is een aaneengesloten periode van maximaal 24 uur waarin men zonodig naast het verrichten van de bedongen arbeid (normale dienst) op de arbeidsplaats Working Time Evaluator for Excel 28 / 65 Déhora Software

29 aanwezig dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de aanwezigheidsperiode genoemd. Bereikbaarheidsdienst: in de Arbeidstijdenwet wordt deze dienst gedefinieerd als een aaneengesloten periode van maximaal 24 uur waarin men zonodig naast het verrichten van de bedongen arbeid (normale dienst) bereikbaar dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de bereikbaarheidsperiode genoemd. Reservedienst : in de WTE wordt deze dienst gedefinieerd als een aaneengesloten periode waarbinnen een normale dienst kan worden gepland. De medewerker weet dan dat hij of zij zich beschikbaar dient te houden voor deze periode en. In de WTE wordt deze aaneengesloten periode de reserverdienst-periode genoemd. In het onderstaande scherm kan de aanwezigheidsdienst worden ingevoerd. Een vergelijkbaar scherm vindt u ook onder de tabbladen bij bereikbaarheidsdienst en reservedienst Bewerken van voorgedefinieerde diensten Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Diensten. Selecteer de dienst die u wilt wijzigen en klik op de knop Bewerken. In het scherm Dienst bewerken kunt u de gewenste wijzigingen invoeren en op OK klikken. Als er een dienstcode gewijzigd is, vraagt de WTE for Excel in het volgende scherm of u deze dienstcode in het rooster wilt vervangen door de nieuwe gewijzigde dienstcode. Dit is in de Working Time Evaluator for Excel 29 / 65 Déhora Software

30 meeste gevallen handig om te doen, anders moet u alle eventueel ingevoerde dienstcodes in het rooster wijzigen. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP In het werkblad diensten kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks de gegevens van de gewenste diensten bewerken Verwijderen van voorgedefinieerde diensten Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Diensten. Selecteer de dienst die u wilt verwijderen en klik op de knop Verwijderen. Als deze dienst al in het rooster is ingevoerd, vraagt de WTE for Excel of u zeker weet of u de dienst wilt verwijderen. U klikt dan op OK, waardoor alle ingevoerde diensten met deze dienstcode in het rooster worden verwijderd. Klik op Sluiten als u terug wilt keren naar het rooster. TIP In het werkblad diensten kunt u in plaats van voorgaande stappen rechtstreeks de gewenste diensten verwijderen. Working Time Evaluator for Excel 30 / 65 Déhora Software

31 9. ROOSTERS INVOEREN EN EVALUEREN 9.1. Fasering roosterproces De WTE for Excel ondersteunt het volledige roosterproces vanaf het maken van het basisrooster tot en met de realisatie (uitvoering) van het rooster. De volgende fases kunnen worden onderscheiden: Basisplanning : in deze fase ondersteund de WTE het roostervormgevingsproces, waarbij het rooster voortdurend kan worden ingevoerd in de WTE en geëvalueerd aan de hand van de Arbeidstijdenwet (of optioneel CAO of RRPA) totdat er een rooster ontstaat dat voldoet aan de gestelde eisen. Daarna kan het rooster worden uitgegeven aan de medewerkers. Mutatieplanning : De mutatieplanning kan worden onderverdeeld in twee subfases, namelijk 1. Het verrichten van mutaties in het basisrooster tot aan het moment van realisatie. In deze fase kunnen door de planner alle wijzigingen in het basisrooster worden ingevoerd en vervolgens worden geëvalueerd. Het is een voortschrijdend proces tot aan de uitvoering van de diensten. Deze wijzigingen kunnen bijvoorbeeld uitgifte van verlofdagen, dienstruilingen, ziekte of afwijkende begin- en eindtijden of extra diensten zijn. 2. Het verrichten van mutaties in het laatste rooster naar aanleiding van de realisatie van de diensten. Nadat de laatste actuele planning tijdens de vorige subfase is opgeleverd, kunnen er tijdens de realisatie van het rooster nog allerlei afwijkingen ontstaan. Dit zijn afwijkingen zoals ziekte, langer werken dan gepland of opname van verlof gedurende de dienst, maar ook oproepen tijdens consignatie. Het is belangrijk deze mutaties direct te vast te leggen, omdat dit het verdere verloop van het planningsproces kan beïnvloeden. Daarnaast eist de Arbeidstijdenwet dat de werkelijke arbeidstijd, die de werknemer verricht, wordt geregistreerd. De wet toetst namelijk op basis van de gewerkte arbeidstijden. In het volgende schema wordt het bovenstaande toegelicht: Planningsfase 1 Planningsfase 2 Basisrooster Mutatieplanning (subfase 1) Mutatieplanning (subfase 2) Naam Basisrooster Mutatieplanning op basisrooster Mutatieplanning nav gerealiseerd rooster Doel fase Basisrooster Mutaties rooster bijhouden Registreren gelopen publiceren en evalueren rooster Working Time Evaluator for Excel 31 / 65 Déhora Software

32 Wanneer eindigt fase Voor uitgifte rooster Tot aan de uitvoering Tot en met de registratie van de gerealiseerde/gewerkte uren. Roterend rooster wel of niet Beiden mogelijk Niet roterend rooster Niet roterend rooster Welke Invoeren en Wijzigingen in het Invoeren van het handelingen in evalueren van het rooster doorvoeren, gelopen rooster, zoals WTE basisrooster. zoals ruilen van werkelijke begin- en Rapporten maken diensten, andere begin- eindtijd, of verlof of en eindtijden van ziekte of oproepen diensten, verlofuitgifte gedurende de dienst. etc. Evalueren en Evalueren en rapporten rapporten maken maken Welke paragrafen 9.2 t/m t/m 9.8 en 9.10 t/m 9.2 t/m 9.14 zijn van en 9.10 t/m toepassing 9.2. Rooster maken met voorgedefinieerde diensten Diensten kunnen op verschillende manieren in het rooster gezet worden, mede afhankelijk van het wel of niet gebruik maken van voorgedefinieerde diensten. Optie 1 (pull down menu met voorgedefinieerde diensten) Klik op de cel van het rooster waar u een dienst wilt toevoegen of wilt wijzigen. Er verschijnt dan aan de rechterkant van de cel een pijltje: Wanneer u klikt op het pijltje, dan worden de ingevoerde diensten getoond. Klik op de gewenste dienst en de dienst verschijnt in het rooster. Working Time Evaluator for Excel 32 / 65 Déhora Software

