BEHEER ONDERZOEKEN. Handleiding Beheer Onderzoeken

Transcriptie

1 BEHEER ONDERZOEKEN Handleiding Beheer Onderzoeken Tijd investeren vooraf verdient zich snel terug Het inrichten van een onderzoek kan snel gerealiseerd worden: deelnemers selecteren en een uitnodiging sturen en klaar. U kunt de respons volgen bij Overzichten. Het kan ook uitgebreid: u kunt aparte deelnemersgroepen maken die als filters voor resultaten werken, aparte uitnodigingen maken per deelnemersgroep, eigen vragen toevoegen etc. Juist dan is het de moeite waard deze handleiding goed te lezen. Versie 12 juni 2017 Blog en forum: klik hier. Tel:

2 Inhoud Het beheren van een onderzoek... 3 Onderzoek activeren... 4 Onderzoek beheren... 5 Een onderzoek uit een verlopen periode bekijken?... 5 Onderzoek overzicht pagina Algemeen... 6 Inrichting van de vragenlijst... 6 Resultaten tonen en verzenden... 7 Extra opties... 7 Beheer door teamlid... 9 Invullen van een vragenlijst Kopregel vastzetten bij xy-vragenlijst Vraagstap & tonen hele vragenlijst Resultaten vrijgeven (verdieping) Bijkomende opties XY-onderzoeken (zoals CW Docent door leerling): Deelnemers selecteren Deelnemers toevoegen aan een groep Indien u meerdere klassen of leerjaren wilt selecteren Waarom meerdere groepen aanmaken? Prognose en ambitie Groepen genereren Leerling evalueert docent Bij onderzoek onder personeel Groep X (deelnemers) en groepen Y handmatig koppelen Deelnemers kiezen zelf de persoon die moet worden geëvalueerd Rechten Rechten middenmanager / teamleider Vraagkeuze opzet Kopiëren van vragenlijsten Schooleigen stellingen/vragen Gepersonaliseerde uitnodiging versturen per e -mail Tekstsjabloon maken Nieuwe uitnodiging Ontvangers selecteren Bericht opstellen en verzenden Aantal geselecteerde deelnemers

3 Reply to, de displayname en het onderwerp Voorbeeldopties Tijdstip van verzenden Einddatum Directe Login / Directie Link Overzicht verzonden s Enkele tips bij de optie uitnodiging Technische achtergrond s verzenden Overzichten Toelichting Voorwoord en nawoord Over anonimiteit en veiligheid Versiebeheer

4 Het beheren van een onderzoek Onder het beheren van onderzoeken kunnen twee activiteiten verstaan worden: 1. U maakt een eigen vragenlijst 2. U beheert een vragenlijst (een onderzoek van Kwaliteitscholen of een eigen vragenlijst). Voor het ontwikkelen van een eigen vragenlijst is een aparte handleiding geschreven. (zoek bij Informatie / Handleidingen). Het beheer van een vragenlijst wordt gedaan door de applicatiebeheerder van de school of scholengroep. Voor beiden niveaus (school en scholengroep) bestaat er ook een Light-versie. U kunt deze zelf activeren voor een school, bij beheer gebruikers / nieuw. Een Light-versie op scholengroepniveau moet u dit aanvragen bij Kwaliteitscholen. Het scherm van beheer onderzoek ziet er als volgt uit: De mogelijkheden Een vragenlijst beheren U kunt een vragenlijst activeren. U kunt een vragenlijst beheren. U kunt tijdens de invoer door respondenten de resultaten bekijken (Status invoer). Een vragenlijst maken U kunt een eigen vragenlijst maken, en daarbij domeinen aangeven. U kunt kijken naar de lijst van antwoordmogelijkheden, en u kunt antwoordmogelijkheden zelf toevoegen. 3

5 Onderzoek activeren Onder het activeren van een vragenlijst wordt verstaan: het koppelen van een schoollocatie aan een vragenlijst en een periode. Ga naar Beheer Onderzoeken / Onderzoek activeren: Eigenaar vragenlijst: er zijn drie soorten van eigenaren: Kwaliteitscholen, Eigen vragenlijsten van de school, Vragenlijsten beschikbaar gesteld door andere scholen. Zoek met trefwoord: hier kunt u een trefwoord opgeven. U ziet het aantal vragenlijsten dat hoort bij het trefwoord. (dat hoeft niet, u kunt ook in de hele lijst scrollen). Als u een trefwoord opgeeft, kunt u deze selecteren in de lijst eronder. U kunt na elkaar zoekitems opgeven. Selecteer vragenlijst: u selecteert een vragenlijst. Selecteer periode: de onderzoeksperiode wordt vanzelf aan het vragenlijst gekoppeld, dat is door Kwaliteitscholen ingesteld. Als er meerdere periodes beschikbaar zijn, zult u een keuze moeten maken. Code en Naam: als er één locatie is, wordt deze vanzelf aangevinkt. Ook als er meerdere zijn. U kunt dan een locatie afvinken als u die niet wilt toewijzen aan een vragenlijst. Met de knop Activeer vragenlijst kunt u de vragenlijst activeren. Met Refresh kunt u opnieuw beginnen. De geactiveerde vragenlijst staat nu in de lijst van vragenlijsten (Home/Beheer onderzoeken/ Beheer onderzoeken). Indien een vragenlijst al geactiveerd is voor een locatie, dan krijgt u daar een melding van. 4

6 Onderzoek beheren U ziet de geactiveerde onderzoeken waar u aan wilt deelnemen staan in de lijst van Beheer Onderzoeken. U krijgt als applicatiebeheerder (Light, algemeen, van meerdere locaties) eerst dit overzichtsscherm: U ziet hier in één overzicht allerlei instellingen staan. De rode en groene bolletjes geven aan of een onderdeel al is uitgevoerd. Als een veld leeg is, is het niet van toepassing op het onderzoek. U kunt op een tabelkop klikken om bijvoorbeeld op periode te selecteren. U kunt ook een periode selecteren, of alleen een onderzoek. Handig is het overzicht `Te tonen onderzoeken. De instelling die u daar kiest, kunt u ook bewaren met de knop instelling bewaren, zodat als u een volgende keer deze pagina opent, dat met die instelling gebeurt. Bij het beheer van een onderzoek kunt u altijd terugschakelen naar dit scherm via Overzicht: Een onderzoek uit een verlopen periode bekijken? ga naar Beheer Onderzoeken/Beheer onderzoeken selecteer Toon alle onderzoeken uit de combobox Te tonen onderzoeken klik op zoek 5

7 Onderzoek overzicht pagina Algemeen Als u op een link van een onderzoek klikt, komt u op de pagina om dat onderzoek te beheren: Bij ONDERZOEK staat de naam van de school, het onderzoek en de periode. Daarboven staan allerlei opties, die verderop in deze handleiding besproken worden. Daaronder staan de volgende opties: 1. Notitieveld: hier kunt u een notitie maken die alleen de beheerder ziet. Bijvoorbeeld over de periode dat u het onderzoek uitzet, het aantal respondenten op een bepaalde datum etc. Dit veld kunt u zelf vergroten en verkleinen. 2. Aangemaakt: u ziet de datum dat een vragenlijst is geactiveerd. Inrichting van de vragenlijst 3. Anoniem: u ziet of de vragenlijst anoniem is of niet. (zie hieronder bij extra opties) 4. Alle vragen op één pagina: standaard krijgt de respondent de vragen 1 voor 1 gepresenteerd. U kunt daarvan afwijken, door alle vragen op 1 pagina aan te zetten. Als Alle vragen op 1 pagina aan staat bij het activeren van een vragenlijst, dan wordt het vinkje bij Toon knop antwoorden tijdelijk opslaan als default aan gezet. 5. Knop antwoorden tijdelijk opslaan: als u de hele vragenlijst toont, heeft u de optie om op het invulscherm een extra knop te tonen om de antwoorden tijdelijk op te slaan. Dan worden ze maximaal zeven dagen bewaard. 6. Vragen groeperen per domein: u kunt de vragen vraag voor vraag laten invullen, allemaal tegelijk of per domein. 7. Geluidsfragmenten verbergen: bij een aantal onderzoeken (o.a. Vensters, Studiemotivatie en Concentratie) kunnen respondenten de vraag ook voorgelezen krijgen. Dan zien ze een luidsprekertje bij de vraag staan. Dat kunt u hier aan of uitzetten. Standaard staat dit aan. 8. Vraagtoelichting verbergen: soms ziet u een toelichting bij een vraag. Dit kunt u uitzetten. 6

