Telefonische Start Begeleiding

Transcriptie

1 Telefonische Start Begeleiding Een handleiding voor deelnemende apotheken Auteur: dr. M.J.Kooij Datum: 28 september 2015

2 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1: Inleiding... 2 Hoofdstuk 2: De voorbereiding Start checklist A. Mira instructie maatwerkrapporten eigen server B. Mira instructie maatwerkrapporten AHF/Hosting Aposys instructie eigen rapporten Mira: instructie uitgifte etiketten Aposys: instructie uitgifte etiketten Pharmacom voorbereiding Hoofdstuk 3: Uitvoering Stappen per patiënt: Balie instructie Wekelijkse patiëntenselectie Algemene instructie Gespreksprotocol Bijlagen: Bijlage 1. Voorbeeld van weekselectie

3 HOOFDSTUK 1: INLEIDING Een cliënt komt aan de balie met een recept. Twee weken daarvoor is zij gestart met het geneesmiddel. Ze zit vol vragen en twijfels. Is dit middel wel geschikt voor mij? Gaan de bijwerkingen wel over? Hoe lang moet ik het gebruiken?. Vragen die wellicht eenvoudig te beantwoorden zijn. Maar alleen als ze gesteld (kunnen) worden. En als de apotheekmedewerker goed in kan spelen op de vraag van de cliënt. KORTE SAMENVATTING VAN HET PROJECT Het is bekend dat patiënten die voor het eerst een geneesmiddel gaan gebruiken behoefte aan informatie hebben. Goede voorlichting over medicijngebruik is een van de kerntaken van de apotheek, bijvoorbeeld door het voeren van Eerste Uitgifte gesprekken. Als aanvulling hierop kan bij een tweede uitgifte gevraagd worden naar de ervaringen, problemen en informatiebehoefte. Helaas lukt het niet elke apotheek om dit bij elke patiënt goed uit te voeren. Bijvoorbeeld omdat het op dat moment te druk is, de assistente nog onvoldoende capabel is of dat de patiënt er niet op voor staat. Een manier om de voorlichting rondom de start beter te structureren is door het invoeren van Telefonische Start Begeleiding (TSB). Onderzoek 1 heeft laten zien dat Telefonische Start Begeleiding de tevredenheid van patiënten over de begeleiding van de apotheken verhoogd_, zorgen wegneemt_ en therapietrouw verhoogd. In het kort komt TSB: bij een Eerste Uitgifte krijgt de patiënt de standaard voorlichting en begeleiding. Daarbij wordt aan de patiënt mondeling om toestemming gevraagd om ongeveer 2 weken later gebeld te worden. Wekelijks draait de apotheker een lijst uit van patiënten die 7-21 dagen ervoor gestart zijn met een geneesmiddel. Deze patiënten worden gebeld voor het startconsult. Dit gesprek vindt 1 tot 2 weken na de Eerste Uitgifte plaats. Tijdens dat gesprek wordt zoveel mogelijk een gespreksprotocol gevolgd. Het doel van het gesprek is om problemen, bijwerkingen, weerstanden en hiaten in de kennis op te sporen. WAT STAAT ER IN DEZE HANDLEIDING? In deze handleiding vindt u in hoofdstuk 1 meer informatie over het onderzoek. In hoofdstuk 2 worden de voorbereidende handelingen beschreven die nodig zijn om het project uit te kunnen voeren. In hoofdstuk 3 wordt meer informatie over het te voeren consult gegeven. Daarin is ook de gesprekshandleiding weergegeven. Kijk ook voor meer informatie op Daar zijn de meeste documenten en instructies te downloaden. 2

4 HOOFDSTUK 2: DE VOORBEREIDING Voordat met de Telefonische Start Begeleiding gestart kan worden dienen voorbereidingen te worden getroffen. Zo is het noodzakelijk om maatwerkrapporten te genereren en dienen uitgifte etiketten geïnstalleerd te worden. Zie hiervoor onderstaande checklist: 2.1. START CHECKLIST Installatie (maatwerk)rapporten. o Mira: zie 2.2. Mira instructie maatwerkrapporten o Aposys: zie 2.3. Aposys instructie eigen rapporten o Pharmacom: zie 2.6. Volgen cursus Instellen uitgifte etiketten o Mira: zie 2.4. Mira: instructie uitgifte etiketten o Aposys: zie 2.5. Aposys: instructie uitgifte etiketten o Pharmacom: zie 2.6 Pharmacom voor het gebruik van FPZ etiketten. Instrueren apotheekteam voor informeren van patiënten. Zie 3.2. Balie instructie Activeren van de zorgcodes van Stichting Uitgifte Informatie: Memo ZI-nummer Omschrijving TU TWEEDE UITGIFTE REUMATOIDE ARTRITIS TU-10 TU TWEEDE UITGIFTE PSORIASIS OF REUMA MET METHO TU-12 TU TWEEDE UITGIFTE ANTIDEPRESSIVA TU-14 TU TWEEDE UITGIFTE MEDICIJNEN HOGE BLOEDDRUK TU-20 TU TWEEDE UITGIFTE SCHILDKLIERREMMERS TU-35 TU TWEEDE UITGIFTE SCHILDKLIERHORMONEN TU-39 TU TWEEDE UITGIFTE VERHOOGD CHOLESTEROL TU-4 TU TWEEDE UITGIFTE OSTEOPOROSE MET BISFOS TU-6 TU TWEEDE UITGIFTE ORALE ANTIDIABETICA TU-7 TU TWEEDE UITGIFTE ASTMA/COPD TU-9 3

