OPENBAAR EXEMPLAAR, NAMEN ZIJN VERWIJDERD

Transcriptie

1 OVERDRACHT VAN DIGITALE INFORMATIE DOOR DE ARCHIEFVORMER: HET SUBMISSION INFORMATION PACKAGE (SIP) Deelproject 8 Preserveringsbeleid OPENBAAR EXEMPLAAR, NAMEN ZIJN VERWIJDERD Datum Wijziging versie 18 juni 2008 Concept voor interne expertmeeting Docloods september 2008 Bespreking in deelprojectgroep DocLoods v.1 31 oktober 2008 Wijzigingen n.a.v. bespreking met projectleider 1A 5 december 2008 Wijzigingen n.a.v. reviews klankbordgroep 1B 12 januari 2009 Nagekomen reviews klankbordgroep

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Wat draagt de archiefvormer over? Hoe draagt de archiefvormer de digitale informatie over?... 5 Bijlage 1: Overeenkomst... 9 Bijlage 2: Achtergrondinformatie

3 1. Inleiding Aanleiding Op grond van artikel 12 van de Archiefwet brengt de archiefvormer de archiefstukken die voor permanente bewaring in aanmerking komen over naar de archiefbewaarplaats. Deze archiefstukken betreffen zowel papieren als digitale informatieobjecten. Alhoewel de overbrenging betrekking heeft op archiefstukken van twintig jaar en ouder die permanent bewaard moeten blijven, kan ten aanzien van de betrouwbaarheid en duurzaamheid van digitale informatieobjecten worden gesteld dat een groot risico ontstaat als deze termijn wordt aangehouden zonder actieve preserveringsmaatregelen te treffen. Om duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te kunnen garanderen, moet de archiefvormer al lang voor de overdracht aan het GAR maatregelen treffen om de informatieobjecten te behoeden voor (dreigend) verval in de toekomst. De Archiefwet en daarvan afgeleide regelingen stellen alleen eisen aan de overdracht van overheidsarchieven. Dit document heeft daarom uitsluitend betrekking op de overdracht van digitale informatieobjecten van overheidsinstellingen. Dit laat niet onverlet dat het ook noodzakelijk is om afspraken te maken voor de overdracht van particuliere archieven. Doel van het document Dit document beoogt de relatie tussen de archiefvormer en het GAR te beschrijven en handvatten te bieden voor het structureren van de interacties bij de overdracht van digitale informatieobjecten. De handvatten bestaan uit een overdrachtsovereenkomst ( Submission Agreement ), beschrijvingen van het feitelijk overdragen (transfer) van de submission information packages (SIP s) en de beheersverantwoordelijkheid over die informatieobjecten aan het GAR. Opbouw van het document Paragraaf 2 beschrijft wat aangeleverd wordt door de archiefvormer (het SIP ), paragraaf 3 behandelt hoe het moet worden aangeleverd (overdrachtsovereenkomst, zie bijlage 1). Bijlage 2 geeft achtergrondinformatie over het Open Archival Information System (OAIS) en het Submission Information Package (SIP)

