Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 17 oktober 2018 Verslag

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 17 oktober 2018 Verslag Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Koen Palinckx Volmachten: Volmacht van Koen Palinckx aan Franky Loveniers Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede Karl-Filip Coenegrachts De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 10 personen wordt loopbaanonderbreking of zorgkrediet toegekend. 1 persoon stopt zijn gewone loopbaanonderbreking. Aanwervingen Aan 5 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Aan 1 persoon wordt een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur aangeboden. De eerdere aanwerving van 1 persoon wordt ingetrokken. Ontslag 2 medewerkers verlaten het bedrijf. Bevordering 1 medewerkers solliciteerde op een openstaande vacature en slaagde in de selectieprocedure. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 persoon wordt een 4,5/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden.. Aan 1 persoon wordt een 5/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden.. Onbezoldigd verlof 7 medewerkers krijgen toelating onbezoldigd verlof op te nemen. 3. Aankopen a. Gunning Antwerpen: A SELECT for Cities PCP Phase 3 Context SELECT for Cities ( is een Europees subsidieproject dat bedrijven uitdaagt om samen met de Smart Cities Antwerpen, Helsinki en Kopenhagen de ontwikkeling van de stad als een Internet of Everything lab vorm te geven. Het betreft een pre-commercial procurement (PCP), waarbij er nog geen passende producten of diensten op de markt beschikbaar zijn. De betrokken overheden kopen in een gefaseerd en competitief traject onderzoek en ontwikkeling (R&D) aan van innovatieve oplossingen. Het PCPtraject stopt met de oplevering van één of meer werkende prototypes. Een potentiële commerciële aankoop maakt deel uit van een nieuwe procedure en overeenkomst. Pagina 2

3 De deelname van de Stad Antwerpen (bedrijfseenheid Ondernemen & Stadsmarketing) wordt ondersteund door Digipolis en het digitale onderzoekscentrum imec. Digipolis is lead procurer voor de voltallige Buyers Group bestaande uit de 3 aankopende steden. Gunning PCP Phase 3 Living Lab In de voorgaande, tweede fase van de PCP (Phase 2 Pilots) werden er 5 teams van dienstverleners gegund om een prototype te bouwen voor een grootstedelijk Internet-of- Everything-platform. Het SELECT for Cities technische evaluatiecomité, en bijgevolg ook het Procurers Steering Committee, beoordeelde de eindresultaten van alle dienstverleners als succesvol en nodigde hen uit om een offerte in te dienen voor de gesloten oproep voor fase 3 (Phase 3 Living Labs) met als uiterste inschrijvingsdatum op 17 september Net als in de vorige fasen werden de offertes beoordeeld op basis van de volgende criteria: Administratieve volledigheid van de offerte Uitsluitingscriteria Selectiecriteria Nalevingscriteria m.b.t. de aard en locatie van de R&D-activiteiten (specifiek aan het Horizon 2020 subsidieprogramma) Gunningscriteria Na evaluatie door de leden van het SELECT for Cities technische evaluatiecomité werd door het Procurers Steering Committee aan 3 teams van dienstverleners de uitvoering van fase 3 toegewezen Beslist wordt om, onder voorbehoud van het beschikbare subsidiebudget, akkoord te gaan met de gunning van A SELECT for Cities PCP Phase 3 Antwerpen: A Raamovereenkomst SMS-communicatie Het voorwerp van de opdracht betreft het aangaan van een raamovereenkomst voor SMS-diensten, ter ondersteuning van de digitale communicatiestrategie van de stad Antwerpen, waarbij het zowel om gratis als premium SMS-diensten kan gaan. In eerste instantie moet geïntegreerd kunnen worden met verschillende applicaties van de stad Antwerpen. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn de oplossing op zichzelf staand te gebruiken, er is echter geen afnameverplichting van deze op zichzelf staande oplossing. Gent: G Enterprise architect Digipolis Gent is op zoek naar een Enterprise Architect voor het ontwerpen, implementeren en uitbouwen van de governance van de enterprise architectuur binnen Digipolis Gent. Antwerpen: A Raamovereenkomst A-kaart Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten een raamovereenkomst voor de aankoop en levering van: NFC tags, bijvoorbeeld in de vorm van kaarten in bankkaartformaat, sleutelhangers kaarten zonder NFC tag. services ten behoeve van het bezorgen van kaarten, gekleefd op een begeleidende brief, onder omslag, na aanlevering van een bestand met de naam en adresgegevens. Gent: G Senior Business analist Digipolis Gent is op zoek naar een business analist voor de analyse van strategische software en personeelsplanningssystemen. Pagina 3

