Functionaliteit e-depot. Verkenning VGZ

Transcriptie

1 Functionaliteit e-depot Verkenning VGZ 3 februari 2016

2 Agenda Introductie Logius Drie modellen; Organisatie en omgeving; Aansluiting op CDD+; Archiefbeheer met het CDD+; Uitwisselen met derden; Antwoord op de vragen. 2

3 Logius 3

4 Logius: dienst digitale overheid 4 4 februari Logius, dienst

5 Nederland: nr. 4 digitale dienstverlening Europa 5

6 Logius; wie zijn we? Dienst digitale overheid, agentschap van ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Eenvoudig, snel, groen en betrouwbaar zaken regelen tussen overheden, burgers en bedrijven. Doel: betere dienstverlening, kostenbesparing en administratieve lastenverlichting. Verantwoordelijk voor: het beheer, de doorontwikkeling en de overheidsbrede toepassingen van deze diensten en standaarden. 6 4 februari Logius, dienst

7 Onze missie Logius biedt publieke dienstverleners een samenhangende digitale infrastructuur die hen in staat stelt met burgers en bedrijven en onderling, 7x24, betrouwbaar, snel, groen en gemakkelijk elektronisch zaken te doen 7

8 Onze Visie Expert op het gebied van overheidsbrede ICT-standaarden; Leveren van 7x24 uur ongestoorde, betrouwbare, accurate en veilige infrastructuur; Partner met oog voor behoefte van de klant; Uitdagende en inspirerende werkomgeving voor medewerkers; Maatschappelijke verantwoordelijkheid, verankerd in bedrijfsprocessen en producten; Voorspelbare en duurzaam financieel gezonde organisatie, bedrijfsvoering gericht op beheersbare groei. 8

9 9

10 Agenda Introductie Logius Drie modellen; Organisatie en omgeving; Aansluiting op CDD+; Archiefbeheer met het CDD+; Uitwisselen met derden; Cultuur Kennis Antwoord op de vragen. Procedures Handeling Wet- en regelgeving Technologie Informatieobject Metadata 10

11 Model 1: Records continuum 11

12 Kwaliteitseisen aan archiefstukken Authentiek Getuigenis Integer Activiteit Identiteit Bruikbaar Vorm Betrouwbaar 12

13 Model 2: Archiveringsysteem Cultuur Kennis Procedures Handeling Wet- en regelgeving Technologie Informatieobject Metadata 13

14 Model 3: Open Archival Information System (OAIS) 14

15 Agenda Introductie Logius Drie modellen; Organisatie en omgeving; Aansluiting op CDD+; Archiefbeheer met het CDD+; Uitwisselen met derden; Antwoord op de vragen. EDDA Expertisecentrum Beheer Digitaliseringsdienst Archivistisch Beheer Functioneel Beheer 15

16 Organisatie Justid 16

17 Taken EDDA Expertise- en Dienstencentrum Digitale Archivering (JustID/EDDA): Kenniscentrum; Vraagbaak; Ondersteuning in de uitvoering; Onderhoud en beheer van CDD+; Doorontwikkeling van e-depotvoorziening. EDDA Expertisecentrum Beheer Digitaliseringsdienst Archivistisch Beheer Functioneel Beheer 17

18 Taakverdeling EDDA Expertisecentrum Beheer 18

19 Beheer Operatie/EDDA: Archivistisch beheer (Operationeel BISL); Functioneel beheer (Operationeel BISL); Expertisecentrum (Tactisch BISL - Behoeftemanagement). Technologie (interne leverancier): Technisch beheer (ITIL3); Applicatiebeheer (ITIL3). Strategie & Middelen (Overig tactisch en strategisch BISL): Planning & Control; Portfoliomanagement; Financieel management; Contractmanagement. 19

20 Stand van Zaken Geschiedenis 1/2 Tijdlijn Bestuurlijk 2006 Ontwikkeling van CDD Besluit Bestuursraad Justitie: CDD+ inzetten als gemeenschappelijk elektronisch depot 2011 Herbevestiging besluit Bestuursraad 2013 Besluit Programma IDMI: CDD+ inzetten voor archivering en uitwisseling in de vreemdelingenketen 2014 Besluit Stuurgroep VPS: CDD+ inzetten voor archivering en uitwisseling in de strafrechtketen Besluit Rechtspraak: CDD+ inzetten voor archivering Besluit Stuurgroep VPS: CDD+ inzetten voor archivering en uitwisseling in de strafrechtketen 2015 Besluit Stuurgroep DWS: CDD+ inzetten voor archivering en uitwisseling Politie, OM, Rechtspraak Besluit Hoge Raad: CDD+ inzetten voor archivering en uitwisseling Besluit RvS: CDD+ inzetten voor archivering en uitwisseling 20

