Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Raad van Bestuur van 29 augustus 2019 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Raad van Bestuur van 29 augustus 2019 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinck Christoph Wuyts Fatma Akbas Wendy Simons Bruno De Saegher Martine De Regge Sofie Bracke Cengiz Cetinkaya Ilknur Cengiz Anne Schiettekatte Bestuurders Verontschuldigd: Liliane De Cock Volmachten: Geen Aanwezig: Sandra Van Renterghem Lid met raadgevende stem Verontschuldigd: Aanwezig: Deskundigen Verontschuldigd: Karl-Filip Coenegrachts Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Franky Loveniers. De vergadering wordt geopend om 16u30. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Aanwervingen Aan 5 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Ontslag 3 medewerkers verlaten het bedrijf. Bevordering 9 medewerkers hebben gesolliciteerd op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 persoon wordt een 4,5/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Aan 1 persoon wordt een 3/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bijbetrekking 4 medewerkers krijgen toelating een bijbetrekking uit te oefenen. Opdrachthouderschap Het directiecomité van 17 mei 2017 besliste om een personeelslid tijdelijk te belasten met een aantal taken van de functie van klantcoördinator Financiën - SAP alsook het project Debiteurenbeheer, als gevolg van het ontslag van de betrokken klantcoördinator. Beslist wordt om het opdrachthouderschap met een etra periode van 3 maanden te verlengen (1 juli 2018 tem 30 september 2018). Een vacature werd openverklaard en verwacht wordt deze voor 1 oktober ingevuld te hebben. 3. Aankopen Bestek Antwerpen + Gent: D Diverse verzekeringen Het betreft een opdracht van verzekeringsdiensten zoals opgenomen onder de CPV-codes De opdracht betreft het afsluiten van overeenkomsten voor verzekeringen. De kandidaten wordt erop gewezen dat er geen afnameverplichting is door de deelnemende aanbestedende overheden en dat er geen minimale hoeveelheden noch eclusiviteit worden gegarandeerd. De opdracht is opgedeeld in volgende percelen en posten: Perceel I Brandverzekering Post 1: Brand en aanverwante gevaren Post 2: Overige verzekering materiële schade: alle risico s elektronica Pagina 2

3 Perceel II Arbeidsongevallen en lichamelijke ongevallen gemeen recht Post 1: Arbeidsongevallenwet 71 Post 2: Omnium dienstopdrachten Perceel III Algemene burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand Post 1: BA onderneming Post 2: Objectieve aansprakelijkheid Post 3: Bestuurdersaansprakelijkheid Perceel IV Motorrijtuigenverzekering Post 1: Voertuigpolis Antwerpen: A Raamovereenkomst A-kaart Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten een raamovereenkomst voor de aankoop en levering van: NFC tags, bijvoorbeeld in de vorm van kaarten in bankkaartformaat, sleutelhangers kaarten zonder NFC tag. services ten behoeve van het bezorgen van kaarten, gekleefd op een begeleidende brief, onder omslag, na aanlevering van een bestand met de naam en adresgegevens. De stad Antwerpen geeft een A-kaart uit, waarmee houders van dergelijke kaart punten kunnen sparen om deze vervolgens in te ruilen voor een voordeel, zoals een korting, een gratis zwembeurt of een tijdelijke actie. Baliemedewerkers kunnen via een applicatie punten toekennen of voordelen verzilveren. Burgers kunnen via een zuil punten sparen, en wanneer zij een eid gekoppeld profiel hebben in A-stad, hun saldo raadplegen en punten overschrijven naar een andere A-kaart. Naast het gebruik in deze loyalty-contet, is het de ambitie om de kaart ook te promoten als toegangspas voor allerhande vormen van dienstverlening. Ook maakt de stad Antwerpen gebruik van kaarten in het kader van de Antwerp City Card, geldig gedurende 24, 48 of 72 uur. De kaart geeft recht op gratis toegang tot verschillende toppers uit het aanbod van de stad, zoals de kathedraal en het MAS. Ook kun je met deze kaart gratis gebruik maken van het openbaar vervoer, en krijg je toegang tot goedkope huurfietsen. Gent: G Raamovereenkomst huur en aankoop camera s Deze opdracht betreft een raamovereenkomst in 2 percelen: In perceel 1 willen we een overeenkomst met 1 leverancier voor de huur, implementatie en ondersteuning van een camera-beveiligingssysteem voor evenementen/gebeurtenissen van tijdelijke aard. In perceel 2 willen we een overeenkomst met 1 leverancier voor de aankoop, implementatie en onderhoud van allerlei soorten camera s en bijhorende software in de vorm van een productcataloog. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst call center De huidige call-center omgeving van de stad en de politie is aan vervanging toe. Gelijktijdig met de vervanging zoeken we naar een oplossing die redundant uitgebouwd is om storingen op te vangen en ook de werking garandeert tijdens upgrades of geplande werken. Tijdens incidenten moet de volledige capaciteit en functionaliteit beschikbaar blijven. Tijdens geplande werken moet de functionaliteit onveranderd beschikbaar zijn, echter kan hier wel gewerkt worden met een tijdelijke capaciteitsvermindering. De opdracht betreft een raamovereenkomst waarin, eventueel, bijkomende implementaties kunnen besteld besteld worden. Pagina 3

