Ons kenmerk c140/ Aantal bijlagen 1

Transcriptie

1 Directie Bestuur & Organisatie Directie Algemeen Stadscontroller Ingekomen stuk D3 Aan de leden van de gemeenteraad Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 21 december 2004 Datum uw brief Ons kenmerk c140/ Contactpersoon Twan Jetten Onderwerp Voortgang Plan van Aanpak Bedrijfsvoering Aantal bijlagen 1 Doorkiesnummer In november 2003 hebben wij het Plan van Aanpak Bedrijfsvoering vastgesteld. Dit plan van aanpak is besproken in de commissie Algemeen Bestuur op 10 maart Conform onze toezegging om uw raad te informeren over de voortgang, bieden wij u hierbij de voortgangsrapportage aan. Het plan van aanpak bedrijfsvoering beoogt de kwaliteitsverbetering van een aantal bedrijfsvoeringsprocessen en de informatievoorziening daarover, met het doel de sturingsmogelijkheden en de verantwoording te verbeteren. Bij de uitvoering het plan van aanpak is ervoor gekozen de trajecten deels volgtijdelijk en deels parallel te laten verlopen. Als eerste hebben we de aanpassing van regelgeving, processen en procedures ter hand genomen. Deze nieuwe richtlijnen moeten ertoe leiden dat met name de basisprocessen op financieel terrein beter gaan verlopen. Deze richtlijnen zijn nagenoeg allemaal gereed. De richtlijn verplichtingenadministratie legt de basis voor de invoering van de verplichtingenadministratie gemeentebreed in Daarnaast hebben we in de opzet van de administratie wijzigingen aangebracht waarmee de interne verrekeningen tussen afdelingen en directies tot een minimum kunnen worden beperkt. Door bovengenoemde maatregelen verwachten we een aanzienlijke verbetering ten aanzien van de actualiteit van de financiële informatie. Er is een kostprijssystematiek ontwikkeld waarmee kostenverdeling door de gehele gemeente op identieke wijze gaat plaatsvinden, en ertoe leidt dat financiële resultaten bij alle directies op gelijke wijze kunnen worden beoordeeld. Hiertoe is een gemeentelijke kostenverdeelstaat ontwikkeld waarmee ook de fragmentarische opbouw van de begroting tot Nijmegen, de oudste stad van Nederland. Kijk op Brief Raad rapp nov PvA.doc

2 Gemeente Nijmegen Directie Bestuur & Organisatie Directie Algemeen Stadscontroller Vervolgvel 1 het verleden behoort, hetgeen naar verwachting een efficiënter begrotingsproces oplevert. Ondersteunend daaraan hebben we de scheiding tussen verschillende gemeentelijke deeladministraties opgeheven, nieuwe richtlijnen en procedures afgesproken voor de wijze waarop tussentijdse financiële afsluitingen gaan plaatsvinden, een nieuwe aanzet gegeven tot meer eenduidigheid bij de invulling van het DIBB, en hebben we een actieplan om de BBV-voorschriften verder te implementeren. Nu komt het aan op de implementatie. Processen worden ingericht, medewerkers worden geïnstrueerd en opgeleid. Omdat er een nauwe relatie is met de vervanging van het ondersteunende financiële informatiesysteem is er voor gekozen dit te koppelen aan de implementatie van het financiële systeem (CODA). Daarmee is ook het belangrijkste risico genoemd; voor vrijwel alle vernieuwde processen is ondersteuning door CODA een vereiste. Overigens zullen wij over de voortgang van de implementatie van CODA afzonderlijk berichten. Wij willen waarborgen dat hetgeen is gerealiseerd ook wordt gebruikt en toegepast. Daarom zijn wij voornemens in het kader van het onderzoeksplan 213A in 2005 een onderzoek uit te voeren naar de financiële administratie in relatie met het verwachtingspatroon bij de keuze van het nieuwe financiële systeem. Het Plan van Aanpak bedrijfsvoering is vooraf ambitieus genoemd. Op enkele punten worden die ambities niet geheel gerealiseerd. Herijking van de kaders voor de tussenrapportages is nog niet gebeurd, we zullen dit in 2005 oppakken in samenhang met de aangepaste tussentijdse financiële informatievoorziening uit CODA. Daarnaast hebben we zijn we nog niet toegekomen aan de opstelling van een overallvisie ten aanzien van de toekomstige informatiehuishouding. We zullen hieraan in een nieuwe Plan van Aanpak Bedrijfsvoering voor de periode na 1 januari 2005 op terugkomen. Daarin zullen we ook ingaan op de voortgang op het gebied van Administratieve Organisatie (AO). We hebben hier niet voldoende voortgang geboekt, en we moeten onderkennen dat we daarmee risico s blijven lopen. Omdat de uitvoering van het plan van aanpak AO niet volgens planning verliep, hebben we prioriteit gegeven aan 5 aandachtsgebieden: Wet Werk en Bijstand, Loket inkomensondersteuning, Nieuw Financieel Systeem (CODA), Belastingen en Ontwikkelingsbedrijf. De voortgang daarbij geeft een wisselend beeld. We zullen de ontwikkeling van AO aanpakken in samenhang met de verbetering van de bedrijfsprocessen, hetgeen als speerpunt is opgenomen in het gemeentebrede organisatieontwikkelingstraject. Nijmegen, de oudste stad van Nederland. Kijk op Brief Raad rapp nov PvA.doc