21 Stand van Zaken Geschiedenis 2/2 Tijdlijn Aangesloten 2006 Ontwikkeling van CDD DJI/GW 2009 DJI/DForZo 2010 DBS; IND 2011 DJI/BCL POL HGL, 2014 DJI/DBV; Rechtspraak (pilot e-kanton); FGZ 2015 COA; DJI/JJI; DT&V 21

22 Stand van Zaken Toekomst Tijdlijn Lopende trajecten 2016 Hoge Raad; KMAR; OM; Rechtspraak Intentie: RvS; RvdK, VenJ (DigiJust) 22

23 n Archefobjecten Stand van Zaken Toekomst Huidige omvang: ca archiefstukken Groei afgelopen jaar: ca archiefstukken Groeiprognose archiefobjecten Totaal objecten FGZ Overige Jaren 23

24 VOLUME ONAFHANKELIJKE KOSTEN Kosten Volume onafhankelijke kosten worden verdeeld; Volume afhankelijke kosten (opname en opslag) wordt per klant berekend. Curve volume onafhankelijke kosten per ketenpartner/n ketenpartners N KETENPARTNERS 24

25 Agenda Introductie Logius; Drie modellen; Organisatie en omgeving; Aansluiting op CDD+; Archiefbeheer met het CDD+; Uitwisselen met derden; Antwoord op de vragen. Cultuur Kennis Procedures Handeling Wet- en regelgeving Technologie Informatieobject Metadata 25

26 Positionering van CDD+ in Records continuum Dimension 1 CREATE Evidentiality collective memory Dimension 2 CAPTURE corporate/ individual memory evidence trace Identity institution organisation unit(s) actor(s) transaction activity function purpose Transactionality [archival] document record(s) Dimension 4 PLURALISE archive archives Recordkeeping containers Dimension 3 ORGANISE Naar: Upward, Frank Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. Education. Monash University. 26

27 Consequenties positionering CDD+ Wat gebeurt waar? creatie in KA, DMS, WfM, etc. (of scannen); (onmiddellijk) borgen in context; organiseren in het CDD+; vermeerderen in de keten m.b.v. logistieke service openbaar bij het NA (na overbrengen) 27

28 Aansluiten op CDD Via JAB/JUBES met ebxml. PPS CDD+ 28

29 Records continuum Werkprocessen/ICT 29

30 Records continuum Formele kaders Werkprocessen/ICT 30

31 Records continuum Formele kaders Werkprocessen/ICT Metadata 31

32 Records continuum Cultuur en kennis Formele kaders Werkprocessen/ICT Metadata 32

33 Aansluitingstraject (volledig) Quick scan Vooronderzoek Specificatiefase Realisatiefase Implementatie Juridisch Raam- en/of nadere overeenkomst Document Offerte Offerte Offerte DNO Activiteit Formeel kader Werkproces Metadata Infrastructuur ICT Formeel kader Werkproces Metadata Infrastructuur ICT Oplossen fit-gap Opstellen specificaties koppelingen en eventueel aanpassing CDD+ Inrichten en aanpassen CDD+ systeem Realiseren koppelingen Opleidingen Testen en evalueren Implementatie In beheer name 33

34 Aansluitingstraject (verkort) Vooronderzoek Specificatiefase Realisatiefase Implementatie Juridisch Raam- en/of nadere overeenkomst aanpassen Document Offerte Offerte DNO Activiteit Beperkt: Formeel kader Werkproces Metadata Oplossen fit-gap Opstellen specificaties Inrichten CDD+ Testen en evalueren Implementatie In beheer name 34

35 Agenda Introductie Logius; Drie modellen; Organisatie en omgeving; Aansluiting op CDD+; Archiefbeheer met het CDD+; Uitwisselen met derden; Antwoord op de vragen. 35