4 Antwerpen: A Bezoekers- en passantentelling De stad Antwerpen wil voor de volgende 4 jaar nagaan wat de impact is van haar toeristisch-, evenementen-, horeca- en detailhandelsbeleid. Om de meerwaarde van haar acties en beleidsbeslissingen te kennen, wil de stad Antwerpen, door het meten van haar bezoeker en passanten, informatie krijgen over het aantal bezoeken op haar grondgebied en het aantal bezoeken op evenementen die door haar georganiseerd worden. Deze opdracht richt zich naar het ter beschikking stellen van informatie voortvloeiend uit het gebruik van mobiele telefonie (2G,3G,4G,...). Het registreren van onder andere (unieke) bezoekersaantallen, nieuwe en terugkerende bezoekers, stromen, aankomst- en vertrektijden, verblijftijden en kruisbezoeken, segmentering naar o.a.postcode en land is dan ook essentieel om de opvolging en de meerwaarde van bepaalde genomen, of te nemen, acties en beleidsbeslissingen te evalueren, te onderbouwen of evoluties hierin vast te stellen. Ook op het gebied van veiligheid, mobiliteit en het plannen en spreiden van openbare voorzieningen kan deze informatie meerwaarde betekenen door o.a. near-real time crowd management. Als resultaat van deze opdracht verwacht de stad Antwerpen dat de gegevens van deze metingen kunnen aangeleverd worden als een (near) real time crowd management dashboard (luik 1), een kant en klare analyse en rapportering (luik 2), kant en klare geaggregeerde datasets (luik 3). De gegevens mogen noch direct noch indirect te herleiden zijn tot natuurlijke personen, zoals in de GDPR-wetgeving wordt bepaald. Verder wordt verwacht dat niet verwerkte datasets ter beschikking worden gehouden voor bijkomende adhoc analyses en rapportering. (luik 4). Antwerpen +Gent: D Raamovereenkomst databekabeling Het afsluiten van een raamovereenkomst met één aannemer om zowel gecertificeerde als nietgecertificeerde bekabelingswerken te laten uitvoeren en voor het leveren van passief netwerkmateriaal (samenstellende delen van het gestructureerd bekabelingssysteem zoals, datakasten met toebehoren, patchpanelen, connectoren, fibershelfs, pigtails,. Verlenging mandaat bedrijfsrevisor Beslist wordt akkoord te gaan met de verlenging van het mandaat van het revisorenkantoor Callens, Pirenne, Theunissen & Co Bedrijfsrevisoren, met als verantwoordelijk revisor de heer Philip Callens, voor de 3 volgende boekjaren zijnde van 2018 tot en met 2020 en dit voor akkoord voor te leggen aan de Algemene Vergadering van 19 december Diversen Overdracht van auteursrecht FOCUS en Track-and-Trace naar Politie Antwerpen en gebruiksrecht naar Digipolis. Tijdens het Directiecomité en Raad van Bestuur dd. 24 januari 2018 werd beslist akkoord te gaan met de overdracht van het auteursrecht FOCUS en Track-and-Trace naar Politie Antwerpen en gebruiksrecht naar Digipolis. Pagina 4

