International Business Check. Installation & Configuration Guide

Transcriptie

1 International Business Check Installation & Configuration Guide

2 Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoekmogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van de eigenaar. Add-on International Business Check Artikel software BB1723 Behorende bij release vanaf 2 Datum Auteur Bregje Elemans BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 2 van 34

3 Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten en randvoorwaarden Systeemeisen server en client Benodigde rechten Technische uitgangspunten Benodigde licenties Functionele uitgangspunten Abonnement Webservices.nl Adres Webservice Business Webservice Adressen Internationaal Webservice Dun & Bradstreet Webservice Update Service per dossier Update Service Normal Maandelijkse Update Service Company.info Creditsafe Installatie International Business Check Installatie software Bijwerken database Uitvoeren script voor SBI-codering Configuratie International Business Check Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch Benodigde functierechten Add-on rollen vanaf Add-on Maatwerkmenu SE versie Onderhoud instellingen Webservices Address International Business Creditsafe Dun & Bradstreet Proxy Weergave Bedrijfsgroottes instellen Rechtsvormen wijzigen Rechtsvormen Dun & Bradstreet instellen Sectoren Dun & Bradstreet instellen Geavanceerde configuratie Adresregels zichtbaar maken op relatiekaart Staten toevoegen aan SQL-tabel AddressStates BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 3 van 34

4 5 Achtergrondproces UpdateService voor Update Service Normal of Maandelijks Creditsafe SQL Job Geplande Taak Troubleshooting Bekende meldingen DLL-bestanden geblokkeerd Technische eigenschappen Databasetabellen BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 4 van 34

5 Inleiding De International Business Check is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Met deze addon kunt u adresgegevens en diverse bedrijfskenmerken op verschillende manieren automatisch laten invullen en bijwerken. Met de International Business Check bent u in staat om relatiegegevens van een externe bron (Webservices.nl) direct te importeren in Synergy. Tevens kunt u bestaande relatiegegevens in Synergy aanpassen met de up-to-date gegevens van de externe bron. Bij het aanmaken van een nieuwe relatie wordt een extra invoerscherm getoond, waarin u een zoekopdracht kunt ingeven op basis van een bedrijfsnaam. Via een online koppeling met Webservices.nl worden de relatiegegevens weergegeven die voldoen aan uw zoekopdracht. Met een druk op de knop selecteert u de juiste relatie en worden de adresgegevens en bedrijfskenmerken (zoals SBI-code, bedrijfsgrootte, rechtsvorm en KvK-nummer) automatisch voor u ingevuld op de relatiekaart. Met de International Business Check is het tevens mogelijk om een postcode en huisnummer in te voeren, waarna de externe bron het volledige adres voor u invult op de relatiekaart. U heeft de mogelijkheid om bestaande relatiegegevens via de externe bron te valideren en de actuele gegevens over te nemen in Synergy indien deze afwijken van de al aanwezige gegevens. Met de internationale abonnementen van Webservices.nl kunt u de International Business Check ook gebruiken om internationaal adresgegevens of bedrijfsgegevens op te zoeken en te controleren. Middels Company.info kunt u snel alle bedrijfsinfo in te zien via de website Een abonnement op Creditsafe geeft u de mogelijkheid om een creditcheck uit te voeren en de gegevens te bewaren op de relatiekaart. Deze gegevens kunt u gebruiken in andere add-ons als DebWatch. De Update Services zorgen ervoor dat u via een geautomatiseerd proces uw gegevens en de kredietgegevens kunt bijwerken zonder tussenkomst van een gebruiker. Met de International Business Check worden het aantal handelingen verminderd, wat voor meer efficiency en tijdswinst zorgt. De relatiegegevens worden compleet, correct en uniform automatisch voor u ingevuld. Hiermee is de kans op foutieve invoer geminimaliseerd. De betrouwbaarheid en effectiviteit van uw relatiebeheer en marketingacties worden verhoogd, omdat uw relatiegegevens altijd up-to-date zijn. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 5 van 34

6 1 Uitgangspunten en randvoorwaarden 1.1 Systeemeisen server en client Voor de server(s) en clients zijn de standaard systeemeisen voor Exact Synergy Enterprise van toepassing. Deze zijn te vinden in document op de Exact Customer Portal. 1.2 Benodigde rechten Voor de installatie zijn de volgende rechten van belang: System administrator (om de database te kunnen updaten en initialiseren) Synergy administrator (om rechten/rollen aan te maken) LET OP: U dient altijd de recente commerciële versie van de add-on te installeren. 1.3 Technische uitgangspunten Er is bij de ontwikkeling gebruik gemaakt van de Software Development Kit (SDK) voor Exact Synergy Enterprise. Deze werkwijze zorgt ervoor dat de add-on zoveel mogelijk onafhankelijk van de standaard software kan functioneren. Hierdoor wordt het eenvoudiger om een update van de standaard software uit te voeren. Ondanks dat dient u toch contact met uw partner op te nemen wanneer u een update wilt uitvoeren naar een nieuwere versie van Exact Synergy Enterprise. 1.4 Benodigde licenties Vanaf batch 244 is de module YA Enabling add-on solutions role vereist in de Exact Synergy Enterprise licentie. Zie paragraaf Functionele uitgangspunten Er wordt gebruik gemaakt van de standaard oplossing van Exact Synergy Enterprise. Eventueel kan dit uitgebreid worden met andere add-ons en maatwerk. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 6 van 34