5 2.2A. MIRA INSTRUCTIE MAATWERKRAPPORTEN EIGEN SERVER In Mira kunnen voorgeprogrammeerde selecties worden gedraaid: de maatwerkrapporten. Voor de TSB kunt u met de maatwerkrapporten de patiënten selecteren die in de voorgaande periode gestart zijn met een bepaald geneesmiddel. Onderstaande instructie betreft apotheken met een server in eigen beheer. Maakt u gebruik van een ASP, AHF of centrale server variant, dan is onderstaande instructie voor u niet van toepassing. Ga dan verder naar 2.2b. Een voorwaarde voor het gebruik van maatwerkrapporten is dat CGM een zogenaamde ODBC-koppeling heeft aangelegd op de te gebruiken computer. Als dit alles functioneert, is het heel eenvoudig om deze selecties te draaien. TESTEN OF MAATWERKRAPPORTEN GEBRUIKT KUNNEN WORDEN Gebruikt u reeds maatwerkrapporten? Dan kunt u verder gaan naar stap 5. Stap 1: Log in in Mira en ga in het bovenmenu naar Rapportage en vervolgens Maatwerk rapporten. Als reeds maatwerkrapporten zijn opgeslagen, verschijnt een lijst met maatwerkrapporten. Bovenaan staat de naam van de map vermeld waard de selectiebestanden moeten worden opgeslagen. Bijvoorbeeld M:\Org1\Rpt. Onthoud deze map. Stap 2: Download het testrapport via en sla het Testrapport.rpt bestand op in de map met maatwerkrapporten. In het voorbeeld is dit M:\Org1\Rpt Stap 3: Ga in Mira wederom via Rapportage naar Maatwerkrapporten. Hier ziet u de zojuist opgeslagen rapporten weergegeven. Indien dit niet het geval is, druk op F5 om het scherm te vernieuwen. Stap 4: Selecteer het Testrapport.rpt en klik op de knop Print. Als u een scherm krijgt met onder meer de naam van de apotheek, dan is de koppeling correct. Krijgt u de melding: Failed to load database information neem dan contact op met CGM. Wellicht is de ODBC-koppeling niet gelegd of is het voor uw praktijk niet mogelijk om maatwerkrapporten te draaien. Om andere maatwerkrapporten te gebruiken, volg bovenstaande stappen om het.rpt bestand in de juiste map op te slaan en te gebruiken. INSTALLEREN MAATWERKRAPPORTEN Stap 5: Log in in Mira en ga in het bovenmenu naar Rapportage en vervolgens Maatwerk rapporten. Als reeds maatwerkrapporten zijn opgeslagen, verschijnt een lijst met maatwerkrapporten. Bovenaan staat de naam van de map vermeld waard de selectiebestanden moeten worden opgeslagen. Bijvoorbeeld M:\Org1\Rpt. Onthoud deze map. Stap 6: Sla de maatwerkrapport (.rpt bestand) op in de map met maatwerkrapporten. In het voorbeeld is dit M:\Org1\Rpt Stap 7: Ga in Mira wederom via Rapportage naar Maatwerkrapporten. Hier ziet u de zojuist opgeslagen rapporten weergegeven. Indien dit niet het geval is, druk op F5 om het scherm te vernieuwen. Stap 8: Selecteer het rapport en klik op de knop Print. Let wel: het draaien van sommige complexe rapporten vertraagt de server en het is dan ook aan te bevelen om deze op rustige momenten te draaien. 4

6 2.2B. MIRA INSTRUCTIE MAATWERKRAPPORTEN AHF/HOSTING Een instructie voor apotheken die werken via AHF Deze instructie hoort bij de volgende rapporten: o TSB 01 Overzicht starters vorige week.rpt o TSB 02 Overzicht starters periode.rpt Deze rapporten zijn gebaseerd op de tabel V_RECEPTAPO uit Mira. Deze tabel bevat geen telefoonnummers van de cliënt. Versie: Deze rapporten zijn gebaseerd op de tabel V_RECEPTAPO uit Mira. Deze tabel bevat geen telefoonnummers van de cliënt. INLEIDING EN ACHTERGROND De Telefonische Start Begeleiding wordt ingezet bij de start van de therapie. Voor meer informatie wordt verwezen naar Deze instructie beschrijft de selectie van patiënten die in aanmerking komen voor de Telefonische Start Begeleiding. Er bestaan verschillende manieren om patiënten te selecteren. Daarbij is het van belang op de apotheek een eigen server heeft of dat gebruik gemaakt van AHF. Apotheken met een eigen server of apotheken die via een server van een andere apotheek (cluster) werken, kunnen gebruik maken van maatwerkrapporten. Zie hiervoor hoofdstuk 3.2 in de handleiding. Apotheken die gebruik maken van AHF kunnen ook maatwerkrapporten echter via een aangepaste wijze: er dient eerst de koppeling met een Excel bestand aangemaakt te worden met de benodigde informatie (stap 1). Dit Excel bestand kan door het maatwerkrapport gebruikt worden (stap 2). Stap 1 tot 13 dienen een keer te worden uitgevoerd. Voor het wekelijks selecteren van patiënten kunt u stap 14 tot 18 volgen. STAP 1: AANMAKEN EXCELBESTAND 1. Ga in Mira naar Rapportage en Rapport generator Een korte uitleg: via de Rapport generator kunt u uit tabellen (onder Gegevensgroep ) bepaalde gegevens selecteren (onder Kolommen ) en deze exporteren naar Excel, CrystalReports (maatwerkrapport) of een txt bestand. 2. Maak indien nodig een nieuwe map aan door te klikken op Toevoegen, bijvoorbeeld TSB. 3. Selecteer de juiste map en klik op Nieuw rapport 4. Selecteer boven CGM apotheek en kies bij Gegevensgroep voor RECEPTAPO. 5. Vul een duidelijke naam in bij Rapport naam. 6. Selecteer onder Kolommen de benodigde gegevens en klik op Toev. 5