5 Voorstel tot statutenwijziging Situering Op 21 december 2017 heeft het Vlaams Parlement het decreet Lokaal Bestuur (DLB) goedgekeurd. Op 22 december 2017 volgde de bekrachtiging en afkondiging door de Vlaamse Regering. Op 22 december 2017 werd het DLB gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De statuten van de verenigingen zullen moeten gewijzigd worden zodat zij conform zijn met de nieuwe bepalingen van het gewijzigde decreet. Ingevolge wijziging aan het DLB, goedgekeurd in het Vlaams Parlement op 23 mei 2018, wordt het Directiecomité geschrapt uit de statuten met dien verstande dat het Directiecomité als zaakwaarnemer de continuïteit van het bestuur verzekert tot aan de eerste algehele vervanging van de organen in het eerste semester van Vermits het enkel om louter technische aanpassingen gaat om de statuten in overeenstemming te brengen met het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, mag de statutenwijziging in 2018 doorgevoerd worden. ONTWERP STATUTENWIJZIGING DD. 19 DECEMBER 2018 ART. 1. In artikel 2 Decreet op Intergemeentelijke Samenwerking van 6 juli 2001 vervangen door Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 2. In artikel 3 wordt zoals omschreven in artikel 10, 2 lid van het decreet van 6 juli 2001 vervangen door zoals omschreven in artikel van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur En te 9000 Gent, Wilsonplein 1 wordt vervangen door 9050 Gent, Bellevue 1. ART. 3. In artikel 6 1, tweede lid, wordt artikel 37 vervangen door artikel 425 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 4. In artikel 7, derde lid, wordt decreet op de intergemeentelijke samenwerking vervangen door het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 5. In artikel 16, eerste lid wordt door het decreet van 6 juli 2001 vervangen door door het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. Een tweede lid wordt toegevoegd dat luidt als volgt: De algemene vergadering stelt een code van goed bestuur vast. De code van goed bestuur wordt meegedeeld aan de toezichthoudende overheid. ART. 6. In artikel 18, tweede lid wordt, evenals in de provinciehuizen van de deelnemende provincies geschrapt en wordt in de laatste zin van artikel 40 van dit decreet vervangen door in de laatste zin van artikel 428, tweede lid van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 7. In artikel 22 1 wordt een tweede lid toegevoegd dat luidt als volgt: Maimaal twee derden van de leden is van hetzelfde geslacht. 6 wordt de modaliteiten van artikel 47 van het Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking vervangen door de modaliteiten van artikel 435 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. 7 wordt die werd benoemd overeenkomstig artikel 52 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking vervangen door die werd benoemd overeenkomstig artikel 440 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 8. In artikel 31 5 wordt moeten binnen de 20 dagen na de vergadering vervangen door moeten binnen de 10 dagen na de vergadering. ter inzage van het publiek gedurende ten minste 20 dagen wordt geschrapt. Pagina 5

6 ART. 9. Als een gevolg van Art 443, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur, Er zijn geen andere organen mogelijk dan deze vermeld in dit decreet. wordt het Directiecomité afgeschaft. ART. 10. Artikel 33, handelend over het Directiecomité, wordt vervangen als volgt: Het dagelijks bestuur wordt door de Raad van Bestuur toevertrouwd aan het managementteam, bestaande uit de 2 algemene directeurs en door hen aangevuld met diegenen noodzakelijk voor het dagelijks beheer van Digipolis. De Raad van Bestuur bepaalt de bevoegdheden van managementteam. De algemene directeurs worden aangesteld buiten de Raad van Bestuur, zonder beperking van duur. De Raad van Bestuur bepaalt tevens de aan de functie van algemene directeur verbonden vergoeding en bevoegdheden. ART. 11. Artikels 34 t/m 37, handelend over het Directiecomité, worden geschrapt. ART.12. Artikel 38 wordt artikel 34 ART. 13. Artikel 39 wordt artikel 35 ART. 14. Artikel 40 wordt artikel 36 De algemene vergadering beslist onder de voorwaarden bepaald in artikel 39 van het decreet van 6 juli 2001 wordt artikel 427 van het Decreet van 22 december over het lokaal bestuur.. ART. 15 Artikel 41 wordt artikel 37 ART. 16. Artikel 42 wordt artikel 38 In artikel 42, 2 de lid, wordt op dezelfde wijze als een directiecomité geschrapt. Beslist wordt akkoord te gaan met het ontwerp van statutenwijziging en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de Algemene Vergadering van 19 december Voorstel vergaderdata 2019 Voorstel om vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering om uur (Algemene Vergadering enkel voor voorzitter en vice-voorzitter). 23/jan Raad van Bestuur Algemene Vergadering 20/mrt? 17/apr 15/mei 26/jun 28/aug 16/okt 20/nov 18/dec Beslist wordt akkoord te gaan met deze data met de mogelijkheid om meerdere data te voorzien zodra de nieuwe Raad van Bestuur wordt samengesteld. 5. Rondvraag De huidige Raad van Bestuur komt nog minstens 2 samen: - 21 november januari 2019 De voorzitter De secretaris Pagina 6

7 Franky Loveniers Greet Royers Pagina 7