8 9. Print-knop verbergen: met deze optie verbergt u de print-knop voor de respondent. Die kan dan de antwoorden niet meer printen. Bij vragenlijsten waarbij leerlingen zijn verbonden staat deze standaard aangevinkt, met andere woorden: leerlingen zien deze knop standaard niet. Als u dat wel wilt, dan zet u dat vinkje weer uit. 10. Vragen verticaal: standaard wordt de vraag horizontaal getoond, d.w.z. eerst de vraag, daarachter de antwoordmogelijkheid. Dit kunt u ook verticaal laten zien, d.w.z. eerst de vraag, daaronder de antwoordmogelijkheid. Bij een x over y-onderzoek kunt u ervoor kiezen om de vragenlijst verticaal te tonen. U kunt dat testen door rechtsboven op Voorbeeld te klikken. 11. Einddatum: u kunt binnen een onderzoeksperiode zelf een einddatum aangeven. Deze einddatum zien de respondenten ook. Na deze periode kunnen respondenten het onderzoek niet meer invullen. Als er geen datum is aangegeven, sluit het onderzoek vanzelf als de periode afloopt. 12. Eind- en begindatum Prognose en Ambitie: u kunt de Prognose en Ambitie voor, tijdens en na een onderzoeksperiode in laten vullen! 13. Onzichtbaar voor deelnemer: als u dit aanvinkt, ziet de deelnemer geen vragenlijst. Dat kunt u gebruiken als u bijvoorbeeld de deelnemers al hebt toegevoegd maar nog bezig bent met de inrichting. Als men nog nooit ingelogd is, is het niet zo nodig, maar als men vaker is ingelogd, kan dit nuttig zijn. Dit geldt niet voor de deelnemers die u bij Prognose & Ambitie hebt geselecteerd. 14. Toon de vragenlijst alleen op: u kunt de vragenlijsten toegankelijk maken van maandag t/m vrijdag van uur. Dan kunnen respondenten de vragenlijst niet in het weekend en s avonds invullen. Dit is met name toegevoegd voor CW Docent door leerling. Dit geldt niet voor de deelnemers die u bij Prognose & Ambitie hebt geselecteerd. Resultaten tonen en verzenden 15. Resultaten verzenden naar MMP/MagnaView/Datapas: u kunt hier resultaten van onderzoek verzenden naar QlikView, MagnaView of Datapas. Als ze verzonden zijn, ziet u de datum vermeld. (zie aparte uitleg bij Informatie) 16. Resultaten vrijgeven: als het onderzoek is afgesloten, kunt u met de resultaten vrijgeven. Extra opties 17. Mentor mag resultaten eigen leerlingen zien: dit ziet u alleen staan bij niet-anonieme onderzoeken onder leerlingen, zoals Studiemotivatie en Concentratie en Faalangst. Deelnemer kiest taal: speciaal voor internationale scholen, ziet u alleen bij die vragenlijsten die die keuze ook hebben. De respondent kan dan een keuze maken uit de andere talen (Engels, Duits) waarin de vragenlijst wordt aangeboden. 7

9 18. TOON WAARDERING (zonnetjes en wolkjes) rapport XY: bij Rapport XY heeft u de mogelijkheid om Visueel (zonnetjes en wolkjes) aan of uit te zetten. Standaard staat dit aan. Als u een vinkje weghaalt, dan wordt deze optie niet getoond en heeft niemand de mogelijkheid de resultaten te zien met zonnetjes en wolkjes. Let hierbij op het volgende: er wordt dan voor het tonen van zonnetjes en wolkjes gekeken naar de keuze van het meest recente onderzoek. Op die manier kunt u zich niet vergissen voor oudere resultaten. Op basis van die laatste instelling wordt het vinkje toon zonnetjes en wolkjes in de rapportgenerator aan of uit gezet voor alle onderzoeken. Maar let wel: als u het vinkje voor toon zonnetjes en wolkjes uitzet voor periode en er een recenter onderzoek is, bijv. periode 12-13, waar het vinkje voor toon zonnetjes en wolkjes aanstaat, dan worden ze WEL getoond. De keuzes die gemaakt worden voor rapport XY geldt ook voor de snelle resultaatopties van rapport XY. 19. TOON RANKING rapport XY: hiermee kunt u de ranking aan of uit zetten in rapport XY. 20. TOON GRAFIEK RANKING rapport XY: idem voor de grafiek ranking. 21. TOON GRAFIEK PERCENTIELEN rapport XY: idem voor de grafiek percentielen. 22. Resultaten vrijgeven Vensters: dit ziet u alleen staan bij de Venster-onderzoeken. 23. Resultaten verzonden op: dit ziet u alleen staan bij de Venster-onderzoeken. (zie de handleiding voor beheer Venster-onderzoeken). 24. Onderzoek is anoniem: bij sommige onderzoeken kan vooraf de anonimiteit gekozen worden (zie hieronder). Als het onderzoek gestart is, kan dit niet meer gewijzigd worden. Bij een aantal vragenlijsten bepaalt de school zelf of het onderzoek anoniem is of niet. U vindt dat bij Vragenlijsten Kwaliteitscholen, filter Anonimiteit Aanpasbaar Op Onderzoek. Dit is zo ingesteld, omdat niet alle scholen het voor elkaar krijgen om 5 respondenten een vragenlijst in te laten vullen. Omdat in Kwaliteitscholen het aantal 5 als standaard wordt gehanteerd, ziet u bij anoniem < 5 geen resultaten. Dus u kiest er vooraf voor: of het onderzoek anoniem is (dus u krijgt 5 respondenten) of het is niet anoniem als u < 5 respondenten verwacht. U kunt, als de keuze eenmaal gemaakt is voor anoniem, niet switchen! De reden daarvoor is dat de respondent, als hij of zij het onderzoek invult, een melding krijgt dat het onderzoek anoniem is. Let op: bij eigen onderzoeken heeft u NIET de mogelijkheid te kiezen tussen wel of niet anoniem! Dan zou u namelijk de belofte dat een onderzoek anoniem is, weer kunnen ondergraven. En dat is natuurlijk niet de bedoeling. Bedenk dus vooraf of er voldoende respons is, d.w.z. 5 of meer. (lees meer hierover bij Over anonimiteit en veiligheid aan het eind van deze handleiding). Extra optie voor scholengroepbeheerder: een scholengroepbeheerder ziet op de pagina Algemeen een optie om van locatie te switchen: 8

10 Beheer door teamlid U kunt ervoor kiezen dat een teamlid in het Bekwaamheidsdossier zelf een vragenlijst uitzet. Dat kan alleen bij XY-vragenlijsten met vraagkeuze, waarbij de geëvalueerden medewerkers zijn. De deelnemers kunnen alle gebruikersgroepen zijn. Het is op dit moment zo ingesteld, dat alleen Kwaliteitscholen de vraagkeuze kan activeren voor een nieuw eigen onderzoek. Indien u hier gebruik van wilt maken, neem dan contact op met de servicedesk. Zij kunnen het onderzoek voor u activeren met vraagkeuze. Zie voor meer informatie de handleiding Medewerkers beheren zelf vragenlijst. Het beheer in het Bekwaamheidsdossier van een teamlid kent 3 opties. U kunt een teamlid rechten geven op twee opties, zodat een teamlid zelf een vragenlijst kan uitzetten. Als de standaardvragenlijst wordt gebruikt is het vinkje bij Medewerker (als Y) kiest zelf vragen read only. U kunt deze optie pas gebruiken als u op de vraagkeuzepagina de standaardlijst heeft uitgevinkt en vraagkeuze instelt. Zie voor alle mogelijkheden de pagina s 7 en 8 in de handleiding Medewerkers beheren zelf vragenlijst. 9