7 Doe dit tenminste voor de volgende gegevens: AGBVerzekeraar ATCODE Aantal Afgebroken ApoPrak Apotheek DatumRecept DienstRecept Distgroep DoseringKode Etiketnaam Gebdat Geslacht Huisarts Naam Patientnr ZorgvrlCode LET OP: als u meer velden selecteert, dan bestaat de kans dat de AHF de selectie niet kan verwerken. 7. Klik onder Kolommen op atcode. Kies bij Selectie voor in. Type in het vakje Waarde-1 het begin van de ATC code. Daarbij kunt u meerdere codes achterelkaar in voeren. Bijvoorbeeld: Gewenste geneesmiddelgroep In te voeren code RAS-remmers én statines C09%,C10% Alleen RAS-remmers C09% Alleen statines C10% Alleen bisfosfonaten M05B% Voor meer informatie over ATC-code: Klik op Toevoegen. 8. Klik onder Kolommen op DatumRecept. Kies bij Selectie voor Groter gelijk. Plaats bij Waarde-1 een vinkje bij Vragen. Elke keer als u deze selectie draait, wordt dan gevraagd om de datum. Zo kunt u één selectie gebruiken voor meerdere periodes. Klik op Toevoegen. NB, u dient hier wel een waarde in te vullen. Als u het rapport draait, vul hier de datum van 1 jaar geleden in. 9. De volgende stap is alleen relevant als u met meerdere apotheken geclusterd bent. Klik onder Kolommen op ApoPrak. Kies onder En/of voor En. Kies bij Selectie voor Is gelijk. Vul onder Waarde-1 de apotheekcode in. Doorgaans is dit 1. Klik vervolgens op Toevoegen. 10. Klik vervolgens op Opslaan. 6

8 11. Onderstaande is het resultaat: 12. Nu heeft u een aantal opties. Kies optie c en klik op Print.: a. Selecteert u Uitvoer naar Excel en klikt u op Print dan krijgt na een paar minuten het resultaat in Excel te zien. U krijgt dan alle recepten van de gekozen ATC-groep(en) te zien in de gekozen periode. b. Selecteert u naar txt-bestand dan wordt het resultaat naar een txt bestand geëxporteerd. c. Selecteert u naar CrystalReports dan wordt de data gebruikt door CrystalReports. Klik op het vergrootglas om het.rpt bestand op te zoeken. Let op het is dan wel van groot belang dat u tenminste de velden die bij punt 6 zijn genoemd heeft geselecteerd. Het is niet nodig om eerst het Excel bestand op een lokatie op te slaan. 13. Een ballon verschijnt met het totaal aantal records dat wordt opgehaald, bijvoorbeeld: Als dat aantal te groot is, dan dient u in stap 7 het aantal geneesmiddelgroepen te verkleinen of aanvullende criteria toe te voegen, bijvoorbeeld door distributie patiënten uit te sluiten. DRAAIEN VAN RAPPORTEN VANUIT MAATWERKRAPPORTEN. Als bovenstaande stappen een keer gevolgd zijn, is het mogelijk om daarna subselecties te maken of direct vanuit maatwerkrapporten de selectie te draaien met nieuwe data Ga in Mira naar Rapportages en kies voor Maatwerkrapporten. 15. Selecteer het juiste rapport en dubbelklik op het rapport. Alternatief: plaats onderaan een vinkje voor Data via Excel spreadsheet, selecteer het juiste bestand en klik op Print. 7

9 16. Onderstaande melding verschijnt: 17. Kies Ja als u de data opnieuw wilt op halen. Kies Nee als u recent de informatie al opgehaald heeft. 18. Een pop-up verschijnt waarin u een datum moet invoeren. Deze datum is van belang om te bepalen of het een Eerste Uitgifte betreft. Vul daarom de datum van een jaar geleden in. SPECIFIEKE INFORMATIE VOOR RAPPORT TSC OVERZICHT STARTERS VORIGE WEEK Met het rapport kunt u patiënten selecteren die vorige week gestart zijn. Daarbij wordt gekeken naar de eerste verstrekking in dagen op ATC 4 niveau. Dit betekent dat als de patiënt switcht van bijvoorbeeld paroxetine naar venlafaxine, deze niet wordt geselecteerd. 1 Afhankelijk van wat u invult bij stap 18. 8