3 Gemeente Nijmegen Directie Bestuur & Organisatie Directie Algemeen Stadscontroller Vervolgvel 2 Uiteraard zullen we u in 2005 nader informeren, onder meer via het nieuwe op stellen plan van aanpak, over de effecten van de maatregelen die zijn genomen. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers Nijmegen, de oudste stad van Nederland. Kijk op Brief Raad rapp nov PvA.doc

4 1. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Voldoen aan de BBV op het punt van comptabiliteitsvoorschriften 2. Efficiënt begroten Oplossen van de knelpunten in de totstandkoming van de financiële begroting Inventarisatie van nog te realiseren punten op het gebied van comptabiliteit in begroting en rekening Actieplan om betreffende punten te realiseren Inventarisatie van de knelpunten en voorstel voor een aangepaste werkwijze Implementatie van de nieuwe werkwijze in het nieuwe financiële systeem Ontwerp van een procesbeschrijving van het gehele begrotingsproces Inventarisatie gereed Actieplan gereed en in uitvoering Nieuwe werkwijze is vastgesteld Bij de inrichting van CODA en de begrotingsconversie wordt zo veel mogelijk rekening gehouden met de nieuwe werkwijze. Nieuwe procedures, en werkinstructies worden gemaakt, gevolgd door opleiding van de medewerkers. Het begrotingsproces 2006 zal voor het eerst geheel volgens de nieuwe werkwijze gebeuren. Is voor het financiële deel nagenoeg afgerond, moet nog uitgebreid worden tot het gehele traject van voorbereiding begrotingsbrief tot en met vaststelling door de raad Regelgeving is vastgesteld. Opdracht geven een complete procesbeschrijving te maken 3. Kostprijssystematiek Met een eenduidige en uniforme Ontwerp van een kostprijsmethodiek willen we uniforme bereiken dat alle financiële kostprijsmethodiek resultaten op dezelfde wijze gepresenteerd en geïnterpreteerd kunnen worden, en bovendien het begrotingsproces en het proces van interne verrekening Voortgangsrapp PvA BV nov 2004.doc kunnen worden vereenvoudigd. 1

5 4. Vervanging financieel systeem. 5. Eén gemeenschappelijke administratie 6. Periodieke financiële afsluiting 7. Verbetering relatie Administratiecentrum (AC) budgethouders Nieuw financieel systeem Coda als vervanger van eagle implementeren met ingang van 1 januari 2005 Sommige onderdelen van de gemeentelijke administratie staan los van de rest, met nadelige gevolgen voor de integraliteit van de informatievoorziening. Deze knelpunten willen we wegnemen. We willen bereiken dat de kaders en richtlijnen voor periodiek afsluiten transparant en uitvoerbaar worden, en voldoen aan de BBV We willen administratieve processen die transparant en efficiënt zijn, waarbij de klant optimaal bediend wordt Implementatie van de nieuwe systematiek in CODA Coda bouwen, testen en opleveren Uitwerking van een voorkeursvariant Implementatie van de nieuwe werkwijze en de organisatorische consequenties Ontwerp de kaders voor periodiek financiële afsluiting Implementeer de nieuwe werkwijze Ontwerp nieuwe administratieve processen tegen de achtergrond van de invoering van CODA Ontwerp een nieuwe SLA tussen AC en directies Het maken van de nieuwe procedures, en werkinstructies loopt nog. Er is een start gemaakt met de opleiding van de betrokken medewerkers. Hierover wordt afzonderlijk gerapporteerd Vastgesteld Is ondergebracht bij het project ACbudgethouders (nr 7), project is afgesloten Vastgesteld Beschrijving van de nieuwe processen en werkinstructies is nagenoeg afgerond. Daarna volgt opleiding van de medewerkers. Mede tegen de achtergrond worden de administratieve processen opnieuw beschreven. Dit is nagenoeg afgerond. Inmiddels is besloten de uitwerking van de SLA te laten volgen op het ontwerp van de werkprocessen. Voortgangsrapp PvA BV nov 2004.doc 2