7 1.6 Abonnement Webservices.nl Door het gebruik van de International Business Check kunt u op verschillende manieren adresgegevens en diverse bedrijfskenmerken automatisch laten vullen. U dient hiervoor een abonnement te nemen op Webservices.nl. Meer informatie over de beschikbare services en de kosten kunt u vinden op De International Business Check is verkrijgbaar in combinatie met een abonnement dat bestaat uit een of alle van de volgende services: Adres Webservice Bij de standaard service worden bij het aanmaken van een relatie automatisch de gevonden adresgegevens geplaatst op basis van de combinatie van postcode en huisnummer. Ook kunt u een postcode bij een adres zoeken. U heeft met deze service realtime toegang tot de meest volledige en actuele adressendatabase van Nederland Business Webservice Kiest u voor de uitgebreidere business service, dan kunt u naast de adresgegevens ook verschillende bedrijfsgegevens opvragen. U heeft realtime toegang tot het volledige Handelsregister met de meest recente bedrijfsgegevens van alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland. Op basis van de getoonde relaties die aan de opgegeven criteria voldoen, worden de relatiegegevens automatisch aangevuld met extra bedrijfsgegevens zoals aantal medewerkers, SBI-/branchecode, rechtsvorm of oprichtingsdatum. Maar denk ook aan gegevens als faillissement of maatschappelijk kapitaal Adressen Internationaal Webservice Met Adressen Internationaal kunt u, naast Nederlandse adressen, ook de adressen van buitenlandse relaties valideren op basis van onze internationale database met daarin 200 landen. Zo zorgt u ervoor dat uw buitenlandse relaties correct in de database kunt invoeren. De brongegevens komen van de nationale postbedrijven (onder andere Royal Mail, La Poste, Deutschepost) en worden periodiek bijgewerkt Dun & Bradstreet Webservice Deze service is vergelijkbaar met de Business Webservice. Met de Dun & Bradstreet Webservice kunnen echter ook relatiegegevens opgevraagd worden van bedrijven wereldwijd. Deze webservice biedt verschillende diensten, maar alleen de Marketing (basisgegevens als naam, adres, DUNSnummer, KvK-nummer indien van toepassing) en Marketing Plus (additionele gegevens als werkzame personen, SBI-code en omzetgegevens) worden ondersteund in de International Business Check. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 7 van 34

8 1.6.5 Update Service per dossier Met de Update Service abonnementen van Webservices kunt u uw nationale klantenbestand automatisch controleren op wijzigingen in het Handelsregister. Met de Update Service per dossier wordt bij het openen van een bestaand account automatisch gecheckt op mutaties in het Handelsregister. Er wordt gekeken naar mutaties op de door u aangegeven kenmerken Update Service Normal Alle dossiers die na de laatste update zijn gewijzigd op de voor u relevante bedrijfskenmerken, worden aangepast in uw database. Bedrijven die voor u als klant bijgehouden moeten worden, worden door Webservices.nl opgeslagen. Via een achtergrondproces kunt u zorgen dat periodiek uw adressenbestand wordt gecontroleerd. LET OP: Wilt u gebruikmaken van deze webservice, dan dient u schriftelijk toestemming te geven aan Webservices.nl om deze data opslaan Maandelijkse Update Service In plaats van de Update Service Normal kunt ook gebruik maken van de Maandelijkse Update Service. Deze service geeft alle mutaties in het Handelsregister door, niet alleen voor adressen uit uw klantendatabase. Heeft u een grote database die u regelmatig wilt updaten, dan geeft deze update service alle mutaties door. Via een achtergrondproces werkt u uw klantendatabase bij Company.info Met een abonnement op Company.info kunt u bedrijfsprofielen opvragen via de website Company.info. Vanaf de relatiekaart kunt u met een druk op de knop, op basis van het KvK-nummer, het bedrijfsprofiel inzien Creditsafe Door de betalingsmoraal van uw debiteuren op voorhand te checken, heeft u alle informatie voorhanden om de juiste keuze te maken. Verminder betaalrisico s bij nieuwe klanten. Creditsafe biedt creditscoring voor zowel consumenten als bedrijven. Op basis van de betalingsmoraal, kunt u uw beleid eventueel aanpassen. U kunt creditsafe per klant uitvoeren. Met de updateservice worden wijzigingen in kredietgegevens direct doorgevoerd. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 8 van 34

9 2 Installatie International Business Check 2.1 Installatie software De add-on dient op de server geïnstalleerd te worden waar ook Exact Synergy Enterprise staat. Door middel van het bestand CSSetup_NL.exe kan de set-up van de add-on opgestart worden. LET OP: Voor het installeren dienen alle gebruikers Synergy te verlaten. Ook eventuele achtergrondprocessen dient u tijdelijk te stoppen. Figuur 1 Opstartscherm installatie add-on International Business Check Bij Installatie soort wordt gekozen voor CD installatie Bij Lokale installatiedirectory moet worden gekozen voor de directory waar Synergy in geïnstalleerd staat. Door te kiezen voor OK wordt de installatie gestart. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 9 van 34

10 Het volgende scherm verschijnt. Figuur 2 Installatie add-on International Business Check starten Door te kiezen voor Ja wordt de installatie verder uitgevoerd. Wanneer de installatie voltooid is, wordt het onderstaande scherm getoond. Figuur 3 Installatie add-on International Business Check is voltooid BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 10 van 34

11 2.2 Bijwerken database Na het installeren van de add-on moet de database opnieuw geïnitialiseerd worden. Hierom zal automatisch worden gevraagd bij het opstarten van Synergy. Figuur 4 Bijwerken database Door te kiezen voor Bijwerken wordt het initialiseren van de database uitgevoerd. De instellingen bij het onderdeel Login zijn afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van de Synergy-database. Iedere database dient apart bijgewerkt te worden. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 11 van 34

