Functie- en competentieprofiel: Onthaal- /administratief medewerker bij cvba-so Volkshaard (m/v) (onbepaalde duur)

Transcriptie

1 Functie- en competentieprofiel: Onthaal- /administratief medewerker bij cvba-so Volkshaard (m/v) (onbepaalde duur) Sociale Huisvestingsmaatschappij Volkshaard zoekt een dynamische onthaalmedewerker die de dienst kan versterken en de werking verder mee wil uitbouwen. Volkshaard missie: Volkshaard maakt betaalbaar en duurzaam wonen mogelijk. 1. Functie informatie Functie: Onthaal- Administratief/onthaalmedewerker Dienst: Onthaal 2. Beschrijving en doel van de functie De onthaalmedewerker staat in voor het verlenen van administratieve ondersteuning van de directeur en stafmedewerker om bij te dragen tot een vlotte en efficiënte werking van de organisatie. Tevens staat hij/zij in voor de organisatie van een correct en klantvriendelijk onthaal. Resultaatsgebieden: 1. Onthaal en telefonie 2. Administratieve taken (o.m. agendabeheer) 3. Ondersteunende taken 4. Informatiebeheer 5. Postverwerking 3. Belangrijkste verantwoordelijkheden en taken: Informatiebeheer Tijdig, adequaat en volledig beheer van een elektronisch klassement om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Archiefbeheer: verantwoordelijkheid voor het elektronisch archiefbeheer Toevoegen van documenten in het archief (via scanning of toevoegen van digitale bestanden) Adequate nummering voorzien van de documenten Toezien op de adequate en correcte functionering van het archief (vb. tijdig actie ondernemen wanneer het archief de maximum capaciteit zal bereiken) Proactief voorstellen doen naar verbetering van de werking van het archief 1

2 Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van de organisatie. Stockbeheer kantoormateriaal site Ravensteinstraat (aankopen van klein materiaal, opslagruimte net en ordelijk houden) Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen alsook de leveringen controleren Inspringen bij afwezigheid van collega s in administratieve functies Instaan voor veiligheid van het gebouw (lichten uit, deuren gesloten, rolluiken naar beneden) Instaan voor het beheer van vergaderzalen en refter Administratieve ondersteuning bij organiseren van Raden van Bestuur en Algemene Vergadering Administratieve ondersteuning van financieel administratieve projectopvolging inzake uitgaande post Voorbereiding van activiteiten door bestuurders, directie en personeel Postbedeling Sorteren en verdelen van post om de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Adequaat ontvangen en sorteren van de post Tijdig afleveren van post aan de correct geadresseerde Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande communicatie (intern en extern) Beheer van uitgaande post (pakketten, aanbestedingsdossiers, ) Beheer van aangetekende zendingen Instaan voor mailings Onthaal en telefonie Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal om bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Ontvangen en doorverwijzen van bezoekers naar de correcte personen/diensten Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Bondig, vriendelijk en beleefd beantwoorden van oproepen Gericht doorschakelen van telefonische oproepen indien nodig Baliefunctie vervullen d.w.z. 1 meldingspunt voor bezoekers van alle diensten In een beurtrolsysteem de permanentie waarborgen van 8 tot 17u (ook tijdens middagpauze) Organisatorische en leidinggevende vaardigheden De onthaaldienst verder uitbouwen en hiervoor de nodige acties ondernemen om te resulteren in een efficiënt werkende en gestructureerde dienst. Agendabeheer Beheren van de agenda van de diensthoofden, Sociale dienst en directeur om bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken inplannen Signaleren of herinneren aan afspraken Reservaties uitvoeren bv. restaurant, catering, bus Bij agendawijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen etc. Instaan voor reservatie vergaderzalen en accommodatie (servies, broodjes, drank) 2

