Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 26 augustus 2015 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 26 augustus 2015 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Bestuurders Verontschuldigd: Liliane De Cock Volmachten: Geen. Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede Karl-Filip Coenegrachts De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1 van 10

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking Aan 9 personen wordt loopbaanonderbreking toegestaan. Aanwervingen Aan 1 persoon wordt een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur aangeboden. Bevorderingen 8 medewerkers slaagden in de selectieprocedure voor een openstaande vacature op een hoger niveau. De bevorderingen werden goedgekeurd. Ontslag Met 2 medewerkers wordt de arbeidsovereenkomst verbroken. Bijbetrekking Aan 1 medewerker wordt toelating gegeven een bijbetrekking uit te oefenen. Onbezoldigd verlof Aan 4 medewerkers wordt onbezoldigd verlof toegestaan. 3. Aankopen a. Bestek ter voorbereiding van een digitale raad van bestuur Antwerpen: A Raamovereenkomst Brandweer communicatieplatform Het voorwerp van de opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst met één leverancier voor het implementeren van een communicatieplatform bij de brandweer van Hulpverleningszone Antwerpen 1, hierna aangeduid als HVZA1. De leverancier staat in voor de eventuele ontwikkeling, levering, installatie en configuratie van de aangeboden oplossing. De leverancier begeleidt a) de migratiefasen test, acceptatie en productie, b) het opbouwen van eventuele koppelingen naar bestaande en nieuwe systemen en c) voorziet de nodige competentieoverdracht en aanverwante opleiding(en). De aanbieder zorgt tevens qua nazorg voor het onderhoud en ondersteunen van de aangeboden oplossing. De gevraagde oplossing omvat het ter beschikking stellen van een werkend geheel, dat kan worden geëxploiteerd op infrastructuur van de aanbieder, ofwel op infrastructuur van de opdrachtgever, ofwel op een combinatie van beide. Het beheer van de oplossing kan op gelijkaardige manier verdeeld worden. De aangeboden oplossing dient bij welke uitval dan ook er voor te zorgen dat de kritieke elementen beschikbaar blijven zodat de communicatiewerking van HVZA1 gewaarborgd blijft. Pagina 2 van 10

3 Antwerpen: D Raamovereenkomst perimeter beveiliging Het voorwerp van de opdracht omvat het afsluiten van een raamovereenkomst voor het leveren van ICT beveiligingsdiensten en - infrastructuur voor Digipolis en zijn klanten. Digipolis beschikt over een beheerde ICT eindpunten. Deze, inclusief de datastromen van en naar deze eindpunten, moeten op meerdere niveaus kunnen beveiligd worden. De volledige beveiligingsopzet moet op gestelde tijden op zijn deugdelijkheid kunnen gecontroleerd worden. De opdracht wordt opgesplitst in 3 percelen. De inschrijver die perceel 1 en/of perceel 2 wint en tevens de gunstigste is voor perceel 3 zal mogen kiezen welk perceel hij gegund krijgt. Perceel 1, 2 of 3 wordt dan aan de tweede gunstigste inschrijver toegewezen. Dit om de onafhankelijkheid van de beveiligingsaudits, gevraagd in perceel 3, te vrijwaren. Perceel 1 omvat de ondersteuning en mogelijke uitbreiding van alle centrale en decentrale beveiligingsinfrastructuur zoals firewall s, proxy s, SMTP gateway s, two-factor authentication,... Perceel 2 omvat de ondersteuning en mogelijke uitbreiding van de beveiligingssoftware, momenteel McAfee producten, op de beheerde ICT eindpunten, waaronder 1 centrale NAS. De inschrijver voorziet wel dat Digipolis hier een multi-vendor strategie kan hanteren. Perceel 3 omvat diensten op afroep voor pentesting en beveiligingsaudits op de omgevingen van Digipolis. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst videowall Het voorwerp van de opdracht is een raamovereenkomst zonder aankoopverplichting met een leverancier voor het leveren van hardware en software voor: aankoop/huur/huurkoop, in dienst brengen, onderhouden en beheren van Videowall systemen inclusief bijbehorende schermen; inplaatsstelling en operationeel houden van videowall management systeem en bijbehorende hardware; supporteren van de huidige setup met betrekking tot operatorposities en beheerposities; leveren van diensten op afroep voor evolutief onderhoud van het video management systeem en de videowall(s); het bijhorende onderhoud, opleiding en services. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst Cameraregistratie en management Lokale Politie Het voorwerp van de opdracht is een raamovereenkomst zonder aankoopverplichting met een leverancier voor het leveren van hardware en software voor: aankoop/huur/huurkoop, in dienst brengen, onderhouden en beheren van camera s en verbindingen; inplaatsstelling en operationeel houden van video management systemen; operatorposities en beheerposities; bewerking- en opslagapparatuur en systemen voor cameraregistraties; opzoeking, analyse en rapportage tools; IVA en VCA technieken; aansluitingen op inbraaksystemen; het bijhorende onderhoud, opleiding en services. Pagina 3 van 10