12 2.3 Uitvoeren script voor SBI-codering Vanuit Webservices.nl worden sectoren en subsectoren aangeleverd via de SBI-codering. Wilt u dus de (sub)sectoren koppelen aan relaties, dan moet dat op basis van die SBI-codering. Met de installatieset wordt een SQL-script meegeleverd, waarin sectoren en subsectoren zijn voorgedefinieerd volgens de SBI-codering. Na de installatie van de International Business Check is het raadzaam om het script uit te voeren, zodat u altijd de juiste SBI-codering in uw systeem heeft staan. Het script SBISectoren.sql bevindt zich in de map Configuration in de installatieset van de International Business Check. Open het bestand met SQL Server Management Studio en voer de query uit op de betreffende database. Kijkt u vervolgens in Synergy bij Marketing Inrichting Algemeen: Sectoren en/of Subsectoren dan ziet u dat alle voorgedefinieerde (sub)sectoren zijn toegevoegd. U kunt desgewenst de omschrijvingen aanpassen of de (sub)sectoren zelfs verwijderen, maar dit is voor de volledigheid en juistheid van uw systeem niet aan te raden. Bij het aanmaken van nieuwe relaties via de International Business Check, herkent het systeem de SBI-codering en vult automatisch de sector en/of subsector in de door u ingestelde velden. LET OP: Bij een bestaande database worden bestaande sectoren en subsectoren die al aan relaties zijn gekoppeld niet geconverteerd naar de nieuwe (sub)sectoren. De (sub)sectoren uit het script zijn een aanvulling op eventueel bestaande zelfgedefinieerde (sub)sectoren. Als er al (sub)sectoren zijn met een code die ook in het script is voorgedefinieerd, dan wordt de omschrijving van de bestaande (sub)sectoren overschreven door die uit het script. LET OP: Het uitvoeren van het script is geheel op eigen risico. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 12 van 34

13 3 Configuratie International Business Check 3.1 Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch 244 Vanaf batch 244 dienen alle medewerkers die gebruik moeten kunnen maken van de International Business Check, gekoppeld te zijn aan de licentierol Enabling add-on solutions op niveau Bedrijf. Zie Benodigde licenties in paragraaf 1.4. Koppel hiervoor allereerst een willekeurige licentierol aan de medewerkers, waarmee bepaald wordt op welke Synergy-portal (ESS, CRM, etc.) ze kunnen inloggen. Hierna kunt u de rol Enabling add-on solutions koppelen aan de gebruikers op niveau Bedrijf. U kunt de International Business Check NIET gebruiken op de dealer- en/of klantenportal, omdat dealers en klanten niet de juiste rechten toegewezen kunnen krijgen. Voor meer informatie over de rollenstructuur binnen Exact Synergy Enterprise verwijzen wij u naar documenten en op de Exact Customer Portal Benodigde functierechten Bij de installatie van de International Business Check zijn automatisch een aantal nieuwe functierechten aangemaakt. Deze zijn te vinden via het menupad Systeem Inrichting Beveiliging: Functierechten. Figuur 5 Functierechten voor add-on International Business Check Bovenstaande functierechten moeten gekoppeld worden aan een rol. Automatisch zorgt Synergy ervoor dat standaard de rol Administrator de International Business Check mag onderhouden. Door functierecht te koppelen aan bepaalde rollen en die rollen vervolgens te koppelen aan medewerkers, kunt u zelf bepalen wie er verantwoordelijk is voor de inrichting van de add-on. Na opnieuw inloggen kan de medewerker de add-on verder onderhouden. Met functierecht kunnen adresgegevens gezocht worden via postcode en huisnummer en met functierecht kunt u zoeken naar bedrijven. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 13 van 34

14 Functierechten en moeten via een rol gekoppeld worden aan medewerkers die gebruik moeten kunnen maken van internationaal zoeken. Met is het mogelijk om internationaal adressen te zoeken, functierecht kunt u koppelen aan gebruikers die internationaal mogen zoeken naar bedrijven via het abonnement Dun & Bradstreet. Voor het gebruik van de functionaliteiten voor Company.info en CreditSafe zijn respectievelijk de functierechten en nodig. Gebruikers met functierecht kunnen gebruik maken van de Company.info -knop op de relatiekaart, functierecht koppelt u aan gebruikers die creditchecks mogen uitvoeren via het abonnement Creditsafe. Gebruikers die deze functierechten niet hebben, kunnen te allen tijde handmatig de relatiegegevens invoeren Add-on rollen vanaf Add-on Maatwerkmenu SE versie 4 Vanaf Exact Synergy Enterprise batch 248 heeft Exact een wijziging doorgevoerd in de licentiestructuur rondom CRM-rollen. Vanaf deze versie is het niet meer mogelijk om aan een gebruiker met een CRM-rol andere functierechten te koppelen dan een door Exact beperkte reeks. Door het plaatsen van het vinkje CRM rol toegestaan bij de instellingen van de International Business Check kunt u CRM-gebruikers toch de mogelijkheid te geven om adressen en bedrijfsgegevens op te zoeken. Zie meer hierover in paragraaf Onderhoud instellingen Nadat de add-on voor Synergy is geïnstalleerd moeten er een aantal instellingen ingevuld worden. De instellingen zijn te onderhouden via de menupaden IBC Inrichting Algemeen en IBC Inrichting Dun & Bradstreet. Figuur 6 IBC-menu inrichting Via IBC Inrichting Algemeen : Instellingen kunt u de algemene instellingen, webadressen en gebruikersnaam instellen. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 14 van 34