4 Gent: G Functioneel SAP PM/CS Digipolis Gent is op zoek naar een Functioneel SAP PMCS om het team van domein ERP te versterken. Gent: G Senior projectleider ECM Digipolis Gent is op zoek naar een senior projectleider ECM die in nauwe samenwerking met de Digipolis domeinverantwoordelijke, de volgende taken zal uitvoeren: Verantwoordelijkheid opnemen voor het volledig beheer van meerdere projecten. Beheer van de gerelateerde projectbudgetten. Opstellen van projectaanpak en planning. Projectcoördinatie- en rapportering volgens de Digipolis projectwerking afspraken. Coördinatie met en tussen andere projecten en projectteams. Aansturen van multi-disciplinaire projectmedewerkers en kerngebruikers. Organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokken van de klant. Organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten. Rapportering naar het management en de klanten Gent: G Senior projectleider.net Digipolis Gent is op zoek naar een Senior Projectleider.Net voor het uitvoeren van een programma bestaande uit 4 projecten. De verschillende projecten omvatten de ontwikkeling van planning en budgettering tools. Antwerpen: A Versiebeheer A-Sign Mobiliteit & Parkeren Antwerpen en Digipolis willen hun bestaande parkeer platform eenvoudig en flexibel verder uitbouwen. De huidige versie die draait sinds 2016 heeft nog tal van beperkingen en de noden worden steeds uitgebreider. Gent: G net Developer Full stack Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar Full Stack om samen met andere collega s de bestaande ontwikkelingen verder uit te bouwen en mee aan het ontwerp te staan van nieuwe.net software voor de groep Gent. Antwerpen: A Dehora Zorgbedrijf Zorgbedrijf wil zijn bestaande Planning (diensten, klanten, etc) platform eenvoudig en flexibel verder uitbouwen. De huidige versie draait sinds 2010, maar de noden worden steeds uitgebreider. Om alle functionaliteiten te kunnen ontwikkelen hebben wij nood expertise, consultancy en ontwikkelingscapaciteit bij Dehora, de eigenaar van dit platform. De firma Dehora met hun product Penelope zorgt, via tal van nieuwe releases, voor een toekomstgerichte, innovatieve en efficiënte werking zodat het Zorgbedrijf Antwerpen zijn doelstellingen kan nastreven. Pagina 4