10 2.3. APOSYS INSTRUCTIE EIGEN RAPPORTEN In Aposys kunnen voorgeprogrammeerde selecties worden gedraaid via de eigen rapporten. Stap 1: bepaal de locatie van de rapporten Indien er gebruik wordt gemaakt van een netwerklocatie is het belangrijk dat het rapport op de juiste plek wordt opgeslagen. Krijgt u de melding: Fout in OpenPrintJob, dan kan het liggen aan de locatie van het rapport. Het advies is dan ook om eerst te kijken waar er in uw apotheek de rapporten normaliter worden opgeslagen. Dit gaat als volgt: Ga naar het hoofdscherm van Aposys en log in. Ga naar het bovenscherm, klik op Aposys, dan op Overzichten, dan onderaan Eigen Rapporten Er wordt een scherm geopend (waar alle rapporten staan), door op bovenliggende map te klikken, kunt u de locatie van de eigen rapporten terugvinden Open deze map via het bureaublad en maak een nieuwe map aan: TSC Sla hierin alle rapporten op die u krijgt aangeleverd via ons Stap 2: Opslaan rapporten: Per krijgt u de rapporten voor het onderzoek aangeleverd. Sla deze op in de juiste map (zie stap 1). Stap 3: Inloggen op Aposys, ga in het bovenmenu naar Aposys, Overzichten, Eigen Rapporten. Dubbelklik op het aangeleverde rapport Stap 4: U krijgt het volgende scherm te zien: Bij de optie Apotheek kunt u uw praktijkcode aangeven indien u in met meerdere apotheken op hetzelfde systeem werkt Klikt u op Parameter Field pagina, dan kunt u via true aangeven dat u een uitgebreid gesprekshandleiding per persoon wilt hebben. Drukt u op false dan krijgt u een eenmalig de gesprekshandleiding en daarna de verschillende patiënten die gestart zijn afgelopen week met een geneesmiddelgroep. Standaard is false ingevuld. Stap 4: Druk op OK en het rapport zal gaan draaien Let wel: het draaien van sommige complexe rapporten vertraagt de server en het is dan ook aan te bevelen om deze op rustige momenten te draaien 9

11 2.4. MIRA: INSTRUCTIE UITGIFTE ETIKETTEN Ter ondersteuning van de inclusie van patiënten aan de balie, kan een extra uitgifte etiket worden gekoppeld aan elke Eerste Uitgifte van antidepressiva, bisfosfonaten, RAS-remmers en antilipaemica. Op dit etiket is dan ruimte om het telefoonnummer te noteren en aan te geven of de informatiebrief is meegegeven. Deze instructie laat zien hoe dit kan worden ingevoerd, zie stap 2 en volgende. Om tijdens de uitgifte ook de informatiebrief voor de patiënt te printen, moeten eerst stap 1 worden doorlopen. Dit is echter niet noodzakelijk. 1. Het is mogelijk om tijdens de uitgifte een gekoppeld document te laten printen, in onderstaande voorbeeld is dit ET200. Onderstaande scherm verschijnt dan tijdens de receptverwerking bij een Eerste Uitgifte: Door te klikken op de knop ET-200 of een vinkje te plaatsen voor 1.prt ET-200 wordt het document met naam ET-200.doc in de map met UI-Rom documenten getoond resp. geprint. Als u de informatiebrief niet wilt koppelen aan het uitgifte etiket kunt u verder gaan naar stap 2. Om de informatiebrief te koppelen: Sla de informatiebrief op in de map met UI-rom documenten. Dit kan de map U:\Uirom\doc zijn. Dit kan echter verschillen. Sla het bestand op met de naam ET-200.doc (of onder een andere naam indien deze reeds in gebruik is). Onthoud deze naam voor stap Ga in Mira naar Stamgegevens en Uitgifte etiket. 3. Klik vervolgens op Nieuw. 4. Kies onder Tonen bij voor 1e uitgifte 5. Zet een vinkje voor handmatig en type bij sleutel het begin van de ATC code. De ATC-codes staan hieronder vermeld. U dient per geneesmiddelgroep, stappen 2 tot en met 9 opnieuw te doorlopen. o M05B voor bisfosfonaten o N06A voor antidepressiva o C09 voor RAS-remmers o C10 voor statines 6. Kies bij fabrikant voor UIROM (indien u een eigen tekst wilt laten printen) 7. Type bij trefwoord TSB 8. Type onder etikettekst de volgende tekst: Onderzoek Telefonische Startbegeleiding Patient wil meewerken: ja /nee / onbekend Tel nr: Voer telnr in in Mira. ET200/ 10

12 9. Let op: de tekst ET200/ is afhankelijk van de document naam. Zie stap Onderstaande figuur laat zien het er uiteindelijk uit kan zien: 11. Als u bovenstaande stappen heeft doorlopen, wordt bij elke eerste uitgifte van het betreffende geneesmiddel een uitgifte etiket getoond. 11

13 2.5. APOSYS: INSTRUCTIE UITGIFTE ETIKETTEN Ter ondersteuning van de inclusie van patiënten aan de balie, kan een extra uitgifte etiket worden gekoppeld aan elke Eerste Uitgifte van antidepressiva en bisfosfonaten. Op dit etiket is dan ruimte om het telefoonnummer te noteren en aan te geven of de informatiebrief is meegegeven. Deze instructie laat zien hoe dit kan worden ingevoerd, zie stap 2 en volgende. Om tijdens de uitgifte de informatiebrief voor de patiënt te printen, moeten eerst stap 1 worden doorlopen. NB. Het toevoegen van afleverinformatie moet een viertal keer gedaan worden voor de verschillende ATCcodes. De volgende handelingen zullen u door dit proces kunnen helpen: 1. Klik in de menubalk op Aposys - Onderhoud - Geneesmiddelen - Afleverinformatie. 2. Klik in de werkbalk op nieuw; dit is de 7e knop van links (Als bron wordt automatisch "Lokaal" ingevuld) 3. Itemnr ; vul een uniek itemnummer in, bijvoorbeeld 8000 (U ziet niet welke nummers u reeds in gebruik heeft. U kunt een nummer invullen en vervolgens de wijziging opslaan. De nummers mogen gelijk zijn aan de nummers die door externe bronnen worden aangeleverd. Indien het nummer reeds voorkomt verschijnt vanzelf een melding. Het is handig om een range van nummers af te spreken voor deze eigen records 12