15 3.2.1 Webservices Figuur 7 Algemene instellingen, sectie Webservices Vul de Inlognaam en het Wachtwoord in voor het aanspreken van de externe bron. Deze gegevens heeft u ontvangen bij het afsluiten van uw abonnement op Webservices.nl (zie voor meer informatie over abonnementen paragraaf 1.6) Address Figuur 8 Algemene instellingen, sectie Address De instelling Address wordt gebruikt voor het abonnement Adres Webservice, zie paragraaf Door middel van het vinkje geeft u aan of u deze instelling wel of niet wilt gebruiken. De Address URL is bij de installatie al voorgevuld met de juiste gegevens. Indien nodig kunt u het webadres aanpassen International Figuur 9 Algemene instellingen, sectie International Wanneer u gebruik maakt van het abonnement Adressen Internationaal Webservice (paragraaf 1.6.3) geeft u in deze sectie het webadres op dat hiervoor gebruikt zal worden. Het webadres is voorgevuld, maar kan aangepast worden. U kunt de instelling uitschakelen door het vinkje achter Actief leeg te maken. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 15 van 34

16 3.2.4 Business Figuur 10 Algemene instellingen, sectie Business Het zoeken van Nederlandse bedrijfsgegevens gebeurt via het abonnement Business Webservices, zie paragraaf U kunt de instelling uitschakelen door het vinkje achter Actief uit te vinken. In het invoerveld achter URL staat het webadres voorgevuld. U kunt dit, indien gewenst, aanpassen Moeder/dochter De optie Moeder/dochter biedt u bij het aanmaken van nieuwe relaties drie keuzes: Niet koppelen aan moeder Alleen koppelen aan een bestaande moeder Koppelen en aanmaken moeder als deze nog niet bestaat Een nieuwe relatie wordt aangemaakt. Er wordt geen koppeling gelegd tussen dit bedrijf en een eventueel moederbedrijf. Indien het moederbedrijf van de nieuwe relatie al in uw Synergyomgeving staat, wordt er een koppeling gelegd met moeder. Bij het aanmaken van een relatie, waar een moederbedrijf gekoppeld is, wordt de relatie altijd aan de moeder gekoppeld. Wanneer de moeder nog niet bestaat in uw administratie, wordt ook het moederbedrijf aangemaakt Update Service U schakelt de Update Service in door het aanvinken van het vakje bij Update Service gebruiken. Met de Update Service kunt u gemakkelijk uw gegevens actueel houden op basis van relatiekenmerken die voor u van belang zijn. Zo krijgt u alleen wijzigingen binnen wanneer bepaalde eigenschappen gewijzigd zijn. U kunt periodiek uw database controleren op wijzigingen in het Handelsregister, maar u kunt ook per relatie wijzigingen doorvoeren. Voor deze twee methodes zijn drie abonnementsvormen beschikbaar, zie paragrafen tot en met BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 16 van 34

17 Kenmerken U kunt aangeven bij wijzigingen van welke kenmerken uw gegevens bijgewerkt moeten worden. U wilt waarschijnlijk weten wanneer een vestigingsadres wijzigt, maar u wilt misschien geen gegevens bijwerken wanneer er een wijziging is geweest in de eigenschap import/export. Door de kenmerken die voor u van belang zijn te selecteren, krijgt u alleen mutaties door wanneer ze deze kenmerken betreffen. Klik op het loepicoon naast Kenmerken. Het volgende scherm wordt getoond. Figuur 11 Kenmerken selecteren De kenmerken die geselecteerd zijn, staan bovenaan (1). U vinkt de kenmerken aan die u wilt gebruiken (2) en klikt op de knop Toevoegen (3). Wilt u een kenmerk niet meer gebruiken, dan klikt u op het rode kruisje achter het kenmerk (4) Per dossier Wanneer u wilt dat de gegevens van de klant direct gecontroleerd worden bij het openen van de relatiekaart, kunt u de Update Service per dossier gebruiken. Bij controle of een relatie gewijzigd is, wordt gekeken naar de aangegeven kenmerken. Nee Ja Update Service per dossier is uitgeschakeld. Bij een wijziging van de relatie, worden de verschillen getoond aan de gebruiker. De gebruiker kan vervolgens zelf aangeven welke wijzigingen hij mee wil nemen naar zijn relatiekaart. LET OP: De methode van raadplegen middels de knop Zoek bedrijf wijzigt wanneer u Update Service per dossier aanzet. Het raadplegen van Webservices vindt dan plaats via het bedrijfsnummer KVK-nummer en niet meer via bedrijfsnaam. Laat u of maakt u het bedrijfsnummer en KvK-nummer leeg, dan zal worden teruggevallen op de Business Webservice en wordt er geen rekening meer gehouden met de door u aangegeven kenmerken. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 17 van 34

18 Service Het is mogelijk om geautomatiseerd uw database bij te laten bijwerken. Bij Service hebt u de keuze uit de volgende types service: Nee Normaal Maandelijks Automatische Update Services zijn uitgeschakeld. De Update Service Normal wordt gebruikt, waarbij door Webservices.nl wordt bijgehouden welke bedrijven gemonitord moeten worden, zie paragraaf U dient hiervoor een achtergrondproces in te richten, zie hoofdstuk 5 voor meer informatie over het inrichten van achtergrondprocessen. De Maandelijkse Update Service wordt gebruikt, zie paragraaf Door middel van een achtergrondproces worden uw bedrijfsgegevens vergeleken met alle mutaties in het Handelsregister sinds de laatste schoning, zie hoofdstuk 5 voor meer informatie over het inrichten van achtergrondprocessen. Met het Aantal dagen bepaalt u met welke frequentie u wilt synchroniseren. Voor de Maandelijkse Update Services adviseren wij u de frequentie op 30 dagen te laten staan, maar zeker niet meer dan 40 dagen. Bij de Maandelijkse Update Service worden alle mutaties uit het Handelsregister meegenomen en kan het updatebestand erg groot worden wanneer u mutaties van meer dan 40 dagen oud meeneemt Laatste bijwerkdatum In het veld Laatste bijwerkdatum wordt bijgehouden wanneer de update service voor het laatst gelopen heeft. Bij het opstarten van het achtergrondproces wordt allereerst gekeken of er bijgewerkt dient te worden, op basis van de laatste bijwerkdatum in combinatie met de waarde bij Aantal dagen. Het veld Laatste bijwerkdatum wordt bijgewerkt door het achtergrondproces, maar u kunt het ook zelf aanpassen Creditsafe Figuur 12 Algemene instellingen, sectie Creditsafe Het uitvoeren van creditchecks gebeurt via het abonnement Creditsafe, zie paragraaf U kunt de instelling uitschakelen door het vinkje achter Actief uit te vinken. In het invoerveld achter URL staat het webadres voorgevuld. U kunt dit, indien gewenst, aanpassen. Het is ook mogelijk om de updateservice te gebruiken door het aanvinken van het vakje achter Update Service gebruiken. Er wordt bijgehouden voor welke klanten u een creditcheck heeft gedaan. Wanneer er nieuwe kredietinformatie over deze klanten beschikbaar is, wordt dit bijgewerkt. Dit kan via het achtergrondproces Creditsafe. Meer informatie over het achtergrondproces staat in hoofdstuk 5. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 18 van 34