5 Om deze nieuwe releases te kunnen implementeren is deze gunning noodzakelijk. b. Bestek Gent: G Senior Projectleider Digipolis Gent is op zoek naar een senior projectleider voor de dienst Beheer en Ondersteuning. Er is nood aan een externe bijstand om het team van Beheer en Ondersteuning te versterken. Gent: G NET developer Full stack Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar Full Stack om samen met andere collega s de bestaande ontwikkelingen verder uit te bouwen en mee aan het ontwerp te staan van nieuwe.net software voor de groep Gent. Dit houdt in: meehelpen met de ontwikkeling aanreiken van oplossingen voor problemen testen van de ontwikkeling documentatie van bovenstaande Gent: G Enterprise architect Digipolis Gent zoekt een Enterprise architect voor volgende taken: het ontwerpen, implementeren en uitbouwen van de governance van de enterprise architectuur binnen Digipolis te begeleiden; het ontwikkelen en uitschrijven van een standpunt (visie) omtrent diverse trends en technologische ontwikkelingen vanuit een architecturaal perspectief; het architecturaal ondersteunen van het solutions -proces en de nodige adviezen verstrekken; opleveren van architecturale principes, richtlijnen en standaarden voor het invoeren van een service oriented architecture; opleveren van architecturale principes, richtlijnen en standaarden voor het invoeren van een microservices architecture; ondersteuning bij de opzet van (master)data governance; ondersteuning bij de selectie en implementatie van modelleertools; ondersteuning bij het incuberen van nieuwe oplossingen binnen de architectuur; algemene adviesfunctie architectuur. c. Bestek ter voorbereiding van een Raad van Bestuur Antwerpen: A Raamovereenkomst Versiebeheer Drupal website Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten van een raamovereenkomst met 1 opdrachtnemer voor versiebeheer en onderhoud van bestaande Drupal-websites voor de klanten van Digipolis. De opdracht bevat ook de hosting van deze websites. Pagina 5

6 Antwerpen: A Instandhouding Storage Infrastructuur Antwerpen Digipolis Antwerpen wenst een raamovereenkomst af te sluiten voor managed services, het verderzetten van de hardware en software support op de bestaande storage oplossingen en de mogelijkheid tot uitbreidingen op de bestaande storage infrastructuur. Er wordt een dienstencatalogus gevraagd van items (hardware, software en support) en services om de bestaande storage oplossingen te kunnen uitbreiden en verder te ondersteunen. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst Autodesk Stad Antwerpen en Stad Gent hebben een breed patrimonium in beheer. Samen met externe architecten ontwerpen de architecten van de stad de nieuwe looks van de stedelijke omgeving. Straten, pleinen, wegen, gebouwen,... teveel om op te noemen. Om snel en efficiënt nieuwe ideeën en concepten toonbaar te kunnen maken maken de medewerkers van Stad Antwerpen en Stad Gent heden gebruik van diverse Autodesk (of gelijkwaardige) producten, waarvoor zij ook de relevante opleidingen hebben gevolgd. Met deze opdracht zoeken Stad Antwerpen en Stad Gent en aanverwante diensten, een partner die deze producten kan aanbieden aan de beste licentievoorwaarden en ondersteuning biedt voor training en bijstand van de (key)users. Gent: G RO Klantbegeleidingssysteem De opdracht betreft een raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van hardware en software voor klantgeleiding en online afspraken, zowel voor de toekomstige loketwerking van de Stad Gent als ook het OCMW en andere partijen binnen de Groep Gent. In de loop van 2020 wordt de vernieuwde AC Zuid site in gebruik genomen door de Stad Gent. Als onderdeel van deze verhuis wordt de loketwerking van de stad herbekeken. In eerste instantie zullen de loketten in 2019 tijdelijk verhuizen naar het EGW gebouw. Bij de ingebruikname van het EGW gebouw en later op de definitieve locatie AC Zuid moet een nieuwe, performante oplossing in gebruik genomen worden voor de klantgeleiding en voor het online maken van afspraken. De nieuwe oplossing moet niet enkel tegemoet komen aan de behoeften van de stadsbrede loketwerking maar ook aan de behoeften tegemoetkomen van diensten die niet met fysieke loketten werken maar wel medewerkers hebben die op afspraak werken met burgers en/of interne medewerkers. d. Deelname andere overheid Antwerpen + Gent: D ASTRID Raamovereenkomst radiocommunicatie Abiom Deze raamovereenkomst betreft het afsluiten van een raamovereenkomst voor het leveren van eindapparatuur, toebehoren en de bijhorende diensten, te gebruiken op het ASTRID TETRA netwerk en/of het ASTRID PCOSAG netwerk. De opdracht omvat 8 percelen: Perceel 1: standaard draagbare radio Perceel 2: Pocket radiio Perceel 3: Heavy duty radio Perceel 4: ATEX radio Perceel 5: Mobiele/vaste radio Perceel 6: Back/Dual Page Pager Perceel 7: Pager met encryptie Perceel 8: ATEX pager Pagina 6