4 Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst voor het leveren van bedrijfswagens Deze opdracht heeft als doel het afsluiten van een raamovereenkomst met een leasingmaatschappij voor het leveren van bedrijfswagens. Het in aanmerking komend wagenpark van het opdrachtgevend bestuur (Antwerpen + Gent) bestaat uit 16 wagens. Dit bestek voorziet in de vervanging van deze wagens gedurende de looptijd van dit contract. b. Bestek Antwerpen: A Raamovereenkomst facturatiemodule en vrijwilligers Het voorwerp van de opdracht is de ontwikkeling van een onderwijs specifieke verkoopmodule en een module voor de registratie en verwerking van vrijwilligersbijdragen. De ontwikkelde modules zullen geïntegreerd binnen het A-Stad medewerkersportaal van het stedelijk Onderwijs functioneren. De module(s) zullen daarom moeten voldoen aan de A-Stad standaarden en richtlijnen. A-Stad is het internet platform van de stad Antwerpen voor zowel de publieke website als haar medewerkersportaal. Zowel voor de verkoopfacturen als voor de facturatie van de betaalde vrijwilligersbijdrage wordt een koppeling naar de bestaande SAP boekhouding gevraagd volgens opgelegd formaat, alsook een terugkoppeling naar de facturatiemodule voor de ontvangen gelden. Ook worden wettelijke documenten voor attestering mbt opvang van kinderen en mbt maximale vergoedingen gevraagd alsmede de opmaak en opvolging van afbetalingsplannen Ook het ophalen van masterdata uit de verschillende centrale referentie- en bronsystemen is onderdeel van dit bestek: leerlingen, vrijwilligers, gebruikers (medewerkers) organisatiestructuur zoals divisie, school, vestiging, klassen, etc. Antwerpen: A Business analist ter ondersteuning van ICT-projecten voor verschillende bedrijfseenheden van stad Antwerpen De kandidaat zal als business analist in diverse nieuwe en reeds lopende projecten ingeschakeld worden. Voor de uitbouw van diverse domeinen dient door de business analist verschillende analyse opdrachten te worden uitgevoerd om de werking te ondersteunen en aan te sturen. Antwerpen: A Business analist ter ondersteuning van ICT-projecten in het kader van de verwezenlijking van de communicatiestrategie van stad Antwerpen/Stadsontwikkeling De kandidaat zal als business analist in diverse nieuwe en reeds lopende projecten ingeschakeld worden. Voor de uitbouw van diverse domeinen dient door de business analist verschillende analyse opdrachten te worden uitgevoerd in het kader van de verwezenlijking van de Communicatiestrategie van de stad Antwerpen. Pagina 4 van 10

