Sales Invoice Layouts Reminder Role Permissions. Release notes versie 3.3

Transcriptie

1 CIFAS FINANCIALS Sales Invoice Layouts Reminder Role Permissions Release notes versie 3.3

2 Er is veel aandacht en zorg besteed aan de in deze release-notes opgenomen beschrijvingen. CIFAS CS B.V. zal echter niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor enige schade, in welke vorm dan ook, die zou kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in deze handleiding opgenomen informatie of aanwijzingen. Wij hopen dat deze uitgave goed wordt ontvangen en dat de gebruikers de nodige opmerkingen, die tot verbetering leiden, aan ons kenbaar willen maken. CIFAS CS B.V Postbus AB MEPPEL 0800-CIFASBV [ ] CIFAS CS B.V. CIFAS B.V. Pagina 2

3 INHOUD 1 Algemeen Voorbereidingen UPDATE CIFAS Financials Doornemen nieuwe / gewijzigde zaken in de test omgeving Exact Financials Reminder Onverwerkte facturen in Exact Sales Invoice Installatie Algemeen Progress.ini uitbreidingen Adobe Acrobat reader Instellingen Externe categorieën Aanpassingen algemeen Documentkoppelingen Uitbreiding MSSQL database ondersteuning Uitbreiding Oracle database ondersteuning Crystal Reports 2008 Integratie Gebruik Progress Appserver Optioneel Gebruikersinstelling scherm grootte Lengte rapportnaam Afdrukken rapporten Algemeen Afdrukken rapporten Sales Invoice Layouts en Reminder Afdrukken rapporten naar scherm Integratie met Adobe Acrobat Reader Tijdelijke PDF bestanden Afdrukken herinneringen en facturen Genereren en verwijderen tijdelijke PDF Subpad boekjaar/administratie Sales Invoice Layouts Afdrukken facturen Selectie mogelijkheden uitgebreid bij Afdrukken facturen Genereren tijdelijke PDF bestanden Bestandsnaam type fact_deb_adm is nu toegevoegd Tonen gekoppelde documenten Onderhoud Koppelen factuur layouts Scherm inactief tijdens afdrukken naar scherm Telling aantal afgedrukte facturen Subpad te bewaren PDF Afdrukken facturen versneld Foutmelding indien geen facturen aanwezig... 15

4 8.12 Controle aanwezigheid rapport Controle factuur status voorafgaand aan afdrukken Vraag of afdrukken succesvol was is uitgebreid Indicatie geselecteerde facturen uitgebreid Bijlagen op te roepen vanuit de Exact Sales module Controle op instellingen Afdrukken bij beperkte hoeveelheid geheugen op de werkplek en server Selecteren / deselecteren verzamelfacturen Definitief afdrukken toekennen factuurnummer indien factuur correct is Status "in gebruik" Onvolledige entry in datasources Factuur nummer toewijzigen bij proefafdruk terugdraaien Programma afsluiten na definitief afdrukken Selectiemogelijkheden uitgebreid bij afdrukken facturen Opstarten selectie scherm afdrukken facturen Reminder Instelling layoutlocaties herinneringen Exact Reminder Module Optioneel Posten met onbekende vervaldatum Foutmelding indien geen posten gevonden Onderhoud Koppelen aanmaning layouts Gebruiken Centrale stambestanden; centraal debiteuren onderhoud Role Permissions Filter op administratie bij role conditions Rol condities Zoeken rol condities Selecteren grootboekrekeningen bij rol permissies Role permissions omschrijving onder Oracle / MSSQL... 19

5 1 ALGEMEEN In deze release notes zijn alle wijzigingen opgesomd die zijn doorgevoerd vanaf CIFAS Financials versie Bij enkele organisaties gebruikers zijn inmiddels patches uitgeleverd, waardoor het kan voorkomen dat men reeds beschikt over enkele genoemde aanpassingen. In dat geval zijn de release notes deels een recapitulatie van reeds besproken aanpassingen. Uitgangspunt is dat deze release notes, tezamen met de handleiding van CIFAS Financials versie 3, een volledige opsomming geeft van alle functionaliteiten en wijzigingen. CIFAS Financials bestaat uit een aantal add-ons: Sales Invoices Layouts, Reminder, Reports en Role Permissions. Niet noodzakelijk beschikt men over al deze add-ons. De release notes zijn voor zover mogelijk opgedeeld per add-on, zodat men zich kan richten op die zaken die relevant zijn.