33 Wanneer u een dienst wijzigt (nadat u een roosterevaluatie heeft uitgevoerd), wordt de medewerker en de cel gearceerd weergegeven en verschijnt de volgende mededeling: Nadat u een rooster heeft gewijzigd of een nieuw rooster heeft ingevoerd kunt u overgaan tot evalueren van het rooster (zie: paragraaf Rooster evalueren ) Optie 2 Klik op de cel van het rooster waar u een dienst wilt toevoegen of wijzigen. Voer vervolgens de code van de gewenste dienst in. LET OP!: De code die u invoert moet overeenkomen met één van de codes die in het tabblad Diensten staat. Working Time Evaluator for Excel 33 / 65 Déhora Software

34 9.3. Rooster maken met handmatige normale diensten In het werkblad Rooster is het mogelijk om diensten direct in de cel van het rooster (dus op een bepaalde dag) in te voeren, zonder dat gebruik wordt gemaakt van de dienstcodes die zijn voorgedefinieerd met behulp van de knop Diensten of te wel de Diensten wizard. De gebruiker definieert als het ware direct de dienst in de roostercel. Hiervoor dient te worden gebruik gemaakt van de volgende codes, waarbij wordt verwezen naar de tabel met voorbeelden van codering. Het is van belangrijk de codering exact aan te houden. Normale dienst - De standaardcodering voor een normale dienst bestaat uit 4 cijfers die de starttijd aangeven, gevolgd door een - en 4 cijfers die de eindtijd aangeven, als volgt : Deze codering kan dan in de roostercel worden ingevoerd. (zie voorbeeld 1). Pauzes - Voor de directe invoer van pauzes tijdens de dienst geldt hetzelfde format als de normale dienst echter met een P ervoor: P Voor een onbetaalde pauze is het format: PO Voor een betaalde pauze is het format: PB Voor een geconsigneerde pauze is het format: PC Deze pauze staat ook gelijk aan een betaalde pauze! Zie voorbeeld 6. - De pauze kan alleen in combinatie met een voorgedefinieerde dienst (dienstcode) of een handmatige dienst worden toegepast, zie respectievelijk voorbeeld 2 en 3. - Een pauze in combinatie met een voorgedefinieerde dienst heeft tot gevolg dat eventuele pauzes, die in de voorgedefinieerde dienst staan aangegeven, komen te vervallen (zie voorbeeld 2). - Het is ook mogelijk om meerdere pauzes achter een dienst te plaatsen (zie voorbeeld 4). Let op dat er geen pauzes worden ingevoerd die eerder of later starten/eindigen dan de dienst zelf. Hiervoor wordt een foutmelding gegenereerd. Nummer voorbeeld en Voorbeeld codering Toelichting Niet toegestaan onderwerp invoer in cel 1. Normale dienst Geplande dienst die start om 09:00 uur en eindigt om 17:30 uur 2. Pauzes in voorgedefinieerde dienst D P Voorgedefinieerde dagdienst (dienstcode=d) met een gerealiseerde pauze van 09:00-17:30 en (extra spaties) P (extra spatie) of P12:00-12:30 Working Time Evaluator for Excel 34 / 65 Déhora Software

35 3. Handmatige dienst met 1 pauze 12:00 tot 12:30 uur. Let op : de eventuele voorgedefinieerde (geplande) pauze in de dienst D komt dan te vervallen! P Handmatige dienst met een pauze die start om 12:00 uur en eindigt om 12:30 uur Als voorgaande foute codering 4. Handmatige dienst met 1 onbetaalde pauze en 1 betaalde pauze 5. Handmatige dienst met 1 geconsigneerde pauze PO Handmatige dienst met PB een 1 e onbetaalde pauze van 12:00-12:30 uur en een 2 e betaalde pauze van 15:15-15:30 uur PC Handmatige dienst met een geconsigneerde pauze die start om 12:00 uur en eindigt om 12:30 uur (deze pauze is dan ook betaald!) Zie voorgaande foute coderingen Zie voorgaande foute coderingen 9.4. Handmatig invoeren van consignatie Consignatie - De standaardcodering voor consignatie is als volgt: C (zie voorbeeld 2) - In een periode met consignatie is het niet mogelijk om pauzes te definiëren (conform de arbeidstijdenwet). Nummer voorbeeld en Voorbeeld codering Toelichting Niet toegestaan onderwerp invoer in cel Consignatie C Consignatieperiode die start om 17:30 uur en eindigt om 06:00 uur C17:30-06:00 (: is fout) of C (spatie is fout) Working Time Evaluator for Excel 35 / 65 Déhora Software

36 9.5. Handmatig invoeren van bijzondere diensten De volgende bijzondere diensten zijn optioneel (niet standaard beschikbaar), indien u gebruik maakt van een ATB en/of RRPA-evaluatieset. Indien u dergelijke diensten handmatig wil invoeren in het rooster dan geldt daarvoor de volgende format: Aanwezigheidsdienst - De standaardcodering voor aanwezigheidsperiode is als volgt: A (Zie voorbeeld 1). - Als er sprake is van 1 of meerdere normale dienst(en) binnen de periode van een aanwezigheidsdienst, dan kan er achter een aanwezigheidsperiode een normale dienst worden ingevoerd. Deze normale dienst dient te worden voorafgegaan door een & character. Dan geldt de volgende format: A & (zie voorbeeld 2). - De normale diensten mogen elkaar niet overlappen en mogen ook niet eerder starten of eindigen dan de aanwezigheidsperiode. Bereikbaarheidsdienst - De standaardcodering voor een bereikbaarheidsperiode is als volgt: B (zie voorbeeld 3). - Indien sprake van een normale dienst binnen een bereikbaarheidsperiode dan wordt dat op dezelfde manier ingevoerd als bij een aanwezigheidsdienst. Reservedienst - De standaardcodering voor een reservedienst is als volgt: R (voorbeeld 4) - Indien sprake van een normale dienst binnen een reservedienst-periode dan wordt dat op dezelfde manier ingevoerd als bij een aanwezigheidsdienst. Nummer voorbeeld en onderwerp Voorbeeld codering invoer in cel Toelichting Niet toegestaan 1. Aanwezigheidsdienst A Een aanwezigheidsdienst van 08:00 uur tot 08:00 uur de volgende dag 2. Aanwezigheidsdienst A & of Als voorbeeld 1, maar met daarin een normale A & of met een normale dienst dienst (= handmatige of A &D van die voorgedefinieerde binnen de dienst) aanwezigheidsdienst valt 3. Bereikbaarheidsdienst B Een bereikbaarheidsdienst van 08:00 uur tot 08:00 uur de volgende dag A08:00-08:00 of A &A Zie voorgaande foute coderingen Working Time Evaluator for Excel 36 / 65 Déhora Software