11 Invullen van een vragenlijst Kopregel vastzetten bij xy-vragenlijst Bij xy-onderzoeken worden de kopregels vastgezet. (bij gewone onderzoeken dus niet). Als vragen verticaal aan staat bij een xy-onderzoek dan wordt de kopregel met de Y s (bij CW Docent door leerling zijn dat docenten; bij vakkenevaluatie zijn dat Vakken; bij CW Leerling door docent zijn dat leerlingen) en eventueel de kopregel met het domein (als gegroepeerd wordt op domein) vastgezet. Tijdens het scrollen blijven deze regels staan. Als vragen verticaal aan staat en als er meerdere vragen op de pagina getoond worden (om dat alle vragen op één pagina aan staat of omdat groeperen per domein aan staat) dan wordt gecontroleerd of alle vragen van het antwoordtype radiobutton dezelfde antwoordopties hebben. Als dat zo is, dan worden de radiobutton toelichtingen alleen in de kop getoond (onder de Y s). Deze regel wordt dan ook vastgezet als je gaat scrollen, zodat deze regel altijd in beeld blijft. Als er vragenlijsten zijn van het antwoordtype radiobutton met verschillende antwoordopties, dan worden de toelichtingen van die radiobuttons getoond boven de vragen waar ze betrekking op hebben. Let op: deze regels worden dan niet vastgezet tijdens het scrollen (omdat ze niet in de kop staan). Ook als de vragen horizontaal getoond worden, worden de kopregels vastgezet. Vraagstap & tonen hele vragenlijst Het gebruiken van een vraagstap (bv ga bij vraag 11 bij Ja naar vraag 12 en bij Nee naar vraag 15) lijkt niet logisch als u een hele vragenlijst laat zien, maar dat kan wel. In dat geval worden de tussenliggende vragen read only getoond. Indien iemand dus Nee kiest in bovenstaand voorbeeld, worden de antwoorden van de vragen 12 t/m 14 read only, bovendien krijgt men een pop-up met de tekst naar welk nummer verder gegaan moet worden. Dit is ook het geval bij een XY-vragenlijst, als er bijvoorbeeld 3 medewerkers door leerlingen worden geëvalueerd en de ene vraag is voor deelnemersgroep X (gekoppeld aan docent X) en de andere vraag voor leerlingen van docent Y. We adviseren overigens om vragenlijsten voor leerlingen vraag voor vraag te tonen. (dat is ook het advies van Bureau Taal). 10

12 Resultaten vrijgeven (verdieping) Wat doet het vinkje Resultaten vrijgeven? In het kort komt het erop neer, dat dit vinkje bepaalt tot wanneer een respondent een anonieme vragenlijst mag invullen en vanaf wanneer resultaten kunnen worden opgevraagd. Deze standaardisatie vereenvoudigt het beheer en verkleint de kans dat er onbedoeld fouten worden gemaakt in de organisatie, zodat bepaalde resultaten niet goed zichtbaar zijn. In feite sluit u het beheer van het onderzoek af, op de rechtenpagina na. Een bijkomend maar niet onbelangrijk voordeel is ook dat op deze manier Kwaliteitscholen de anonimiteit van de respondent beter kan waarborgen. Er zijn zoveel zaken waar we lopende een onderzoek rekening mee moeten houden, dat het bijna ondoenlijk wordt dit goed in te richten. De applicatiebeheerder bepaalt binnen de onderzoeksperiode wanneer resultaten worden vrijgegeven. Als de onderzoeksperiode is afgelopen, worden de resultaten vanzelf vrijgegeven. Als we het over `resultaten` hebben, zijn dat de resultaten in: Rapport Algemeen Rapport XY Rapport Y Snelle Resultaatopties Rapport Kengetallen Rapport Sterkte en Zwakte-analyse Rapport Tekst Antwoorden Rapport Early Warning Hieronder volgt een expliciete en verdiepende uitleg wat er gebeurt als u resultaten vrijgeeft: Voor welke onderzoeken geldt dit? - Alleen voor de anonieme onderzoeken. - Sommige vragenlijsten hebben de optie om vooraf te kiezen voor wel of niet anoniem. Indien u een onderzoek anoniem zet, is deze optie van toepassing. Wat gebeurt er als u resultaten nog niet vrijgeeft? dan ziet geen enkele gebruiker resultaten. Wat gebeurt er als u resultaten vrijgeeft? dan krijgt u een pop-up met een waarschuwing. dan kunnen respondenten de vragenlijst niet meer invullen. Een deelnemer die de vragenlijst nog niet ingevuld heeft, ziet de vragenlijst nog wel staan, maar met de mededeling dat het onderzoek is afgesloten: dan kunnen gebruikers resultaten zien, indien ze daar rechten voor hebben gekregen via de normale rechtenpagina. Resultaten vrijgeven overschrijft gedurende het onderzoek alle rechten. 11

13 Niemand ziet immers resultaten als ze nog niet zijn vrijgegeven, ook de applicatiebeheerder niet. De instellingen van de rechtenpagina gaan pas gelden als u de resultaten vrijgeeft (of aan het einde van een onderzoeksperiode). Dus daar hoeft u niet meer over na te denken. dan worden de pagina s X, Y, Koppeling X-Y, Groepen Genereren en Uitnodigingen read only. Niemand kan immers de vragenlijst nog invullen. Kan ik Resultaten vrijgeven terugdraaien? - Nee, u kunt resultaten maar één keer vrijgeven, met andere woorden: u kunt dat vinkje later niet meer veranderen. De actie is eenzijdig en onherroepelijk. Kan Prognose en Ambitie nog worden gebruikt? - Ja, u kunt altijd nog de Prognose & Ambitie in laten vullen, maar let er dan wel op, dat u die vooraf aanmaakt als deelnemersgroep. Let er ook op dat u geen gebruik kunt maken van de pagina Uitnodigingen buiten de reguliere periode. Als u dat wilt, dan moet u dat voor sluiting van het onderzoek doen. Hoe zit het met verzenden van resultaten naar derden? - De Venster-resultaten kunnen worden verstuurd als de resultaten zijn vrijgegeven. - Pas als de resultaten zijn vrijgegeven, kunnen ze naar MMP (Qlik View) worden verstuurd. Dat geldt ook voor de XY-onderzoeken! Hoe zit het met zelf samengesteld onderzoek? - Als u de resultaten vrijgeeft, kunt u bij Rapport Algemeen en Rapport XY resultaten zien. U kunt het filter [Alle Scholen] gebruiken. Als u voor het einde van een periode resultaten opvraagt van een vragenlijst van Kwaliteitscholen, dan worden alle resultaten van alle scholen meegenomen, ook als scholen het onderzoek niet definitief hebben gemaakt. Bij een Eigen onderzoek wordt gecontroleerd of de benchmark Alle Scholen of kenmerk Bestuur of Scholengroep is geselecteerd. Als dat zo is, dan wordt van alle scholen die aan het onderzoek hebben deelgenomen, gecontroleerd of de resultaten zijn vrijgegeven. Als er één onderzoek tussen zit waarvan de resultaten niet zijn vrijgegeven, dan wordt rapport Algemeen niet getoond. U beheert deze vragenlijsten zelf, dus het is u om ze vrij te geven. Dit moeten we doen om de anonimiteit van de respondent te beschermen. Misbruik op deze manier is wellicht vergezocht, maar we willen elke twijfel over de integriteit van Kwaliteitscholen wegnemen. 12

14 Bijkomende opties XY-onderzoeken (zoals CW Docent door leerling): Wat gebeurt er als u het vinkje van een Y aan zet? dan verschijnt de eerste keer een waarschuwing, daarna niet meer als u een andere Y aanvinkt. Als u het vinkje Alle aan zet, dan verschijnt de waarschuwing ook. dan is deze Y voor een respondent niet meer zichtbaar. De andere wel. dan kan daarvan een Rapport XY (of Rapport Y) opgevraagd worden, als dat ook zo is ingesteld op de rechtenpagina. dan kunt u in Rapport Kengetallen filteren op Y s. Alleen de resultaten van Y s die zijn vrijgegeven worden getoond. Wat gebeurt er als ik Resultaten vrijgeef? dan worden automatisch alle Y s aangevinkt om resultaten vrij te geven. dan kunt u rapport Algemeen opvragen. dan kunt u geen gebruik meer maken van Groepen Genereren. dan moet u, als u nieuwe evaluaties wilt uitzetten, een nieuwe periode aanvragen. Wat gebeurt er als ik niet de resultaten vrijgeef? dan ziet u nog geen rapport Algemeen. Het voordeel kan zijn dat u later nog nieuwe Y s en X s (deelnemers) kunt toevoegen. Maar geen Y s die al afgesloten zijn. Hoe kan ik de rechten beheren? - U kunt per Y resultaten vrijgeven. Daarna kunt u resultaten onzichtbaar maken voor een hele gebruikersgroep via de pagina Rechten. U kunt bijvoorbeeld bij CW Docent door leerling de resultaten van het onderzoek vrijgeven, maar bij de docenten zet u de standaardrechten nog even uit, zodat de teamleiders er eerst naar kunnen kijken. 13