6 2 VOORBEREIDINGEN UPDATE CIFAS FINANCIALS 2.1 Doornemen nieuwe / gewijzigde zaken in de test omgeving Omdat er de nodige zaken zijn gewijzigd in de upgrade naar de CIFAS Financials module versie 3.3 is het noodzakelijk de wijzigingen zorgvuldig door te nemen en waar van toepassing ook in uw eigen testomgeving zaken te bekijken. Dit voorkomt verrassingen en misverstanden bij ingebruikname van de nieuwe versie. 2.2 Exact Financials Reminder Aandachtspunten t.a.v. Exact Financials Reminder Indien u (nog) de beschikking heeft over de standaard module Reminder van Exact Financials, dan hoeft u niets te doen. Indien u deze module heeft opgezegd bij Exact, dient u bij het inlezen van een nieuw licentievoucher van Exact of upgrade naar versie 3.3 een conversie procedure te laten uitvoeren om de instellingen blokkeren voor herinneringen over te zetten van de stamkaart debiteuren naar CIFAS Reminder. Hiertoe kunt u contact opnemen met CIFAS. 2.3 Onverwerkte facturen in Exact Sales Invoice Alle facturen aangemaakt in Exact Sales Invoice dienen te zijn verwerkt te voor de upgrade naar versie 3.3.

7 3 INSTALLATIE 3.1 Algemeen De installatie en/of upgrade van CIFAS Financials versie 3.3 kan worden uitgevoerd op uw verzoek door een consultant van CIFAS. Het is niet mogelijk de upgrade zelf uit te voeren, aangezien wijzigingen in de database ten aanzien van datamodel en inhoud noodzakelijk zijn. Voor het maken van een afspraak en het afstemmen van benodigde werkzaamheden, doorlooptijd en dergelijke zaken, kunt u contact opnemen met CIFAS. 3.2 Progress.ini uitbreidingen CC In de progress.ini kan men de volgende nieuwe zaken opnemen onder de [CIFAS] sectie; CC= (bij gebruik bijlagen kan men een cc adres opnemen) De reeds aanwezige mogelijkheden zijn de volgende; [CIFAS] HOST=localhost NS=5162 FacturenMailen=no yes SMTPServer=mail.xs4all.nl Afzender=administratie@uworganisatie.nl Onderwerp="Factuur" Body=F:\sjablonen\CIFASFinancials\body.txt Prio=0 HerinneringenMailen=no yes H-SMTPServer=mail.planet.nl H-Afzender=jacob@CIFAS.nl H-Onderwerp="Herinnering" H-Body=c:\temp\body.txt H-Prio=0 Let op dat niet alle configuraties noodzakelijkerwijs mogelijk zijn. E.e.a. is afhankelijk van aanwezige licenties, installaties en gebruikte mailservers en protocollen (in principe is mail verzenden mogelijk indien u over een adres beschikt die via smtp te benaderen is). Tevens dient additionele software van CIFAS te worden geïnstalleerd. U kunt hiertoe contact opnemen met CIFAS Locatie tijdelijke PDF bestanden TempfolderPDF= folder voor opslaan factuur voorstellen

8 3.2.3 Crystal=2008 Bij gebruik van Crystal Reports Runtime XI (11.5 en eerdere versies) dient men deze entry achterwege te laten Appserver Let op dat indien men niet beschikt over de Progress Appserver, de progress.ini de onder configuratie [CIFAS] geen (ongeldige/niet bestaande) Appservice en Nameserver entry bevat, anders zal getracht worden connectie te maken. Dit is nadelig voor de performance. 3.3 Adobe Acrobat reader Voor het gebruik van de preview naar scherm wordt Adobe Acrobat Reader gebruikt. Deze software dient geinstalleerd te zijn op de werkplek.