4 2. Wat draagt de archiefvormer over? Na de creatie of ontvangst worden archiefstukken (de informatieobjecten met hun metadata) opgenomen in de (recordmanagement) 1 applicatie, die deel uitmaakt van het archiveringssysteem van de archiefvormer. Definitieve opslag van digitale informatieobjecten en aanvullende metadata vindt plaats in een standaard (duurzaam) formaat. Indien de informatieobjecten voor langere termijn bewaard moeten blijven, ligt het voor de hand dat ze na afhandeling in een digitaal depot worden opgenomen, dat is ingericht voor duurzame bewaring en preservering. 2 Eisen aan het Submission Information Package (SIP) 3 Het SIP bestaat uit in goede, geordende en toegankelijke staat weergegeven digitale informatieobjecten met hun metadata, zoals de archiefvormer deze aanbiedt. Hiertoe wordt het door de archiefvormer verwijderd uit zijn gecontroleerde omgeving en aangeleverd aan het E-depot. De kwaliteitseisen hebben betrekking op de authenticiteit, integriteit, interpreteerbaarheid, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van informatie. Dit wordt onder andere bepaald door de kwaliteit van de metadata, afspraken over software, hardware, etc. Het GAR garandeert de authenticiteit en integriteit van een informatieobject pas na de formele opname daarvan in het E-depot. Tot die tijd is de archiefvormer daarvoor verantwoordelijk. Eisen aan het informatieobject - De inhoud van een informatieobject kan op diverse manieren worden weergegeven en varieert van bekende formaten (Word, PDF, JPEG) tot zeer complexe uitwisselingsformaten (vb. METS). De inhoud kan direct in het SIP zijn opgenomen of er kan naar verwezen worden middels URL s. In het laatste geval moet de website voldoen aan de webrichtlijnen van de overheid ( De URL moet worden bekeken voordat de verantwoordelijkheid is overgenomen en de informatie moet door de archiefvormer daadwerkelijk overgebracht worden aan het GAR. Op de plaats van de URL kan een referentie worden geplaatst dat de informatie is overgedragen aan het GAR. - Digitale informatieobjecten dienen, voor zover mogelijk en uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, te worden opgeslagen volgens standaarden voor opslagformaten die voldoen aan de volgende eisen: a. het is een open standaard, tenzij dat onmogelijk is. Als het onmogelijk is, is het opslagformaat goed gedocumenteerd (specificaties, datamodel, etc.); b. compressie is uitsluitend toegestaan indien aantoonbaar geen onacceptabel informatieverlies optreedt; c. het opslagformaat kent geen encryptie. Eisen aan de metadata Om de kwaliteit van de informatieobjecten door de tijd heen te kunnen waarborgen en ze op te kunnen nemen in het E-depot, is het noodzakelijk om een aantal gegevens over de informatieobjecten vast te leggen, de metadata. Metadata laat zich verdelen in drie groepen: > Beschrijvende metadata (ten behoeve van de identificatie, interpretatie, authenticatie, vindbaarheid); > Technische metadata (over de software, hardware en opslagformaat); > Administratieve of beheersmetadata (autorisatie, logistieke gegevens, eigendom, formele herkomst, verantwoording van de beheersactiviteiten). 1 De werkelijkheid is complexer en breder, maar dit document beperkt zich tot digitale informatieobjecten in een RMA. 2 Het GAR definieert preservering als: het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van digitale informatieobjecten. Het gaat hierbij om: - processen die ervoor zorgen dat de objecten toegankelijk, bruikbaar en begrijpelijk blijven; - hardware en software die de authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van de informatieobjecten moeten waarborgen; - strategieën, die voortdurend geactualiseerd moeten worden; - benodigde instrumenten, zoals deze toegepast worden om technologische ontwikkeling te monitoren in het kader van de zogenaamde Technology Watch. 3 Voor meer informatie over het SIP, zie de bijlage

5 3. Hoe draagt de archiefvormer de digitale informatie over? De overdracht wordt formeel geregeld met een overdrachtsovereenkomst. Met het ondertekenen van de overdrachtsovereenkomst wordt de archiefvormer ontlast van de verantwoordelijkheid voor het opslaan, preserveren en beschikbaar stellen van de informatie. Voor opname in het E-depot levert (het systeem van) de archiefvormer de volgende metadata aan: Type Metadata Naam (s)/actor(en) Geschiedenis van de Actor(en) Toe te passen op niveau Archief/ dossier/zaak enkelvoudig Bestand Informatieobject/ File ja nee nee ja nee nee Voorbeeld Periode ja nee nee start- + einddatum Mandaat Actor(en) ja nee nee Opmerking dd-mm-jjjj Bronnen ja nee nee Literatuurverwijzingen Naam overdragende ja nee nee instantie Datum aanlevering ja nee nee Uniek kenmerk (id) ja ja ja Naam archief ja nee nee Datering ja ja ja start- + einddatum Vb. looptijd, maar ook creatiedatum Geschiedenis van het ja nee nee archief/de archieven Drager (s) ja Ja Ja Waar nodig Kenmerk taak (id) ja ja ja Omschrijving taak ja nee nee Kenmerk werkproces (id) ja ja ja Omschrijving werkproces ja nee nee Omschrijving/onderwerp nee ja ja Annotatie nee ja ja Inhoudelijke toelichting Voorwaarden voor nee ja ja raadpleging/openbaarheid Taal ja ja ja Omvang ja ja ja In MB Soort informatieobjecten ja ja ja tekst, beeld, geluid