15 Deelnemers selecteren U maakt voor elk onderzoek een selectie van deelnemers. Om deelnemers te selecteren gaat u naar het tabje Deelnemers : 1. Klik op de knop nieuw 2. Bedenk een naam bij Groep 3. Klik op de knop opslaan Deelnemers toevoegen aan een groep Als er meerdere deelnemersgroepen zijn, klikt u op de naam van de deelnemersgroep, deze wordt dan vet gedrukt. Schooljaar en de (preferente) Gebruikersgroep zijn voorgeselecteerd. Bij de Gebruikersgroep kunt u ook op Alle zoeken. U kunt ook filteren op geslacht, schooltype, leerjaar, klas, lesgroep en profiel. De laatste filters gelden (uiteraard) niet voor medewerkers. De combobox met klassen en lesgroepen worden gefilterd op basis van het schooljaar, leerjaar en schooltype. Als de selectie van schooljaar, leerjaar of schooltype verandert, worden de comboboxen met klassen en lesgroepen mede aangepast en opnieuw gevuld. 1. Als u de filters hebt ingesteld klikt u op zoek. Of u typt de naam in als u een specifieke gebruiker zoekt. Alle gebruikers worden in de rij eronder gezet. 2. U kunt selecteren door op een kolomkop te klikken. 3. Met Toon alles kan een vinkje gezet worden om de selectie aan of uit te zetten, zodat u enkele deelnemers kunt selecteren. 4. Met Selecteer alles kunt u de hele rij van deelnemers tonen in plaats van in groepjes van Klik op toevoegen om de deelnemers daadwerkelijk te selecteren. Ze worden dan geplaatst onder de kop Deelnemers in groep: Indien u meerdere klassen of leerjaren wilt selecteren 1. Maak een nieuwe groep aan of klik op het potloodje (= wijzigen) van een bestaande groep 14

16 2. Kies het gewenste Leerjaar (of Klas) en klik op zoek om de leerlingen uit dit leerjaar te filteren. 3. Klik op toevoegen. 4. De deelnemers worden toegevoegd onder de kop Deelnemers in groep: 5. Selecteer nog een leerjaar (of klas); 6. klik op zoek om de leerlingen van een ander leerjaar (of klas) te filteren. 7. Klik op toevoegen. U ziet nu dat het aantal deelnemers is toegenomen. De geselecteerde personen kunnen nu deelnemen aan het onderzoek. U ziet dat het aantal geselecteerde deelnemers achter de groepsnaam staan. Daarachter kunt u volgen hoeveel respondenten de vragenlijst hebben ingevuld, en de percentages van de benchmark: Heeft u een verkeerde selectie gemaakt? U kunt de groep verwijderen door op te klikken. U kunt ook bij deelnemers individuele gebruikers verwijderen. Klik op wilt verwijderen. U ziet dat het aantal deelnemers minder wordt. achter de deelnemer die u Verwijder nooit deelnemers/groepen tijdens een onderzoek!! Als resultaten zijn vrijgegeven is het sowieso niet mogelijk, dan zijn de groepen niet meer aanpasbaar. Waarom meerdere groepen aanmaken? Als u meerdere groepen maakt, heeft u daar op twee manieren voordeel van: 1. U kunt per groep deelnemers zien hoeveel deelnemers ook respondenten zijn geworden. 2. U ziet deze deelnemersgroepen terug bij de Rapport-Generator in rapport Algemeen, zie onderaan bij deelnemers : 15

17 Let op: als u deelnemers selecteert, worden de kenmerken overgenomen die op dat moment geregistreerd staan!! Stel: u leest gebruikers in u selecteert deze gebruikers voor een onderzoek. Deze hebben geen fte en adres u update gebruikers met fte en een adres. Deze staan dan niet bij de kenmerken van de geselecteerde deelnemers. U moet de gebruikers opnieuw selecteren bij het onderzoek!!!! Advies: selecteer zo laat mogelijk gebruikers bij een onderzoek zodat de gebruikerskenmerken up-to-date zijn. Prognose en ambitie 16

18 U kunt bij een onderzoek een andere gebruikersgroep dan die de vragenlijst invult, de prognose en ambitie in laten vullen. Zet hiervoor een vinkje achter Prognose en Ambitie: Deze groep vult de vragenlijst op twee items in, namelijk Prognose en Ambitie. Zie voor uitleg de Handleiding Prognose en Ambitie (zie Informatie / Handleidingen en demo s / tekst: handleidingen). Men vult de vragenlijst in als gewone deelnemer en/of als deelnemer van Prognose & Ambitie. Als men de vragenlijst als gewone deelnemer heeft ingevuld, kan men deze ook voor P&A invullen, en vice versa. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn bij vragenlijsten als CW Docent door collega en Quickscan Medewerkersonderzoek. Ten aanzien van de respons geldt, dat bij een P&A-deelnemersgroep wordt gecontroleerd of de deelnemer P&A heeft ingevuld. Deze telt dan alleen daar als respondent. Datzelfde geldt als iemand ook deelnemer is in een gewone deelnemersgroep. Deze telt daar dan alleen mee als respondent als diegene als gewone deelnemer de vragenlijst heeft ingevuld. Gebruikers die zijn geselecteerd bij P&A hebben toegang tot de vragenlijst, ook als u bij Algemeen een vinkje hebt gezet bij Onzichtbaar voor deelnemers en Alleen in te vullen op ma t/m vrijdag tussen uur. Als u deelnemers wilt uitnodigen voor begin van / na de reguliere periode, dan kunt u geen gebruikmaken van de pagina Uitnodiging. U zult deze deelnemers dan mondeling moeten laten weten dat ze het kunnen invullen, of strak aan het begin van de periode, of strak tegen het einde van de periode aan. 17

19 Groepen genereren Bij een X over Y-onderzoek koppelt u deelnemers die de vragenlijst in gaan vullen aan een groep te evalueren personen. Er zijn meerdere opties: 1. U maakt gebruik van Groepen genereren, dat kan alleen bij een Magister/SOM-koppeling. 2. U maakt groepjes van deelnemers en groepjes van geëvalueerden en deze koppelt u aan elkaar. U maakt 1 groep deelnemers en 1 groep geëvalueerden en de leerlingen kiezen zelf welke docent ze evalueren. Leerling evalueert docent Met deze optie kunt u snel een onderzoek klaarzetten waarbij bijvoorbeeld 40 docenten door 20 klassen worden geëvalueerd. Als leerlingen 4 docenten tegelijk evalueren in steeds wisselende samenstelling, dan kunnen docenten door 60 leerlingen uit 4 of 5 klassen worden geëvalueerd. De selectie van deelnemers en geëvalueerden staat binnen een paar klikken klaar. Lees er meer over in de aparte Handleiding Groepen genereren op de informatiepagina: 18

20 Bij onderzoek onder personeel Een tweede optie is dat u de teamindeling van het bekwaamheidsdossier als groep kunt kopiëren. Als u bij een onderzoek onder personeel, zoals bijvoorbeeld de Quickscan, resultaten op teams wilt hebben en de teams zijn klaargezet bij Teams beheer, dan kunt u Groepen Genereren gebruiken. U kunt dan alleen Teamleden en Leidinggevende als deelnemer selecteren. Dit staat ook uitgewerkt in de handleiding Groepen genereren. Groep X (deelnemers) en groepen Y handmatig koppelen Wat Groepen genereren automatisch doet, kunt u ook handmatig doen. Dat vereist wel wat voorwerk. U moet precies weten wie wie evalueert. Het is hierbij makkelijk als u de groepen (zowel X (deelnemers) als Y dezelfde naam geeft. Stel, u wilt docenten laten evalueren door leerlingen of collega s, doe dat dan altijd op deze manier: 1. Klik op Deelnemers om een groep leerlingen aan te maken. 2. Klik op de knop nieuw. 3. Geef de groep leerlingen een naam. 4. Klik op opslaan 19