9 4 INSTELLINGEN 4.1 Externe categorieën Voor de documentkoppelingen waarmee de PDF-bestanden direct vanuit de diverse overzichten en kaarten bereikbaar zijn dienen in het systeemmenu de volgende externe categorieën te zijn gedefinieerd: "factuur" "herinner" "bijlage"

10 5 AANPASSINGEN ALGEMEEN 5.1 Documentkoppelingen Voor facturen en herinneringen die met behulp van CIFAS Financials worden afgedrukt, wordt ook een PDF geëxporteerd. Op het moment dat de PDF wordt geëxporteerd, wordt ook een documentkoppeling aangemaakt naar de entiteit (factuur of herinnering). Ieder document is op te roepen in zowel Exact Financials als in CIFAS Financials. 5.2 Uitbreiding MSSQL database ondersteuning Onderhoud notities / Uitbreiding Oracle / MSSQL database ondersteuning Bij aanmaken notities wordt nu de betreffende Financials gebruiker opgeslagen i.p.v. de standaard gebruiker progress. 5.3 Uitbreiding Oracle database ondersteuning Benoemde gebruikers in Oracle database Uitbreiding functionaliteit ten behoeve van het werken met de appserver in een Oracle omgeving. Het is nu mogelijk om met Userconnect te werken met een Oracle database (benoemde gebruikers in de Oracle database). Voor eventuele inrichting hieromtrent kunt u contact opnemen met CIFAS Ondersteuning rapportage aanroep Crystal Reports naar Oracle database Indien de database SQL of Oracle betreft, dan worden de koppeltekens van de recordselectionformula vervangen door underscores. Voorheen werd dit alleen gedaan voor SQL databases Afdrukken herinneringen en facturen / Uitbreiding Oracle database ondersteuning Afdrukken naar scherm gaf problemen bij Oracle databases, omdat veldnamen door Exact soms een "-" bevatten. Hiertoe deze vervangen door "_". Men kreeg dan de foutmelding "veldnaam niet bekend" Onderhoud notities / Uitbreiding Oracle / MSSQL database ondersteuning Bij aanmaken notities wordt nu de gebruiker ingelogd op Financials opgeslagen i.p.v. de standaard gebruiker progress

11 5.4 Crystal Reports 2008 Integratie Bij het opvragen van rapporten met Crystal 2008 wordt achter de tabel naam een toevoeging "1" gegenereerd. Het is dan noodzakelijk in de aanroep vanuit de CIFAS Financials module hier rekening mee te houden. Indien men voor de runtime installatie van Crystal Reports gebruik maakt van versie 2008, en niet versie XI (11.x) dient men op te nemen in de Progress.ini de volgende entry onder het kopje CIFAS; [CIFAS] Crystal=2008 Bij gebruik van Crystal Reports Runtime XI (11.5 en eerdere versies) dient men deze entry achterwege te laten. 5.5 Gebruik Progress Appserver Optioneel Als de waarde appservice in de progress.ini niet is ingegeven, zoekt het systeem nu niet meer naar een eventuele appserver. Performance verbetering doorgevoerd indien men niet werkt met de Appserver, wordt niet langer getracht connectie te maken, hierdoor is het opvragen van de schermen teruggebracht van ca 10 seconden tot een seconde. Let op dat in de progress.ini de configuratie [CIFAS] geen (ongeldige/niet bestaande) Appservice en Nameserver bevat, anders zal alsnog getracht worden connectie te maken; [CIFAS] ;Appservice=ASCM ;Nameserver= Gebruikersinstelling scherm grootte Indien bij gebruikersinstellingen is ingegeven een specifieke resolutie (niet : automatisch) dan wordt het scherm altijd beeldvullend. Dit geldt voor alle schermen. 5.7 Lengte rapportnaam De naam van het rapport mag maximaal 30 posities bedragen i.v.m. ondersteuning in diverse externe procedures. Dit wordt nu afgevangen bij invoer. Aangezien deze controle alleen bij nieuwe invoer wordt toegepast is het van belang bij de bestaande rapporten handmatig te controleren of de rapport naam niet langer is als 30 posities.

