Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 november 2015 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 november 2015 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u20. Pagina 1 van 8

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking Aan 6 medewerkers wordt loopbaanonderbreking toegestaan. Aanwerving Aan 4 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bevorderingen 1 medewerker solliciteerde op een openstaande vacature en slaagde in de selectieprocedure. Ontslag 1 medewerker heeft ontslag aangeboden. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 medewerker wordt een nieuwe arbeidsovereenkomst aangeboden. Onbezoldigd verlof Aan 5 medewerkers wordt onbezoldigd verlof toegestaan. Bijbetrekking 1 medewerker krijgt toelating een bijbetrekking uit te oefenen. Sociale programmatie Beslist wordt het voorstel voor Sociale programmatie onder voorbehoud goed te keuren en aan de Raad van Bestuur ter goedkeuring voor te leggen mits vermelding van het voorbehoud (zijnde de uitkomst van de onderhandelingen bij de stad Gent. Pagina 2 van 8

3 3. Aankopen a. Bestek Antwerpen: A Telecom assistentie Het inhuren van een medewerker voor het uitwerken, testen, configureren, installeren, inventariseren en documenteren van technische telecom aspecten, hoofdzakelijk switchen, routers en AP s. Antwerpen + Gent: D koffieautomaten en koffie Een raamcontract voor de levering en plaatsing van warme drank automaten, levering van aanverwante producten en bijhorend onderhoudscontract met hierin de volgende onderdelen: 1) raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen en in gebruik stellen van automaten geschikt voor het nemen van individuele consumpties warme dranken en het vullen van thermossen; 2) onderhoud van de toestellen gedurende de looptijd van het contract; 3) dienstverlening naar de efficiëntie van de bestellingen toe, alsook de opvolging van de bestelling van de verbruiksproducten die in het kader van het raamcontract worden besteld. Gent: G Consultancy projectleiding Bedoeling is om op een snelle en adequate manier tijdelijke tekorten in de bestaffing van ICTprojecten op te vangen en dit voor het uitvoeren van specifieke taken op het lak van projectleiding en analyse. Antwerpen: A Beheer ACT HOERA automatiseren van audit processen Het operationeel houden van de toepassingen ACT (Aanvraag Computer Toegang, beheer goedkeuringen computertoegangen). Automatiseren van licentiebeheer en audit processen bij centraal beheer. Het team centraal beheer ontfermt zich over het toekennen van gebruikersrechten. De externe medewerker zal het team bijstaan en meewerken aan het automatiseren van verschillende werkprocedures. Antwerpen: A Projectleider lokale politie Antwerpen van stad Antwerpen Het voorwerp van de opdracht is het leiden van projecten voor de klant Lokale politie van stad Antwerpen. De taak van de senior projectleider is het succesvol beheren van diverse IT projecten van de lokale politie Antwerpen en dit in samenwerking met zijn team en de klant. b. Bestek ter voorbereiding van een RvB Gent: CDG Realisatie digitale werkplek (intranet) Het aankopen en implementeren van een moderne en efficiënte digitale werkplek als vervanger voor de verschillende intranet-toepassingen die momenteel gebruikt worden. Deze nieuwe oplossing houdt rekening met trends en evoluties in de tijd. - De aanschaf/huur en implementatie van een nieuwe digitale werkplek voor stad Gent, OCMW Gent, Digipolis en andere partnerorganisaties van Groep Gent; Pagina 3 van 8

4 - Het leveren van diensten om de nieuwe digitale werkplek te integreren met bestaande toepassingen; - Het leveren van diensten om de nieuwe digitale werkplek verder uit te breiden met nieuwe functionaliteiten. Antwerpen + Gent: D Biometrische paspoorten - biobox De steden Antwerpen en Gent willen een raamovereenkomst met 1 leverancier afsluiten voor de aankoop en service van bioboxen die nodig zijn voor de afgifte van elektronische verblijfstitels aan onderdanen van derde landen en van paspoorten met biometrische gegevens. Het betreft aankopen bestaande uit: - een beeldscanner - software voor controle van de gescande foto s - een scanner voor vingerafdrukken - software voor afname en controle van de vingerafdrukken - een contactreader - een sign-path - de nodige software voor de toestellen Het betreft het uitvoeren van diensten mbt: - Installatie van de packs - Opleiding van gemeentemedewerkers - Opleiding van enkele interventiemedewerkers. Antwerpen + Gent: CD Geïntegreerd systeem voor het beheer van personele en materiële middelen ter ondersteuning van evenementen. Het voorwerp van de opdracht betreft de realisatie van een geïntegreerd systeem voor het beheer van personele en materiële middelen ter ondersteuning van evenementen. De opdracht bestaat uit: de implementatie van een oplossing die de gegevens beheert voor verhuur, transport, personeel, bijhorende planningen en magazijnen voor de producten en processen van de afdeling Bijzondere Opdrachten en Feestmateriaal (BOF), onderdeel van de bedrijfseenheid Stadsbeheer; de implementatie van een oplossing die de gegevens beheert voor interne ontleningen, personeel (beschikt de medewerker over de juiste competentie/scholing) en veiligheidsvereisten; evenals het beheer van de magazijnen met niet terugkerend materiaal (Warehouse Management System WMS) ter ondersteuning van de operationele processen binnen Stadsbeheer (interne verhuring).; de koppeling van de geïmplementeerde oplossing op het burgerportaal (A-stad) voor aanvragen van materiaal met een ondersteunend systeem voor communicatie met de aanvrager. Binnen de raamovereenkomst wordt er gevraagd naar een product- en dienstencatalogus waaruit de deelnemers aan dit bestek kunnen bestellen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. In dit bestek is een Blueprint toegevoegd welke door de geselecteerde inschrijver zal moeten worden ingevuld om in de aangeboden oplossing een onderscheid te kunnen maken volgens volgende categorieën: de functionaliteit is standaard aanwezig in de aangeboden oplossing; de functionaliteit is niet standaard aanwezig maar kan worden toegevoegd door middel van customisaties; de functionaliteit kan niet worden aangeboden. Voor de standaard aanwezige functionaliteiten wordt er gevraagd om dit te demonstreren binnen de oplossing aan de hand van een live demo; voor customisaties wordt er een Pagina 4 van 8