37 4. Reservedienst R Een reservedienst van 08:00 uur tot 22:00 uur 5. Bereikbaarheidsdienst met daarin 2 normale diensten. 6. Bereikbaarheidsdienst met 2 normale diensten daarin, waarvan 1 met een pauze. B & & Een bereikbaarheidsdienst van 06:00-06:00 uur met daarin twee diensten van 06:00-10:00 en 18:00-22:00 uur. B & P1015- Als voorgaande 1030& voorbeeld, echter in de eerste normale dienst staat een pauze van 10:15-10:30 uur. D = voorgedefinieerde dienst van Zie voorgaande foute coderingen Zie voorgaande foute coderingen Zie voorgaande foute coderingen 9.6. Invoeren van twee of meer diensten op een dag In de WTE for Excel is het mogelijk om diensten in te voeren die op dezelfde dag starten. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende mogelijkheden: Dubbele diensten - Het invoeren van dubbele diensten. Hier wordt in feite er van uitgegaan dat er sprake is van twee afzonderlijk diensten waarbij minimaal sprake is van 8 uur rust tussen beide diensten en op dezelfde dag starten. Er wordt een algemene overtreding gegenereerd als er minder dan 8 uur rust tussen twee diensten zit. Dan wordt geadviseerd een gebroken dienst te definieren teneinde tot een juiste evaluatie van de ATW te komen. Dubbele diensten kunnen als volgt worden ingevoerd (zie voorbeeld 1): o Met behulp van voorgedefinieerde dienstcodes : V+N (V is dan een dienst van 07:00-15:00 uur en N is dan een dienst van 23:00-07:00 uur). Er moet sprake zijn van 8 uur rust tussen beide diensten! o Middels handmatige diensten : o Combinatie van beiden is ook mogelijk bijvoorbeeld : N Gebroken diensten - Het invoeren van gebroken diensten. De term gebroken dienst wordt door organisaties gebruikt als meerdere diensten op een dag worden gepland, waarbij sprake is van minder dan 8 uur rust tussen beide diensten. Dit is arbeidstijdwettelijk gezien 1 dienst en zal ook op deze wijze worden geëvalueerd door de WTE. Het is mogelijk om gebroken diensten als volgt in een roostercel in te voeren (zie voorbeeld 2): Working Time Evaluator for Excel 37 / 65 Déhora Software

38 o Met voorgedefinieerde dienstcodes : D1*D2 (D1 is dan een dienst van 09:00 tot 12:00 uur en D2 is dan een dienst van bijvoorbeeld 15:00-18:00 uur) o Of met handmatige diensten : * o Een combinatie van beide diensten is ook mogelijk. o In het extreme geval is een gebroken dienst bestaande uit meer dan 2 diensten ook mogelijk (D1*D2*D3) Invoer meerdere Middels Middels Middels diensten op een Voor- Handmatige diensten Combinatie van roosterdag gedefinieerde diensten dienst 1. Dubbele diensten 2. Gebroken dienst 3. Combinatie dubbele dienst/gebroken dienst V+N N D1*D * *D2 D1*D2+N * *D2 TIP Indien bij de invoer van dubbele diensten, toch sprake is van minder dan 8 uur rust tussen deze diensten, dan is dat voor de WTE geen enkel probleem. De WTE zal na de evaluatie een informatiemelding genereren dat er sprake is van een gebroken dienst en tegelijkertijd ook op de juiste manier evalueren. Bovenstaande geldt ook voor de invoer van een gebroken dienst, waarbij sprake is van meer dan 8 uur rust tussen de twee diensten. Dit is dan in feite een dubbele dienst geworden. De WTE zorgt ook hier voor een extra informatiemelding en voor een correcte evaluatie. Working Time Evaluator for Excel 38 / 65 Déhora Software

39 9.7. Invoeren van verlof- of ziektedagen Bij het invoeren van verlofdagen of ziektedagen in het rooster kan er sprake zijn van de volgende situaties: 1. Verlof of een ziekte gedurende de volledige dienst; door op de cel van de geplande dienst te klikken, kunt u achter de dienstcode (of handmatige dienst) respectievelijk een [V] of een [Z] invoeren, zoals bijvoorbeeld O[V]. 2. Verlofdag of ziektedag op een roostervrije dag (geen dienst); direct in de lege cel voert u dan een [V] of een [Z] in. 3. Verlof of een ziekte gedurende een gedeelte van de dienst, ook wel kortdurend verlof of ziekte genoemd; door op de cel van de geplande dienst te klikken, kunt u achter de dienstcode (of handmatige dienst) respectievelijk een [V= ] of een [Z= ] invoeren, zoals bijvoorbeeld O[V= ]. In dit voorbeeld is er dus verlof van 12:00 tot 15:00 uur. Alle opties worden in onderstaand voorbeeldscherm getoond: 9.8. Invoeren van afwijkende begin- en eindtijden diensten Tijdens de mutatieplanning kunnen de begin- en eindtijden van iedere normale dienst in het rooster (ten opzichte van het basisrooster) eenvoudig worden gewijzigd. Het is niet noodzakelijk om het op deze manier te doen, want er kan ook een andere dienst worden ingevoerd met andere begin- en eindtijden. De invoering van afwijkende begin- en eindtijden moet aan het volgende voldoen (voorbeelden staan genoemd in onderstaande tabel): Working Time Evaluator for Excel 39 / 65 Déhora Software

40 Begin en eindtijden Normale dienst - Format begin en eindtijd = ( ) - Afwijkende begin- en eindtijden moeten altijd vergezeld gaan met een handmatige dienst of voorgedefinieerde dienst. - Deze gerealiseerde/afwijkende begin- en eindtijden zijn niet toepasbaar op consignatie en bijzondere diensten (wel op de eventuele normale diensten binnen de bijzondere diensten)!!! Invoer gerealiseerde begin- en eindtijden bij Bij voorgedefinieerde diensten Bij handmatige diensten Normale dienst D ( ) ( ) Voorgedefinieerde dienstcode : D = dagdienst van uur 9.9. Invoeren van begin- en eindtijden oproepen Gedurende de realisatie van consignatie en bereikbaarheidsdiensten kunnen oproepen plaatsvinden tijdens de realisatie van het rooster. De werkelijke begin- en eindtijden van oproepen dienen op de volgende wijze te worden ingevoerd. Oproep tijdens consignatie of bereikbaarheidsdienst - Format begin en eindtijd oproep = { } - De oproep (of meerdere oproepen) moet altijd worden voorafgegaan door een handmatige dienst of een voorgedefinieerde dienst. De dienst is in dit geval dan consignatie of bereikbaarheidsdienst. - Zie de volgende voorbeelden: Invoer gerealiseerde begin- en eindtijden Bij voorgedefinieerde diensten Bij handmatige diensten Eén oproep tijdens Consignatie Meerdere oproepen tijdens consignatie Een oproep tijdens een bereikbaarheidsdienst (die een reguliere dienst bevat) C{ } C { } C{ }{ } C { }{ } B & D { } B & { } Working Time Evaluator for Excel 40 / 65 Déhora Software

