Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 mei 2016 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 mei 2016 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Martine De Regge Volmachten: Volmacht van Martine De Regge aan Franky Loveniers Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Franky Loveniers. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1 van 7

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking Aan 6 medewerkers wordt loopbaanonderbreking toegestaan. Bevorderingen 3 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Ontslag 1 medewerker heeft ontslag aangeboden en aan 2 medewerkers werd ontslag gegeven. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 medewerker wordt een arbeidsovereenkomst van 4/5 de aangeboden ter vervanging van de 3,5/5 de arbeidsovereenkomst. Onbezoldigd verlof Aan 1 medewerker worden 20 dagen onbezoldigd verlof toegekend. 3. Aankopen a. Bestek Antwerpen: A Senior beheerder IT Telecom We zoeken ondersteuning voor het team dat de infrastructuur van Digipolis beheert. Antwerpen: A consultant UX specialist Voor ondersteuning op UX-vlak bij verschillende projecten zoeken we een senior UX specialist. Gent: G Aankoop Software en Hardware Online controle straatparkeren Aankoop en implementatie van hard- en software voor online parkeercontrole op straat en software voor het beheer van uitgeschreven parkeerretributies voor Stad Gent. De opdracht betreft de aankoop/huur/huurkoop, het in dienst brengen en implementeren van: Software voor de verwerking/opvolging van uitgeschreven retributies en eventuele verweren Software voor online parkeercontrole op straat met de nodige configuratiemogelijkheden en koppelingen Pagina 2 van 7

3 Hardware voor online parkeercontrole op straat Een SLA voor het onderhoud op bovenstaande elementen Antwerpen: A Consulent NodeJS backend ontwikkelaar In het kader van de ontwikkeling van antwerpen.be zoeken we een sterke NodeJS backend ontwikkelaar met lead ervaring. Antwerpen: A Senior beheerder ITD Telecom We zoeken ondersteuning voor het team dat de infrastructuur van Digipolis beheert. b. Bestek ter voorbereiding van een RvB Antwerpen + Gent: D raamovereenkomst mobile data De opdracht bestaat er in de eerste plaats in om mobiele 4G data-communicatie aan te bieden volgens een volmaakt lineaire, pay-as-you-use kostenstructuur met een voordelig tarief per megabyte. Hierdoor moeten de kosten verbonden aan het inzetten van voornamelijk toepassingen met hoog verbruik per installatie dalen, beter voorspelbaar worden, en beter beheerbaar worden. Dit omvat b.v. het pro-actief en reactief inzetten van mobiele camera-toepassingen, videocommunicatie. Daarnaast, en om de functionele behoeften van gemengd gebruik volledig in te vullen, omvat de opdracht ook het aanbieden van mobiele gesprekken, eveneens volgens een volmaakt lineaire, pay-as-you-use kostenstructuur. Gent: D Archiefbeheersysteem Ter ondersteuning van de archiefwerking dringt de nood zich op tot een goede archivering van zowel fysiek als digitaal materiaal. De meest logische weg is fysieke en digitale informatie samen onder te brengen en toegankelijk te maken via één systeem. De bedoeling van het archiefbeheersysteem (ABS) is alle soorten archiefdocumenten en archiefinformatie, digitaal en fysiek, eenvoudig en snel vindbaar te maken en ter beschikking te stellen. Het systeem faciliteert de diverse archiefbeheerstaken en is afgestemd op beheer van fysiek archief en op een raadpleging en life-cycle management van digitaal archief. Concreet wensen we als oplossing een archiefbeheersysteem voor de opslag en het transparante beheer van zowel fysiek als digitale archief. Dit voor zowel het semi-dynamisch als het statisch archief. De reikwijdte van dit project zijn de acties vereist om toegang tot fysiek en digitaal materiaal te verzekeren. Buiten scope: - Scannen van fysieke documenten en omzetten naar een digitaal formaat - Ondersteuning van de bibliotheekwerking van archiefdiensten - Bouwen of voorzien van een digitaal depot, de koppeling met een digitaal depot zit wel in scope Verplichte Optie Aanbod aan derden Aanbod aan openbare besturen (o.m. steden en gemeenten) via primaire partners of als secundaire partner. Het aanbod bevat op voorhand bepaalde functionaliteiten en optiepakketten, zodat dit op een gestandaardiseerde manier kan aangeboden worden. Pagina 3 van 7