6 Bestandsformaten ja ja ja Versie nee nee ja bestandsformaat Checksum ja ja ja Compressie (encodering; bit-rate) nee nee ja Resolutie (in dpi) nee nee ja Besturingssysteem/software gebruikt voor creatie van het informatieobject Besturingssysteem/software voor het raadplegen van het informatieobject nee nee ja nee nee ja Stappenplan 1. De archiefvormer bezit informatie, die: - of overeenkomstig de door de gemeentearchivaris goedgekeurde lijst vernietigbare en te bewaren documenten permanent bewaard moet blijven; - of voldoet aan het acquisitieprofiel van het GAR. 2. De informatieobjecten zijn volgens de regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden beschreven in een Documentair Structuurplan (DSP). 3. De archiefvormer heeft afspraken vastgelegd over alle geldende rechten en plichten die betrekking hebben op de informatieobjecten, zoals openbaarheid, auteursrecht, etc. 4. De archiefvormer beschikt over een applicatie - met recordmanagementfunctionaliteit: informatieobjecten worden overgedragen met bijbehorende metadata 4 ; - zonder recordmanagementfunctionaliteit: er is onderzoek vereist naar het beheer en de overdracht van informatie. Na de overdracht van het beheer kan het brondocument uit het systeem van de archiefvormer verwijderd worden. 5. Feitelijke overdracht: - Het GAR ontvangt in principe geen fysieke dragers. Digitale aanlevering van informatie via het File Transfer Protocol (FTP) heeft de voorkeur. Het uitwisselingsformaat mag niet afhankelijk zijn van leveranciers en moet de logische structuur tussen de componenten van een document bewaren, alsmede de koppelingen tussen documenten of een document met een specifiek bestandsformaat en een informatieobject dat informatie bevat over het weergeven van dat formaat. XML is een geschikte basis voor een uitwisselingsformaat 5. De binaire inhoud van het informatieobject kan direct in het SIP gevat worden, maar de archiefstukken kunnen ook verpakt worden in een variatie uit inkapselingstandaards zoals METS of MPEG-21 DIDL. - Het SIP moet authenticatie mechanismen bevatten, zowel ter verificatie van de herkomst (het SIP komt van de juiste archiefvormer) als van de integriteit van het document (het SIP is niet gewijzigd). - Het SIP mag geen digitale handtekening bevatten of versleuteld zijn, behalve tijdens de overdracht tussen de aanbieder en het archief. Daarna moet de versleuteling ongedaan gemaakt kunnen worden. 6. Acceptatie GAR: in eerste instantie wordt getekend voor ontvangst, daarna voor opname. 7. Verwijderen van de informatieobjecten uit het systeem van de archiefvormer. 4 Wanneer de archiefvormer containerbestanden samenstelt en in die vorm overdraagt, functioneren de XML-containers als SIP s. Men kan dit automatiseren m.b.v. een migratie- of inkapselingstool of de RMA voorzien van een SIP-exportmodule. (zie XML-schema van DAVID, 5 Functionele specificaties bewaarsysteem, Testbed digitale bewaring,

7 Interactie tussen de archiefvormer en het GAR Specificaties, use cases en een informatiemodel voor de overdracht van het SIP zijn beschreven door de International Council on Archives (UN) in het document Record Exchange Standard 6. De beschrijving van de interacties is ontleend aan de ISO-norm 20652:2006 Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard 7. Het bevat overigens niet alle daarin genoemde interacties. De interactie tussen de archiefvormer en het GAR is onderverdeeld in vier fasen: - P. De voorbereidende of pre-ingest fase betreft de onderhandelingen tussen de archiefvormer en het GAR: welke digitale informatieobjecten worden wanneer en hoe overgedragen, wat is de herkomst, hoe is de toegankelijkheid geregeld en een minimumset aan beheergegevens. - F. De formele fase, waarin overeenstemming wordt bereikt over de over te dragen informatieobjecten, de aanvullende informatie (metadata) en de planning van de overdracht. Dit wordt vastgelegd in een overdrachtsovereenkomst (zie bijlage 1). - T. In de overdrachtsfase (transfer) vindt de feitelijke overdracht van de informatieobjecten naar het E- depot plaats zoals overeengekomen. Hierbij komen periodieke berichten over de status van de overdracht voor. - V. De validation phase betreft de technische en inhoudelijke kwaliteitscontrole van de overgedragen informatieobjecten. Deze kwaliteitscontrole maakt onderdeel uit van de ingest-procedure van het E- depot. Die interacties zijn niet beschreven in dit document. Aan het einde van de overdrachtsessie informeert de archiefvormer het GAR dat de overdracht compleet is, waarna het GAR de archiefvormer informeert dat de overdracht compleet is en de verantwoordelijkheid voor het beheer is overgenomen. Id Interactie (ISO ) P-1 leg contactpersonen vast en maak afspraken over de werkwijze P-2 Wissel algemene informatie uit over de voorwaarden/ procedure voor overdracht en ieders rol en verantwoordelijkheden. P-3 Beschrijf welke informatieobjecten moeten worden gepreserveerd Betrokkene (wie speelt een rol?) P-4 Stel vast welke aanvullende informatie nodig is P-9 Stel een overzicht op van de over te dragen informatieobjecten in relatie tot de categorieën te archiveren informatie P-12 Lever de bij de informatieobjecten toegepaste standaarden aan P-13 Beschrijf de beschikbare tools voor toepassing van de standaarden P-19 Bereken de omvang (data-volume) van de informatie die wordt overgedragen P-23 Stel de eisen vast voor beveiliging en authenticatie ivm de feitelijke overdracht tussen archiefvormer en het GAR P-26 Bepaal welke standaarden en tools kunnen worden gebruikt voor authenticatie van de informatiebronnen bij de overdracht. P-29 Bepaal de eisen tav intellectuele eigendom P-30 Bepaal de voorwaarden voor raadpleging Toelichting Zie 3 Encryptie, encoding en gebruik van signatuurmechanismen Betreft maatregelen voor een betrouwbare overdracht (bijv. d.m.v. encryptie) 6 Business Requirements Specification (BRS) - Record Exchange Standard d.d Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard. Blue Book. Issue 1. May