36 Archieffuncties 1. Opnemen en opslaan; 2. Beschrijven; 3. Ordenen; 4. Beschikbaarstellen; 5. Bewaren; 6. Waarderen; 7. Selecteren; 8. Verwijderen: a. Vernietigen; b. Overbrengen. 36

37 1/8 Opnemen en opslaan Klant JustID / CDD JustID / IT (1) Store SIP DOI/ LINK (2b) Store AIP DOI (3) Request DIP (2b) SIP storage confirmation (2a) DOI/ LINK (4) Request AIP AIP Audit trail (6a) (6b) Deliver DIP (5) Deliver AIP Business proces service Archival service Archival storage DOI/ DIP (I) Request AIP (II) Deliver DIP DIP DOI CDD interface 37

38 2/8 Beschrijven 38

39 3/8 Ordenen 39

40 4/8 Beschikbaarstellen (RBAC) 40

41 4/8 Beschikbaarstellen (Tweetrapsraket) 41

42 4/8 Beschikbaarstellen (ABAC) 42

43 4/8 Beschikbaarstellen aan derden Ministerie Organisatie A Organisatie B Organisatie C Vestiging Almelo Vestiging Utrecht Vestiging Den Haag Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 43

44 4/8 Beschikbaarstellen Zoeken: Op metadata; Op trefwoord (FTR) in onderzoek Raadplegen: Via de Webinterface; Via asynchrone bevraging; Via synchrone bevraging mbv deep link (DOI) in ontwikkeling (PoC geslaagd) 44

45 5/8 Bewaren (preservatie) Categorie I: Duurzame bestandsformaten die volledig worden ondersteund; Categorie II: Bestandsformaten die worden ondersteund door conversie naar een formaat uit categorie I; Categorie III: Bestandsformaten die alleen worden opgeslagen, zonder garantie voor het openen van de documenten in de toekomst; Categorie IV: Bestandsformaten die niet worden geaccepteerd in het CDD+. 45

46 6/8 Waarderen 46

47 7/8 Selecteren Attendering x jaar na peildatum: opmaakdatum; ontvangstdatum; sluiting dossier; sluiting zaak; etc. CDD+ zoekt documenten obv BSD/SL Na goedkeuring > samenstelling vernietigingslijst of overbrengingslijst 47

48 8/8 Verwijderen: Vernietigen of overbrengen a) Vernietigen na goedkeuring b) Overbrengen na goedkeuring Geordende en toegankelijke staat Geordende en toegankelijke staat Metadata Metadataschema Archiefwet (1995) Archief- Besluit (1995) Archief- Regeling (2010) NEN-ISO (2006) Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (2009) ToPX (NA) (2015) Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheid (2014) Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (2009) 48

49 Agenda Introductie Logius; Drie modellen; Organisatie en omgeving; Aansluiting op CDD+; Archiefbeheer met het CDD+; Uitwisselen met derden; Antwoord op de vragen. IND DT&V COA Politie DJI KMAR BZ Abonnementen Terugmeld voorziening Toegang Loketvoorziening (CDD+ BVV+) Koppelvlakken loketvoorziening en archief IND DT&V COA Politie DJI KMAR BZ CDD (DWR) 49

50 Digital Object Identifier (DOI) Uniek nummer 50

51 Verwijzen in plaats van vermenigvuldigen Logistic service Ketenpartner A (11) Confirmation Status (10a) Update Ketenpartner B Business proces service A DOI (3a) Send DOI DOI (4a) Update (4b) Notification Business proces service B DOI (1) Store SIP (2) SIP/DOI (3b) Deliver metadata (5) Request DIP (8) Deliver DIP DIP (9) Add metadata DOI (10b) Store DOI (10b ) Dispose DIP CDD+ 51

52 Eén waarheid (DOI/POI) Object A (DOI A) Object B (DOI B) Metadata A Metadata B Database Opslag Informatieobject (POI) Bijvangst: enkelvoudige opslag / meervoudig gebruik 52

53 Voorbeeld: Vreemdelingenketen IND DT&V COA Politie DJI KMAR BZ Abonnementen Terugmeld voorziening Toegang Loketvoorziening (CDD+ BVV+) Koppelvlakken loketvoorziening en archief IND DT&V COA Politie DJI KMAR BZ CDD (DWR) 53

54 Vragen? 54

55 Agenda Introductie Logius; Drie modellen; Organisatie en omgeving; Aansluiting op CDD+; Archiefbeheer met het CDD+; Uitwisselen met derden; Antwoord op de vragen. 55