4 c. Gunning Antwerpen: A Senior.net javascript developer LPA Focus Op korte termijn willen we de uitvoering van het lopende project LPA-Focus garanderen door externe capaciteit te behouden. Project LPA-Focus behelst de realisatie van een nieuw web-portaal voor de Lokale Politie Antwerpen (LPA) dat agenten op het terrein toegang geeft tot diverse back-office diensten. De eerste versie van dit project is deze maand gelanceerd en de ontwikkeling van de volgende release is gestart. Er wordt gewerkt via de scrum methodiek met sprints van 2 weken, waarbij het in principe de bedoeling is het in de pokerplanning aangegane commitment te halen. Voor deze functie zijn we op zoek naar een developer die zowel.net kennis als JavaScript kennis heeft. De voornaamste JavaScript frameworks waarmee gewerkt wordt zijn React.js en Node.js. Een gedegen kennis van deze 2 is een must voor deze functie. Naaste specifieke ervaring met deze of gene library of framework is ook de attitude van de consultant belangrijk. We zoeken een gedreven iemand die zich snel diverse technologieën kan eigen maken en zich kan integreren in een fast-moving development team om zo de opleversnelheid van het project te verhogen. Antwerpen: A Business analist in- en uitstroom medewerkersgegevens Inhuren van een business analist voor het realiseren van een geautomatiseerde in-uitstroom en mutaties van IT-assets waaronder AD-account, werkplek, telefoon, e.a. De impact van het identity management project op deze processen in kaart brengen en deze omzetten naar aangepaste business en IT-processen. Antwerpen: A UX designer Inhuren van externe expertise voor de functie van UX-specialist ter ondersteuning van verschillende projecten. In eerste instantie het ontwerpen van een optimale gebruikservaring voor Lokale Politie van stad Antwerpen. Antwerpen: A Senior NodeJS ontwikkelaar In het kader van het nieuwe digitale platform van antwerpen.be (A-stad) zoeken we een senior back-end developer. Je komt terecht in een scrumteam van developers, designers en analisten die samen werken aan het nieuwe digitale platform voor de stad Antwerpen. Antwerpen: A Raamovereenkomst versiebeheer Drupal websites Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten van een raamovereenkomst voor versiebeheer en onderhoud van bestaande Drupal-websites voor de klanten van Digipolis. Binnen deze raamovereenkomst wil de opdrachtgever beroep kunnen doen op de profielen en competenties zoals hieronder beschreven in Gevraagde competenties ifv project en opdracht. De inschrijver doet een voorstel van Service Level Agreement met o.a. volgende elementen: Uurprijs per service level (voor verschillende levels: reactietijden van 40u, 16u, 12u & 8u); Bugfixing; Interventietijden op software; Procedure voor functionele aanpassingen; Helpdesk: kanalen, bereikbaarheid (telefonisch, , ); Systeem en methode escalatie, rapportering, enz. van incidenten, problemen, functionele wijzigingen, onderhoud, enz. Pagina 4 van 7

5 De SLA moet werken op basis van overdraagbare manuren die op afroep worden afgenomen, en niet op basis van vaste maandelijkse bedragen. Voor het inseinen en opvolgen van incidenten moet gebruik gemaakt worden van het ticketingsysteem van Digipolis (Zendesk). Digipolis voorziet hiertoe in de nodige accounts. Antwerpen: A SAP Operations specialist Er wordt versterking gezocht voor de uitvoering van enerzijds de geplande activiteiten op onze SAP systemen: de ondersteuning van de dagelijkse SAP technische activiteiten het uitvoeren van upgrades op de verschillende systemen (ook weekendwerk) en anderzijds de niet-geplande activiteiten operationele incidenten en problemen. Antwerpen: A UX designer In het kader van het nieuwe digitale platform antwerpen.be zoeken we een UX designer. Volgende leveranciers hebben een offerte ingediend, die als regelmatig kon worden beschouwd: Cronos Public Services NV Brunel Consultants NV Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst multifunctionals De opdracht behelst het afsluiten van een raamovereenkomst voor de levering, installatie en onderhoud van digitale multifunctionzle apparaten en bijhorende software, aanvang nemend op 1 januari Gent: G Senior Drupal ontwikkelaar Inhuren van een senior Drupal ontwikkelaar voor enerzijds het programmeren en implementeren van internet applicaties voor de stad Gent, OCMW Gent, politie-en brandweerdiensten van de stad Gent en anderzijds het bieden van support op andere Drupal ontwikkelingen bij Digipolis. Daarnaast wordt ook bijstand verwacht bij collega-ontwikkelaars. d. Wijziging Antwerpen + Gent: CD en CD Raamovereenkomst elektronische loonbrieven en raamovereenkomst externe printing Voor verspreiding van payroll-documenten naar werknemers hebben we momenteel 2 lopende contracten: CD Raamovereenkomst voor het leveren van diensten, ondersteuning, licenties en onderhoud van een elektronisch platform om documenten van werkgever naar werknemer te faciliteren werd in november 2010 gegund aan Comsmail/UnifiedPost. De oplossing is geïmplementeerd bij stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, Kinderopvang Antwerpen, Stedelijk Onderwijs Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, Digipolis Antwerpen en Gent.. De opdracht werd gegund voor een periode van 4 jaar. De opdracht werd 2 maal met één jaar verlengd (manteambeslissing 8/12/2014 en 30/11/2015). Tegen november 2016 moest dus een nieuwe oplossing voorzien worden (einddatum contract: 7/12/2016). CD (Comsmail) is het contract voor papieren drukwerk (waaronder loonbrieven). Einddatum 31/05/2016. Pagina 5 van 7