5 inschatting gemaakt van de duur in mandagen en/of extra kost van soft- of hardware om de gevraagde functionaliteit toch te kunnen aanbieden binnen het systeem. Voor de totaaloplossing zal de inschrijver een gedetailleerde prijsofferte opstellen (meetstaat). Deze prijsofferte bestaat uit elementen opgenomen in de product- en dienstencatalogus. Voor eventueel toekomstige opdrachten waarbij een maatoplossing verwacht wordt, zal steeds een opdrachtomschrijving worden opgesteld. Standaard hard- en software kan steeds besteld worden uit de product- en dienstencatalogus die deel uitmaakt van de offerte van de inschrijver. c. Gunning Antwerpen: A Externe projectleider Zorgbedrijf Het inhuren van externe projectleider voor verschillende ICT-projecten voor het Zorgbedrijf Antwerpen voor volgende projecten (niet limitatief): Eigen Ontwikkeling: medicatiebeheer en het genereren van elektronische voorschriften. Doelstellingen zijn: optimaal beheer van de medicatievoorraad; automatisch genereren van voorschriften; bestellijst aanmaken voor de apotheek; herinneringsfunctie voor hernieuwen van attesten; beheer van medicatiefiches; etc. Standaard pakket: Woon- Zorgdossier waarin verplegers en verzorgers alle residentengegevens digitaal kunnen bijhouden en opvragen. Het systeem ondersteunt bij de planning, registratie en evaluatie van de verstrekte zorgen en zorgt voor een intelligente doorstroming van de eigen informatie. Binnen deze ontwikkelingen zal de projectleider de volgende taken uitvoeren: Opstellen van projectaanpak en planning. Projectcoördinatie- en rapportering volgens afspraken Digipolis projectwerking. Opstellen van bestek in het kader van de Wetgeving op Overheidsopdrachten. Aansturen interne/externe medewerkers en kerngebruikers. Organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokkenen Digipolis klant. Analyseren van de mogelijke oplossing. Dit kan op een klassieke manier zijn, of volgens de Scrummethode voor interne ontwikkelingen Organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten. Antwerpen: A Senior business analist voor Antwerp City as A Platform (ACPaas) Voor het uitwerken van een stedelijk modulair service-georiënteerd platform wordt een senior business analist gezocht. Het eindresultaat dat de analist aflevert, is een backlog die uitgewerkt is in hapklare User Stories. Deze backlog is gedragen door alle betrokkenen en komt tegemoet aan de vooropgestelde toekomstvisie. Antwerpen: A Integratie engines Digipolis Antwerpen bouwt aan een City Platform (ACPaaS) dat een ondersteunende technische laag vormt voor andere Applicatie Platformen en Applicaties binnen de Groep Antwerpen. Dit technisch platform moet services en data, die door meer dan één toepassing gebruikt worden, op een centraal niveau organiseren. Zo vermijden we dat eenzelfde functionaliteit meerdere keren opnieuw gebouwd wordt binnen verschillende toepassingen, of dat dezelfde data meerdere keren op verschillende plaatsen wordt bewaard. Deze generieke services en centrale referentiedata zijn uitsluitend aanspreekbaar via open API's. Op conceptueel niveau bestaat het technisch platform uit zgn. Engines. Een Engine is een service component die één of meerdere services en datasets kan bevatten die samen het geheel aan functionele behoeften voor een bepaald onderwerp afdekken. Pagina 5 van 8