21 5. Ga naar Deelnemers toevoegen aan groep:.. (schooljaar, gebruikersgroep, schooltype, klas, e.d.) 6. Klik daarna op zoek 7. Bij alles kan eventueel een vinkje gezet worden om de selectie aan of uit te zetten 8. Klik op toevoegen 9. De deelnemers worden (links) geplaatst onder de kop Deelnemers in groep: Maak bij Y (liever niet meer dan 5 personen) een groep te evalueren personen aan. 10. Klik op Nieuw en typ in het vakje onder groep dezelfde naam als die u gegeven heeft bij de groep deelnemers. 11. Klik op Opslaan en zoek de te evalueren person(en). 12. Zet een vinkje bij de naam of namen van de personen die in deze groep moeten komen 13. Klik op de knop toevoegen De groep X moet nu gekoppeld worden aan de groep Y 14. Ga naar Koppel X/Y 15. Klik op Nieuw 16. Klik op het uitrolpijltje (Selecteer een groep) onder Kies X en kies de groep deelnemers 17. Klik op het uitrolpijltje (kies waarde) onder Kies Y en kies de te evalueren groep 18. Klik op de knop opslaan. Leerlingen of collega s kunnen nu meerdere docenten tegelijk evalueren. Let op: u kunt bij een X over Y-onderzoek deelnemers meerdere keren NA elkaar deel laten nemen aan een onderzoek!!! U kunt ook deelnemers TEGELIJK in meerdere groepen plaatsen. Het is dus niet alleen mogelijk dat leerlingen (al dan niet geplaatst in meerdere groepen) TEGELIJK meerdere docenten kunnen evalueren, maar ook dat ze meerdere keren NA elkaar eenzelfde vragenlijst kunnen invullen. Dus als onverhoopt een bepaalde docent ook geëvalueerd moet worden door een klas die al andere docenten geëvalueerd heeft (dat onderzoek is dus opgeslagen), dan kan weer een nieuwe groep aangemaakt worden voor nog weer andere docenten (één of meerdere). Maar, 1) binnen een periode kan een docent door dezelfde leerling 1 keer geëvalueerd worden. 2) als de resultaten van een Y zijn vrijgegeven, dan kan hij niet weer door andere leerlingen geëvalueerd worden, dan moet een nieuwe periode worden gestart. 3) als de resultaten zijn vrijgegeven voor het hele onderzoek, dan moet ook een nieuwe periode worden gestart. 20

22 Als u vermoedt dat er nog meer docenten geëvalueerd gaan worden, dan kunt u beter alleen de resultaten vrijgeven van de individuele docenten en niet van het hele onderzoek. Dat betekent dat rapport Algemeen nog niet opgevraagd kan worden, maar wel de rapporten XY van de docenten. Let op: zorg voor een goede organisatie van het onderzoek, zodat dezelfde leerlingen niet onnodig gevraagd wordt weer een vragenlijst in te vullen. Wees - in belang van de kwaliteit van het onderzoek - als kwaliteitsmedewerker gerust streng naar de directie toe! Deelnemers kiezen zelf de persoon die moet worden geëvalueerd 1. U maakt 1 groep X aan en 1 groep Y. Zie stap 1 t/m 18 hiervoor. 2. Bij de stap Koppel X/Y vinkt u aan Respondent kiest zelf de te evalueren persoon. Dan logt de deelnemer in en dan kan die deelnemer bij een evaluatie eerst zelf de Y uitkiezen die hij moet evalueren, daarna logt hij door naar de vragenlijst. Als u als school de verantwoordelijkheid van het laten evalueren neer wilt leggen bij de docent, dan kan dat nu makkelijk geregeld worden. Maar u kunt zo ook nog een strakke regie vormen, zo dat de leerlingen uit bepaalde klassen/clusters onder toezicht de vragenlijst invullen. U hoeft dan in elk geval geen groepen meer te maken. U kunt het nog zo regelen, dat het onderzoek wordt alleen overdag wordt ingevuld, zodat leerlingen het niet thuis zonder begeleiding en toelichting gaan invullen. Kan een docent meerdere keren door dezelfde deelnemer geëvalueerd worden? Een deelnemer kan meerdere keren inloggen en verschillende docenten evalueren. Binnen een periode kan een docent door dezelfde leerling maar 1 keer geëvalueerd worden. Wilt u dat een docent weer door dezelfde leerling wordt geëvalueerd, dan moet u een nieuwe periode openen. Bij het onderzoek CW Docent door leerling kunt u het onderzoek zelf activeren in een periode buiten de benchmark. Bij andere onderzoek Stuurt u daarvoor een naar Kwaliteitscholen, dan maken wij een extra periode voor u aan. 21

23 Rechten Er zijn binnen Kwaliteitscholen drie soorten vragenlijsten: 1. Anoniem 2. Niet-anoniem (zelfevaluaties) 3. X over Y: een deelnemersgroep evalueert een andere groep of persoon. Kwaliteitscholen kent een zeer uitgebreide rechtenstructuur. Rechten kunnen per vragenlijst ingesteld worden en per gebruiker. Dan gaat het erom wie naar de resultaten mag kijken. Er zijn algemene resultaten en resultaten van gebruikers (bij anoniem onderzoek en X over Y-onderzoek). Let op: de gebruikers zien überhaupt pas resultaten van een anoniem onderzoek als dat resultaat van het onderzoek wordt vrijgegeven. Als u een vragenlijst gebruikt van Kwaliteitscholen staan de rechten automatisch goed ingesteld, dat wil zeggen een docent ziet bij een evaluatie door leerlingen alleen zijn eigen resultaten, de teamleider ziet alleen de resultaten van zijn team (indien er teams zijn ingevoerd). Ga dus pas rechten aanpassen als daar aanleiding toe is. Deelnemer/respondent: deze vult een vragenlijst in, anoniem over de school, over zichzelf voor een zelfevaluatie, anoniem over een collega of een docent of een leidinggevende. Geëvalueerde (= Y): kan de resultaten bekijken die deelnemers/respondenten over hem hebben ingevuld. Wij noemen dat een X over Y onderzoek. De deelnemer is de X, de geëvalueerde is de Y. Deze onderzoeken zijn anoniem, behalve bij enkele onderzoeken waar vooraf een keuze gemaakt kan worden. De deelnemers krijgen daar ook een melding van. Wat moet u overwegen bij het instellen van rechten bij een onderzoek? 1. Evalueert de deelnemer de school, zichzelf of iemand anders? Als een deelnemer de school (= anoniem onderzoek) of iemand anders (X over Y-onderzoek) evalueert, dan gebeurt dat altijd anoniem. Daar heeft de school geen invloed op. Alleen bij een eigen onderzoek beheert de school zelf de anonimiteit! Ook daarbij garanderen wij de anonimiteit als een onderzoek anoniem is ingesteld. 2. Mag de deelnemer zelf de resultaten zien? Het is bij een zelfevaluatie vanzelfsprekend dat de deelnemer zelf naar de resultaten mag kijken. De teamleider ziet bij een zelfevaluatie de resultaten van zijn teamleden, en de mentor kan dat van zijn mentorleerlingen zien. Bij een anoniem onderzoek zijn de individuele resultaten voor niemand zichtbaar. Kwaliteitscholen heeft dat standaard zo ingesteld. 3. Mag de geëvalueerde de resultaten zien? Uiteraard mag een geëvalueerde zien wat men over hem heeft gezegd. Hij/zij kan (soms naar 22

24 keuze) niet zien wie wat over hem heeft ingevuld. De teamleider kan dat wel zien. 4. Mag iemand anders de resultaten nog inzien? Voor alle andere gebruikers kan de beheerder de rechten per onderzoek instellen. De algemene resultaten ontsluiten per gebruikersgroep. Afhankelijk van een onderzoek kunnen er rechten worden ingesteld per gebruikersgroep. Bij anonieme onderzoeken ziet u alleen het linker blok, de keuze tussen externe en interne selecties. Externe selecties: vinkt u aan als de gebruikersgroep resultaten mag vergelijken met andere scholen. Interne selecties: vinkt u aan als de gebruikersgroep ook naar resultaten van leerjaren en klassen kan kijken. Als u de gehele groep aangeeft, zien alle docenten of leerlingen de algemene resultaten. Het tweede blok rechten staat bij zelfevaluaties (Alle deelnemers en Eigen resultaten als deelnemer) en bij X over Y-onderzoeken (Alle Y s en Eigen resultaten als Y). Rechten middenmanager / teamleider U ziet bij de Rechten van een onderzoek de kolom INTERNE SELECTIES teamresultaat middenmanager. Als u daarvan gebruik wilt maken, moet u wel teams aangemaakt hebben in het Bekwaamheidsdossier. Indien u hier vinkjes zet bij de Externe en Interne selectie, dan kan de middenmanager resultaten opvragen van zijn team, en niet andere teams. - In Rapport Kengetallen kan hij zijn teamresultaat opvragen door in het filter team te kiezen. - In Rapport Algemeen kan hij zijn teamresultaat opvragen door zijn teamfilter te selecteren. 23