14 4. Geef een volgnummer; 1 5. Categorie - u kunt de categorie waaronder de nieuwe afleverinformatie valt, wijzigen. Klik op de selectielijstknop en selecteer de gewenste categorie. Druk vervolgens op <Enter>. Bijvoorbeeld A wat achtergrondinformatie inhoudt. 6. Afleverinformatie - met behulp van dit veld kunt u de aflevertekst inhoudelijk invullen. Klik op de tekstknop. Kopieer de volgende tekst en plak het in de hiervoor bedoelde tekstvak: Onderzoek Telefonische Startbegeleiding Patient wil meewerken: ja/nee/onbekend Tel nr : Voer telnr in in APOSYS. Informatiebrief meeleveren! 7. Type informatie - u kunt aangeven op welk tabblad tijdens de receptverwerking de afleverinformatie getoond moet worden. U heeft de keuze tussen het tabblad Administratief en het tabblad Informatie. Klik op de keuzelijstknop en selecteer <Informatief>. 8. Gebruiken bij - u kunt aangeven wanneer de afleverinformatie getoond moet worden. U heeft hierbij de keuze tussen Altijd, 1e uitgifte en 2e uitgifte. Klik op keuzelijstknop en selecteer <eerste uitgifte>. 9. ATC code - Klik, wanneer u de nieuwe tekst wilt koppelen aan een ATC-code, op de selectielijstknop. Zoek de ATC-code door % teken in te tikken gevolgd door <F3>. U ziet nu de eerste positie van de ATC-code. De koppeling tussen artikelen en afleverinformatie wordt gemaakt op basis van de ATCcode of HPK-code. De ATC-code geeft de mogelijkheid om een hele groep geneesmiddelen in één keer te selecteren. U dient per ATC-code deze instructie opnieuw te doorlopen. Gebruik hiervoor de volgende ATC codes: M05B voor bisfosfonaten N06A voor antidepressiva C09 voor RAS-remmers C10 voor statines 10. HPK code - laat deze leeg! 11. Praktijkcode - wanneer u vinkjes plaatst bij Tonen en/of Afdrukken wordt automatisch de praktijkcode van uw eigen praktijk ingevuld. 12. Tonen - met behulp van deze optie kunt u het tonen van de afleverinformatie aan-of uitzetten. Dit hoeft niet per se aangevinkt te worden. 13. Afdrukken - met behulp van deze optie kunt u het afdrukken van de afleverinformatie aan-of uitzetten. Klik in het selectievakje om deze aan te zetten. Dit zorgt ervoor dat de afleverinformatie op de etiket komt. 13

15 14. Het ziet er dan als volgt uit: 14

16 2.6. PHARMACOM VOORBEREIDING Ter voorbereiding voor de data-extractie en de wekelijkse selectie van patiënten dienen twee stappen te worden gezet. STAP 1: AANMAKEN SELECTIECODES: Deze stap is eenmalig ten behoeve van het vaststellen van het effect va de interventie Hoofdmenu-A: Onderhoud bestanden-1: Onderhoud tabellen-5: Tabellen patiënt gerelateerd-2: Patienselectiecodes-N (Nieuw) Vul het nu volgende scherm als volgt in volgens onderstaande voorbeeld. Let op: daar is als voorbeeld de naam statines ingevuld. U dient een code aan te maken voor elke geneesmiddelgroep. Het kan zijn dat de drieletterige code CHO al in gebruik is of al aangemaakt is door een collega op het cluster, kies dan een andere drieletterige code. Herhaal bovenstaande voor elke geneesmiddelgroep waarvoor u TSB wilt inzetten. STAP 2: AANMAKEN PATIËNTEN SELECTIE IN Q-MODULE Per geneesmiddelgroep (antidepressiva en bisfosfonaten) dient u onderstaande stappen apart te volgen. Gebruik hiervoor de volgende ATC-codes: Antidepressiva: N06AB, N06AX05, N06AX11, N06AX16 Bisfosfonaten: M05B Hoofdmenu 7-Management informatie 9-Q-Module 1-R/M Patientenselectie N (Nieuw) Vul het nu volgende scherm als volgt in (Kies bij 2 via F7 optie 6: Zorg): 15

17 F8 Vul het nu volgende scherm als volgt in: F8 Kies optie 2: Medicatie 16

18 Vul het nu volgende scherm als volgt in: F8 Kies optie 1: ATC Vul het nu volgende scherm als volgt in, kies voor een OF relatie: F8 Vul het nu volgende scherm als volgt in: 17

19 F8 Het volgende scherm verschijnt: Ga met de cursor op de regel Rubriek: ATC staan en kies A om meer ATC-codes toe te voegen. Uiteindelijk moet u de volgende ATC-codes hebben toegevoegd: N06AB, N06AX05, N06AX11, N06AX16, M05B Ga op de tweede regel (Bestand: Medicatie) staan en kies A (aanvullen). Kies na 3 keer F1 de optie 3: Bewakingssignalen 18