6 Wijziging (I) opdracht 2015 de afnemende besturen hebben zich als doel gesteld om het papieren proces mbt de loonbrieven af te bouwen tegen nov/2016. Vervanging wordt tegen dan voorzien in de nieuwe opdracht ( edocumentenbox of kluis voor burgers en werknemers). 2 Wijziging (II) van de opdracht De ontwikkeling van de edocumentenbox verloopt volgens schema en zal na de zomer in gebruik kunnen genomen worden. Samen met de documentenbox is het noodzakelijk dat de betrokken stadsmedewerkers ook gebruik kunnen maken van een elektronisch device om volledig papierloos verder te kunnen. Het e-inclusieproject dat hieraan invulling kon geven werd niet door het college goedgekeurd. Om de bestaande dienstverlening te verzekeren is het noodzakelijk om de Comsmail/Unified Post contracten nog tot november 2017 te verlengen. e. Gunning andere overheid Antwerpen + Gent: CD VDAB hardwarecontract (raamovereenkomst) VDAB kan als opdrachtencentrale fungeren voor Digipolis. Digipolis wenst, indien opportuun, eveneens gebruik te kunnen maken van de raamovereenkomst voor levering van hardware, door VDAB gegund op 15 februari Goedgekeurd Opmerking: De heer Franky Loveniers heeft voor deze opdracht geen standpunt ingenomen om het inroepen van belangenconflict te voorkomen. f. Stopzetting Antwerpen: A senior tester Het digitale directiecomité van 16 februari 2016 gunde de opdracht A senior tester aan Planet Services NV. Gezien de herstructurering van een aantal projecten, waarvoor deze opdracht oa werd uitgeschreven, houdt dit in dat er nog slechts werk is tot einde april 16. Hierdoor is het inhuren van externe bijstand vanaf dan overbodig. Om die reden heeft het managementteam van Digipolis op 18 april 2016 beslist om opdracht A vanaf 1 mei 2016 stop te zetten en de leverancier hiervan in kennis te stellen. g. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van de goedgekeurde bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand april 2016 wordt bekrachtigd. 2. Bestellingen ter informatie Het overzicht van alle bestellingen gedurende de periode 1/04/ /04/2016 wordt overlopen. 4. Diversen Samenwerkingsovereenkomst Digipolis ihkv overheidsopdrachten Het voorstel van samenwerkingsovereenkomst, opgesteld om in de toekomst op te maken wanneer Digipolis optreedt als opdrachtencentrale voor andere overheden wordt goedgekeurd mits aanpassing in artikel 3. Pagina 6 van 7

7 5. Voorbereiding Raad van Bestuur Het agenda van de raad van bestuur dd. 18 mei 2016 wordt goedgekeurd. 1. Verslag vorige vergadering 2. Personeel 3. Aankopen 4. Diversen 5. Financiën 6. Voorbereiding Algemene Vergadering 7. Rondvraag 6. Rondvraag Geen. De vergadering wordt gesloten om uur. Volgende vergadering: 29 juni 2016 om uur De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 7 van 7