12 6 AFDRUKKEN RAPPORTEN 6.1 Algemeen Voor de integratie van vrij te definieren Crystal-rapportage kan gebruik worden gemaakt van de optie om rapporten af te drukken vanuit CIFAS Financials. 6.2 Afdrukken rapporten Onder het menu Afdrukken rapporten is de aan te roepen procedure gewijzigd; rapportenafdrukken.w is gewijzigd in rapafdrukken.w. U kunt dit zelf aan passen met behulp van een bij CIFAS op te vragen dagcode.

13 7 SALES INVOICE LAYOUTS EN REMINDER 7.1 Afdrukken rapporten naar scherm De optie "scherm" voor het previewen van rapporten, werkt nu via het genereren en viewen van een PDF bestand. Hiertoe is het noodzakelijk dat Adobe Acrobat Reader op de werkplek is geïnstalleerd. 7.2 Integratie met Adobe Acrobat Reader Het openen van de PDF werkt nu via het commando Opendocument in plaats van het commando Winexec (soms was dit laatste afgeschermd met policies) 7.3 Tijdelijke PDF bestanden TempfolderPDF uit CIFAS uit progress.ini wordt gebruikt om de tijdelijke PDF's (ivm schermvoorbeeld) weg te schrijven. Indien niet gevuld wordt SESSION:TEMP-DIR (working dir van progress of de waarde van de -T parameter) gebruikt. 7.4 Afdrukken herinneringen en facturen Het afdrukken van voorbeeld op het scherm gaat nu via het genereren van een PDF bestand. Let op, men dient vanaf heden tevens Adobe Acrobat Reader op de PC geïnstalleerd te hebben. 7.5 Genereren en verwijderen tijdelijke PDF Tijdelijke PDF's voor voorbeeld op het scherm worden ook weer verwijderd. 7.6 Subpad boekjaar/administratie Subpad boekjaar/administratie is nu mogelijk bij het PDF pad, in aanvulling op Administratie/boekjaar. In te stellen onder layoutlocates, kolom Submap.

14 8 SALES INVOICE LAYOUTS 8.1 Afdrukken facturen Als je het scherm facturen opvraagt, is het mogelijk dat tussen de tijd van selectie en het moment dat je de facturen afdrukt, iemand anders inmiddels de factuur heeft afgedrukt, verwerkt of verwijderd is. Er wordt nu een controle gedaan of de status van vooraf geselecteerde facturen overeenkomt met de status op het moment dat je een actie uitvoert (afdrukken, verwerken). Voorheen kreeg men in het geval dat de factuur was gewijzigd door iemand anders een foutmelding. 8.2 Selectie mogelijkheden uitgebreid bij Afdrukken facturen Het is nu mogelijk bij het selectie scherm voor afdrukken facturen te kiezen voor facturen met status ingevoerd, afgedrukt of ingebruik. Verder kan worden gekozen voor nieuwe facturen of facturen met een reeds toegekend factuur nummer. 8.3 Genereren tijdelijke PDF bestanden De key TempfolderPDF uit CIFAS uit de progress.ini wordt nu uitgelezen om de tijdelijke PDF's voor tonen op het scherm in weg te schrijven. Indien niet gevuld wordt de de SESSION:TEMP- DIR gebruikt. Dit is de of de working directory van Progress of de directory die is opgegeven bij de -T. Bij het afdrukken van facturen naar het scherm, kan een nieuwe instelling gebruikt worden, op te geven in de progress.ini onder de sectie [CIFAS], te weten TempfolderPDF. Deze kan verwijzen naar een map waarin de PDF bestanden worden opgeslagen van de facturen die naar het scherm worden geprint. Indien deze instelling niet bestaat, wordt gekeken naar de instelling -T, welke bij het opstarten van Financials wordt opgegeven, hetzij bij het opstart commando, hetzij in de param.pf. 8.4 Bestandsnaam type fact_deb_adm is nu toegevoegd Onder layoutlocaties is een bestandsnaam type toegevoegd; bestandsnaam type fact_deb_adm. 8.5 Tonen gekoppelde documenten Het tonen van gekoppelde documenten is verbeterd en nu ook mogelijk voor facturen vanuit de factuur historie.