41 Combinaties normale dienst, gevolgd door consignatie-periode met 2 oproepen D+C{ }{ } C { }{ } * Voorgedefinieerde dienstcode : C = consignatie van uur D = dagdienst van uur B = Bereikbaarheidsdienst van Het is ook mogelijk oproepen in te voeren bij aanwezigheidsdiensten. Echter is dat niet nodig want een aanwezigheidsdienst telt voor de volledige duur als arbeidstijd. Let op: - Oproepen tijdens consignatie of een bereikbaarheidsdienst worden conform de Arbeidstijdenwet in de WTE for Excel omgerekend naar de minimale arbeidstijd. Hiervan wordt bij evaluatie een melding gegeven. U kunt daarom de exacte begin en eindtijd van iedere oproep invoeren. - De oproepen mogen eerder starten dan de begintijd van de consignatieperiode en mogen later eindigen dan de eindtijd van de consignatie-periode. De WTE zal op de achtergrond de consignatieperiode verlengen. Dit kan ook het geval zijn als de oproeptijd moet worden verlengd in verband met de minimale normen voor de arbeidstijd van de oproep. - Een oproep mag niet volledig buiten de consignatieperiode vallen! Overzicht invoermogelijkheden in rooster In de onderstaande tabel zijn voorbeelden van de verschillende mogelijkheden getoond om een dienst met verschillende kenmerken in een rooster te zetten. Voorbeeldnummer 1 Codering diensten/ pauzes/ consignatie in cel P P ( ) P P ( ) D P P ( ) Betekenis in het rooster Geplande dienst van uur met twee pauzes. De gerealiseerde tijd is uur 2 D+C Dagdienst gevolgd door een Working Time Evaluator for Excel 41 / 65 Déhora Software

42 D + C C consignatieperiode van uur C Working Time Evaluator for Excel 42 / 65 Déhora Software

43 9.11. Rooster evalueren Wanneer u medewerkers, diensten en een rooster hebt ingevoerd, kan het rooster geëvalueerd worden. Ga naar het tabblad Rooster en klik op de knop Rooster evalueren. U komt dan in onderstaand scherm: Voer gebruikersnaam en wachtwoord in. Vink onthoud mijn wachtwoord aan als u het wachtwoord wilt onthouden voor volgende evaluaties. Klik op Volgende>. Let op: Het wachtwoord wordt versleuteld (MD5 encryptie) opgeslagen. U komt dan in het volgende scherm: Working Time Evaluator for Excel 43 / 65 Déhora Software

44 In dit scherm kunnen de volgende keuzes gemaakt worden: Templates: Selectie uit opgeslagen templates Evaluatiesets: ATW Optioneel RRPA Optioneel CAO Optioneel ATB Optioneel Internationale wet & regelgeving Volledig Deactiveren om de geselecteerde set volledig uit te schakelen, zodat het rooster niet wordt geëvalueerd op basis van deze set. Bij de volledig de-activering van de ATW evaluatieset verschijnt dan (0/12), dat houdt in dat alle 12 evaluatieregels zijn uitgeschakeld. Volledig Activeren om de geselecteerde groep volledig in te schakelen. Bij de volledig activering van de ATW evaluatieset komt er achter de evaluatieset (12/12) te staan, dat inhoudt dat alle 12 evaluatieregels zijn ingeschakeld, zoals getoond in bovenstaand scherm. Het rooster wordt dan geëvalueerd op basis van deze evaluatieset. U kunt ook meerdere evaluatiesets activeren, waarop u het rooster wilt toetsen. Onder Abonnement informatie in dit scherm zijn de gegevens van de overeen gekomen gebruiksmogelijkheden te vinden, namelijk: Maximum aantal medewerkers: Het aantal medewerkers dat geëvalueerd kan worden conform de prepaid of abonnement overeenkomst. Bij vrijgebruik is dat maximaal 1 medewerker. Overgebleven prepaid dagen: Aantal dagen dat nog resterende prepaid gebruiksdagen. Huidige gebruiksdag eindigt om: Het tijdstip waarop de prepaid gebruiksdag eindigt. Startdatum: Datum waarop het abonnement is ingegaan. Einddatum: Datum waarop het abonnement eindigt. Type abonnement: Het abonnement dat in gebruik is (vrijgebruik, prepaid of abonnement). Per evaluatieset kan dit verschillend zijn, bijvoorbeeld een maandabonnement op de ATW en een prepaid aantal gebruiksdagen op de RRPA evaluatieset. Door een beschikbare evaluatieset te selecteren wordt het bijbehorende type abonnement getoond. Working Time Evaluator for Excel 44 / 65 Déhora Software

45 9.12. Evaluatieset Indien u op een aantal regels van een bepaalde evaluatieset niet wilt evalueren (bijvoorbeeld Pauzes of Zondagsarbeid van de ATW) dan heeft u de mogelijkheid om deze evaluatieregels per controle uit te zetten (deactiveren): Selecteer de evaluatieset waarvan u regels wilt uitschakelen Klik dan op de knop Bekijken, u komt dan in het volgende scherm: Selecteer een van de evaluatieregels en klik op de knop Evaluatie Deactiveren om de regel uit te schakelen. Achter de betreffende regel verschijnt er dan (Uit). Evaluatie Activeren om eerder uitgeschakelde regel weer in te schakelen. Achter de betreffende regel verschijnt er dan (Aan). Working Time Evaluator for Excel 45 / 65 Déhora Software

46 Met de knop Bekijken kunt u de instellingen van de betreffende regel inzien, u komt dan bijvoorbeeld in het volgende scherm: De precieze instellingen van iedere regel kunnen niet door gebruikers gewijzigd worden. Wel is het mogelijk om speciale evaluatiesets door ons te laten samenstellen met aangepaste instellingen, of bijzondere extra evaluatieregels. Klik op OK om het scherm te sluiten. Klik op Sluiten om terug te gaan Wanneer u alle instellingen naar wens heeft ingegeven, klikt u op Evalueren om het rooster te evalueren. Working Time Evaluator for Excel 46 / 65 Déhora Software

47 TIP!: Wanneer u verschillende regels heeft uitgeschakeld en de volgende keer een rooster op dezelfde regels wilt controleren, kan het handig zijn om een Template aan te maken. De WTE for Excel onthoudt dan welke regels u gebruikt heeft en die kunt u dan door de gewenste template te selecteren, direct weer toepassen. Dit werkt als volgt: Klik op Template opslaan als. U komt dan in het volgende scherm: Geef de template een naam en klik op OK Evaluatieresultaten In het rooster zijn de volgende resultaten mogelijk: een cel is geel gekleurd: er staat informatie bij de betreffende cel een cel is oranje gekleurd: er staat een waarschuwing bij de betreffende cel een cel is rood gekleurd: er staat een overtreding bij de betreffende cel Om te zien welke informatie, waarschuwing of overtreding er bij de cel staat, beweegt u uw muis naar de betreffende cel, waarna een infobericht wordt getoond. Voor een nadere verklaring van eventuele overtredingen/waarschuwing met betrekking tot de ATW, kunt u in het volgende hoofdstuk een korte toelichting vinden op alle regels. Working Time Evaluator for Excel 47 / 65 Déhora Software