7 ASTRID, communicatie voor veiligheid, heeft op 14 juni 2018 beslist om de opdracht CD-MP Raamovereenkomst voor het leveren van eindapparatuur te gunnen aan Abiom Communication Systems. ASTRID, communicatie voor veiligheid, treedt overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht op als opdrachtencentrale. Digipolis wenst, indien opportuun, eveneens gebruik te maken van CD-MP Raamovereenkomst voor het leveren van eindapparatuur. e. Wijziging Antwerpen + Gent: CD Raamovereenkomst bekabeling Huidige opdracht Basisopdracht CD : Raamovereenkomst voor het leveren van bekabelingswerken en het leveren van passief netwerkmateriaal. Gevolgde procedure: onderhandelingsprocedure met Belgische bekendmaking Opdracht voor werken (drempel ebtw) De opdracht werd gegund aan SIMAC op 18 november 2014 voor 4 jaar voor een bedrag van ,00 waarbij het gegunde bedrag ondertussen bereikt werd. Wijziging opdracht 2014 Om de bekabelingswerken tot de einddatum van het contract verder te kunnen uitvoeren, vragen wij om het gunningsbedrag te wijzigen met Dit stemt overeen met 1/3de van een jaarlijkse budgettering en is ruim voldoende om verder te kunnen tot eind november Ondertussen is er een nieuwe procedure opgestart. Deze wijzigingsprocedure wordt juridisch toegestaan door het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheids- opdrachten op grond van artikel 7 (eenzijdig wijzigingsrecht) Antwerpen + Gent: CD Navision upgrade naar versie 2016 Huidige opdracht NAVISION upgrade van versie 3.6 naar versie 2013 en implementatie van een rapporteringstool. Verbeteringen doorvoeren op het vlak van (algemene en analytische) boekhouding. Herevaluatie van het vele bestaande maatwerk naar noodzaak/standaard alternatieven. De eerste implementatie van Navision was verouderd en vooral op vlak van (algemene en analytische) boekhouding niet meer geschikt om aan de noden van onze steeds complexere bedrijfsomgeving tegemoet te komen en aan de rapporteringsvereisten van onze klanten te voldoen. Ook aanpassingen na implementatie, die buiten het gewone onderhoud vallen, worden voorzien; geraamd aan 10 dagen per jaar (aan gemiddelde dagprijs). Wijziging van de opdracht Pagina 7

8 De upgrade naar de versie Microsoft Dynamics Navision 2016 zorgt voor zowel een recurrente onderhoudskost (voor 2018 maar ook voor de volgende jaren) en externe bijstand voor het ontwikkelen van extra features die voor: a) de Financiële afdeling, b) de Aankoopafdeling en c) de collega s van de Gentse administratie opgezet worden teneinde flexibel aan de wijzigende noden van de interne en externe klanten te kunnen voldoen. Deze wijzigingsprocedure wordt juridisch toegestaan door het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten op grond van artikel 38/1 (Aanvullende werken, leveringen of diensten 50%). f. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maanden augustus en september 2018, wordt bekrachtigd. 4. Diversen Voorstel tot statutenwijziging In navolging van de goedkeuring van het voorstel tot statutenwijziging tijdens het directiecomité van 29 augustus 2018 werd met het digitale directiecomité van 5 september 2018 een bijkomende wijziging goedgekeurd in het voorstel tot statutenwijziging. Het betreft meer bepaald het schrappen van art. 33 van de statuten. Beslist wordt het besluit van het digitale directiecomité dd. 5 september 2018 te bekrachtigen. Ontwerp van Statutenwijziging opgesteld door het digitale directiecomité van 5 september 2018 en geagendeerd op de digitale raad van bestuur van 5 september 2018; te agenderen voor de algemene vergadering van 19 december 2018 Statutenwijziging in het kader van het Decreet van 22 december 2017 over het Lokaal Bestuur inwerkingtreding 1 januari 2019 ART. 1. In artikel 2 Decreet op Intergemeentelijke Samenwerking van 6 juli 2001 vervangen door Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 2. In artikel 3 wordt zoals omschreven in artikel 10, 2 lid van het decreet van 6 juli 2001 vervangen door zoals omschreven in artikel van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur En te 9000 Gent, Wilsonplein 1 wordt vervangen door 9050 Gent, Bellevue 1. ART. 3. In artikel 6 1, tweede lid, wordt artikel 37 vervangen door artikel 425 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 4. In artikel 7, derde lid, wordt decreet op de intergemeentelijke samenwerking vervangen door het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 5. In artikel 16, eerste lid wordt door het decreet van 6 juli 2001 vervangen door door het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. Pagina 8