19 3.2.6 Dun & Bradstreet Figuur 13 Algemene instellingen, sectie Dun & Bradstreet Voor het internationaal zoeken van bedrijfsgegevens is het abonnement Dun & Bradstreet beschikbaar. Door middel van het vinkje achter Actief geeft u aan of deze instelling gebruikt dient te worden. De URL is bij de installatie al voorgevuld met de juiste gegevens. Indien nodig kunt u dit webadres aanpassen. Bij Abonnementsvorm kiest u de Dun & Bradstreet Webservice dienst die van toepassing is. U heeft in het uitklapmenu de keuze uit Marketing of Marketing Plus. Bij Toegestane landen geeft u aan binnen welke landen er relatiegegevens opgezocht mogen worden. Na klikken op het loep-icoon verschijnt een pop-up. Figuur 14 Landen toevoegen of verwijderen Vink links de landen aan waarbinnen u wilt kunnen zoeken (1) en klik op de knop Toevoegen om ze te gebruiken. Klik op Sluiten om de popup af te sluiten. Wilt u de landen deactiveren, dan klikt u rechts op het rode kruis om het land uit te schakelen (2). BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 19 van 34

20 Tot slot selecteert u via het loep-icoon nog een Standaard land. Deze landcode zal in de International Business Check pop-up zijn voorgevuld, als de landcode op de relatiekaart leeg is of als op de knop Herstellen wordt geklikt in de pop-up Proxy Figuur 15 Algemene instellingen, sectie Proxy Afhankelijk van uw netwerkinstellingen kunt u optioneel de inloggegevens voor het aanspreken van een Proxy invullen. Geef de Inlognaam, het Wachtwoord en de URL op van uw proxyserver. NB: U dient geen domeinnaam op te geven vóór de inlognaam Weergave Figuur 16 Algemene instellingen, sectie Weergave Postcode en Plaats Bij het onderdeel Weergave geeft u aan op welke manier de Plaats (met allemaal hoofdletters of alleen de eerste letter een hoofdletter) en de Postcode (met een spatie tussen de getallen en letters of niet) moeten worden ingevuld op de relatiekaart. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 20 van 34

21 Sector instellen Geef tevens aan op welke manier de Sector moet worden gevuld op de relatiekaart van de gevonden relatie. U heeft hierbij de keuze uit: Sector+Subsector International Business Check GUIDField1 t/m GUIDField5 De sector wordt gevuld in de standaard (sub)sectorvelden op de relatiekaart. De sector wordt gevuld in het sectorveld in de sectie KvK op de relatiekaart. De sector wordt gevuld in een vrij guid-veld op de relatiekaart in de vorm van een verzoek. Het guid-veld dient u vooraf te definiëren via Klanten Inrichting Algemeen: Vrije velden Relaties. Als Referentie voor het guid-veld kiest u Verzoeken. De omschrijving van het verzoek dat gekoppeld wordt, komt overeen met de sectorcode. LET OP: Wanneer u kiest voor Sector+Subsector, dienen in Synergy de (sub)sectorcodes zijn ingesteld. Dit doet u via Marketing Inrichting Algemeen: Sectoren en Subsectoren. Hier stelt u de SBI-codering in, welke ook door Webservices.nl wordt meegeleverd bij gevonden relaties. Het beste kunt u de SBI-codering via een script inlezen. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 2.3. Informatie over de SBI-codering vindt u op de website van de Kamer van Koophandel ( LET OP: Het uitvoeren van het script is geheel op eigen risico. Wanneer u heeft gekozen voor een GUIDField, komt het veld Verzoektype beschikbaar. Hier koppelt u een bepaald verzoektype. U maakt vervolgens verzoeken aan van dit type, waarbij u ervoor zorgt dat de verzoekomschrijvingen overeenkomen met de sectorcodes. LET OP: De omschrijving van de verzoeken dient aan de volgende benaming te voldoen: <sectorcode> <omschrijving>. Bijvoorbeeld: 6201 Ontwikkelen, produceren en uitgeven van standaard software Volgorde knoppen Met de optie Volgorde knoppen bepaalt u in welke volgorde de zoek-knoppen in de International Business Check pop-up dienen te verschijnen. U bepaalt de volgorde van de knoppen door een of meerdere van de volgende letters in hoofdletters in te vullen: A I P B D C Knop Zoeken Adres Knop Internationaal Knop Zoeken Postcode Knop Zoeken Bedrijf Knop Zoek D&B Knop Zoek Creditsafe NB: Wanneer een medewerker geen rechten heeft op de betreffende zoek-opties (functierechten tot en met , zie paragraaf 3.1.2), dan zullen de betreffende knoppen voor de medewerker niet beschikbaar zijn. NB: Vinkt u het vakje Actief van de betreffende instelling uit of laat u een van de letters weg, dan zal die knop niet beschikbaar zijn in de pop-up. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 21 van 34