25 In het algemeen is het zo, dat een middenmanager van leerlingen en ouders alle resultaten kunnen opvragen, maar van personeel alleen van zijn eigen team. Zie voor exacte informatie de Handleiding Rechten Middenmanager. De individuele resultaten ontsluiten per gebruikersgroep. Individuele resultaten gaan over een zelfbeoordeling, of een beoordeling van iemand anders, of over iemand anders: 1. Zelfbeoordeling, eigen resultaten zien: de deelnemer (degene die het onderzoek heeft ingevuld) mag de eigen resultaten zien. Dit is het geval bij onderzoeken als Studiemotivatie en Sociaal welbevinden, Studie- en Beroepskeuze en Competentiewaardering Zelfevaluatie. De beheerder vinkt bij de Rechten aan Eigen resultaten als deelnemer. Klik onderaan op opslaan en vervangen zodat alle onderliggende, individuele instellingen worden ingesteld. 2. Zelfbeoordeling, anderen zien resultaten: ook anderen mogen de zelfbeoordelingen zien. 3. Evaluatie van anderen, geëvalueerde ziet eigen resultaten: dit werkt hetzelfde als Rechten op deelnemers, maar dan voor geëvalueerden (zie 1). 4. Evaluatie van anderen, derden zien de resultaten: dit werkt hetzelfde als Rechten op deelnemers, maar dan voor geëvalueerden (zie 2). Voor middenmanagers/direct leidinggevenden geldt: de rechten staan standaard alleen op Algemeen en Interne selecties, de eerste twee kolommen. Bij het Bekwaamheidsdossier worden de teams ingevuld, dan ziet de middenmanager alleen de resultaten van zijn team. 5. Evaluatie van anderen, geëvalueerde: Kwaliteitscholen heeft ervoor gekozen dat de informatie die iemand geeft over iemand anders, niet is in te zien. Maar bij een eigen onderzoek van de school, dat de school zelf heeft gemaakt, beheert de school dat zelf! Als extra moet hier nog vermeld worden: Bij niet-anonieme onderzoeken onder leerlingen ziet u bij Algemeen (Beheer Onderzoeken / naam onderzoek) ook de mogelijkheid dat de Mentor de resultaten ziet van alleen zijn eigen mentorleerlingen. Dat ziet hij niet bij anonieme onderzoeken. Bij onderzoeken onder personeel ziet een direct leidinggevende (Middenmanager) de resultaten van de docenten die in zijn team zijn geplaatst. Dat team moet dan wel aangegeven staan in het bekwaamheidsdossier, anders ziet hij alleen algemene resultaten. 24

26 Bedenk in deze hele rechtenkwestie ook de mogelijkheid om een account te gebruiken van Schoolbeheerder Light en P&O. Een schoolbeheerder Light kan geen gebruikersgegevens zien en geen rechten instellen van niet-anonieme en X-over-Y-onderzoeken. 25

27 Vraagkeuze opzet Met Vraagkeuze kunt u vragen en domeinen naar keuze selecteren voor een onderzoek. Als u wilt weten welke onderzoeken de optie van Vraagkeuze hebben, dan kunt u dat vinden in het filter van de Vragenlijsten: Dit wordt in deze handleiding niet uitgediept. Als u specifiek wilt weten hoe dat gaat, typt u bij Informatie het trefwoord Vraagkeuze in. Dan kunt u bij Tevredenheid Ouders, Tevredenheid Leerlingen en allerlei CW-vragenlijsten de betreffende handleiding selecteren. U ziet ook een vraagtekentje staan over Vraagkeuze staan als u op die pagina klikt. 26

28 Kopiëren van vragenlijsten Als u in het beheer van een onderzoek klikt op vraagkeuze en vervolgens op selecteer onderzoek om eerder gemaakte indeling te kopiëren, dan opent een nieuw venster waarin u onderzoeken uit voorgaande periodes kunt kopiëren: U ziet twee vinkjes waarmee u aan kunt geven welke vraagkeuze instellingen u wilt kopiëren. Ook als er bij locatie X van een bestuur of scholengroep eigen Antwoordmogelijkheden zijn gemaakt, dan worden deze gekopieerd. Schooleigen stellingen/vragen worden hier niet mee gekopieerd. Schooleigen stellingen/vragen kunt u op dezelfde manier kopiëren via het kopje schooleigen. Zodra 1 respondent iets heeft ingevuld, kunt u de pagina Vraagkeuze niet meer beheren. Schooleigen stellingen/vragen U kunt aan elk onderzoek schooleigen stellingen/vragen toevoegen. Ga naar Beheer onderzoeken / Beheer onderzoeken. Klik op de link van het onderzoek en kies voor schooleigen. Het scherm schooleigen vragen kent de volgende mogelijkheden: U kunt domeinen koppelen aan deze eigen stellingen U kunt vragen/stellingen van voorgaande periodes selecteren U kunt deelnemersgroepen koppelen aan de eigen stellingen. De mogelijkheden om schooleigen stellingen toe te voegen zijn groot: u kunt het zelfs zo inrichten dat bepaalde deelnemersgroepen eigen schooleigen stellingen krijgen. Om schooleigen stellingen toe te voegen heeft u twee opties: 1. u kopieert ze van een vorige periode 2. en/of u voegt een nieuwe vraag of stelling toe: 27

29 Nieuwe schooleigen stelling U kunt op Nieuw klikken om een schooleigen stelling toe te voegen. Dan opent dit scherm: Nummering De nummering gaat vanzelf. U kunt deze later aanpassen. Tekst U hebt hier de opmaak-mogelijkheden als Cursief, Onderstrepen etc. Let erop dat u daar zuinig mee omgaat. U kunt hier ook een tussenkop weergeven en kiezen voor geen antwoord bij antwoordmogelijkheid, maar dat kan ook via Toelichting. Als u vragen kopieert, kies dan voor Paste plain text, want ander neemt u allerlei tekstopmaak zaken mee. Let op: u ziet deze tekstopmaak alleen op de invulpagina, dus als u inlogt als een deelnemer en als u kijkt naar het voorbeeld. Deze opmaak wordt alleen getoond in rapport Y, niet in de andere rapporten. 28

30 Antwoordmogelijkheden Zie voor uitgebreide informatie de handleiding Antwoordmogelijkheid bij Informatie of het vraagteken op die pagina. Er zijn legio standaard antwoordmogelijkheden. (zie Lijst Antwoordmogelijkheden) De basis bestaat uit 3 types: Combobox, Radio of Tekst. Het meest gebruik worden de radio s zeer eens zeer oneens. U kunt ook zelf een Antwoordmogelijkheid toevoegen. Zie daarvoor de voornoemde handleiding. Zie voor de keuze van een positieve (pos) of negatieve (neg) variant de uitleg in de handleiding Antwoordmogelijkheid. Kies doorgaans voor pos als u geen domeinen samenstelt van schooleigen antwoorden. Bij een open vraag kiest u Tekst. Toelichting De toelichting wordt geplaatst boven de vraag. Uitgebreide toelichting Heeft u veel tekst voor een toelichting, dan kunt u die ook tonen in de vorm van een toelichting boven de vraag. Men moet dan wel op het vraagtekentje klikken, bijvoorbeeld: Controleer de toelichting. Als u kopieer vanuit een andere bron, moet u aan het einde van elke regel een enter geven als u de regeleinden wilt overnemen. Anders gezegd: u bepaalt zelf hoe breed de pop-up wordt. Toon uitleg tekst of Toon uitleg symbool Kies Toon uitleg tekst of Toon uitleg symbool alleen bij een Radio-button. Invoer verplicht Geef aan of de invoer verplicht is of niet. Maak de invoer van een open vraag nooit verplicht. Domeinen U kunt domeinen toekennen aan stellingen, bijvoorbeeld als u een setje vragen hebt over hetzelfde thema. 29