6 8. Verplichtingen- en rechtenadministratie 9. Interne verrekeningen en ketenproblematiek 10. Financiële informatievoorziening 11. Kaders tussenrapportages De budgetbewaking moet verbeterd worden, onder meer door het invoeren van een adequate verplichtingen administratie We willen een verbeterde informatievoorziening op alle niveaus, die niet wordt gehinderd door vertragingen als gevolg van interne verrekeningen binnen de gemeentelijke administratie We willen een uniforme en zo efficiënt mogelijke inrichting van de administratie (rekeningschema) die alle bedrijfsprocessen ondersteunt We herijken de kaders ten aanzien van tussenrapportages Voorstel met daarin de condities voor het invoeren van een verplichtingenadministra tie Procesbeschrijving Implementatie van de verplichtingen administratie Een voorstel met betrekking tot de condities voor het terugdringen van administratieve lasten als gevolg van interne verrekeningen Een voorstel met betrekking tot de implementatie Ontwerp van een nieuw rekeningschema Nieuwe kaders m.b.t. inhoud en planning van de tussenrapportages Is vastgesteld Zijn gereed. Werkinstructies zijn nagenoeg afgerond. Opleidingen voor budgethouders starten binnenkort. Is vastgesteld Is in concept gereed Ontwerp nieuw rekeningschema is vastgesteld. Hierop wordt een externe review gedaan. Het project moet nog starten Opdracht geven voor de start van het project Voortgangsrapp PvA BV nov 2004.doc 3

7 12.Stuurinformatie en DIBB 13. Informatiebehoefte Investeringen 14. Visie op de technischorganisatorische aspecten van de toekomstige We willen eenduidig gebruik van het DIBB bevorderen, om de functie als instrument voor sturing en verantwoording uit te kunnen bouwen We willen de totale informatievoorziening rondom investeringen verbeteren, om beter inzicht te verkrijgen in de voortgang Procesbeschrijving Via het CODA-traject is een m.b.t. het gehele proces procesbeschrijving van het financiële van totstandkoming van proces gerealiseerd, en wordt er de tussenrapportages, gewerkt aan standaardrapportagemodellen voor de met inbegrip van het financiële verschillende BBI-producten (maraps). afsluitingsproces De procesbeschrijving van de rest van het proces moet nog worden opgestart. Richtlijnen voor De belangrijkste doelstelling van dit eenduidig gebruik van project was om eenduidig gebruik van het DIBB de verschillende informatieblokken in het DIBB te bevorderen. Hiertoe is via de begrotingsbrief 2005 (mede aan de hand van de checklist doelformulering) een aanzet gegeven. Inmiddels is er een opdracht verstrekt aan hoofd Proco om daar mee verder te gaan. Gezien deze opdracht kan het project stuurinformatie en DIBB worden beëindigd. Procesbeschrijving van Is gereed. het gehele proces rondom investeringen vaan aanvraag tot en met realisatie Ontwerp een volgsysteem investeringen Een visie op de specifieke technische en organisatorische randvoorwaarden die gepaard gaan met Ontwerp is nagenoeg gereed, en wordt ingebed in de beschreven procedures. In verband met het ontbreken van capaciteit is dit project vervallen Opdracht geven voor het resterende deel Voortgangsrapp PvA BV nov 2004.doc 4

8 informatiehuishouding 15. Administratieve organisatie (AO) en 16. Interne Controle Het bestaande en reeds eerder vastgesteld Plan van Aanpak verbetering AO/IC wordt uitgevoerd verdere integratie van sturings- en verantwoordinginformati e. Omdat uitvoering niet volgens plan verliep zijn er nieuwe prioriteiten gesteld: Wet Werk en Bijstand Loket inkomensondersteuning NFIS/CODA Met ingang van 1 januari 2005 is de nieuwe wet van kracht en zullen werkprocessen, procedures en instructies aangepast moeten zijn. Op dit moment worden geen knelpunten voorzien. Het onderdeel Protocolaire Verstrekkingen Gemeentelijke Bijzondere Bijstand behoort tot het werkgebied van het loket Inkomensondersteuning. Het aanpassen van de werkwijze voor alle kostensoorten van de Gemeentelijke Bijzondere Bijstand (GBB) zal niet voor het einde van dit jaar gereed zijn. Per 1 januari 2005 zal voor een klein aantal kostensoorten GBB gestart worden met de protocollaire verstrekking. Aanpassing voor andere kostensoorten Bijzondere Bijstand vindt plaats in de loop van Naar verwachting is eind oktober plm 80 % gereed en halen we tijdig de eindstreep. De maanden januari tot en met maart 2005 zijn nodig voor nazorg. Geen te verwachten knelpunten. Nieuw Plan van aanpak AO 2005 opstellen i.s.m. verbetering werkprocessen. Voortgangsrapp PvA BV nov 2004.doc 5

9 Belastingen Ontwikkelingsbedrijf Het organisatie ontwikkelingstraject heeft geleid tot vertraging bij het beschrijven van de werkprocessen bij Belastingen. Een nieuw plan van aanpak is in voorbereiding. De verwachting is dat hier een groot deel van 2005 mee gemoeid is. Eerste opzet van de projectonderdelen van de beschrijving van de AO van het Ontwikkelingsbedrijf is aanwezig. Een planning en capaciteitsoverzicht ontbreekt. Er is nog geen zicht op einddatum Voortgangsrapp PvA BV nov 2004.doc 6