22 CRM rol toegestaan Vanaf Exact Synergy Enterprise batch 248 heeft Exact een wijziging doorgevoerd in de licentiestructuur rondom CRM-rollen. Vanaf deze versie is het niet meer mogelijk om aan een gebruiker met een CRM-rol andere functierechten te koppelen dan een door Exact beperkte reeks. Om CRM-gebruikers toch de mogelijkheid te geven om de International Business Check te gebruiken, kunt u het vakje CRM rol toegestaan aanvinken. Een gebruiker met de CRM-rol kan dan de International Business Check gebruiken bij het aanmaken en bewerken van relaties. NB: Het is niet mogelijk om de functierechten t/m te koppelen, om bijvoorbeeld alleen Nederlandse bedrijven te zoeken. De CRM-gebruiker ziet alle knoppen die zijn ingesteld bij Volgorde knoppen Relatietypes U kunt aangeven voor welke relatietypes de popup van International Business Check moet verschijnen. Op dezelfde wijze als het selecteren van landen en kenmerken, kiest u de gewenste types. Figuur 17 Relatietypes selecteren Voor andere types dan de geselecteerde types wordt er geen IBC-pop-up getoond. Wanneer u bij de niet gekozen types op de F2 knop drukt vanuit het postcodeveld wordt de normale Synergy pop-up voor postcodes getoond in plaats van de International Business Check pop-up. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 22 van 34

23 3.3 Bedrijfsgroottes instellen Via Marketing Inrichting Algemeen: Groottes zijn in standaard Synergy bedrijfsgroottes in te stellen. Deze groottes bestaan slechts uit een code en omschrijving. Vanuit Webservices.nl krijgt u een waarde mee voor het aantal medewerkers van een bedrijf, maar die waarde kan niet gekoppeld worden aan de standaard groottes van Synergy. Met de International Business Check kunt u voor de bedrijfsgroottes de corresponderende waardes instellen, waardoor het wel mogelijk wordt om de door Webservices.nl meegeleverde groottes te koppelen aan relaties. Om de waardes in te stellen gaat u naar IBC Inrichting Algemeen: Bedrijfsgroottes. U krijgt een overzicht van de ingestelde bedrijfsgroottes. U kunt een bedrijfsgrootte wijzigen of verwijderen en via Nieuw kunt u een nieuwe bedrijfsgrootte instellen. Figuur 18 Bedrijfsgrootte invoeren Bij Code selecteert u door middel van het loep-icoon de standaard Synergy bedrijfsgrootte. Vul vervolgens de corresponderende Minimum en Maximum waarde in en klik op Bewaren om de instellingen op te slaan. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 23 van 34

24 3.4 Rechtsvormen wijzigen Bij de installatie van de International Business Check worden alle rechtsvormen voorgevuld die vanuit Webservices.nl beschikbaar zijn en meegeleverd worden bij gevonden relaties. Hoewel de mogelijkheid bestaat, zult u - tenzij u een rechtsvorm heeft verwijderd zelden nieuwe rechtsvormen toevoegen. Eigen gemaakte rechtsvormen zullen namelijk nooit gebruikt worden. Wel kunt u de omschrijvingen van de rechtsvormen naar wens aanpassen. Via IBC Inrichting Algemeen: Rechtsvormen krijgt u een overzicht van alle beschikbare rechtsvormen. Klik op een code om de omschrijving te wijzigen. De rechtsvorm wordt op de relatiekaart gevuld in het betreffende veld in sectie KvK. Figuur 19 Overzicht rechtsvormen 3.5 Rechtsvormen Dun & Bradstreet instellen Internationale rechtsvormen zijn afhankelijk van de betreffende landen waarbinnen relatiegegevens gezocht worden. Wanneer u hiermee werkt, kunt u de rechtsvormen uit de Dun & Bradstreet database handmatig toevoegen via IBC Inrichting Dun & Bradstreet: Rechtsvormen. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe rechtsvorm toe te voegen. U vult de Code en een Omschrijving in. Figuur 20 Rechtsvormen Dun & Bradstreet invoeren De codes die vanuit de Dun & Bradstreet database aan relaties meegegeven worden, vindt u op BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 24 van 34

25 3.6 Sectoren Dun & Bradstreet instellen Om de (sub)sectoren van internationale relaties op de relatiekaart te kunnen vullen, dient u deze te koppelen aan de activiteitencodes van de relaties uit de Dun & Bradstreet database. Ga hiervoor naar IBC Inrichting Dun & Bradstreet: Sector. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe koppeling toe te voegen. Figuur 21 Sector Dun & Bradstreet invoeren Vul het Activiteit code type en de Activiteiten-code uit de Dun & Bradstreet database in. Kies vervolgens de Sector en Subsector die in Synergy zijn ingesteld onder Marketing Inrichting Algemeen: Sectoren en/of Subsectoren. Meer informatie over het instellen en tonen van (sub)sectoren vindt u in paragrafen 2.3 en De lijst van activiteit code types die vanuit de Dun & Bradstreet database meegegeven kunnen worden aan relaties, vindt u bij local_activity_code_type op BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 25 van 34