31 Deelnemersgroepen U kunt vragen toekennen aan specifieke deelnemersgroepen. Standaard wordt de vraag aan alle deelnemersgroepen toegekend. De deelnemersgroepen heeft u gemaakt bij Deelnemers (Beheer onderzoek). Als u later een deelnemersgroep toevoegt, vergeet dan niet de instellingen op te slaan. Omnummeren Als u meerdere stellingen hebt toegevoegd, ziet u bovenstaand overzicht. Stel dat u vraag 4 op de plaats wilt hebben van vraag 2. Dan klikt u op Opnieuw nummeren. Kies Aantal posities overslaan 1 en klik op Omnummeren. De nummers staan dan van 2, 4, 6 en 8. Klik op de stelling 8 en maak van het nummer 8 een 3. Sla dat op. Dan krijgt u dit scherm, u ziet dat vraag 4 verplaatst is naar de tweede positie: Kies weer voor Opnieuw nummeren, laat Aantal posities overslaan op 0 staan en kies voor Omnummeren. Dan staat alles weer keurig van 1 tot 4 genummerd. Tot slot: - U kunt niet nadat er al resultaten bekend zijn een stelling wijzigen of verwijderen. - U kunt de schooleigen stellingen bekijken bij Toon voorbeeld. 30

32 Gepersonaliseerde uitnodiging versturen per Deelnemers waarvan het adres bekend is, kunt u per , direct of uitgesteld, uitnodigen om een vragenlijst in te vullen. 1. Ga naar Beheer Onderzoeken / Beheer Onderzoeken en klik op de link van het onderzoek. 2. Klik bovenaan op Uitnodiging (als er al uitnodigingen zijn gemaakt, dan ziet u hier ook een overzicht met de gemaakte uitnodigingen en een overzicht met de ontvangers van de geselecteerde uitnodiging). 3. U hebt hier dan twee opties: een tekstsjabloon of een nieuwe uitnodiging maken. Tekstsjabloon maken U kunt een sjabloon selecteren of aanmaken, of iemand van uw scholengroep of bestuur heeft een sjabloon gemaakt dat u kunt aanpassen: Opties: 1. U kunt een sjabloon maken voor uw school door op Nieuw sjabloon te klikken. Deze wordt dan beschikbaar gesteld aan andere scholen binnen uw groep of bestuur. Zij kunnen dat niet wijzigen, zoals in bovenstaand voorbeeld bij het eerste tekstsjabloon. 2. U kunt een eigen sjabloon aanpassen, klik daarvoor op het potloodje:. 3. U kunt een eigen sjabloon verwijderen met. 4. U kunt een sjabloon van een andere school kopiëren. 5. Als u slechts enkele woorden wilt aanpassen, dan kunt u ook dat sjabloon selecteren u past de tekst aan bij de uitnodiging zelf. 6. Door een vinkje te plaatsen bij [Eigen school] selecteert u alleen de sjablonen van uw eigen school. Bij het aanmaken van een nieuw sjabloon wordt een standaardtekst getoond: 31

33 Met de twee velden tussen haakjes wordt de mail gepersonaliseerd. De naam en de tekst zijn verplichte velden. Het veld Naam Onderzoek is niet verplicht. Als u klaar bent en op Opslaan klikt, dan wordt het sjabloon in het overzicht getoond. Nieuwe uitnodiging U klikt op Nieuwe uitnodiging. Er opent zich een nieuw scherm: U kunt Nee aanvinken om verder te gaan zonder gebruik van een tekstsjabloon. Klik op Volgende stap. (rechtsboven) Als u op Ja klikt, kunt u een sjabloon selecteren, deze wordt dan vetgedrukt en u ziet de naam van dat sjabloon dan staan tussen de haken achter de keuzeoptie: Ja [NAAM]). Pas als u een keuze hebt gemaakt kunt u klikken op Volgende stap. Als de periode van het onderzoek nog niet gestart is, krijgt u daar een melding van, dan kunt u niet per abuis een uitnodiging verzenden. Met volgende stap komt u in Stap 2, selecteren van ontvangers. 32

34 Ontvangers selecteren U hebt hier meerdere opties: 1. Vink een deelnemersgroep aan onder Deelnemersgroepen. U kunt ook Alle aanvinken. Nadat u een keuze hebt gemaakt, klikt u op de link Toevoegen aan ontvangers. 2. Vink de klassen aan en klikt u op de link Toevoegen aan ontvangers. Vaak maakt men 1 deelnemersgroep en selecteert met alle klassen. Deelnemersgroepen en klassen kunnen anders zijn bij bijvoorbeeld CW Docent door leerling. Maar voor het invullen van de vragenlijst maakt dat in de meeste gevallen niets uit. De lijst met ontvangers verschijnt eronder. U kunt binnen deze groep ook deelnemers aan- of afvinken: Met volgende stap komt u in Stap 3, bericht opstellen en verzenden. Bericht opstellen en verzenden In stap 3 kunt een bericht opstellen. Als u gebruikt maakt van een tekstsjabloon kunt u dit ook aanpassen. Indien u geen sjabloon heeft geselecteerd wordt een bericht standaard gepersonaliseerd klaargezet met de twee tags van het schoollogo en de naam van de deelnemer. 33

35 Onder de tags staat de tekst Eerste regel. Hier kunt u de tekst neerzetten die u wilt meesturen bij de uitnodiging. Als u een sjabloon heeft geselecteerd in stap 1, dan wordt deze weergegeven. Verdere opties op deze pagina zijn: Aantal geselecteerde deelnemers U ziet het aantal geselecteerde deelnemers staan. Bij een herinneringsmail worden alleen die deelnemers geselecteerd die de vragenlijst nog niet ingevuld hebben. Reply to, de displayname en het onderwerp U kunt per bericht het onderwerp, de displayname en reply to per bericht aanpassen, zie voor meer uitleg het vraagteken achter Displayname afzender. Als u daar bijvoorbeeld invult Je mentor, de heer B. Both dan wordt het bericht bijvoorbeeld aldus ontvangen: 34

36 Bij Reply-to vult u het adres in waar naartoe de gereplyed wordt. Stel dat u ouders of leerlingen per mail uitnodigt, dan kan met een reply sturen op die uitnodiging. U bepaalt hier naar welk adres dat gaat. In de naam van het Reply-to adres mogen geen accenttekens staan. No Reply stelt u overigens in bij Uw Schoolgegevens / Schoolgegevens. Bij onderwerp geeft u aan waar de over gaat, dat is niet onbelangrijk: zoek een wervende tekst, zeker als de uitnodiging naar bijvoorbeeld ouders wordt verzonden. Voorbeeldopties Er zijn allerlei opties om een voorbeeld te bekijken: 1. Voorbeeld van inrichting van de vragenlijst 2. Voorbeeld van een uitnodigingstekst 3. U logt in als de (test-)gebruiker 4. U maakt een eigen testgebruiker aan 1. Voorbeeld van inrichting U kunt het voorbeeld van de inrichting van de vragenlijst zien als u rechtsboven klikt op voorbeeld. Als u in dat voorbeeld klikt op de link Toon alle vragen, dan kunt u de complete vragenlijst bekijken. In het voorbeeld ziet u alle opties, dus ook de extra stellingen en de toelichtingen. 2. Voorbeeld van een uitnodiging Als u de uitnodiging aan het voorbereiden bent, kunt u een voorbeeld van de uitnodiging zien u als u klikt op Voorbeeld tekst uitnodiging: In een pop-geeft u het adres op waarnaar het voorbeeld verzonden wordt: 35

37 Dat adres wordt onthouden voor de volgende keer. De tekst van een ziet er bijvoorbeeld als volgt uit: U ziet alleen de tekst van de uitnodiging, zonder de link. Dat was voorheen wel, maar dat gaf problemen met authenticatie. Let op: deze uitnodigingstekst wordt niet bewaard, gebruik daarvoor de sjablonen. 3. Inloggen als testgebruiker U kunt inloggen als testgebruiker. Alle scholen hebben standaard een testgebruiker. De gegevens van deze testgebruiker vindt u bij Schoolgegevens / Schoolgegevens: De login van deze testgebruiker is standaard: testa7b8. 36