8 P-34 Maak een conceptbeschrijving van het SIP P-35 Wissel de eisen en beperking/restricties m.b.t. de overdracht van de informatieobjecten uit en bepaal mogelijke oplossingen F-8 Maak een beschrijving van de informatieobjecten met verwijzing naar een data-dictionary en een model als onderdeel van de overeenkomst) F-9 Stel op basis van de bepaalde type informatieobjecten en hun attributen een data-dictionary op F-13 Stel de formele verklaring van overdracht op F-14 Beschrijf de wijze waarop en de middelen voor overdracht van de informatieobjecten F-15 Beschrijf in welke vorm de Data objecten worden aangeleverd F-16 Beschrijf de periode van overdracht gerelateerd aan de objectentypen. F-17 Bepaal de overdrachtstest F-18 Stel vast welke software-tools voor de overdracht worden gebruikt T-1 Voer de overdrachtstest uit. T-2 Zorg voor de correcte uitvoering van de overdrachtsacties Maker Toetser Digitaal netwerk, protocollen, media, etc. Bv aan de hand van ISO XML Formatted Data Unit (XFDU) Structure and Construction Rules. Blue Book. Issue 1. September

9 Bijlage 1: Overeenkomst Model overdracht van het systeem van de archiefvormer (in eerste instantie de diensten en deelgemeenten in Rotterdam en de regio-instellingen) naar het E-depot van het GAR Naam overbrengende partij Naam over te brengen informatieobject(en) Type materiaal Datum overbrenging Type Metadata Naam (s)/actor(en) Geschiedenis van de Actor(en) Toe te passen op niveau Archief/ dossier/zaak enkelvoudig Bestand Informatieobject/ File ja nee nee ja nee nee Voorbeeld Periode ja nee nee start- + einddatum Mandaat Actor(en) ja nee nee Opmerking dd-mm-jjjj Bronnen ja nee nee Literatuurverwijzingen Naam overdragende ja nee nee instantie Datum aanlevering ja nee nee Uniek kenmerk (id) ja ja ja Naam archief ja nee nee Datering ja ja ja start- + einddatum Vb. looptijd of creatiedatum Geschiedenis van het ja nee nee archief/de archieven Drager (s) ja ja ja Waar nodig Kenmerk taak (id) ja ja ja Omschrijving taak ja nee nee Kenmerk werkproces (id) ja ja ja Omschrijving werkproces ja nee nee Omschrijving/onderwerp nee ja ja Annotatie nee ja ja Inhoudelijke toelichting Voorwaarden voor raadpleging/openbaarheid nee ja ja Taal ja ja ja

10 Omvang ja ja ja In MB Soort informatieobjecten ja ja ja tekst, beeld, geluid Bestandsformaten ja ja ja Versie nee nee ja bestandsformaat Checksum ja ja ja Compressie (encodering; bit-rate) nee nee ja Resolutie (in dpi) nee nee ja Besturingssysteem/software gebruikt voor creatie van het informatieobject Besturingssysteem/software voor het raadplegen van het informatieobject nee nee ja nee nee ja