26 4 Geavanceerde configuratie 4.1 Adresregels zichtbaar maken op relatiekaart De adresgegevens van bepaalde landen zijn over meerdere regels verdeeld. Voor sommige landen wordt er bijvoorbeeld ook een aanduiding van gebouw en verdieping vermeld. Daarmee kan het voorkomen dat het adres en huisnummer pas op de derde regel worden geplaatst. Om alle gegevens te kunnen tonen op de relatiekaart, dienen daarom alle Adresregel -velden zichtbaar zijn. Open een relatiekaart en klik rechtsboven op het Aanpassen -icoon. Figuur 22 Relatiekaart bewerken Kies bij Kaart: Template de optie Bedrijf en vink onder de sectie Algemeen alle velden Adresregel1 t/m Adresregel3 aan. Klik Bewaren. Doe hetzelfde voor de relatiekaart in Bewerken -modus en eventueel voor de verschillende relatietypen. LET OP: Gebruikers kunnen de instellingen voor zichzelf aanpassen en daarmee de gegevens weer uitzetten. In dat geval dient voor de medewerker de instelling Kaart: Template op de optie Medewerker gezet en de velden Adresregel ook aangevinkt te worden. Meer informatie over in welke adresformats de adresgegevens van de verschillende landen worden opgevraagd, kunt u vinden via de website van Webservices.nl: BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 26 van 34

27 4.2 Staten toevoegen aan SQL-tabel AddressStates Bij het opvragen van internationale adressen, worden bij sommige landen staten, gebieden, regio s, provincies (hierna te noemen staat ) en dergelijke teruggegeven. Om deze gegevens ook op de relatiekaart te tonen, wordt de omschrijving van de staat vergeleken met de gegevens die binnen standaard Synergy bekend zijn. Is de omschrijving gevonden, dan wordt de code erbij gehaald en kunnen de gegevens worden opgeslagen. Wordt de omschrijving niet gevonden, dan kunnen de gegevens van de staat niet worden opgeslagen. Wilt u toch dat de staat op de relatiekaart wordt bewaard, dan kunt u er via de database voor zorgen dat de bijbehorende staatcodes beschikbaar komen. Hiervoor kunt u de tabel AddressStates aanvullen met de ontbrekende staten via een INSERT-statement in SQL. Een andere manier gaat via een bestand States.<landcode>.xml in de XML-map van de Synergyprogrammatuurmap. In de verschillende XML-bestanden kunt u per land staatcodes toevoegen. U kunt vervolgens het XML-bestand importeren via Systeem Inrichting Referenties: Landen. Klik op Tonen en zoek het betreffende land op. Klik op het -icoon in de kolom MetaData, vink Importeren aan en klik Importeren. LET OP: Wanneer een staatcode in combinatie met de landcode al aanwezig is in de tabel of in het XML-bestand en u voegt een nieuwe staat toe met dezelfde staat- en landcode, kunnen er foutmeldingen en/of foutieve gegevens getoond worden bij het opvragen van relatiegegevens en/of staatgegevens. Bestaat een staatcode al, dan is het raadzamer om de omschrijving aan te passen. NB: Wij bieden geen support op het op deze manieren aanpassen van de standaard gegevens van Exact Synergy Enterprise. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 27 van 34

28 5 Achtergrondproces Binnen International Business Check zijn twee achtergrondprocessen beschikbaar: UpdateService en Creditsafe. Achtergrondproces UpdateService zorgt voor de juiste gegevens in uw Nederlandse bedrijfsgegevens. Wanneer u wilt dat de kredietgegevens actueel gehouden worden, richt u het achtergrondproces Creditsafe in. De achtergrondprocessen kunnen op een aantal manieren worden ingesteld. De standaard en meest stabiele methode is via een SQL Job in de SQL Server Agent. Deze methode wordt daarom ook aangeraden. In specifieke gevallen kan ervoor gekozen worden om hiervan af te wijken. De achtergrondprocessen worden uitgevoerd door de standaard executable Exact.Process.exe. Deze executable bevindt zich in de Bin-map in de Synergy programmatuurmap en voert alle achtergrondprocessen uit. De verschillende achtergrondprocessen zijn DLL-bestanden die door de executable worden aangeroepen via parameters. U dient de volgende parameters mee te geven: /DBCONFIG /ASSEMBLY /CLASS De naam van de Synergy virtual directory. Refereert naar de DLL die de betreffende functie bevat. Refereert naar de specifieke functie in de DLL. LET OP: De parameters zijn hoofdlettergevoelig. U stelt het achtergrondproces als volgt in: <Synergy directory>\bin\exact.process.exe /DBCONFIG:<naam van de Synergy virtual directory> /ASSEMBLY:CSNobAdr.UpdateService /CLASS:<achtergrondproces> LET OP: Bij het gebruik van spaties in de <Synergy directory> dient u het gehele menupad te omsluiten met dubbele aanhalingstekens. Let op het gebruik van hoofdletters! 5.1 UpdateService voor Update Service Normal of Maandelijks Wanneer u gebruik maakt van de services Update Service Normal of Maandelijkse Update Service richt u een achtergrondproces UpdateService in om uw database bij te werken aan de hand van de mutaties in het Handelsregister. Wij adviseren u om het achtergrondproces eens per maand, kwartaal of half jaar in te plannen wanneer u gebruik maakt van de Update Service Normal. Heeft u een abonnement op de Maandelijkse Update Service dan adviseren wij u om het achtergrondproces wekelijks of maandelijks te laten lopen. Bijvoorbeeld: C:\Program files\exact Synergy\bin\Exact.Process.exe /DBCONFIG:SynergyIBC /ASSEMBLY:CSNobAdr.UpdateService /CLASS:UpdateService Let op het gebruik van hoofdletters! BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 28 van 34