20 Vul het nu volgende scherm als volgt in: F8 Vul het nu volgende scherm als volgt in: F8 19

21 Ter controle: het volgende scherm staat nu ingesteld: De patiëntenselectie is nu klaar. 20

22 HOOFDSTUK 3: UITVOERING 3.1. STAPPEN PER PATIËNT: Per patiënt dienen een aantal stappen te worden ondernomen. 1. De patiënt die voor een eerste uitgifte komt, krijgt de standaard zorg. Daarbij wordt de patiënt geïnformeerd over de nieuwe service. Zie 3.2. Balie instructie. 2. Elke week worden met een rapport patiënten geselecteerd die in de voorgaande week gestart zijn. Deze patiënten dienen 7 tot 21 dagen na de start gebeld te worden. Gebruik voor het gesprek het gespreksprotocol. Zie 3.4. Algemene instructie en 3.5. Gespreksprotocol. 3. Om inzicht te krijgen in de implementatie van TSB willen we u vragen om direct na afloop van het consult, de gespreksenquête in te vullen. Zie Deze enquête dient om inzicht te verkrijgen in de onderwerpen die worden besproken tijdens het consult. 4. Leg het gesprek vast bijvoorbeeld met met een ZZ-code. Gebruik hiervoor bestaande codes van Stichting Uitgifte informatie (zie hoofdstuk 2.1). Vul bij de receptverwerking bij de Hoeveelheid het aantal in volgens onderstaande codering: 1=gesprek gevoerd 2=onbereikbaar 3=geen telefoon 4=geen interesse 5=anders 6=geen EU/TU. Dus stel een patiënt heeft geen interesse, voer dan de ZZ-code in en vul bij het aantal/hoeveelheid 4 in. 21

23 3.2. BALIE INSTRUCTIE U kunt deze instructie gebruiken om het team te instrueren. Pas daarbij de gekozen geneesmiddelgroepen aan. INLEIDING Als een patiënt start met een medicijn, wordt informatie gegeven tijdens een eerste uitgifte gesprek. Maar helaas lukt dit niet altijd in de praktijk. Daarom wordt het effect van een aanvullende service van de apotheek onderzocht: de Telefonische Start Begeleiding. Deze telefonische begeleiding bestaat uit een gesprek 1 tot 2 weken na de start. Daarbij wordt de patiënt de ruimte geboden om vragen te stellen, uitleg te vragen. Qua inhoud lijkt dit gesprek veel op een tweede uitgifte gesprek. Per apotheek zal niet iedere medewerker deze gesprekken voeren. Ook zullen niet alle patiënten gebeld worden. WAT WORDT VAN JOU GEVRAAGD? Bij elke eerste uitgifte van een bisfosfonaat (bijvoorbeeld alendroninezuur) of een antidepressivum (bijvoorbeeld paroxetine) voer je de standaard eerste uitgifte gesprekken zoals je gewend bent te doen. Aan het eind van het gesprek geef je de brief voor het onderzoek mee en licht je het onderzoek kort toe (zie onder). Denk er ook aan om naar het telefoonnummer en de bereikbaarheid te vragen. Ter ondersteuning wordt bij een eerste uitgifte van een RAS-remmer en cholesterolverlager een extra uitgifte etiket geprint. Noteer daarop het telefoonnummer (en ook in Aposys/Mira). Noteer ook of je de brief mee hebt gegeven. Als een patiënt aan geeft dit niet op prijs te stellen, vraag dan ook naar de reden. Geef dan wel aan dat ze natuurlijk altijd de apotheek kunnen bellen met vragen. Maak met het team afspraken over hoe dit vastgelegd wordt. VOORBEELD VAN MONDELINGE UITLEG Veel patiënten geven aan dat ze kort na de start met een medicijn vragen hebben, bijvoorbeeld na het lezen van de bijsluiter. Daarom starten we met een nieuwe service waarbij we patiënten bellen die onlangs gestart zijn met een geneesmiddel. We bellen niet alle patiënten, maar ook u kunt gebeld worden. Zou ik uw telefoonnummer mogen noteren? 22

24 3.3. WEKELIJKSE PATIËNTENSELECTIE Elke week dient u patiënten te selecteren met behulp van het rapport. Voor de installatie instructie van het rapport verwijzen wij u naar paragraaf 2.2 (voor Mira) en 2.3 (voor Aposys). Voor het aanmaken van de selectie in de Q-module in Pharmacom verwijzen wij u naar paragraaf 2.6. GEBRUIKSINSTRUCTIE VOOR MIRA: Stap 1: Ga in Mira via Rapportage naar Maatwerkrapporten. Hier ziet u de opgeslagen rapporten weergegeven. Waaronder rapport TSB Overzicht starters vorige week.rpt Stap 2: Selecteer dit rapport en klik op de knop Print. Na enige minuten verschijnt een overzicht met patienten die voorgaande week gestart zijn. Indien u wegens omstandigheden een 'oudere' week wilt uitdraaien, gebruik dan rapport TSB Overzicht starters periode.rpt. GEBRUIKSINSTRUCTIE VOOR APOSYS: Stap 1: Inloggen op Aposys, ga in het bovenmenu naar Aposys, Overzichten, Eigen Rapporten. Dubbelklik op het aangeleverde rapport Stap 2: U krijgt het volgende scherm te zien: Bij de optie Apotheek kunt u uw praktijkcode aangeven indien u in met meerdere apotheken op hetzelfde systeem werkt Klikt u op Parameter Field pagina, dan kunt u via true aangeven dat u een uitgebreid gesprekshandleiding per persoon wilt hebben. Drukt u op false dan krijgt u een eenmalig de gesprekshandleiding en daarna de verschillende patiënten die gestart zijn afgelopen week met een geneesmiddelgroep. Standaard is false ingevuld. Stap 3: Druk op OK en het rapport zal gaan draaien 23