48 TIP!: Als u vragen heeft over bepaalde evaluatieresultaten dan raden wij u aan om op de knop Info te klikken op het tabblad rooster, waar u alle relevante internetlinks en helpinformatie kunt vinden (zie Inleiding) Resultaten wissen Na de evaluatie van een rooster (zie: Rooster evalueren) is het mogelijk om de gevonden resultaten te wissen. Dit kan door in het tabblad Rooster op de knop Resultaten wissen te klikken. Alle evaluatiemeldingen en kleuren verdwijnen dan uit het rooster. Working Time Evaluator for Excel 48 / 65 Déhora Software

49 10. RAPPORTAGES Rapporten samenstellen In de WTE for Excel heeft u de mogelijkheid om rapporten te genereren per evaluatieset, waarin alle overtredingen (of waarschuwingen) op een overzichtelijke wijze worden getoond en vervolgens kunnen worden afgedrukt. Hiervoor klikt u op de knop Rapportages in het werkblad Rooster. Het volgende scherm verschijnt: In dit scherm heeft u de mogelijkheid om twee types rapportages (zie tabs rechtsboven) te maken: 1. Rapportage per evaluatie: hierin worden per evaluatieregel de meldingen van ieder rooster van de medewerkers getoond. 2. Rapportage per medewerker: hierin worden per medewerker alle meldingen in het rooster getoond. Working Time Evaluator for Excel 49 / 65 Déhora Software

50 Als u het rapport per evaluatie wilt gaan aanmaken dan klikt u op de tab Per evaluatie. Voor het rapport Rapportage per evaluatie zijn de volgende instellingen mogelijk, zoals getoond in het voorgaande scherm: Weergave De standaard weergave in een rapport is kleur. Hierin worden dezelfde kleuren voor de meldingen gebruikt als in een geëvalueerd rooster (rood = waarschuwing etc). Is er geen kleurenprinter beschikbaar, dan kan een zwart-wit weergave worden gekozen, door het vakje Zwart-Wit aan te vinken. De drie mogelijke meldingen worden dan met een letter weergegeven (O=overtreding, W=waarschuwing, I=informatie). Door het vakje Rasterlijnen NIET weergeven aan te vinken, kunnen de rasterlijnen worden verwijderd. Rapportstijl Indien compact wordt aangevinkt, dan worden in het rapport alleen de weken van de roosters getoond waarin meldingen voorkomen. Selecteer minimaal één type Hier kan worden geselecteerd welke type meldingen in het rapport dienen te worden getoond. Evaluatiesets: Selecteer de gewenste evaluatieset. U kunt meerdere evaluatiesets selecteren als u de Ctrl toets ingedrukt houdt. Alleen de evaluatiesets worden getoond die zijn toegepast bij de laatste evaluatie van het rooster. Medewerkers: Hier dient u een of meer medewerkers te selecteren. U kunt ze ook allemaal selecteren door op de knop selecteer alles te klikken. Als u alle instellingen naar wens heeft ingevoerd, dan kunt u op Maak rapportage per evaluatie klikken. Dan wordt het rapport gegenereerd als een apart werkblad in Excel en wordt daarom getoond in het werkblad Rapportage-per evaluatie. Alle laatste ingevoerde instellingen blijven bewaard. Het rapport ziet er als volgt uit: Working Time Evaluator for Excel 50 / 65 Déhora Software

51 Bovenaan in het nieuwe werkblad met het gegenereerde rapport kan middels de knop Nieuwe rapportage ook het rapportagescherm worden opgeroepen. Voor het rapport Rapportage per medewerker gaat u naar het tabblad Per medewerker. In dit tabblad zijn dezelfde instellingen mogelijk als het rapport per evaluatie, met uitzondering van het volgende: Weergave: Zie uitleg optie 1 en 2 bij Rapportage per evaluatie Afdrukken per medewerker: als u dit aanvinkt, dan start elk rooster van een medewerker op een nieuwe pagina. Verder kan op dezelfde wijze een rapport worden gegenereerd. Dit ziet er als volgt uit: Working Time Evaluator for Excel 51 / 65 Déhora Software

52 10.2. Afdrukken en bewaren van rapporten U kunt het rapport afdrukken via de standaard werkwijze in Excel. U gaat hiervoor naar het betreffende rapport in één van de twee werkbladen met rapportages en klikt vervolgens op Bestand in de werkbalk en selecteert daar afdrukken. U kunt direct overgaan tot afdrukken, instellingen zijn hier niet direct noodzakelijk. Onderaan het afgedrukte rapport, staat de datum en tijdstip waarop u het document heeft geprint. Zolang er geen nieuw rapport wordt aanmaakt blijft het laatste gegenereerde rapport bestaan. Als u het rapport wilt bewaren en niet laten overschrijven, maak dan een extra werkblad aan en kopiëer het rapport, of sla het op in een nieuw bestand. Knippen en plakken naar een ander pakket zoals Microsoft Word kan uiteraard ook.. Working Time Evaluator for Excel 52 / 65 Déhora Software

53 11. TOELICHTING ATW Doel nieuwe ATW De nieuwe Arbeidstijdenwet (ATW), die 1 april 2007 is ingegaan, is bedoeld om het aantal regels van arbeids- en rusttijden terug te brengen. Het betekent in het algemeen een verruiming van de regels, waardoor de Nederlandse arbeidsmarkt beter kan concurreren met die in het buitenland. Door de versoepeling van de wetgeving krijgen werkgevers en werknemers meer mogelijkheden om de arbeidstijd per dag en per week zelf nader in te vullen. De nieuwe wet biedt hen bijvoorbeeld meer vrijheid om zelf afspraken te maken over de praktische invulling van pauzes. Al deze afspraken kunnen middels een Collectieve Arbeids Overeenkomst (CAO) algemeen geldig worden verklaard. Organisaties kunnen afspraken maken met Déhora om de CAO specifieke afspraken en artikelen uit het Arbeidstijdenbesluit (ATB) in de Working Time Evaluator te bouwen, zodat de roosterevaluaties volgens de geldende CAO / ATB plaatsvinden. Overzicht arbeids- en rustnormen De gearceerde cellen geven aan dat er sprake is van normen die door de overheid (bestuursrechtelijk) worden gehandhaafd. Bij normen in de niet-gearceerde (witte) cellen wordt de handhaving overgelaten aan de direct betrokkenen (privaatrecht). Maximale arbeidstijden (Dit gaat om de tijd waarin arbeid wordt verricht, pauzes worden dus niet meegerekend!) Per dienst Per week Per 4 weken Per 16 weken 12 uur 60 uur Gemiddeld 55 uur. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken. Gemiddeld 48 uur per week Maximale arbeidstijden waarbij sprake is van arbeid in nachtdiensten (Een nachtdienst is een dienst waarin meer dan 1 uur arbeid wordt verricht tussen 00:00 uur en 06:00 uur) Per dienst Per week 10 uur. 60 uur Working Time Evaluator for Excel 53 / 65 Déhora Software