56 Generieke onderwerpen Alle activiteiten in het CDD+ worden gelogd. Beheershandelingen rondom documenten worden in een eventgeschiedenis weggeschreven; 2. Het CDD+ voldoet aan de BIR. Dit wordt met enige regelmaat geaudit; 3. Het CDD+ kan met behulp van classificaties vorm geven aan Wbnp en Wob; 4. De continuïteit wordt gewaarborgd door redundante uitvoering, online backup, eigen beheerteams (functioneel, applicatie en technisch beheer en een eigen expertisecentrum ten behoeve van de doorontwikkeling van de e-depotvoorziening); 5. Het CDD+ is een beheerde applicatie en staat in een beveiligde omgeving. Alle handelingen rondom archiefobjecten worden vastgelegd en de integriteit wordt vanaf opname bewaakt. 56

57 Generieke onderwerpen Het CDD+ maakt geen gebruik van encryptie; 7. Justid werkt met een interne leveranciers. Continuïteitsproblemen zullen leiden tot grote risico s in de justitiële ketens; 8. Er zijn tot op heden geen ontbindende voorwaarden geformuleerd. Het CDD+ is voor het VenJ-domein een verplichte winkelnering; 9. Er wordt geaudit door beveiliging en (tweejaarlijks) door de Erfgoedinspectie; 10.Op verzoek worden er tellingen verricht. Op dit moment loopt een verkenning naar tooling waarmee klanten zelf kunnen monitoren. 57

58 Opname van archiefobjecten 1. Alle bestandsformaten kunnen worden opgenomen met uitzondering van actieve formaten (.exe), gezipte (.zip) en versleutelde bestanden; 2. Bij voorkeur worden archiefobjecten en hun metadata met XMLberichten via een netwerk aangeleverd; 3. Het CDD+ spreekt TMR, daarnaast kunnen metadata apart opgeslagen worden in een XML-document; 4. Mapping vindt geautomatiseerd plaats op basis van de vooraf vastgestelde velden en hun vastgestelde domeinen; 5. Bij opname wordt geautomatiseerd vastgesteld of de aangeleverde archiefobjecten en metadata aan de afgesproken eisen voldoet. Zo niet, wordt het archiefobject geweigerd. 58

59 Opslag van archiefobjecten 1/2 1. Metadata en archiefobjecten worden gescheiden (redundant) opgeslagen; 2. Wij kennen vier categorieën bestanden: Categorie I: Duurzame bestandsformaten die volledig worden ondersteund; Categorie II: Bestandsformaten die worden ondersteund door conversie naar een formaat uit categorie I; Categorie III: Bestandsformaten die alleen worden opgeslagen, zonder garantie voor het openen van de documenten in de toekomst; Categorie IV: Bestandsformaten die niet worden geaccepteerd in het CDD+. 3. Afhankelijk van hoe de klant aanlevert (als DOI of bestand), wordt enkelvoudig of meervoudig opgeslagen; 4. Behoud van functionaliteit van de bronsystemen is afhankelijk van de duurzaamheid van het gebruikte bestandsformaat; 5. Er is op dit moment nog geen oplossing voor de duurzame bewaring van GIS-objecten; 59

60 Opslag van archiefobjecten 2/2 6. Performanceproblemen zijn niet één op één te relateren aan de toename van het archief an sich. Het CDD+ is opgedeeld in een aantal batchprocessen die voor sommige typen van gebruik kunnen worden opgeschaald; 7. Het CDD+ gaat gebruik maken van het rekencentrum in Apeldoorn en maakt daarmee dus deel uit van de aanstaande Rijkscloud en valt derhalve onder de Nederlandse wetgeving; 8. Op dit moment wordt op één plaats opgeslagen. Het CDD+ is echter voorbereid om meerdere archival storages aan te spreken, mits deze benaderbaar zijn voor onder andere uitleveren en preserveren van archiefobjecten en verwijdering door het CDD+ wordt uitgevoerd. 60