25 GEBRUIKSINSTRUCTIE VOOR PHARMACOM: Ter voorbereiding voor de data-extractie en de wekelijkse selectie van patiënten dienen twee stappen te worden gezet ter voorbereiding. Zie hiervoor hoofdstuk 3.6. Wekelijks kunt u met ondergaande instructie de starters selecteren. STAP 1: UITVOEREN PATIËNTENSELECTIE: WEKELIJKS Hoofdmenu 7-Management informatie 9-Q-Module 1-R/M Patiëntenselectie Ga met de cursor via F1 de patiëntenselectie staan op: nieuwe gebruikers XXX (zie hoofdstuk 3.6) Kies de U (Uitvoeren)-F8 Haal met de spatiebalk in het nu volgende scherm de starttijd weg Vul het nu volgende scherm als volgt in: F8 De patiënten worden nu geselecteerd. Na 1 minuut: 7-Management informatie 9-Q-Module 2-R/M Resultaat patiëntenselectie Kies de selectie: nieuwe gebruikers XXX Het volgende scherm verschijnt (mogelijk zijn de categorieën 1-4 niet ingevuld): 24

26 Kies F8 De geselecteerde patiënten verschijnen in beeld. Maak via Shift/F6 P (printen scherminhoud) een schermafdruk. STAP 2: HANDMATIGE SELECTIE EN LABELING Van deze patiënten moet worden nagegaan of het nieuwe gebruikers zijn van de betreffende geneesmiddelgroep. Daarbij wordt de volgende definitie gebruikt: een starter voor TSB is een patiënt die voor het eerst in 12 maanden een recept krijgt voor een geneesmiddel binnen de betreffende geneesmiddelgroep. Een patiënt die switcht binnen de groep, wordt niet aangemerkt als starter. Patiënten ouder dan 18 jaar die voldoend aan bovenstaande definitie van starter, worden gelabeld met de selectiecode CHO of een andere code (zie 3.6) via F5: Relatiebeheer-Onderhoud patiënt-pharmacom en dan CHO invullen in veld 9, 10,11,12, of 13. Een alternatief is dat u patiënten labelt met behulp van Zorgrecords (zie hoofdstuk 3.1). Het is belangrijk dat u alle starters labelt die aan de definitie voldoen. Het al dan niet voeren van een Telefonisch Start Consult legt u vast op Zie hoofdstuk 4. 25

27 3.4. ALGEMENE INSTRUCTIE INLEIDING De Universiteit Utrecht doet in samenwerking met Service Apotheken onderzoek naar de invloed van een Telefonisch Start Consult bij de start van een therapie. Wekelijks worden patiënten geselecteerd die in de voorgaande week gestart zijn met een antidepressivum, antilipaemicum, bisfosfonaat of RAS-remmer (ACEremmer of AII-receptorblokker). Deze patiënten worden in de 7 tot 21 dagen na de eerste uitgifte gebeld door een apotheker. Bij het gesprek wordt gebruik gemaakt van onderstaande gesprekshandleiding handleiding. De vragen in deze handleiding dienen als handvat voor het gesprek. ACHTERGROND Het eerste uitgifte gesprek is doorgaans bedoeld om informatie te verstrekken over onder meer de werking van het medicijn, de reden van gebruik, de duur van de therapie, bijwerkingen en om gebruiksadviezen te geven. Een tweede uitgifte gesprek en ook het telefonische consult is veel meer een tweerichtingsgesprek waarbij gesproken kan worden de ervaringen en mening van de patiënt. DOEL VAN HET CONSULT Het doel van het telefonisch start consult is het opsporen van mogelijke (geneesmiddelgerelateerde) problemen en waar nodig en mogelijk het gezamenlijk vinden van een oplossing hiervoor. Daarbij is het van essentieel belang om goed te luisteren naar de patiënt. OPBOUW VAN HET GESPREK Het gesprek is opgebouwd uit een inleiding waarin kort het doel van het consult aan de patiënt wordt uitgelegd. Vervolgens worden de problemen geïnventariseerd en wordt vervolgens gezamenlijk gezocht naar oplossingen. Problemen kunnen spelen op het gebied van motivatie, houding, kennis en ervaringen: Wat wil of vind de patiënt? Wat weet de patiënt? Wat kan de patiënt? ENKELE TIPS VOOR HET CONSULT Begin, na de introductie, met een relatief eenvoudige vraag waar de patiënt het antwoord op zou moeten weten. Probeer hier een open sfeer neer te zetten. Stel open vragen om zo problemen en belemmeringen te achterhalen. Probeer de motivatie, de houding, kennis en ervaringen aan bod te laten komen. Voorbeelden van zinsneden: Wat bedoelt u hiermee? Kunt u hier nog wat meer over vertellen?. Probeer bij problemen of onduidelijkheden niet direct met oplossingen en antwoorden te komen. Het kan voorkomen dat een patiënt een onderwerp niet als probleem ervaart terwijl het dit in de ogen van een zorgverlener wel een probleem is. De patiënt kan bijvoorbeeld een legitieme reden hebben om het geneesmiddel niet volgens voorschrift te gebruiken. Probeer je daarbij te verplaatsen in de patiënt. Vraag door. Dat kan soms simpel door een kernwoord uit de opmerking van de patiënt te herhalen: Medicijnen zijn allemaal troep. Troep? Voor meer geneesmiddel specifieke informatie in begrijpelijke taal kijk op In de handleiding zijn soms meerdere formuleringen weergegeven voor vragen die hetzelfde beogen. Uiteraard is het dan niet nodig om al die vragen te stellen. Probeer niet veroordelend te zijn, maar uitnodigend en behulpzaam. 26