6 Applicaties en componenten binnen en rond het City Platform interageren maximaal via API s. We wensen zoveel mogelijk van deze API s open te stellen zodat niet alleen de Groep Antwerpen, maar ook anderen gebruik kunnen maken van componenten en data in het City Platform. Antwerpen wil zoveel mogelijk van de services die zij bouwt en de data die zij verzamelt, teruggeven aan de gemeenschap. Het beschikbaar maken van die services en data vereist echter een aantal stappen waarvan wij verwachten dat die efficiënter kunnen. Het voorwerp van deze opdracht is een Raamovereenkomst om de de ACPaaS engines te integreren met elkaar en met bestaande applicaties en platform. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst voor aankoop en onderhoud op het klantbegeleidingssysteem GBOS en GPLAN Raamovereenkomst voor de aankoop van extra hard- en software en het onderhoud op het klantbegeleidingssysteem GBOS en GPLAN. Op basis van art 26, 1, 1 f exclusiviteit - van de wet op overheidsopdrachten, werd enkel leverancier JCC Software aangeschreven, die een regelmatige offerte heeft ingediend. Antwerpen: A Senior Projectleider lokale politie Antwerpen Het leiden van projecten voor de klant lokale politie van de stad Antwerpen. Antwerpen: A Senior Projectleider lokale politie Antwerpen Het leiden van projecten voor de klant lokale politie van de stad Antwerpen. Antwerpen: A Medior business analist Business analyse in functie van projecten voor de lokale politie Antwerpen die kaderen binnen het bestuursakkoord. Antwerpen: A Medior business analist Business analyse in functie van projecten voor de lokale politie Antwerpen die kaderen binnen het bestuursakkoord. Antwerpen: A Senior business analist Business analyse in functie van projecten voor de lokale politie Antwerpen die kaderen binnen het bestuursakkoord. Antwerpen: A test analist lokale politie Antwerpen Het bedenken van kwaliteitsmethoden en instrumenten, het bedenken van testcases en het uitvoeren van testen in diverse IT-projecten van de lokale politie Antwerpen. Antwerpen + Gent: D Leasing bedrijfswagens Deze opdracht heeft als doel het afsluiten van een raamovereenkomst met één leasingmaatschappij voor het leveren van bedrijfswagens. De auto s die in leasing genomen Pagina 6 van 8

7 kunnen worden zijn personenwagens (3-, 4- en 5-deurs, breaks, monovolumes) en ze hebben een leasetermijn van 4 jaar. d. Wijziging Antwerpen: CDA Raamovereenkomst voor het uitrusten van containers met sensoren Gevraagd wordt om de VOMB drempel te overschrijden, om het toepassingsgebied uit te breiden en de bestaande raamovereenkomst te gebruiken voor de maximale looptijd van het contract (7/4/2015 6/4/2019). Motivering hiervoor is: - de resultaten van de vullingsgraadmeting voldoen volledig aan de verwachtingen. Door hier in praktijk mee te werken, wordt duidelijk welke voordelen gehaald kunnen worden; - de planningssoftware die de leverancier aanbiedt is ondertussen volwaardig geworden, en biedt een grote meerwaarde: o gebruiksvriendelijke software verlicht het werk van de planner, wat een o tijdsbesparing met zich brengt; mogelijkheden tot het inplannen van een optimale route worden momenteel nog voorzien. Hier kan slechts gebruik van gemaakt worden wanneer alle containers met deze sensoren uitgerust zijn. - een ander communicatieplatform zorgt voor een redundantie zodat in geval van problemen met één platform de sorteerstraten toch tijdig geledigd kunnen worden, en sluikstort vermeden wordt; - indien niet alle containers op deze software gekoppeld zijn, moet een planner met twee systemen werken, wat extra werk betekent; - testen op de papiermanden met een nieuwe, plattere, sensor zijn succesvol zodat er ook de vraag is om deze hier mee uit te rusten. Een geïntegreerde planning met de sorteerstraten biedt synergiën. De meeste elementen waarop de wijzigingsaanvraag gebaseerd is, waren op het moment van gunning nog onbekend. e. Stopzetting Antwerpen: A Externe business analist communicatiestrategie stad Antwerpen, stadsontwikkeling f. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand oktober 2015 wordt overlopen. Beslist wordt de besluiten van het managementteam te bekrachtigen. 2. Bestellingen ter informatie Het overzicht van alle bestellingen gedurende de periode 1/10/ /10/2015 wordt overlopen. Pagina 7 van 8

8 4. Financiën Rechtspersonenbelasting vs Vennootschapsbelasting stand van zaken Het dossier werd definitief ingediend door de Commissaris. De zitting op het college is voorzien voor dinsdag 17 of 24 november Er werd ondertussen gemeld dat het dossier zal worden voorgelegd op 1of 8 december Beslist wordt kennis te nemen van de stand van zaken. 5. Voorbereiding Raad van Bestuur De agenda van de Raad van Bestuur dd. 18 november 2015 wordt goedgekeurd. 1. Verslag vorige vergadering 2. Personeel 3. Aankopen 4. Voorbereiding algemene vergadering 5. Rondvraag 6. Rondvraag Geen. De vergadering wordt gesloten om uur. Volgende vergadering: 16 december 2015 om uur De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 8 van 8