54 Per 4 weken Per verlengde nachtdienst Gemiddeld 55 uur. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken. Een nachtdienst mag worden verlengd tot een dienst met 12 uur arbeidstijd. Hierna moet dan minimaal 12 uur rust volgen. Dit is maximaal 5 x per 14 dagen en 22 x per 52 weken toegestaan. Per 16 weken Gemiddeld 40 uur, indien er sprake is van 16 of meer nachtdiensten in deze periode. Er mogen maximaal 7 diensten achtereenvolgend worden gewerkt, als in deze reeks 1 of meer nachtdiensten voorkomen. Bij collectieve regeling mag worden afgeweken naar maximaal 8 diensten in een reeks, waarin 1 of meer nachtdiensten voorkomen. Er zijn maximaal 36 nachtdiensten, die eindigen na 02:00 uur, toegestaan. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken tot maximaal 140 nachtdiensten per iedere periode van 52 weken die eindigen na 02:00 uur, of maximaal 38 uren arbeid tussen 00:00 uur en 06:00 uur per iedere periode van 2 weken. Zondagsarbeid In principe is het werken op zondag verboden. Zondagsarbeid is alleen toegestaan als de aard van de arbeid dat nodig maakt. Zondagsarbeid is ook toegestaan als bedrijfsomstandigheden dit noodzakelijk maken en het medezeggenschapsorgaan en de betrokken medewerker daarmee instemt. Als er sprake is van toegestane zondagsarbeid, dan moeten er minimaal 13 vrije zondagen zijn per iedere periode van 52 weken. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken, dat wil zeggen bij meer dan 40 zondagen werken per 52 weken, moet de individuele medewerker daarmmee instemmen. Rusttijden Er moet minimaal 11 uur aaneengesloten dagelijkse rust per 24 uur zijn. Deze 24 uur gaat in vanaf de begintijd van de eerste dienst op de dag of bij 00:00 uur als de dienst de nacht overschrijdt. Eén keer per 7 x 24 uur mag deze rust worden ingekort tot minimaal 8 uur, mits de aard van de arbeid of de bedrijfsomstandigheden dat met zich meebrengen. De wekelijkse rust is een aaneengesloten rust van minimaal 36 uur per periode van 7 x 24 Working Time Evaluator for Excel 54 / 65 Déhora Software

55 uur. Deze periode start bij de begintijd van de eerste dienst op een dag. Dit is dus een voortschrijdende controle. Als er geen sprake is van 36 uur rust in 7x24 uur, dan moet er sprake zijn van minimaal 72 uur aaneengesloten rust in een 14 x 24 uur s periode. Deze 72 uur mag worden opgesplitst in perioden van minimaal 32 uur. Rusttijden bij nachtdiensten Na iedere nachtdienst, die eindigt na 02:00 uur, moet er sprake zijn van minimaal 14 uur rust. Eén keer per 7 x 24 uur mag deze rust worden ingekort tot minimaal 8 uur, mits de aard van de arbeid of bedrijfsomstandigheden dat met zich meebrengen. Na een reeks van minimaal 3 achtereenvolgende nachtdiensten moet er ten minste 46 uur rust plaatsvinden. Pauzes Diensten langer dan 5,5 uur: Minimaal 30 minuten pauze, die eventueel ma worden opgesplitst in 2 x 15 minuten. Bij collectieve regeling kan de pauze worden beperkt tot 15 minuten. Diensten langer dan 10 uur: Minimaal 45 minuten pauze, die eventueel mag worden opgesplitst in 3 x 15 minuten. Bij collectieve regeling kan hiervan worden afgeweken (zie hierboven). Consignatie Consignatie is de wettelijke term voor een periode waarin de medewerker bereikbaar dient te zijn om op oproep arbeid te verrichten bij onvoorziene omstandigheden Er is een verbod op consignatie 11 uur voorafgaand aan een nachtdienst en 14 uur na een nachtdienst. In iedere periode van 28x24 uur waarin consignatie is opgelegd, moet er sprake zijn van minimaal 14 perioden van 24 uur vrij van consignatie, waarvan minimaal 2 perioden van 48 uur vrij van arbeid. In iedere periode van 24 uur waarin consignatie is opgelegd mag er maximaal 13 uur arbeid worden verricht. Indien sprake van meer dan 16x of meer consignatie tussen uur per 16 weken, dan is in deze periode niet meer dan gemiddeld 40 uur per week toegestaan. Als op de Working Time Evaluator for Excel 55 / 65 Déhora Software

56 laatste oproep tijdens het nachtvenster een rust volgt van minimaal 8 uur (uitslaapmogelijkheid) tot uiterlijk 24:00 uur op dezelfde kalenderdag, dan is in deze periode van 16 weken een ruimere norm van niet meer dan gemiddeld 45 uur per week toegestaan. Minimaal 00:30 uur arbeidstijd per oproep. Indien na een oproep binnen 1 halfuur opnieuw een oproep aanvangt, dan geldt de tussenliggende arbeid ook als arbeidstijd. Verlof-, ziektedagen en OR-werkzaamheden tijdens geplande diensten Verlofdagen (geen ADV) en ziektedagen en OR-werkzaamheden gedurende geplande (ingeroosterde) diensten worden gelijkgesteld aan arbeidstijd. Ook wordt tegelijkertijd een verlof of ziektedag gezien als rusttijd (wekelijkse en dagelijkse rust). Working Time Evaluator for Excel 56 / 65 Déhora Software