5 Gent: G Inhuren van een senior projectleider Het leiden van diverse verschillende projecten vanaf augustus/september 2015 in een fulltime regime voor de ganse looptijd van de opdracht. Mogelijke projecten zijn: ehrm of een onderdeel ervan, Microsoft BI, SAP expenditure certification, Het betreft zowel kortlopende als langlopende projecten, waarvoor continuïteit noodzakelijk is. Gent: G Sr. Projectleider.Net Sirus/Gent 2020 Het voorwerp van de opdracht is het inhuren van een senior projectleider.net Sirus/Gent Projectleiding van de realisatie van applicaties die het beleid en het bestuur van de groep Gent en zijn onderdelen mogelijk maken; - sturen van het projectteam dat deze applicaties in.net ontwikkelt; - het toepassen van deze applicaties op de projecten binnen Digipolis. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst voor dwaaldetectie in woonzorgcentra Raamovereenkomst met 1 leverancier voor het leveren en installeren van dwaaldetectie oplossingen voor de diverse woonzorgcentra (WZC). Elke van de vier WZC van het OCMW Gent heeft een nieuw dwaaldetectiesysteem nodig om het ongemerkt dwalen van bewoners tegen te gaan. Niet alleen de systemen die het dwalen detecteren dienen vervangen te worden maar tevens ook de tags die aan de bewoners bevestigd worden. We voorzien in 2015 de installatie van deze systemen in de vier bestaande WZC. In 2017 wordt een vijfde WZC in gebruik genomen waar ook een gelijkwaardig systeem dient geïnstalleerd te worden. Elk WZC heeft zijn eigen zones (perimeters) waar de dwaler zich vrij mag bewegen. Als de dwaler de zone verlaat moet een alarm uitgestuurd worden die op de DECT van het verplegend/verzorgend personeel wordt ontvangen. Dit alarm dient de naam van de bewoners alsook het exacte punt waar de dwaler de zone verlaat te bevatten. In een demo dient aangetoond te worden, op een willekeurig aan te duiden WZC dat : Het system kan gekoppeld worden aan de bestaande infrastructuur in het WZC De zones vrij vlot kunnen aangemaakt worden De alarmen op een vlotte en correcte wijze op de juiste DECT terechtkomen Antwerpen: A Inhuren van een projectleider/domeinexpert ter uitvoering van ICT-projecten voor bedrijfseenheid Stadsontwikkeling (SW) Het inhuren van een externe projectleider/domeinexpert ter uitvoering van ICT-projecten voor de bedrijfseenheid SW: Voorstudie en implementatie sturings- en planningsinstrument Openbaar Domein Projectleiding en domeinexpertise voor de opvolging van de ontwikkeling van een dossier opvolgingssysteem voor projecten in het openbare domein waarbij de gehele levenscyclus van de projecten op het openbare domein wordt opgevolgd (intake, ontwerp, uitvoering, financiële afhandeling). Een grondige kennis van de administratieve processen van het Openbaar Domein is onontbeerlijk. Digitale bouwvergunningen Projectleiding en domeinexpertise voor de digitale afhandeling van bouwaanvragen (afronden lopende voorstudie en implementatie). Het beoogde digitaal bouwloket omvat de intake, opslag en het raadplegen van bouwaanvraagdocumenten (bouwtekeningen en e-formulieren). Aanvragers kunnen een bouwaanvraag en bijbehorende bescheiden digitaal indienen via de internetmodule die Pagina 5 van 10

6 aan de website van Antwerpen is gekoppeld. De aanvrager krijgt een voorziening aangeboden die het indienen van de aanvraag zo klantvriendelijk mogelijk maakt. Daarnaast worden de ingediende documenten (formulier, bouwtekeningen en rapporten) opgeslagen en beschikbaar gesteld aan de behandelaar, door middel van een raadpleegmodule. Hiermee zijn de bouwaanvraagdocumenten altijd actueel en opvraagbaar binnen de stedelijke administratie. Een grondige kennis van de verschillende administratieve processtappen van een bouwvergunning is onontbeerlijk. In dit project wordt intens samengewerkt met de Vlaamse overheid in het kader van een samenwerkingsovereenkomst met stad Antwerpen, Digipolis en de Vlaamse overheid. Implementatie milieuvergunningen Projectleiding en domein- en procesdeskundige voor het inrichten van een dossier opvolgingssysteem voor de dienst Milieu Vergunningen, inrichten van een GIS portaal voor Milieu Vergunningen. Voor de uitbouw van deze bedrijfseenheid dienen door de projectleider / domeinexpert verschillende ontwikkelingen te worden georganiseerd om de werking te ondersteunen en aan te sturen Om dit te kunnen realiseren beschikt de kandidaat over een gedegen marktkennis en een ruime ICT- gerelateerde ervaring in een brede waaier van functionele domeinen m.b.t. de werking van stedelijke administraties. De kandidaat is bovendien procesdeskundige voor overheidsprocessen met betrekking tot afvalbeheer, facilitair management en de administratieve processen binnen deze domeinen. Gent: G Inhuren van een projectleider Web Voor de web-omgeving bij Digipolis zijn er continu projecten en opdrachten. Het gaat vooral over het bouwen van websites voor onze klanten. Gezien de continuïteit van de activiteit is het aangewezen om langdurig een projectleider in te huren. Het gaat dan vooral om de projectleiding, het change management, het selecteren en aansturen van leveranciers, en mogelijk een aantal inhoudelijke op-drachten: analyse, opstellen van een business case, voorstellen van een technische op-lossing, coördineren en uitvoeren van testen, coördineren en geven van opleidingen, coördineren en redigeren van documentatie, c. Gunning Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst voor de aankoop van client werkplekmateriaal De opdracht betreft een raamovereenkomst voor het leveren van desktop computers, werkstations, mini pc s, schermen en rugged devices met bijhorende randapparatuur en diensten, op basis van een maandelijkse geactualiseerde prijslijst. De lopende raamovereenkomsten zijn einde looptijd en vermits onze klanten nog steeds nood hebben aan de beschreven materialen is een nieuwe aanbesteding aan de orde. De verschillende deelopdrachten worden nu samengenomen in één contract met meerdere percelen. Perceel 1: het leveren van desktop computers en werkstations met bijhorende opties Perceel 2: het leveren van mini pc s met bijhorende opties en diensten Perceel 3: het leveren van Apple materiaal met bijhorende opties en diensten Perceel 4: het leveren van schermen met bijhorende diensten Perceel 5 :het leveren van ruggedised devices met bijhorende opties en diensten Pagina 6 van 10