61 Metadatabeheer 1. Het CDD+ faciliteert archiefbeheer en heeft functionaliteit aan boord om muteerbare metadata te wijzigen. Justid/EDDA beheert de archiefbescheiden dus niet, maar op verzoek kunnen bulkmutaties worden uitgevoerd door functioneel beheer; 2. Default metadata wordt bij opname toegekend en metadata rondom de eventgeschiedenis wordt bij het uitvoeren van de beheershandeling geautomatiseerd toegevoegd; 3. De zorgdrager moet er voor zorgen dat het archief wordt beheerd; 4. Het CDD+ is opgezet als een gemeenschappelijke voorziening voor het VenJ-domein en binnen het Rijk is het TMR leidend voor archiefbeheer. 61

62 Beheer 1. Justid heeft technisch, applicatie en functioneel beheer ingericht; 2. Justid heeft de beheertakken in verschillende teams ondergebracht, zodat functiescheiding is gerealiseerd; 3. Justid volgt Justid-breed ITIL, functioneel beheer EDDA volgt BISL; 4. De zorgdrager moet het archiefbeheer laten uitvoeren; 5. Afspraken worden vastgelegd in DNO s en onderliggende documenten; 6. Er zijn verschillende afspraken over monitoring, rapportages en te leveren prestaties, afhankelijk van keten en klant; 7. Zorgdragers hebben beperkt invloed op verdere ontwikkeling; 8. Van cocreatie van een e-depotvoorziening is geen sprake; 9. Justid heeft een Gebruikersraad (tactisch) en Change Advisory Board (operationeel) ingericht. 62

63 Preservatieplanning 1. Justid\EDDA heeft sinds 2008 ervaring met preservatie planning; 2. Preservatie planning is apart van beheer in het expertisecentrum gepositioneerd. Het expertisecentrum beschikt over een testbed om conversies voor bedreigde bestanden met verschillende tools te testen. De meest geschikte tool wordt in het CDD+ ingebouwd. Het CDD+ roept geteste tooling aan om conversies uit te voeren, die vervolgens in de eventgeschiedenis worden weggeschreven; 3. Er worden dagelijks duizenden archiefobjecten aan lopende werkprocessen van de justitiële ketens uitgeleverd. Daarnaast wordt de integriteit van de bestanden gecontroleerd; 4. De zorgdrager wordt door EDDA geadviseerd om op een bepaald moment conversies door EDDA uit te laten voeren. Van de zorgdrager wordt een besluit verwacht. Uiteraard kan de zorgdrager desgewenst kennis en kunde inbrengen, want dit terrein is in Nederland mager bezet. 63

64 Toegang 1/2 1. Het CDD+ bedient verschillende doelgroepen, dit is op dit moment afhankelijk van de informatie waartoe die groep is gerechtigd; 2. Met behulp van classificaties kan op allerlei wijzes toegang worden verleend; 3. De archiefvormer verzorgt het toegangsbeheer. Justid beheert enkel de beheerders. Van de zorgdrager wordt verwacht dat toegangsbeheer is ingericht; 4. Het CDD+ kan toegang verlenen aan derden; 5. Het CDD+ is toegankelijk via een website, via a-synchroon berichtenverkeer en momenteel wordt aan een synchrone bevraging gewerkt; 64

65 Toegang 2/2 6. Archiefbescheiden zijn vindbaar via metadata; 7. Archiefbescheiden worden in hun samenhang opgenomen en opgeslagen en zijn hierop ook vindbaar; 8. Het CDD+ wordt aan de primaire processystemen gekoppeld en afhankelijk van het migratiemoment geautomatiseerd gevuld. Controle van volledigheid en intact zijn, is daarmee een auditbaar en testbaar proces geworden; 9. EDDA spreekt niet meer van kopieën en originelen, omdat dit in het digitale domein geen houdbare concepten meer zijn. Er is maar één waarheid, als gebruik wordt gemaakt van enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik. 65

66 Vernietigen 1. De zorgdrager heeft het archiefbeheer ingericht en heeft op die wijze regie over de vernietiging. Het CDD+ faciliteert de beheerder in het vernietigen; 2. Er wordt een lijst van te vernietigen stukken goedgekeurd die op een in te voeren moment moet worden vernietigd. Als dat moment is aangebroken worden de archiefbescheiden vernietigd; 3. Er wordt een Verklaring van vernietiging opgesteld; 4. Afhankelijk van de mate van hergebruik wordt òf de metadata met de verwijzing naar het bestand vernietigd òf (bij de laatste en enige verwijzing) de metadata inclusief het bestand vernietigd. 66