57 12. TOELICHTING INSTELLINGEN ATW- EVALUATIESET De ATW, zoals toegelicht in het vorige hoofdstuk, is in de WTE vertaald naar een evaluatieset met bijbehorende evaluatieregels voor de werknemer van 18 jaar en ouder. Hieronder volgt een overzicht van twee evaluatiesets van de ATW, waarbij onderscheid is gemaakt tussen een evaluatieset met de hoofdnorm (kolom 3) en een evaluatieset met de afwijkingsnormen (kolom 4). De hoofdnorm heeft betrekking op alle basisnormen van de wet. Er wordt gesproken van een afwijkingsnorm als er bij collectieve regeling in verruimende zin kan worden afgeweken van deze hoofdnorm. De afwijkingsnormen zijn niet als standaard evaluatieset in de WTE for Excel opgenomen, maar worden op aanvraag beschikbaar gesteld. Nr regel in WTE Normen / regels Instellingen v-atw-regels werknemer vanaf 18 jaar Hoofdnorm Afwijkingsnorm (niet standaard beschikbaar) 301 Zondagsarbeid 302 Maximum arbeidstijd per dienst Arbeid op zondag wordt niet toegestaan (kan worden uitgezet indien een zondagsbepaling geldt). In geval van arbeid op zondag (zondagsbepaling) tenminste 13 vrije zondagen per 52 weken (privaatrechtelijke norm). 12 uur per dienst Arbeid op alle zondagen toegestaan (hiervoor is ook toestemming van de werknemer vereist) 303 Wekelijkse maximum arbeidstijd 60 uur per week Per 4 weken gemiddeld 55 uur per week (privaatrechtelijke norm). Per 16 weken gemiddeld 48 uur per week. 304 Dagelijkse minimum rusttijd 11 uur per 24 uur 1 x per periode van 7 x 24 uur in te korten tot minimaal 8 uur. (De periode vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag!) Working Time Evaluator for Excel 57 / 65 Déhora Software

58 305 Wekelijkse minimumrusttijd Hetzij 36 uur per periode van 7 x 24 uur, hetzij 72 uur per periode van 14 x 24 uur, op te splitsen in perioden van minimaal 32 uur waarin geen arbeid wordt verricht. (De periode vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag!) 306 Minimum rusttijd na een nachtdienst 14 uur na een nachtdienst die eindigt na 2:00 uur. 1 x per 7 x 24 uur in te korten tot 8 uur. (indien de aard van de arbeid of de bedrijfsomstandigheden dit met zich brengen!!) Op een verlengde nachtdienst moet minimaal 12 uur rust volgen! 307 Minimum rusttijd na een reeks met nachtdiensten 308 Maximumarbeidstijd per nachtdienst 46 uur rust na een reeks van 3 of meer achtereenvolgende nachtdiensten 10 uur De nachtdienst kan worden verlengd tot maximaal 12 uur arbeidstijd (verlengde nachtdienst). 309 Wekelijkse maximum- arbeidstijd bij nachtdiensten Indien sprake is van 16 of meer nachtdiensten in die periode, dan is er niet meer dan gemiddeld 40 uur per week in deze periode van 16 weken toegestaan. 310 Maximumaantal wekelijkse nachtdiensten 311 Maximumaantal diensten in een reeks met nachtdiensten Per 16 weken maximaal 36 nachtdiensten die eindigen na 02:00 uur 7 (een reeks waarin alleen nachtdiensten in voorkomen). Maximaal 140 nachtdiensten (eindigend na 02:00 uur) per 52 weken of per 2 weken maximaal 38 uur arbeid in het nachtvenster van 00:00-06:00 uur 8 (een reeks waarin alleen nachtdiensten in voorkomen) 312 Maximumaantal verlengde nachtdiensten Maximaal 5 x per 14 etmalen en 22 x per 52 weken te verlengen tot maximaal 12 uur arbeidstijd. Working Time Evaluator for Excel 58 / 65 Déhora Software

59 313 Pauze Arbeidstijd per dienst > 5½ uur: minimaal 0:30 uur (op te splitsen in 2 x 0:15 uur) Arbeidstijd per dienst > 10 uur: Minimaal 0:45 uur (op te splitsen in 3 x 0:15 uur) Arbeidstijd per dienst > 5½ uur: minimaal 00:15 uur 314 Minimumaantal perioden zonder consignatie Per periode van 28 x 24 uur minimaal 14 perioden van 24 uur zonder consignatie, waarvan minimaal 2 x 48 uur zonder arbeid en consignatie 315 Consignatie voor en na een nachtdienst Consignatie 11 uur voor en 14 uur na een nachtdienst niet toegestaan. 316 Maximum arbeidstijd bij consignatie 317 Wekelijkse maximumarbeidstijd met nachtconsignatie 13 uur per iedere periode van 24 uur Indien sprake van meer dan 16x of meer consignatie tussen uur per 16 weken, dan is in deze periode niet meer dan gemiddeld 40 uur per week toegestaan. Als op de laatste oproep tijdens het nachtvenster een rust volgt van minimaal 8 uur tot uiterlijk 24:00 uur op dezelfde kalenderdag, dan is in deze periode van 16 weken een ruimere norm van niet meer dan gemiddeld 45 uur per week toegestaan. 320 Maximumaantal diensten in reeks met 1 of meer nachtdiensten Indien een reeks uit 1 of meer nachtdiensten bestaat dan is mag de reeks uit maximaal 7 opeenvolgende diensten bestaan. Deze reeks wordt onderbroken door 32 uur rust. Indien een reeks uit 1 of meer nachtdiensten bestaat dan is mag de reeks uit maximaal 8 opeenvolgende diensten bestaan. Deze reeks wordt onderbroken door 32 uur rust. Working Time Evaluator for Excel 59 / 65 Déhora Software

60 Werking WTE bij oproepen tijdens consignatie De evaluatie van oproepen tijdens consignatie (of een bereikbaarheidsdienst) vormt een onderdeel van bovenstaande evaluatieregels. In het volgende schema worden de normen en de wijze waarop de oproepen worden geëvalueerd nader toegelicht: Wettelijke regels oproepen conform ATW Afhandeling in WTE Minimaal 00:30 uur arbeidstijd per oproep. Indien na een oproep binnen 1 halfuur opnieuw wordt opgeroepen, geldt de tussenliggende tijd ook als arbeidstijd. Arbeid die voortvloeit uit een oproep wordt voor de regels dagelijkse rust, pauzes, wekelijkse rust en rust na een reeks nachtdiensten buiten beschouwing gelaten Arbeid die voortvloeit uit een oproep tijdens consignatie gedurende het nachtvenster wordt niet meegeteld voor het aantal nachtdiensten in een reeks of aantal nachtdiensten per wekelijkse periode. Als er oproepen zijn geregistreerd tijdens een consignatieperiode dan zal de WTE automatisch de minimale arbeidstijd van de oproepen bepalen. Dit zal plaatsvinden aan de hand van algemene waarschuwingen. Deze arbeidstijd telt mee voor het bepalen van de maximumarbeidstijd bij consignatie en overige regels m.b.t. de wekelijkse maximumarbeidstijd Arbeid die voortvloeit uit een oproep tijdens consignatie wordt bij de evaluatieregels 304, 305, 311, 313 en 320 gelijkgesteld aan rusttijd. Arbeid die voortvloeit uit een oproep tijdens consignatie wordt niet meegeteld voor het aantal diensten in regels 310 en 311/320. Working Time Evaluator for Excel 60 / 65 Déhora Software