29 5.2 Creditsafe Bedrijven waarvan u de kredietwaardigheid gecontroleerd hebt via de knop Creditsafe in Synergy, kunt u automatisch bijwerken via het achtergrondproces Creditsafe. Wanneer er nieuwe kredietinforamtie beschikbaar is, wordt deze automatisch bijgewerkt op de relatiekaart. Zo weet u altijd zeker dat u de laatste kredietgegevens bij de hand heeft. Bijvoorbeeld: C:\Program files\exact Synergy\bin\Exact.Process.exe /DBCONFIG:SynergyIBC /ASSEMBLY:CSNobAdr.UpdateService /CLASS:Creditsafe Let op het gebruik van hoofdletters! 5.3 SQL Job Zoals gezegd is het aan te raden de background job in te stellen als SQL Job. Start de SQL Server Management Studio en klik met de rechter muisknop op <SQL Server> SQL Server Agent Jobs. Kies New Job. Vul een logische Name in. Bij Owner is het meest gebruikelijk om sa in te vullen. LET OP: Het account (de owner) waaronder de job draait, moet dezelfde zijn als waaronder de SQL Server Agent draait. Daarnaast moet het account toegang hebben tot de Synergy en Globe databases. Ga naar Steps en kies New. Geef een Step name op en kies bij Type voor Operating system (CmdExec). Vul bij Command het commando zoals hierboven beschreven: <Synergy directory>\bin\exact.process.exe /DBCONFIG:<naam van de Synergy virtual directory> /ASSEMBLY:CSNobAdr.UpdateService /CLASS: UpdateService BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 29 van 34

30 Figuur 23 Achtergrondproces via SQL job Bij Run as kiest u bij gebruik van SQL 2005 voor SQL Server Agent Service Account. Bij gebruik van SQL 2008 dient u eerst nog een proxy in te stellen en deze vervolgens te selecteren bij Run as. Meer informatie over het instellen van een proxy kunt u nalezen in paragraaf Klik op OK en vul bij Scheduled New nog een schedule in waarop de job moet draaien. Controleer tot slot bij General of Enabled is aangevinkt en klik op OK om de job te activeren. LET OP: Zorg ervoor dat de SQL Server Agent altijd draait Proxy instellen in SQL 2008 Zoals eerder vermeld, dient u bij gebruik van SQL 2008 een proxy in te stellen om SQL jobs te kunnen laten draaien. Allereerst maakt u hiervoor een nieuwe credential aan. Klik met de rechter muisknop op Security Credentials en kies voor New Credential. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 30 van 34

31 Figuur 24 Credentials instellen Het account dat u hier instelt, dient voldoende rechten te hebben binnen Synergy en is daarom ook het account waaronder de SQL Server Agent en de job zal draaien. Klik vervolgens met de rechter muisknop op SQL Server Agent Proxies en kies voor New Proxy. Geef een Proxy name op en kies bij Credential name de credential die u zojuist heeft ingesteld. Bij Active to the following subsystems vinkt u de optie Operating system (CmdExec) aan. Klik tot slot op OK. Figuur 25 Proxy instellen BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 31 van 34

32 5.3.2 Geplande Taak Een soortgelijke methode als de SQL Job is een Geplande Taak. Deze is toe te voegen via het Windows Configuratiescherm. In de Wizard Taak plannen klikt u Volgende. Klik in het volgende scherm op Bladeren en navigeer naar de Exact.Process.exe. Kies hoe vaak u de job wilt draaien, bijvoorbeeld Dagelijks. Klik Volgende en vul in op welke tijden u de job wilt draaien. Klik Volgende. U vult hier de gebruikersnaam in waaronder de job moet draaien. LET OP: De gebruikersnaam dat u hier invult moet toegang hebben tot de Synergy database. Klik Volgende en vink de optie Geavanceerde eigenschappen voor deze taak openen wanneer ik op Voltooien klik aan en klik Voltooien. Vul het veld Uitvoeren aan met de parameters zoals hierboven vermeld en zorg ervoor dat Ingeschakeld (de geplande taak wordt op de ingestelde tijd gestart) is aangevinkt. Klik op OK om de geplande taak te activeren. Figuur 26 Scheduled task 5.4 Troubleshooting Loggegevens worden ook in Synergy weergegeven onder Systeem Overzichten Log: Processen. BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 32 van 34

33 6 Bekende meldingen 6.1 DLL-bestanden geblokkeerd Bij het gebruik van de add-on International Business Check op een Windows 2008 R2 Server kan de volgende foutmelding verschijnen: Request for the permission of type 'System.Web.AspNetHostingPermission, System, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089' failed., Application = WflSearch.aspx, Source = CSNOBWord.Extension, Function = Void AfterInit(), Stack = CSNOBWord.Extension.WflSearchWordMerge.AfterInit() Deze melding heeft ermee te maken dat Windows de DLL-bestanden van de International Business Check heeft geblokkeerd. De DLL-bestanden van de International Business Check vindt u in de Binmap van de Synergy programmatuurmap. Wanneer u in de eigenschappen van de DLL-bestanden (klik met de rechter muisknop op de bestanden en kies Eigenschappen ) de volgende melding ziet, dient u op Unblock te klikken om de DLL-bestanden te deblokkeren: Figuur 27 Dll s geblokkeerd BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 33 van 34

34 7 Technische eigenschappen 7.1 Databasetabellen Na installatie van de International Business Check worden in de database automatisch tabellen toegevoegd. Tabel Omschrijving CSNobAdrCicmpy Alle velden uit sectie KvK op de relatiekaarten van de relaties in tabel cicmpy. CSNobAdrDnBActivity Alle ingestelde sectoren D&B (zie paragraaf 3.6) CSNobAdrDnBRechtsvorm Alle ingestelde rechtsvormen D&B (zie paragraaf 3.5) CSNobAdrGrootte Alle ingestelde bedrijfsgroottes. CSNobAdrRechtsvorm Alle beschikbare rechtsvormen. CSNobAdrUpdateTypes De kenmerken voor Update Services. View CSNobAdrBIKcode Omschrijving Zorgt ervoor dat de sectorcode uit de omschrijvingen van de sectorverzoeken gelezen wordt, zodat de verzoeken bij de juiste sector gekoppeld kunnen worden (zie paragraaf ). BB1723 International Business Check Installation & Configuration Guide Pagina 34 van 34