3 Opmaken verlofplanning 4. Functievereisten Diploma vereiste: bachelor office management of gelijkwaardig door ervaring Basiskennis van de werkomgeving Beschikken over goede kennis van MS Office applicaties (zoals Word en Excel) Basis administratief-organisatorische vaardigheden Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen o Doet zelf eerst al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen o Gaat uit zichzelf achter informatie aan o Ziet werk liggen en gaat over tot actie o Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken o Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen 5. Waarden en normen Continue fungeren als ambassadeur van organisatie vanuit de waarden en normen zoals opgenomen in ons beleidsplan: Solidariteit: We zijn ons bewust van de samenhorigheid onder de mensen en we zijn bereid de consequenties daarvan te dragen. We doen er alles aan om mensen in nood te helpen. Iedereen is gelijkwaardig en wordt op dezelfde manier behandeld. Integriteit: We handelen sereen en met respect voor de geldende regelgeving, de normen en waarden van de organisatie. We maken enkel beloften die we kunnen waarmaken. We zijn oprecht, eerlijk en niet omkoopbaar. Klantgerichtheid: We leveren een kwaliteitsvolle dienstverlening aan interne en externe klanten. Het belang van de klant wordt altijd voor ogen gehouden, samen streven we naar de beste oplossing. We werken proactief met klanten en proberen voortdurend onze dienstverlening te verbeteren. Professionalisme: We zijn beroepsbekwaam. We doen er alles aan om ons vak goed uit te voeren, daarvoor zetten we alle beschikbare middelen in. 6. Competenties Organisatiecompetenties: Wij zijn klantgericht Binnen Volkshaard wordt klantgerichtheid hoog in het vaandel gedragen. Alle activiteiten zijn erop gericht om betaalbaar en duurzaam wonen mogelijk te maken voor de klant, de sociale huurder. Wij zijn kwaliteitsgedreven Het imago van Volkshaard is gebaseerd op kwaliteitsvol werk, dit zit verweven in het DNA van de organisatie. Een belangrijk aspect van kwaliteitsvol werk zijn technische en professionele kennis. 3

4 Wij communiceren Verschillende diensten zijn betrokken bij de complexe projecten van Volkshaard waardoor interne en externe communicatie belangrijk is. Communicatie is cruciaal om uiteindelijk de klanten een zo optimaal mogelijke service te verlenen. Wij werken samen Volkshaard is actief in een complexe en snel veranderende omgeving, daarom moeten teams goed samenwerken om resultaten te behalen. Samenwerken is een sleutelbegrip, werken in teams is belangrijk, de afdelingen moeten een geoliede machine zijn. Wij nemen initiatief In het kader van de professionalisering van Volkshaard is het belangrijk dat de werknemers in staat zijn tot zelfstandigheid, initiatief nemen en verantwoordelijkheid dragen. Persoonscompetenties Betrouwbaar Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische vormen. Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, leveranciers ) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Integriteit Hanteren van een serene houding in overeenstemming met de eisen van de functie en handhaaft de algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in functiegebonden activiteiten. Gedraagt zich in verschillende omstandigheden sereen en correct t.o.v. derden Maakt een verzorgde indruk Heeft aandacht voor het eigen voorkomen Past zijn taalgebruik aan de situatie aan Past zijn houding aan de werkomgeving aan Stressbestendigheid Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenkanting Georganiseerd en gestructureerd werken ook wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op dienstverlening Eigen emoties in de hand houden Omgaan met verandering en onverwachte situaties Blijft steeds zakelijk en kalm Flexibiliteit Gemakkelijk aan kunnen passen een een veranderende omgeving, werkwijzen, taken en verantwoordelijkheden Heeft het beoogde eindresultaat altijd in het vizier 4

5 Durft van aanpak te wijzigen indien dit nodig is om het doel te bereiken Kan eenvoudig van aanpak of gedragsstijl wijzigen Staat open voor nieuwe ideeën, werkwijzen en veranderingen Functiecompetenties Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep: Hanteert een correcte spelling Hanteert een correcte grammatica Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie Schrijft in een toegankelijke taal brieven en nota s Nauwkeurig Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gaat op een gepaste manier om met materialen: Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Blijft aandachtig bij routineuze taken Controleert het eigen werk Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen met focus op effectiviteit en efficiëntie: Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, elektronische agenda) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 5

6 7. Plaats van de functie binnen het organigram 8. Wij bieden - Een voltijds contract van onbepaalde duur - Verloning volgens barema Vlaamse overheid - Maaltijdcheques - Glijdende uurregeling - Groeps- en hospitalisatieverzekering - Verzekering gewaarborgd inkomen 9. Hoe solliciteren? Graag uw CV en motivatiebrief versturen naar vacatures@volk.woonnet.be en dit voor 31/10/2017. Voor bijkomende inlichtingen kan u contact opnemen met Kathleen Mous op het nummer