61 Hieronder volgt een overzicht van de evaluatieset en regels van de v-atw, die geldt voor de jeugdige werknemer (16 of 17 jaar). Deze evaluatieset is vooralsnog niet standaard beschikbaar in de ATW. Nr regel in WTE Normen / regels Instellingen v-atw-regels Jeugd Hoofdnorm Afwijkingsnorm 301 Zondagsarbeid 302 Dagelijkse maximumarbeidstijd Arbeid op zondag wordt niet toegestaan (kan worden uitgezet indien een zondagsbepaling geldt). In geval van arbeid op zondag (zondagsbepaling) tenminste 13 vrije zondagen per 52 weken (privaatrechtelijke norm). 9 uur per dienst Arbeid op alle zondagen toegestaan (hiervoor is ook toestemming van de werknemer vereist). 303 Wekelijkse maximumarbeidstijd 304 Dagelijkse minimumrusttijd 45 uur per week Per 4 weken gemiddeld 40 uur per week. 12 uur per 24 uur, waarin begrepen de uren tussen uur. De periode van 24 uur vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag. 305 Wekelijkse minimumrusttijd 36 uur onafgebroken rust per periode van 7 x 24 uur waarin geen arbeid wordt verricht. (De periode vangt aan op het eerste moment van verrichten van arbeid op de dag!) 313 Pauze Arbeidstijd per dienst > 4½ uur : minimaal 00:30 uur (op te splitsen in 2 x 00:15 uur) 319 Verbod bijzondere diensten Consignatie mag niet worden opgelegd aan jeugdige werknemers (alleen aan werknemers vanaf 18 jaar). Working Time Evaluator for Excel 61 / 65 Déhora Software

62 13. VRAGEN Wat te doen als. u de WTE for Excel niet geopend krijgt, omdat hij de volgende beveiligingswaarschuwing geeft: Klik op OK Ga in het menu naar Extra Ga naar Macro Ga naar Beveiliging, u komt dan in het volgende scherm: Verander het beveiligingsniveau naar Gemiddeld en klik op OK. Start de WTE for Excel opnieuw op. Volg vervolgens de instructies van de sectie Openen van de WTE for Excel. Working Time Evaluator for Excel 62 / 65 Déhora Software

63 Wat te doen als u bij het opstarten en/of het evalueren van een rooster de volgende melding krijgt: Deze melding ontstaat doordat de ondersteunende Microsoft SOAP Toolkit niet (of niet goed) is geïnstalleerd (Zie SOAP Toolkit). Working Time Evaluator for Excel 63 / 65 Déhora Software

64 14. INDEX aangepaste instellingen...46 aanmelding...7 aanwezigheidsdiensten...21, 25, 41 abonnement...44 abonnement informatie...44 abonnementsvormen...4 activeren...7, 44, 45 afdeling...4 arbeid in nachtdiensten...53 Arbeidstijdenwet...4, 5 ATB...4, 44 ATW...4, 5 automatisch inloggen...14 automatisch opslaan...16 begin en eindtijd...26 bekijken...46 bereikbaarheidsdiensten.25, 29, 36, 37, 40, 41, 60 beveiligingswaarschuwing...8, 62 bewerken...22, 29, 45 bureaublad...8 CAO...4, 44, 53 Collectieve Arbeids Overeenkomst...53 collectieve regeling...53, 54 configuratie...12, 14 consignatie...25, 28, 35, 40, 55, 59, 61 CTRL toets...50 cyclisch rooster...13 deactiveren...13, 44, 45 Déhora Advies...5 Déhora Consultancy Group B.V....1, 5 Déhora Detachering...5 Déhora Opleiding...5 Déhora Research...5 Déhora Software...1, 5 demonstratie...4 dienstcode...12, 26, 30 diensten...24, 29, 30, 32 dienstnaam...26 diensttijd...26 diensttype...26 dubbele diensten...37 ergonomische aspecten...4 evaluatie groepen...44 evaluatieregels...45 evaluatieresultaten...47 evaluatieset...26, 44, 45 evaluatie-wizard...14 evalueren...4, 31, 33, 43, 48, 63 Excel...4, 5, 9 extra werkblad...52 FAQ...5 firewall...8, 19 frequently asked questions...5 gebroken diensten...37 gebruikersnaam...7, 43 gebruiksdagen...44 geen verbinding...18 genereren...49 handmatig...9 help...5 helpdesk...5, 19 help-informatie...11, 48 hoeveel weken...12 importeren...16 informatie...11 inhoudsopgave...4 inleiding...4 inloggen...7 installatieprocedure...15 installeren...4 instellingen...4, 14 internationaal...44 internetlinks...48 internetverbinding...18 invoegtoepassing...9 invoeren...31 kleuren...50 knippen en plakken...52 kolomindeling...22, 27 Working Time Evaluator for Excel 64 / 65 Déhora Software

65 kopiëren...4, 21, 22, 27 let op...27, 33, 43 Licentie Overeenkomst...7 link...19 macro s...9 maro s inschakelen...9 maximaal 36 weken...14 maximale arbeidstijden...53 medewerkers...4, 20, 21, 43 meer vrijheid...53 Microsoft Excel...4 Microsoft SOAP Toolkit...63 Microsoft Word...52 nachtdiensten...56 nieuw bestand...52 nieuwe dienst...25 nieuwe update...15 nieuwe versie...15 openen...9 ophalen...7 opslaan...10 OR-werkzaamheden...56 overeenkomen...33 overtredingen...47 pauze...26 pauzes...55 ploeg...4 prepaid...44 professionele hulp...5 proxy-server...19 rapport afdrukken...52 rapport bewaren...52 rapportage per evaluatie...49 rapportage per medewerker...49 rapportages...49 rapporten...49 rasterlijnen...50 reservediensten...25 resultaten wissen...48 rooster...12, 21, 22, 23, 27, 30, 31, 32, 33, 43, 47, 48 rooster evalueren...18 Rooster Risico Profiel Analyse...4 roosterevaluatie...4, 21, 33 RRPA...4, 26, 44 rusttijden...54 rusttijden bij nachtdiensten...55 setup wizard...7 slaapduur...26 SOAP Toolkit...63 startdatum...12 systeembeheerder...19 systeemeisen...6 team...4 template...44, 47 tijdlijn...12 toelichting vereenvoudigde ATW...53 toetsenbord karakters...27 typen rapporten...49 vatw...4, 44 verlofdagen...39, 56 verruiming van de regels...53 verwijderen...23, 30, 34 vragen...62 vrijgebruik...4, 44 waarschuwing...47 wachtwoord...7, 43 Wat te doen als...62, 63 werkmap...9 Working Time Evaluator...4 Working Time Evaluator Client...4 Working Time Evaluator Server...4 ziektedagen...39, 56 zondagsarbeid...54 zwart-wit...50 Working Time Evaluator for Excel 65 / 65 Déhora Software