7 Gent: CDG Raamovereenkomst voor een aankoopsysteem als uitbreiding op de boekhoudapplicatie Exact Globe Raamovereenkomst met 1 leverancier voor implementatie van een aankoopsysteem met diverse goedkeuringsflows dat geïntegreerd ook budgetcontrole en -opvolging mogelijk maakt als uitbreiding op de boekhoudapplicatie Exact Globe en voor het afnemen van licenties/abonnementen en diensten voor het onderhoud van het aankoopsysteem. Er zijn verplichte opties met betrekking van de opleiding in de inventaris opgenomen. Er zijn vrije opties opgenomen in de inventaris voor de implementatie van de Could have functionele behoeften. Gent: G Inhuren van een projectleider Het op afroep inhuren van projectleiding met het oog op het kunnen uitvoeren van de projecten opgenomen in de begroting. Door structureel tekort aan personele middelen binnen de bestaffing van projecten, dient dit te worden opgevangen door het inhuren van externe resources. Gent: G Service Level Agreement (SLA) Zoneforce Deze opdracht wordt gegund via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omwille van exclusiviteit. Vanaf 01/07/15 zijn alle modules van Zoneforce (behalve de finale oplevering van de preventiemodule en het portaal in sept/okt 2015) in productie bij de zone Centrum. Magenta is de enige partij die de support op zijn eigen product Zoneforce kan uitvoeren. Vandaar dat deze gunning in exclusiviteit gebeurt. De SLA omvat alle aspecten : - Support in geval van storingen (preventief, correctief), met een overzicht van de mogelijke prioriteiten en reactietijden; - onderhoud (preventief); - intellectuele eigendom; - release management Antwerpen: A Opnieuw ontwikkelen This is Antwerp - app Het herontwikkelen van de bestaande mobiele applicatie This is Antwerp. Deze mobiele applicatie werd gelanceerd in 2011 naar aanleiding van de marketingcampagne This is Antwerp. De app is echter ietwat gedateerd en dient opnieuw ontwikkeld te worden zodat deze voldoet aan de huidige technische normen. De functionaliteiten dienen min of meer behouden te worden. Antwerpen: A Implementatie Succes Factors Stedelijk Onderwijs wenst voor de Talent Management processen (competentiebeheer, waardering, competentie-ontwikkeling) een nieuw beleid te implementeren, ondersteund door één applicatie voor gesubsidieerd én niet gesubsidieerd personeel. De Talent Management applicatie SuccessFactors is in 2014 geïmplementeerd bij Stedelijk Onderwijs Antwerpen voor het niet gesubsidieerd personeel, evenals bij stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, Kinderopvang Antwerpen en Zorgbedrijf Antwerpen. De opdracht omvat de aanpassing van deze geïmplementeerde applicatie aan de vereisten voor het gesubsidieerd personeel van het Stedelijk Onderwijs Antwerpen. Er wordt tevens gevraagd een voorstel te doen voor de uitvoering van individuele configuratie-opdrachten in opdracht van Digipolis (SF configuratie, SF Rapportering, SF koppelingen). Pagina 7 van 10