9 Een tweede lid wordt toegevoegd dat luidt als volgt: De algemene vergadering stelt een code van goed bestuur vast. De code van goed bestuur wordt meegedeeld aan de toezichthoudende overheid. ART. 6. In artikel 18, tweede lid wordt, evenals in de provinciehuizen van de deelnemende provincies geschrapt en wordt in de laatste zin van artikel 40 van dit decreet vervangen door in de laatste zin van artikel 428, tweede lid van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 7. In artikel 22 1 wordt een tweede lid toegevoegd dat luidt als volgt: Maximaal twee derden van de leden is van hetzelfde geslacht. 6 wordt de modaliteiten van artikel 47 van het Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking vervangen door de modaliteiten van artikel 435 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. 7 wordt die werd benoemd overeenkomstig artikel 52 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking vervangen door die werd benoemd overeenkomstig artikel 440 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur. ART. 8. In artikel 31 5 wordt moeten binnen de 20 dagen na de vergadering vervangen door moeten binnen de 10 dagen na de vergadering. ter inzage van het publiek gedurende ten minste 20 dagen wordt geschrapt. ART. 9. Als een gevolg van Art 443, eerste lid van het Decreet Lokaal Bestuur, Er zijn geen andere organen mogelijk dan deze vermeld in dit decreet. wordt het Directiecomité afgeschaft. ART. 10. Artikels 33 t/m 37, handelend over het Directiecomité, worden geschrapt. ART.11. Artikel 38 wordt artikel 33 ART. 12. Artikel 39 wordt artikel 34 ART. 13. Artikel 40 wordt artikel 35 De algemene vergadering beslist onder de voorwaarden bepaald in' artikel 39 van het decreet van 6 juli 2001' wordt 'artikel 427 van het Decreet van 22 december over het lokaal bestuur'. ART. 14 Artikel 41 wordt artikel 36 ART. 15. Artikel 42 wordt artikel 37 In artikel 42, 2 de lid, wordt op dezelfde wijze als een directiecomité geschrapt. Evaluatierapport Beslist wordt akkoord te gaan met het evaluatierapport en dit voor akkoord voor te leggen aan de Raad van Bestuur van 21 november Na goedkeuring zal dit worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering in Voorbereiding Algemene Vergadering 19/12/2018 De agenda van de Algemene Vergadering dd. 19/12/2018 wordt goedgekeurd. 1. Verslag vorige vergadering 2. Ontwerpbegroting Data Strategienota Verlenging mandaat bedrijfsrevisor 6. Statutenwijziging 7. Beëindiging/aanstelling/benoeming van een bestuurder indien van toepassing 8. Toetreding nieuwe leden indien van toepassing 9. Rondvraag Pagina 9

10 Volgende vergadering: 21 november uur De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 10