38 Het wachtwoord is willekeurig en kunt u bij Profiel aanpassen als u inlogt als die testgebruiker. Bedenk dat: 1. Deze testgebruiker alle vragenlijsten ziet staan, zonder dat deze als deelnemer erbij is geselecteerd. 2. Deze testgebruiker is dus geen echte deelnemer. U kunt inloggen en de vragenlijst doorlopen en opslaan. De resultaten worden niet opgeslagen. 3. Als u als beheerder bent ingelogd in bv Chrome, gebruik dan een andere browser om in te loggen als testgebruiker. Anders krijgt u problemen met authenticatie. 4. U maakt een testgebruiker aan U kunt ook bij gebruiker een deelnemer aanmaken en deze als deelnemers selecteren bij een onderzoek en deze vervolgens een uitnodiging sturen. Ons advies is dat u deze dan koppelt aan leerjaar 8. Sla als deze gebruiker geen resultaten op, want die worden toegevoegd bij de echte gegevens. Bedenk tevens dat de login uniek moet zijn. Tijdstip van verzenden Hier kunt u aangeven wanneer de uitnodiging wordt verstuurd. Dat kan direct of later. Daarbij heeft u twee opties: de hele groep krijgt op één tijdstip de uitnodiging of u kunt een indeling maken per klas. Kies dan Later (per klas). 37

39 Direct verzenden betekent dat de uitnodiging gelijk verzonden wordt. Als u de optie Later selecteert, dan verschijnt een veld waarin u de verzenddatum op kan geven en een veld waarin u de verzendtijd op kan geven. Standaard wordt in het veld van de verzendtijd twee uur later gezet. Als u bijvoorbeeld om 13:30 inlogt, wordt de verzendtijd 16:00 geselecteerd. De verzenddatum mag niet in het verleden liggen, u krijgt daar dan een melding van. Kiest u Later (per klas) dan kunt u per klas een verzenddatum en tijd opgeven. U ziet daar alleen de bij stap 2 geselecteerde klassen staan. U klikt op Zet in de wachtrij als u de indeling hebt gemaakt: Einddatum Directe Login / Directie Link De ontvangers krijgen een met een Directe Link. Als de respondent op de link klikt, wordt er direct ingelogd en komt diegene direct bij de eerste vraag van het onderzoek. Als het hele onderzoek is ingevuld en de resultaten worden verzonden, wordt hij/zij vanzelf uitgelogd. De geldigheidsduur van deze directe login is standaard twee weken, tenzij u dat anders instelt. Indien het einde van een periode binnen die twee weken ligt, dan wordt dat gemeld in het -bericht. Klikt men na die twee weken op de directe login dan komt men in het inlogscherm van de school. U kunt opnieuw een mail verzenden naar de non-respondenten. Er wordt dan een nieuwe link meegestuurd. U kunt de geldigheidsduur van de directe link ook langer maken dan twee weken door daar een einddatum op te geven. De uitgestelde einddatum van de directe link mag niet vóór de huidige datum liggen (spreekt vanzelf) en mag niet na de einddatum van het onderzoek liggen. In die gevallen krijgt u een melding. Ook als u een einddatum van de directe link instelt die ligt vóór de verzenddatum van de uitnodiging, dan krijg u een melding nadat u op de knop Zet in wachtrij klikt. Op de pagina Onderzoek Algemeen wordt een pop-up getoond als u op Opslaan klikt en als u een einddatum hebt ingevuld voor het onderzoek. Daarin wordt gevraagd dat u erop let dat deze einddatum niet ligt voor de einddatum van de directe link: 38

40 Overzicht verzonden s Klik op de knop verzenden of zet in de wachtrij. De Uitnodiging wordt opgeslagen. Als u meerdere uitnodigingen verstuurt, worden ze onder elkaar geplaatst. In het overzicht bij Uitnodigingen ziet u door wie de uitnodiging is aangemaakt, wat de displayname is, het onderwerp, de klassen, aantal ontvangers en ook de datum wanneer ze zijn of worden verzonden en het aantal verzonden: Als de datum van verzenden nog niet is aangebroken, dan kunt u de uitnodiging nog verwijderen, door op te klikken. Dat kan tot 1 uur voor de verzenddatum. Hoe zien de links eruit die een respondent ontvangt? 39

41 Enkele tips bij de optie uitnodiging Let op de einddatum van het onderzoek. Als het onderzoek is opengesteld tot eind maart, en u verzendt 23 maart een oproep, dan is de inlog tot 31 maart geldig, en niet langer. Indien iemand een uitnodiging krijgt en na twee weken op de link klikt, dan komt diegene in het algemene inlogscherm van de school. In het mailtje dat de deelnemer krijgt toegestuurd, staat echter duidelijk dat de Directe Login maximaal een X aantal dagen geldig is. Via de Directe Login logt men dus niet in op het account van Kwaliteitscholen. Lees voor achtergrondinformatie ons weblog het item gebruik. Technische achtergrond s verzenden Op het moment dat de uitnodiging aangemaakt wordt en op de knop Verzenden wordt geklikt, dan worden de mails in Kwaliteitscholen aangemaakt en in een wachtrij gezet. Er loopt een proces dat er voor zorgt dat de nog niet verzonden mails in deze wachtrij worden verzonden. Dat gebeurt als volgt: De mails worden gesorteerd op het verzendadres. Er worden per keer maximaal 15 mails verstuurd naar hetzelfde domein. Dus als er 34 mails in de wachtrij worden gezet die allemaal het domein testschool.nl hebben, dan worden er eerst 15 verzonden, een minuut later weer 15 en dan weer een minuut later de laatste 4. Dit betekent dat als je zo n 1000 uitnodigingen naar hetzelfde domein verstuurt, dit iets meer dan een uur zal duren. Op het moment dat een mail door ons echt verstuurd is, dan vult Kwaliteitscholen de verzenddatum in. Dat is ook de datum die je ziet in het overzicht met de ontvangers. Dat is dus niet de datum waarop mails in de wachtrij worden gezet, maar echt de datum waarop de mails verstuurd zijn. Er worden 15 mails van een domein per keer verzonden, omdat deze anders waarschijnlijk niet door spamfilters heen komen. Spamfilters kunnen ervoor zorgen dat de mails geblokkeerd worden als er in één keer grote hoeveelheden mails van dezelfde ontvanger binnenkomen. Scholen moeten ervoor zorgen dat de mailservers van Kwaliteitscholen ge-whitelist worden, zodat mails van Kwaliteitscholen altijd binnenkomen. Kwaliteitscholen gebruikt de volgende twee mailservers: Smtp1.aspdesktop.nl Smtp2.aspdesktop.nl Doet u dit niet, dan zouden de mails als spam gezien kunnen worden. Raadpleeg daarvoor uw systeembeheerder. 40

42 Overzichten Bij Overzichten ziet u overzichten van respondenten (wie hebben er een onderzoek ingevuld), deelnemers (wie zijn geselecteerd en hebben wel/niet wat ingevuld) en groepen Y. Het Overzicht deelnemers is het meest uitgebreid, dat geeft ook een overzicht van klassen en aantallen respondenten. Zie daarvoor de laatste pagina s. LET OP: Exporteer de lijst via Select a format naar pdf of Excel. Het overzicht van de klassen en deelnemersgroepen staat aan het einde van de lijst. 41

43 Toelichting Bij een aantal onderzoeken staat een toelichting bij het onderzoek, zoals teksten die u kunt gebruiken voor de uitnodiging, een opdrachtenformulier die u kunt gebruiken om resultaten te analyseren, een link naar het overzicht van de onderzoeksperiode, verwijzing naar verantwoording van het onderzoek, verwijzingen naar de FAQ e.d. Zie ook de Informatiepagina, waar onder de rubriek Onderzoeken: bij allerlei onderzoeken informatie staat. Er zijn ook allerlei overzichten gemaakt van onderzoeken, voor ouders, mentoraat, cw-onderzoeken, decanaat. Voorwoord en nawoord U kunt een voor- en nawoord invullen. Het voorwoord wordt getoond na de melding of een vragenlijst anoniem is of niet. Na het voorwoord komt men bij vraag 1. Bij Prognose & Ambitie wordt het voorwoord niet getoond, die kent immers een aparte toelichting en is altijd intern. Als u geen nawoord invult, wordt de standaard bedanktmelding van Kwaliteitscholen getoond. Met de greep rechtsonder kunt u het tekstvak vergroten of verkleinen. Over anonimiteit en veiligheid 42