11 Bijlage 2: Achtergrondinformatie Het Open Archival Information System (OAIS) Het E-depot is ontwikkeld volgens het zogenaamde referentiemodel OAIS 9. Het OAIS biedt een kader waarbinnen procedures voor de lange termijnarchivering van digitale informatie worden uitgewerkt. De functies, activiteiten en workflow zijn primaire onderdelen van elk archiveringssysteem en geven vorm aan de archiveringsfunctie. Schematisch ziet OAIS er als volgt uit: De hierboven genoemde functies van het OAIS zijn 10 : * Ingest (opname): kwaliteitscontrole, registratie, beschrijving, extractie metadata, transformatie archiefdocumenten * Archival storage (lange termijn opslag): zorgen voor goede materiele omstandigheden, vervangen dragers, foutopsporing, rampenplan, back-ups maken, leesbaar houden * Data management (toegankelijk maken): beheren en bijwerken beschrijvingen en metadata, in zoekmogelijkheden voorzien * Administration (beheer): formuleren beleid, overleggen met archiefvormers, standaarden vastleggen, beheer digitaal depot, bijhouden documentatie, opvolgen technologische veranderingen * Preservation planning (bewaarstrategie): Regelmatige evaluatie inhoud depot, advisering eventuele migraties, ontwikkeling standaarden en beleid, monitoren technische ontwikkelingen en wensen gebruikersgroepen * Access (toegankelijk maken en beschikbaar stellen): archiefstukken en archieftoegangen beschikbaar stellen. Het OAIS werkt met de term Information package, een informatiepakket. Dit is een conceptuele container die het informatieobject (broninformatie) en haar metadata (beheerinformatie) bevat. Deze zijn ingekapseld in een logisch geheel en identificeerbaar door de ontsluitingsinformatie. Informatiepakket Relatie-informatie Broninformatie Beheerinformatie Digitaal bronobject Representatie informatie Verwijzings informatie Herkomst informatie Context informatie Integriteits informatie Ontsluitingsinformatie 9 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Blue Book. Issue 1. January (is ISO geworden) 10 Eisen Duurzaam Digitaal Depot: toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, versie 1, LOPAI, mei

12 Er zijn drie varianten van het informatiepakket mogelijk 11 : Submission Information Package (SIP) = via een opname proces wordt de informatie overgedragen van de archiefvormer naar het depot, bevat de broninformatie en de beheerinformatie. Archival Information Package (AIP) = versie van het informatiepakket die opgeslagen wordt. Dissemination Information Package (DIP) = de versie die de gebruiker te zien krijgt. Het is mogelijk dat de vorm en inhoud niet dezelfde zijn als die van het gearchiveerde informatieobject. SIP Informatieobject: Een informatieobject kan in allerlei vormen en op allerlei manieren worden aangeboden en is niet vooraf te definiëren. Metadata informatiepakket: Relatie-informatie: inhoudelijke metadata die brongegevens en beheerinformatie van representaties van het SIP als één logisch geheel verbinden ten behoeve van het beheer. - Broninformatie: Representatie informatie en het bronobject, de te bewaren bits en bytes. Hierbij kan het gaan om een enkel, afzonderlijk bestand of om meerdere onderling samenhangende bestanden. Representatie informatie: metadata die nodig zijn om de bitstream van het digitale bronobject reproduceerbaar en juist interpreteerbaar te maken. Dit kan een beschrijving van hard- en software of een samenvatting/beschrijving van de juiste interpretatie van het digitale bronobject zijn. - Beheerinformatie: de structurele metadata die nodig zijn voor het beheer van brongegevens. Verwijzingsinformatie, metadata die de unieke kenmerken voor de brongegevens bevatten. Contextinformatie, metadata die een beschrijving geven van de relaties tussen brongegevens en hun omgeving. Dit omvat naast de administratief-procedurele context ook de relatie tot andere brongegevens. Herkomstinformatie, metadata over de institutionele context van de brongegevens, waarin o.a. veranderingen qua inhoud, structuur en vorm en het beheersproces zijn opgenomen. Integriteitsinformatie, metadata waarmee de fysieke integriteit van de brongegevens gecontroleerd kan worden (checksum, etc). 11 Op zoek naar vaste waarden: vooronderzoek digitale archivering aan het Vlaams Parlement, /Vincent Sterken