8 d. Gunning andere overheid Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst audiovisueel materiaal (stad Antwerpen) Tijdens de zitting van het college van burgemeester en schepenen dd. 10 juli 2015 werd met besluit 2015_CBS_05964 het raamcontract audiovisueel materiaal gegund aan leverancier NV Play AV. e. Wijziging Gent: CDG Uitbreiding en onderhoud van CRM applicaties Uitbreiding van de opdracht Deze uitbreiding is bedoeld om bestaande applicaties verder te onderhouden en uit te breiden met kleinere aanpassingen op vraag van de gebruikers Antwerpen + Gent: CD leveringen, installatie en onderhoud van digitale fotokopieertoestellen voor Digipolis en al haar klanten Wijziging van de opdracht Gedurende de looptijd van het contract hebben 2 onderstaande feiten zich voorgedaan die een contractverlenging van 1 jaar rechtvaardigen: 1. Digipolis Gent heeft sinds 1/1/15 het canon contract overgenomen van de Stad Gent. Dit contract vervalt op 31/12/16. De intentie is om samen 1 nieuw contract af te sluiten ipv op een jaar tijd 2 dezelfde bestekken uit te sturen. Hiermee besparen we ook heel wat administratie en krijgen mogelijk hogere kortingen. 2. Volgend jaar gaan er een aantal nieuwe gebouwen opgeleverd worden (o.a. Politie, Zorgbedrijf). Hier zullen uiteraard nieuwe toestellen voor geleased moeten worden. De combinatie van 2 bovenstaande redenen vraagt om een verlenging van het huidige canon contract tot 31/12/16 voor het aanschaffen van nieuwe toestellen. Gent: CDG Raamcontract New Horizon Uitbreiding van de opdracht Afnemen van mandagen en/of modules om volgende nieuwe realisaties en upgrades te kunnen uitvoeren in New Horizon: 1. Berekenen van aanvullende financiële bijstand voor de cliënt; 2. opmaken verslag BCSD; 3. aanpassingen COT SD: a. registreren van beroepsprofiel van cliënten; b. verbeteren van huidige werking code 7;1 c. kleinere verbeteringen in SD en COT modules; d. bijstand in operationele werking; 4. uitwisseling van NH van en naar besluitvorming en DSD 5. aankopen en installeren van upgrades (+releases). Pagina 8 van 10

9 Antwerpen: CDA inhuren van een consultant camerabewaking iva/vca expert voor de lokale politie Antwerpen (LPA) Wijziging van de opdracht Een werkgroep bestaande uit alle relevante stakeholders van LPA en stad Antwerpen heeft 6 van de 8 aangeboden cases door Robovision weerhouden. Om dit in goede banen te leiden is een specifieke integrator nodig met unieke analytische en technische vaardigheden. Uit de eerste gunning is gebleken dat er in België weinig tot geen kennis ter zake is. LPA wil daarom door een wijziging van de bestaande opdracht CDA met enige mogelijke leverancier Robovision de weerhouden cases in het bestaande systeem integreren. Zijn takenpakket bestaat uit: (internationaal) marktonderzoek naar state of the art VCA/IVA technologie op basis van evolutieve functionele vereisten, de nodige contacten leggen en bezoeken hiervoor afleggen en LPA adviseren over aangeboden producten; Begeleiding bij aankoop van bestaande softwarepakketten en de hardware die hiervoor nodig is met het oog op integratie 6 van de voorgestelde cases uit het eindrapport van opdracht CDA002349; Integratie van de eigen software met het oog op integratie 1 van de voorgestelde cases uit het eindrapport van opdracht CDA002349; Begeleiding bij de bottom-up en pragmatische implementatie van VCA/IVA Eigen software ontwikkeling om bestaande camera-architectuur te kunnen blijven gebruiken; Consultancy over optimalisering van het bestaand videomanagementsysteem (VMS) en de nodige onderhandelingen hierover opstarten en begeleiden; Opleidingen voorzien aan de systeembeheerders over aangekochte software f. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw) of < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maanden juni en juli 2015, wordt overlopen. Beslist wordt de besluiten van het managementteam te bekrachtigen. 2. Bestellingen ter informatie Het overzicht van alle bestellingen gedurende de periode 1/6/ /7/2015 wordt overlopen. 4. Diversen Voorstel vergaderdata 2016 De vergaderdata voor 2016 worden goedgekeurd. 5. Financiën Opsplitsing overgedragen winst 2014 DA-DG De geactualiseerde opsplitsing van het eigen vermogen wordt goedgekeurd en voor akkoord voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Rechtspersonenbelasting vs Vennootschapsbelasting stand van zaken Er wordt kennis genomen van de stand van zaken inzake ruling mbt de rechtspersonenbelasting. Pagina 9 van 10

10 6. Voorbereiding Raad van Bestuur 26/8/2015 De agenda van de raad van bestuur dd. 26/8/2015 wordt goedgekeurd. 7. Rondvraag Geen. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 10 van 10