28 3.5. GESPREKSPROTOCOL INLEIDING Goedemiddag mevrouw/meneer, U spreekt met [naam] van [naam apotheek]. Rond [datum] hebt u van ons voor het eerst [naam geneesmiddel], een [naam geneesmiddelgroep] gekregen. Als extra dienst van [Apotheek naam] bellen wij cliënten die onlangs gestart zijn met een geneesmiddel om te horen hoe het er mee gaat. Schikt het nu? Nee Kan ik u op een later moment terugbellen? Ja. Noteer datum en gewenst tijdstip op het overzicht Nee. Mag ik vragen waarom niet? Bedankt voor uw tijd. Als u vragen heeft kunt u natuurlijk altijd bellen of langskomen Ja, het schikt ga verder naar Aandachtspunten voor het consult AANDACHTSPUNTEN VOOR HET CONSULT Waarvoor heeft de arts dit geneesmiddel voorgeschreven? Doel: gesprek openen met relatief eenvoudige vraag. Achterhaal of de indicatie/reden voorschrijven bekend is. Bent u al gestart met [naam geneesmiddel]? Als de patiënt nog niet is gestart: achterhaal de reden. Let hierbij ook op weerstand tegen het gebruik van medicijnen specifiek en in het algemeen. Wat is uw ervaring tot nu toe? Hoe gaat het er mee? Doel: achterhalen van ervaringen, motivatie en attitude. Besteed aandacht aan de motivatie. Let op twijfeltaal. Probeer te achterhalen of er belemmeringen zijn om het geneesmiddel niet te gebruiken. Vraag door bij onduidelijkheden. Probeer niet direct met oplossingen en antwoorden te komen. Laat de patiënt zelf het doel van de therapie formuleren. Bij ervaringen kunt u verder denken aan bijwerkingen, maar ook praktische punten zoals het halveren van tabletten. Wat is u verteld over dit geneesmiddel? Doel: inventariseren van aard en omvang kennis Let op: direct vragen naar wat de patiënt weet kan soms over komen bij de patiënt als examen. Bij vermoeden van hiaten of onjuiste kennis: Wat wilt u nog weten over dit geneesmiddel? Zal ik u wat vertellen over [hiaat]? Bij uitleg vragen of dit voldoende is en/of er nog meer vragen zijn. Wat vindt u er van dat u dit middel krijgt? Hoe kijkt u er tegen aan? Doel: achterhalen motivatie en houding en (onjuiste) kennis. Wat is voor de patiënt het doel om het geneesmiddel te gebruiken? Alternatieve formuleringen: Hebt u het idee dat het belangrijk is om dit geneesmiddel te gebruiken? Maakt u zich zorgen over bijwerkingen of effecten op de lange termijn? Hoe lang gaat u het geneesmiddel gebruiken? Doel: is duidelijk hoe lang het geneesmiddel gebruikt moet worden? Let op: probeer ook mogelijk aanwezige weerstand te achterhalen. Hoe kijkt u daar tegen aan? Indien nodig: patiënt er op wijzen dat ze ook in de toekomst een beroep kunnen doen op arts of apotheker. Weet u hoe u uw herhaalmedicatie kan aanvragen? Hebt u last van het geneesmiddel? Doel: achterhalen of de patiënt last van bijwerkingen. Bij geen bijwerkingen: indien nodig doorvragen of wel duidelijk is welke bijwerkingen op zouden kunnen treden. Dit om te voorkómen dat een bijwerking niet herkend wordt. 27

29 Hoe vaak neemt u de geneesmiddelen in? Doel: probeer te achterhalen of de patiënt moeite heeft met het dagelijks/wekelijks innemen. Probeer niet te veroordelend over te komen. Ondersteun de patiënt bij het zelf aandragen van oplossingen. Vraag door: Lukt het u om het.. x per dag/week in te nemen? Wanneer (op welk tijdstip/moment) neemt u de tabletten in? Hoe verwacht u dat het de komende tijd zal gaan met het innemen van uw medicijnen? Zijn er voor u belemmeringen? Hoe zou ik u daarbij kunnen helpen? Denk hierbij aan ondersteuning met bijvoorbeeld een therapietrouwkaart, innameschema of weeklevering. AFRONDING Herhaal eventueel gemaakte afspraken. Vat het gesprek kort samen. Hebt u verder nog vragen? Stelt u het op prijs als ik u eens per kwartaal een nieuwsbrief over [naam onderwerp] stuur? Noteer antwoord op overzicht. Bedankt voor uw tijd. Als u vragen heeft, bel gerust of kom langs in de apotheek. 28

30 BIJLAGEN: BIJLAGE 1. VOORBEELD VAN WEEKSELECTIE 29