15 8.6 Onderhoud Koppelen factuur layouts Aanmaken van factuur layout koppeling gaf een foutmelding onder Progress 10.2B indien de check boxen niet ingevuld werden. 8.7 Scherm inactief tijdens afdrukken naar scherm Tijdens afdrukken en schermvoorbeeld is het scherm nu inactief. Men dient te wachten tot het printen gereed is en daarna pas kan men verder werken. 8.8 Telling aantal afgedrukte facturen Teller van het aantal afgedrukte facturen telde in sommige situaties dubbel. Dit is opgelost. 8.9 Subpad te bewaren PDF Subpad van PDF's kan nu ook alleen het boekjaar zijn Afdrukken facturen versneld Om het afdrukken te versnellen worden de facturen niet eerst gesorteerd / verzameld per layout Foutmelding indien geen facturen aanwezig Er komt nu geen foumelding meer bij "geen gegevens gevonden" Controle aanwezigheid rapport Er vindt nu een check plaats of de basis lay-out ook fysiek voorkomt Controle factuur status voorafgaand aan afdrukken Vlak voor het afdrukken vindt nog een extra check plaats of de factuurstatus op moment van afdrukken nog klopt met opgehaalde status ten tijde van het opbouwen van de initiële selectie Vraag of afdrukken succesvol was is uitgebreid De vraag of er correct is "afgedrukt" komt nu evt 2 keer: 1 keer na het afdrukken en 1 keer na het en Indicatie geselecteerde facturen uitgebreid Facturen die geselecteerd zijn, worden nu naast een kleur ook voorzien van een sterretje (*) in een aparte (eerste) kolom.

16 8.16 Bijlagen op te roepen vanuit de Exact Sales module Technisch: er worden nu lsihl stexobs aangemaakt (ook voor bijlagen) Controle op instellingen Er wordt een controle uitgevoerd of alle instellingen wel ingegeven zijn in de progress.ini. Het en dient mogelijk door een consultant van CIFAS ingericht te worden en is niet voor alle mail protocollen mogelijk, dit dient per situatie bekeken te worden (smtp en pop verkeer wordt in principe ondersteund) Afdrukken bij beperkte hoeveelheid geheugen op de werkplek en server Om te voorkomen dat men uit het beschikbare geheugen loopt bij grote aantallen facturen, wordt nu per factuur een zogenoemde connect en release uitgevoerd Selecteren / deselecteren verzamelfacturen Bij (de)selecteren van een regel van een verzamelfactuur worden alle andere regels ook geselecteerd Definitief afdrukken toekennen factuurnummer indien factuur correct is Bij het definitief afdrukken wordt het factuurnummer niet toegekend indien de factuur niet correct is, de status blijft dan "ingevoerd" Status "in gebruik" Indien men heeft opgegeven de factuur te verzenden via en de vraag of het en succesvol is wordt beantwoord met nee, wordt de status op "in gebruik" gezet Onvolledige entry in datasources Datasource met? wordt nu genegeerd (waarde tijdens aanmaken) 8.23 Factuur nummer toewijzigen bij proefafdruk terugdraaien Factuurnummers bij proefafdruk naar scherm worden weer op 0 gezet Programma afsluiten na definitief afdrukken Na succesvol definitief afdrukken wordt het scherm afgesloten en keert men terug naar het hoofdmenu.

17 8.25 Selectiemogelijkheden uitgebreid bij afdrukken facturen Status (ingevoerd, afgedrukt, in gebruik) en factuurnummer toegekend (ja/nee) kunnen nu worden meegegeven aan het browsescherm Opstarten selectie scherm afdrukken facturen Het programma afdrukken facturen kan per gebruiker nog slechts eenmaal worden gestart.

18 9 REMINDER 9.1 Instelling layoutlocaties herinneringen Het Subpad voor de PDF's kan nu ook alleen het boekjaar zijn. Het wegschrijven van date-last-reminder uit debtor gebeurt nu alleen nog als de klant de reminder module van Exact heeft. 9.2 Exact Reminder Module Optioneel Het is nu mogelijk gebruik te maken van de reminder module van CIFAS, zonder dat men beschikt over de reminder module van Financials. Problemen hierbij waren dat twee velden niet benaderbaar zijn indien men niet beschikt over de Financials reminder module, te weten; het veld datum laatste herinnering (debtor.date-last-reminder) en het vinkje betalingsherinnering (debtor.pay-reminder), beide te vinden op het tabblad betaling van de stamkaart van de debiteur. Hiertoe is besloten het veld datum laatste herinnering debiteur niet bij te werken en voor het vinkje betalingsherinnering een alternatief veld te gebruiken. Bij de overgang naar Reminder versie 3.3 dient een eenmalige conversie uitgevoerd te worden indien u niet beschikt over de module Reminder van Financials. Ook als u in de toekomst deze module opzegt, dient deze optie uitgevoerd te worden. Hiertoe kan men contact opnemen met CIFAS. 9.3 Posten met onbekende vervaldatum De openstaande posten met met vervaldatum =? worden nu ook meegenomen. 9.4 Foutmelding indien geen posten gevonden Er komt nu geen foutmelding meer bij de situatie dat er geen posten gevonden zijn. 9.5 Onderhoud Koppelen aanmaning layouts De naam van het rapport mag maximaal 30 posities bedragen i.v.m ondersteuning in diverse externe procedures. Dit wordt nu afgevangen bij invoer. 9.6 Gebruiken Centrale stambestanden; centraal debiteuren onderhoud Indien uw gebruik maakt van de instelling centraal voor stamgegevens debiteuren dient u bij de upgrade een conversie te laten uitvoeren door CIFAS waarbij de factoring instelling omgedraaid wordt.

19 10 ROLE PERMISSIONS 10.1 Filter op administratie bij role conditions Het scherm rol condities laat nu alleen de rol condities zien van de actuele administratie, in plaats van alle rol condities Rol condities Er is een nieuw onderhouds programma toegevoegd voor onderhoud fiatteringen, deze wordt gebruikt door CIFAS consultants voor het inrichten van rol condities bij implementaties van de CRT applicatie. Een voorbeeld: fiattering bij factuurbedrag hoger dan 2500,- Euro. Dit als uitbreiding op de huidige rol permissies, welke niet conditioneel zijn Zoeken rol condities Er is een zoekfunctie toegevoegd op rol condities, deze zoekt uitsluitend in de rol condities van de huidige administratie Selecteren grootboekrekeningen bij rol permissies Alleen grootboekrekeningen, en niet langer subtotaal rekeningen kunnen vanaf nu worden geselecteerd Role permissions omschrijving onder Oracle / MSSQL Omschrijvingen worden nu afgekapt op 25 posities in verband met Oracle beperkingen.

20 CIFAS CS B.V Postbus AB MEPPEL 0800-CIFASBV [ ] CIFAS CS B.V.